Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• Глава 1. Сущность юридической силы документа
• 1.1 Понятие «юридическая сила документа»
• 1.2 О понятиях «подлинник», «копия», «дубликат»
• 1.3 Документоведческий и юридический подходы к оформлению документов
• Глава 2. Процедуры придания юридической силы различным видам документов
• 2.1 Придание юридической силы управленческой документации
• 2.2 Придание юридической силы документам внутренней переписки
• 2.3 Юридическая сила документов передаваемых по факсимиле и электронной почте
• Заключение
• Библиография
• Приложения

Введение

Объектом исследования данной работы является процесс документирования управленческой деятельности.

юридическая сила документ управленческий

Глава 1. Сущность юридической силы документа

1.2 О понятиях «подлинник», «копия», «дубликат»

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации» .

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

1.3 Документоведческий и юридический подходы к оформлению документов

Правила юридической техники и правила оформления документов, принятые в делопроизводстве, в части своих положений совпадают, а в части — расходятся.

И так мы приходим к следующему выводу, что юридическая сила документа — свойство документа вызывать в процессе своего применения правовые последствия, что обеспечивается его правильным составлением и оформлением.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

· документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

Полномочия сотрудников предприятия по изданию организационно распорядительных документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Наименование вида документа является обязательным реквизитом при оформлении всех документов, кроме письма. Пример бланка распоряжения структурного подразделения с угловым расположением реквизитов (Приложение 1.).

Например, в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.

например: 01 июня 2004 г.

Регистрационный номер

Гриф утверждения

Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, организаций.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц.

Например: Документы, составленные совместно двумя (или более) организациями, подписывают руководители обеих (всех) организаций.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации — автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.

Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.) .

Слова и обороты деловой речи, не требующие выделения знаками препинания
В списке представлены слова и выражения, о пунктуационном оформлении которых часто спрашивают посетители «Справочного бюро» ГРАМОТЫ.РУ
Следует запомнить, что эти слова обычно не выделяются знаками препинания:

Какую дату ставить в документе?
Датой документа считается дата его подписания, для акта — дата события, для протокола — дата заседания, принятия решения.
При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак — точка:

• 27.08.2007,
• 01.09.2007.

• цифрами: 22.08.2007;
• словами и цифрами: 22 августа 2007 года; 22 августа 2007 г.;
• только словами: двадцать второе августа две тысячи седьмого года.

Если дата записывается цифрами, то слово года или сокращение г. после даты не требуется.
Как правильно писать: 2000-2002 г.г. или 2000-2002 гг.?
Принятое сокращение слова годы — гг.
Следует писать: 2000-2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный — две тысячи второй годы».
Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон.
«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?
Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа.
Когда применять наращения?
Наращение (буквенное падежное окончание) используется в записи порядковых числительных: 10-й класс «Б»; ученик 11-го класса; 1-й вагон из центра; 5-й уровень сложности; занять 2-е и 3-е места; в начале 90-х годов, 12-й маршрут.
Наращение не используется:

Как применять наращения?
Наращение падежного окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, может быть однобуквенным или двухбуквенным.
По закрепившейся традиции наращение должно быть однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й день (пятый день), 25-я годовщина (двадцать пятая годовщина), в 32-м издании (в тридцать втором издании), в 14-м ряду (в четырнадцатом ряду).
Наращение должно быть двубуквенным, если последней букве предшествует согласный: 5-го дня (пятого дня), к 25-му студенту (к двадцать пятому студенту), из 32-го издания (из тридцать второго издания), из 14-го ряда (из четырнадцатого ряда).
Если подряд следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них: 1-й, 2-й вагоны; 80-е и 90-е годы.
Если подряд следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой, точкой с запятой или соединенных союзом, то падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 1, 2 и 3-й вагоны, 70, 80, 90-е годы.
Если два порядковых числительных следуют через тире, то падежное окончание наращивают:
а) только у второго числительного, если падежное окончание у обоих числительных одинаковое: 50-60-е годы, в 80-90-х годах;
б) у каждого числительного, если падежные окончания разные: в 11-м — 20-х рядах.
Источник: Справочная книга редактора и корректора: Редакционно-техническое оформление издания / Сост. и общ. ред. А. Э. Мильчина. М., 1985.
Как расставить знаки препинания в первой фразе договора, содержащей обозначения договаривающихся сторон?
Правильным является такой вариант расстановки знаков препинания в этой фразе: Государственное предприятие «Общение», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице генерального директора Поповича Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Росийской Федерации Бабкин Иван Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем…
Обратите внимание на то, что в этой фразе слова с одной стороны и с другой стороны выступают в функции обстоятельства и не являются вводными, а значит и не требуют выделения знаками препинания.
Нужна ли запятая после слов «С уважением» в конце делового письма?
После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.
Например, корректно:
С уважением,
главный бухгалтер ООО «Морской пейзаж»
Д.О. Иванцева
Нужна ли точка после подписи в деловом письме?
Точка после подписи в деловом письме не ставится. В документах, в том числе в деловых письмах, подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), не составляющего законченного предложения.
Следует отметить, что в газетных и журнальных сохраняется традиция ставить точку после подписи автора, если подпись располагается после основного текста статьи.
Что ставить после обращения Уважаемый господин Иванов — восклицательный знак или запятую?
Первая фраза делового письма — обращение — может заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак — пишем первое предложение с прописной.

Важно
К исполнительным документам, выдаваемым экономическим судом, относятся определение о судебном приказе, судебный приказ, постановление о наложении административного взыскания. Для возврата уплаченной госпошлины судом выдается справка. На данных документах кроме собственноручной подписи судьи всегда проставляется гербовая печать суда, благодаря чему документ, связанный с возможностью получения денежных средств, приобретает особую степень защиты от подделки.

Судьи отмечают, что большинство документов, не требующих особого удостоверения, направляется экономическим судом без проставления гербовой печати. Так, судебные извещения, запросы и письма направляются судом на бланках за подписью судьи без скрепления печатью. Копии решений, определений, иных процессуальных документов направляются с проставленным штампом «Верно», подписываются секретарем судебного заседания — помощником судьи, а на месте подписи судьи ставится печать «Для документов».

Тем не менее, как видно из ответов представителей судейского корпуса, суды пользуются и будут пользоваться печатью до внесения изменений в соответствующее специальное законодательство.

Дмитрий Жилевский

Начальник юридической службы ОАО «Завод сборного железобетона № 1»

Дмитрий Жилевский справедливо отмечает, что и до вступления в силу Декрета № 7 законодательство не содержало конкретной нормы, которая бы обязывала субъектов хозяйствования иметь печать. Однако необходимость ее наличия была продиктована положениями различных актов законодательства. Сюда относится уже упомянутый выше пример о правилах оформления доверенности от имени юрлица с обязательным проставлением печати. Для проведения банком, небанковской кредитно-финансовой организацией расчетов с денежными средствами, находящимися на текущем (расчетном) банковском счете юрлица, ИП, необходимо оформление карточки с образцами подписей и оттиска печати <*>. По мнению Дмитрия Жилевского, с учетом принципа свободы договора <*> стороны могут предусмотреть в тексте такого договора обязанность по проставлению печати в нем. Более того, соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.), и должны предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

Важно
Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки <*>. Поэтому в подобных случаях проставление печати в договоре может влечь последствия несоблюдения простой письменной формы сделки либо иные последствия для сторон, которые будут указаны в договоре.

В иных случаях, когда обязательность проставления печати не оговорена напрямую договором, факт отсутствия оттиска такой печати в договоре не имеет для сторон никакого юридического значения.

По словам Надежды Тимошенковой, в настоящее время госорганы достаточно часто требуют проставления оттиска печати на предоставляемых им документах, копиях документов, аргументируя такое требование ссылкой на Инструкцию <*> по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, или тем, что без печати документ или его копия не имеет силы, или тем, что без печати документ не примут.

Контрагенты просят проставить оттиск печати на договорах или иных документах значительно реже и, как правило, не настаивают на этом, понимая, что печать уже не является обязательным реквизитом документа. В связи с этим можно отметить, что в договорных отношениях проблема практической необходимости наличия печати отсутствует.

В связи с вышеизложенным Надежда Тимошенкова напоминает, что положения Декрета № 7 имеют приоритет над любыми нормативными правовыми актами, которые могут содержать упоминание о проставлении оттиска печати, что следует приводить в качестве аргумента при возникновении спорной ситуации.

В заключение важно отметить, что в настоящее время нормативные правовые акты приводятся в соответствие с Декретом № 7 в части отмены требований об обязательном проставлении печати. Ожидается, что в скором времени составление документов без печати станет нормальной юридической практикой.

Печать организации на первичных документах не должна захватывать подпись уполномоченного лица. Вместе с тем ответственности за неправильное проставление печати на первичных документах для организации не предусмотрено.

Обоснован такой вывод следующим.

Требования к оформлению документов предусмотрены в ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Согласно п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016 печать на документе заверяет подлинность подписи должностного лица. Проставляется печать без наезда на собственноручную подпись лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Однако проставлять печать в так называемой первичке необязательно, поскольку этого реквизита нет среди обязательных реквизитов, перечисленных в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».