При замене фискального накопителя обязательно формируется отчет о его закрытии. Эта мера предусмотрена для гарантии сохранения зашифрованных сведений, касающихся созданных на кассе документах.

Когда может потребоваться закрытие фискального накопителя?

Обычно снятием ФН пользуются в таких случаях:

1. Он перестал исправно работать или вовсе был заблокирован.
2. Произошла смена владельца контрольно-кассовой техники.
3. Закрытие памяти в кассовом аппарате необходимо перед снятием с учета кассового оборудования.
4. Запас свободной памяти у ФН был исчерпан.
5. Срок действия используемого фискального накопителя подошел к концу.

Как формируется отчет?

Последовательность действий выглядит следующим образом:

• первым делом важно удостовериться в том, что последняя смена закрыта и вся информация о совершенных действиях поступила в налоговую (если некоторые сведения не отправятся в налоговый орган, то во время архивирования данных всплывет окно о наличии ошибки, которая говорит о том, что фискальные документы не были отправлены);
• далее включается утилита по регистрации кассового оснащения и закрывается архив;
• выполняется синхронизация кассы с ПК;
• после этого архив закрывается;
• для получения отчета о закрытии памяти в кассовом аппарате после архивации данных автоматически создается документ;
• распечатывается отчет, подтверждающий полное закрытие ФН.

Алгоритм действий для кассы Эвотор

Он выглядит так:

1. Сначала нужно провести проверку неотправленных бланков, для чего следует авторизоваться в кассе под логином администратора. Далее нужно посмотреть неотправленные документы в настройках. Важно, чтобы их число было равно 0.
2. Следующим шагом является закрытие архива. Для этого нужно перейти в меню обслуживания и выбрать категорию «Дополнительные операции».
3. После этого печатается чек о закрытии памяти в кассовом аппарате. Далее его можно извлечь.

Если на смену фискального накопителя повлияло истечение срока его действия, то перед закрытием архива выставляется актуальная дата и точное время, когда был пробит последний чек. После создания архива и отчета о выполненной процедуре нужно просто перерегистрировать онлайн-кассу. При этом вводится актуальная информация отчета о закрытии памяти в кассовом аппарате, о регистрации нового ФН и самом накопителе. Все основные манипуляции по перерегистрации осуществляются в режиме онлайн, поэтому не придется посещать налоговую службу. Отчет о закрытии ФН распечатывается, поскольку он потребуется во время перерегистрации онлайн-кассы.

Бесплатная консультация

Обнуление происходит в случае перерегистрации кассового аппарата, например при реорганизации компании. Кроме того, это происходит, когда фискальный накопитель вырабатывает свой ресурс.
ККТ подлежит перерегистрации в следующих случаях (п. 76 Регламента, утвержденного Приказом Минфина России от 29.06.2012 N 94н):
• замена фискальной памяти или накопителя фискальной памяти ККТ и программно-аппаратных средств, обеспечивающих некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации;
• смена адреса места установки ККТ. К примеру, в случае передачи ККТ из одного обособленного подразделения в другое (письмо ФНС России от 12 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17309).;
• изменение наименования организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
• смена центра техобслуживания.
При снятии кассы с регистрации технический специалист центра обслуживания в присутствии представителя ИФНС должен составить акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков (п. 82 Регламента). Отметки о снятии ККТ, заверенные печатью налогового органа (п. 83 и 87 Регламента), проставляются в паспорте и учетном талоне кассы.
Чтобы необнуляемая сумма прихода в онлайн кассе обнулилась проводят так называемое техническое обнуление. То есть, вскрывают кассу, отсоединяют шлейфы фискального накопителя, через какое-то время снова их подсоединяют (либо полностью меняют фискальный накопитель). В результате, не уверен, что правильно выражусь счетчики у него программно сбрасываются. После этого касса начинает считать необнуляюмую сумму с нуля.

Открытие и закрытие кассовой смены 1С:Предприятие 8.2

При использовании онлайн-касс в торговле в начале кассовой смены необходимо выполнить открытие смены. Информация отправляется ОФД и содержит информацию о технике, фискальном накопителе, смене и кассире. Не открывайте смену, если не уверены, что у вас сегодня будет продажа. Рекомендуют открывать смену перед тем, как первый покупатель расплатится.

На заметку: если нижеприведенные рекомендации непонятны для Вас, тоо рекомендую ообратиться к нам — Smart1С.ru.

Итак, перечень действий для открытия смены (на примере Комплексная конфигурация 1.1, Управление торговлей 10.3):

1. Открываем 1С:Предприятие 8 под своим логином и паролем
2. Переключаем интерфейс – Полный
3. Отрываем вкладку – Сервис – Торговое оборудование – Работа с ККМ – Кассовая смена
4. Открывается журнал кассовые смены
5. Проверяем настройки (сверху) – у вас должно стоят сверху
   1. Компьютер
   2. Касса ККМ
   3. Модель
6. Для открытия смены нажимаем кнопку – «Открыть смену».

Если у вас используются технологии Wi-fi для подключения к сети и Windows 10 при включении режима «В самолете» 1С отключается. Для отключения этого режима необходимо произвести действия указанные .

Закрытие смены и инкассация

В конце рабочего дня кассир закрывает смену и сдает наличность. Отчет о закрытии нужно напечатать не позднее, чем через 24 часа после открытия. Если смена длиться дольше, касса перестанет пробивать чеки.

Для закрытия смены:

1. Отрываем вкладку – Сервис – Торговое оборудование – Работа с ККМ – Кассовая смена
2. Нажимаем кнопку «Z отчет, Закрыть смену», при закрытии смены кассовый аппарат выдает чеки.

Отчет о закрытии смены тоже отправляется ОФД. В нем указано:

• Сколько чеков напечатано за смену;
• Сколько чеков не дошло до ОФД;
• Информация о смене, кассире и т. д.

Если у Вас возникли затруднения при работе с программой 1С, то рекомендую обратиться к нам — Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. .

Рекомендуем для просмотра:

Z-отчет (на сегодняшний день называемый отчетом о закрытии смены) – это ежедневный отчет по работе кассового аппарата, осуществляемый в конце смены кассира (в онлайн-кассах не обнуляется). Использование онлайн-касс в работе направлено на уменьшение бумажной отчетности, обмена информацией предпринимателя и ФНС в электронном формате. На сегодняшний день предприниматели независимо от применяемого режима налогообложения обязаны перейти на онлайн-кассы, но ведение операций по кассе непосредственно на месте остается тем же. Рассмотрим, необходимость формирования Z-отчетов и их хранения.

Нормативное регулирование использования онлайн-касс

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ	использование ККТ
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У	порядок ведения операций по кассе
утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104	правила эксплуатации ККТ
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132	формы первичной документации по учету расчетов
Письмо Минфина РФ от 25.01.2017 N 03-01-15/3482	не подлежит обязательному применению первичных форм

Читайте также статью ⇒ Кому не нужна онлайн-касса.

Z-отчеты онлайн-кассы

Применение ККТ подразумевает движение наличных средств организации или ИП. Z-отчет подразумевал закрытие и обнуление кассы в сутки один раз обязательно, выручка сдавалась администратору (старшему кассиру) для дальнейшей инкассации. На основании Z-отчета кассир формировал: Справку-отчет кассира и Журнал кассира-операциониста. Эти документы отражали движение денег по кассе за смену и передавались в бухгалтерию.

Документ выводился 1 раз в сутки (в конце каждой смены), то есть обязательно нужно по каждой смене составлять отчет. Формирование Z-отчета представляется несложной операцией в зависимости от конкретной ККТ.

При этом существовали такие ограничения:

• в выходной день не было необходимости обнулять кассу
• в будни при отсутствии операций по кассе Z-отчет снимался с нулевыми показателями, и на его основании также составлялись отчеты кассира.

Z-отчеты, которые должны были храниться в течение 5 лет, при использовании онлайн-кассы утратили свою сущность.

Важно! После перехода на онлайн-кассу организации и ИП получили право отказаться от используемого документооборота старых ККТ или сохранить его. И эти необязательные к использованию старые документы могут быть заполнены в произвольной форме.

Кассовые документы, используемые в онлайн-кассах

При использовании онлайн-кассы, аппараты должны быть оснащены фискальными накопителями, которые являются аналогом электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), но сущность онлайн-кассы состоит в том, что вся информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И одним из документов, хранящихся в финансовом накопителе является отчет о закрытии смены (современный аналог Z-отчета). На основании этого документа также можно сформировать отчеты кассира (при их сдаче). Но онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.

Допускается оприходование выручки на следующий день после снятия фискального отчета, например, когда режимы работы общества (с 12.00 до 24.00) и администрации (с 10.00 до 19.00) не совпадают.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

И. Башкирова

Документы, заполняемые на основе отчета о закрытии смены

На основе Z-отчета заполнялись такие документы:

1. КМ-4
2. КМ-6

С началом использования онлайн-касс обязательность ведения этих документов отменена, поэтому организации и ИП принимают решение на собственное усмотрение о ведение этих документов.

Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 N 132н утвержден административный регламент о проведении контроля со стороны ФНС, где отражены документы, которые могут быть затребованы для проверки и хотя в регламенте отражена, что требуемые документы зависят от проверяемого периода, могут быть в составе проверяемых документов затребованы:

• журналы кассира-операциониста
• справки-отчеты кассира-операциониста.

Таким образом, необязательность ведения этих документов приводит к тому, что все-таки желательно их оформлять или же сослаться на Письмо Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413.

Информация, отражаемая в отчете о закрытии смены

Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ определены основные реквизиты, которые должны быть указаны во всех документах, получаемых с онлайн-кассы. Отчеты могут настраиваться компанией, осуществляющей поддержку программного обеспечения, с которой заключен договор в качестве оператора фискальных данных. Этот отчет может быть использован для организации внутреннего документооборота организации, если это отражается в локальных актах организации.

Письмом Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413 отменены кассовые документы, кроме кассовой книги, если организация не намерена их использовать во соответствии с законодательством, это нужно указать в локальных актах.

Пример Положения в части документов по кассе

Порядок формирования и хранения документов: (нажмите для раскрытия)

1. Документы, предусмотренные Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, оформляются на бумажном носителе с применением компьютера и подписываются собственноручно кассиром.
2. Кассовые документы должны оформляться кассиром или лицом, в соответствии с отдельным приказом руководителя.
3. Документы формируются в тот день, когда проведена кассовая операция и подшиты в хронологическом порядке.
4. Документы по кассе подлежат хранению в бухгалтерии в течение 5 (пяти) лет с с 01 января того года, в котором они оформлены. За их сохранность несет ответственность главный бухгалтер.

Заполнение кассовой книги

Кассовая книга (форма N КО-4) утверждена Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

КО-4 отражает поступления и выдачу наличных денег в кассе. Порядок ведения информации, указываемой в кассовой книге от руки:

1. Кассовую книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и опечатать печатью на последней странице, а также заверить подписями главного бухгалтера и руководителя.
2. Каждая страница кассовой книги представлена двумя таблицами, несущих одинаковую информацию и нумеруются одним номером (первые экземпляры – подшиты в кассовой книге, а вторые экземпляры –отрываются в конце дня).
3. Записи начинаются с указания остатка на начало дня. Лист по линии отреза должен быть согнут, а для ведения идентичных записей они делаются через копировальную бумагу.

Кассовая дисциплина при использовании онлайн-кассы

Для организации и ИП формируются Правила работы с ККТ в отношении движения денежных средств, их хранения и работы с ККТ в целом.

Приказом устанавливается лимит остатка для организаций, остальное сдается в банк (если нет приказа, то лимит = 0), ИП может хранить наличные в том количестве, сколько это необходимо. Превышение лимита допускается в дни зарплаты, выходные и праздничные дни.

По расчетам наличными организациям и ИП установлен лимит 100000 руб., с физлицами ограничений нет.

При введении онлайн-касс применение форм №КМ-4 и №КМ-6 не обязательно.

Ответственность при нарушении правил работы с ККТ

Наказание регламентирует КоАП исходя из тяжести нарушения.

Вид нарушения	Для должностных лиц	Для юридических лиц и ИП
Расчеты и накопление сверх установленных лимитов	4000 – 5000 руб.	40000 – 50000 руб.
Не использование ККТ в работе	от 1/4 до 1/2 суммы расчета, от 10000 руб.	от 3/4 до 1 размера суммы расчета, от 30000 руб.
За нарушение систематического характера	дисквалификация от 1 до 2 лет	остановка деятельности до 90 суток
За использование ККТ, не соответствующей требованиям или непредставление информации и документов по запросам ФНС	предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб.	предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.
За не предоставление по требованию клиента бумажного или электронного чека	предупреждение или штраф 2000 руб.	предупреждение или административный штраф 10000 руб.

Проверку кассовой дисциплины ФНС может проводить без ограничений. ФНС формирует план проверок, рассчитанный для внутреннего использования. Проверка происходит не чаще 1 раза в год, также при поступлении жалобы и при наличии нарушений ранее, а также при работе с убытком.

Ошибка при оформлении документов в работе с ККТ

Если кассир при работе имеет ли право отказаться от формирования первичных документов форм КМ-4 и КМ-6 на основании отчета о закрытии кассы.

В ходе работы с онлайн-кассой, кассовая книга по форме КО-4остается обязательной к оформлению, а формы КМ-4 и КМ-6 регулируются локальными актами, хотя обязательность их заполнения отменена.

Читайте также статью ⇒ Снижение ЕНВД при установке онлайн-кассы.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как хранятся отчеты о закрытии смены? (нажмите для раскрытия)

Ответ: Фискальный накопитель онлайн-кассы предусматривает хранение отчетов о закрытии смены в период 30 календарных дней в некорректируемом виде.

Вопрос №2: Будет ли легальным чек, полученный по электронной почте, когда осуществляется возврат товара?

Ответ: Кассовый чек в электронном виде имеет равную силу с распечатанным на онлайн-кассе, информация, указанная в чеке должна быть достоверной. Таким образом, на основании электронного чека делается возврат.

Основными особенностями современных онлайн-ККТ являются возможность информационного обмена между бизнесменом и Федеральной налоговой службой и хранение на фискальных накопителях касс фискальных данных. К ним относятся и отчеты о закрытии смены онлайн-кассы (или вечерние z-отчеты).

Этот отчет становится основанием для формирования приходного кассового ордера (ПКО) и внесения записи в кассовую книгу компании. Помимо этого, из Z-отчета вы можете узнать о необходимости скорой замены фискального накопителя (в нем будет фигурировать информация о заполнении памяти ФН на 99 %).

Дополнительная функция отчета о закрытии смены — проинформировать владельца ККТ о том, какие чеки не были переданы оператору фискальных данных. Он является основанием для сверки сведений между контролирующими органами и владельцами ККТ.

Своевременное формирование этого документа принципиально, поэтому налоговая служба внимательно следит за ним.

Решим любые проблемы с вашим оборудованием! Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Закрытие смены на онлайн-кассе

В конце рабочего дня смена на онлайн-кассе должна быть закрыта. Это требование действующего законодательства. Пункт 2 статьи 4.3 закона «О ККТ» говорит о том, что кассовая смена не должна продолжаться более 24 часов. Из этой нормы прямо следует, что закрытие смены — прямая обязанность владельца ККМ или его работника.

Чтобы произвести процедуру, потребуется воспользоваться инструкциями производителя конкретного аппарата.

Порядок действий будет отличаться в зависимости от вида и модели ККТ.
Общий алгоритм действий для кассового компьютера и смарт-терминала примерно одинаковый:

• переходим в раздел интерфейса ККМ «Закрытие кассы»;
• в предложенном меню выбираем опцию «Закрыть смену»;
• получаем отчет о закрытии, подшиваем его к документации.

Для кнопочного аппарата алгоритм выглядит иначе (на примере МЕРКУРИЙ 115Ф):

• на включенной ККМ несколько раз нажимаем кнопку РЕЖИМ (до появления на индикаторе сообщения «ОТЧЁТЫ ФН»)
• после нажатия клавиши ИТОГ вводим пароль администратора
• на экране появится сообщение «ЗАКРЫТИЕ СМЕНЫ», подтверждаем операцию нажатием на кнопку ИТОГ — отчет сформирован.

Иногда в автоматическом режиме печать документа на смарт-терминалах не происходит. На практике это может быть связано с ошибкой программного обеспечения либо с непрерывным длительным использованием кассового аппарата. В этом случае потребуется печать отчета вручную. Для этого зайдите в раздел «Кассовые отчёты» и выберите из списка необходимый документ.

Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?

На практике часто компании и предприниматели работают в нестандартных режимах, в том числе ночью. Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе, если касса открыта в один день, а закрывается на следующий? Ответ однозначный — нужно. Закон не делает различий для разных режимов работы. Логика законодателя едина для всех случаев — смена должна длиться не более 24 часов. Поэтому привязка к календарным суткам не влияет на алгоритм действий кассира. Смена может быть открыта в один день, а закрыта в другой, если ее длительность не превышает установленные сроки. Одно из бытовых названий отчёта — «вечерний”, что не влияет на возможность сформировать его утром, если кассовая смена подходит к концу в это время.

Что делать, если кассир не закрыл смену на онлайн-кассе

На практике нередко встречаются случаи, когда кассир не успевает или забывает закрыть смену на онлайн-кассе. Разберемся, что делать в такой ситуации, чтобы избежать ответственности.

Несвоевременное закрытие смены — это нарушение кассовой дисциплины. О нем обязательно узнает налоговая служба (сообщение поступит от оператора фискальных данных в автоматическом режиме).
Проблема в том, что кассовый функционал без своевременного закрытия смены крайне ограничен. На чеках не проставляются фискальные реквизиты, не происходит их отправка ОФД и, как следствие, налоговым органам. Это также повышает вероятность программных ошибок в работе аппарата.

Не будет серьезным нарушением, если без закрытия смены больше не пробивать чеки. Если же чеки продолжают выдаваться, последуют серьезные административные санкции (за нарушение кассовой дисциплины).

Итак, если смена на онлайн-ККТ не была закрыта своевременно, порядок действий следующий:

• прекращаем пробивать другие чеки;
• при первой же возможности формируем отчет о закрытии.

Если вы уже успели выдать чеки:

• сообщаем в ИФНС об обстоятельствах произошедшего до того, как ведомство получит информацию о нарушении от оператора фискальных данных.

В этом случае можно рассчитывать на смягчение наказания за нарушение кассовой дисциплины, если контролеры сочтут доводы убедительными. Аргументом будут считаться обстоятельства, полностью исключающие злоумышленный характер действий: какие-либо чрезвычайные ситуации, аварии и т.д. Хорошим дополнением послужат подтверждающие эти обстоятельства справки и письма.

Подскажем, как сформировать отчет о закрытии смены на вашей кассе. Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Что грозит компании, если не закрыта смена онлайн-кассы

Законом предусмотрена ответственность за нарушение порядка использования ККТ и за нарушение кассовой дисциплины. В частности, такая ответственность наступает, если смена онлайн-кассы не была своевременно закрыта.

В этом случае на организацию может быть наложен штраф до десяти тысяч рублей, а на индивидуального предпринимателя, допустившего нарушение — до трех тысяч рублей.

При этом важно помнить, что закон предусматривает возможности для смягчения наказания. Для этого потребуется в кратчайшие сроки обратиться в ИФНС и представить доказательства того, что нарушение было допущено по причине объективных обстоятельств. Если ФНС убедится в отсутствии злого умысла со стороны бизнесмена, штраф может быть снижен до минимального значения (пять тысяч рублей для организации и полторы тысячи для ИП).

Ситуация из практики: забыли закрыть смену на онлайн-кассе. Позиция ФНС

Подобные ситуации возникают регулярно. Об этом свидетельствуют и информационные письма ФНС о проведенных проверках, и судебная практика.

На практике ситуация, когда кассир забывает закрыть смену на онлайн-кассе, возникает из-за невнимательности. Случаи специального продления кассовой смены в меньшинстве.
Обратимся к важным разъяснениям налоговиков на эту тему.

На официальном сайте ведомства есть разъяснение по следующей ситуации. ИП владеет небольшим розничным магазином, в котором на протяжении недели не происходило продаж, а смена ККТ была открыта и не закрывалась. ИФНС не усматривает в этом нарушение законодательства и не привлекает ИП к ответственности, так как чеки по прошествии 24 часов работы кассы не выбивались.

Обратная ситуация. В письме от 5 мая 2017 года N 03-01-15\28066 контролёры указывают, что закон не определяет минимальной продолжительности открытия смены и точного времени ее закрытия:

• закрытие смены через несколько часов после прекращения торговой деятельности, не является нарушением (если не прошло 24 часов с момента открытия смены);
• не запрещено закрыть смену ранее, чем через 24 часа.

Резюмируя разъяснения, можно отметить, что смена онлайн-ККТ не привязана к режиму работы организации, периоду осуществления продаж и иным факторам. Значение имеет только максимальный лимит работы кассы в пределах одной смены.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы! Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут. Оцените, насколько полезна была информация в статье?