Документация виды

Содержание

1. Организационно-правовая документация

Организационноправовая документация
Управленческие документы представлены несколькими
системами документации, основными из которых являются:
организационно-правовая документация;
организационно-распорядительная документация;
информационно-справочная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация;
документация по информационному обеспечению деятельности
организации и другие системы документации

3. Организационно-правовые документы

— это комплекс документов, содержащих правила
создания организации, в том числе: выбор ее
организационно-правовой формы; компетенцию,
структуру, штатную численность, состав
должностей (руководителей, специалистов,
технических исполнителей); формирование
совещательных органов управления; установление
режима работы и системы охраны; организацию и
оценку труда; порядок реорганизации и
ликвидации.

4. Организационно-правовые документы

Организационные документы в обязательном порядке
проходят процедуру утверждения уполномоченным на это
органом – вышестоящей организацией, руководителем
данной организации, коллегиальным органом (например,
общим собранием акционеров, советом директоров и др.)
или руководителем структурного подразделения – в
зависимости от вида и разновидности документа.
Утверждаться организационные документы могут
непосредственно руководителем, распорядительным
документом руководителя или коллегиальным органом.
Датой организационного документа является дата его
утверждения.

5. Организационно-правовые документы

С точки зрения срока действия организационные
документы относятся к бессрочным: они действуют
впредь до их отмены или до утверждения новых
(исключение составляет штатное расписание, которое
разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере
изменения характера деятельности учреждения и
организации труда в организационные документы могут
вноситься изменения, для чего руководитель издает
распорядительный документ (приказ или распоряжение).
В случае реорганизации деятельности разрабатываются
и утверждаются новые организационные документы.
К организационно-правовым документам относятся:
устав организации;
положение об организации;
учредительный договор;
положения о структурных подразделениях, коллегиальных и
совещательных органах;
регламент;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
инструкции по определенным направлениям деятельности;
должностные инструкции работников;
правила внутреннего трудового распорядка (положение о
персонале) и др.

7. Организационно-правовые документы

Обязательными реквизитами являются следующие:
Наименование организации (также указывается
наименование подразделения, если документ
утверждается руководителем подразделения);
Наименование вида документа;
Дата;
Номер документа;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Гриф утверждения.

8. Устав организации

Устав — правовой акт, определяющий
структуру, функции и права предприятия,

организации, учреждения
Типовая структура текста устава
государственного учреждения закреплена
в «Унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации» (УСОРД)

9. Устав

12. Положение

Положение – правовой акт, определяющий
состав, компетенцию, порядок образования,
правовое положение, права, обязанности,
организацию деятельности государственных
органов, учреждений, организаций,
структурных подразделений (служб).
Положения могут быть типовыми
(примерными) и конкретными
(индивидуальными)

13. Положение

Различают положения об организациях и положения о
структурных подразделениях (службах)
Положение об организации — это документ, на основании
которого действуют государственные бюджетные организации
(органы государственной власти и управления всех уровней).
Положения о структурных подразделениях (службах) можно
классифицировать на:
положения о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных и совещательных органах, как
руководящих (совет директоров, правление), так и
специализированных (ученый совет, педсовет, научнотехнический совет и др.);
положения о временных органах (совещания, комиссии,
советы)

14. Положение

В
разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование
подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано
и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем
возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности
руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
Раздел «Основные задачи» – это перечень проблем, решаемых подразделением и
определяющих характер и направления деятельности подразделения.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять
подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны
полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять
подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные
потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими
подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию
получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки
представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при
необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель
подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

16. Положение

Положения о коллегиальных и
совещательных органах, как
руководящих (совет директоров,
правление), так и специализированных
(ученый совет, педсовет, научнотехнический совет и др.), также носят
нормативный характер и определяют состав,
порядок формирования, компетенцию,
порядок работы, права и ответственность
коллегиальных и совещательных органов.

18. Положение

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации, коллегиального или
совещательного органа.
Регламент работы коллегиального или совещательного органа
определяет:
статус коллегиального или совещательного органа;
порядок планирования работы;
порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и принятия решений на
заседании;
ведение протокола заседания;
оформление решений коллегиального или совещательного органа;
порядок доведения решений до исполнителей;
материально-техническое обеспечение заседаний.

20. Регламент

Регламент оформляется на общем бланке
организации.
Регламенты утверждаются руководителем
организации или руководителем
коллегиального или совещательного органа.
В процессе подготовки регламенты проходят
стадию обсуждения на заседании членами
коллегиального или совещательного органа.

22. Инструкция

Инструкция — правовой акт, содержащий
правила, регулирующие организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности учреждений, организаций,
предприятий, их подразделений, служб,
должностных лиц и граждан.
В инструкции излагается порядок осуществления
какой-либо деятельности или порядок
применения положений законодательных и иных
нормативных актов.

23. Инструкция

Инструкции оформляются на общем бланке
организации с указанием вида документа
Инструкцию подписывает руководитель структурного
подразделения, разработавшего ее.
Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются
инструкции руководителем организации и заверяются
печатью.
Инструкции визируются руководителями всех
заинтересованных подразделений, юридической
службой, заместителем руководителя, курирующим то
направление деятельности, на которое распространяется
содержание инструкции.

24. Должностная инструкция

Должностная инструкция — правовой акт,
издаваемый организацией в целях регламентации
организационно-правового положения
работника, его обязанностей, прав,
ответственности и обеспечивающий условия для
его эффективной работы.
Должностные инструкции бывают типовые
(примерные) и конкретные (индивидуальные).

25. Должностная инструкция

Должностные инструкции разрабатываются
на все должности, которые предусмотрены
штатным расписанием, кроме должности
руководителя
подразделения,
деятельность
которого
регламентирует
положение
о
подразделении.
Должностные инструкции разрабатываются
на основе Квалификационного справочника
должностей руководителей, специалистов и
других
служащих
(утв.
постановлением
Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37)

26. Должностная инструкция

Должностную инструкцию подписывает руководитель
структурного подразделения и утверждает руководитель
(заместитель руководителя) организации – куратор данного
подразделения.
Визируют
должностные
инструкции
руководители
заинтересованных
подразделений
и
юридической службы (юрист), а также другие должностные
лица, от действий которых может зависеть ее выполнение.
Датой должностной инструкции является дата ее
утверждения.
После утверждения должностная инструкция передается

работнику, который проставляет на ней ознакомительную
визу:
С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

27. Должностная инструкция

Текст должностной инструкции, как правило,
состоит из следующих разделов:
Общие положения
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Взаимоотношения

28. Должностная инструкция

Раздел «Общие положения» включает:
наименование должности с обозначением
структурного подразделения;
должностное лицо, которому непосредственно
подчиняется работник;
порядок назначения на должность и освобождения от
должности;
перечень нормативных, методических и других
документов, которыми руководствуется работник,
занимающий данную должность;
квалификационные требования (уровень образования,
стаж работы);
требования к специальным знаниям и навыкам.

29. Должностная инструкция

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное
содержание деятельности работника., в нем указывают:
Участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов,
направлений работы или перечень курируемых объектов);
Виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по
содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит»,
«готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.).
При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:
Обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении
документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника
(приказов, инструкций и т.п.);
Обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу
и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и
т.п.);
Обязанности по использованию работником организационных, методических,
инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на
места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров,
консультаций, инструктажей и т.п.);
Обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

30. Должностная инструкция

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника,
обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:
Право принимать решения, давать указания по конкретным
вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах
компетенции;
Право обращаться с предложениями к вышестоящему
руководителю;
Право представительствовать от имени подразделения или
организации в других организациях и пределы представительства;
Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются
вопросы, относящиеся к деятельности работника;
Право требовать необходимую для выполнения возложенных
функций информацию (статистическую, экономическую,
управленческую и др.);
Право требовать определенных действий от других работников.

31. Должностная инструкция

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии
оценки работы и мера персональной ответственности
работника. Критериями оценки являются объективные
показатели, характеризующие качество и своевременность
выполнения работы. Ответственность работника определяется
в соответствии с действующим законодательством и может
быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в
какие сроки и какую информацию получает работник; кому,
какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает
проекты подготавливаемых документов; с кем совместно
подготавливает документы и рассматриваются другие вопросы
информационных взаимосвязей работника с подразделениями,
лицами, организациями.

33. Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка —
правовой акт, регламентирующий организацию
работы предприятия, взаимные обязательства
работников и администрации, предоставление
отпусков, командирование сотрудников,
внутриобъектный режим и другие вопросы.
Правила оформляются на общем бланке
организации с указанием вида документа,
подписываются руководителем кадровой службы,
принимаются с учетом представительного органа
работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ).

37. Структура и штатная численность

Структура и штатная численность — это документ, в
котором закрепляется состав подразделений (отделов,
служб) и штатная численность каждого структурного
подразделения и всей организации в целом.
Документ оформляется на общем бланке организации с
указанием вида документа, подписывается руководителем
кадровой службы, визируется главным бухгалтером,
заместителями руководителя организации и утверждается
руководителем организации с проставлением печати.
Текст документа составляется в форме таблицы, графы
которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного
расписания.

40. Штатное расписание

Штатное расписание — правовой акт,
закрепляющий структуру, численность и
должностной состав работников организации с
указанием должностных окладов (в
государственных учреждениях — с указанием
разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное расписание — основной документ
организации, в котором отражается ее
структура, штатный состав и штатная
численность в соответствии с уставом
(положением).

41. Штатное расписание

Штатное расписание имеет унифицированную форму
и оформляется на общем бланке либо на
стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной
ориентации с нанесением реквизитов общего бланка:
наименование организации, наименование вида
документа, дата, номер документа, место
составления, заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения.
В заголовке к тексту указывается год, на который
составлено штатное расписание.
Текст штатного расписания составляется в табличной
форме

44. Штатное расписание

При разработке штатного расписания используются следующие
документы:
1) структура и штатная численность организации (ее подразделений);
2) перечень наименований и кодов структурных подразделений
организации;
3) нормативы штатной численности;
4) квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих;
5) единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий
рабочих (соответствующий выпуск);
6) общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов;
7) коллективный договор, положение об оплате труда или иные
локальные нормативные акты, устанавливающие систему оплаты
труда;
8) иные нормативные акты и нормативно-технические документы.

45. Штатное расписание

Ответственность за подготовку штатного расписания
лежит на отделе кадров (службе персонала).
Координирует работу по подготовке этого документа
заместитель руководителя организации по
управлению персоналом или иное должностное лицо,
назначенное приказом руководителя организации
При составлении штатного расписания не
допускаются подчистки и исправления.
Внесение изменений и дополнений производится
приказом руководителя организации или
уполномоченного им лица.

ГОСТ 3.1102-2011
Группа Т53

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Единая система технологической документации

СТАДИИ РАЗРАБОТКИ И ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Общие положения

Unified system of technological documentation. Stages of designing and types of documents. General principles

МКС 01.110
ОКСТУ 0003

Дата введения 2012-01-01

Предисловие

Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-2009 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены»
Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ФГУП «ВНИИНМАШ»), Автономной некоммерческой организацией «Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 39 от 12 мая 2011 г.)
За принятие стандарта проголосовали:

Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

Код страны
по МК (ИСО 3166) 004-97

Сокращенное наименование национального органа по стандартизации

Азербайджан

Азстандарт

Армения

Минэкономики Республики Армения

Беларусь

Госстандарт Республики Беларусь

Казахстан

Госстандарт Республики Казахстан

Кыргызстан

Кыргызстандарт

Молдова

Молдова-Стандарт

Российская Федерация

Росстандарт

Таджикистан

Таджикстандарт

Узбекистан

Узстандарт

Украина

Гостпотребстандарт Украины

4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 3 августа 2011 г. N 212-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 3.1102-2011 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 января 2012 г.

5 ВЗАМЕН ГОСТ 3.1102-81
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта публикуется в указателе «Национальные стандарты».
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в указателе «Национальные стандарты», а текст изменений — в информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована в информационном указателе «Национальные стандарты»
ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 12, 2012 год
Поправка внесена изготовителем базы данных

1 Область применения

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает стадии разработки и виды документов, применяемых для технологических процессов изготовления или ремонта изделий машиностроения и приборостроения.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.103-68 Единая система конструкторской документации. Стадии разработки
ГОСТ 2.602-95 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Стадии разработки технологической документации

3.1 Стадии разработки технологической документации, применяемой для технологических процессов изготовления изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки используемой конструкторской документации по ГОСТ 2.103.

3.2 Стадии разработки рабочей технологической документации устанавливает разработчик документации в соответствии с таблицей 1.
Таблица 1

Стадия разработки технологической документации

Предварительный проект

Разработка технологической документации, предназначенной для изготовления и испытания материального макета изделия и (или) его составных частей с присвоением литеры «П», на основании конструкторской документации, выполненной на стадиях «Эскизный проект» и «Технический проект»

Разработка документации:

а) опытного образца (опытной партии)

Разработка технологической документации, предназначенной для изготовления и испытания опытного образца (опытной партии), без присвоения литеры, на основании конструкторской документации, не имеющей литеры.
Корректировка и разработка технологической документации по результатам изготовления и предварительных испытаний опытного образца (опытной партии) с присвоением литеры «О» на основании конструкторской документации, имеющей литеру «О».
Корректировка и разработка технологической документации по результатам изготовления и приемочных испытаний опытного образца (опытной партии) и по результатам корректировки конструкторской документации с присвоением технологической документации литеры «О» на основании конструкторской документации, имеющей литеру «O».
Корректировка и разработка технологической документации по результатам повторного изготовления и приемочных испытаний опытного образца (опытной партии) и по результатам корректировки конструкторской документации с присвоением технологической документации литеры «О» на основании конструкторской документации, имеющей литеру «О»

б) серийного (массового) производства

Разработка технологической документации, предназначенной для изготовления и испытания изделий серийного (массового) производства, с присвоением литеры «А» («Б») на основании конструкторской документации, имеющей литеру «А» или «Б»

(Поправка, ИУС 12-2012)

3.3 На стадии разработки конструкторской документации «Техническое предложение» технологическую документацию не разрабатывают.

3.4 При выполнении технологической документации в форме электронного документа требования к форматам данных рекомендуется устанавливать на предшествующей стадии разработки, если это не предусмотрено техническим заданием.

3.5 Директивной технологической документации, предназначенной только для решения необходимых инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач, при постановке изделия на производство присваивают литеру «Д» на основании конструкторской документации, имеющей литеру «А» или «Б».

3.6 Технологической документации, предназначенной для разового изготовления одного или нескольких изделий (составных частей изделий) в единичном производстве, присваивают литеру «И» на основании конструкторской документации, имеющей литеру «И».

3.7 Ранее разработанные технологические документы (комплекты технологических документов) применяют при изготовлении новых или модернизации изготовляемых изделий в следующих случаях:
— на стадии разработки технологической документации «Предварительный проект» — независимо от литерности применяемой технологической документации;
— в технологической документации опытного образца (опытной партии) с литерой «О» («О»), серийного (массового) производства с литерами «А» и «Б», если литера применяемой технологической документации та же или высшая.
Литеру полного комплекта технологической документации определяют низшей из литер, указанных в документах, входящих в комплект.

3.8 Стадии разработки рабочей технологической документации, применяемой для технологических процессов ремонта изделий (составных частей изделий), определяет разработчик документации в зависимости от применяемых видов документов на ремонт по ГОСТ 2.602 и стадии разработки ремонтной конструкторской документации — в соответствии с таблицей 2.
Таблица 2

Стадия разработки технологической документации

Разработка документации:

а) опытного ремонта

Разработка технологической документации, предназначенной для опытного ремонта и испытания изделий(составных частей изделий), с присвоением технологической документации литеры «РО» на основании конструкторской документации, имеющей литеру «РО».
Разработка технологической документации, проверенной опытным ремонтом, с присвоением литеры «PO» («PO»)

б) серийного (массового) ремонтного производства

Разработка технологической документации, предназначенной для серийного (массового) ремонта и испытаний изделий (составных частей изделий), с присвоением технологической документации литеры «РА» («РБ»), на основании конструкторской документации, имеющей литеру «РА» или «РБ»

3.9 Директивной технологической документации, предназначенной для выборочной и укрупненной разработки технологических процессов ремонта и испытания изделий (составных частей изделий), а также для решения необходимых инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач, присваивают литеру «РД».

3.10 Технологической документации, предназначенной для разового ремонта одного или нескольких изделий (составных частей изделий) в единичном производстве, присваивают литеру «РИ» на основании конструкторской документации, имеющей литеру «РИ».

3.11 При разработке документации на технологические процессы, выполняемые на стадиях «Предварительный проект», «Опытный образец (опытная партия)» и «Опытный ремонт», ее следует выполнять в маршрутном и (или) маршрутно-операционном описании.

3.12 При разработке документации на технологические процессы, выполняемые на стадиях «Серийное (массовое) производство», «Серийное (массовое) ремонтное производство», ее следует выполнять в операционном описании.
Допускается разработка технологической документации:
— в маршрутно-операционном описании при условии ее применения в мелкосерийном производстве;
— на предыдущей стадии в сравнении со стадией разработки применяемой конструкторской документации при условии изготовления или ремонта ограниченной партии изделий (составных частей изделий).

3.13 В технологических документах допускается указывать ссылки на другие технологические документы, стандарты и технические условия на материалы (вещества). Допускается указывать ссылки на стандарты организаций при условии, что они однозначно определяют соответствующие требования к технологии.
На изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, стандарты организаций должны быть согласованы с заказчиком (представительством заказчика).
Технологические документы, стандарты организаций, на которые приводят ссылки, подлежат передаче другой организации вместе с комплектом технологических документов, при этом форма выполнения передаваемых ссылочных документов должна соответствовать форме выполнения документов, входящих в комплект, либо быть согласована с этой организацией.

4 Виды документов

4.1 В зависимости от назначения технологические документы (далее — документы) подразделяют на основные и вспомогательные.

4.2 К основным относят документы:
— содержащие сводную информацию, необходимую для решения одной или комплекса инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач;
— полностью и однозначно определяющие технологический процесс (операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия).

4.3 К вспомогательным относят документы, применяемые при разработке, внедрении и функционировании технологических процессов и операций, например карту заказа на проектирование технологической оснастки, акт внедрения технологического процесса и др.

4.4 Основные технологические документы подразделяют на документы общего и специального назначения.

4.4.1 К документам общего назначения относят технологические документы, применяемые в отдельности или в комплектах документов на технологические процессы (операции), независимо от применяемых технологических методов изготовления или ремонта изделий (составных частей изделий).

4.4.2 К документам специального назначения относят документы, применяемые при описании технологических процессов и операций в зависимости от типа и вида производства и применяемых технологических методов изготовления или ремонта изделий (составных частей изделий).

4.5 Виды основных технологических документов, их назначение и код вида документа приведены в таблице 3.
Таблица 3

Вид документа

Код вида документа

Назначение документа

Документы общего назначения

Титульный лист

ТЛ

Документ предназначен для оформления:
— комплекта(ов) технологической документации на изготовление или ремонт изделия;
— комплекта(ов) технологических документов на технологические процессы изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия);
— отдельных видов технологических документов.
Является первым листом комплекта(ов) технологических документов

Карта эскизов

КЭ

Графический документ, содержащий эскизы, схемы и таблицы и предназначенный для пояснения выполнения технологического процесса, операции или перехода изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия), включая контроль и перемещения

Технологическая инструкция

ТИ

Документ предназначен для описания технологических процессов, методов и приемов, повторяющихся при изготовлении или ремонте изделий (составных частей изделий), правил эксплуатации средств технологического оснащения. Применяют в целях сокращения объема разрабатываемой технологической документации

Документы специального назначения

Маршрутная карта

МК

Документ предназначен для маршрутного или маршрутно-операционного описания технологического процесса или указания полного состава технологических операций при операционном описании изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия), включая контроль и перемещения по всем операциям различных технологических методов в технологической последовательности с указанием данных об оборудовании, технологической оснастке, материальных нормативах и трудовых затратах.
Примечания
1 МК является обязательным документом.
2 Допускается МК разрабатывать на отдельные виды работ.
3 Допускается МК применять совместно с соответствующей картой технологической информации взамен карты технологического процесса с операционным описанием в МК всех операций и полным указанием необходимых технологических режимов в графе «Наименование и содержание операции».
4 Допускается взамен МК использовать соответствующую карту технологического процесса

Карта технологического процесса

КТП

Документ предназначен для операционного описания технологического процесса изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия) в технологической последовательности по всем операциям одного вида формообразования, обработки, сборки или ремонта с указанием переходов, технологических режимов и данных о средствах технологического оснащения, материальных и трудовых затратах

Карта типового (группового) технологического процесса

КТТП

Документ предназначен для описания типового (группового) технологического процесса изготовления или ремонта изделий (составных частей изделий) в технологической последовательности по всем операциям одного вида формообразования, обработки, сборки или ремонта с указанием переходов и общих данных о средствах технологического оснащения, материальных и трудовых затратах. Применяют совместно с ВТП

Операционная карта

ОК

Документ предназначен для описания технологической операции с указанием последовательного выполнения переходов, данных о средствах технологического оснащения, режимах и трудовых затратах. Применяют при разработке единичных технологических процессов

Карта типовой (групповой) операции

КТО

Документ предназначен для описания типовой (групповой) технологической операции с указанием последовательности выполнения переходов и общих данных о средствах технологического оснащения и режимах. Применяют совместно с ВТО

Карта технологической информации

КТИ

Документ предназначен для указания дополнительной информации, необходимой при выполнении отдельных операций (технологических процессов).
Допускается применять при разработке типовых (групповых) технологических процессов (ТТП, ГТП) для указания переменной информации с привязкой к обозначению изделия (составной его части)

Комплектовочная карта

КК

Документ предназначен для указания данных о деталях, сборочных единицах и материалах, входящих в комплект собираемого изделия. Применяют при разработке технологических процессов сборки.
Допускается применять КК для указания данных о вспомогательных материалах в других технологических процессах

Технико-нормировочная карта

ТНК

Документ предназначен для разработки расчетных данных к технологической операции по нормам времени (выработки), описания выполняемых приемов. Применяют при решении задач нормирования трудозатрат

Карта кодирования информации

ККИ

Документ предназначен для кодирования информации, используемой при разработке управляющей программы к станкам с программным управлением (ПУ)

Карта наладки

КН

Документ предназначен для указания дополнительной информации к технологическим процессам (операциям) по наладке средств технологического оснащения. Применяют при многопозиционной обработке для станков с ПУ, при групповых методах обработки и т.д.

Ведомость технологических маршрутов

ВТМ

Документ предназначен для указания технологического маршрута изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия) по подразделениям предприятия. Применяют для решения технологических и производственных задач

Ведомость оснастки

ВО

Документ предназначен для указания применяемой технологической оснастки при выполнении технологического процесса изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия)

Ведомость оборудования

ВОБ

Документ предназначен для указания применяемого оборудования, необходимого для изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия)

Ведомость материалов

ВМ

Документ предназначен для указания данных о подетальных нормах расхода материалов, о заготовках, технологическом маршруте прохождения изготовляемого или ремонтируемого изделия (составных частей изделия). Применяют для решения задач по нормированию материалов

Ведомость специфицированных норм расхода материалов

ВСН

Документ предназначен для указания данных о нормах расхода материалов для изготовления или ремонта изделия. Применяют для решения задач по нормированию расхода материалов на изделие

Ведомость удельных норм расхода материалов

ВУН

Документ предназначен для указания данных об удельных нормах расхода материалов, используемых при выполнении технологических процессов и операций изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия). Применяют для решения задач по нормированию расхода материалов

Технологическая ведомость

ТВ

Документ предназначен для комплексного указания технологической и организационной информации, используемой перед разработкой комплекта(ов) документов на технологические процессы (операции). Применяют на одном из первых этапов технологической подготовки производства (ТПП)

Ведомость применяемости

ВП

Документ предназначен для указания применяемости полного состава деталей, сборочных единиц, средств технологического оснащения и др. Применяют для решения задач ТПП

Ведомость сборки изделия

ВСИ

Документ предназначен для указания состава деталей и сборочных единиц, необходимых для сборки изделия в порядке ступени входимости, их применяемости и количественного состава

Ведомость операций

ВОП

Документ предназначен для операционного описания технологических операций одного вида формообразования, обработки, сборки и ремонта изделия в технологической последовательности с указанием переходов, технологических режимов и данных о средствах технологического оснащения и норм времени. Применяют совместно с МК или КТП

Ведомость деталей (сборочных единиц) к типовому (групповому) технологическому процессу

ВТП (ВТО)

Документ предназначен для указания состава деталей (сборочных единиц, изделий), изготовляемых или ремонтируемых по типовому (групповому) технологическому процессу (операции), и переменных данных о материале, средствах технологического оснащения, режимах обработки и трудозатратах (операции)

Ведомость деталей, изготовленных из отходов

ВДО

Документ предназначен для указания данных о деталях, изготовленных из отходов при раскрое металла

Ведомость дефектации

ВД

Документ предназначен для указания изделий (составных частей изделий), подлежащих ремонту, с определением вида ремонта, дефектов и для указания дополнительной технологической информации. Применяют при ремонте изделий (составных частей изделий)

Ведомость стержней

ВСТ

Документ предназначен для указания информации, необходимой при изготовлении стержней для отливок

Ведомость технологических документов

ВТД

Документ предназначен для указания полного состава документов, необходимых для изготовления или ремонта изделий (составных частей изделий). Применяют при передаче комплекта документов с одного предприятия на другое

Ведомость держателей подлинников

ВДП

Документ предназначен для указания полного состава документов, необходимых при передаче комплекта документов на микрофильмирование

Примечание — Допускается к коду вида документа через дробь добавлять признаки, раскрывающие специальное назначение документа, в виде букв русского алфавита, например для ведомости применяемости (ВП), предназначенной:
— для указания данных о технологической оснастке — ВП/О;
— для указания данных о применяемости стандартных деталей (сборочных единиц) — ВП/СД;
— для указания данных о применяемости оригинальных деталей (сборочных единиц) — ВП/ОД и т.д.

4.6 Состав применяемых кодов видов документов определяет разработчик документов в зависимости от стадий разработки технологической документации и типа производства.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2011

Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними.

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:

  1. Входящие, т. е. пришедшие извне:
    • письма, в том числе электронные;
    • запросы;
    • уведомления;
    • распоряжения вышестоящих организаций;
    • рекламная информация и др.
  2. Исходящие, т. е. направленные из организации:
    • письма, в том числе электронные;
    • запросы и ответы на запросы;
    • счета, акты;
    • доверенности;
    • справки, копии по запросу;
    • отчеты и др.
  3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
    • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
    • регламенты;
    • договоры;
    • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
    • служебные записки, заявления;
    • журналы учета и т. д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.

Образец запроса

Скачать

Образец благодарственного письма

Скачать

Образец информационного письма

Скачать

Образец приказа на выделение материальной помощи

Скачать

Образец приказа по основной деятельности

Скачать

Образец справки

Скачать

Образец уведомления

Скачать

Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он вступил в силу с 01.07.2018 и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности соблюдать образцы оформления документов по делопроизводству должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Например: «подлинник находится в ООО «Полет» в деле № 01БУ/2016/03″. Номер дела вписывается согласно номенклатуре дел.

Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие документы делопроизводства. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер, в соответствии с записью в журнале и датой, указывается на входящем документе.

Исходящие образцы документов регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.

Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки. Примеры документов представлены в статье.

Функции документов

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

  1. ретроспективную (относящуюся к прошлому);
  2. оперативную (текущую);
  3. перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

  1. документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
  2. документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *