Этикет телефонного разговора

Содержание

Задайте группе вопросы:

1. «Почему люди звонят к нам?» (Воспользуйтесь методом «Мозговой штурм» проведите опрос группы и зафиксируйте ответы на доске)

2. Как отвечать на телефонные звонки? (соберите варианты ответов и дайте правильную модель)

3. Как поступить в ситуациях, когда звонят гостю? (соберите варианты ответов и дайте правильную модель)

4. Если звонящий просит позвать управляющего? (соберите варианты ответов и дайте правильную модель)

«Почему люди звонят к нам?»

Причины могут быть совершенно разными, например:

— спрашивают как проехать в ресторан

— делают заказы на вынос

— спрашивают о посадке

— спрашиваю о возможности забронировать стол

— интересуются ценами в меню

— спрашивают о возможном устройстве на работу

— интересуются часами работы ресторана и т.д.

Как отвечать на телефонные звонки?

  1. ответьте, когда телефон позвонил один или два раза, но не больше.

Если дать возможность телефону звонить 4, 5 и более раз, то, во-первых, звонящий начнет нервничать (доказано, что люди в ожидании ответа по телефону очень быстро теряют терпение), а во-вторых, у него формируется вполне «определенное» мнение о нашей заинтересованности в нем и в клиентах вообще. Впоследствии он уже не поверит убеждениям в нашей способности оперативно реагировать на его потребности и проблемы.

  1. Улыбайтесь. Это поможет вам поддерживать дружелюбный тон голоса.

Следите за интонацией своего голоса. При общении люди передают друг другу информацию с помощью трех каналов: «языка жестов» (55%), интонации (38%) и слов (7%).По телефону мы также передаем собеседнику смысл нашего сообщения с помощью нескольких каналов, только в данном случае закон передачи информации выглядит по-другому. Исчезает «язык жестов», поскольку собеседник нас не видит, а оставшиеся два канала (интонация и слова) передачи информации делят 100% смысла нашего сообщения следующим образом: Интонация — 86%;Слова — 14%.

  1. Стандартное телефонное приветствие: «Доброе время суток, ресторан «…» , администратор \ официант \ хостес, имя»

Приветствуя звонящего, вы показываете, что его звонок важен для вас и вы ему рады.

  1. Если, пока вы говорите по одной линии, и раздался звонок по другой линии. Попросите второго говорящего «пожалуйста, подождите немного», пока не поговорите с первым позвонившим.
  2. Всегда дожидайтесь ответа второго позвонившего, перед тем как оставить его звонок в режиме ожидания. Выразите благодарность после того, как вы вернулись к разговору с ожидающим вас человеком. «Спасибо, что вы подождали, чем я могу помочь?»

Не оставляйте звонки в режиме ожидания на время больше 30секунд!

Ни один позвонивший не должен ждать очень долго!

Как поступить в ситуациях, когда звонят гостю?

Запишите имя звонящего, имя того, с кем говорящий хочет поговорить и послание, если звонящий хочет что-то передать гостю.

Заверьте звонящего, что вы обязательно попробуйте передать Гостю сообщение или подозвать его к телефону. Вы можете попросить звонящего описать Гостя и \ или его компаньонов. Это описание поможет вам найти Гостя.

Исходя из ситуации, положите трубку или попросите звонящего подождать. Обратитесь к Гостю, сказав «Уважаемый, Николай…, для вас записка»

Проводите гостя к телефону

Если вы не нашли Гостя, сообщите Гостю ожидающему, об этом.

Если звонящий просит позвать управляющего?

  1. Спросите, как представить звонящего;
  2. Попросите звонящего подождать, пока вы сообщите управляющему о звонке;
  3. Немедленно сообщите управляющему о звонке.

Если управляющий не может сразу ответить на звонок, предложите ожидающему оставить для него сообщение. Оно может содержать следующую информацию:

Имя звонящего и название фирмы, если нужно

Телефон звонившего

Любое сообщение. Которое звонящий хочет оставить для управляющего

Дату и время звонка.

Заверьте обязательно звонящего в том, что вы обязательно передадите его сообщение управляющему

Никогда не давайте звонящим телефонов сотрудников!

Рассмотрим нормы телефонного этикета, которым сегодня следуют прогрессивные компании, заботящиеся о своем имидже. Если вы стремитесь выглядеть как профессионал в глазах партнеров и клиентов, то исполнение изложенных ниже законов для вас просто обязательно.
Нормой является соблюдение телефонного этикета каждым сотрудником организации, который:

  • отвечает на входящие звонки;
  • совершает телефонные звонки от имени компании;
  • на которого может быть переадресован звонок клиента.

1. Следите за интонацией своего голоса

При общении люди передают друг другу информацию с помощью трех каналов: «языка жестов» (55%), интонации (38%) и слов (7%).По телефону мы также передаем собеседнику смысл нашего сообщения с помощью нескольких каналов, только в данном случае закон передачи информации выглядит по-другому. Во-первых, «язык жестов» как бы исчезает, поскольку собеседник нас не видит, а оставшиеся два канала (интонация и слова) передачи информации делят 100% смысла нашего сообщения следующим образом:

  • Интонация — 86%;
  • Слова — 14%.

Голос передает вашему собеседнику информацию о том, что вы за человек. Вашим голосом вы не только влияете на восприятие, но зачастую и создаете настроение собеседника. При общении по телефону улыбайтесь, будьте полны энергии и энтузиазма. Улыбка и положительное отношение слышатся в интонации.
Не разваливайтесь на стуле и не кладите ноги на стол, общаясь по телефону. Когда человек лежит или полусидит, меняется угол диафрагмы и изменяется тембр его голоса. Поэтому собеседник, даже не видя вас, «услышит», что вы лежите. А это недопустимо, ведь голос человека в таком положении кажется незаинтересованным и полным безразличия.

2. Приветствуйте звонящего

Если вы снимаете телефонную трубку, отвечая на внешний звонок, то, сняв трубку, сразу же поздоровайтесь с позвонившим человеком. Приветствие, конечно же, меняется в зависимости от времени дня, это может быть «Доброе утро (добрый день или добрый вечер)».
Приветствуя звонящего, вы показываете, что его звонок важен для вас и вы ему рады (если это не так, то он не должен об этом знать).
Не уподобляйтесь «телефонным динозаврам», которые, снимая трубку, говорят:

  • Алло!
  • Да!
  • Слушаю!
  • Фирма!

3. Представляйтесь по телефону

После приветствия звонящего представьтесь ему, назовите вашу организацию. При приеме внешних звонков используется два подхода, так называемые «минимум» и «максимум»:

  1. Подход «минимум»: Приветствие + название организации. Вот как это звучит: «Добрый день, издательство «Форточка!»
  2. Подход «максимум»: «минимум» + имя человека, снявшего трубку. Вот как это звучит: «Добрый день, издательство «Форточка», Марина слушает!»

Какой из подходов выбрать и использовать, решайте сами. Следование любому из них покажет позвонившим, что вы, и ваша организация — профессионалы.
Помню, позвонил я как-то в одну фирму, а там ответили: «Алло». Я спрашиваю: «Скажите, это фирма ABC?», а мне в ответ: «А вы кто?». Я говорю: «Может, я ваш потенциальный клиент», на что меня уверили: «Наши клиенты нас знают!»… и бросили трубку.

4. На входные звонки отвечайте после 2-го, максимум после 3-го звонка

Это один из законов, на выполнение которого буквально «натаскивают» телефонных операторов, секретарей компаний, работников «горячих линий» и прочий «телефонный» персонал. И вот почему.
Если снять телефонную трубку после 1-го звонка, то у позвонившего человека возникает впечатление, что нам нечего делать, и мы скучали в ожидании, когда же наконец нам кто-нибудь позвонит.
Не снимайте трубку после первого звонка, те несколько секунд, которые есть в запасе, позволят вам отвлечься от того, чем вы были заняты, и сосредоточиться на телефонном звонке.
Если дать возможность телефону звонить 4, 5 и более раз, то, во-первых, звонящий начнет нервничать (доказано, что люди в ожидании ответа по телефону очень быстро теряют терпение), а во-вторых, у него формируется вполне «определенное» мнение о нашей заинтересованности в нем и в клиентах вообще. Впоследствии он уже не поверит убеждениям в нашей способности оперативно реагировать на его потребности и проблемы.

5. Позвонив, не говорите «Вас беспокоит…» или «Вас тревожит…»

Это некое подобие национальной болезни. Подозреваю, что это происходит от чрезмерного желания выглядеть вежливым и от неуверенности в себе.Говоря человеку, что вы его тревожите (беспокоите), вы формируете у него определенное — нежелательное — отношение к себе и своему звонку.
Вы вынуждаете его насторожиться, и сами просите его относиться к вашему звонку как к нежелательному отвлечению от дел.Зачем же самому создавать себе неприятности и говорить собеседнику, мол, «я вас потревожил, нарушил ваш комфорт и сейчас буду приставать со своими вопросами»?
Скажите просто: «Доброе утро (Здравствуйте), вам звонит Марина (Марина Шестакова) из издательства «Форточка».

6. Позвонив, спросите, может ли клиент говорить с вами

У каждого человека есть свой список дел, запланированные встречи, собрания и т. д. Другими словами, когда мы ему позвонили, то вероятность того, что мы оторвали его от дел, очень высока. Особенно это касается звонков на мобильный телефон; наш собеседник может находиться где угодно и быть занятым чем угодно.
Представившись, не переходите сразу к делу, сначала поинтересуйтесь, может ли собеседник разговаривать с вами.Задавая этот вопрос, мы показываем собеседнику, что воспитаны, и что ценим его время. Тем самым мы позиционируем себя в его глазах как профессионала и вызываем уважение к себе.
Есть два способа использования данной рекомендации:

  1. Представиться + спросить о возможности уделить время + назвать цель звонка.
  2. Представиться + назвать цель звонка + спросить о возможности уделить время.

7. Переходите к сути своего звонка как можно быстрее

Представившись и попросив о времени для беседы, не тратьте время на бесцельную лирику и бессмысленные вопросы, как:

  • Ну и как вам эта жара в городе?
  • Что вы думаете о сегодняшнем заявлении нашего премьера?
  • Вы видели вчера в новостях…?
  • Вы слышали последнюю новость об Ираке?

Общаясь по телефону, деловые люди стремятся быть краткими и не отклоняться от темы. Не раздражайте их разговорами о том о сем, сообщите о цели своего звонка и начните деловой разговор.
Стоит добавить, что исключением из данного правила является общение по телефону с клиентами, с которыми за годы совместной работы у вас развились теплые приятельские или даже дружеские отношения.

8. Использование функции » hold» («удержание»)

Практически в каждом телефоне есть функция «удержание», только обозначается она по-разному, в зависимости от производителя аппарата.
Эта функция позволяет в случае необходимости «подвесить» собеседника на линии, не разъединяя при этом соединение. Она используется каждый раз, когда вам в ходе разговора необходимо отложить телефонную трубку и изолировать собеседника от происходящего в вашем помещении (от разговоров, обсуждений, шуток, анекдотов ваших коллег). Например, для того, чтобы:

  • зайти в соседний кабинет за необходимой для собеседника информацией;
  • распечатать необходимый документ;
  • позвать к телефону нужного человека;
  • уточнить что-то у коллеги.

Нажав соответствующую кнопку на своем телефоне и активизировав «hold», вы не даете собеседнику возможности слышать то, что происходит у вас в помещении. Если телефонный аппарат подключен к телефонной станции, то в течение «hold» она проигрывает вашему собеседнику запрограммированную мелодию.
Существует несколько правил, связанных с постановкой и снятием собеседника с «удержания»:

  • При постановке — спросите, может ли собеседник подождать, и объясните причину необходимости ожидания.
  • Например: «Можете ли вы подождать, поскольку для ответа на ваш вопрос я должен связаться с бухгалтерией?»
  • При снятии — поблагодарите собеседника за ожидание. Этот шаг позволяет рассеять напряженность и нервозность, которая возникает у любого, кто ожидает. Мы также показываем человека, что он нам важен и мы благодарны ему за то, что он не положил трубку.

Если вы знаете, что придется ждать больше одной минуты, то не оставляйте его на «удержании». Скажите, что перезвоните ему после уточнения интересующей его информации. При ожидании на телефоне даже одна минута кажется несколькими, не давайте собеседнику лишний повод нервничать и злиться.

9. Если спрашивают человека, который отсутствует

Не «отрезайте» позвонившего, просто констатируя факт, что нужный ему человек на выставке (в отпуске, вернется в конце недели) и не вешайте сразу трубку.
Сообщив об отсутствии нужного человека, предпримите две попытки удержать позвонившего. Предложите свою помощь. Например: «Могу ли я вам чем-нибудь помочь?» или: «Может ли вам помочь кто-нибудь другой?»
Если позвонивший человек не соглашается на предложенную помощь, то попросите оставить сообщение.
Звучит это так:

  • Что мне передать (отсутствующему коллеге)? Кто звонил?
  • Давайте я оставлю (отсутствующему коллеге) сообщение о том, что вы звонили. Представьтесь, пожалуйста.

10. Заканчивая разговор, попрощайтесь с собеседником

Обратите внимание на то, как много людей, заканчивая разговор, просто кладут трубку, даже не попрощавшись.
Сколько раз со мной такое случалось: звонишь в организацию и задаешь человеку, снявшему трубку, вопрос, например: «Скажите, вы в субботу работаете?». В ответ звучит «Да» или «Нет», и разговор прекращается. Однажды я все-таки перезвонил еще раз и спросил: «Почему вы бросаете трубку, у меня еще есть к вам вопрос?» Ответ был просто гениален: «Надо быстрее говорить!».
В ситуации, подобной описанной выше, прежде чем попрощаться со звонящим, поинтересуйтесь: «Могу ли я ответить еще на какой-то вопрос?», и только получив отрицательный ответ, завершите разговор.Прежде чем положить трубку, попрощайтесь с человеком, скажите ему всего лишь простое: «До свидания».

11. Подстраивайтесь под скорость речи собеседника

Если человек говорит медленно, это свидетельствует о том, что и его процесс мышления протекает с той же скоростью. Значит, он внимательно оценивает каждое услышанное и произносимое им слово и тщательно взвешивает полученную информацию перед принятием окончательного решения. Общаясь с такими людьми, слегка сбавьте темп своей речи. Не обманывайте себя, считая, что чем быстрее будете говорить, тем быстрее ваши собеседники будут соображать. Совсем наоборот, не поспевая за темпом вашей речи, они потеряют ход ваших мыслей и окончательно запутаются.
Человек, который говорит быстро или очень быстро, схватывает мысли на лету и принимает решения без долгих раздумий, возможно, даже поспешно. Его раздражает медлительность и неторопливость, он нетерпелив и жаждет действий. Ускорьте темп своей речи, общаясь с такими людьми.
Меняйте темп своей речи, только не переходите ту грань, за которой начинается пародия.

12. Не жуйте, не пейте и не курите, общаясь по телефону

Если вы думаете, что, совершая перечисленные выше действия, вы скроете их от телефонного собеседника, то ошибаетесь. Множество раз я разговаривал с людьми, которые считали, что замаскировали пережевывание пищи или курение, даже не отдавая себе отчета в том, насколько это неприятно звучит по телефону.
Однажды я позвонил клиенту, из ответа которого мне стало понятно, что он жует. Я ему говорю: «Приятного аппетита», а он мне в ответ: «А что, слышно?».
Отложите в сторону свою жвачку (котлету, сигарету).

13. Не извиняйтесь перед собеседником за то, что заняли его время

Эта рекомендация относится и к проведению встреч.Если вы считаете, что оторвали собеседника от важных дел или что отняли его ценное время, то не говорите ему об этом вслух.Сказав «извините, наша встреча (беседа) затянулась, я, наверное, занял ваше время», — вы сами наведете его на мысль о том, что:

  • он потерял свое время, общаясь с вами;
  • ваше время ничего не стоит;
  • вы не уверены в себе;
  • вы чувствуете себя виноватым.

Вместо извинения вы можете поблагодарить собеседника:

  • Спасибо за то, что нашли возможность встретиться (переговорить) со мной.
  • Я понимаю вашу занятость, спасибо вам за время, выделенное на нашу встречу.

Вы показываете, что цените его и его время, но не выставляете себя «виноватым просителем».

14. Использование громкой связи (спикерфона)

Не используйте громкую связь без крайней необходимости и без предупреждения и согласия собеседника. При сегодняшнем уровне технологии клиент услышит разницу между общением с вами через трубку и с помощью «спикерфона». Услышав, что вы говорите с ним, используя громкую связь, клиент практически сразу ощутит дискомфорт и насторожится. К тому же он сделает два вывода:

  • Этот человек, общаясь со мной, занимается еще чем-то, более важным для него.
  • Нас кто-то подслушивает.

Только в крайнем случае рекомендуется использовать громкую связь, и только с согласия собеседника, например: «Позвольте переключить наш разговор на громкую связь, чтобы директор по маркетингу тоже мог принять участие в беседе».

15. Общение с секретарями

Если ваша работа предполагает совершение звонков в организации, то это означает, что вы периодически общаетесь с секретарями этих организаций. Сегодня секретарские должности занимают образованные и квалифицированные люди, являющиеся «лицом компании» и оптимизирующие работу своего начальства. К их мнению прислушиваются, их достаточно высоко ценят как «работников передовой».
Вот несколько рекомендаций по взаимодействию с секретарями:

  • Не оскорбляйте, не унижайте и не недооценивайте их. Эти люди зачастую обладают большой властью. Они могут стать либо вашими сторонниками, либо врагами, все зависит от вас. Проявляйте к ним уважение и почтение, и они отплатят вам тем же.
  • Относитесь к ним так же, как к своим клиентам. Секретари тоже являются вашими клиентами, они влияют на мнение своего руководства о вас, о вашей компании и вашем продукте. При желании они могут преподнести ваш звонок (факс, письмо) как «очередную выходку назойливого идиота из дурацкой компании». Они могут сделать так, что ваши письма, факсы и электронная почта «не будут доходить» до получателя. Учитывая это…
  • Стройте с ними взаимоотношения. Неважно, будете ли вы это делать с помощью букетов, шоколадок или за счет своего уважительного отношения. Запомните одно: завоевав расположение секретаря, вы получаете своего сторонника в организации клиента. Кроме того, никто не знает, менеджером какого направления и в какой компании этот человек станет завтра.

Источник: Элитариум

Главное в начале разговора — создать доверительные отношения, а затем провести беседу в соответствии с той целью, ради которой вы звоните. Для этого соблюдайте следующие правила общения по телефону.

Правило 1. ПЛАНИРУЙТЕ ПЕРЕГОВОРЫ

Перед началом разговора хорошо продумайте:

  • удобное время для звонка и его длительность;
  • четко определите цель своего звонка;
  • составьте план ведения разговора.

Продумайте ответы на следующие вопросы:

  • Что вы собираетесь рассказать о себе и компании, в которой работаете?
  • Какие вопросы вы собираетесь задать собеседнику, чтобы выяснить его потребности и создать необходимую мотивацию для дальнейшей встречи?
  • Какие могут быть возражения, и ваши возможные ответы?
  • Как вы собираетесь завершить разговор и договориться о встрече?

Правило 2. СНИМАЙТЕ ТРУБКУ НА 3-ИЙ СИГНАЛ (в том случае, если вам звонят).

Телефонный бизнес-этикет нормирует общение с клиентом. По соблюдению бизнес-этикета клиент судит о корпоративной культуре компании. Поднимайте трубку на 3-ий звонок: на первый звонок – отложите дела, на второй – настройтесь, на третий – улыбнитесь и снимите трубку. Если трубку вы не берете слишком долго, это свидетельствует о низкой корпоративной культуре компании.

Не суетитесь. Очень многие моментально хватают трубку. Любому человеку требуется хотя бы пора секунд, чтобы сконцентрироваться и настроиться на разговор.

Правило 3. РАЗГОВАРИВАЯ ПО ТЕЛЕФОНУ, ОБЯЗАТЕЛЬНО УЛЫБАЙТЕСЬ.

Помните, когда вы улыбаетесь, ваш голос становится более приятным. Так что, улыбайтесь чаще. Некоторые телефонные профи размещают зеркало напротив, чтобы видеть выражение своего лица, пока они говорят. Все это позволяет контролировать наличие улыбки на лице.

Правило 4. ПРИВЕТСТВУЙТЕ СОБЕСЕДНИКА.

Приветствуйте собеседника максимально доброжелательно и энергично. Придумайте несколько способов как можно поздороваться. Пусть у вас будут различные варианты, для людей разного пола и возраста. Разговор с клиентом лучше начинать со слов «Добрый день (утро, вечер)». Они более живые и располагающие, чем просто «здравствуйте». Помните, что на том конце провода кто-то тоже хочет, чтобы его уважали, понимали и, может быть, в этот момент помогли ему…

Правило 5. ВАШ ГОЛОС – ВАША ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА.

По содержанию первых слов и по звучанию голоса клиент определяет ваш профессионализм, выбирает стиль общения с вами. Ваш голос – это одежда, цвет волос, темперамент и выражение лица. Помните, что при телефонном разговоре вы не сможете сопроводить слова мимикой и жестами. Здесь прежде всего важно звучание вашего голоса, умение грамотно выражать свои мысли и, конечно, как непременное условие, уважение к собеседнику.

Правило 6. НАЗОВИТЕ СЕБЯ ПО ИМЕНИ.

Четко назовите свое имя и фамилию. Затем назовите компанию, которую вы представляете. («Меня зовут … Компания «Три кита»). Вот варианты, которые можно назвать крайне вредными и неудачными: «Угадай, кто тебе звонит», «Неужели ты не узнаешь меня?». Эти вопросы создают психологический дискомфорт у другого человека. Поставьте себя на место клиента, и вы почувствуете раздражение. Не удивляйтесь, если клиент будет сопротивляться вашим предложениям после такого приветствия. К неудачной задумке можно отнести оборот «Вас беспокоит…». После этой фразы человек на другом конце провода начинает беспокоиться. Попробуйте не думать о хромой обезьяне. Разве это возможно? Частица «не» стирается, и воспринимается вторая часть фразы. Вы же становитесь еще и виновником этого «беспокойства».

Правило 7. УЗНАЙТЕ ИМЯ СОБЕСЕДНИКА.

Для этого используйте фразу «Меня зовут… Простите, а как я могу к Вам обращаться». Но не стоит торопиться с узнаванием имени клиента. Лучше это делать после того, как покупатель адаптируется к обстановке. В дальнейшем при общении периодически называйте клиента по имени. Произносить имя – означает проявлять уважение к человеку. Не следует произносить его скороговоркой, лучше с чувством и в том же темпе, в каком идет разговор. Если у клиента необычное или интересное имя, прокомментируйте его с уклоном в хорошую сторону (Скажите человеку, что у него интересное имя, большинству это понравится).

Следующие варианты можно назвать неудачными: «С кем я говорю?», «Это кто?», «Кто у аппарата?». И не пытайтесь заниматься угадыванием: «Это Ира? Нет? Татьяна Львовна? Нет? А кто тогда?». Или еще хуже: «А куда я попал?». На что существует стандартный ответ, сказанный раздраженным голосом: «А куда вы звоните?».

Вы можете придумать много разных вариантов, типа «Я могу поговорить с Александром Сергеевичем?».
Если вы забыли имя того, с кем в прошлый раз говорили, лучше спросите «Не могли бы вы напомнить мне ваше имя?»

Правило 8. ВЫЯСНИТЕ: МОГУТ ЛИ С ВАМИ ГОВОРИТЬ.

Это очень важно! Возможно, что именно в этот момент ваш клиент занят ответственным и важным для него делом. Или ваш разговор в данный момент неуместен по какой-то другой причине. Используйте фразу «Вам (а лучше назвать собеседника по имени) удобно сейчас разговаривать?». Помните, нарушив это правило, вы можете потерять клиента навсегда. Ваша сделка не состоялась. Звоните в нужное время нужным клиентам и с нужными предложениями. Деловые звонки лучше делать в начале или в конце рабочего дня.

Правило 9. СОЗДАЙТЕ ГОЛОСОВОЕ СООТВЕТСТВИЕ.

Первые фразы говорите медленно, спокойно и внятно, не выливайте на собеседника водопад информации – дайте ему время настроиться на разговор. Выделяйте голосом особо значимые слова, меняйте интонацию. Употребляйте короткие сообщения: т.е. одно предложение — одна мысль. Ваш голос по возможности должен быть глубоким и «бархатным», однако соблюдайте меру, не переигрывайте. Вы можете так же подстраиваться под громкость, ритм, и темп речи клиента. Собеседнику это соответствие будет приятно. Звучание вашего голоса определяется позой, лицевой экспрессией, осанкой. Настройтесь на разговор – буквально и фигурально. Речь – это непросто шевеление губ и языка. В работе органов участвуют легкие, диафрагма, гортань, голосовые связки, рот, язык и губы. Разумеется, сигарета во рту, жвачка, леденец, кофе во время разговора, шум в комнате, музыка — разрушают раппорт телефонных переговоров.

Правило 10. СЛЕДУЙТЕ ПЛАНУ.

У вас есть цель разговора и подготовленный план. Не пытайтесь решить сразу все проблемы по телефону. Особенно избегайте разговоров о цене на свою продукцию, денежные вопросы лучше всего решать при встрече. Подготовьте необходимые материалы, ручку, чистый лист бумаги. Говорите конкретно, и о главном. Внимательно слушайте собеседника. Задавайте клиенту вопросы, направляя разговор в нужную вам сторону. Помните, ваша главная цель — договориться о встрече, когда вы сможете обговорить детали и подписать контракт. Для этого вы должны создать хорошую мотивацию у клиента.

Правило 11. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕХНИКИ АКТИВНОГО СЛУШАНИЯ

Они демонстрируют вашу заинтересованность и вовлеченность. «Так…», «Понятно…» и др. Контролируйте время разговора. Не позволяйте клиенту уходить в сторону. Отвечайте на большинство вопросов вопросами и подводите собеседника к встрече.

Правило 12. ДОГОВОРИТЕСЬ О ВСТРЕЧЕ.

Договариваясь о встречи, убедитесь, что ваш собеседник правильно понял вас, и записал день и час встречи. Переспросите собеседника, удобно ли вам ему перезвонить накануне, чтобы убедиться, что встреча состоится? Все эти мероприятия полезны, чтобы ваш клиент мог спланировать свое время и достойно подготовится к встрече. Приглашая собеседника к себе в офис, называйте точный адрес и подробно рассказывайте, как до вас можно проехать. Используйте стандартную фразу: «У Вас есть под рукой карандаш, пожалуйста, запишите как Вам удобнее будет до нас добраться «

Правило 13. ПОБЛАГОДАРИТЕ СОБЕСЕДНИКА ЗА ЗВОНОК.

Клиенты склонны эмоционально запоминать то, что было в начале разговора, и принимать как руководство к действию то, что было в конце. В конце разговора максимально доброжелательно попрощайтесь с собеседником. «Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, звоните, будем рады Вам помочь». «Подъезжайте, в любое удобное для Вас время, будем рады Вам помочь», «Всего доброго», «Было очень полезно получить от вас эту информацию». Поблагодарите за уделенное внимание, интерес к вашей фирме, пожелайте приятно провести остаток дня или предстоящие выходные. Не забывайте, что заканчивает разговор позвонивший. Помните, что разговором вы закладываете фундамент вашей личной встречи, поэтому доброжелательность превыше всего.

Правило 14. ЗАПИШИТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.

Запишите общее отношение клиента к информации, что вы ему сообщили, договоренность о месте, дате и времени встречи или звонка, кто кому должен позвонить, и ключевые моменты, прозвучавшие в разговоре.

Правило 15. ИЗВЛЕКАЙТЕ УРОКИ ИЗ КАЖДОГО ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА

Алмаз Закиров

Обратите внимание на наши программы:

  • Холодные продажи по телефону
  • Телефонные продажи
  • Активные продажи
  • Телефонные продажи для опытных менеджеров
  • Телефон — эффективный инструмент продаж
  • Холодные звонки по телефону
  • Техники холодных звонков

Появились интересные мысли? Хотите задать вопрос или заказать тренинг? Напишите нам! mail@master-class.spb.ru

Около 40% ваших потенциальных покупателей кликнут на окошко онлайн-консультанта вместо того, чтобы позвонить, если у них есть выбор. Это проще: в чате за пару минут объяснят разницу между товарами и помогут заказать, а переписываться с менеджером можно хоть на рабочем месте, хоть в транспорте – удобнее, чем звонок. От умения работы в чате зависит конверсия, в конечном итоге, окупаемость SEO продвижения сайта и контекстной рекламы.

В идеале онлайн-чат работает как полноценный канал связи – помогает продавать больше и располагать к себе клиентов. Но только при условии, что ваши менеджеры умеют общаться в таком формате и не допускают ошибок. Основные советы и техники удержания покупателей в чате мы собрали для вас в этой инструкции.

Чего хочет клиент: правила хорошего тона в онлайн-чате

Культура общения в чате сопоставима с правилами телефонных и личных переговоров – вежливость, эмпатия и готовность помочь располагают покупателя при любом формате контакта. Но у онлайн-консультанта есть свои технические нюансы, и на них нужно делать поправку.

Реагируйте быстро

В чате клиент рассчитывает на мгновенную реакцию. Чем дольше ожидание, тем больше шанс, что человек просто закроет вкладку и уже не увидит ответ менеджера. Обычно у вас есть не больше минуты, чтобы среагировать на сообщение и начать разговор.

Несколько советов:

  1. Настройте уведомления, чтобы менеджер сразу получал сигнал о сообщении в чате и мог вовремя ответить.
  2. Если никого из консультантов нет онлайн, отключайте чат. Можно просто менять статус на «оффлайн» с поясняющим текстом – тогда все обращения вы получите на электронную почту и сможете перезвонить в рабочее время.
  3. Добавьте возможность из окна диалога перейти в удобную соцсеть или мессенджер. Если покупатель воспользуется ей, ему не придется держать вкладку открытой, а у вас появится больше времени для ответа.

Используйте шаблоны

Не один десяток раз за рабочий день ваших менеджеров спросят, как оплатить, есть ли гарантия и на какое время можно заказать доставку. Каждый раз продумывать и набирать сообщение – долго. Заранее заготовьте ответы на каждый популярный вопрос клиентов и меняйте шаблон в зависимости от контекста.

Делайте общение живым

Менеджер в чате должен быть вежлив, но плохо, когда он напоминает робота: говорит канцелярским языком, не может сам принять решение и действует строго по скрипту, боясь сказать лишнее слово сверх стандарта.

Несколько способов «очеловечить» общение:

  1. Пишите просто и понятно. Деловой этикет не обязывает смущать клиента искусственными фразами вроде: «Самовывоз товаров осуществляется по адресу ул. Шверника, д. 11 с 10:00 ежедневно». Напишите то же самое доступно и без лишнего официоза: «Вы можете забрать футболку в нашем магазине на Шверника, 11. Работаем с 10 утра».
  2. Добавляйте эмоций (в меру). Дозированно используйте в общении эмодзи и смайлики – это располагает 🙂
  3. Подключайте к работе с чатом тех сотрудников, которые принимают решения и хорошо разбираются в продукте.
  4. Указывайте в профиле чата реальное имя и фото менеджера вместо «пластиковых» лиц из фотостока.

Давайте полные ответы вместо ссылок

Даже если у вас на сайте отлично прописаны условия доставки, цены и характеристики товаров, клиенты постоянно будут запрашивать эту информацию в чате. Будьте терпеливы и не бросайтесь ссылками – вместо этого давайте в чате полные ответы и предлагайте помощь. Это повысит лояльность и доверие к вам, ведь клиент увидит в онлайн-консультанте эксперта, который сам может объяснить сложные вещи.

1 шаг диалога – 1 сообщение

Формулируйте сообщение полностью и не пишите в чате обрывками фраз.

Это бывает уместно в личной переписке, но для онлайн-консультанта растягивать мысль на 10 сообщений плохо по трем причинам:

  1. У клиента создается впечатление, что менеджеру лень формулировать мысль полностью.
  2. Есть риск, что посетитель сайта прочитает только часть сообщений и закроет окно, так и не увидев важных подробностей.
  3. Многократные звуковые оповещения в чате раздражают и негативно настраивают клиента – вам это не нужно.

Конечно, иногда приходится отправить что-то вдогонку к основному сообщению – это нормально воспринимается и оживляет диалог. Но по возможности формулируйте мысли компактно.

Как не терять клиентов и доводить сделки в чате до конца

Если вы соблюдаете правила общения в чате, это уже располагает потенциальных покупателей и повышает шансы получить заказ. Но консультант в чате – это не просто сотрудник службы поддержки, а продавец, и он может влиять на исход разговора. Предлагаем несколько советов именно в сфере продаж: как общаться с клиентом, чтобы чат помогал, а не мешал продавать.

Направляйте общение в нужное русло сами

Задача онлайн-консультанта – не просто отвечать на вопросы, а самостоятельно вести разговор по схеме прямых продаж (установить контакт, выявить потребности клиента, представить точно подходящий товар и закрыть сделку).

Вот несколько рекомендаций:

  1. На приветствие клиента не отвечайте просто «Здравствуйте», а сразу предложите помощь. Причем лучше работает не стандартная фраза «Чем я могу помочь?», а текст именно для вашей ниши – например, «Помочь вам выбрать обучающий курс?».
  2. Чтобы быстро и точно подобрать товар или услугу, задавайте вопросы сами. Выясните, что именно и для каких целей ищет клиент, уточните нюансы использования.
  3. Если клиент попросил помочь с выбором, старайтесь предложить несколько альтернативных вариантов – хотя бы на 1 больше, чем от вас ждут.
  4. Уточняйте и проверяйте информацию. Особенно это важно на этапе, когда оформляется покупка – предложите клиенту перепроверить номер телефона, адрес, состав заказа и другие важные данные, чтобы избежать проблем в будущем.

Предлагайте альтернативы

Иногда клиенты запрашивают отсутствующий на складе товар. Худшая реакция в чате на вопрос вроде «Подскажите, есть ли в наличии белая плитка?» – ответить «Нет» и свернуть переписку. Получится грубо и неэффективно, клиент уйдет и не захочет обращаться снова.

Как правильно:

  • Используйте вежливые формулировки. Не сухое «Нет», а «К сожалению, именно такую плитку сейчас заказать нельзя» и т.п.
  • Предложите другой похожий товар из тех, что есть в наличии («Вместо нее могу показать вам…»).
  • Задайте уточняющие вопросы (что именно человек ищет) и предложите помощь в подборе.

Так общение продолжится, у клиента сохранится приятное впечатление, а вы получите шанс все-таки совершить продажу.

Вовремя переходите на телефонный разговор

Иногда информации и нерешенных вопросов в чате становится так много, что быстрее и проще продолжить общение по телефону. Хороший менеджер умеет чувствовать удачный момент для перехода и вовремя предлагает клиенту обменяться контактами и созвониться.

Такие ситуации кажутся сложнее обычного общения в чате, но на деле именно они чаще всего заканчиваются продажами. Это уже не холодный звонок – вы говорите с «горячим» клиентом, который знаком с вами, потратил время на общение и хочет в результате получить нужный товар или услугу.

Чек-лист по общению в чате

Обобщим правила работы с онлайн-чатами:

  1. Отвечайте на сообщения в течение 1 минуты и меняйте статус чата, когда менеджеров нет на месте.
  2. Заготовьте шаблоны ответов на популярные вопросы.
  3. Пишите доступно, добавляйте эмоции и быстро принимайте решения: менеджеры не должны быть роботами.
  4. Давайте полноценные ответы в чате, не отправляйте клиента искать информацию самостоятельно.
  5. Старайтесь уложить мысль в 1 сообщение.
  6. Ведите разговор по схеме продаж, а не просто отвечайте на вопросы.
  7. Не говорите «Товара нет» – уточняйте потребности и предлагайте альтернативу.
  8. Распознавайте момент, когда пора созвониться.

Если вы все еще не выбрали онлайн-консультант: своим клиентам мы обычно рекомендуем JivoSite – он наиболее функциональный и быстро реагирует на новшества рынка, предлагая удобные интеграции.

За употребление в разговоре этих коротких слов люди должны получать медали, потому что добавление любого из них имеет большое значение для преобразования среднего уровня обслуживания клиентов в отличное.

Положительные слова, которые нужно использовать:

1. Определенно

2. Конечно

3. Абсолютно

4. Обязательно

5. Фантастично

Пример их использования:

Повседневные фразы

Как сотрудник центра обработки вызовов, это ваша работа, чтобы помочь клиенту чувствовать себя в своей тарелке с той минуты, когда вы скажете «Здравствуйте». Правильное использование этих фраз поможет успокоить вашего клиента. Вы произнесете спасительные, симпатичные уху фразы, которые они надеялись услышать.

6. «Будьте уверены, мистер…»

7. «Я понимаю неудобства, с которыми вы столкнулись…»

8. «Я буду более чем рад помочь вам…»

9. «Я полностью понимаю, что ваша ситуация…»

10. «Я гарантирую, что…»

11. «Я сделаю для вас немедленно…»

12. «Я уверяю вас, что буду стараться изо всех сил…»

13. «Что я могу сделать для вас прямо сейчас…»

14. «Я прошу прощения за неудобства, с которыми вы столкнулись… «

Посоветуйте… но не свысока

Это может быть трудно, сказать клиенту, что ему нужно делать, без снисходительного отношения, особенно при работе с техническими проблемами. Тем не менее, включение этих фраз в ваш словарный запас поможет вам преодолеть это и создать более позитивный пользовательский опыт.

15. «Я хотел бы предложить / Я рекомендую…»

16. «Чтобы избежать подобные неудобства в будущем, прошу вас… «

От А до Я с улыбкой

Когда вы даете инструкции по телефону, то это ваша работа, сделать процесс понимания как можно проще. Попробуйте включить следующие фразы в ваш разговор, чтобы помочь вашему клиенту получить помощь от А до Я, с улыбкой на лице.

17. «Все, что вам нужно сделать, это просто…»

18. «Простой способ / метод, чтобы изменить это…»

19. «Как только вы получаете…»

Гладкая Продажа

Даже в то время, когда вы имеете дело с жалобой клиента, все равно бывает необходимо продать ему что-то из других областей бизнеса. Вот некоторые полезные фразы, которые помогут вам заключить сделку.

20. «Вы будете в восторге…»

21. «У нас есть разнообразные…»

22. «Это замечательный сервис, где вместо _______, вы можете ____________…»

23. «Это самый лучший план / схема для ваших требований…»

24. «Всего за небольшую сумму вы можете…»

25. «Для таких особых клиентов, как вы…»

Мы надеемся, что все представленные слова и фразы помогут вам наладить отношения с вашими клиентами!

Впервые опубликовано 7 июня 2011 в рубрике «Советы и рекомендации, управления, языка, взаимопонимания».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *