Факсимиле в договоре

Иногда руководители в силу занятости не имеют возможности подписать документ. В такой ситуации на помощь приходит факсимиле. Однако не всегда это допустимо, а в некоторых случаях даже противозаконно. Нельзя использовать факсимиле на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия.

В соответствии с Гражданским кодексом *(1) при совершении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Случаи и порядок воспроизведения факсимильной подписи специальными законами не предусмотрены. Таким образом, следуя буквальному толкованию закона, использование факсимиле допускается по договоренности между сторонами правоотношений. Как правило, при совершении гражданско-правовых сделок.

Однако следует учитывать, что имеются случаи, когда факсимильная подпись не будет признана государственными органами, судами и контрагентами:
— наличие факсимиле не предусмотрено соглашением сторон;
— наличие факсимиле прямо не предусмотрено законом;
— факсимиле используется за рамками гражданско-правовых отношений (налоговые, административные и пр.);
— наличие специального правового регулирования, когда законом предписано наличие личной подписи;
— недобросовестное использование факсимиле с целью получения необоснованной налоговой или материальной выгоды за счет контрагентов (третьих лиц).

Применение факсимиле в бухгалтерском и налоговом учете
Споры, которые ведутся вокруг возможности использования факсимиле, зачастую основываются на игнорировании положений Гражданского кодекса. Если поддержать позицию широкого использования факсимильной подписи, то можно представить подписание с помощью факсимиле приговора суда по уголовному делу, решения арбитражного суда. В данном случае нельзя не согласиться с официальной позицией чиновников финансовых ведомств, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия*(2), так как в данном случае речь идет не о договоренностях между участниками в гражданско-правовой сфере, а в рамках финансовых, налоговых и иных правоотношений. Доверенность, в свою очередь, является хотя и гражданско-правовой сделкой, но односторонней, то есть соглашения о форме и факсимильных реквизитах быть не может.

В этой связи автор считает бессмысленными споры о возможности использования факсимильного клише в документах первичного бухгалтерского учета.

Необоснованным является довод о том, что положениями Закона N 402-ФЗ*(3) об обязательных реквизитах первичного учетного документа не предъявляется требований собственноручной подписи, проставляемой на первичных документах. Сторонники данной позиции забывают, что закон в данном случае не дает прямого предписания или разрешения (указания на возможность) использовать факсимильную подпись.

Президиум ВАС РФ*(4) указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. В настоящее время судебные органы придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Данная правовая позиция стала практикообразующей*(5).

Кроме того, судьи справедливо указывают*(6), что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных бухгалтерских документов не влечет каких-либо правовых последствий, поскольку порядок оформления первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур определяется Налоговым кодексом и Законом о бухучете, тогда как гражданское законодательство к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям не применяется*(7).

Из вышеизложенного следует, что применять факсимиле в бухгалтерском учете и в области налоговых правоотношений не следует.

Использование факсимиле в иных сферах

Спорные вопросы о возможности применения факсимиле в иных сферах не вызывают пристального внимания государственных чиновников, однако для судов данные вопросы остаются актуальными. Наличие клише в руках недобросовестных контрагентов, собственных сотрудников предприятия может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам, причинению материального ущерба. В этих случаях суды рассматривают факты применения факсимильной подписи с учетом специальных норм, наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи, сложившихся обычаев во взаимоотношениях между сторонами, добросовестности контрагентов.

Суды подчеркивают обязательность наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи. Так, ВАС РФ, разбирая одно из дел*(8), указал следующее. Гражданским кодексом *(9) предусмотрено, что договор поручительства должен быть совершен в письменной форме, при этом несоблюдение письменной формы влечет недействительность договора поручительства. А так как договор поручительства не был подписан собственноручно генеральными директорами и содержит лишь факсимильное воспроизведение их подписей, и при этом соглашение об использовании факсимиле сторонами не было предусмотрено, то договор поручительства считается незаключенным.

Также высшие судьи считают, что отсутствие между сторонами соглашения об использовании аналога собственноручной подписи в виде печатной формы (факсимиле), оформленного в соответствии с Гражданским кодексом в письменной форме, указывает на необходимость наличия собственноручной подписи в распоряжениях банку как обязательное требование об идентификации распорядителя счета*(10).

В другом случае суд указал на необходимость применения нормы специального законодательства*(11). Так, не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства *(12) и не соответствующим требованиям специального законодательства.

Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требования к форме вексельного обязательства*(13). В связи с дефектом формы векселя отпадает и обязательство авалиста.

Необходимо отметить, что в рамках гражданско-правовых споров суды обращают внимание не только на формальную сторону сделок, но и на фактически сложившиеся взаимоотношения сторон, отказывая в защите недобросовестной стороне. В одном из определений *(14) ВАС РФ указал, что частичная оплата поставленного по соответствующим накладным товара, принятого с использованием факсимиле подписи, свидетельствует о прямом последующем одобрении предпринимателем соглашения и соответственно подтверждает осведомленность предпринимателя об оспариваемом соглашении.

В другом случае*(15) суд счел несостоятельным довод ответчика об отсутствии задолженности по договору поставки в связи с использованием истцом при оформлении документов факсимиле, так как ответчик как покупатель по договору не опроверг факт поставки товара в адрес покупателя. Использование факсимиле истцом само по себе не нарушает права покупателя.

В одном из рассматриваемых дел*(16) высшие судьи учли, что акты выполненных работ за спорный период были подписаны ответчиком способом, аналогичным тому, которым они подписывались на протяжении всего срока действия договора. Также доказательств того, что факсимильная подпись и оттиски печати со стороны заказчика были проставлены самим истцом, представлены не были. В связи с этим суд пришел к выводу, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи в силу сложившейся между ними обычной практики, а также о том, что фактическое оказание услуг подтверждено иными имеющимися в деле доказательствами.

Факсимиле в трудовых отношениях

В трудовых правоотношениях применение факсимиле не предусмотрено законом. Ссылка на статью 160 Гражданского кодекса в данном случае применяться вообще не может. Трудовые отношения регулируются нормами не гражданского, а трудового законодательства *(17). В связи с этим говорить о правомерности подписания трудового договора и иных документов с работником с помощью клише вообще нельзя. Сам факт допуска к работе хотя и свидетельствует о наличии трудового договора*(18), но не снимает проблемы для работника при оспаривании им условий договора (рабочее место, величина и порядок оплаты, премирования, рабочее время).

Наличие документооборота с факсимильной подписью руководителя не будет иметь принципиального значения, если стороны соблюдали условия данного договора и он соответствовал их волеизъявлению. Однако если между сторонами возникнет спор о наличии трудовых отношений, то документы, подписанные факсимиле, суд может не принять в качестве доказательства.

Так, суд правомерно пришел к выводу, что если приказ, трудовой договор и должностная инструкция от имени работодателя подписаны путем проставления факсимильной подписи генерального директора, то трудовые отношения между работником и работодателем отсутствуют*(19).

Из вышесказанного можно сделать вывод, что законная сфера применения факсимиле — гражданско-правовые отношения на основании соглашения сторон. Все иные области применения клише вне рамок нормативного регулирования. Следует также обратить внимание, что использование и порядок хранения клише внутри организации должны быть урегулированы локальными нормативными актами с целью ограничения доступа к ним посторонних лиц, а также незаконного или несанкционированного использования.

ИТОГ——————————————————————

┌─────────────────────────┐
┌────┤ Факсимиле ├──────┐
│ └─────────────────────────┘ │
▼ ▼
Нельзя подписывать Можно подписывать
┌───┐ ┌───┐
│ х │ │ v │
└───┘ └───┘
┌─────────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────┐
│- доверенности │ │договоры поставки (при │
│- платежные документы │ │наличии соглашения об │
│- первичные документы │ │использовании факсимильной │
│бухгалтерского учета │ │подписи) │
│- договоры поручительства │ │ │
│- векселя │ │ │
└─────────────────────────────────┘ └────────────────────────────┘

Юридическая сила факсимиле подписи

Зависит от вида документа.

Об использовании факсимиле на различных документах см. ниже.

Гость, знакомьтесь — Правобот!

Интеллектуальный сервис для подбора судебной практики. Думает, как юрист, только быстрее.

Познакомиться поближе

1. Акты и договоры.

Возможность и порядок применения факсимильной подписи на актах приема-передачи выполненных работ и договорах (дополнительных соглашений) стороны должны предусмотреть в договоре. В противном случае суд может не признать акты могут в качестве документов, которые подтверждают факт выполнения работ, а договор суд может признать незаключенным (например, постановление ФАС ПО от 19.02.2010 № А72-10043/2009). Как следствие, это послужит отказом в вычет НДС.

Судебная практика по вопросу применения факсимиле на договорах, первичке и счет-фактуре в целях применения вычета НДС неоднородна: постановление ФАС УО от 29.04.2008 № Ф09-2840/08-С3, постановление ФАС СЗО от 11.04.2012 № А56-69600/2010, Постановление ФАС ЦО от 12.08.2011 № А48-3632/2010.

Аналогично и с претензионной работой – проставление факсимиле на претензии для правомерности надо согласовать в локальных актах и договорах.

2. Кадровые и первичные учетные документы.

Кадровые документы, являющиеся первичными учетными документами организации, должны соответствовать законодательству о бухучете (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом должно соблюдаться требование о наличии в первичном учетном документе обязательных реквизитов. Одним из реквизитов являются подписи соответствующих лиц (лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события). Минфин разъясняло, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур (письма Минфина от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 и от 27.08.2015 № 03-07-09/49478).

3. Трудовая книжка.

При увольнении работника все записи в его трудовой книжке за время работы у данного работодателя заверяются подписью работодателя или лица, которое несет ответственность за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ни инструкция, ни Правилами не оговаривают возможность применения факсимиле при внесении подписей в трудовые книжки.

Трудовое законодательство (в отличие от гражданского) не допускает применение факсимиле. На письмах, грамотах, поздравлениях использовать факсимиле допустимо.

4. Трудовой договор.

Применение факсимиле при подписании трудовых договоров не допускается.

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах6и7статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13,письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ впостановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот моментФедеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗистатью 169НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку встатье 169НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеруписьмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33.

Президиум ВАС РФ в уже упомянутомпостановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
– К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь напункт 2статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Налоговые декларации

Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется.В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

Доверенности

В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях185и185.1ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной.А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.

Комментарий редакции

Налоговикам тоже запрещено использовать факсимиле

Налоговое ведомство старается максимально ограничить применение факсимиле налогоплательщиками. Однако и сами инспекторы пользоваться оттисками вместо подписей не могут (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13). Поэтому, если вам пришел штраф или любая другая бумага от налоговиков, заверенная факсимиле, можете смело оспаривать ее в суде.

Кадровые документы

Здесь двоякая ситуация. С одной стороны, понятие факсимиле в Трудовом кодексе не раскрыто, а нормы гражданского права на трудовые отношения не распространяются (ст. 5 ТК РФ). С другой стороны, запретов на его использование тоже нет. Получается, работодатель тут действует на свой страх и риск.

Однако особое внимание хочу обратить на трудовые договоры. К факсимиле со стороны руководителя трудовики запросто могут придраться. Главным аргументом будут сомнения – вы ли поставили этот штамп и действительно ли вы хотели заключить конкретный договор.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Но ведь договор автоматически считается заключенным, если сотрудник начал работу. Тогда получается, что факсимиле не важно?
– Да, аргумент вполне разумный. Наличие факсимиле не может повлиять на сам факт заключения договора. И уж тем болееиз-за факсимильной подписи трудовой договор не признают ничтожным. Но трудовики вполне законно возразят: если подпись ставил не работодатель, то неизвестно, на этих ли условиях он предлагал работу сотруднику. Нарушение трудового законодательства налицо.

Что касается других кадровых документов, заверенных факсимильной подписью, то и к ним при желании проверяющие могут придраться. Попробуйте подстраховать себя локальными актами. В них нужно прописать порядок использования факсимиле именно в кадровых документах. Однако сразу оговорюсь, что никто не даст гарантии, что эта мера поможет. Вывод: использовать факсимиле в кадровых документах не стоит, чтобы исключить лишние придирки проверяющих.

Договоры с контрагентами

О ЛЕКТОРЕ

Раиса Константиновна Цветкова окончила Институт профессиональных бухгалтеров России. Имеет опыт работы в сфере бухгалтерского и налогового учета более восьми лет. Специализируется на расчете заработной платы, вопросах бухгалтерского и налогового учета.

А вот в договорах с бизнес-партнерами факсимиле будет уместным. Ведь ваши сделки с партнерами относятся к гражданско-правовой плоскости права, а факсимиле предусмотрено специально для этих случаев.

Однако прежде чем вооружиться штампом, заключите с контрагентами соглашение (п. 2. ст. 160 ГК РФ). В нем обе стороны подтверждают, что согласны пользоваться факсимиле вместо собственноручных подписей ответственных лиц. Действие документа распространится только на бумаги, которыми обмениваются между собой контрагенты. В соглашении можно указать, на какие именно.

Но соглашение – обязательное условие использования факсимильной подписи. Без него документы по сделкам с факсимиле сочтут недействительными (постановление ФАС ВСО от 23 марта 2010 г. № А58-4290/08). Итог –факсимиле использовать в документообороте между контрагентами можно. Но необходимо заключить об этом соглашение*.

Письма, справки, выписки

Вот здесь возможности использования факсимиле практически безграничны. Справки, выписки, поздравления, информационные бюллетени, копии документов – на всех этих бумагах можно смело ставить факсимильную подпись. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них никто не запрещает.

Очень пригодится факсимиле в деловых письмах. Важно только следить, чтобы заверенный оттиском текст не оказался акцептом или офертой».

Можно ли принять к вычетуНДСпо счету-фактуре сфаксимильнойподписью

«Нет, нельзя.

Впункте 6статьи 169 Налогового кодексаРФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычетаНДС(п.2 ст.169 НКРФ). По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц.Факсимилеже представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами. Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильныхподписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично.Поэтому приниматьНДСк вычету на основании счета-фактуры, заверенногофаксимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина Россииот 27августа 2015г. №03-07-09/49478,от 1июня 2010г. №03-07-09/33, ФНС Россииот 17мая 2005г. №ММ-6-03/404,от 14февраля 2005г. №03-1-03/210/11.

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАСРФ впостановлении от 27сентября 2011г. №4134/11″.

Законна ли факсимильная подпись на документах

Статья опубликована в журнале «Бухгалтерские вести» №32 за август 2012 года.

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности — письменного соглашения.

Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо:

«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

«Пунктом 6 статьи 169 Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

Минфин также против использования факсимиле на налоговых декларациях, первичных документах и счетах-фактурах (Письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33).

Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

Если из договора или соглашения усматривается, что документы, составленные с использованием факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического копирования (факсимиле), имеют юридическую силу, это означает, что стороны согласовали возможность использования факсимиле и составленные таким образом документы оформлены надлежащим образом (Решение Арбитражного суда Московской области от 05.08.2009 по делу N А41-10396/09).

2. Следует учитывать, вместе с тем, предмет правого регулирования ГК РФ, в частности, нормы пункта 2 статьи 160 ГК РФ — она применяется к составлению документа о совершении сделки в письменной форме. При этом, как отмечается, например, в Постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2012 N 07АП-1421/12 по делу N А03-12699/2011, действие договора (соглашения) о применении факсимиле может распространяться только на частноправовые, а не публично-правовые отношения.

Так, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия (письмо МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@).

К таким документам (имеющим финансовые последствия) некоторые суды относят, например, акты выполненных работ (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 21.01.2010 N 05АП-5908/2009 по делу N А59-3413/2009, Десятого арбитражного апелляционного суда от 21.06.2010 N 10АП-2224/2010).

Не должно быть факсимиле, по мнению налоговиков, и на первичных документах. В отношении подписания первичных учетных документов предусмотрены личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления (письмо ФНС РФ от 23.09.2008 N 3-1-11/469@).

Следуя данному подходу, в судебных спорах налоговые органы не признают возможности подписания первичных документов при помощи факсимиле.

В то же время, не исключено, что сам суд встанет на сторону налогоплательщика.

Согласно обстоятельствам дела, рассмотренного в Постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05, налоговые органы отмечали, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, однако суд с такой позицией не согласился, указав, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.

ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 23.04.2008 N А56-13616/2007 отклонил доводы налогового органа о том, что проставление на акте выполненных работ и счете факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика свидетельствует о нарушении требований законодательства о бухгалтерском учете. Суд исходил из того, что затраты налогоплательщика, связанные с оплатой транспортно-экспедиционных услуг, соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ, поскольку реально понесены, документально подтверждены (факсимильные подписи должностных лиц на первичных бухгалтерских документах заверены оттиском печати этой организации) и являются экономически обоснованными.

А в Постановлении ФАС Московского округа от 18.06.2007, 25.06.2007 N КГ-А40/5478-07 по делу N А40-72168/06-48-533 судом установлено, что факсимильная подпись генерального директора на актах и накладной была поставлена по его распоряжению и возражений со стороны контрагента в рассматриваемой ситуации не последовало, следовательно, такие документы могут быть приняты в качестве доказательств.

Следовательно, использование факсимильного воспроизведения подписи на актах приема-передачи выполненных работ может быть предусмотрено договором, но, как свидетельствует арбитражная практика, возможно возникновение спора с налоговыми органами по данному вопросу.

Лисицкая О.С.,
эксперт по гражданскому, корпоративному и трудовому праву

Главная — Статьи

Факсимильная подпись

Использование факсимильной подписи на счетах-фактурах, как правило, всегда вызывает со стороны контролеров претензии, следствием которых является отказ в предоставлении вычетов по «входному» НДС, что неудивительно, поскольку к оформлению счетов-фактур налоговики чаще всего относятся с пристальным вниманием. Вот и Минфин в Письме от 01.06.2010 N 03-07-09/33 выпустил очередные разъяснения по этому поводу.

Наша статья — о противостоянии между налоговыми органами и налогоплательщиками, происходящем не один год, и об аргументах, позволяющих последним отстаивать свое право в судебном порядке.

Причиной такого противостояния, на наш взгляд, служит формальное прочтение и толкование контролирующими органами норм налогового законодательства. Так, чиновники Минфина выпустили целый ряд письменных разъяснений, в которых говорится, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка и не могут считаться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (см. Письма от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214). Несмотря на то что в п. 6 ст. 169 НК РФ содержится только требование о том, что счет-фактуру должны подписывать руководитель и главный бухгалтер (индивидуальный предприниматель, если счет-фактура выставляется им же), в обоснование своей позиции они отмечают: Налоговым кодексом не предусмотрено использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью.

Кроме того, в своих разъяснениях финансисты ссылаются на норму, содержащуюся в п. 2 ст. 160 ГК РФ, согласно которой использование факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Следовательно, по мнению чиновников, в отсутствие прямого указания в Налоговом кодексе такие счета-фактуры признаются составленными с нарушением установленного порядка. Аналогичным образом высказались и судьи в Постановлении ФАС ДВО от 28.07.2008 N Ф03-А37/08-2/2876.

Что касается налогового ведомства, то в этом вопросе оно проявляет единодушие с финансистами и также возражает против предоставления вычета НДС по счету-фактуре с факсимильными подписями, приводя аналогичные доводы в своих разъяснениях (см. Письма УФНС по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827, ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@, от 17.05.2005 N ММ-6-03/404@, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11).

А судьи ФАС ВСО по данному вопросу разъяснили, что в законодательстве РФ не закреплен правовой статус факсимильной подписи, и воспроизведение на счете-фактуре такой подписи не подтверждает соблюдение требования п. 6 ст. 169 НК РФ об обязательности ее подписания установленными уполномоченными лицами (см. Постановления от 03.09.2008 N А33-13853/06-Ф02-4247/08, от 06.08.2007 N А33-2095/07-Ф02-4010/07).

Но есть и другая арбитражная практика, когда судьи при рассмотрении споров между налоговиками и налогоплательщиками о правомерности предъявления к вычету «входного» налога по счетам-фактурам с факсимильными подписями принимают сторону последних. Так, признавая доводы налогового органа неправомерными, суды ссылаются на правовую позицию КС РФ, высказанную в Определении от 15.02.2005 N 93-О: смысл нормы, установленной в п. 2 ст. 169 НК РФ, заключается в том, что соответствие счета-фактуры требованиям, установленным п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, позволяет определить контрагентов по сделке (ее субъекты), их адреса, объект сделки (товары, работы, услуги), количество (объем) поставляемых (отгруженных) товаров (работ, услуг), цену товара (работ, услуг), а также сумму начисленного налога, уплачиваемую налогоплательщиком и принимаемую им далее к вычету (см. Постановления ФАС ДВО от 14.10.2009 N Ф03-5231/2009, ФАС ПО от 05.05.2009 N А55-6068/2008). Наличие факсимильной подписи на счетах-фактурах само по себе не искажает сведения о контрагенте налогоплательщика (Постановление ФАС МО от 16.02.2010 N КА-А41/338-10).

К выводу, что действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривает запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле, пришли высшие арбитры в Определении от 08.04.2009 N ВАС-3935/09. Им вторят и судьи федеральных округов (см. Постановления ФАС СЗО от 16.04.2010 N А21-2195/2009, ФАС СКО от 23.03.2010 N А63-4300/2009-С4-9, ФАС ВСО от 13.10.2009 N А33-16226/08, ФАС ВВО от 28.09.2009 N А43-29505/2008-40-1257, ФАС ПО от 05.05.2009 N А55-6068/2008, ФАС УО от 09.12.2008 N Ф09-9114/08-С2).

Однако есть решение, в котором судьи, поддержав налоговиков, указали, что счета-фактуры, содержащие факсимильную подпись, не могут быть учтены при исчислении налога, поскольку противоречат смыслу п. 1 ст.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

172 НК РФ. В качестве обоснования своего вывода судьи привели положения ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, согласно требованиям которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые могут приниматься к учету, только если они содержат обязательные реквизиты, в том числе и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления (Постановление ФАС ЗСО от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008(7322-А03-25)).

В то же время судьи ФАС ПО, исследовав нормы п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», настаивают на том, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении положений ст. 169 НК РФ (см. Постановления от 21.06.2007 N А57-4833/06-33, от 12.03.2009 N А12-6410/2008, от 29.04.2010 N А12-15936/2009).

В отношении соглашения сторон (о котором говорится в п. 2 ст. 160 ГК РФ) ВАС в Определении от 13.02.2009 N ВАС-16068/08 констатировал следующее: проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении налогоплательщиком требований, установленных ст. 169 НК РФ. А вот отсутствие такого соглашения говорит об обратном (Постановление ФАС ВСО от 03.12.2009 N А33-989/2009). Оформить это соглашение можно, включив условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи, например, в договор поставки.

И вот к целому ряду названных выше Писем выпущено еще одно — Письмо от 01.06.2010 N 03-07-09/33, в котором финансисты вновь повторили свою позицию в отношении факсимильных подписей на счетах-фактурах. При этом они проигнорировали тот факт, что с 01.01.2010 п. 2 ст. 169 НК РФ действует в новой редакции. Теперь согласно внесенным изменениям ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товара (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также ставку налога, не являются основанием для отказа в вычете НДС.

Получается, что Минфин по-прежнему причисляет факсимильную подпись на счетах-фактурах к тем ошибкам, которые не позволяют налогоплательщикам воспользоваться правом на вычет «входного» НДС. Тем не менее, по мнению автора, шансы отстоять в суде правомерность применения вычета по счетам-фактурам, оформленным контрагентом с использованием факсимильной подписи, как показывает судебная практика, у налогоплательщика достаточно высоки.

К сведению. В Госдуме 21.01.2010 в первом чтении принят законопроект N 305604-5 Федерального закона «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», согласно которому п. 2 ст. 160 ГК РФ будет изложен в новой редакции: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи на бумажном носителе с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Сделка, совершенная путем составления электронного документа, подписанного электронной подписью, признается совершенной в письменной форме в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о совершении сделки в форме документа на бумажном носителе.

Данный законопроект направлен прежде всего на приведение терминологии действующих федеральных законов в соответствие терминологии законопроекта. В нем электронная подпись не рассматривается в качестве аналога собственноручной подписи, поскольку электронная подпись выполняет иные функции, нежели собственноручная подпись.

В результате вносимых изменений электронные документы, подписанные электронной подписью, должны рассматриваться в рамках регулируемых федеральными законами отношений наравне с документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью, с учетом правил о равнозначности электронных и бумажных документов, устанавливаемых законопроектом «Об электронной подписи». При этом сохраняются правила, утвержденные применительно к факсимильному воспроизведению подписи на бумажном носителе с помощью средств механического или иного копирования.

Соглашение об использование факсимиле

Соглашение об использовании факсимиле

…»Стороны» с учетом п. 2 ст. 160 и п. 2 ст. 434 ГК РФ заключили о соглашение нижеследующем:

1. Стороны признают правомочность и законность использования вместо собственноручной подписи уполномоченного представителя любой Стороны ее факсимильного воспроизведения.

2. Все виды договоров,сопутствующих документов, касающиеся поставки товаров, которые Стороны будут заключать и оформлять между собой, могут быть подписаны от имени сторон (ФИО /должность) с использованием факсимиле.

По требованию Стороны, документ, подписанный с использованием факсимиле, подлежит замене на документ, подписанный собственноручной подписью, в течение 10 дней.

4. Стороны обязаны немедленно уведомлять друг друга о прекращении или изменении полномочий лиц, указанных в п.2.

5. Факсимиле проставляется синим (фиолетовым, черным) цветом.

Должность ФИО) – (образец факсимиле) и (должность ФИО) – (образец факсимиле)

7. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его собственноручного подписания Сторонами.

Последствия несоблюдения правил о форме и регистрации договора. Последствия уклонения от нотариального удостоверения или государственной регистрации договора.

Форма договора и последствия ее несоблюдения

Согласно п.1 ст.432 ГК договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в надлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Поскольку договор является одним из видов сделки, к нему применяются правила о форме сделок. (В силу п.2. ст. 420 ГК РФ к договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках, предусмотренные главой 9 настоящего Кодекса, если иное не установлено настоящим Кодексом.)

Несоблюдение формы договора и государственной регистрации договора может вызывать различные последствия.

ГК РФ Статья 162. Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки

1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

2. В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность.

Краткий комментарий Карапетова.

1. Запрет ссылаться на свидетельские показания.

Есть спор – нельзя признать действительным на осное свидетельских показаний.

Нет спора – действителен.

Если у сторон нет спора по поводу факта совершения сделки или ее содержания, суд должен исходить из действительности сделки, совершенной в нарушение норм закона об обязательной письменной формы сделки. Но если у сторон возникает спор, свидетельские показания будут являться не допустимым способом доказывания факта совершения сделки. При этом запрет ссылаться на свидетелей не исключает возможности использования иных доказательств (письменных документов, включая переписку сторон, аудио- и видеосъемку и т.п.).

Соответственно, один лишь факт того, что сделка совершена устно в нарушение требований закона о необходимости соблюдения письменной формы сделки, недостаточен для признания сделки недействительной (Определение КГД ВС РФ от 03.03.2015 N 5-КГ14-151).!!!!

1.1. Природа ограничения. Правовая природа этого ограничения вызывает дискуссии в науке. Одни считают его процессуальным, несмотря на отражение в законе, регулирующим материально-правовые вопросы. Другие же относят к категории норм гражданского, а не процессуального права. Этот вопрос однозначно пока не решен, но может иметь важное практическое значение при рассмотрении в зарубежном суде или арбитраже спора, связанного с совершением сделки, подчиненной российскому праву. Если этот запрет использовать свидетелей – норма материального российского права, то при рассмотрении такого спора за рубежом она подлежит применению как элемент применимого российского материального права. Если же мы относимся к нему как процессуальной норме, последняя может быть не применена иностранным судом или арбитражем как не относящаяся к российскому гражданскому праву; ведь, как известно, при разрешении споров в государственных судах применяется процессуальное право страны суда, а при разрешении спора в международном арбитраже – соответствующий регламент. Как представляется, все-таки больше оснований считать это ограничение преимущественно материально-правовым.

Значение правовой природы:

Материально-правовая Процессуально-правовая
Российская норма мб применена за рубежом Не мб применена зарубежом

1.2. Цели нормы

Эта воспринятая из французского права, укоренившаяся в российском праве еще до Революции и затем подтвержденная в советском праве идея касательно блокировки свидетельских показаний введена для того, чтобы, с одной стороны:

· не разрушать устные сделки в тех случаях, когда у сторон нет принципиального спора по поводу факта совершения сделки и ее содержания,

· но, с другой стороны, исключить ошибки памяти свидетелей при передаче содержания разговоров посторонних людей,

· а также возможные умышленные искажения в передаче чужих слов.

В условиях достаточно распространенной практики лжесвидетельствования по гражданским делам и отсутствия большого доверия к показаниям свидетелей активное использование этого способа доказывания при подтверждении фактов совершения серьезных (и особенно коммерческих) сделок может создать существенные риски признания судами сделок, которые на самом деле не совершались, или неверного установления содержательных деталей таких сделок.

Вводя такое ограничение, позитивное право стимулирует участников оборота либо оформлять свои сделки письменно, либо задумываться уже при совершении сделок над получением более надежных доказательств совершения сделки (например, аудио- или видеофиксация).

На первый взгляд, столь серьезное недоверие к свидетельским показаниям кажется несколько странным, ведь на основании свидетельских показаний выносятся решения по деликтным спорам и даже уголовные приговоры. Почему же право столь низко ценит это средство доказывания по делам, связанным со сделками? Ответ достаточно очевиден. При совершении деликтов стороны, как правило, не могут заранее снять риски ненадежности доказательств, в то время как при совершении сделок они могут легко это сделать практически без каких-либо усилий: для этого им достаточно просто оформить сделку письменно. Последний вариант увеличит издержки сторон на совершение сделки буквально на копейки, но при этом многократно упростит установление факта совершение сделки и ее содержания, понизит издержки на рассмотрение споров и риски различных злоупотреблений.

1.3. Сфера применения. Судя по всему, данная санкция применяется к любым случаям, когда в нарушение обязательной в силу закона письменной формы сделки последняя совершена устно.

Это правило применяется как к случаям нарушения требования соблюдения письменной формы договоров, так и к случаям, когда обязательная письменная форма не соблюдается при совершении односторонней сделки. Так, например, в п.3 Постановления Пленума ВАС РФ от 23.03.2012 N 14 с прямой отсылкой к п.1 ст.162 ГК РФ указано, что несоблюдение простой письменной формы банковской гарантии не влечет ее недействительности, и заинтересованные лица вправе приводить письменные и другие доказательства, подтверждающие сделку и ее условия.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *