Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Можно ли подписать доверенность с помощью факсимиле?

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
• Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль их копиями, в том числе с факсимиле?

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

В наше время разнообразие штемпельно-граверная продукция (круглые печати, все возможные штампы, датеры, нумераторы, пломбиры, пломбираторы и т.д.) занимает все большую роль в организации делопроизводства. Одним из не заменимых помощников является факсимильный штамп, который с каждым днем набирает популярность.
Итак, факсимиле (от лат. fac simile — букв. «делай подобное») — воспроизведение любого графического оригинала — рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, — передающее его вполне точно, со всеми подробностями.

До XIX века факсимиле, как правило, делалось посредством прорисовки оригинала через прозрачную бумагу и затем гравирования на металле или дереве и литографирования, в новейшее же время изготовление подобных снимков очень облегчилось благодаря изобретению и усовершенствованию светописи — фотографии, фототипии, фотогравюры, фотоцинкотипии и фотолитографии, дающих возможность получать безусловно верные факсимиле чисто механическим путем.

Мы попытаемся разобраться, что такое факсимиле.

Факсимиле, или как его еще называют, факсимильная подпись

– это точная копия подписи, сделанная в виде штампа, и предназначенная для облегчения работы с документами. Практически факсимиле – это маленький помощник для большого бизнеса. Нам часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда необходимо проставлять свою подпись на большом количестве документов, а времени катастрофически не хватает; срочно требуется подпись начальника, а он в нужный момент отсутствует или занят.

Для решения проблем такого рода мы рекомендуем простой выход: изготовить у нас факсимиле подписи (начальника), а затем внутренним приказом определить круг доверенных лиц, имеющих право пользоваться им.

При

изготовлении факсимиле (подписи)

специалисты компании Marcone используют новейшую технологию флеш, изобретенную в Японии. Флеш технология позволяет добиться наилучших результатов – оттиск Вашего факсимильного штампа практически не отличается от оригинала подписи гелиевой ручкой.

Что же говорит законодательство о применении факсимильных штампов.
Приведем выдержку из ст. 207 Гражданского кодекса Украины о письменной форме сделки. «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи, либо иного аналога собственноручной подписи, допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Следовательно, поскольку ни одного закона относительно возможности применения факсимиле еще нет, то можно будет свободно пользоваться лишь вышеназванными нормативно правовыми актами относительно применения факсимиле, хотя формально они и противоречили Гражданскому кодексу до 2004 г. Кроме того, в соглашениях можно предусматривать свободное его применении в хозяйственной деятельности (см. лист Госпредпринимательства Украины от 19.03.2004 г. №1699 «Относительно использования факсимильной подписи»). Проблема и с первичными документами. На запрос относительно применения факсимильной подписи руководителя на доверенности Министерство финансов Украины в письме от 03.08.2009 г. №31-34000-20-16/20991 сообщает о том, что Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» применения факсимиле для подписи первичных документов не предусмотрено.

Использование факсимиле на практике украинского законодательства.

В нормативно-правовых актах Украины используется термин «факсимиле”, «факсимильная подпись”, однако что именно подразумевается под данными терминами, законодатель не установил.
Согласно ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины, использование при совершении сделок факсимиле воссоздания подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Применение факсимиле допускается:

Первичные документы. Согласно п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. N 88, документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, которое осуществило хозяйственную операцию.
Так, п. 2.1 вышеуказанного Положения предусматривает, что «первичные документы — это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.

Хозяйственные операции — это факты предпринимательской и другой деятельности, что влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов”.

Чеки. Согласно п. 2.2. Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением НБУ от 29.12.00 г. N 520, чек заполняется как от руки, так и с помощью технических средств. Использование факсимиле позволяется при подписании чеков, которые предназначены для выплаты пенсий (переводы пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в других случаях, которые предусмотрены законодательством страны чекодателя.

Аккредитив. Пунктом «в” ст. 20 Унифицированных правил и обычаев для документальных аккредитивов (редакция 1993 г., публикация Международной Торговой Палаты N 500), предусматривает, что «если только в аккредитиве не предусмотрено иное, банки будут принимать также как оригиналы документы, которые изготовлены с помощью:
(I) репрографичных, автоматизированных или компьютерных систем;
(II) копировальной бумаги, если на них есть отметка, что они являются оригиналами и при необходимости имеющаяся подпись.
Документ может быть подписан путем непосредственной подписи, факсимиле подписи, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения”.

Не допускается применение факсимиле:

Действующим законодательством предусмотрено, в каких случаях применение факсимиле, факсимильной подписи не допускается, а именно:
Расчетный чек. В соответствие с разделом 3 п. 7 Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением НБУ от 14.08.03 г. N 337, денежные чеки действительны на протяжении 10 календарных дней со дня их выписки, не учитывая день выписки. Дата на чеке отмечается так дата и год цифрами, месяц словом. Денежный чек должен содержать отпечаток печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно с карточкой образцов подписей.

Согласно п. 2.8. Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением НБУ от 21.01.04 г. N 22 (далее — Постановление N 22), во время подписания расчетного документа не позволяется использование факсимиле, а также исправления и заполнение расчетного документа в несколько приемов.

Пунктом 7.20 Постановления N 22 предусмотрено, что «банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если:
чек или реестр чеков заполнено с нарушением требований этой главы или есть исправление, вместо подписи стоит факсимиле”.
Платежные поручения. В соответствии с п. 1.6 Положения об оформлении и предоставлении клиентам платежных поручений в иностранной валюте или банковских металлов, заявлений о купле или продаже иностранной валюты, или банковских металлов к уполномоченным банкам и другим финансовым учреждениям и порядок их исполнения, утвержденного постановлением НБУ от 05.03.03 г. N 82, платежные поручения в иностранной валюте или банковских металлах, заявления о купле или продаже иностранной валюты или банковских металлов выписываются не менее чем в двух экземплярах с использованием технических средств или заполняются от руки ручкой с черными или синими чернилами и обязательно должны быть засвидетельствованы подписями ответственных лиц и отпечатком печати клиента (кроме физических лиц, которые ее не имеют) на первом экземпляре. Во время подписания не позволяется использовать факсимиле, а также делать какие-либо исправления.
В соответствии с п. 2.2 Положения о порядке осуществления безналичных расчетов в национальной денежной единице Украины в особый период, утвержденного НБУ от 23.12.03 г. N 577, в случае расчетов платежными поручениями плательщик выписывает платежное поручение не менее чем в трех экземплярах с использованием технических средств или заполняет собственноручно шариковой ручкой. Первый экземпляр платежного поручения удостоверяется подписями ответственных лиц и отпечатком печати клиента (кроме физических лиц, которые ее не имеют). Не позволяется использовать факсимиле вместо подписей, а также делать на документах какие-нибудь исправления.
Пункт 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, утвержденных приказом МВД от 11.01.99 г. N 17, все другие штампы и изделия: пломбираторы, факсимиле, штемпели, бракеровочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, штампы бирок на продукцию с указанием грузоотправителя, штампы для входной и исходной почты, инвентарные штампы для библиотек и тому подобное изготовляются штемпелъно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно за ходатайствами, подписанными руководителями предприятий, учреждений и организаций, для которых предназначаются эти изделия.

Таким образом, за исключением вышеизложенных случаев, факсимильная подпись должностных лиц может применяться на любых документах (договорах, актах приема-передачи, счетах и т.д.) в случае, когда между сторонами (контрагентами) имеется письменное соглашение (договор) о согласии на использование факсимильной подписи этих лиц при осуществлении совместной хозяйственной деятельности. Также в договоре должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. Кроме того, факсимильная подпись, должностных лиц по желанию может применяться в хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах (на приказах, распоряжениях, договорах и т.д.). Однако по нашему мнению, это должно быть оформлено соответствующим образом либо приказом руководителя о применении на предприятии факсимиле (с указанием на каких именно документах) либо инструкцией, утвержденной руководством и т.д.

Для заказа факсимиле Вам достаточно выслать нам на marcone@ua.fm скан. копию подписи! Стоимость зависит от размера оттиска, варианта оснастки и технологии изготовления.
Если у Вас еще остались вопросы мы всегда рады помочь. Звоните нам (056) 716 88 92, 050 716 06 02.

Добавить в избранноеДобавить к сравнению

Факсимильный штамп (подпись)

Факсимильный штамп – это точная копия подписи, … ₴ 200.00 В корзину

• Факсимильная подпись представляет собой механическую копию личной подписи физического лица на бумажном документе. Она воспроизводится в виде оттиска печати или штампа.

  Факсимильные штампы имеются во многих компаниях. Они предназначены для решения организационных проблем. Ведь работник, наделенный правом подписи, не всегда может поставить ее самолично. Например, по причине временного отсутствия на рабочем месте. Мы решили разобраться, в каких случаях использование факсимиле допустимо, то есть не повлечет за собой последствий, неблагоприятных для компании. С этой целью мы проанализировали законодательство.

  Отметим, что в государственных стандартах по оформлению документации реквизит «подпись» подразумевает ее собственноручное выполнение. Однако такие ГОСТы носят рекомендательный характер (см. таблицу).

  ГОСТы по оформлению документации

  Источник определения	Термин «подпись»
  	Определение	Локализация в источнике
  ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)	Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица	Пункт 3.2.1.58
  ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)	В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи	Пункт 3.22
  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица	Раздел 2
  Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006 (введен приказом Ростехрегулиро­вания от 22.06.2006 № 118-ст)	Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица	Пункт 3.1.4

  Гражданско-правовые сделки

  Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ характеризует факсимиле как средство механического копирования, а факсимильное воспроизведение подписи – как аналог собственноручной подписи. Иных определений факсимильной подписи в других федеральных законах не имеется. Следовательно, данные определения носят универсальный характер.

  Впрочем, этого следовало ожидать. Ведь через факсимильную подпись гражданин реализует личные права и приобретает обязанности. Предназначение аналога (от греческого «analogos» – соответствующий) – заменять собой оригинал. Поэтому логично ожидать, что аналог собственноручной подписи ее собой заменяет. Он должен выполнять те же функции, что и личная подпись, в том числе – идентифицировать подписавшегося субъекта.

  Между тем аналог собственноручной подписи допустимо применять не всегда. Так, документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписывают лично в присутствии нотариуса (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»).

  Гражданский кодекс (п. 2 ст. 160) гласит: при совершении сделок использование факсимильной подписи допускается по соглашению сторон.

  На первый взгляд кажется, что условие об использовании факсимиле должно быть зафиксировано в договоре, подписанном лицами, совершающими сделку (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса). Однако на основании пунктов 1 и 3 статьи 434 Гражданского кодекса договор может быть заключен путем обмена документами.

  Предположим, вам выставлен счет на оплату, в котором применена факсимильная подпись. Такой документ признается офертой. Если вы оплатили этот счет, то совершили акцепт, которым безоговорочно подтвердили принятие всех условий счета (п. п. 1, 3 ст. 438 ГК РФ), в том числе – согласие на дальнейшее использование в договорных отношениях факсимильной подписи.

  Не исключено, что иную точку зрения придется отстаивать в суде.

  Ну а бухгалтеров в первую очередь волнуют налоговые правоотношения.

  Первичные учетные документы

  Договорившись с контрагентом о применении факсимильной подписи, вы получите за такой подписью и документы об исполнении сделки – акты, накладные и прочие отчетные формы (если в договоре специально не оговорите применение собственноручных подписей). Для бухгалтера это первичные учетные документы. Спрашивается: надлежащим ли образом они подписаны?

  Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9) в составе обязательных реквизитов первичного учетного документа предусматривает подписи лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление. Формулировка «подписи лиц» неравнозначна требованию о применении личной, то есть выполненной собственноручно, подписи. По мнению автора, ответственные лица вправе самостоятельно выбрать допустимый вариант подписания.

  Анализируя арбитражную практику, обращайте внимание, на какой именно из законов «О бухгалтерском учете» – «старый» (№ 129-ФЗ) или «новый» (№ 402-ФЗ) – ссылается суд. Дело в том, что с 1 января 2013 г. законодатель либерализовал требования к подписи, но этот нюанс не получил должной оценки. Итак, до 1 января 2013 года, по терминологии закона № 129-ФЗ, к числу обязательных реквизитов первичного учетного документа относились «личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления». Начиная с 1 января 2013 года, согласно требованиям закона № 402-ФЗ – «подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление».

  Некоторые специалисты «по старинке» продолжают считать, что «штамповать» подписи на «первичке» недопустимо. Мы же предлагаем порассуждать.

  Какая бы подпись на документе ни стояла, факт хозяйственной жизни налицо. Ведь свершившаяся сделка оказала влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). А ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» устанавливает приоритет содержания перед формой. Это требование означает: в бухгалтерском учете факты хозяйственной деятельности подлежат отражению исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования. Носителем правовой формы является оправдательный документ. В силу вышеуказанного требования к учетной политике недостатки оформления документа не могут служить основанием для неотражения в учете факта хозяйственной жизни. Поэтому мы делаем вывод: факсимильная подпись не является принципиальным препятствием для принятия документов к бухгалтерскому учету.

  Более того, часть 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает единственное основание для отказа в принятии к бухгалтерскому учету документов – когда ими оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

  Предотвратить споры с проверяющими вам поможет также приказ о порядке хранения и использования факсимиле. Как правило, подобные решения включают в стандарты экономического субъекта (ч. 11 ст. 21 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

  В тоже время подпись руководителя на бухгалтерской отчетности должна быть собственноручной (ч. 8 ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Ведь пользователями отчетности является неограниченный круг лиц. «Договориться» с ними о применении факсимильной подписи невозможно.

  Читайте также «Положение по ведению бухгалтерского учета: что изменилось»

  Налог на добавленную стоимость

  Вычеты НДС применяются после принятия на учет товаров (работ, услуг) при наличии первичных документов и соответствующих счетов-фактур (п. 1 ст. 172 НК РФ).

  Выше мы пояснили, что «недоверие» к факсимильной подписи в документе, удостоверяющем исполнение сделки, не препятствует принятию на учет полученного по этой сделке. А значит, нет оснований не признавать и наличие первичных документов.

  Однако проверяющие категорически против счетов-фактур с факсимильной подписью (письмо Минфина России от 27.08.2015 № 03-07-09/49478). Почему налоговые инспекторы занимают такую позицию, понять нетрудно. Дело в том, что законодатель прямо оговорил: факсимильная подпись предназначена для использования при совершении сделок. То есть соглашение сторон о применении факсимильной подписи носит исключительно гражданско-правовой характер. А счет-фактура – документ налогового законодательства. Гражданско-правовые договоренности на правила оформления счетов-фактур не распространяются (п. 2 ст. 2 ГК РФ).

  Вообще говоря, в арбитражной практике имеются решения, оправдывающие применение факсимиле для счетов-фактур. Однако приведенные судами аргументы не представляются нам убедительными, поэтому ссылаться на них мы не стали.

  Читайте также «Счет-фактура, подписанная факсимиле, не дает плательщику НДС право на вычет»

  Налогообложение прибыли

  По мнению Минфина России (письмо от 13.04.2015 № 03-03-06/20808), документы, имеющие финансовые последствия, с факсимильным воспроизведением подписи руководителя не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль. Правда, названное письмо относилось к признанию расходов. Но суммы, относящиеся у одной стороны договора к расходам, у противоположной стороны обычно образуют доходы. Следуя логике министерства, по двусторонним документам за факсимильной подписью налоговым инспекторам придется не признать не только расходы одной стороны, но и доходы другой. Между тем такого прецедента практика не припомнит.

  Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). Так почему же контролирующие органы и даже порой суды отказывают в признании документов, составленных в полном соответствии с гражданским законодательством? Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). А законодательство о бухгалтерском учете, как мы выяснили выше, не запрещает принимать к учету документы, подписанные посредством факсимиле. Наконец, недостаток оформления первичного документа можно исправить справкой бухгалтера.

  Анализировать противоречивую арбитражную практику по делам о применении факсимильной подписи мы не станем. Ведь конкретная позиция того или иного суда непредсказуема. Давайте подойдем к решению вопроса о признании расходов с глобальных позиций.

  Суды признают расходы тогда, когда они носят реальный характер. При этом незначительные недостатки оформления первичной документации во внимание не принимаются (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2009 № 07АП-233/09 по делу № А45-12409/2008-17/366). Кроме того, взимание налогов производится исходя из фактической способности налогоплательщика к их уплате (п. 1 ст. 3 НК РФ). По этой причине суды отклоняют отказы в признании расходов по формальным основаниям.

  Полагаем, что такие аргументы позволят склонить проверяющих в вашу пользу.

  Мы вовсе не призываем поголовно переходить на факсимиле. Порой целесообразнее оформить доверенность на другого сотрудника, который может заменить подписанта. Наша цель – поддержать читателя в налоговом споре.

  Трудовые отношения

  Допустимо ли применять факсимиле в сфере трудового законодательства?

  Из статьи 5 Трудового кодекса не следует применимость гражданского законодательства к трудовым отношениям. Вместе с тем в ней указано, что трудовые отношения регулируются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами.

  Анализ текста Трудового кодекса показывает, что словосочетание «личная подпись» в нем не применяется. На этом основании полагаем, что правомерность факсимильного воспроизведения подписи может быть установлена коллективными договором, соглашением или локальным нормативным актом (в частности, соответствующим приказом руководителя компании).

  Кроме того, факсимиле, хотя предусмотрено гражданским законодательством, изготавливается персонально на работника, а значит – фактически в рамках трудовых отношений. Для идентификации юридического лица служит печать. Следовательно, факсимильное воспроизведение подписи работника удостоверяет выполнение им своей трудовой функции. А значит, утверждение о том, что факсимиле в трудовых отношениях неприемлемо, не соответствует действительности. Ведь работник в гражданско-правовых отношениях самостоятельно не участвует.

  Противоположная точка зрения состоит в том, что применение факсимиле работодателем недопустимо. И у нее имеются сторонники. На наш взгляд, тут целесообразно занять позицию «зри в корень». Применение факсимиле повлечет неблагоприятные последствия для работника или для работодателя, если оно было использовано недобросовестно, ненадлежащим лицом, с превышением его должностных полномочий. С равным успехом подпись руководителя можно подделать, от этого никто не застрахован.

  Предотвращение злоупотреблений

  Поскольку факсимильное воспроизведение подписи порождает права, обязанности и ответственность (как самого работника-подписанта, так и организации-работодателя), факсимиле требует надлежащего хранения. Условия хранения должны исключать злоупотребления оттиском, его несанкционированное применение.

  Как правило, факсимиле выдается уполномоченному (доверенному) лицу, на которое возлагается ответственность за его использование.

  По сути, передачу факсимиле можно приравнять к выдаче другому работнику доверенности на совершение операций, относящихся к обязанностям подписанта. При этом круг полномочий лица, которому доверено факсимиле, необходимо четко очертить.

  Татьяна Коробейникова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

  

  Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
  Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

  Подписаться

  Статья поможет вам доказать, что подписанные документы имеют юридическую силу

  Компания заключила договор с контрагентом, когда его генеральный директор был в отпуске. Договор за руководителя подписали с помощью факсимиле. Позже контрагент оспорил сделку в суде и заявил, что руководитель не давал согласия на подписание договора. Суд встал на его сторону, и компания понесла убытки. Читайте в статье, когда нужно использовать только собственноручную подпись уполномоченных лиц и как выиграть спор, если все-таки использовали факсимиле.

  Согласуйте в договоре или доп. соглашении с контрагентом условие о факсимиле

  Сделку должны подписать лица, которые ее совершают. Как правило, именно собственноручная подпись на документе идентифицирует личность лица, которое подписало договор. Стороны вправе прописать условие, что вместо собственных подписей будут использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или другого копирования.

  Подпись факсимиле будет правомерной, если стороны в договоре или в отдельном соглашении, которое оформили не позднее даты заключения договора, установят возможность подписывать договор и другие первичные документы к нему с помощью факсимиле. В ином случае суд признает, что эти документы не имеют силы.

  Пример: общество при декларировании товара на таможне представило дополнительное соглашение к контракту. В соглашении стороны указали, что допускают факсимиле подписей уполномоченных на заключение сделок лиц и оно будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись. Среди документов, которые представили в таможню, были спецификации, счета-фактуры, доп. соглашения к контракту с подписями факсимиле.

  Сотрудники таможни пришли к выводу, что стороны не подписали документы надлежащим образом, а значит, не согласовали стоимость товара. Поэтому таможенники скорректировали показатели стоимости с помощью метода по стоимости сделки с однородными товарами.

  Общество оспорило решение таможенников в суде. Заявитель указал, что представил в таможню доп. соглашение, по которому документы можно оформлять с помощью факсимиле.

  Суды на основе результатов экспертизы установили, что дата фактического подписания доп. соглашения не соответствует дате на документе: подписи выполнили позже. Доводы таможни о фальсификации доказательства подтвердились.

  Таким образом, на момент ввоза товара доп. соглашение, которое предусматривало возможность факсимиле, еще не подписали. Условиями контракта и другими представленными при декларировании документами не была предусмотрена возможность подписи факсимиле. Три инстанции решили, что на момент ввоза товаров стороны контракта не согласовали цену сделки.

  Документ подписан не собственноручно, а с использованием факсимиле

  В другом деле суды признали, что заявление о расторжении договора аренды и акт приема-передачи имущества не соответствуют закону, так как документы подписали не собственноручно, а с использованием факсимиле. При этом соглашение об использовании факсимиле стороны не заключали.

  Экспертиза показала, что оттиск круглой печатной формы от имени предпринимателя в заявлении нанесли другой печатной формой. Суды решили, что в материалы дела не представили доказательств волеизъявления арендатора расторгнуть договор.

  Если стороны не заключили соглашение об использовании факсимильной подписи, не поможет даже оригинал оттиска печати. Например, стороны оформили отношения по поставке товара универсальным передаточным документом — УПД, который одновременно выполнял роль договора поставки и первичного учетного документа.

  В суде выяснили, что подпись покупателя изготовили с использованием факсимиле, а печать на подписи настоящая. Более того, согласно выводу экспертов, на УПД сначала поставили печать и подпись, а после напечатали текст. Этот вывод не смутил первую и апелляционную инстанции. Они удовлетворили требования поставщика о взыскании долга по оплате товара, поскольку на УПД был оригинальный оттиск печати покупателя.

  Кассация с нижестоящими судами не согласилась. Она указала, что в материалах дела нет доказательств, что стороны заключали соглашение об использовании в сделке факсимиле.

  Кроме того, содержание УПД нельзя подтвердить подлинным оттиском, поскольку текст нанесли на бумагу после оттиска и подписи покупателя. Суд решил, что оттиск печати и подпись факсимиле сами по себе не подтверждают факт поставки товара по указанному спорному документу.

  Ссылайтесь в случае спора на сложившуюся практику использования факсимиле

  Суд может принять договор с факсимильной подписью в том случае, если стороны уже неоднократно ее использовали. То есть когда это обычная практика компаний в хозяйственной деятельности.

  Пример: поставщик взыскивал с покупателя задолженность за поставленные товары. Покупатель возражал против требований и указывал, что первичные учетные документы нельзя расценить как надлежащие доказательства. На них есть факсимиле, но нет собственноручной подписи покупателя и заключенного соглашения об использовании факсимиле.

  Три инстанции не согласились с доводами покупателя и удовлетворили исковые требования поставщика. Они указали, что соглашение об использовании факсимиле можно заключить путем неоднократного его использования стороной сделки, если другая сторона принимает исполнение и осведомлена, что контрагент использует факсимиле.

  Суды поддержали практику применения факсимиле. Длительное и осознанное использование факсимиле стороной применительно к пункту 2 статьи 10 и пункту 4 статьи 1 ГК о добросовестном поведении лишает ее права ссылаться на неправомерность этого реквизита, нанесение которого на документ было в сфере ее контроля.

  Эту правовую позицию можно распространить и на выдачу доверенностей, если их выдача с факсимиле вошла для компании в обычную хозяйственную практику в правоотношениях с контрагентами. Например, три инстанции указали, что проставление на доверенностях оттиска факсимиле, а не собственноручной подписи директора не противоречит закону и было обычной практикой, которую применяло общество.

  Откажитесь от факсимиле в первичных учетных документах

  Компании иногда применяют факсимильную подпись, когда подписывают первичные учетные документы, которые потом представляют в налоговые органы. Как правило, налоговики заявляют, что закон не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. В документах бухгалтерского учета должны быть личные подписи.

  Если компания отступает от этих правил, ей отказывают в применении налоговых вычетов. Суды в таких случаях поддерживают позиции налоговиков.

  Также не стоит полагаться на факсимильные подписи, если доказываете в рамках налогового спора факты реальности выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров конкретным контрагентом. Налоговые органы и суды в таких случаях еще больше сомневаются в реальности взаимоотношений между налогоплательщиком и его спорным контрагентом.

  Статья подготовлена с использованием материалов журнала «Корпоративный юрист»

  • Подготовка и составление договоров
  • Все услуги по банкротству
  • Управление недвижимостью

  Ответ на этот вопрос весьма сложен, поскольку при рассмотрении споров, участники которых основывают свои требования на факсимильных копиях договоров, суды не придерживаются единой позиции.

  Заключение договора допускается путем обмена документами посредством почтовой, телефонной, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В этой связи факсимильная копия договора является надлежащим доказательством, поскольку законодательство этого не запрещает*(157).

  С другой стороны, в ст. 75 АПК РФ установлено, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены законом или договором. В связи с отсутствием в законодательстве такого порядка документы, полученные по факсу, зачастую не рассматриваются судом в качестве надлежащих доказательств*(158). Отсутствие подлинного договора (равно как и других документов) не дает оснований удовлетворить исковые требования*(159).

  Желательно, чтобы исполнение договора, заключенного посредством факсимильной связи, подтверждалось бы какими-то дополнительными документами, оформленными собственноручными подписями уполномоченных лиц. Показателен в этой связи следующий спор. ЗАО «Сормовская кондитерская фабрика» (Нижний Новгород) заключила с индивидуальным предпринимателем, находящимся в Хабаровском крае, договор поставки кондитерских изделий. Договор был заключен путем обмена факсимильными копиями и содержал условие о рассмотрении всех споров, возникающих между поставщиком и покупателем, в Арбитражном суде Нижегородской области (договорная подсудность в соответствии со ст. 37 АПК РФ). В период действия договора кондитерские изделия принимались покупателем по товарно-транспортным накладным и частично были им оплачены. Впоследствии кондитерская фабрика обратилась в суд с иском о взыскании задолженности за неоплаченный товар и получила по своему иску положительное решение Арбитражного суда Нижегородской области.

  Индивидуальный предприниматель обжаловал данное решение в кассационном порядке, указывая, что сам факт отправки бланка договора по факсу и его получение контрагентом не свидетельствуют о заключении договора. Следовательно, спор должен рассматриваться по месту нахождения ответчика, т.е. в Арбитражном суде Хабаровского края (ст. 35 АПК РФ). Однако жалоба не была удовлетворена, т.к. товарно-транспортные накладные, подписанные покупателем, а также частичная оплата поставленного товара подтверждают наличие гражданско-правовых отношений по поставке товара*(160).

  Посмотреть еще:

  • Факсимиле на каких документах можно ставить 2018

    Для кого эта статья: для всех сельхозпредприятий.Из этой статьи вы узнаете: как использовать факсимильное воспроизведение…

  • Электронная подпись для таможни

    ЭЦП для таможни существенно упростило ВЭД. Электронная цифровая подпись для юридических лиц стала обязательным с…

  • Цифровая подпись

    Изначально пользователями электронной подписи (ЭП; ранее ЭЦП) были лишь некоторые категории налогоплательщиков. Постепенно и государство,…

  • Как сделать себе электронную подпись

    Для электронной работы на госпорталах, отчетности через интернет, участия в торгах предпринимателю нужна электронная подпись.В…

  • Как проверить электронную подпись?

    Вы получили по e-mail документ с электронной подписью, например, договор или выписку из ЕГРН. Как…