Акт об утрате документов (далее «Акт») представляет собой официальный документ организации, в котором фиксируется факт потери оригиналов определенных документов. Настоящий Акт может быть использован юридическим лицом (любой организационно-правовой формы и формы собственности) или индивидуальным предпринимателем.
Утрата оригиналов документов может происходить (1) в связи с возникновением каких-либо форс-мажорных обстоятельств (к примеру, пожар в архиве с документами или наводнение); или (2) из-за халатности работника, которому вверено контроль за хранением определенных документов; или (3) по причине кражи (незаконного хищения) таких документов третьими лицами, а также по каким-либо другими причинам.
Настоящий документ подходит для закрепления факта утраты каких-либо официальных документов организации, к примеру, контракты, договора, свидетельства, лицензии, товарные накладные и т.п.
Поскольку в отдельных случаях действующее законодательство требует хранить те или иные документы (в частности документы о бухгалтерской отчетности), утрата оригиналов таких документов может привести к наложению на организацию дополнительных административных штрафов. Например, в случае утраты акционерным обществом оригинала устава, на него может быть возложен штраф в размере до 300 тысяч рублей.
Как использовать документ
Как правило пропажу того или иного документа обнаруживают штатные сотрудники организации, о чем немедленно должна быть составлена письменная докладная (далее «Докладная»). В тексте указанной Докладной в обязательном порядке указываются идентификационные данные недостающего документа, а также обстоятельства, при которых произошло такое обнаружение (к примеру, в ходе проверки налоговые органы затребовали оригиналы товарных накладных за определенный период, которые в последствие оказались утраченными).
После получения Докладной руководитель организации создает в оперативном порядке специальную комиссию по расследованию причин и обстоятельств утери документов, по результатам проверки которой утверждается настоящий Акт. В тексте Акта указываются:
(1) состав комиссии по расследованию (полные ФИО и должности лиц, принятых в ее состав); и
(2) информация об утраченных документах (идентификационные данные документа, предполагаемые причины утраты); и
(3) действия по восстановлению утраченных документов (к примеру, повторное подписание утраченного оригинала контракта с контрагентом).
Настоящий Акт вступает в юридическую силу с момента его подписания. Если утрата документов произошла по вине работника (халатность при исполнение должностных обязанностей), в таком случае к тексту настоящего Акта также прилагается письменная объяснительная работника. Если же потеря документов связана с возникновением форс-мажорных обстоятельств (к примеру, пожар), в таком случае потребуется приложить дополнительную справку от органов МЧС, подтверждающею тушение пожара.
Применимое законодательство
Настоящий Акт об утрате документов подготовлен в соответствие с устоявшейся практикой составления документов такого рода.
Как изменить шаблон
Вы заполняете форму. Документ создается у вас на глазах по мере того, как вы отвечаете на вопросы.
По завершению вы получите его в форматах Word и PDF. Вы можете изменять его и использовать его повторно.