Содержание
- Как выглядит документ
- Буквенные обозначения учета рабочего времени
- Как обозначать декретный отпуск
- Другие коды
- Коды для Т-13
- Основные аспекты отображения отпуска без сохранения зарплаты в табеле
- Как указать в табеле иные периоды отдыха без сохранения зарплаты?
- Как отразить отпуск без содержания в табеле в часах?
- Пример 1
- Пример 2
Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 — это буквенные обозначения причин нахождения или отсутствия сотрудника на рабочем месте в каждый из дней месяца. Читайте далее о том, как их корректно использовать, в том числе для обозначения нерабочих дней 30.03–03.04, объявленных президентом нерабочими.
Если заработок сотрудников организации зависит от продолжительности отработанного времени, его необходимо фиксировать. Более того, статья 91 Трудового кодекса предписывает работодателю вести учет рабочего времени по каждому трудящемуся. Для этого предусмотрен специальный табель: обозначения 2020 мы и будем расшифровывать в этой статье. Это важный документ, по нему производится расчет длительности труда гражданин, который необходимо оплачивать.
Как выглядит документ
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.
Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 N52н).
А сейчас нас интересует расшифровка табеля учета рабочего времени 2020. Как видим, в ячейке, соответствующей каждому дню месяца, проставляют буквы. Выясним, что они значат, ведь обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 — это код, объясняющий, находился ли работник на месте или отсутствовал и по какой причине.
ВАЖНО! Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.
Буквенные обозначения учета рабочего времени
В упомянутом Постановлении Госкомстата приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды табеля учета рабочего времени 2020. Рассмотрим их по графам.
В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.
Здесь возможны такие варианты:
ВАЖНО! Код РВ нужно использовать и в том случае, если сотрудник вышел на работу в дни, объявленные в стране нерабочими в связи с карантином по коронавирусу.
Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся.
- К (06) — в командировке;
- ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
- ОТ (09) или ОД (10) — в отпуске (основном или дополнительном);
- ПР — прогул, в табеле обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна;
- У (11) или УВ (12) — в учебном отпуске;
- ПК -— повышение квалификации, производимое с отрывом от производства;
- Б (19) или Т (20) — болел;
- ДО — обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени, этот период предоставляется работнику с разрешения работодателя, кроме исключительных случаев, указанных в законодательстве.
ВАЖНО! Код Б (19) используйте и в том случае, если работник вынужден был перейти в режим самоизоляции в связи с карантином по коронавирусу.
Таблица в нормативном документе выглядит так:
Как обозначать декретный отпуск
Для обозначения такого отпуска используют коды Р, ОЖ в табеле, расшифровка их, как можно увидеть в таблице, означает:
- Р — отпуск ао беременности и родам;
- ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.
Другие коды
В учетном документе применяются и другие коды для табеля учета рабочего времени 2020: в графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.
Они аналогичны тем, что используют в справке 2-НДФЛ. Они указаны в Приказе Минфина от 10.09.2015 г. №ММВ-7-11/387@.
Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:
- 2000 — основной отработанный период;
- 2012 — оплата отпуска;
- 2300 — больничное пособие.
Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как обозначается отпуск без сохранения заработной платы или простой по вине работника. Очевидно, что графа 7 останется пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.
А буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления отпуска. РП (31) означает простой по вине работодателя. Таким образом, коды ДО и РП в табеле учета рабочего времени ставятся обязательно. Это же правило актуально для обозначения прогула, отстранения и иных подобных случаев.
В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.
Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.
Коды для Т-13
Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году (форма 0504421): их можно увидеть в таблице:
Показатель | Код |
Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни | В |
осуществляемая ночью | Н |
Осуществление государственных обязанностей | Г |
Ежегодный, очередной или допотпуск | О |
Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции) | Б |
Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком | ОР |
Сверхурочная трудовая деятельность | С |
Прогул |
П |
Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными | НН |
Служебная поездка, командировка | К |
Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации комании | А |
Учебный допотпуск | ОУ |
Выходные, предоставленные в связи с обучением | ВУ |
Замещение в 1-3 классах | ЗН |
Замещение, производимое в группах продленного дня | ЗП |
Замещение, осуществляемое в 4-11 классах | ЗС |
Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных) | РП |
Часы, фактически отработанные | Ф |
Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько разновидностей отпуска, одним из которых выступает отпуск за счет работника, когда за ним сохраняется рабочее место в организации, но не зарплата.
Отпуск без сохранения зарплаты – это вид освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей, при котором заработок работнику не выплачивается (ст. 128 ТК РФ). При этом по его окончании работник имеет право вернуться в компанию на свое прежнее рабочее место.
Обратиться к работодателю с целью получения отпуска без содержания работника побуждают существенные обстоятельства, а именно смерть близкого родственника, серьезное заболевание или заключение брака. При наличии документарного подтверждения таких обстоятельств наниматель не имеет права отказать работнику.
Процесс документарного оформления отпуска без сохранения зарплаты выглядит следующим образом:
- Сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации с указанием дат начала и окончания времени освобождения от трудовых обязанностей;
- Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска сотруднику (форма Т-6), а кадровый отдел знакомит последнего под роспись с этим документом;
- Информация об отпуске размещается в личной карточке работника (Постановление Росстата №1 от 5 января 2004 года);
- Проставляются соответствующие метки в табеле учета рабочего времени.
Стоит отметить, что указание времени отпуска без сохранения зарплаты в табеле не всегда имеет одинаковое буквенное обозначение. Аббревиатура-код отражает основание для освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей. Всего используется два основных кода – ДО и ОЗ. В каких случаях их следует применять – пойдет речь в данной статье.
Основные аспекты отображения отпуска без сохранения зарплаты в табеле
Табель учета рабочего времени представляет собой документ, в котором отображается информация о числе отработанных сотрудником дней в месяце, количестве его неявок на рабочее место на основании уважительных и неуважительных причин. Этот документ несет на себе крайне важную функциональную нагрузку: на основании приведенных в нем сведений работнику начисляется зарплата.
Все работодатели РФ, вне зависимости от организационно-правовой формы деятельности, заполняют табель учета проработанного времени (ст. 91 ТК РФ). В этом вопросе их контролирует Федеральная комиссия по труду и налоговые органы.
Во многих российских организациях табель рабочего времени продолжают вести вручную и потому применяют форму Т-12. Когда же существует автоматический учет (так называемый «турникет»), то используется форма Т-13.
В чем особенности ведения табеля, который учитывает проработанное специалистом время и периоды его отсутсвия?
- Во-первых, сведения в документ вносятся каждый рабочий день;
- Во-вторых, по итогам месяца подсчитывается точное количество проработанных часов и дней отсутствия на рабочем месте;
- И, наконец, заполненный единственный экземпляр передается в бухгалтерию – на его основании и начисляется зарплата.
Поскольку табель учета рабочего времени является официальным документом, то его заполнение осуществляется при условии строго соблюдения норм трудового законодательства. В частности, все явки и неявки работника отмечаются буквенными или числовыми кодами (на выбор кадровой службы организации). Это касается и периода пребывания работника в отпуске без сохранения оплаты труда.
Какое же обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени применяется в России? Все зависит от оснований освобождения работника от выполнения трудовых обязанностей, а именно (ст. 128 ТК РФ):
- «ОЗ» или «17» применяются в том случае, если работник получил отпуск в связи с тем, что имеет прописанное в трудовом законодательстве основание – заключение брака, рождение ребенка или смерть близкого родственника (все основания должны иметь документарное подтверждение);
- «ДО» или «16» используются тогда, когда освобождение от работы на определенный срок имеет место в связи с согласованием этого вопроса с работодателем (дополнительные основания для принятия такого решения, как правило, отражаются в коллективном трудовом договоре).
Как указать в табеле иные периоды отдыха без сохранения зарплаты?
В практике деятельности российских организаций существуют некоторые особые случаи предоставления отпуска без содержания. Они несколько иначе отображаются в табеле учета рабочего времени, поскольку являются частными случаями, которые работодателю важно принять к сведению, а именно:
- «УД» или «13» применяются в том случае, если сотрудник пребывает в учебном отпуске, который также не предполагает сохранения за работником его зарплаты (ст. 174 ТК РФ);
- «ДБ» или «18» используется для ситуации, когда работник покидает свое рабочее место в связи с использованием права на дополнительные ежегодный неоплачиваемый отпуск.
Если с первым видом отпуска ситуация вполне очевидна, то вторая его разновидность вызывает немало вопросов даже у кадровых работников. В то же время российское трудовое законодательство четко определило спектр причин, на основании которых может иметь место освобождение от выполнения трудовых обязанностей в связи с ежегодным дополнительным отпуском.
- Сотрудники, ухаживающие за малолетними детьми, имеют право претендовать на него в том случае, если он предусмотрен коллективным трудовым договором (ст. 263 ТК РФ);
- Граждане России, которые имеют особые заслуги перед государством, в связи с чем отмечены государственными орденами и наградами (кавалеры ордена Славы, ветераны войн, герои труда и т.п.) также имеют право на такой отпуск (ст.8 Закона РФ№4301-1, ст. 6 №5-ФЗ);
- Пожарные, которые выполняют свои обязанности на добровольной основе в составе волонтерских бригад имеют право на дополнительный отпуск один раз в год, который они могут использовать или не использовать по своему желанию (ст.18 №100-ФЗ).
Важно упомянуть еще один нередко встречающийся в практике работы организаций случай, который отражается в табеле учета рабочего времени отметкой «НВ». Это бывает в том случае, если сотрудник компании решил заменить повышение зарплаты дополнительными выходными, предоставленными за сверхурочную работу или качественное выполнение рабочего задания и др. (ст. 152 ТК РФ)
Как отразить отпуск без содержания в табеле в часах?
Любой отпуск без сохранения зарплаты имеет свою продолжительность. Для его учета обычно используются календарные дни (ст. 128 ТК РФ). Однако такое правило применимо только для случаев, предусмотренных трудовым законодательством.
Так, в Трудовом кодексе РФ содержатся четкие сведения о том, на сколько дней предоставляется отпуск сотруднику, который отправился в вуз сдавать сессию, стал отцом ребенка или вступил в брак. Но что делать, если у отпуска за счет работника было иное основание, прописанное только в коллективном трудовом договоре?
- время отсутствия сотрудника на его рабочем месте может выражаться в часах (чего не исключает действующее законодательство);
- при подведении итогов в табеле часы переводятся в дни, что облегчает расчет зарплаты.
Стоит особо подчеркнуть тот факт, что перевод часов в дни осуществляется на основании той продолжительности рабочего дня, который принят в данной организации. При этом особое значение придается указанию дат начала и окончания отпуска без сохранения зарплаты. Как указывать часы в табеле учета?
- каждый день в соответствующей графе проставляется код «ДО»;
- рядом с ним приписывается количество часов, в соответствии с нормами коллективного трудового договора.
Важно добавить, что вне зависимости от ежедневного обозначения отпуска без сохранения зарплаты в табеле – итоги подводятся строго в календарных днях. Это связано с тем, что при повременной оплате труда начисление зарплаты происходит чаще всего на основании среднедневного заработка.
Таким образом, для того чтобы корректно отразить отпуск за счет сотрудника в табеле учета проработанного времени важно, в первую очередь, установить – на каком основании имело место освобождение от выполнения трудовых обязанностей. Даже в том случае, если кадровая служба ошибочно проставит в документе код «ДО» вместо «ОЗ» или наоборот – организации и самим ответственным лицам грозят существенные штрафы.
1С:Предприятие 8.2 /
Управление торговым предприятием для Украины /
Расчет заработной платы
Пример 1
Пример 2
Методика, описанная в статье, актуальна для пользователей конфигурации » Управление торговым предприятием для Украины «, редакция 1.2.
Статьей 179 КЗоТ и ст.18 Закона об отпусках установлено право женщины, по окончании отпуска в связи с беременностью и родами, уйти в отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Такой отпуск относится к социальным отпускам и по желанию женщины может быть предоставлен ей полностью или частично в пределах установленного периода.
Согласно п.3 ст.25 Закона об отпусках в случае, если ребенок нуждается в домашнем уходе, женщине в обязательном порядке предоставляется отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью, определенной в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком шестилетнего возраста.
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до шести лет (ст. 181 КЗоТ) засчитываются как в общий, так и в непрерывный стаж работы и в стаж работы по специальности. Время таких отпусков не засчитывается в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск.
Пример 1
Сотруднице предприятия «Ладога – Сервис ООО» Гейден А.С. согласно полученного заявления, предоставлен отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет с 07.07.2015 г. по 30.06.2018 г.
Отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет оформляется документом «Невыходы и одноразовые выплаты в организациях» (Рис. 1).
При заполнении документа в табличной части следует:
- в колонке «Вид расчета» выбрать предопределенный вид расчета «Отпуск по уходу за ребенком»;
- указать график работы сотрудника;
- задать период нахождения сотрудника в отпуске.
Автоматический расчет количества дней нахождения сотрудника в отпуске по уходу за ребенком выполняется по кнопке «Рассчитать» верхней командной панели документа.
Рисунок 1 – расчет отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет документом «Невыходы и одноразовые выплаты в организациях»
Важно!
Для корректного расчета отпуска по уходу за ребенком необходимо проверить выполнение следующих условий:
- в регистр сведений «Регламентированный производственный календарь » внесена информация о количестве отработанного времени за все года нахождения сотрудника в отпуске;
- заполнены графики работ за этот период.
В случае изменения продолжительности отпуска, например, если сотрудник выходит на работу раньше срока окончания отпуска, следует в исходном документе «Невыходы и одноразовые выплаты» откорректировать период нахождения сотрудника в отпуске и перепровести документ.
Пример 2
Сотруднице предприятия «Ладога Сервис ООО» Малышевой С.А. предоставлен отпуск по уходу за ребенком до 6-лет с 20.07.2015 г. по 19.07.2018 г.
Для отражения в конфигурации отпуска по уходу за ребенком до 6-ти лет необходимо:
1. В Плане видов расчета создать новый вид расчета «Отпуск по уходу за ребенком до 6-ти лет». Данный вид расчета может быть создан методом копирования предопределенного вида расчета «Отпуск по уходу за ребенком» (Рис. 2).
Рисунок 2 – вид расчета «Отпуск по уходу за ребенком до 6-ти лет»
Обратить внимание!
При создании нового вида расчета в поле «Учет отработанного времени» следует указать буквенное обозначение «дд(17)» – «Отпуск по уходу за ребенком до 6 лет (ст. 25 п. 3 Закона Украины «Про отпуска»)», из справочника » Классификатор использования рабочего времени «.
Реквизит указывается для корректного заполнения табеля учета рабочего времени .
2. Документом «Невыходы и одноразовые выплаты в организациях» отразить отпуск по уходу за ребенком до 6-ти лет. Заполнение табличных частей документа выполняется по аналогии с заполнением документа для предоставления отпуска до 3-х лет. Разница заключается только в выборе самостоятельно созданного вида расчета «Отпуск по уходу за ребенком до 6-ти лет» в колонке «Вид расчета».
В табеле учета рабочего времени (Рис. 3) отпуска по уходу за ребенком отражаются:
- до 3-х лет — с кодом «ВП (16)»;
- до 6-ти лет — с кодом «ДД(17)».
Следует помнить, что буквенное обозначение для заполнения табеля назначается виду расчета на закладке «Основные».
Рисунок 3 – документ «Табель учета рабочего времени организаций»
Окончательный расчет заработной платы по сотрудницам выполняется документом » Начисление зарплаты работникам организаций» (Рис. 4).
Рисунок 4 – документ «Начисление зарплаты работникам организаций» на закладке «Начисления»
Обратить внимание!
При расчете заработной платы, сотрудницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, будут попадать в документ «Начисление зарплаты работникам организаций» в течение всего периода нахождения в отпуске.
Для корректного заполнения таблицы 5 Отчета по ЕСВ необходимо на закладке «Виды расчетов (для заполнения п. 1 таблицы 1)» в разделах «Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет» и «Отпуск по уходу за ребенком от 3 до 6 лет» указать соответствующие виды расчетов (Рис. 5).
Рисунок 5 заполнение закладки «Виды расчетов (для заполнения п. 1 Таблицы 1)» отчета по ЕСВ
Согласно Порядка № 435 в таблице 5 отчета по ЕСВ (Рис. 6):
- В случае, когда лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, в отчетном месяце отмечается дата начала отпуска и указывается код категории физического лица – 6.
- В случае, когда лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста, в отчетном месяце отмечается дата начала отпуска и указывается код категории физического лица – 4.
Рисунок 6 – заполнение Таблицы 5 отчета по ЕСВ
Информацию о количестве сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком можно проанализировать с помощью отчета «Статистика кадров в организации» (Рис. 7). Для этого в настройках отчета на закладке «Структура отчета» в поле «Группировки строк» нужно добавить поле «Состояние».
Рисунок 7 – отчет «Статистика кадров организаций»
Другие материалы по теме:
графики работ, стаж работы, об отпусках, отпуск по уходу за ребенком, по уходу за ребенком до 3-х лет, по уходу за ребенком, производственный календарь, график работы, для пользователей, регистр сведений, отпуска, вид расчета, отпуск, закон, управление торговым предприятием, работы, пример, счета, сотрудник, период, вид, расчет, документа, счет, документ