Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ

Если заполнение титульного листа не вызывает особых трудностей, порядок заполнения Раздела 1 «Обобщенные показатели» может вызвать вопросы.

Если в течение года применялись разные налоговые ставки, то строки 010-050 заполняются отдельно для каждой налоговой ставки. При этом показатели приводятся суммарно по всем физическим лицам, к доходам которых применяется каждая конкретная ставка.

Строки 010-090 заполняются суммарно с начала года.

По строке 010 «Ставка налога, %» указывается применяемая в отчетном периоде ставка налога.

Строки 020-050 заполняются применительно к каждой конкретной ставке, указанной по строке 010.

По строке 020 «Сумма начисленного дохода» указывается сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода.

Если в налоговом периоде начислялись дивиденды, то их сумму налоговый агент отражает еще раз по строке 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов».

По строке 030 «Сумма налоговых вычетов» отражается сумма налоговых вычетов, которая уменьшает доход, подлежащий налогообложению. В этой строке отражаются, в частности, стандартные налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ, а также вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ (например, вычет из стоимости подарков или материальной помощи). Полный перечень вычетов можно найти в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Сумма исчисленного НДФЛ отражается по строке 040 «Сумма исчисленного налога».

В строке 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов» нужно указать сумму НДФЛ с дивидендов, отраженных ранее по строке 025.

Если у организации или ИП трудится иностранец, который имеет патент и самостоятельно уплачивает НДФЛ, то налоговый агент может уменьшить исчисленный НДФЛ таких работников на сумму перечисленных ими фиксированных платежей по НДФЛ. Сумма, на которую налоговый агент уменьшает исчисленный НДФЛ, отражается по строке 050 «Сумма фиксированного авансового платежа».

По строке 060 «Количество физических лиц, получивших доход» налоговый агент должен указать общее количество физлиц, которые получили от него доход в налоговом периоде. Если в течение года одно и то же физическое лицо было уволено и вновь принято на работу, по строке 060 оно указывается только один раз.

По строке 070 «Сумма удержанного налога» отражается сумма НДФЛ, которая была удержана налоговым агентом.

По строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» отражается та сумма НДФЛ, которую налоговый агент не смог удержать из доходов физлица.

По строке 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» нужно показать сумму НДФЛ, которая была возвращена налоговым агентом в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Строки 060-090 заполняются суммарно по всем налоговым ставкам и обязательно на первой странице Раздела 1.

Как заполнить Раздел 2 формы 6-НДФЛ, мы рассматривали в нашем отдельном материале.

Заполнение кода по месту нахождения учета и ОКТМО в 6 НДФЛ

Отчетность по доходам физических лиц 6 НДФЛ должны сдавать все налоговые агенты. Бланк состоит из двух страниц: титульный лист и расчет. Первая страница содержит сведения о налогоплательщике: наименование, ИНН, КПП, телефон, идентификационные коды. Заполнение последней информации вызывает множество вопросов. Как правильно заполнить код по месту нахождения учета в 6 НДФЛ, рассмотрим в этой статье.

Этот код различается, в зависимости от того кто является налоговым агентом:

• российское предприятие;
• иностранная компания, имеющая представительство в России;
• индивидуальный предприниматель;
• адвокат;
• нотариус.

Он присваивается налоговым агентам для их идентификации и быстрого поиска в реестре ИФНС. Обозначает территориальную принадлежность налогоплательщика к определенному муниципальному образованию. Обязателен для заполнения в любых налоговых документах, также всегда указывается:

• в платежных поручениях;
• в бухгалтерских документах;
• в договорах.

Все муниципальные образования также объединены в единый классификатор – ОКТМО.

Как заполнить поле “по месту нахождения учета” на титульном листе?

По общим правилам налогоплательщики представляют отчет в налоговую инспекцию по месту своей регистрации. Компании, на основании юридического адреса, предприниматели, адвокаты и нотариусы – по прописке. ОКТМО указывается по месту регистрации, а в поле “по месту нахождения учета” проставляются следующие обозначения (в зависимости от категории налогового агента):

• 120 – ИП, применяющие ОСНО и УСН;
• 125 – адвокаты;
• 126 – нотариусы;
• 212 – российские предприятия;
• 213 – компании, признанные крупнейшими налогоплательщиками.

Справка! ФНС определил крупнейшие предприятия страны в отдельную категорию. Для того чтобы попасть в нее, финансово-хозяйственные показатели организации должны отвечать ряду условий, установленных приказом ФНС. Одним из них является объем начисленных налогов и сборов в бюджет, он должен превышать 1 млрд. руб.

Такие организации сдают отчетность в налоговый орган по месту своего учета, инспекция должна специализироваться именно на крупнейших налогоплательщиках.

Предприниматели, применяющие патентную систему или вмененный доход, представляют форму 6 НДФЛ не по прописке, а по месту осуществления деятельности. Какой код указывают физические лица в этом случае? ОКТМО отображается по месту ведения предпринимательской деятельности. Также для таких ИП установлен отдельный код места учета – 320.

Особенности заполнения формы для организаций с обособленными подразделениями

Предприятия, имеющие обособленные подразделения сдают несколько форм 6 НДФЛ. По территориальному нахождению самой организации и по месту учета всех ее филиалов. В каждом случае заполняются разные коды ОКТМО. Отчеты направляются в налоговые инспекции в соответствии с указанными ОКТМО.

Однако это относится только к тем компаниям, в которых обособленные подразделения самостоятельно производят выплаты своим сотрудникам. Если все доходы выплачивает головная компания, форма 6 НДФЛ сдается только по ней.

Если работнику выплачивался доход одновременно головной компанией и подразделением, он отражается в обоих отчетах. Денежные средства, выплаченные главным офисом, отражают по месту учета самой организации. Доходы, полученные от подразделения, указываются в отчете по месту размещения филиала.

При сдаче 6 НДФЛ за обособленное подразделение в бланке, в качестве кода по месту нахождения учета, ставится 220. Указываются КПП и ОКТМО обособленного подразделения.

Рассмотрим порядок заполнения титульного листа формы 6 НДФЛ на следующем примере: ООО “Пионер” находится в Москве и имеет обособленное подразделение в Казани. Казанский офис самостоятельно выплачивает заработную плату своим сотрудникам. Предприятие должно предоставить два отчета: в московскую инспекцию по головному офису и в казанскую инспекцию по подразделению. Титульный лист будет выглядеть следующим образом:

• для головного офиса

• для обособленного подразделения

Что делать, если код места нахождения по обособленному подразделению указан ошибочно, вместо 220 заполнено 212? В этом случае необходимо сообщить об ошибке налоговому инспектору и сдать скорректированный отчет, в котором необходимо указать верный код. Не все налоговые инспекции требуют уточненный отчет, в отдельных случаях может быть достаточно письма, с пояснениями по ошибке.

Важно! При неверно указании кода 212 по месту нахождения обособленного подразделения, отчет могут записать на головную компанию и выставить штраф за непредставление отчета по подразделению в срок.

Обособленные подразделения иностранных компаний, находящиеся на территории России также сдают отчетность по доходам сотрудников. В расчете 6 НДФЛ в качестве кода по месту нахождения они указывают 335. ОКТМО заполняется в соответствии с территориальным расположением иностранного подразделения.

Предоставление отчетности

Налоговый период – календарный год. Период представления отчетности – каждый квартал.

Данные по первому разделу заполняются с начала года, по налоговой ставке. Если работодатель удерживает подоходные налоги по разным ставкам, заполняются дополнительные листы с разделом 1. Во втором разделе отражаются все доходы и исчисленные с них налоги за текущий квартал. Он не разделяется, в зависимости от размера налоговой ставки. Если выплат было много и они не помещаются на одной странице, заполняется необходимое количество.

Срок сдачи отчетности – последний день месяца, следующего за отчетным. Например, 6 НДФЛ за полугодие необходимо сдать до 31июля.

6 НДФЛ предоставляется в электронной форме через специализированные программы. Днем предоставления считается дата отправки отчета в ИФНС.

Небольшие организации и ИП, у которых работает не более 25 сотрудников, могут сдать расчет 6 НДФЛ на бумажном носителе лично или почтой. Расчет сдается на установленном бланке. Если отчет предоставляет в налоговую по почте, его необходимо отправить ценным письмом с описью вложения. Днем предоставления отчет является дата отправки.

За непредставление отчетности в установленные сроки предусмотрены штрафные санкции – 1 тыс. рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки.

Коды по месту нахождения учета необходимы для быстрой обработки данных по налогоплательщикам налоговым органом. Они присваиваются всем налоговым агентам. Перечень обозначений установлен Приказом ФНС и зависит от того, кто выплачивает доходы работникам: российское предприятие, ИП или обособленное подразделение иностранной компании. Компании, имеющие обособленное подразделение, находящееся в другом регионе страны, сдают два расчета 6 НДФЛ по месту учета головного и регионального офисов.