Документопоток составляют документы создаваемые и используемые

Принципы организации документооборота

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

— централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);

— максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

— маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

— однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

— организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

— вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

— исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

— снижение уровня подписания документов.

Документопоток организации

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

— поступающие (входящие) документы;

— отправляемые (исходящие) документы;

— внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные

схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

Системы электронного документооборота оставались в числе наиболее востребованных решений после начала экономического кризиса. Между тем, опыт предыдущих лет внедрения этих систем не всегда соответствовал ожиданиям. Прокомментировать ситуацию в области эле

На отечественном рынке представлены десятки информационных систем для документооборота. Как вы оцениваете эффективность их применения? Не вредит ли рынку пестрота предлагаемых в этой области решений?

Рынок абсолютно свободен для присутствия любой продукции. Все решает потребитель, и если продукция не востребована, то она исчезает с рынка. Но зачастую потребитель не может разобраться в качестве продукции. Государство или профессиональное сообщество должны предложить игрокам определенные условия и требования к продукции, чтобы качество программных продуктов стало предсказуемым, а недобросовестные производители уходили бы с рынка.

Думаю, предпринимать радикальные меры нецелесообразно. Мы не можем и не должны выделять хороших или плохих производителей систем управления электронными документами СУЭД. Необходимо создать критерии оценок, исходя из которых потребитель смог бы принять взвешенное решение. Такие оценки, как правило, содержатся в национальных стандартах, созданием которых в настоящее время занимается Гильдия управляющих документацией. Инструментарием для определения качества программных продуктов должна стать система добровольной сертификации. Такой принцип применяется во всем цивилизованном мире, должен он работать и в России.

Что могло бы повысить отдачу от использования систем электронного документооборота? Какое место в этом процессе занимает его стандартизация?

Сама по себе стандартизация не способна повысить отдачу от использования электронного документооборота, но может дать производителям и пользователям четкое понимание, какие составные части должны присутствовать в системе управления электронными документами, а какие являются лишними. Зачастую производители СУЭД идут на поводу у потребителя и создают именно то, что запрашивает пользователь. Не всегда такое решение является оптимальным, поскольку порядок в делопроизводстве внутри предприятия часто далек от идеального. Сначала должен быть наведен порядок в делопроизводстве, а потом на подготовленной базе следует строить СУЭД. Стандартизация поможет потребителям быстрее и качественнее осуществлять ревизию состояния документооборота. Не уверен, что следует вводить принудительную сертификацию СУЭД, рост качества рынка программных продуктов для управления документацией должен идти благодаря эволюции.

До сих пор не определен орган исполнительной власти, который должен заниматься проблемами традиционного и электронного документооборота в стране, поэтому нет и государственного финансирования этого направления. Благодаря усилиям членов нашей гильдии в конце года увидит свет ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Требования к электронным сообщениям». Работы проводятся с привлечением внутренних средств, поскольку эти ГОСТы нужны в первую очередь участникам рынка — производителям СУЭД.

Каждая крупная корпорация вправе формировать свою культуру делопроизводства. Какова в связи с этим роль стандартизации?

Нельзя иметь много культур. Культура может быть одна, и либо она есть, либо ее нет. Вспомним, например, культуру поведения за столом: человек или умеет, или не умеет вести себя за столом, и мы не можем сказать, что человек культурен на 20% или наполовину. Да, предприятие может строить свое делопроизводство с учетом внутренних потребностей и особенностей, это правильно. Предприятие может взять для себя из стандарта все ценное и необходимое, но оно не должно «изобретать велосипед» и создавать собственного «уродца», называя это собственным видением культуры делопроизводства. Не случайно к нам поступает много запросов по аудиту и исправлению технологических ошибок делопроизводства в крупных холдингах, созданных относительно недавно — всего несколько лет назад.

На свободном рынке каждый заказчик вправе создавать внутри себя то, что он считает нужным, тем не менее ему следует опираться на знания и необходимые требования, чтобы избежать ошибок, с тем чтобы в дальнейшем не менять несколько раз выбранную СУЭД, как это часто бывает.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *