Порядок проведения инвентаризации в организации

Рассмотрим сам порядок проведения инвентаризации в ООО «РосКрепеж», которая проходила с 25.12.2010 по 09.01.2011. Инвентаризацию проводит созданная приказом директора (Блинова О.Г.) инвентаризационная комиссия, членами которой являются: главный бухгалтер (Жукова Е.Н.), начальник смены (Строев И.Н.), кладовщик (Самохина А.С.), кладовщик (Петров Н.К.) и начальник склада (Иванов А.В.) , он же председатель комиссии.

Сам приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказа о проведении инвентаризации, а затем вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Перед началом инвентаризации члены комиссии проверяют, все ли документы по инвентаризируемому объекту учета обработаны и записаны на счетах бухгалтерского учета.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Факт сдачи документов удостоверяется распиской материально ответственного лица Иванова А.В. о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, принятые им к материальной ответственности, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей и основных средств записываются в инвентаризационные описи (Приложения 6,7). Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Затем заполняется инвентаризационная опись, где сверяется фактическое наличие основных средств и ТМЦ с данными бухгалтерского учета (Приложения 6,7). Инвентаризационные описи заполнены в данном случае с использованием средств вычислительной техники, но могут заполняться и вручную. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Таким образом, на данном этапе инвентаризации созданная комиссия по проведению инвентаризации собирает необходимые данные по наличию или недостатку имущества и далее оформляет их, составляя необходимые документы.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация имущества и обязательств – это периодическая проверка их наличия, состояния и оценки. Имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета. Например, материальные ценности подвергаются естественным природным воздействиям – испарению, усушке, порче и т.д. В результате их количество и стоимость существенно уменьшаются. На предприятии могут быть выявлены злоупотребления, допущенные при учете, – хищения, обмеры, обвесы и т.д. Инвентаризация, таким образом, позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальность данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также предотвращает такие негативные явления, как хищения имущества работниками предприятия.

Кроме того, при документировании фактов хозяйственной деятельности организации и при их отражении в бухгалтерском учете допускаются различные ошибки, описки, неточности и исправления. Поэтому проверять полноту и достоверность бухгалтерского учета нужно – только в ходе полной инвентаризации можно установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическим объему и стоимости имущества организации.

О том, как проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, и пойдет речь в настоящей статье.

Обязанность организации проводить инвентаризацию

Федеральным законом № 129-ФЗ , а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

– когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;

– при реорганизации или ликвидации организации;

– при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

– при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);

– если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);

– в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

– при смене руководителя коллектива или бригадира;

– при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;

– по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.

Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета – формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации. Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства.

Кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, организация может осуществлять и неплановые сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Такие инвентаризации называются внезапными и позволяют застать врасплох нерадивых материально ответственных лиц. Проводятся они по плану-графику, составленному руководителем предприятия и хранящемуся у руководителя или главного (старшего) бухгалтера. Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь:

– у вновь принятых на работу материально ответственных лиц;

– при образовании и возрастании сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей;

– при установлении фактов нарушений правил приемки, хранения, реализации ценностей.

Что инвентаризуется?

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на правах собственности, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.

В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте (на складе или в офисе).

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая, во-первых, проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости заслушивает на своих заседаниях руководителей отделов, секций по вопросам хранения ТМЦ. Она проверяет документальное оформление фактов (когда поступившее имущество не соответствует условиям договора по количеству, качеству или ассортименту), определяет причины списания имущества и возможности использования отходов.

Во-вторых, комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период.

Кроме того, она проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах хранения. При необходимости (например, при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.

При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить ее проведение данной комиссии. Если же объем работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Они оправданы, если организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или осуществляет свою деятельность на обширной территории (в строительных организациях, на сельскохозяйственных предприятиях).

Руководитель организации своим приказом утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. Этот приказ нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23 ).

В ходе инвентаризации необходимо не только пересчитать количество и общую стоимость ТМЦ и денежных средств, но и проверить правильность их оценки, то есть обоснованность определения указанной стоимости в бухгалтерском учете. Кроме того, должны быть проверены правильность и обоснованность отражения в бухгалтерском учете финансовых обязательств организации, выявлена задолженность, погашение которой маловероятно, а также долги, безнадежные ко взысканию.

Учитывая важность такой проверки, в инвентаризационную комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации (например, способных отличить один вид древесины от другого; посредством обмера определить массу металла в зависимости от его марки или количество зерна определенного сорта в зернохранилищах и т.п.). Участие таких специалистов позволит избежать ошибок, сокрытия фактов возникновения пересортицы продукции, а также хищений и злоупотреблений.

Члены инвентаризационных комиссий, которые вносят в описи заведомо неправильные данные о фактических остатках ценностей с целью скрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Последовательность инвентаризации

О том, как проводить инвентаризацию и как оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств . Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

Инвентаризация имущества осуществляется по его местонахождению и материально ответственному лицу. Важно помнить о том, что если при ее проведении отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации будут признаны недействительными. Кроме того, еще одним обязательным условием является присутствие при проверке фактического наличия имущества материально ответственных лиц.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов. Этап первый – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

– подготовку приказа о проведении инвентаризации;

– формирование инвентаризационной комиссии;

– определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

– получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И наконец заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Предприятия розничной и оптово-розничной торговли, а также склады (базы) разрешается закрывать для проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более трех дней.

Подготовительные мероприятия

Перед началом инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий – контрольный пломбир. В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации организация может разработать соответствующие внутренние документы, например:

– правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества предприятия;

– порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;

– формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

Опись имущества

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты , в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

Для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое требование объясняется тем, что основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение. Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество – уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть важность правильного оформления документов – в последующем это позволит избежать как мелких недоразумений, так и крупных неприятностей.

Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомо­стей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно про­верить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ТМЦ представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.

Одновременно с инвентаризацией ТМЦ бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам, сопоставляя их с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по ТМЦ – все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете; по незавершенному производству – все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.

Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34н.

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом МФ РФ от 13.06.95 № 49.

Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Порядок проведения инвентаризаций.

Порядок проведения инвентаризаций на предприятии предпо­лагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе: руководителя предприятия или его замести­теля (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей обществен­ности. Для непосредственного проведения инвентаризации иму­щества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (пред­седатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бух­галтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщи­ка и др.). В состав комиссии должны включаться опытные работ­ники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок фор­мирования цен, первичный учет.

В межинвентаризационный период на предприятиях (органи­зациях) должны проводиться систематически проверки и выбо­рочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в ме­стах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками ин­вентаризационных групп, состоящих в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются долж­ностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценнос­ти, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители об­щественности.

Персональный состав постоянно действующих инвентаризаци­онных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комис­сий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (организации).

Рабочие инвентаризационные комиссии:

• осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;

• совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определе­нии результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списа­нию недостач в пределах норм естественной убыли;

• вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хра­нения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения уче­та и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнор­мативных и неиспользуемых ценностей;

• несут ответственность: а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя; б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах; в) за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, а так­же цены и т. п.); г) за правильность и своевременность-оформле­ния материалов инвентаризации в установленном порядке.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи за­ведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с цепью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответствен­ности в установленном законом порядке.

Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление конт­роля за сохранностью товарно-материальных ценностей, выпол­нением правил их хранения, соблюдением материально ответ­ственными лицами установленного порядка первичного учета.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председате­лям — контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценно­стей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) ана­литического учета и выведены остатки на день инвентаризаций.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет ин­вентаризационную опись.

Складские операции в период инвентаризации не производят­ся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материа­лов и сданы в бухгалтерию организации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия то­варно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана: опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных при­боров и соблюдение установленных сроков их клеймения; полу­чить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных цен­ностей и денежных средств.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии ин­вентаризационной комиссии, а в остальных случаях — заблагов­ременно.

Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, гото­вой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственно­му лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверка фактических остатков производится при обязатель­ном участии материально ответственных лиц (кассиров, заве­дующих хозяйствами, кладовых, секций, торговых предприятий и т. п.).

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество показываются в описях по номенклатуре и в едини­цах измерения, принятых в учете.

Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а стальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация имущества организации

Из этой статьи вы узнаете:

• Зачем нужна инвентаризация имущества?
• Виды инвентаризации
• Цели и задачи проведения инвентаризации
• Порядок проведения инвентаризации, основные праавила
• Начало процесса. Приказ о проведении инвентаризации
• Собственная или независимая инвентаризация

Проведение таких масштабных мероприятий требует много времени и ресурсов. Плановая инвентаризация имущества становится настоящей головной болью для руководителей и владельцев компаний. Мало того, что для этого нужно затратить максимум ресурсов – как кадровых, так и технических – так еще процесс часто затягивается с точки зрения времени.

Особенно тяжело приходится компаниям, которые не выработали четкой системы проведения инвентаризации имущества. Для них каждое такое мероприятие превращается в испытание и, что особенно обидно, не всегда приводит к тем результатам, ради которых и затевается.

В этой статье мы постараемся подробно рассмотреть порядок проведения и организацию учета (или инвентаризации) имущества.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

Первым этапом самостоятельной инвентаризации имущества является формирование команды, ответственной за эту задачу. Обычно выбирают среди собственных сотрудников:

• представителей администрации;
• юридического отдела;
• финансового отдела или бухгалтерии;
• технического отдела.

Полный список участников инвентаризационной комиссии нужно утвердить соответствующим приказом. Также здесь должны быть указаны сроки проведения инвентаризации, тип имущества, которое нужно учесть в ходе проверки.

Комиссия берет на себя обязательства по контролю любых нарушений, которые могут иметь место в ходе проведения инвентаризации. Также отобранные сотрудники отслеживают любые ошибки, чтобы своевременно сообщить об этом председателю и принять меры по устранению неточностей.

Второй этап – предоставление комиссии всех документов, касающиеся последнего прихода и расхода. Также комиссии потребуются расписки от материально-ответственных лиц. Эти расписки надо предоставить непосредственно в день проведения инвентаризации имущества организации.

На третьем этапе приходит время заняться непосредственно инвентаризацией. Нужно определить количество всех ТМЦ, также в этот момент происходит проверка состояния и качества активов, а также условий хранения. Учету часто подлежать также ценности в виде документов – например, авторские права и другое имущество, не имеющие имущественно-материальной формы.

На четвертом этапе надо сравнить полученную инвентаризационную форму с данными бухгалтерского отчета. При этом комиссия занимается регулированием вопросов, связанных с возможными расхождениями.

На последнем этапе руководитель компании должен ознакомиться с отчетом, полученным в результате инвентаризации, а также принять решение о том, как поступить с найденными расхождениями между проведенным учетом и бухгалтерскими данными.

После этого готовые данные инвентаризации имущества необходимо отразить в бухгалтерском отчете.

ЧТО НЕОБХОДИМО ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ?

Прежде всего, это – сотрудники, которые и будут производить учет ТМЦ. В зависимости от специфики, они должны обладать определенными навыками – например, если придется взвешивать или передвигать объекты.

Для того чтобы упростить процесс и сократить срок проведения инвентаризации, можно позаботиться об автоматизации. Для этого применяют систему штрих-кодов – все имущество должно быть заранее промаркировано специальными ярлыками. Желательно, оставить на наклейке название товара или предмета, его номер или артикул – так можно будет его опознать и учесть, даже если штрих-код повредится.

Маркировка имущества может быть довольно долгим и трудозатратным процессом. Но она поможет максимально упростить и автоматизировать процесс инвентаризации – и в перспективе только сэкономит время.

Для того чтобы учесть промаркированные товары, потребуется приобрести оборудование для считывания штрих-кодов, а также специальное программное обеспечение для создания общей базы. Таким образом, при проведении инвентаризации, специалисту нужно будет лишь сканировать наклейки на предметах имущества организации, а программа самостоятельно составит необходимые списки и предоставит данные в виде таблицы.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА ОТ LEADER TEAM

Одной из главной составляющих любого успеха является опыт и стремление к лучшему результату без лишних затрат. Уже более 15 лет компания Leader Team проводит инвентаризацию имущества, ТМЦ разных типов, а также ценных бумаг, фондов и денежных средств.

Мы готовы предложить следующие условия проведения инвентаризации имущества:

• Независимость от локализации объекта. Проведем одновременный учет имущества во всех филиалах по России – от Москвы до Владивостока.
• Собственное ПО и техническое оснащение.
• Соблюдение сроков, защита от фальсификации результатов инвентаризации.
• Работаем даже со сложными и нестандартными заказами.
• Сроки инвентаризации могут быть сокращены до 1 дня или 1 ночи.
• Удобный формат и совместимость отчета с ERP-системами.

Для того чтобы узнать подробнее об условиях проведения инвентаризации в компании Leader Team, позвоните по телефону +7 (495) 258-37-27 или оставьте свой номер в специальной форме на сайте.

Обновление: 10 февраля 2017 г.

Обязательная инвентаризация имущества организации должна проводиться минимум раз в год. Это требование следует из нормативных актов по инвентаризации, которыми установлены случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при хищениях, пожаре и т.д.). Кроме обязательных, могут проводиться и инвентаризации по инициативе самой компании.

Правила проведения инвентаризации имущества

Для того, чтобы инвентаризация прошла успешно, а ее результаты были признаны, нужно соблюсти порядок проведения инвентаризации имущества, о котором мы сейчас расскажем.

Приказ об инвентаризации

Инвентаризация проводится на основании поручения руководителя, которое может быть издано в форме приказа, распоряжения, постановления или иного распорядительного акта. В этом поручении указываются сроки и причины инвентаризации, состав комиссии по инвентаризации, имущество, которое подлежит проверке. Такое поручение можно издать по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом (ИНВ-22).

Комиссия по инвентаризации

Инвентаризационная комиссия утверждается руководителем компании до начала проведения инвентаризации. Есть специальные требования к ее составу, которые необходимо учитывать. В такие комиссии включают работников администрации, бухгалтерии и иных структурных подразделений (юристов, экономистов, технологов и т.д.). Нельзя включать в состав комиссии работников компании, несущих материальную ответственность за сохранность проверяемых ценностей.

Подготовка к инвентаризации

До того, как инвентаризация имущества начнется, в комиссию должны быть представлены все приходные, расходные документы, отчеты о движении ТМЦ и денежных средств. С лиц, материально ответственных за сохранность проверяемого имущества, берутся расписки о том, что все расходные, приходные документы представлены комиссии или в бухгалтерию; а имущество, за которое они отвечают, оприходовано или списано в расход. Эти действия позволяют установить фактическое состояние имущества для сверки с данными учета.

Проведение инвентаризации имущества

Проверка должна проводиться в присутствии всех членов комиссии и обязательно материально ответственного лица (лиц). Нарушение этого правила приведет к недостоверности результатов инвентаризации. Если проверить нужно большое количество имущества и за один день это сделать невозможно, то помещения, в которых проводится проверка, при уходе комиссии должны опечатываться. Для фиксации промежуточных результатов проверки используются инвентаризационные ярлыки (ИНВ-2).

Оформление результатов инвентаризации

Для фиксации итогов проверки предусмотрены различные формы описей и актов инвентаризации. При этом установлены требования к их содержанию, порядку оформления, количеству экземпляров, внесению исправлений и т.д. Как правило, организации используют унифицированные формы описей и актов, утвержденные Госкомстатом. Например:

• ИНВ-1 (опись ОС);
• ИНВ-3 (опись ТМЦ);
• ИНВ-5 (опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение);
• ИНВ-6 (акт для расчетов за ТМЦ, находящиеся в пути);
• ИНВ-11 (акт для расходов будущих периодов);
• ИНВ-15 (акт для наличных денежных средств).

Их использование не является обязательным, и компания может разработать свои формы. Однако на практике их часто применяют, так как они содержат все нужные реквизиты и сведения.

образец заполнения формы акта инвентаризации имущества для ТМЦ отгруженных (ИНВ-4)

Сличительные и итоговые ведомости

Сличительные ведомости составляются при выявлении расхождений (излишки, недостача, порча имущества) с данными учета. Здесь также могут использоваться формы Госкомстата (ИНВ-18 и ИНВ-19). В конце результаты всех инвентаризаций, проведенных в отчетном периоде, попадают в итоговую ведомость (форма ИНВ-26).

Если проведенные инвентаризации показывают какие-то расхождения между фактическим состоянием имущества и обязательств компании с данными учета в бухгалтерии, то делают проводки, направленные на приведение их в соответствие. Также принимаются решения в отношении ответственных лиц при установлении их вины в утрате или порче имущества сверх нормы.

Что такое инвентаризация и какими документами регламентируется

Инвентаризация – это проверка фактического наличия материальных ценностей и сверка выявленного количества с данными бухгалтерского учета.
Главная функция инвентаризации – обеспечение достоверности учета и финансовыйконтроль хозяйственной деятельности организации.

Проведение инвентаризации является обязательным и проводится в следующих случаях:

• Перед годовой отчетностью;
• Смена материально ответственного лица (МОЛ). В этом случае проверяются только те ценности, за которые непосредственно отвечает МОЛ.
• Обнаружение хищения имущества.
• После пожара или другого стихийного бедствия.
• При ликвидации или реорганизации предприятия.

Допускается проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться следующими нормативными документами:

• Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 г «О бухгалтерском учете».
• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 г.№ 49 «Об утверждении методических рекомендаций по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
• Другие разъясняющие письма Минфина.

Этапы проведения

Создание инвентаризационной комиссии

Созданная комиссия в обязательном порядке оформляется приказом или другим распорядительным документом. Допускается использовать унифицированную форму ИНВ-22 или разработанную организацией форму.

В приказе оговаривается причина проведения инвентаризации, срок, в который она должна быть закончена и состав комиссии.

Комиссия создается постоянная. В состав рекомендуется включать представителя управленческого аппарата, бухгалтера или иного финансового работника и любых сотрудников независимо от занимаемой должности. Количество членов комиссии не ограничено.

Инвентаризация может быть признана недействительной, если будет проведена комиссией в неполном составе.

МОЛ в комиссию не включаются, но пересчет материальных ценностей в обязательном порядке проводится в их присутствии.

Подготовительные мероприятия

После того как приказ подписан необходимо провести ряд подготовительных мероприятий:

• Собрать приходные, расходные документы
• Проверить весы, если инвентаризируемые запасы необходимо будет взвешивать
• Взять с МОЛ расписку о готовности к инвентаризации, в которой необходимо указать, что все расходные документы и авансовые отчеты сданы в бухгалтерию. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационную опись

Подготовка инвентаризационных описей (актов)

Пересчет материальных ценностей может проводиться в течение нескольких дней. Комиссия визуально осматривает, пересчитывает и взвешивает имущество.

Полученные данные вносятся в инвентаризационную опись (формы N N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9, ИНВ-15, ИНВ-16).

В конце описи оформляется еще одна расписка МОЛ о том, что пересчитаны и внесены в опись все материальные запасы.

Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Следующий шаг – анализ полученных данных. Данные из инвентаризационной описи переносятся в сличительную ведомость (форма ИНВ-18, ИНВ -19).

В ней указывается наличие ценностей по данным бухгалтерского учета и проставляется количество выявленное в результате пересчета. В результате может выявиться следующее:

• Соответствие фактического наличия и данных бухучета
• Недостача
• Излишки
• Пересортица

Сличительных ведомостей, также как инвентаризационных описей может быть несколько. На заключительном этапе проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором полученные результаты обобщаются и составляется протокол заседания.

Для обобщения результатов инвентаризации используется форма ИНВ -26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». В ней указываются обобщенные данные по бухгалтерским счетам.

Пример табличной части формы ИНВ-26

ВЕДОМОСТЬ

УЧЕТА РЕЗУЛЬТАТОВ, ВЫЯВЛЕННЫХ ИНВЕНТАРИЗАЦИЕЙ

Протокол подписывается в обязательном порядке всеми членами инвентаризационной комиссии.

Утверждение результатов инвентаризации

После того как подведены итоги, подписаны все необходимые акты и сличительные ведомости. Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации. В приказе необходимо прописать следующие:

• Утвердить итоги инвентаризации.
• Бухгалтерии учесть полученные результаты
• В случае выявления недостачи, привлечь к ответственности виновных лиц (внести в кассу стоимость недостачи)
• Обязать ответственных лиц предоставить предложения об усилении контроля за сохранностью материально производственных запасов.
• Указать сроки, в которые приказ должен быть исполнен.

Отражение в учете результатов инвентаризации

Недостачи учитываются следующими проводками (для примера возьмем данные из таблицы ведомости, приведенной в примере выше)

Дебет	Кредит	Первичный документ	Сумма
При инвентаризации выявлена недостача в пределах естественной убыли
Списана стоимость испорченных материалов	94	10	Сличительные ведомости, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией	300,00
Стоимость испорченных материалов отнесена на основное производство	20	94	Решение руководителя, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией	300,00
1. Недостача сверх норм естественной убыли меньше суммы, подлежащей возмещению
На виновное лицо отнесена сумма недостачи	73-2 (76-2)	94	Решение руководителя, Претензионное письмо, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией	500,00
Признан прочий доход в размере превышения подлежащего получению возмещения над суммой недостачи сверх норм естественной убыли	73-2 (76-2)	91-1	Решение руководителя, Претензионное письмо, Согласие виновной стороны (Решение суда), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией	500,00
Получено (удержано) возмещение от виновного лица	50 (51)	73-2 (76-2)	Приходный кассовый ордер, Выписка по расчетному счету, Расчетно-платежная ведомость	500,00

Излишки подлежать принятию к учету. Причем приходуют после учета пересортицы. Например, общая сумма излишков (в примере) 7 000,00 рублей из них пересортица составляет 4 200,00 рублей. Таким образом на баланс нужно поставить сумму 2 800,00 рублей.

Когда вам придется проводить инвентаризацию?

Федеральный закон №129-ФЗ и Положение по ведению бухучета обязывают проводить инвентаризацию в таких случаях:

• при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
• при хищении и порче имущества — немедленно;
• при смене материально ответственных лиц;
• после пожара, потопа или другой чрезвычайной ситуации;
• если вы продаете, выкупаете имущество или передаете в аренду;
• перед составлением годовой бухотчетности.
• Еще инвентаризации проводятся при коллективной и материальной ответственности:
• если меняется руководитель коллектива или бригадир;
• из бригады выбывает более половины работников;
• кто-то из членов коллектива требует инвентаризации.

Зачем проводить добровольные инвентаризации?

Выше мы перечислили строгие показания к инвентаризации. В остальных случаях проверки назначает руководитель предприятия. Он решает, сколько раз и когда проводить инвентаризацию, и закрепляет этот порядок в учетной политике организации.

Кроме плановых инвентаризаций руководство может проводить внезапные проверки. Они помогают застать врасплох небрежных сотрудников. Такие проверки проводятся у вновь нанятых материально ответственных работников, при образовании запасов сверх нормы, при нарушении правил приемки, хранения, реализации ценностей. Руководитель составляет план-график внезапных проверок, который хранится у главного бухгалтера.

Когда удобнее проводить плановую инвентаризацию?

Закон разрешает инвентаризировать имущество в любой день. Но удобнее делать это 1 числа нового месяца. На эту дату выводится сальдо по всем счетам бухучета и формируются данные для сличительных ведомостей. Если вы назначите инвентаризацию на другое число, придется рассчитывать промежуточные итоги оборотов и сальдо по счетам.

Что подлежит инвентаризации?

При сплошной инвентаризации мы проверяем наличие всего имущества и обязательств и уточняем правильность их оценки в бухучете. Под проверку попадают:

• собственное имущество организации;
• имущество на ответственном хранении;
• арендуемое имущество;
• имущество, полученное для переработки;
• неучтенное имущество;
• основные средства;
• нематериальные активы;
• производственные запасы;
• финансовые вложения;
• готовая продукция и товары;
• прочие запасы и финансовые активы;
• кредиторская задолженность;
• займы и резервы;
• долги, безнадежные к взысканию.

В ходе выборочной инвентаризации проверяется часть имущества. Например, товарно-материальные ценности на конкретном складе.

Зачем создавать инвентаризационную комиссию?

Для проверки ценностей и обязательств руководитель назначает постоянную инвентаризационную комиссию. Она ведет профилактическую работу для лучшей сохранности ценностей, принимает отчеты руководителей отделов по вопросам хранения. Еще комиссия проверяет документальное оформление поступившего имущества, определяет причины при списании имущества, решает, как использовать отходы.

При инвентаризации комиссия проводит проверку, все документирует и контролирует правильность результатов. При серьезных нарушениях постоянная комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и решает, как быть с недостачами и потерями из-за порчи ценностей. Если у организации есть филиалы и представительства или она работает на обширной территории, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав тоже утверждает приказом руководитель.

Включайте в комиссию специалистов с достаточной квалификацией. В зависимости от профиля предприятия они должны отличить один тип ткани от другого, определить объемы комбикорма в хранилищах и т.п.

Как проводить инвентаризацию?

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств подробно описывают порядок проведения проверки и оформления результатов. Результаты инвентаризации признаются действительными, только если процедура проводится по всем правилам. Обязательные условия:

• инвентаризация проводится по местонахождению имущества;
• должны присутствовать материально ответственные лица;
• должны присутствовать все члены комиссии.

Шаг 1:

Подготовительный этап инвентаризации включает: подготовку приказа об инвентаризации, создание комиссии, определение сроков проверки и виды имущества для проверки, получение от материально ответственных лиц расписок и пр. При внезапных проверках все ценности готовятся к инвентаризации в присутствии комиссии, при плановых проверках — заранее.

Перед проверкой комиссия опломбирует места хранения ценностей с отдельными входами, проверяет исправность всех измерительных приборов. Делаются записи в книгах аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Учитываются последние приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Во время проверки прием и отпуск ценностей не производится.

Шаг 2:

Второй этап включает измерение, подсчет имущества и обязательств, составление описей. Измерение и опись делаются в присутствии ответственных лиц. Инвентаризационные описи и акты — это первичные документы бухучета, они оформляются в двух экземплярах без помарок и подчисток. Ценности заносятся в описи отдельно по каждому наименованию с указанием всех данных (вид, количество, сорт, артикул и пр.)

Если опись занимает несколько страниц, нумеруем их и скрепляем в правильном порядке. Внизу каждой страницы прописью указываем количество порядковых номеров ценностей и их общее количество в штуках, килограммах, литрах и т.п. На последней странице делаем отметку о проверке всех данных, все ответственные лица и члены комиссии подписывают документ.

Шаг 3:

Третий этап — сравнение описей с данными бухучета, выявление расхождений и их причин, составление сличительных ведомостей. Передаем в бухгалтерию опись, где ее проверяют на правильность оформления. После этого составляются сличительные ведомости. Суммы недостач и излишков ценностей указываются по их оценке в бухучете. Потери списываются в пределах норм естественной убыли.

Шаг 4:

Заключительный этап — оформление результатов, приведение данных бухучета в соответствие с результатами инвентаризации, привлечение к ответственности виновных.

Для проведения инвентаризации можно закрывать склады и базы, а также предприятия розничной и оптово-розничной торговли на срок до трех дней.
Ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.