Содержание
- Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)
- Выдача наличных денежных средств из кассы
- Выдача безналичных денежных средств
- Выдача денежных документов
- Сотрудник отчитывается
- Примеры авансовых отчётов из жизни
- Немного об отличии вывода денег из ООО и ИП
- Что значит вывести деньги из ООО под отчет
- Как осуществлять вывод денег из ООО под отчет
- Какие документы можно приложить к отчету
- Кому компания может выдавать деньги под отчет
- Какие затраты может компенсировать компания
- Какие затраты нельзя вносить в отчет
- Какие риски
- Подведем итог
- Нет отчета, но деньги есть
- Утрата документов
- Отражение в учете
- НДФЛ и взносы
- Срок оформления авансового отчета
- Последствия поздней сдачи авансового отчета
Вопрос: Работник приобрел в интересах организации товары в магазине. Приложенный к авансовому отчету кассовый чек не содержит информацию о наименованиях товаров. Иных документов нет. Можно ли принять такой чек?
Ответ: Если чек продажи, представленный подотчетным лицом, не содержит наименование товара, принять такой чек без дополнительного документа нельзя.
Обоснование: Подотчетное лицо, совершившее расходы в интересах организации, представляет в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах в установленный срок. К отчету прилагаются документы, которые подтверждают произведенные расходы. Одним из таких документов является платежный документ <*>.
Под платежным документом понимается документ, формируемый кассовым оборудованием и (или) платежным терминалом, подтверждающий прием денежных средств. Кассовое оборудование формирует чек продажи, платежный терминал — карт-чек <*>.
Платежный документ подтверждает произведенные подотчетным лицом расходы при наличии в нем следующих сведений <*>:
— наименование продавца;
— учетный номер плательщика (УНП);
— порядковый номер платежного документа;
— дата и время проведения операции продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), оформления (печати) чека продажи;
— наименование;
— количество и цена товара (работы, услуги);
— сумма.
Если платежный документ содержит не все вышеуказанные сведения, потребуется дополнительный документ (товарный чек или иной документ). Данный документ должен содержать следующие сведения:
— наименование продавца;
— учетный номер плательщика (УНП);
— дату продажи товара (работы, услуги);
— наименование, количество и цену товара (работы, услуги);
— сумму;
— подпись лица, непосредственно осуществившего отпуск товаров (выполнившего работы, оказавшего услуги), с указанием должности, фамилии и инициалов.
Отметим, что чек продажи не всегда содержит информацию о наименовании товара (работы, услуги). Данный реквизит обязателен в чеке продажи только при работе КСА с базой товаров (работ, услуг) <*>.
Таким образом, при приобретении товаров в магазине в интересах организации подотчетное лицо должно проверить в платежном документе наличие всех необходимых сведений. При отсутствии каких-то сведений подотчетное лицо должно потребовать у продавца оформить дополнительно товарный чек или иной документ, подтверждающий приобретение товаров (работ, услуг). В свою очередь дополнительный документ тоже должен содержать обязательные сведения, которые перечислены выше.
Если подотчетное лицо представило в бухгалтерию авансовый отчет с приложенным чеком продажи, в котором отсутствует наименование товара, принять такой чек без дополнительного документа нельзя.
Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Учимся заносить операции по эквайрингу | оглавление | Учимся работать с корпоративными картами |
Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)
2016-12-08T12:30:37+00:00
По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.
Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
Итак, начнём
Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:
Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.
Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:
Дт 71 Кт 50 5000
Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:
Дт 26 Кт 71 5000
Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:
- Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
- Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
- Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)
Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.
Выдача наличных денежных средств из кассы
Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):
В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:
Проводка получилась такой:
Выдача безналичных денежных средств
В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).
В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:
Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:
Проводка получилась такой:
Выдача денежных документов
Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:
А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:
Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
Отдельно упомяну:
- Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
Сотрудник отчитывается
Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.
Это такая печатная форма в которой указывается:
- всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
- всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
- к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)
Вот вам пример формы АО-1:
Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:
Пробежимся вкратце по его закладкам:
Примеры авансовых отчётов из жизни
Заполняем закладку «Авансы»:
Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.
Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):
Вот проводки этой закладки:
Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):
Вот проводки:
Примеры заполнения закладки «Прочее».
Оплата услуг связи:
Оплата объявлений в газете:
Списание суточных и долга за командировочных билетов:
Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):
Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:
После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки…
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:
Учимся заносить операции по эквайрингу | оглавление | Учимся работать с корпоративными картами |
В этой статье эксперт РКОФФ коснется одной из «больных» тем для каждого предпринимателя — вывод денег из ООО. Сразу отметим, что речь пойдет не о сомнительных операциях по выводу крупных сумм, а о грамотном подходе к финансам компании.
Мы уверены, что большинство предпринимателей знают об этих способах, но практика показывает, что даже опытные люди пользуются этими «хитростями» не совсем грамотно. надеемся, что информация, приведенная ниже будет полезна широкому кругу бизнесменов.
Немного об отличии вывода денег из ООО и ИП
В чем основное отличие работы в качестве ООО и ИП. Индивидуальный предприниматель — это физическое лицо, занимающееся предпринимательской деятельностью. То есть прибыль, которую он получит, может тратить по своему усмотрению.
ООО — это юридическое лицо и, соответственно, прибыль принадлежит обществу, а не его учредителям, даже если он один. Разумеется, вы как создатель ООО можете и должны рассчитывать на доход для себя лично, а также забирать деньги общества, но это уже будет доход физического лица. И с него необходимо заплатить НДФЛ в размере 13%.
Компания, получив прибыль, заплатила налоги, а после это сделали и вы, решив забрать честно заработанные деньги. Не совсем справедливо, но против закона не пойдешь. Однако есть ряд способов получения наличных с минимальными потерями, и один из них — вывести деньги под отчет.
Что значит вывести деньги из ООО под отчет
Все предприниматели знают о «подотчете», но лишь часть из них понимает, что это такое. Допустим, бизнесмен услышал, что можно перевести себе деньги, написав в назначении платежа «Под отчет». В итоге эти средства копятся, а перед организацией возникает огромный долг.
Нужно понимать, что «подотчет» не имеет никакого отношения к выводу денег из компании. Физически организация не может сходить в магазин и приобрести что-то для работы. Однако у нее есть деньги на банковском счете и сотрудники. Если нужно купить товар или услуги за наличные, ООО переводит деньги подотчетному лицу (такой перевод и относится к понятию «деньги под отчет»). Он, в свою очередь, идет в торговую точку и покупает все необходимое.
Чтобы проконтролировать, что работник не потратил все выданные деньги, владелец организации просит предоставить отчет о том, на что были израсходованы средства. То есть сотрудник, получивший деньги, должен за них отчитаться. Делает он это с помощью авансового отчета, в котором должно быть перечислено все, что приобретено для нужд компании. Для подтверждения факта покупки необходимо прикрепить чеки (квитанции, БСО, счет-фактуру и т.д.).
Как осуществлять вывод денег из ООО под отчет
Как вы понимаете, этот способ вывода денег является незаконным. Если налоговая поймает вас «за руку», компания попадет под штрафные санкции.
В ходе ведения деятельности организации периодически приходится закупать вещи, которые часто используются в быту. Например, моющие средства, мыло, салфетки и т.д. Покупая что-то лично для себя, опытные предприниматели сохраняют чеки, а после делают на их основании авансовый отчет. Таким образом они возмещают себе со счета стоимость всех покупок.
Разумеется, оформлять отдельный авансовый отчет на каждую покупку необязательно. Вы можете делать это, например, раз в месяц. Необходимо собрать все чеки за товары, которые могли бы пригодиться компании и составить один отчет, на основании которого организация переведет вам деньги.
Этот способ примечателен тем, что позволяет забрать часть денег из «казны» предприятия без налогов. Но напомним, что он не легален и может привлечь внимание контролирующих органов.
Какие документы можно приложить к отчету
Первым делом нужно прояснить, что нужно прикладывать к авансовому отчету для подтверждения покупки. Это должны быть документы, которые проясняют, что именно было куплено. То есть среди реквизитов должно быть наименование товара или услуги. Также они должны подтверждать сам факт оплаты и стоимость.
Кассовый чек, который выдают в магазине при покупке, отлично справляется со второй задачей. Он содержит сведения, сколько было потрачено средств. Однако чек не всегда включает информацию о том, что именно приобретено. В этом случае вместе с кассовым необходимо запрашивать у продавца товарный чек.
После вступления в силу поправок в 54-ФЗ большинство магазинов были оснащены контрольно-кассовой техникой, которая позволяет пробивать чеки с наименованиями купленных товаров. Если кассир выдал вам именно такой платежный ордер, товарный чек не потребуется. Но вы все равно можете его попросить, чтобы прикрепить к авансовому отчету.
Если у вас в чеке вместе с теми товарами, которые можно включить в отчет, находятся прочие позиции, вы все равно сможете компенсировать часть затрат. То есть не нужно разбивать покупку на 2 части, если не все товары получиться включить в авансовый отчет.
Также обратите внимание, что помимо товаров можно внести какие-либо услуги. Например, ремонт компьютера либо другой офисной техники. В этом случае требование к документам точно такое же.
Кому компания может выдавать деньги под отчет
В принципе, организация может выдавать денежные средства любому официально трудоустроенному сотруднику. Однако расходы должен совершить именно тот сотрудник, которому были выданы подотчетные деньги. То есть если в чеке стоит фамилия другого работника, то компенсацию должен получить именно он. Если в документе указана фамилия человека, не состоящего в штате, например, вашего родственника, то эти затраты компания возместить не сможет.
Чаще всего на чеках вообще не ставятся отметки о плательщике. Но при оплате картой на документе указывается ее владелец. Если у вас есть родственник, которого вы периодически просите покупать что-то для своего бизнеса, то позаботьтесь о том, чтобы он смог расходовать деньги с вашей банковской карты (к основной можно оформить дополнительную).
Кроме того сегодня большинство банков при открытии расчетного счета выпускают корпоративные карты, которыми можно оплачивать покупки для организации, не прибегая к снятию наличных со счета.
Какие затраты может компенсировать компания
Вопрос, озвученный выше, особенно сложен из-за того, что зависит от специфики каждого бизнеса. Начнем с самого простого. Большинство канцелярских товаров можно смело включать в авансовый отчет. Любому бизнесу нужны ручки, карандаши, степлеры, бумага, папки и т.д. Также компании могут понадобиться такие инструменты как молоток, отвертка, шурупы.
Еще в организации должна быть мебель: столы, шкафы, стулья, стеллажи, осветительные приборы. Летом компания может потратить деньги на кондиционеры. Если сотрудники не уходят домой в обеденный перерыв, а еду берут с собой на работу, то вы можете купить микроволновку, чайник, одноразовые столовые приборы. Также вы можете приобрести мобильные телефоны, телевизоры и прочую электронику, однако такие затраты должны быть обоснованными.
Надеемся, что вам понятно, как нужно рассуждать, принимая решение о покупке той или иной вещи. То есть сможет ли компания компенсировать вам расходы или нет. Отталкивайтесь от специфики своей деятельности. Если предмет может быть использован в работе, и обоснование, как говорится, «не притянуто за уши», то смело включайте его в авансовый отчет.
Какие затраты нельзя вносить в отчет
Самое распространенное заблуждение заключается в том, что затраты на питание в командировке можно включать в авансовый отчет. Это в корне неверно. Отправляя сотрудника в командировку, компания выплачивает ему суточные, на которые он может купить продукты или заказать обед в кафе (ресторане). Организация может только оплатить перелеты и гостиничные номера.
Если вы ездите на работу на своем личном автомобиле, то велик соблазн компенсировать себе расходы на топливо. Это тоже будет ошибкой. Если у ООО нет автотранспорта, даже в аренде, то учитывать такие затраты оно не вправе.
Что касается продуктов. Вы периодически можете покупать в офис чай, кофе, бутилированную воду, сахар, печенье, конфеты, если это оговорено в коллективном договоре с сотрудниками. Однако колбасу, пельмени, сыр, хлеб и прочие продукты компания закупать не может.
Исключение — праздничный банкет. Например, новогодний корпоратив с шампанским, закусками, салатами, фруктами. Если корпоративы будут совпадать с знаменательными датами ваших родственников, то они могут вызвать подозрение у налоговиков. Поэтому не забудьте экономически обосновать необходимость такого мероприятия. Например, оно требуется для встречи партнеров и обсуждения условий контракта, либо для сплочения коллектива.
Какие риски
В первую очередь, необходимо помнить о налоговой инспекции. Если инспекторы придут с проверкой и обнаружат, что по авансовым отчетам организация купила огромное количество мебели или бытовой техники, а в офисе она по факту отсутствует, то все деньги, которые были переведены за эти фиктивные покупки придется либо вернуть в ООО (предварительно заплатив НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах), либо оставить себе, но также заплатив 13% налога.
Вторая опасность исходит от банков. Если вы будете регулярно переводить себе деньги под отчет, не совершая при этом практически никаких других операций (особенно если подотчетные деньги будут уходить крупными суммами), то банк может заблокировать счет на основании 115-ФЗ и попросить объяснение, на что были потрачены финансы компании. А вдруг вы финансируете террористов.
Вероятность того, что вас поймает за руку налоговая, конечно, есть. И чем крупнее бизнес, тем больше риск. Однако если вы вы последуете советам, которые были даны выше, то вероятность попасть под подозрение значительно меньше. Что касается банков, то они очень дорожат своими лицензиями. Если вашей обслуживающей банковской организации покажется, что вы часто обналичиваете и переводите деньги под отчет, то будьте готовы в блокировке.
Подведем итог
Перевод или выдача денег под отчет — это возможность организации покупать что-то за наличные. Человек. получивший подотчетные денежные средства, должен за них отчитаться, предоставив авансовый отчет.
Документ может быть предоставлен до перевода денег. В этом случае компания возмещает сумму, указанную в отчете.
Для подтверждения расходов к документу должны быть приложены:
- кассовые или товарные чеки;
- квитанции;
- БСО;
- накладные;
- счета-фактуры.
Все покупки должны соответствовать нуждам компании.
Обратите внимание, что если вам необходимо забирать из организации крупные суммы, то перевод под отчет — плохой способ вывода. Вам будет сложно отчитаться за эти расходы.
Вывод денег из ООО под отчет, в первую очередь, подходит тем, кто является владельцем и одновременно руководителем предприятия. С помощью обоснованных переводов можно лишь чуть уменьшить налоги и получить немного денег на личные нужды.
И немного о том, как правильно переводить деньги. Если вы делаете это для совершения покупок за наличные, по которым еще не сформирован авансовый отчет, то в назначении платежа пишите «Перевод денежных средств под отчет». Если же все чеки собраны, а отчет оформлен, нужно писать «Возмещение затрат по авансовому отчету (номер и дата)». Мы рекомендуем действовать по второму сценарию и переводить деньги только за то, что уже фактически приобретено. При таком подходе у вас никогда не будет долгов перед ООО.
В каждой организации возникает необходимость в приобретении товаров, работ или услуг через подотчетное лицо. Для этого сотруднику, который поименован, например, в перечне подотчетных лиц, на основании приказа руководителя и заявления работника выдаются деньги на совершение покупки.
В письме Банка России от 2 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859 указано, что в целях применения Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У под работником юридического лица понимается лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.
Подотчетник обязан в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения периода, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами о расходах. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Нет отчета, но деньги есть
На сегодняшний день запрета на выдачу наличных под отчет при условии неполного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме не установлено. Поэтому работнику можно выдавать средства, даже если он не отчитался по предыдущим полученным суммам, конечно, если иное правило не установлено в локально-нормативном акте организации.
Утрата документов
Возможны ситуации, когда сотрудник приобретает необходимые товары (работы, услуги), передает их организации, но по каким-либо причинам не может подтвердить расходы документально. Это может быть и забывчивость работника, которая выразится в том, что он просто не взял документы, либо их утрата, – причины потери могут быть разными, при этом отсутствие документов не является основанием для того, чтобы не отчитываться по потраченным суммам.
Возмещать работнику расходы или нет в данной ситуации целиком зависит от решения руководителя, поэтому даже при отсутствии оправдательных документов бухгалтерия компании на основании письменного распоряжения руководителя принимает авансовый отчет от работника, где подтверждающим документом может являться объяснительная записка, в которой указываются обстоятельства и причины отсутствия бумаг.
Отражение в учете
Для отражения затрат в бухгалтерском учете достаточно авансового отчета и объяснительной, полученной от работника. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен на основании первичного документа, в частности, им может являться бухгалтерская справка, составленная по факту утраты чеков.
В налоговом учете все сложнее, расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и оформленными в соответствии с требованиями законодательства.
Подтверждением того, что работник действительно совершал покупки, могут являться любые документы, которые будут свидетельствовать о произведенных тратах. Сотрудник может обратиться к продавцу (поставщику) с просьбой предоставить копии закрывающих документов. Если они были составлены на юридическое лицо, то в данном случае возможно получить дубликаты.
А что делать, если оплата была произведена наличными от имени физического лица и чек был утерян? Если работник предоставит копию кассового чека, то данный первичный документ подтвердит расходы, но в целях налога на прибыль «первичкой» все равно будет являться только оригинал чека.
Минфин России еще в 2008 году в своем письме от 17 сентября № 03-03-07/22 указал, что при подтверждении расходов могут быть использованы копии чека, но только если они выцвели, нечитаемые и к ним приложен оригинал чека.
Таким образом, даже если сотрудник не предоставит оправдательные документы, но затраты были реально им понесены, то расходы могут быть ему возмещены на основании распоряжения руководителя.
В бухгалтерском учете с отражением таких трат сложностей не возникает, так как они могут быть оформлены бухгалтерской справкой, а вот для принятия расходов в налоговом учете необходимы оригиналы документов.
НДФЛ и взносы
Теперь разберемся с НДФЛ и взносами по подотчетными деньгам, оправдательные документы на которые пропали. Статей 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя взыскивать с сотрудника задолженность для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного выданного аванса удержанием из заработной платы, но не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Обратите внимание
Если работник предоставит копию кассового чека, то данный первичный документ подтвердит расходы, но в целях налога на прибыль «первичкой» все равно будет являться только оригинал чека.
В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, если иное не предусмотрено статьей 420 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного соцстрахования, в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Согласно пункту 1 статьи 41 НК РФ в соответствии с НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами «Налог на доходы физических лиц», «Налог на прибыль организаций» в Налоговом кодексе.
В Постановлении ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 года № КА-А40/669-10 по делу № А40-46422/09-112-282 был рассмотрен вопрос о включении в состав дохода работника в качестве экономической выгоды выданных под отчет средств на хозяйственные нужды организации, в связи с тем, что к авансовому отчету были приложены только товарные чеки без чеков ККТ. При этом спорные товарные чеки были признаны судом документами достоверными и подтверждающими произведенные расходы сотрудником Общества, поэтому данная сумма не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ.
Однако риск включения таких расходов в доход работника существует. Например, суды посчитали невозможным принятие к учету и подтверждение несения расходов на основании представленных к авансовому отчету подтверждающих документов по расходованию выданных под отчет сумм на производственные нужды, не соответствующих порядку оформления, определенному действующим законодательством. В связи с чем указанные средства были отнесены к доходам подотчетного лица, подлежащим включению в базу по налогу на доходы физических лиц (Определение Верховного Суда РФ от 9 марта 2016 г. № 302-КГ16-450 по делу № А78-7155/2015).
Вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов по неподтвержденным израсходованным суммам рассмотрен в письме Минфина от 1 февраля 2018 года № 03-04-06/5808, однако данный случай рассматривается в контексте того, что работник не предоставил авансовый отчет. Таким образом, если сотрудник действительно потратил выданные средства на нужды организации и отчитался перед работодателем, то объекта налогообложения НДФЛ и взносами не возникает. Однако есть риск того, что налоговые органы могут посчитать предоставленные оправдательные документы недостаточным доказательством несения расходов и включить их в доходы работника, соответственно увеличив таким образом налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам.
РАСЧЕТ
Журнал для современного бухгалтера
Самый любимый бухгалтерский журнал, который всегда на вашей стороне.
Подписаться
98% подписчиков всегда продлевают подписку на журнал.
Добавить в «Нужное»
Актуально на: 12 апреля 2019 г.
Работнику, направленному в командировку, работодатель должен выплатить суточные, а также возместить стоимость проезда до места назначения и обратно, проживание и иные расходы, оплаченные с ведома работодателя (ст.168 ТК РФ). Для этого работник должен составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы (билеты, чеки из гостиницы и др.).
Срок оформления авансового отчета
По общему правилу после возвращения у работника есть 3 рабочих дня, чтобы составить авансовый отчет и передать его в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими расходы в командировке (п.26 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). На их основании бухгалтер определяет, какая именно сумма подлежит возмещению с учетом ранее выданного работнику аванса.
Такой же срок установлен и порядком ведения кассовых операций. Авансовый отчет и прилагающиеся документы должны быть представлены работодателю в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который деньги были выданы, или со дня выхода на работу сотрудника (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Вместе с тем, не всегда работник может представить авансовый отчет сразу после возвращения. К примеру, если на следующий день или через день после завершения командировки он оказался на больничном. При таких обстоятельствах срок сдачи отчета сдвигается – на период болезни. То есть если, к примеру, работник вернулся из командировки 19.03.2019, вышел на работу 20.03.2019 и не сдал авансовый отчет, а с 21.03.2019 по 25.03.2019 был на больничном, значит, для представления авансового отчета в бухгалтерию у него остается 2 дня – 26.03.2019 и 27.03.2019.
Но бывает, что сотрудники не сдают авансовые отчеты вовремя и без уважительных причин.
Последствия поздней сдачи авансового отчета
Может ли работодатель отказать работнику в возмещении командировочных расходов, если тот представил авансовый отчет и подтверждающие документы позже срока? Нет, не может. Право работника получить возмещение установлено ТК. И нарушение срока сдачи авансового отчета не может являться основанием для невыплаты возмещения.
Отметим, что из-за несвоевременной сдачи отчета будет нарушен порядок ведения кассовых операций. Однако штраф за это работодателю не грозит.