Добавить в «Нужное»

Обновление: 19 сентября 2017 г.

В практике ведения хозяйственной деятельности предприятий различных форм собственности возникает необходимость выдачи под отчет свои сотрудникам денежных средств. При этом у бухгалтеров могут возникнуть трудности оформления данных операций, в связи с чем в поисковиках можно увидеть запрос «авансовый отчет проводки».

Порядок выдачи денежных средств сотрудникам под отчет

Денежные суммы под отчет сотрудникам хозяйствующих субъектов выдаются на различные цели, перед этим они оформляют заявление, где отражают цель получения денежных средств. Заявление на выдачу денежной суммы под отчет подписывает руководитель хозяйствующего субъекта. В заявлении указываются сумма, предназначенная для выдачи подотчетному лицу, и срок, на который денежная сумма выдается. Обязательным условием выдачи суммы денежных средств под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта является отсутствие задолженности по предыдущим выданным под отчет суммам. Сумма денежных средств, выданная под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта, не может быть передана другому лицу. При осуществлении отчета по израсходованным суммам подотчетное лицо прилагает документы, которые подтверждают произведенные расходы, и составляет авансовый отчет.

Оформление проводок по выдаче подотчетных сумм

Оформление выдачи денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта сотруднику, являющему подотчетным лицом, оформляется в зависимости от того, как происходит выдача подотчетных сумм (безналичным способом или наличностью из кассы):

• в случае получения денежных средств подотчетным лицом наличностью сумма оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса»;
• при перечислении суммы, выдаваемой подотчетному лицу, на счет проводка осуществляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по кредиту указывается счет 51 «Расчетные счета».

Проводки при утверждении отчета на командировочные расходы

В зависимости от того, на какие цели были произведены расходы подотчетных сумм, бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта формирует различные проводки. В случае, если подотчетное лицо отчиталось за денежные средства, выделенные ему на командировочные расходы, кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуются счета:

• 20 «Основное производство», в случае если в командировку был направлен работник основного производства предприятия;
• 26 «Общехозяйственные расходы», если в командировку направлен сотрудник служб и подразделений, учитываемых как общехозяйственные (например заводоуправления, бухгалтерии и т.д.);
• 44 «Коммерческие расходы» — для сотрудников отделов и служб, связанных со сбытом продукции, например отдела сбыта и т.д.

Сотрудник отчитался за суммы, выданные на приобретение ТМЦ

В случае если сотрудник отчитался за денежные средства, выданные под отчет на цели приобретения ТМЦ, то бухгалтерия указывает данные суммы по кредиту 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Если же подотчетное лицо отчитывается по суммам на приобретение товаров, то осуществляется бухгалтерская проводка с указанием суммы по кредиту счета 71 и по дебету счета 41 «Товары».

При расчете из подотчетных сумм перед поставщиком за приобретенные материальные ценности бухгалтерия хозяйствующего субъекта оформляет сумму по кредиту счета 71 и дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Подотчетная сумма израсходована не полностью: проводки

В случае если подотчетному лицу была выдана большая сумма, чем он израсходовал, то он возвращает данную сумму, при этом оформляется бухгалтерская запись — кредит 71 и дебет 50.

Подотчетные лица — нормативные документы, регулирующие расчеты с ними, мы приведем в данной статье — имеют совершенно четкую правовую характеристику. Поговорим о том, кто может быть подотчетником с точки зрения законодательства, а также рассмотрим, какими нормативными актами определяются отношения с ним.

Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2017 году: нормативная база

Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:

• указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• КоАП РФ;
• Трудовым кодексом РФ.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.

О правах и обязанностях работников читайте публикацию «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

• Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник является.
• Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю. Вместо заявления разрешается выдавать деньги на основании приказа руководителя компании, в котором также указывается их размер, целевая направленность и получатель подотчетных сумм. Приказ должен содержать регистрационный номер и дату, а также подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
• Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.

• Выдача следующей суммы подотчетнику возможна даже при наличии долгов по предыдущим отчетным суммам. Эту поправку (как и разрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017).
• По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

• Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

ВАЖНО! Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно.

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале «Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)».

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:

• Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
• Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).

Скачать образец приказа о подотчетных лицах вы можете по .

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

• распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
• определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
• устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
• обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Подробности – в материале «Ст. 188 ТК РФ: вопросы и ответы».

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.

О размерах штрафов за подобные нарушения читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 организацию или предпринимателя уже нельзя оштрафовать за выдачу подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам – данный пункт исключен из указания № 3210-У.

Итоги

Порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на основе множества регламентирующих нормативных документов. При этом не менее важную роль играют также разъяснения и письма ведомств, не носящие нормативного характера.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Быстрая навигация: Каталог статей Иные вопросы Авансовый отчет: порядок заполнения, учет расходов (Солнцева А.)

Дата размещения статьи: 24.11.2015

Иногда для оплаты товаров, работ, услуг автономные учреждения могут выдавать работникам деньги под отчет. О выданных им суммах они должны в течение определенного времени отчитаться, то есть составить авансовый отчет. Как его заполнить, рассмотрим в статье. Кроме того, напомним, как на основании авансового отчета производится отражение в бухгалтерском учете операций по учету расчетов с подотчетными лицами.

Прежде чем приступить к рассмотрению данной темы, следует обратить внимание на условия, которые нужно соблюдать при выдаче (перечислении) денежных средств под отчет сотрудникам учреждения.

Независимо от того, производится выдача (перечисление) подотчетной суммы сотруднику наличными из кассы учреждения или путем безналичного перечисления на банковскую карту, необходимо выполнить следующие условия:

— выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего информацию о назначении аванса, расчет (обоснование) размера аванса и информацию о сроке выдачи (п. 213 Инструкции N 157н <1>);

— выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет, по которым наступил срок представления авансового отчета (п. 214 Инструкции N 157н).

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Из буквального прочтения положений п. 214 Инструкции N 157н следует, что можно выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам.

При этом согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) выдача наличных денег под отчет осуществляется при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Следует также обратить внимание на такой момент. Указанием N 3210-У не установлены ограничения выдачи (перечисления) подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Таким образом, учреждение вправе (не обязано) определить их своим внутренним локальным актом (положением, учетной политикой).

Считается, что, если в документах о выдаче денежных средств под отчет не указан предельный срок расходования, денежные средства должны быть израсходованы подотчетным лицом в день получения.

При расчетах с другими организациями следует помнить о предельном размере расчета наличными средствами. Согласно п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между названными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

А вот перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет, нужно обязательно утвердить учетной политикой.

Подотчетные лица для получения наличных средств и оплаты товаров, работ, услуг могут использовать расчетные банковские карты, открытые учреждению в органах ОФК. Такие карты открываются для конкретных сотрудников (перечень которых утвержден учетной политикой).

Обеспечение сотрудников, убывающих в служебные командировки, расчетными банковскими картами представляется нецелесообразным. В Письме Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 рассматривался вопрос о правомерности перечисления денежных средств на командировочные расходы на зарплатную карту работника. Названные ведомства указали на нецелесообразность выдачи карт учреждения каждому сотруднику, направляемому в командировку, и придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами.

В бухгалтерском учете выданные (перечисленные) денежные средства следует отразить следующей корреспонденцией счетов:

	Дебет	Кредит
Выданы под отчет наличные денежные средства из кассы учреждения	0 208 XX 000	0 201 34 000
Перечислены денежные средства в подотчет на банковскую карту, выданную ОФК <*>	0 210 03 000	0 201 11 000
Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат посредством банковской карты, выданной ОФК <*>	0 208 XX 000	0 210 03 000
Перечислены денежные средства в подотчет на зарплатную карту работника	0 208 XX 000	0 201 11 000 0 201 21 000

<*> Данные корреспонденции предусмотрены в проектах изменений Инструкций N 174н <2>, N 183н <3>. До момента утверждения изменений их необходимо зафиксировать в учетной политике учреждения.

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Заполнение авансового отчета

С принятием Приказа Минфина России от 30.03.2015 N 52н авансовый отчет составляется по форме 0504505 (ранее применялась форма 0504049). Новая форма авансового отчета по сравнению с прежней практически не претерпела никаких изменений. В нее лишь добавлены поля для указания ИНН и КПП учреждения.

На лицевой стороне авансового отчета в его заголовочной части проставляется номер авансового отчета и указывается дата составления. Также отражаются наименование учреждения, структурного подразделения, единица измерения, валюта. Здесь же указываются сведения о подотчетном лице и его должность и проставляется назначение аванса.

В содержательной части авансового отчета, представленной в виде таблицы, подотчетным лицом отражаются следующие показатели:

— остаток или перерасход по предыдущему авансу;

— полученная подотчетным лицом сумма аванса. Она отражается с указанием даты его получения и номера расходного кассового ордера. Если денежные средства были перечислены на банковскую карту сотрудника, то проставляются номер платежного поручения и дата перечисления;

— фактически израсходованные подотчетным лицом суммы, их расшифровка приводятся на оборотной стороне авансового отчета в графах 1 — 6. В них в порядке их записи в отчете указываются номер и дата подтверждающего расходы документа, кому, за что и по какому документу уплачено, сумма расхода по отчету, выводится итоговая сумма и отражается либо остаток, либо перерасход. При оплате приобретенных товароматериальных ценностей и оказанных услуг с использованием банковской карты к авансовому отчету следует приложить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с ее использованием. Перечисленные документы служат подтверждением фактического совершения расходов.

На заметку. Если подотчетное лицо, направляемое в служебную командировку, прикладывает к авансовому отчету документы, подтверждающие понесенные в командировке расходы, составленные на иностранном языке, они должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции N 157н). Их перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самого учреждения (при его наличии) (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Остаток или перерасход указываются на лицевой стороне авансового отчета. Здесь же должны быть (при необходимости) заполнены сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода, подтвержденные подписью кассира. Если средства внесены (перечислены) безналичным путем в разделе «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» в строке «Кассовый ордер» нужно отразить номер и дату платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие при выдаче перерасхода.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 — 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте.

Следует обратить внимание на такой момент: согласно п. 203 Инструкции N 157н задолженность подотчетного лица по выданным авансам в иностранной валюте учитывается одновременно в этой иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат. То есть при принятии к учету расходов по командировке, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу Банка России, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в иностранной валюте под отчет.

Также предусмотрено, что сумма выданного сотруднику в иностранной валюте аванса подлежит переоценке только в случае его возврата по курсу на дату возврата. Возникшие при таком пересчете положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года, полученный от переоценки активов.

Авансовый отчет должен содержать подпись руководителя учреждения или лица, им уполномоченного, утверждающих этот отчет.

Представление авансового отчета

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю учреждения) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указаний N 3210-У).

Учет расчетов с подотчетными лицами

Утвержденный авансовый отчет является основанием для уменьшения задолженности подотчетного лица.

В бухгалтерском учете операции по списанию задолженности подотчетного лица отражаются следующей корреспонденцией счетов:

	Дебет	Кредит
Списаны с подотчетного лица суммы на основании авансового отчета в размере подтвержденных оправдательными документами расходов	0 105 XX 340 0 106 XX XXX 0 109 XX XXX 0 401 20 2XX	0 208 XX 000

Операции по внесению неизрасходованного остатка денежных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей записью:

	Дебет	Кредит
Внесен неизрасходованный остаток подотчетной суммы в кассу учреждения	0 201 34 000	0 208 XX 000
Внесены денежные средства из кассы учреждения на банковскую карту, выданную ОФК <*>	0 201 23 000	0 201 34 000
Зачислены на лицевой счет учреждения денежные средства, внесенные через банкомат <*>	0 210 03 000 0 201 11 000	0 201 23 000 0 210 03 000

<*> Необходимо предусмотреть в учетной политике учреждения.

Пример 1. На основании представленных автономным учреждением заявки на получение наличных денег и денежного чека были получены и выданы в подотчет наличные денежные средства за счет приносящей доход деятельности:

а) на приобретение хозматериалов на сумму 3000 руб.;

б) на выдачу аванса на командировочные расходы:

— на приобретение проездных документов — 3000 руб.;

— на наем жилого помещения — 2000 руб.;

— суточные — 400 руб.

Согласно утвержденным руководителем авансовым отчетам произведено списание задолженности подотчетных лиц за осуществленные ими расходы, подтвержденные следующими документами:

— товарным чеком на приобретение хозтоваров в сумме 2800 руб.;

— проездным билетом на сумму 3000 руб.;

— квитанцией на оплату гостиницы в сумме 2000 руб.

В расходы включена сумма суточных в размере 400 руб.

Командировочные затраты формируют себестоимость оказываемых учреждением услуг в составе прямых расходов.

Неиспользованный остаток наличных средств внесен в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить следующими записями:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выбыли денежные средства с лицевого счета учреждения, открытого в ОФК, на основании заявки ((3000 + 3000 + 2000 + 400) руб.)	2 210 03 000	2 201 11 000
Поступили наличные денежные средства в кассу учреждения	2 201 34 000	2 210 03 000
Выданы из кассы наличные денежные средства подотчетным лицам:
а) на приобретение хозматериалов;	2 208 34 000	2 201 34 000
б) на выдачу аванса на командировочные расходы:
— на приобретение проездных документов;	2 208 22 560
— на наем жилых помещений;	2 208 26 560
— суточные	2 208 12 560
Приняты к учету командировочные расходы:
— на проезд;	2 109 60 222	2 208 22 000
— на оплату гостиницы;	2 109 60 226	2 208 26 000
— суточные	2 109 60 212	2 208 12 000
Приняты к учету хозматериалы	2 105 34 000	2 208 34 000
Внесен в кассу неиспользованный остаток	2 201 34 000	2 208 22 000

Пример 2. На основании заявки на получение денежных средств, перечисляемых на карту за счет средств субсидии, выделенной на выполнение государственного задания, были перечислены на зарплатную карту работника, направляемого в командировку, денежные средства:

— на оплату гостиницы — 6000 руб.;

— суточные — 300 руб.

По возвращении из командировки в бухгалтерию учреждения представлен утвержденный руководителем авансовый отчет, к которому приложены следующие документы:

— чек банкомата о снятии наличных денежных средств в сумме 6300 руб.;

— квитанция по оплате услуг гостиницы в размере 5900 руб.

Также в авансовом отчете отражены расходы на выплату суточных — 300 руб.

Неиспользованный остаток подотчетной суммы был внесен в кассу учреждения.

Командировочные затраты формируют себестоимость оказываемых учреждением услуг в составе прямых расходов.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом:

Счет 71 в бухгалтерском учете — это отдельный бухсчет, предназначенный для отражения сумм, выданных подотчет работникам компании. Разберемся в особенностях его применения, обозначим проводки и правила их составления.

Что отражать на счете 71

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.

Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

1. Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
2. Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
3. Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
4. Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

ВАЖНО! Займы и кредиты работникам нельзя отражать на счете 71. Для этого в бухгалтерском учете предназначен отдельный счет — 73. Некоторые компании, желая упростить учет и уклониться от налогов, оформляют краткосрочные кредиты работникам через 71 счет. Это нарушение.

Правила выдачи денег подотчет

Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.

Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:

1. Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
2. Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
3. Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
4. Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
5. Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
6. Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.

Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы. Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет. К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.

Характеристика счета 71

71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.

Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражаем по дебету счета 71

Что указываем в кредите бухсчета 71

71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет. Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства. До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71. Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.

В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил. Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету. Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.

Операция	Дебет	Кредит	Документы-основания
Деньги выданы наличными подотчет			Составлен отчет кассира, расходный ордер
Средства зачислены в подотчет на банковскую карту			Выписка банка, платежное поручение на перечисление
Зачислены средства в подотчет на корпоративную карточку организации			Выписка банка со специальных счетов компании
Отражена покупка основного средства по авансовому отчету			Акт о приемке работ и услуг
Оприходованы материалы и сырье, приобретенные подотчетным лицом			Накладные, товарные чеки, документы о перевозке, акт о приеме
Отражена сумма затрат по авансовому отчету на производственно-хозяйственные нужды	20, 26, 44		Авансовый отчет, накладные
Возврат в кассу средств, неизрасходованных подотчетным лицом			Отчет кассира, приходный ордер
Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица			Авансовый отчет

Теперь рассмотрим примеры оформления проводок для различных ситуаций.

Пример № 1. Перерасход — долг в пользу подотчетного работника

ООО «Весна» выдало в июне секретарю Карандашикову П.П. 3000 рублей подотчет для покупки карандашей. Средства были выданы из кассы. Работник произвел закупку на сумму 3150 рублей. О понесенных затратах был составлен авансовый отчет, фискальный чек и товарная накладная приложены к документам.

Проводки:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подотчет выдан из кассы
Авансовый отчет утвержден, расходы на покупку карандашей приняты к учету
Перерасход был перечислен секретарю на банковскую карту

Пример № 2. Остаток — долг за подотчетным лицом

На покупку ноутбука специалисту ООО «Весна» Баранкину К.К. было перечислено на карту 35 000 рублей. Магазин компьютерной техники предоставил Баранкину скидку 10% от стоимости ноутбука (3500 рублей). Итого покупка составила 31 500 рублей. Баранкин предоставил авансовый отчет и вернул остаток в кассу.

Проводки:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подотчет перечислен на карту Баранкина			35 000
Утвержден авансовый отчет, расходы на покупку ноутбука приняты к учету			31 150
Остаток возвращен в кассу ООО «Весна»

Пример № 3. Командировочные расходы в подотчет

Бухгалтера ООО «Весна» Дорожкину И.П. направили в командировку на 3 дня для сдачи отчетности. Дорожкиной был предоставлен аванс на командировочные расходы в сумме 20 000 рублей.

Фактические расходы бухгалтера составили 19 000 руб., в том числе:

1. Проезд 4000 × 2 = 8000 рублей, в том числе НДС 1220 рублей.
2. Проживание 2500 × 2 дней = 5000 рублей, в том числе НДС 763 руб.
3. Суточные 2000 × 3 дня = 6000 рублей.

Проводки: