Аудит функций системы управления персоналом

Борис Жалило

Все ли у нас хорошо? Сколько нам нужно поставить за работу — «пятерку» или «троечку»? Наверное, зависит от того, как оценивать работу менеджера по персоналу и по каким критериям. Есть ли у нас проблемы, работаем ли в соответствии с планом, достигаем ли целей, правильно и оптимально ли работаем, и вообще, те ли задачи мы перед собой ставим? На эти вопросы должен ответить пока еще экзотический для нашей страны аудит функции управления персоналом.

Аудит функции (системы) управления персоналом — это процесс анализа системы управления персоналом компании с целью выявления проблем и определения путей их решения, поиска возможностей повышения результативности и эффективности работы компании.

Кому нужен аудит?

  • В первую очередь нам — тем, кто работает в сфере управления человеческими ресурсами — для того, чтобы развиваться, видеть свои проблемы и вовремя их решать.
  • Не меньше он нужен топ-менеджеру для контроля над нами и тем, чем мы занимаемся.
  • И, естественно, он нужен всем нашим внутренним клиентам — персоналу, с которым мы работаем.

Кто проводит аудит? Практика проведения аудита в различных компаниях отличается: его могут проводить сами же сотрудники службы управления персоналом, руководители компании или привлеченные эксперты (консультанты). Последние дают наиболее незаинтересованную, независимую, но иногда и наименее качественную информацию, поскольку они не всегда способны достаточно глубоко вникнуть в то, что творится в компании — не все в компании документируется и не вся документация соответствует действительности. Аудит проводится периодически — раз в несколько лет, раз в год или раз в квартал, в зависимости от того, насколько динамично развивается компания.

Цели аудита следующие:

  1. Определить СООТВЕТСТВИЕ системы управления персоналом целям компании — способствует ли система достижению целей?
  2. Определить ОПТИМАЛЬНОСТЬ работы системы — не тратим ли мы слишком много времени, денег и усилий на достижение этих целей? Есть ли проблемы, ошибки, злоупотребления?
  3. ОЦЕНИТЬ работу функции и отдельных исполнителей — да-да, и нас тоже!
  4. Найти ПУТИ ОПТИМИЗАЦИИ системы управления персоналом и определить перспективы развития.

Как определить соответствие?

  • Сравните ключевые факторы успеха компании, ее стратегию и принципы, описанные в кадровой политике.
  • Сравните стратегию и сформулированные ценности компании с критериями отбора персонала — если мы стремимся стать №1 в отрасли или регионе, отбираем ли мы самых лучших? Если для компании важна гибкость, инновативность, инициативность, предъявляем ли мы эти требования при отборе персонала.
  • Сравните цели и провозглашенные ценности компании с системой стимулирования: стимулируем ли мы предприимчивость, новые идеи или платим за «присутствие на работе с 9 до 18?
  • Проанализируйте все, что Вы делаете, определите последствия — желаемые ли это последствия для компании и направлены ли они на достижение целей компании?

Как определить оптимальность?

С помощью бенчмаркинга — сравнения себя с коллегами, соседями, региональными, отраслевыми и мировыми лидерами. Сравните свои временные и финансовые затраты на отбор, обучение, аттестацию с затратами конкурентов.

Как определить пути развития и возможности оптимизации?

Кроме вышеперечисленного — с помощью открытого обсуждения проблем и возможностей.

Как оценить работу?

Нашу работу оценить довольно сложно: мы ничего не продаем и не производим. В то же время следующие критерии помогут нам в этом:

Организационная эффективность — если компания достигает целей, успешно работает и не имеет проблем — значит, и мы работаем хорошо, если же компания не успешна и в работе много проблем — значит и наша работа тоже неэффективна.

Денежный критерий — вписываемся ли мы в рамки утвержденных бюджетов, экономим ли мы для компании деньги, оптимально ли мы расходуем деньги компании (в сравнении с компаниями-бенчмарками).

Временной критерий — «все ли мы делаем вовремя» — выполняем ли мы наши планы, а также сколько времени у нас уходит на выполнение той или иной работы. Здесь нас тоже можно сравнить с предприятиями-бенчмарками.

Подробный количественный критерий — нашу работу тоже можно измерять количеством обслуженных внутренних клиентов, количеством принятых на работу или уволенных, количеством проведенных интервью, опубликованных мемо, проведенных тренингов или совещаний, показателями текучести кадров. Иногда количественные критерии показывают эффективность работы — например, соотношение количества проведенных интервью и количеством принятых на работу.

Бенчмаркинговый критерий — просто сравниваем себя с компанией-бенчмарком — ТАК ли мы выполняем функции и ЛУЧШЕ мы или ХУЖЕ их по выбранным количественным показателям.

Достижение поставленных целей — если перед нами ставятся или мы перед собой ставим цели, соответствующие критериям «СМАРТ», значит, цель является измеримой, то есть уже содержит в себе какую-то меру, по которой можно оценивать достижение цели. Например, если мы должны были принять на работу 10 человек и приняли 10, мы достигли цели, а если приняли 8, то мы достигли цели на 80%.

Оценка эффекта — даже если не была сформулирована СМАРТ-цель, все наши действия имеют какой-то результат, по которому они могут оцениваться. Если в результате проведенного тренинга для торговых агентов объем продаж компании вырос на 1,5%, мы можем оценить эффект от обучения, если в результате изменения системы стимулирования текучесть персонала уменьшилась с 22% в год до 3%, мы тоже можем оценить эффект от нашей работы.

Реакция или оценка стейкхолдеров — наверное, самый важный критерий, так как все мы работаем с внутренними клиентами. С помощью этого критерия мы оцениваем нашу работу по ее восприятию нашими внутренними клиентами (работниками, менеджерами), по их удовлетворенности, наличию жалоб, отзывам и т.п.

Как видим, ничего необычного и сложного в аудите функции управления человеческими ресурсами нет. Причем, проводить аудит могут и должны все, в том числе, и малый бизнес, иногда даже не имеющий такой штатной единицы, как менеджер по персоналу. Начать можно с мини-теста, предлагаемого Вашему вниманию.

Семь вопросов для экспресс-аудита системы управления персоналом Вашей компании:
(ответьте «да» или «нет» на каждый из вопросов)

1. Соответствуют ли системы отбора, продвижения, обучения, аттестации и стимулирования стратегии компании?

2. Вы можете с уверенностью сказать, что тратите на отбор персонала не больше времени и средств, чем другие компании Вашей отрасли?

3. Оцениваете ли Вы соотношение затрат и выгод каждого из Ваших действий в рамках функции управления человеческими ресурсами?

4. Вы можете перечислить всех Ваших непосредственных клиентов/стейкхолдеров?

5. Участвуют ли стейкхолдеры в разработке и принятии всех основных решений Вашего подразделения/службы/отдела?

6. Довольны ли Ваши клиенты уровнем сервиса, который Вы им оказываете?

7. Проводите ли Вы периодически формальный или неформальный аудит функции управления человеческими ресурсами?

Если вы ответили «нет» или «не знаю» хотя бы на один из вопросов, значит, есть возможности улучшения работы функции. Вопрос подскажет вам, что именно Вы можете улучшить… Желаю удачи!

Семинары автора с открытой датой:

  • 12 векторов конкурентоспособности
  • 3 Кита HRM (отбор, стимулирование, развитие)
  • 3D-руководитель: Думаю, Делаю, Достигаю
  • Антикризисный чемоданчик. Инструментарий для выживания сегодня
  • Арсенал коммерческого директора: инструментарий роста
  • Вечерний мастер-класс «Прорыв в продажах! x1024»
  • Идеальный сервис!
  • Мастер-класс Бориса Жалило «Прорыв в продажах! х1024»
  • Продавать дорого!
  • Продавать условия. Тренинг для отдела закупок
  • Продажа банковских услуг новым корпоративным клиентам
  • ПроДАжи: Школа Тигра (ТЕХНОЛОГИЯ ДОСТИЖЕНИЯ ДА!)
  • ПроДАжи: Школа Тигра (ТЕХНОЛОГИЯ ДОСТИЖЕНИЯ ДА!) Вторая ступень
  • ПроДАжи: Школа Тигра (ТЕХНОЛОГИЯ ДОСТИЖЕНИЯ ДА!) Интенсив
  • ПроДАжи: Школа Тигра (ТЕХНОЛОГИЯ ДОСТИЖЕНИЯ ДА!) Первая ступень
  • ПроДАжи: Школа Тигра (ТЕХНОЛОГИЯ ДОСТИЖЕНИЯ ДА!) Третья ступень
  • Продажи: Школа Тигра. Розничные продажи
  • Прорыв в продажах! Алгоритм действий руководителя отдела продаж
  • Само-аудит и повышение уровня сервиса для клиентов
  • Удержание контроля в быстрорастущем бизнесе
  • Управление ассортиментом и ценовой политикой с целью роста продаж
  • Управление быстрорастущим бизнесом
  • Управление командой руководителей в быстрорастущем бизнесе
  • Ценообразование и ценовая политика

АКТ

по результатам аудиторской проверки составления бюджетной отчетности комитета по управлению имуществом Курской области за 2018 год и своевременности ее представления

г. Курск 28.02.2019 года

Во исполнение приказа комитета от 29.12.2018 №01-17/257 в соответствии с программой аудиторской проверки заместителем председателя комитета по управлению имуществом Курской области, начальником управления юридической и кадровой работы Сороколетовой Еленой Евгеньевной, наделенной полномочиями по проведению внутреннего финансового аудита приказом комитета от 14.02.2018 №01-17/20, проведена аудиторская проверкасоставления бюджетной отчетности комитета по управлению имуществом Курской области за 2018 год и своевременности ее представления.

Вид аудиторской проверки: камеральная.

Срок проведения аудиторской проверки: с 25.02.2019 по 28.02.2019.

Методы проведения аудиторской проверки: исследование на основании анализа бюджетной отчетности комитета по управлению имуществом Курской области за 2018 год, представленной управлением финансирования и бухгалтерского учета.

Перечень вопросов, изученных в ходе аудиторской проверки:

1. Краткая характеристика объекта аудиторской проверки.

  1. Анализ составления бюджетной отчетности комитета по управлению имуществом Курской области за 2018 год и своевременности ее представления.
  2. Оценка надежности внутреннего финансового контроля и достоверности представленной бюджетной отчетности комитета по управлению имуществом Курской области за 2018 год.
  3. Выводы о соответствии ведения бюджетного учета методологии и стандартам бюджетного учета, установленным Министерством Российской Федерации.
  1. 1. Краткая характеристика объекта аудиторской проверки.

Управление финансирования и бухгалтерского учета (далее – Управление) является самостоятельным структурным подразделением комитета по управлению имуществом Курской области (далее – Комитета) и подчиняется непосредственно председателю комитета (далее – руководителю).

Структуру и штаты Управления утверждает руководитель с учетом объемов работы и особенностей финансово-хозяйственной деятельности в соответствии со структурой и штатной численностью комитета.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, трудовым, налоговым, бюджетным законодательством, Уставом Курской области и законами Курской области, постановлениями и распоряжениями Администрации Курской области, Губернатора Курской области, иными нормативными правовыми актами в рамках компетенции комитета по управлению имуществом Курской области, структурой и полномочиями комитета; основами организации прохождения государственной гражданской службы, Положением о комитете по управлению имуществом Курской области, настоящим положением, Кодексом этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Курской области, Регламентом Администрации Курской области, Служебным распорядком комитета по управлению имуществом Курской области, порядком работы со служебной и (или) секретной информацией, основами делопроизводства, правилами и нормами охраны труда и правилами пожарной безопасности.

Основными задачами Управления являются:

— ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности комитета;

— формирование полной и достоверной информации о деятельности комитета и его имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям, бюджетной и бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

— предотвращением отрицательных результатов хозяйственной деятельности, изыскание внутренних резервов в целях экономии средств.

Управление располагается в помещениях, являющихся областной собственностью, по адресу: г. Курск, ул. Марата, 9.

Проверка проведена в присутствии начальника управления финансирования и бухгалтерского учета – главного бухгалтера Тутовой А.А.

В проверяемом периоде комитету по управлению имуществом Курской области в комитете финансов Курской области открыты следующие лицевые счета: лицевой счет главного распорядителя средств № 01812000010 и лицевой счет получателя средств №03812000010, в управлении Федерального казначейства по Курской области открыт лицевой счет для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение получателя бюджетных средств № 05442036630 и лицевой счет администратора доходов бюджета № 044442036630.

Учетная политика Комитета утверждена приказом от 19.02.2018 года
№ 01-17/26 (с изменениями и дополнениями).

Приказом Комитета от 27.08.2014 года № 01-18/105 (с изменениями и дополнениями) утверждено Положение о внутреннем финансовом контроле и внутреннем финансовом аудите.

  1. 2. Анализ составления бюджетной отчетности комитета по управлению имуществом Курской области за 2018 год и своевременности ее представления.

Баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130).

Справка по заключению счетов бюджетного учета отчетного финансового года (ф. 0503110).

Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127).

Отчет о принятых бюджетных обязательствах (ф. 0503128).

Отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121).

Отчет о движении денежных средств (ф.0503123).

Справка по консолидируемым расчетам (ф. 0503125).

Пояснительная записка (ф. 0503160).

Состав представленных форм отчетности соответствует требованиям пункта 3 статьи 264.1 Бюджетного кодекса РФ и приказу Минфина РФ от 28.12.2010 года № 191н «Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации».

Справка о суммах консолидируемых поступлений, подлежащих зачислению на счет бюджета (ф. 0503184), разделительный (ликвидационный) баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503230) управлением финансирования и бухгалтерского учета не составлялись ввиду отсутствия числовых значений показателей.

Приказом комитета финансов Курской области от 20.12.2018 г. №93н для комитета по управлению имуществом Курской области установлен срок сдачи бюджетной отчетности за 2018 год 04.02.2019 г. Управлением финансирования и бухгалтерского учета была составлена бюджетная отчетность комитета за 2018 год в установленные сроки.

  1. 3. Оценка надежности внутреннего финансового контроля и достоверности представленной бюджетной отчетности комитета по управлению имуществом Курской области за 2018 год.

Управление финансирования и бухгалтерского учета ведет автоматизированный бюджетный учет, основанный на взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражении операций по соответствующим разделам бюджетного учета, отчетность формируется автоматически на основании данных регистров. Регистры бюджетного учета помесячно формируются на бумажных носителях и подписываются должностными лицами управления финансирования и бухгалтерского учета. Журналы операций проверяются и подписываются начальником управления – главным бухгалтером.

При исследовании бюджетной отчетности комитета были рассмотрены Главная книга за 2018 год и журналы операций №№1-9.

Выборочной проверкой полноты, своевременности и правильности отражения совершенных финансовых и хозяйственных операций в бюджетном учете и бюджетной отчетности, соответствия записей в учетных регистрах с первичными учетными документами, показателей бюджетной отчетности с данными аналитического учета нарушений не установлено.

Выборочной проверкой своевременности регистрации хозяйственных операций по разделам баланса на счетах бухгалтерского учета, расхождений не установлено. Даты отражения хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах соответствуют датам составления первичных документов.

Регистрация фактов хозяйственной жизни произведена в соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказами Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 г. №157н и от 06.12.2010 г. №162н и федеральными стандартами.

При выборочной проверке соблюдения требований применения бюджетной классификации согласно приказу Министерства финансов Российской Федерации от 01.07.2013 №65н нарушений не установлено.

  1. Выводы о соответствии ведения бюджетного учета методологии и стандартам бюджетного учета, установленным Министерством Российской Федерации.

Аудиторской проверкой установлено:

Вывод:

Бюджетная отчетность комитета по управлению имуществом Курской области за 2018 год составлена управлением финансирования и бухгалтерского учета в соответствии с Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2010 г. №191н и своевременно представлена в комитет финансов Курской области в установленный срок.

Регистрация фактов хозяйственной жизни произведена в соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказами Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 г. №157н и от 06.12.2010 г. №162н и федеральными стандартами.

При применении бюджетной классификации согласно приказу Министерства финансов Российской Федерации от 01.07.2013 №65н нарушений не установлено.

По итогам проведенной аудиторской проверки можно сделать вывод о надежности внутреннего финансового контроля и достоверности представленной бюджетной отчетности комитета по управлению имуществом Курской области за 2018 год.

Заместитель председателя комитета

по управлению имуществом Курской области,

начальник управления юридической

и кадровой работы Сороколетова Е.Е.

Ознакомлена:

Начальник управления финансирования

и бухгалтерского учета – главный бухгалтер

комитета по управлению имуществом

Курской области Тутова А.А.

Один экземпляр акта получен:

Начальник управления финансирования

и бухгалтерского учета – главный бухгалтер

комитета по управлению имуществом

Курской области Тутова А.А.

Задачи и объекты кадрового аудита предполагают использование многообразного методологического инструментария проведения проверки, анализа и выработки рекомендаций, который базируется на методах, используемых в экономике труда, статистике, управлении персоналом, социологии, психологии, эргономике, правоведении

Инструментарий кадрового аудита

Независимо от выбранного подхода аудиторам необходимо собрать данные относительно деятельности службы управления персоналом организации. Практически это достаточно трудная задача. Частично причина этого находится в том, что очень трудно определить эффективность этой службы. Многие из доступных показателей субъективны по своей природе и организационно зависимы. Кроме того, эффективность управления персоналом на организационном уровне может весьма отличаться от эффективности службы управления персоналом непосредственно.

В аудите персонала используются типичные для управленческого аудита инструменты. Каждый инструмент исследования обеспечивает частичные понимание действий управления персоналом фирмы. Если эти инструменты используются умело, команда может соткать из них ясную картину действий управления персоналом организации. Это:

· интервью;

· анкетные опросы и обзоры;

· анализ официальных документов;

· внешняя информация;

· эксперименты в области управления персоналом.

Интервью

В аудите персонала интервью — наиболее применимый инструмент сбора информации, применяемый для получения информации для анализа рабочего процесса, выяснения суждений работников по определенным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополняет или опровергает предыдущие, раскрывает побочные факты и неожиданные взаимосвязи, влияния или ограничения. В области управления персоналом получаемые комментарии позволяют аудиторам определить сферы, требующие оптимизации. Критицизм работников может свидетельствовать о низком уровне удовлетворения их потребностей и о необходимости повернуть работу службы управления персоналом в эту область. Но когда права служба управления персоналом, вероятно, придется предпринять обучение линейных менеджеров фирмы, объясняя им подвергаемые сомнению процедуры управления.

Разновидность интервью — такой полезный источник информации как «выходное» интервью. Интервью с увольняющимися работниками проводятся, чтобы изучить их представления об организации. Анализ данных такого интервью позволяет выявлять и осуществлять меры по предотвращению текучести, которые могут носить как априорный характер (более тщательный отбор сотрудников с учетом предотвращения еще на этой стадии наиболее часто встречающихся причин увольнений работников), так и апостериорные (целенаправленную работу по удержанию на предприятии кадровых работников). Ниже представлен образец типичных вопросов, задаваемых в таких интервью. Данное интервью проводилось службой управления персоналом до аудита, и комментарии работников были зафиксированы. Позже, в процессе аудита, эти ответы учитывались для нахождения причины неудовлетворенности служащих и других проблем управления персоналом.

Анкетные опросы и обзор отношений

Известно, что влияние отношения к работе на трудовое поведение работника очень велико. Оценивая удовлетворенность работников трудом, можно определить их отношение к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На базе такой информации можно производить организационные изменения, которые повысят у работников удовлетворенность трудом. Один из наиболее объективных и экономичных подходов — это проведение опросов об отношении работников к работе. Использование анкет позволяет получить большое количество фактов от большого числа людей. Такие опросы представляют, как правило, собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Эти инструменты используются довольно часто, потому что интервью дорогостоящая процедура, и обычно используется только в отношении немногих работников. Опросы работников особенно результативны для оценки взаимоотношений, в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций. Кроме того, анкетные опросы обычно приводят к более искренним ответам, чем лицом к лицу с интервьюером.

Один из видов опросов в современной практике управления персоналом — «обзор отношений». Это многостраничное «бумага и карандаш» (paper-and-pencil) исследование используется, чтобы узнать, как служащие рассматривают своего менеджера, свою работу и службу управления персоналом. Иногда задают до нескольких сотен вопросов по критическим проблемам. Ответы группируются и анализируются с целью выяснения факторов риска в системе взаимоотношений в коллективе.

Анализ может выявить проблемы с определенными руководителями, рабочими местами или льготами.

Анализ официальных документов

Не все проблемы можно увидеть из обзоров отношений. Иногда проблемы могут быть вскрыты только после изучения отчетов фирмы. Изучение отчетов помогает определить соответствие деятельности в области управления персоналом требованиям законодательства и положениям кадровой политики организации, а также выявить проблемные области. Обычно в ходе аудита персонала используются следующие отчеты:

Отчет безопасности и здоровья

Определяет различия до и после реализации программ управления персоналом, нацеленных на снижение уровня текучести и абсентеизма. Показывает нарушения ТК РФ и норм здоровья.

Жалобы

Изучает сущность и причины недовольства, отсутствие ясности в области деятельности по управлению персоналом. Ищет ответа на вопросы:

· Относится ли причина недовольства к определенным пунктам контракта или к работе менеджеров?

· Имеются ли в трудовом соглашении пункты, неясные профсоюзу или должностным лицам управления?

Аудиторская команда может раскрыть модель недовольства. Недовольства могут порождаться рабочими местами, менеджерами, представителями профсоюза, возрастными группами или неточностями контракта. Если модель обнаружена, специалисты в области управления персоналом уточняют основные причины и предпринимают корректирующее действие. Интервью с менеджерами и представителями профсоюза могут оказать на основные причины недовольства. И если представители профсоюза участвуют в обнаружении моделей недовольства, то они могут поддержать предложенные изменения в управлении.

Изучение системы вознаграждений

· Соответствует ли уровень заработанной платы условиям рынка труда?

· Понятен ли работникам принцип дополнительных выплат и льгот?

· Соответствует ли система премий и пакет дополнительных льгот местным условиям и конкурентам?

Аудиторская команда тщательно рассматривает методы компенсации. Используемые службой управления персоналом и прежде всего уровень заработной платы, льгот и услуг. В случае должного представления рабочих мест, например, с помощью разряда тарифной сетки, и уровни зарплаты будут справедливыми. Система дополнительных льгот также изучается с целью выяснения ее конкурентоспособности и согласованности с правительственными нормами.

Права человека

· Соответствует ли управление фирмой требованиям законодательства?

· Имеется ли план корректирующих действий в случае несоответствия требованиям законодательства?

· Есть ли прогресс в области приближения к требованиям законодательства?

Аудиторы уделяют особое внимание найму, расстановке и вознаграждениям представителей меньшинств и других уязвимых категорий (женщины, инвалиды, ранее судимые).

Изучение кадровой политики и программ

· Достигает ли каждая программа заявленных целей?

· Следуют ли программам и кадровой политике специалисты службы управления персоналом и линейные руководители?

Аудиторы оценивают согласованность программ в области управления персоналом друг с другом и их интегрированность в общефирменное управление, а также их выполнение.

Уровень конфликтности

· Сократилось ли число конфликтных ситуаций, благодаря обучению, премированию или другим социальным программам?

Текучесть/абсентеизм

· Есть ли в этом вопросе явные причины или тенденции? Связанные с возрастом? Полом?

· Как эти данные сопоставимы с таковыми у других работодателей?

Аудитор определяет изменения в показателях текучести и абсентеизма до и после реализации программ по управлению персоналом.

Повышение квалификации

· Улучшают ли ориентация или программы обучения выполнение работы?

Продвижение по службе

· Какой процент рабочих мест заполнен с внутреннего рынка труда?

· Насколько хорошо исполняется программа внутреннего продвижения?

· Показывают ли результаты продвижения действительно эффективный результат?

Подбор персонала

· Зависит ли качество работы новичков от источника вербовки?

· Являются ли затраты на вербовку и отбор персонала сопоставимыми с таковыми других фирм?

Учет работников

· Содержатся ли картотека работников в должном порядке?

· Содержат ли отчеты кадровой службы точную, современную и полезную информацию?

· Разумен ли карьерный рост для данного работника?

· Является ли данный работник источником нарушения дис¬циплины или межличностных проблем?

Специальные программы

· Достигают ли специальные программы в области управления персоналом желаемых результатов?

Внешняя информация

Другой инструмент контрольной бригады — внешняя информация. Исследование, ограниченное только изучением внутренних отношений в организации и отчетов, может раскрыть неблагоприятные тенденции. А внешние сопоставления дают контрольной бригаде перспективу, с позиций которой фирмы могут быть оценены действия фирмы.

Большинство внешней информации поступает из опубликованных государственных статистических данных, отраслевых сборников, периодики научно-практического характера.

Используются официальные статистические материалы Госкомстата России и Минтруда России, такие как:

· статистика экономической активности населения, обследование населения по проблемам занятости;

· статистика численности, заработной платы, условий труда работников — данные предприятий и организаций;

· расчеты баланса трудовых ресурсов;

· расчеты обобщающих показателей на основе интеграции данных из различных источников.

Эти данные позволяют аудитору получить информацию по наиболее важным для оценки современного состояния экономики индикаторам: среднемесячной заработной плате, просроченной задолженности по ее выплате, среднему числу замещенных рабочих и вакантных мест, движению кадров, прогнозам предприятий по высвобождению персонала, отработанному времени, вынужденной неполной занятости и потерям рабочего времени по этой причине, условиях труда работающих, уровне и динамике производительности труда.

Обзор заработной платы — в настоящее время основной и наиболее объективный источник информации о складывающихся на рынке труда тенденциях. Информация, содержащаяся в обзорах зарплаты помогает отслеживать ситуацию на рынке труда как в целом, так и с учетом профиля деятельности компании, проводить сопоставления размеров и систем оплаты труда, вносить необходимые корректировки. Типичные задачи, решаемые с помощью данных обзоров: корректировка уровня заработной платы компании по отношению к рыночной, совершенствование стимулирования труда, удержание нужных людей и т.п. Основная задача — это конкурентная позиция компании на рынке отбора и найма персонала.

Всю совокупность методов кадрового аудита принято разделять на три основных группы: организационно-аналитические, социально-психологические и экономические методы

Организационно-аналитические методы основываются на анализе кадровой документации и отчетности за рассматриваемый период, а также важнейших трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала.

В первую очередь подлежит проверке следующая документация и отчетность организации:

Ї баланс трудовых ресурсов организации;

Ї описание работ и спецификации;

Ї должностные инструкции;

Ї данные о затратах на наем, обучение, переподготовку, увольнение персонала;

Ї анкеты и тесты, когда-либо заполняемыми сотрудниками и претендентами на вакантные должности;

Ї документы, характеризующие уровень травматизма и профессиональных заболеваний работников, и др.

Среди основных трудовых показателей, оказывающих наибольшее влияние на эффективность (прибыльность) организации выделяют:

Ї показатели использования рабочей силы и рабочего времени;

Ї качество и производительность труда;

Ї оплата труда и др.

Социально-психологические методы предполагают проведение социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий. Данная группа методов наиболее результативна для оценки удовлетворенности трудом, отношения сотрудников к своей к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций и т.д.

Экономические методы позволяют путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними (лучшими) в отрасли (группе аналогичных организаций) показателями оценить: конкурентоспособность организации на рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

Существуют следующие основные подходы к разработке методик кадрового аудита: управленческий, нормативно-правовой, специальный и отраслевой

Управленческий подход предполагает разработку методик по различным вопросам управления, например, методик анализа качества управления персоналом, оценки трудовой мотивации, проверки условий труда и т.п.

Нормативно-правовой подход предусматривает разработку методик проверки соответствия процедур управления персоналом конкретной организации требованиям законодательства и других нормативных правовых актов Российской Федерации.

Специальный подход включает разработку методик диагностики организаций, обладающих специфическими особенностями в силу влияния внешней или внутренней среды (например, в условиях массового высвобождения персонала, банкротства или других кризисных явлений).

Отраслевой подход предполагает разработку методик, учитывающих особенности организации, связанные с ее отраслевой (ведомственной) принадлежностью.

Работа кадрового аудитора носит характер исследования, поэтому на практике в этой деятельности выделяют пять исследовательских подходов: сравнительный подход, экспертная оценка, статистический подход, подход соответствия, МВО-подход

В рамках сравнительного подхода аудитор сравнивает изучаемый объект по сопоставимым признакам с аналогом. Подход наиболее эффективен при сопоставлении отдельных процедур или отдельных характеристик объекта, например сравнение текучести персонала, уровней и систем оплаты труда.

Экспертная оценка заключается в использовании в качестве базы сравнения заключения эксперта или опубликованных результатов аналогичного исследования.

Основой статистического подхода является использование статистических методов оценки в области управления персоналом. Информационными источниками аудиторской проверки являются статистические данные, а в процессе аудиторской деятельности широко используются статистические методы.

Подход соответствия заключается в выявлении степени отклонения полученных аудиторских свидетельств от установленных норм, правил, стандартов. Он эффективен при проверке условий труда и безопасности персонала, деятельности функциональных подразделений и линейных руководителей.

Суть МВО-подхода (МВО — управление по целям, management by objectives) заключается в установлении измеримых целей и последующем их сравнении с достигнутыми результатами.

Кадровый аудит принято классифицировать по следующим признакам:

Ї периодичность проведения;

Ї объем проверки;

Ї методика анализа;

Ї уровень проведения;

Ї способ проведения проверки.

Периодичность проведения:

Ї первоначальный аудит проводится в организации впервые или впервые по конкретному направлению кадрового аудита;

Ї текущий аудит проводится по заранее установленному регламенту за определенный период времени; его осуществление регламентируется правилами, установленными нормативно-методической документацией, и характеризуется плановым характером и целевыми методиками;

Ї регулярный аудит проводится систематически через определенные промежутки времени;

Ї панельный аудит проводится с определенной периодичностью, с неизменными методикой и инструментарием, на одних и тех же категориях персонала или в одних и тех же структурных подразделениях;

Ї оперативный аудит проводится по оперативному распоряжению администрации (работодателя) для целевой проверки деятельности отдельных структурных подразделений; для этого аудита характерны строго определенная тематика, ориентация на результат и сжатые сроки проведения; как правило, он применяется в случае появлении незапланированных сбоев или негативных тенденций в деятельности какого-либо структурного подразделения;

Ї разовый аудит проводится ситуационно, один раз, не предполагая повторения.

Объем проверки:

Ї полный аудит охватывает все объекты;

Ї локальный аудит охватывает один объект или отдельно выделенную группу объектов;

Ї тематический аудит включает совокупность объектов по одной тематике.

Методика анализа:

Ї комплексный аудит, при проведении которого используется весь арсенал методов;

Ї выборочный аудит, при проведении которого используются строго определенные методы, либо анализу подвергаются работники, выбранные по специальной методике-выборке.

Уровень проведения:

Ї стратегический аудит направлен на оценку деятельности высшего руководства организации; здесь в первую очередь изучаются кадровая политика и кадровая стратегия организации, их взаимосвязь со стилями, методами и средствами руководства;

Ї управленческий аудит предполагает проверку осуществления линейными руководителями стратегии управления персоналом организации; здесь анализируются организационные и психологические аспекты управления конкретными структурными подразделениями;

Ї тактический аудит направлен на оценку эффективности деятельности службы управления персоналом.

Способ проведения проверки:

Ї внешний аудит проводится независимыми специалистами сторонних организаций — аудиторскими организациями или индивидуальными аудиторами на договорной основе, а также сотрудниками различных инспектирующих органов;

Ї внутренний аудит проводится специалистами самой организации

Ї работниками службы управления персоналом или работниками специализированной службы внутреннего аудита;

Ї совместная работа внешних и внутренних аудиторов.

Кадровым документам пристальное внимание уделяют не только трудовая инспекция, но и налоговая служба, работники Пенсионного фонда РФ и ФСС России. За нарушения — штрафы, с нынешнего года еще более внушительные. Поэтому всегда полезно проверить работу даже опытного кадровика.

Понять, не рискует ли ваша организация, поможет аудит — независимая объективная проверка наличия и правильного оформления всех необходимых документов, связанных с кадровым учетом.

ГОТОВИМСЯ К ВНУТРЕННЕМУ АУДИТУ

Внутренний аудит кадровой документации необходим, например, если:

• сменяется работник, отвечающий за ведение кадрового делопроизводства;

• получили распоряжение от трудовой инспекции о предстоящей проверке;

• грозит проверка после увольнения обиженного работника;

• сменяется руководитель организации;

• изменилось действующее законодательство.

Такой аудит можно провести самостоятельно либо поручить компании или эксперту. Специалисты проведут проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Работа очень кропотливая и требует большого опыта.

Однако эта услуга не пользуется большим спросом. Стоимость аудита зачастую считают высокой, хотя она не идет ни в какое сравнение с возможными штрафами.

Кроме того, не все руководители согласны раскрыть перед аудитором конфиденциальные сведения, касающиеся работников и схем начисления зарплаты. Здесь нужно отметить, что эксперты дорожат своей репутацией и не будут «выносить сор из избы», а в договор оказания услуг обязательно включают пункт о неразглашении сведений. Тем более что аудиту подлежат только официальные документы.

Действительно проблема — в нужный момент найти специалистов, которым можно было бы довериться. К выбору компании или независимого эксперта нужно подходить осторожно, по возможности, воспользоваться рекомендациями.

И все же можно провести проверку и собственными силами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Если вы решили провести проверку собственными силами, помните, что внутренний аудитор должен быть независим от проверяемой им кадровой службы.

Как оформлять результаты аудита?

Аудит можно проводить как официально, оформляя каждый этап соответствующими документами, так и неофициально (как говорится, для себя).

Первый вариант предпочтительнее, так как акты проведения аудита могут служить:

• доказательством того, что руководитель заинтересован в соблюдении требований трудового законодательства;

• показателем для проверяющих инспекторов того, что недочеты в ведении кадровых документов самостоятельно выявлены и устраняются;

• основанием для дисциплинарного взыскания, если выявлены серьезные нарушения;

• отправной точкой работы нового специалиста кадровой службы;

• основанием для выплат вознаграждения своим или приглашенным специалистам.

Итак, перейдем к алгоритму проведения проверки.

ШАГ 1. ИЗДАЕМ ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

В приказе о проведении кадрового аудита (см. пример 1) рекомендуется:

1) определить цели и задачи аудита;

2) сформировать соответствующую комиссию;

3) определить сроки проверки;

4) оговорить, в каком виде будут представлены результаты аудита.

Определяем цель, задачи аудита форму представления результатов

Аудит можно воспринимать как ревизию, направленную на выяснение профессиональной пригодности кадровика. Однако все же конечная цель — выявить и минимизировать риски, которые грозят компании в процессе проверки со стороны государственных органов.

Исходя из этой цели выделяем задачи:

• оценить соблюдение законодательства при оформлении кадровой документации;

• оценить, соответствуют ли действия кадровика установленным правилам и процедурам;

• оценить эффективность системы кадрового документооборота организации;

• предложить рекомендации по оптимизации кадрового документооборота.

Результаты аудита могут быть представлены в виде акта с приложениями или в виде заключения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *