Документооборот в России

2016 год

Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н Действующий

«Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»

Приказ ФНС от 4 апреля 2016 г. № ММВ-7-6/176@ Действующий

«О внесении изменений в Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@»

Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ Действующий

«Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»

Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ Действующий

«Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 Действующий

«Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа»

2012 год

Приказ ФСБ РФ от 27.12.2011 № 795 Действующий

«Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи»

Приказ ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@ Действующий

Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС

Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ Утративший силу

Утверждает формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, был принят с целью обеспечения возможности направления налогоплательщиками документов в электронном виде по ТКС в налоговые органы в соответствии с пунктом 3 статьи 80, пунктом 2 статьи 93 пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ.

Приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@ Действующий

Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота

Приказ ФНС России от 19.04.2012 №ММВ-7-6/251@ Действующий

О внесении изменений в приказ ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@

Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ Утративший силу

Об утверждении форматов первичных учетных документов ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг)

Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ Утративший силу

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»

Приказ ФНС России от 14.02.2012 № ММВ-7-3/83@ Действующий

«Об утверждении кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур»

ПИСЬМО Минфина РФ от 31.01.2012 № 03-07-15/11

О возможности применения до 1 апреля 2012 форм документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914

Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ Действующий

«Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»

2011 год

Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137 Действующий

«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Федеральный закон РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ Действующий

Устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

ПИСЬМО Минфина РФ от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@

Об отдельных вопросах применения электронных документов

ПИСЬМО Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521

Вопрос: Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП)…

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/25

Разъяснения по вопросу об аккредитации операторов электронного документооборота.

Федеральный закон РФ от 19.07.2011 № 245-ФЗ Действующий

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»

ПИСЬМО Минфина РФ от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409

Ответ на вопросы об юридической значимости электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, и о возможности представления по требованию налогового органа по ТКС документов, составленных в электронном виде в формате, установленном соглашением между организациями (участниками электронного документооборота), и подтверждающих расходы по налогу на прибыль.

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н Утративший силу

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» Действующий

Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. С 01.07.2012 полностью заменит ФЗ РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ Действующий

«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)»

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.02.2011 № 03-03-06/1/47

Вопрос: ЗАО, являясь биржевым брокером, внедрило корпоративную информационную систему (КИС)…

ПИСЬМО Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3

Разъяснения по вопросу об юридической значимости первичных электронных документов (в частности, акта о приеме-передаче объекта основных средств (типовая форма ОС-1), служебного задания для направления в командировку и отчете о его выполнении (типовая форма Т-10а), авансового отчета (типовая форма АО-1)).

Арбитражная практика

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу № А43-5226/2010

ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом…

Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 01.06.2009 по делу №А56-28501/2008

Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован…

Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13.02.2009 № ВАС-16068/08

В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

Постановление арбитражного суда Московского округа от 13 марта 2015 г. по делу № А40-102584/14

Резолютивная часть постановления объявлена 12 марта 2015 года
Полный текст постановления изготовлен 13 марта 2015 года

Постановление девятого арбитражного апелляционного суда г. Москва от 7 июля 2015 г. по делу № А40-26656/2015

Резолютивная часть постановления объявлена 6 июля 2015 года
Постановление изготовлено в полном объеме 7 июля 2015 года

Документы Диадока

Список документов

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.

Лицензионный договор № 114/19

на право использования программы для ЭВМ «Диадок»

Письмо ФНС о присвоении компании СКБ Контур идентификатора оператора ЭДО

Компания СКБ Контур, предоставившая в качестве решения систему электронного документооборота Диадок, прошла аккредитацию.

Паспорт

О присоединении к сети доверенных операторов ЭДО

Архив тарифных планов Диадока

Архивные постоплатные тарифы (с поштучной оплатой) и предоплатные тарифы (за пакеты документов).

Область электронного документооборота активно развивается, в связи с этим появляется необходимость в постоянном дополнении и усовершенствовании законодательства относительно данной деятельности. Нормативно-правовые акты определяют работу операторов электронного документооборота, а также устанавливают основания, согласно которым соответствующая документация, заверенная цифровой подписью, является равнозначной документам на бумаге.

Сфера документооборота регламентируется следующими законодательными актами:

  • Налоговой Кодекс РФ;
  • Указ Минфина России от 10.11.2015 № 174H «Об утверждении Процедуры выставления и получения счетов-фактур в соответствующей форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи»;
  • Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Использование такого рода ведения бизнеса позволяет решать не только текущие вопросы, но и быстро осуществлять безопасные сделки с учреждениями-партнерами. А также упрощается порядок предоставления отчетности в контролирующие службы, так как вся документация может передаваться в любой момент через сеть Интернета.

Дополнительно предлагаем ознакомиться с текстом 210 ФЗ о предоставлении государственных и муниципальных услуг.

Описание закона о переходе на электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это механизм автоматических процессов обработки электронной документации, осуществляющий концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом данного процесса является электронный документ, который создается с помощью средств компьютерной обработки сведений и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Вид ЭДО зависит от специфики учреждения:

  • промышленный ЭДО;
  • административный;
  • архивированное дело;
  • профессиональный;
  • счетоводный;
  • складской;
  • технологичный;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

В связи с тем, что все больше учреждений стремятся внедрить у себя систему ЭДО, для повышения эффективности использования рабочего времени, Правительством России было принято решение разработать отдельный законодательный акт. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ был принят членами Госдумы 25 марта 2011 года и одобрен Советом Федерации 30 марта того же года.

Настоящий Федеральный закон регламентирует взаимоотношения в сфере применения цифровых подписей и документооборота при совершении гражданско-правовых сделок, оказании общегосударственных и муниципальных услуг, а также при исполнении иных государственных функций.

Текст Федерального настоящего законопроекта состоит из 20 статей:

  • статья 1. Область действия закона;
  • ст 2. Основные определения, используемые в данном законопроекте;
  • ст 3. Законодательное регулирование отношений в сфере применения документооборота в сети Интернет;
  • ст 4. Правила применения электронного документооборота;
  • ст 5. Виды ЭДО;
  • ст 6. Принципы признания электронного документооборота, подписанного цифровой подписью, равнозначным документам на бумажном носителе;
  • ст 7. Признание электронных подписей на межнациональном уровне;
  • ст 8. Полномочия федеральных служб исполнительного правления относительно соответствующего документооборота;
  • ст 9. Применение простого ЭДО;
  • ст 10. Права и обязанности соучастников электронного взаимодействия в сфере документооборота;
  • ст 11. Признание квалифицированной электронной подписи;
  • ст 12. Средства соответствующей подписи;
  • ст 13. Засвидетельствующий центр;
  • ст 14. Свидетельство относительно проверки;
  • ст 15. Аккредитованный засвидетельствующий центр;
  • ст 16. Полномочия центра;
  • ст 17. Квалифицированное свидетельство;
  • ст 18. Выдача соответствующего свидетельства;
  • ст 19. Итоговые положения закона;
  • статья 20. Вступление в законную силу Федерального закона № 63.

Важно! Сам по себе документ, созданный в электронном виде на компьютере, не является юридически значимым. Он обретает законодательную значимость только с помощью цифровой подписи, которая является аналогом собственноручной подписи.

Скачать текст ФЗ

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует подвидов деятельности. При необходимости автоматизировать можно любую частную документацию.

Преимущества использования цифрового документооборота:

  • однократное регистрирование акта, которое позволяет безошибочно идентифицировать его в соответствующей системе;
  • одновременное выполнение нескольких операций, с помощью которых можно сократить время движения документа и повысить оперативность исполнения;
  • непрерывное движение акта, что дает возможность быстро выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • общая база, которая не позволяет дублировать документы;
  • результативный и оперативный поиск документации, даже при наличии минимальных сведений;
  • эффективная система отчетности, которая позволяет контролировать движение документа на любом этапе документооборота.

Скачать Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ в последней редакции .

Еще вы можете изучить текст закона о почтовой связи

Изменения в законе о документообороте

В конце 2015 года был принят Федеральный закон № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «»Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ», вступающих в законную силу с 31.12.2017 года.

Изменениям и поправкам подверглись следующие статьи:

Статья 6 часть 3.1

Дополнить текст новой редакции: «Федеральными актами предусмотрено, что документ обязательно должен подписываться несколькими лицами тем видом подписи, который установлен законодательством РФ».

Статья 8

Согласно нововведениям пункт 1 части 5 ст 8 изложить в следующей редакции: «По согласованию с уполномоченной федеральной службой, устанавливаются нормы и требования к форме квалифицированного свидетельства и принципы владения ключом электронной подписи, а также документооборота».

Ст 12 часть 1 пункт 3

Данная статья была дополнена следующим текстом: «Разрешение на создание цифровой подписи в формате, регламентированным федеральной службой исполнительного правления. Функции, осуществляющие выработку и реализацию общегосударственной политики и законодательное регулирование в области информационных технологий».

Статья 13 часть 1 п 1.1

Согласно новой редакции закона, проверку данного документооборота осуществляют в соответствии с основными принципами подтверждения владения ключом электронной подписи.

Статья 16

Опубликовать пункт 3 части 3 в новой редакции: «Средства электронной подписи, а также средства засвидетельствующего центра должны устанавливать и подтверждать действительность квалифицированного свидетельства на момент подписания соответствующего документа».

Статья 17

Часть 2.1, Федерального закона о документообороте, дополнить следующим текстом: «Операторы общегосударственных и муниципальных информационных систем, предусмотренные нормативно-правовыми актами, не имеют право требовать наличие в квалифицированном свидетельстве сведений, которые могут огранить его применение в других информационных системах».

Если ФЗ о документообороте через сеть Интернета не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или учреждение планирует внести отдельную деятельность, то в таком случае организация может создать собственную корпоративную информационную систему. Ведь данная система была создана для упрощения работы предприятий при заключении различных сделок. Поэтому в данной документации должны содержаться не только принципы, но и приложения, регламентирующие корпоративный электронный документооборот.

Информационный портал

Электронный документооборот в России

В правительстве рассматривается государственная программа «Цифровая экономика», которая ставит целью улучшение жизни граждан благодаря развитию электронных услуг. Значительную часть документа занимают положения о переходе страны к электронному документообороту. По замыслу авторов, перевод документационного обеспечения в цифровой формат улучшит жизнь предприятиям и организациям, облегчит доступ к информации гражданам страны.

На стадии подготовки к реализации программы будет проведена систематизация всех видов документов, имеющих значимость в экономической и административной деятельности, в т.ч. налоговых, статистических, бухгалтерских и пр. На её основе до 2019 года будет создан единый реестр отчетности и сформулированы стандарты её предоставления. При этом планируется устранить ряд бюрократических препонов, в т.ч. повторное предоставление документов, если ранее такой документ уже был предоставлен в другое ведомство.

Как и при любой другой реформе, переход на цифровой формат на начальном этапе наверняка повлечет неудобства. Так, в 2019 году государство намерено запретить прием отчетности на бумажных носителях, что потребует дополнительного обучения персонала и настройки процедур.

Но в целом, принятие и реализация подобной программы могут привести к прорыву в отношениях между гражданами, организациями и государственными органами власти. Цифровой формат взаимодействия вместе с обеспечением его доступности (программой предусмотрена «интернетизация» поселков с численностью от 1000 человек) действительно сократит временные и финансовые затраты.

История вопроса

Нужно отметить, что переход на электронный документооборот — не новинка для нашей страны. Первые шаги были предприняты около 17 лет назад, когда началась разработка нормативно-правовой базы для формализации электронных документов в деловой сфере. В 2001 году был принят закон об электронной подписи, предоставивший возможность совершения юридически значимых действий через телекоммуникационные каналы.

Уже в то время системы электронного документооборота появились на коммерческих предприятиях. В основном, это были крупные организации, которые могли позволить себе переход на более совершенные вычислительные мощности. Ведь цифровой формат создания и обмена документов предполагает использование серверов и обязательное оснащение компьютерной техникой сотрудников, ведущих делопроизводство и его отдельные направления.

Второй, активный этап начался с принятием в 2008 году «Стратегии развития информационного общества в РФ». Одной из её главных задач стал перевод коммерческих правоотношений в электронный формат. После этого законы и подзаконные акты стали выходить намного чаще.

К этому времени в России уже появились удостоверяющие центры, которые занимались выдачей сертификатов ЭЦП, специализированное программное обеспечение стало неотъемлемым инструментом бухучета, в общем, все необходимые условия были созданы. Более того, даже некоторые органы государственной власти стали применять цифровой формат во внутреннем документообороте. Среди них, например, Министерство финансов, которое уже в 2011 году обменивалось платежными документами в электронной форме с региональными учреждениями.

Одним из ключевых документов при реализации Стратегии эксперты называют Федеральный закон No229-ФЗ, который признал цифровой формат использования счетов-фактур. Он стал своеобразным венцом, которым был укомплектован список документов, необходимых для подтверждения хозяйственных операций.

Деньги любят счет

Экономия расходов — это один из факторов развития электронного документооборота. Представьте себе, еще 5 лет назад на территории страны ежегодно насчитывалось до 45 миллиардов «первички» в бумажном виде. Это договора, счета, накладные, счета-фактуры и т. п.

При этом стоимость подготовки и хранения одного полного пакета документов нередко достигала 100 руб. Соответственно, затраты в масштабах страны могли насчитывать более 4 триллионов рублей!

Платформа для старта

Одними из инициаторов реформы всегда было Министерство финансов и Федеральная налоговая служба. К настоящему времени они накопили уже огромный опыт работы с электронными документами. ФНС уже несколько лет принимает бухгалтерскую отчетность, в т.ч. налоговые декларации физических лиц в электронном виде. Цифровой формат успешно прижился, и бухгалтера уже позабыли, как это — ежемесячно бегать в налоговую для сдачи отчетности.

Несколько лет назад были запущены многофункциональные центры. По своей сути, это «единое окно» государственных услуг для населения, в которых можно решить различные вопросы правоотношений между гражданином и государственными и муниципальными органами. Практика работы МФЦ тоже может быть использована для реформирования процессов внутреннего управления документооборотом, особенно в связи с совместным использованием документа различными ведомствами.

И сегодня некоторые ведомства стараются идти в ногу со временем и административными тенденциями. Совсем недавно Генеральная прокуратур РФ заявила о том, что разрабатывает планы по организации онлайн-сервисов для оперативного взаимодействия с гражданами и органами власти. В частности, есть идеи по организации так называемой «таргетированной» подачи заявлений, когда документ будет автоматически направляться профильному специалисту ведомства. Для разработки программы развития сформирован Экспертный совет из специалистов в области менеджмента, IT, управления рисками.

А как у них?

Переход государственных услуг в цифровой формат уже давно идет в развитых странах, в т.ч Великобритании и США. Во многих странах созданы организации, чья задача — полный переход документооборота между гос органами в электронную форму.

Так, в Австралии работает Агентство цифровой трансформации, в Великобритании — Правительственная цифровая служба. Они разработали программы, согласно которым цифровой формат приобретут все виды документов. Которые раньше требовали ручной обработки, в ближайшие 1-3 года.

Среди постсоветских стран выделяется Эстония, где ведется разработка системы «электронный резидент», которым может стать иностранный гражданин, инвестор или предприниматель, работающий с эстонскими контрагентами. Реализация программы нацелена до 2025 года. А уже сегодня там работает система электронного голосования на выборах.

В целом, цифровой формат должен действительно облегчить жизнь всем заинтересованным сторонам: и государству, и гражданам, и организациям. Тем более, что первые результаты внедрения элементов цифрового документооборота мы уже получили, благодаря развитию отдельных государственных услуг.

Электронный документооборот в России

Российский рынок электронного документооборота (ЭДО)активно развивается последние 20 лет. За это время пройден огромный путь от простых решений для делопроизводства до масштабных систем организации документооборота на предприятии. Расширяется охват процессов и пользователей, появляются новые задачи. На базе систем электронного документооборота создаются единые информационные системы целых компаний и даже регионов.

В сегменте крупного бизнеса уже все без исключения имеют опыт внедрения и работы в системах управления документооборотом и бизнес-процессами, хотя потенциал еще далеко не исчерпан. Аналогичная ситуация характерна и для государственного сектора.

Интересно:

Среди первых на полностью электронный документооборот (ЭДО) перешло Правительство Москвы – еще в 2011 году государственная структура отказалась от бумажных документов. Ежедневно пользователи системы создают до 50 000 документов. В результате электронный документооборот экономит Правительству Москвы не менее 200 000 листов бумаги каждый день, что равнозначно 40 млн. рублей в год2.

Электронный документооборот: специфика по отраслям

Каждая отрасль обладает собственной спецификой, поэтому и проекты имеют свои особенности. Многие вендоры, в том числе DIRECTUM, готовят комплексные предложения по организации ЭДО на предприятии, основываясь на собственном опыте.

Компании нефтегазовой отрасли отличаются масштабами, они уделяют особое внимание нескольким направлениям:

  • Документационное обеспечение управления
  • Управление проектно-сметной документацией
  • Поддержка линейного менеджмента
  • Организация взаимодействия удаленных подразделений

Предприятия промышленного комплекса серьезно подходят к теме информационной безопасности. Необходимо обеспечить:

  • Безопасное хранение проектной и конструкторской документации
  • Управлять портфелями инвестиционных проектов
  • Своевременного обрабатывать входящие документы и соблюдать сроки исполнения договорных обязательств

Органы государственной власти проявляют повышенный интерес трем аспектам:

  • межведомственное взаимодействие и работа с обращениями
  • государственные услуги в электронном виде
  • решение ведомственных задач

Для финансовых организаций актуальны задачи:

  • взаимодействие фронт- и бэкофисов
  • организация архива клиентских досье
  • обеспечение единого центра обслуживания
  • быстрая обработка входящих запросов и документов

В вопросах продаж первостепенное внимание уделяется направлениям:

  • управление взаимодействием с клиентами
  • выстраивание системы менеджмента качества
  • межкорпоративное взаимодействие

В сфере строительства важно соблюдать сроки и требования, как со стороны государства, так и со стороны инвесторов:

  • управление проектной деятельностью
  • организация единого архива электронных документов;
  • контроль исполнения договорных обязательств

Энергосбытовые и теплоснабжающие компании автоматизируют:

  • Внешний документооборот с физическим и юридическими лицами
  • Управление первичными учетными документами
  • Организация финансового архива

Предприятия агропромышленного комплекса часто имеют распределенную структуру, им важны процессы:

  • Взаимодействие между филиалами
  • Организация корпоративных мероприятий и совещаний
  • Документационный обмен с контрагентам

Требования к системам электронного документооборота

Под влиянием тренда цифровой трансформации современные СЭД/ECM претерпевают значительные изменения. Так, среди ключевых требований заказчиков стоит выделить:

  • проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли и законодательства РФ;
  • мощная современная платформа для подключения к электронному документообороту всех подразделений с большим количеством сотрудников;
  • интеллектуальные механизмы для исключения рутины в работе пользователей и повышения качества результатов;
  • юридическая значимость документов, в том числе при межкорпоративном обмене и при организации долговременного хранения электронных документов.
  • удобство работы с решением как с точки зрения пользователей, так и с точки зрения сопровождения;
  • различные варианты взаимодействия с СЭД/ECM (омниканальность): десктоп-, веб- и мобильный доступ, чат-боты и другие сервисы для неавтоматизированных сотрудников.

Несколько иные требования к СЭД предъявляет средний и малый бизнес. Проекты автоматизации – давно уже не привилегия «больших», оптимальная организация деятельности нужна всем. Что важно небольшим компаниям:

  • наличие универсальных и удобных решений из «коробки»;
  • минимальные затраты на развертывание и обслуживание;
  • мобильные приложения для оперативного подключения к рабочим вопросам в режиме 24/7
  • готовые коннекторы к учетным системам и сервисам обмена, т.к. зачастую контрагенты из числа крупных предприятий настаивают на подключении к межкорпоративному электронному документообороту;
  • возможность адаптации под бизнес-задачи – с ростом компании важно, чтобы ИТ-инфраструктура могла меняться без серьезных усилий и вложений.

Отвечая на запросы рынка, DIRECTUM постоянно развивает и расширяет линейку своих продуктов, где представлены: мощная ECM-платформа для предприятий со сложной и разветвленной структурой, интеллектуальные механизмы для обработки документов, сервис ЭДО, а также электронный документооборот DirectumRX – система с продуманной эргономикой и широкими возможностями как для крупных, так и для малых компаний.

1 на основе статистики Минкомсвязи в 2018 году

2 данные опубликованы на Официальном портале Мэра и Правительства Москвы

Какие акты регулируют использование ЭДО

Закон об электронном документообороте в нашей стране предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности. Основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются: ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», ФЗ «Об электронной подписи».

Гражданский Кодекс Российской Федерации устанавливает правила для осуществления обмена данными между предприятиями и применения в качестве подтверждения подлинности информации электронной цифровой подписи.

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации рассматривает возможность предоставления цифровых документов как доказательной базы в случае возникновения споров между организациями.

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации устанавливает аналогичные правила.

снимает ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и местного самоуправления в самых разных сферах. Открываются возможности применять ЭДО при прохождении процесса лицензирования, в деятельности саморегулируемых организаций, при осуществлении исполнительного производства, направлении открытых сведений о госрегистрации прав на воздушные суда, получении сведений от государственных и муниципальных органов и пр.

Где должен использоваться электронный формат документов

С 1 января 2015 года налогоплательщики, которые обязаны представлять декларации (расчеты) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа документов в электронной форме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ, см. ). Речь идет о направлении налогоплательщику требований о представлении документов, об уплате налогов, о вызове в налоговый орган.

Комментируемый закон уточняет, что обеспечить получение этих документов следует не позднее 10 дней со дня, в котором у налогоплательщика возникли основания для подачи электронной отчетности. Они перечислены в п. 3 ст. 80 НК РФ:

  • превышение среднесписочной численности работников за предыдущий год количества в 100 человек;
  • создание организации с численностью работников более 100 человек;
  • применение НДС.

Обязанность будет исполненной, если у налогоплательщика (или его уполномоченного представителя) есть договор на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота с налоговым органом по месту его учета и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. Если получение документов осуществляется через представителя налогоплательщика, то должны быть также документы, подтверждающие его полномочия.

Что касается обязанности представить данные документы в налоговый орган, то она прямо предусмотрена только для документов, подтверждающих полномочия представителя налогоплательщика – их следует подать в течение трех дней со дня передачи полномочий.

Если налогоплательщик-организация не обеспечит электронный документооборот с налоговым органом, операции по ее счетам в банке и переводы электронных денежных средств могут быть приостановлены. Такое решение может быть принято в течение 10 дней с момента, когда налоговый орган установил неисполнение этой обязанности.

Принятое решение отменяется на следующий день после того, как налогоплательщик все-таки обеспечит электронный документооборот с налоговым органом.

Какой должна быть цифровая документация

По законодательству электронный документооборот, а именно документы, должны соответствовать следующим требованиям:

  • Использование данных только в установленном правительством порядке. Компании могут осуществлять с подобной информацией только те действия, которые предусмотрены в законе.
  • Признание распоряжений, приказов и писем, представленных в цифровом виде, юридически значимыми для проведения различных сделок.
  • Соответствие отчетности или иных файлов требованиям процессуального кодекса. Это необходимо для использования их в качестве доказательственной базы в суде в случае возникновения спорных ситуаций между организациями-партнерами или при предъявлении обвинений со стороны контролирующих органов.

Электронная подпись

Наиболее важным регулирующим документом в данной сфере является закон, который регламентирует использование электронной подписи (ЭП) для подтверждения подлинности и достоверности информации. Данный элемент является не только средством для обеспечения безопасности данных против их подделки. Его применение представляет собой законное основание для начала правовых отношений между организациями.

ФЗ «Об электронном документообороте» предусматривает выполнение электронной подписью следующих функций:

  • является символом письменной формы документа;
  • выражает добровольность подписания конкретным лицом;
  • дает возможность признать документ достоверным;
  • исключает вероятность внесения каких-либо изменений после подписания;
  • идентифицирует личность, использовавшую подпись для документов;
  • выражает подтверждение того, что информация была подписана уполномоченным специалистом.

Использование корпоративной информационной системы в компаниях

В том случае, если законодательство электронного документооборота РФ не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или организация планирует вести свою деятельность с применением особого порядка, то в такой ситуации она имеет возможность создать собственную корпоративную информационную систему. В ней может участвовать ограниченный круг лиц, которые подписали соглашения, созданные руководством компании для регулирования подобных вопросов.

Подобная система призвана облегчить работу предприятий для совершения различных сделок со своими партнерами или заключения договоров со сторонними организациями. В данном регулирующем документе должны содержаться не только правила, но и приложения, необходимые для регламентирования корпоративного электронного документооборота.

Сотрудники компаний обязаны выполнять требования, созданные для такой системы, сразу же по заключении договора, предусматривающего их согласие с ее использованием.

В состав договорной документации, которая регламентирует корпоративный документооборот в электронном виде, входят следующие данные:

  • правила использования подобной системы;
  • подтверждение о соблюдении правил (договор о присоединении к ним);
  • приложения к основному документу (каким образом должны решаться спорные ситуации, порядок применения электронной цифровой подписи).

Помимо этого, в организации могут разрабатываться и другие договоры, которые регламентируют применение в работе конкретных видов информационного, технического и программного обеспечения. Если сотрудник соглашается с данными правилами, то он автоматически становится участником электронного документооборота.

Главным условием для создания корпоративной информационной системы является ее непротиворечивость с законодательной базой страны. Во всем остальном стороны могут создавать правила в соответствии со своими пожеланиями.

Договорная документация в компаниях обычно регламентирует следующие вопросы:

  • характер условий, необходимых для вступления сотрудника в корпоративную информационную систему;
  • порядок выполнения правил для электронного документооборота;
  • возможность внесения дополнений или изменений в установленные правила;
  • порядок прекращения использования корпоративной информационной системы.

Участники системы самостоятельно решают, каким образом они будут осуществлять обмен данными и как можно будет установить подлинность передаваемых документов. Вся информация обязана иметь соответствующие каждому уполномоченному лицу электронные цифровые подписи, которые должны обладать сертифицированными ключами для подтверждения достоверности данных.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *