При работе с электронными официальными бумагами между партнерами можно установить свои требования к правилам оформления документов, в том числе к сканам бумажных оригиналов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно.

Читайте также «Почему ФНС не принимает сканы документов?»

Так, например, для подачи сканов в Арбитражный суд нужно учитывать, что документы, подаваемые через сайт, должны быть переведены в электронный вид в формат PDF. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый. Если подписи в бумажном документе выполнены синей ручкой, важно, чтобы при сканировании такого документа было выбрано черно-белое решение. Кроме того, разрешение скана должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Очень важным является размер одного файла – он не должен превышать 10 Мб. Само собой, скан должен хорошо читаться, т. е. все надписи, печати, подписи должны быть различимы. При этом в каждом направленном вложении должно быть не более одного документа, такой файл должен иметь название, отражающее суть вложенного документа, и содержать количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12.12.2016 года 7л.pdf».

Требования к файлу

Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.

Обратите внимание

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.

Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.

Мнение налоговиков

Особое мнение по вопросу цифровых документов имеется и у налоговых органов. Разрешено предоставить сканы от организации в порядке, определенном статьей 93 Налогового кодекса, в электронной форме (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным форматам при условии заверения усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. Во-первых, это счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж и дополнительные листы к ним, если они есть. Во-вторых, это товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг) (форматы рекомендованы приказом ФНС от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@). В-третьих, документы о передаче товаров при торговых операциях, формат которых утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@. И в-четвертых, это бумаги о передаче результатов работ или оказании услуг, их формат утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.

Формат описи

Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.

Читайте также «Документы, которые можно представить налоговикам в электронном виде»

Проект приказа

Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.

Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.

Обратите внимание

5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.

Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.

Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:

• KD – префикс, принимающий четырехзначное значение, равное 1101 (истребованные документы);
• О – идентификатор отправителя, имеет вид: девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации) – для организаций, двенадцатиразрядный код (ИНН физлица, при отсутствии ИНН – последовательность из двена-дцати нулей) – для физлиц;
• P – идентификатор конечного получателя, четырехразрядный код налогового органа в соответствии с СОНО;
• GGGGMMDD – дата формирования файла;
• N1, N2 – идентификационные номера файла (GUID).

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Подключить бератор

Как перевести сканированный документ в формат PDF? Очень часто офисному работнику приходится сканировать документы для пенсионного фонда или документооборота. Так вот последнее время все чаще требуется переводить сканированные документы в формат PDF. И это неспроста. Есть такие вирусы, которые поражают именно формат JPEG, т.е. в один прекрасный момент все картинки, фотографии и документы в этом формате просто шифруются таким вирусом, и больше прочитать или просмотреть вы их не сможете.

Как перевести сканированный документ в формат PDF

В новых сканерах уже встроена кнопка, при нажатии которой, документ уже сканируется в формате PDF, но не всегда эта функция работает.

У меня был случай, когда на двух одинаковых компьютерах с одинаковой операционной системой один и тот же сканер работал по-разному. На одном компьютере эта самая кнопка PDF работала, а на другом нет. Потом выяснилось, что на одном компьютере был установлен принтер с драйверами, которые хорошо дополняли сканер, а на другом нет.

В старых сканерах, чтобы задействовать функцию PDF, надо хорошо изучить инструкцию, и запомнить куда заходить, и где менять настройки. А зачастую все сканеры по умолчанию выводят документы в формате JPEG. Это графический формат. Обычно в нем бывают картинки и фотографии.

Я уже писала о т ом, что такое формат и расширение файла, и как его можно изменить, поэтому повторяться не буду.

Есть специальные программы конвертеры, при помощи которых можно быстро изменить формат документа, но они не бесплатны. Да и ставить кучу программ на свой компьютер тоже не желательно.

Самый лучший выход из этой ситуации, это перевести документ из формата JPEG в формат PDF онлайн, т.е. при помощи интернета.

Я перепробовала много всяких сервисов. Больше всего мне нравится этот. Здесь все понятно и просто. Достаточно загрузить необходимый файл по кнопке «Выберите файл» или методом перетаскивания.

Можно загрузить сразу много отсканированных листов. Для этого рядом с загруженным файлом нажмите на кнопку с плюсом.

А можно еще при выборе файла выделить все необходимые страницы при помощи кнопки Ctrl или, если в папке находятся только те файлы, которые надо перевести в формат PDF, то при помощи кнопки Shift.

Потом жмем кнопку «Создать PDF прямо сейчас!!!»

Следующей странице необходимо нажать желтую кнопку «Сохраните файл».

Вот и все. Ваш файл переведен из формата JPEG в формат PDF.

На этом же сервисе можно разъединить документы, объединить, сжать, и даже снять защиту с документа PDF.

Если что-то не понятно, то посмотрите это видео:

В эпоху широкого развития информационных технологий, потребность в них среди юридических лиц только возрастает. Если обратиться к событиям двадцатилетней давности, то там нам едва ли удастся встретить такое понятие, как «подача документов в электронной форме» или «отправка электронного письма с вложением», вы не услышали бы просьбы «выслать принтскрин» и многого тому подобного. Сейчас же это является частью нашей реальности и волей-неволей профильным ведомствам приходится к этому адаптироваться. Правда, как-то у них это все в очередной раз запоздало происходит…

Мы поговорим с вами о сканах документов, столь востребованных в документообороте между компаниями и государственными инстанциями. Если фирма в диалоге со своими партнерами имеет право самостоятельно выдвигать требования к высылаемым и принимаемым документам, то во взаимодействии с чиновниками приходится все же придерживаться правил, которые диктуют они сами. Далее в нашей статье: почему ФНС долгое время отказывалась принимать электронные документы и вынуждала людей «стоять в очередях» с бумагами? Почему разные ведомства предъявляют разные требования к оформлению сканов? О чем нельзя забывать при отправке материала в Налоговую? Какие разговоры сейчас ходят в кабинетах ФНС?

Как-то затянулось дело…

По удивительному стечению обстоятельств, у хозяйствующих субъектов не так давно появилась возможность направлять в ФНС документы в электронном виде. Было много жалоб на то, почему со своими клиентами фирмы уже долгое время ведут переписку в электронном формате, а Налоговая до сих пор работает «по старинке». На тот момент у ФНС был веский козырь в рукаве, и они говорили, что в НК РФ нет соответствующих предписаний, в виду этого они не имеют права принимать документы в электронном виде. Так-то оно так, но, спрашивается, почему те должностные лица (депутаты), которые ответственны за то, в каком состоянии находится Налоговый Кодекс, так поздно спохватились? Интересующиеся журналисты задавали соответствующие вопросы парламентариям и им все время говорили, мол, «мы готовим законопроект» или «данный вопрос находится на стадии рассмотрения» и далее снова ссылались на то, что на тот момент времени были дела куда более важные. Если посмотреть на этот вопрос с другой стороны, то у государства и в правду есть куда более серьезные проблемы, которые нужно решать. А Государственная Дума всего одна на всю страну… Потом, когда дело стронулось с мертвой точки, ответственные лица все никак не могли определиться, в каком формате документы можно и нельзя направлять не только в ФНС, но и в другие ведомства. Самое смешное здесь то, что так до сих пор и не придумали неких «единых» требований. Дали свои рекомендации и на этот дело закрыто. Благо, ФНС, так или иначе заинтересованная в электронном документообороте идею быстро освоила, и теперь у нас на руках есть утвержденные требования к отсканированным документам.

Как должен выглядеть документ?

Итак, ФНС в одном из своих сообщений, а если быть точнее в письме 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ распространило информацию о том, какие сканы они готовы принимать к рассмотрению. Подробнее об этом по пунктам:

1. Оцифрованный документ в обязательном порядке должен включать в себя формирование копий формата TIFF и PDF;

2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого);

3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя;

4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3;

5. Настройки яркости и контраста должны быть выверены таким образом, чтобы чтение текста было максимально удобным (конкретных цифр нет);

6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открывать на стандартных платформах ОС (Windows, начиная с 2000 и далее по возрастанию);

7. При открытии документа не должно «всплывать» никаких предупреждений о возможных ошибках;

8. Нельзя ставить пароли на открытие документа, а также устанавливать запрет печати – такой документ точно не примут;

9. Если документ содержит в себе более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме;

10. В том случае, если скан будет состоять только из одного листа, то здесь допускается использование разрешения JPEG.

Как мы видим, необоснованно сложных или «экзотических» требований ФНС не выдвигает – можно работать в привычном режиме. В виду этого рекомендуем нашим читателям при первой отправке документов в Налоговый орган проверить текущие настройки вашего сканера и установить их согласно требованиям. Это не должно быть сложно.

С Арбитражными судами дело обстоит иначе

У российских судов есть свой взгляд на то, какими должны быть присылаемые к ним сканы документов. В частности:

1. Принимаются документы только в формате PDF;

2. Разрешение отсканированного документа должно быть 200 DPI;

3. Все документы принимаются исключительно в черно-белом варианте. Это значит, что строки, заполненные синей или фиолетовой шариковой ручкой в готовом варианте скана должны быть черными;

4. Объем файла не должен превышать «вес» в 10 МБ;

5. Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы;

6. Отправляемый письмом файл должен, как и тема письма, отражать суть высылаемого документа примерно в таком формате: «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…»;

Смеем предположить, что потребность в отличии требований к отсканированным документам вызвана разницей в содержании и оформлении самих бумаг. К примеру, формат иска в суд все же разнится с налоговой декларацией. В виду этого, требования Арбитражных судов можно признать вполне справедливыми и обоснованными.

Требования на этом не заканчиваются

Выше мы описали общие условия, которые действительны для всех документов. Однако, мы хотим здесь сделать некоторое уточнение: при предварительном согласовании с ведомством, куда направляется отсканированный документ, чиновники могут запросить дополнительные характеристики документа. В частности, сотрудники ФНС не так давно высказались, что на основании статьи 93 НК РФ документы можно и нужно заверять усиленной электронной подписью ответственного лица компании (лучше, директора). Применение данной меры в разы увеличит шансы на то, что скан будет принят к рассмотрению. Более того, это дополнение может потребоваться, если компания обращается «за помощью» на портал государственных услуг, ставший столь популярным в последние годы. Усиленная электронная подпись не должна оставить сомнения в том, что документ не является фальсификатом.

XML-документы – отдельная история

Бывает и такое, что требуемые данные неудобно или вовсе невозможно отсканировать. Наиболее явно это прослеживается с документами формата XML. Это, грубо говоря, сохраненная страница браузера. Сохранение таких документов может потребоваться, если в вашем программном обеспечении не предусмотрена или «не работает» функция выгрузки данных в иной формат. Часто это касается платежных поручений, проведенных через некоторые банки. И все же ФНС полагает, что далеко не каждый файл такого разрешения может быть ими принят. Ниже разрешенный список, согласно письму ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@:

1. Счета-фактуры, в том числе и корректировочные;

2. Журналы учета;

3. Товарная накладная ТОРГ-12;

4. Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся листы к ним;

5. Акты приема и сдачи работ;

Кажется, все. Это не так много и все же вполне достаточно. Остальные документы всегда можно отсканировать в привычном режиме.

Важная заметка: В случае, если ФНС посчитает отправленные вами документы недостаточными или сообщит, что по какой-то причине недополучила часть файлов одного пакета, следует прикреплять в файлу также опись, как в традиционном виде это происходит с почтовым отправлением ценных бумаг. Порядок составления описи и требования к ее оформлению вы можете прочитать из Приказа ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Данному приказу уже скоро исполнится 5 лет, однако, его актуальность пока не утратилась.

Собака лает – ветер носит

Положение дел в области электронного документа совершенно нельзя назвать удовлетворительным, однако, и удручающим – тоже нельзя. Еще несколько лет назад чиновники ни раз предлагали отойти окончательно от бумажных носителей и полностью перейти на электронный документооборот. Во-первых, по их мнению, это должно благотворно сказаться на экологии всей страны (сами посудите, сколько срубают деревьев для того, чтобы обеспечить нас бумагой, которую потом мы безжалостно килограммами уничтожаем). Во-вторых, электронные документы гораздо сложнее подделать, особенно, если к ним прилагается электронная подпись. В-третьих, деятельность многих компаний, как показала практика электронной отчетности, должна стать более прозрачной по отношению к тем временам, когда все документы были исключительно на бумажных носителях. В-четвертых, вероятность того, что какой-то документ «затеряется», сокращается в разы. А именно, при его отправке по электронной почте он автоматически будет иметь два дубликата (в папке «отправленные» самого пользователя и папке «входящие» получателя), или в программном обеспечении пользователя, или в личном кабинете портала государственных услуг. Если подумать и развить эту тему, то положительных сторон вопроса можно будет найти, как минимум, еще столько же. Спрашивается, так что же мы медлим? Нет, никто не спорит – на сегодняшний день проделана огромная работа по внедрению инновационных технологий в нашу общественную жизнь в формате огромной страны, но подумайте, сколько ведь еще нужно сделать. А наши чиновники пока только говорят и говорят, что надо…

Итог

В заключение хочется еще раз пожелать нашим клиентам по услуге «1С Предприятие 8.3 онлайн» и тем официальным инстанциям, к которым по долгу службы им приходится обращаться, пока оставить все в таком виде, как есть сейчас. Дело в том, что переход на все эти «цифровые изыскания» проходил у нас и так с большими трудностями как со стороны ведомств, так и со стороны штатных пользователей. Давайте пока привыкнем к тому, что есть сегодня, а завтра уже можем начать готовиться к переходу на качественно новый уровень документооборота. В любом случае, мы ничего не потеряем, т.к. текущая система в целом налажена.

Желаем успехов!