Алгоритм обработки входящей исходящей и внутренней документации

Документопотоки

Все документы организации делятся на три документопотока:

  • входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
  • исходящие (отправляемые) документы;
  • внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

  • прием и первичную обработку документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрацию;
  • рассмотрение документов руководством;
  • передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

  • проверка правильности доставки документов;
  • проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
  • фиксация факта получения документов;
  • подготовка их к исполнению;
  • передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

  • составление чернового документа;
  • подготовку проекта документа;
  • его согласование (визирование);
  • удостоверение документа;
  • отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

  • проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
  • проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
  • проставление исходящего регистрационного индекса;
  • обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

  • сортировку;
  • вложение в конверты;
  • адресование;
  • сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

  • правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
  • наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
  • правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

  • проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
  • протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

  • фельдъегерской или курьерской связью;
  • секретарями;
  • с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

  • Реестр международных маршрутов
  • Реестр междугородних маршрутов
  • Маршрутные документы

Маршрутные документы

Перечень документов, прилагаемых к обращению об открытии (изменении, продлении срока действия, транзитный проезд, закрытии) регулярных перевозок пассажиров автобусами в международном сообщении

1. Копия договора между перевозчиками о совместном обслуживании маршрута.

2. Расписание движения автобусов.

3. Тарифы на перевозку.

4. Схема маршрута с указанием остановочных пунктов и пунктов пропуска через государственную границу.

5. Копии договоров перевозчиков (как российских, так и иностранных) на право отправления и прибытия автобусов с автовокзала начального (конечного) пункта маршрута и промежуточных остановочных пунктов, расположенных на территории Российской Федерации (с указанием адресов автовокзалов и остановочных пунктов, маршрута, времени прибытия и отправления автобусов).

6. Разрешение иностранного государства на осуществление перевозок пассажиров по заявляемому маршруту (в случае его наличия).

Примечания:

1. Копии договоров (все страницы) должны быть заверены подписью руководителя организации или уполномоченного лица с указанием фамилии и инициалов, а также печатью организации.

2. Тексты договоров на право отправления и прибытия автобусов с автовокзала начального (конечного) пункта маршрута и промежуточных остановочных пунктов, расположенных на территории Российской Федерации, должны регламентировать:

– обязательства автовокзала по осуществлению автовокзальной деятельности, вытекающей из требований нормативных документов (Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 14 февраля 2009 г. № 112; Требований к оборудованию автовокзалов, утвержденных приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 1 ноября 2010 г. № 254): обеспечивать необходимые условия для осуществления посадки и высадки пассажиров согласно расписанию движения, осуществлять информационное обеспечение и автовокзальное обслуживание пассажиров, осуществлять продажу билетов и т.п.;

– обязательства перевозчика по отправлению и прибытию автобусов согласно расписанию движения, соблюдению требований по безопасности движения по территории автовокзала и т.п.

3. Остановочные пункты, указанные в расписании движения автобусов, должны соответствовать остановочным пунктам, указанным в тарифах на перевозку и схеме маршрута.

Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 14 августа 2003 г. N 178 «Об утверждении порядка формирования сети регулярных автобусных маршрутов между субъектами Российской Федерации»

Порядок заполнения паспорта автобусного маршрута

Правила обработки исходящих документов  
Назовите этапы работы исполнителя с документом. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов  

Каковы правила обработки исходящих документов  
Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами учреждения через секретаря- референта или канцелярию (экспедицию). При наличии электронной почты и факса бухгалтерия может сама передавать свои документы.  
В состав Управления делами могут входить группа (участок) обработки входящих документов, группа (участок) обработки исходящих документов группа контроля, экспедиция, копировально-множительное отделение, группа связи, архив.  
Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (см. рис. 7)  
Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию).  
Обработка исходящих документов  
Отправляемые из предприятия, организации документы называют исходящими. Многие исходящие документы составляются работниками бухгалтерии. В связи с этим необходимо знать порядок обработки этих документов. Обработка исходящих документов включает в себя следующие операции  
Процесс обработки исходящих документов представлен на рис. 4.3.  

Рис. 4.3. Технологический процесс обработки исходящих документов

Обработка исходящих документов состоит из операций, пс казанных на рис. 14.  
и нормы времени на обработку исходящих документов предприятия  
Результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в организации службы ДОУ и культуре труда руководства и сотрудников.  
Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.  
Должностные обязанности. Выполняет работу по обеспечению механизированной обработки поступающей в ВЦ (ИВЦ) информации, эффективной работы вычислительной техники, средств приема и передачи информации. Принимает участие в проектировании систем обработки данных и систем математического обеспечения машины. Выполняет подготовительные операции, связанные с осуществлением вычислительного процесса, ведет наблюдение за работой машин. Составляет простые схемы технологического процесса обработки информации, алгоритмы решения задач, схемы коммутации, макеты, рабочие инструкции и необходимые пояснения к ним. Разрабатывает программы решения простых задач, проводит их отладку и экспериментальную проверку отдельных этапов работ. Выполняет работу по подготовке технических носителей информации, обеспечивающих автоматический ввод данных в вычислительную машину, по накоплению и систематизации показателей нормативного и справочного фонда, разработке форм исходящих документов, внесению необходимых изменений и своевременному корректированию рабочих программ. Участвует в выполнении различных операций технологического процесса обработки информации (прием и контроль входной информации, подготовка исходных данных, обработка информации,  
Входящие и исходящие документы учитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов.  
В состав канцелярии могут входить инспекция по контролю группы обработки входящих, внутренних и исходящих документов, экспедиция, машинописное бюро, секретариат и другие подразделения.  
Работу по организации и обработке документов учреждения, начиная с получения и до отправки, регулирует заведующий экспедицией, который обязан организовать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции следить за правильностью сортировки и отправки по внутренним адресам входящих документов контролировать оформление исходящих документов и своевременную их отправку по внешним адресам.  
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.  
Должен знать руководящие материалы по планированию, учету и анализу деятельности ВЦ (ИВЦ) методы разработки перспективных и годовых планов работы, порядок составления отчетности об их выполнении, сроки и формы их представления порядок оформления материалов для заключения договоров с заказчиками технические средства сбора, передачи и обработки информации технологию механизированной обработки информации технические возможности и правила эксплуатации оборудования основы проектирования механизированной обработки информации и программирования виды технических носителей информации систему классификации и кодирования технико-экономической информации рабочие программы, инструкции, макеты и другие руководящие материалы по обработке информации формы первичных и исходящих документов, порядок их оформления методы расчета объемов выполненных работ действующие формы и системы оплаты труда и материального стимулирования работников ВЦ (ИВЦ) методы определения стоимости расчетов и вычислительных работ экономику и организацию производства основы научной организации труда правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  
Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 30).  
Что такое документооборот Каков технологический процесс обработки входящих и исходящих «документов  
Не рекомендуется также браться за все дела сразу, т.к. невозможно сделать одновременно две работы одинаково хорошо и тогда неизбежны конфликтные ситуации. Важно научиться также вырабатывать в себе некий автоматизм действий — в обработке входящих и исходящих документов, в работе на персональном компьютере, в исполнении других технических заданий.  
П Обработка исходящих и внутренних документов  
Что же касается нашей специфики, отмечу, что функции административно-контрольного департамента не ограничиваются обработкой входящих и исходящих документов, контролем их исполнения и созданием архива. В структуру департамента входят 11 отделов, которые фактически занимаются планированием основной деятельности Министерства. Вот некоторые из них  
В документообороте выделяются три документопотока входящие документы, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.  
Прохождение я обработка исходящих и внутренних документов. Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования (в необходимых случаях), подписания (утверждения), регистрации, обработки для отправки.  
В чем заключается обработка исходящих и внутренних документов  
Опишите порядок обработки и отправки исходящих документов Вашего учреждения.  
Осуществите централизацию хранения папок с делами. Это приведет к сокращению числа дел, которые, как вы считаете, вам нужны Переключайтесь на рациональную практику систематизации документов Ваши папки с делами должны быть доступны для нормального использования Ограничьте рассылку документов. Это также ускорит поиск информации и возвращение взятого на место Установите правило обрабатывать документы в тот же день. Это резко сократит объем откладываемой работы Сокращайте время, расходуемое на обработку документов Сокращайте количество отделов, которые должны знакомиться с документами и число людей, которые должны их подписывать. Устраняйте скопления документов Сделайте меньшими по размерам ящики для входящих , исходящих и ожидающих решения документов  
Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.  
Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  

Word предлагает пользователю два средства структуризации документа, расположенными в меню Вид: Схема документа и Структура.

В Схеме документа отражается полный список заголовков документа. Что дает возможность быстро перемещаться между ними. Схема документа очень удобна, когда нужно проверить формулировки заголовков, соответствие текстов и заголовков друг другу, наличие всех тем и т. д. (рис. 67).

Структура документа обладает более широкими возможностями: изменение уровня заголовка, перемещение и внесение изменений. Таким образом, когда требуется серьезно отредактировать документ, лучше работать в режиме Структура, а в случае простых операций достаточно открыть окно схемы документа.

1.3. Просмотр документа в режиме структура

Структура документа полезна независимо от того, начинается ли с нее работа, или уже есть готовый документ с текстом и заголовками. Чтобы перейти в режим просмотра Структура, щелкните на кнопку Режим структуры, расположенной слева от горизонтальной полосы прокрутки.

Раскройте готовый документ, указанный преподавателем (например, текст этого лабораторного занятия), и перейдите в режим просмотра структуры.

Если в документе присутствуют заголовки, отформатированные одним из стилей заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.), они будут отмечены в режиме Структура. Стили основного текста (например, списки) также будут отражены в этом режиме. Однако вся информация, касающаяся форматирования абзацев (отступы и интервалы), не отображается. При возврате в режим Разметка страницы (расположена слева от горизонтальной полосы прокрутки) информация об абзацах вновь станет доступной.

При переходе в режим просмотра структуры документа на экране автоматически появляется панель инструментов Структура.

Рис. 67. Документ в режиме Структура

Состав и назначение панели инструментов Структура приведены в табл.15 Исследуйте назначение и возможности каждой команды панели инструментов, используя выведенный на экран документ. Закройте документ, не сохраняя изменения.

Таблица 15. Инструменты структуры

Название

Описание

Повысить до заголовка 1

Повышение структурного уровня выделенного элемента до высшего уровня Заголовок 1

Повысить уровень

Повышение структурного уровня выделенного элемента на один уровень

Уровень (раскрывающийся список)

Определение и изменение структурного уровня выделенного элемента

Понизить уровень

Понижение структурного уровня выделенного элемента на один уровень

Понизить до обычного текста

Понижение структурного уровня выделенного элемента до нижнего уровня обычного текста

Вверх

Перемещение выделенного элемента на один уровень верх

Вниз

Перемещение выделенного элемента на один уровень вниз

Развернуть

Разворачивает свернутый раздел с подзаголовками и текстом

Свернуть

Сворачивает выделенный раздел до заголовка высшего уровня, пряча подзаголовки и текст

Показать уровень (раскрывающийся список)

Показывает список заголовков, позволяет выбрать уровень требуемого отображения

Показать только первую строку

Уменьшает текстовые входы до одной строки. Удобно для отбора тем абзацев

Показать форматирование

Либо прячет, либо выводит на экран символы структуры

Обновить оглавление

Автоматически обновляет оглавление текущего документа

Переход к оглавлению

Используя эти команды можно создать новую структуру, а на базе этой структуры и новый документ.

Снова откройте документ и перейдите в режим Схема документа. Выбирая соответствующие заголовки на левой панели, можно быстро найти и вывести на экран нужный раздел документа. Перейдите в Режим разметки.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *