3. Учет расчетов с подотчетными лицами. Порядок составления, приемки, проверки и обработки авансового отчета.

Подотчетными лицами могут выступать работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие расходы. Под отчет выдаются суммы на хоз.нужды или командировочные расходы связанные с производственной необходимостью, в любой валюте.

Расход должен производиться строго по назначению. Подотчетные лица обязаны отчитаться за полученные деньги, для этого они составляют авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие производственные расходы. Подотчетные лица должны отчитаться в 3-х дневной срок. При отражении расчетов следует помнить, что первой операцией должна быть выдача денег, а второй – отчет за них. Авансовый отчет должен быть заполнен самим сотрудником. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательным документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Каждый авансовый отчет проверяется бухгалтером, затем утверждается руководителем и принимается к учету. Если остались неизрасходованные суммы, подотчетное лицо возвращает остаток в кассу предприятия, а в случае перерасхода разницу выдает подотчетному лицу из кассы. Д71К50 – выданы деньги подотчет Д50К71 – возврат неиспользованных подотчетных сумм.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

• подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

• а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка	Операция
На дату выдачи денег под отчет
Дебет 71 — Кредит 50	Работнику выданы деньги под отчет
На дату утверждения авансового отчета
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) — Кредит 71	Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы
Дебет 50 — Кредит 71	От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег
Дебет 71 — Кредит 50	Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету
Расчеты с использованием пластиковой карты
Дебет 55 — Кредит 51,52	Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте
Дебет 71 — Кредит 55	Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)
Дебет 73- Кредит 55	Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами
Дебет 50 — Кредит 73	Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов
Дебет 70 — Кредит 73	Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Проводка	Операция
Д 94 — К 71	Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок
Д 70 — К 94	Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Авансовый отчёт: правила оформления

Авансовый отчёт является одним из документов, который командированный сотрудник обязан предъявить в течение трех рабочих дней работодателю по возвращении из командировки. Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

Авансовые отчеты применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Авансовый отчёт это документ, по которому работник отчитывается о потраченных суммах.

Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Авансовый отчет может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителях информации.

По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

• унифицированная форма № АО-1;
• самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Правила оформления авансового отчета

Авансовый отчет частично заполняет подотчетное лицо. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумеровать в порядке их записи в отчете.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

• наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
• подразделение;
• фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
• назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В авансовом отчете работник указывает израсходованные в связи с командировкой суммы, чтобы бухгалтерия произвела расчет по выданному перед командировкой авансу (п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Бухгалтерия в свою очередь проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.

Если принимаете к вычету НДС с расходов на проезд, отразите в авансовом отчете не только общую стоимость билета, но и сумму входного НДС. Она должна быть указана в бланке строгой отчетности. Если в бланке сумма налога не выделена, принять к вычету НДС нельзя (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК). Виды БСО, подтверждающие оплату проезда, названы в приказах Минтранса от 08.11.2006 № 134, от 21.08.2012 № 322. Это такие формы:

• маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
• контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Будьте внимательны: многие перевозки облагаются НДС по ставке 0 процентов. В частности, нулевую ставку НДС применяют к любым международным перевозкам (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК), внутренним авиарейсам в Крым (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК) и перевозкам пассажиров и багажа железнодорожным транспортом (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 ст. 164 НК).

По итогам заполнения и обработки авансового отчета выявляется результат взаиморасчетов: остаток неиспользованного аванса или перерасход по авансовому отчету.

Утверждает руководитель. Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо при наличии письменного отчета командированного сотрудника о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.

Как оформить авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки

Гость, знакомьтесь — Правобот!

Интеллектуальный сервис для подбора судебной практики. Думает, как юрист, только быстрее.

Познакомиться поближе

«Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.2

По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

• унифицированная форма № АО-1;
• самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

• наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
• подразделение;
• фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
• назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Если принимаете к вычету НДС с расходов на проезд, отразите в авансовом отчете не только общую стоимость билета, но и сумму входного НДС. Она должна быть указана в бланке строгой отчетности. Если в бланке сумма налога не выделена, принять к вычету НДС нельзя (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК). Виды БСО, подтверждающие оплату проезда, названы в приказах Минтранса от 08.11.2006 № 134, от 21.08.2012 № 322. Это такие формы:

• маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
• контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Будьте внимательны: многие перевозки облагаются НДС по ставке 0 процентов. В частности, нулевую ставку НДС применяют к любым международным перевозкам (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК), внутренним авиарейсам в Крым (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК) и перевозкам пассажиров и багажа железнодорожным транспортом (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 ст. 164 НК).

Пример, как отразить в авансовом отчете электронный билет

Организация направила А.С. Кондратьева в командировку в г. Екатеринбург. После поездки сотрудник представил авансовый отчет 21 апреля. К нему он приложил маршрут/квитанцию электронного пассажирского авиабилета № 262 24017991410 от 18 апреля на сумму 17 500 руб. (в т. ч. НДС – 2669,49 руб.). Билет приобретен и оплачен в кассе транспортного агента. Продавец билета – АО «Уральские авиалинии».

Оборотную сторону авансового отчета по форме АО-1 заполнили так:

• графы 2,3 «Документ, подтверждающий производственные расходы (дата, номер)» – 262 24017991410 от 18.04.2017, 9857 от 18.04.2017;
• графа 4 «Наименование документа (расхода)» – маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета, кассовый чек;
• графы 5, 7 «Сумма расхода по отчету в руб. коп.» и «Сумма расхода, принятая к учету в руб. коп.» – 17 500 руб. (в т. ч. НДС – 2669,49 руб.).

Дополнительные услуги при железнодорожных перевозках облагаются НДС по ставке 18 процентов. Подробнее о входном НДС с таких сборов – Как принять к вычету НДС по расходам на проезд в командировке поездами дальнего следования по территории России.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, статьи 2Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.».

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Обязательна ли в авансовых отчетах подпись руководителя структурного подразделения

Затем в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. После проверки бухгалтер делает на лицевой стороне авансового отчета отметку в разделе «Отчет проверен». В этом разделе указывается прописью и цифрами сумма, подлежащая утверждению, — сумма целесообразно произведенных и документально подтвержденных расходов (в нашем примере — 580 руб.). Бухгалтер, проверивший отчет, а также главный бухгалтер расписываются с расшифровкой подписи. В нашем примере — заполнение раздела «Отчет проверен» см. на с.

ВниманиеВ бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ.

Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Порядок принятия к учету авансового отчета 1. Выдача денег под отчет.

Основанием для выдачи денег под отчет является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег.

Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка).

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

2.

Когда расходы произведены.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию.

Обязательна ли в авансовых отчетах подпись руководителя структурного подразделения организации

В частности, абсолютно свободно можно обращаться с его форматом: сужать или расширять графы и строки, включать в форму дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Согласился с этим и Минфин России в Письме от 8 июля 2011 г.
N 03-03-06/1/414. Более того, при необходимости организация может дополнить форму N АО-1 требующимися реквизитами, против чего финансисты также не выступают. Однако те из реквизитов, которые уже содержатся в авансовом отчете, удалять из него, подчеркивают чиновники, компания не вправе (включая код, номер формы, наименование документа).
Таким образом, даже если в ООО существует только безналичный вид расчетов с «подотчетниками» с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт, исключить из бланка поля, предусмотренные для отражения операций по выдаче из кассы и внесению в нее денег, фирма не может. В частности, в упомянутом Письме специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что, к примеру, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет либо строго по унифицированной форме N АО-1, либо ее доработанный вариант, но в строгом соответствии с требованиями п.
2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов. При этом любые изменения, вносимые в форму, должны сопровождаться соответствующим организационно-распорядительным документом организации; проще говоря, доработанный бланк авансового отчета должен быть закреплен в учетной политике организации.

Документы по теме:

Авансовый отчет: форма, заполнение, выдача денег

>Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила

December 18, 2016

Авансовый отчет – это первичный документ в бухгалтерском делопроизводстве.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка

Операция

На дату выдачи денег под отчет

Дебет 71 — Кредит 50

Работнику выданы деньги под отчет

На дату утверждения авансового отчета

Дебет 10 (08, 20, 26, 44) — Кредит 71

Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом. О первичных документах В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

ВажноПервичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п.
2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям: — подтверждающие документы подаются в оригинале; — по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов; — по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса. Заполнение авансового отчета Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

НК РФ.

В типовой накладной как при продаже, так и при покупке ТМЦ подпись руководителя не нужна — в ней расписываются материально-ответственные лица. Но если ваш директор все же подписывал эту первичку, то перед отпуском ему достаточно издать приказ о назначении лиц, ответственных за отгрузку и прием товарап. 6 ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 14 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Доверенность от организации может быть выписана только ее руководителем или другим лицом, уполномоченным учредительными документами действовать от лица организации без доверенности, то есть лицами, сведения о которых внесены в ЕГРЮЛ организацииабз. 3 п. 1 ст. 53

ГК РФ; ст. 27 НК РФ. Поэтому удобнее всего, если директор заранее подпишет необходимые доверенности на получение ТМЦ на период своего отсутствияУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. Или он может передоверить это право кому-то, выписав доверенность на право подписания доверенностей на получение ТМЦп.

3 ст. 29 НК РФ; пп. 1, 3, 7 ст. 187 ГК РФ.

Главбух может утверждать авансовый отчет

Может ли главный бухгалтер подписать авансовый отчет вместо руководителя?

: Да, может.

В авансовом отчете руководитель ставит свою подпись под словами «Утверждаю отчет в сумме…», тем самым подтверждая, что расходы по авансовому отчету — как говорится, на благо организации. Так что если директор решил доверить эту миссию главбуху, то нужно оформить:

• <илиприказ о делегировании полномочий на утверждение авансовых отчетов;
• <илидоверенностьп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер — передать работнику отрывную часть отчета — расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Господа почитайте инструкцию по заполнению формы № АО-1, хоть в бераторе, хоть в гаранте. В бераторе: Электронная версия бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера» Том 2. Первичные документы Раздел VIII. Подотчетные лица

Выдача денежных средств

Или «Как заполнить новую форму авансового отчета (Е.Б. Баландина, «Российский налоговый курьер», N 11, ноябрь 2001 г.)»

пункт 2. Проверка авансового отчета в бухгалтерии

В бухгалтерии при сдаче работником авансового отчета бухгалтер указывает на лицевой стороне отчета в графе «Номер» номер этого документа (в нашем примере — 3) и внизу лицевой стороны формы оформляет расписку, которая затем отрывается от бланка отчета и отдается работнику в подтверждение того, что авансовый отчет с прилагаемыми к нему документами у него принят к проверке.

В расписке указываются фамилия и инициалы подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, произведенных работником, а также количество прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы, и листов в них. Бухгалтер подписывает расписку (с расшифровкой подписи) и указывает дату принятия отчета.

В нашем примере — заполнение расписки см. на с. 38: На лицевой стороне формы напротив наименования организации указывается ее код по ОКПО (в нашем примере код по ОКПО взят условно). В нашем примере — 16135822. В графе «Код» напротив структурного подразделения указывается код этого подразделения, разработанный в организации.

Если такая система кодирования в организации не предусмотрена, то данная графа не заполняется. В нашем примере — не заполняется.

Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам: N п/п — Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.

Дата — Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе.

То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.

Номер — Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)

Кому, за что и по какому документу уплачено — Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)

Сумма расхода — Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…».

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом. Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается.

Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

• в первую очередь – работники организации;

• физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.