Фотография рабочего времени

Содержание

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КОГДА ВНЕДРЯТЬ

Карта рабочего дня — это фотография всей активности сотрудника в течение рабочего дня. В карте вы получаете данные по каждой активности менеджера и учет времени, которое он тратит на то, чтобы ее осуществить.

По данным статистики с проектов по развитию продаж непрофильная активность сотрудника отдела продаж в течение дня может достигать 40-50%.

Карта рабочего дня: распределение активностей менеджера отдела продаж

Это означает, что сотрудник может тратить время на дела, которые не соответствуют его должностным обязанностям, не помогают или даже вредят процессу продажи.

В 90% случаев Руководитель отдела продаж (РОП) выстраивает управление отделом продаж «в слепую», не имея прозрачной фотографии того, над чем же так тщательно трудятся сотрудники в течение дня.

Когда на вопрос «Где результат?» вы слышите от продавца «Ну я же работаю!» — пришло время внедрять карту рабочего дня. Фотография графика покажет, какая активность менеджера не приносит результат.

Когда обязательно используем карту рабочего дня:

  1. При внедрении Режима рабочего дня***Карта рабочего дня выявит неэффективное использование ресурсов дня и простимулирует менеджеров работать по Режиму.///
  2. При автоматизации бизнес-процесса продажи***Карта рабочего дня выявит этапы продажи и скорректирует функционал менеджеров.///
  3. При низких результатах конверсии воронки продаж***Карта рабочего дня выявит активностей, которые мешают продавцу выполнять KPI воронки продаж.

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КОНТРОЛЬ ПРОЦЕССА ПРОДАЖИ

В течение дня менеджер делает звонки, пишет письма, формирует и исправляет Коммерческие предложения, согласует спецификации продукта, уточняет цены и формирует прайс-листы, уточняет информацию у руководства, проводит встречи.

Продавец может делать то, что у него получается легче, и из-за этого не успевать продавать. А может быть перегружен выполнением непрофильных задач и из-за этого также не успевать продавать.

Карта рабочего дня нужна для того, чтобы наглядно показать, сколько времени продавец тратит на активности, которые не приведут к результату.

Бизнес-процесс продажи состоит из определенных стадий. На каждой стадии продавец должен выполнять активности, которые обеспечат результат и дадут возможность перевести лид на следующую стадию:


Карта рабочего дня: бизнес-процесс продажи

I. Стадия Leads generation

На стадии генерации лидов происходит генерация трафика клиентов.

Карта рабочего времени должна ответить вам на следующие вопросы:

Сколько времени уходит на актуализацию баз данных, на сбор контактов и на поиск лидов? Сколько времени сотрудник работает с тем или иным каналом привлечения?

II. Стадия Leads development

Если ваши хантеры делают холодные исходящие звонки потенциальным клиентам, сколько времени у них уходит на подготовку баз? Сколько времени уходит на подготовку к звонку? Сколько времени уходит на обзвон и внесение данных в СRM? Какие перерывы делают хантеры в своей работе? Сколько уходит времени на повторные звонки и ответы на вопросы по продукту? Сколько времени уходит на отсылку клиенту запрашиваемой информации?

III. Стадия Leads converstion

Карта рабочего дня покажет: степень автоматизации процесса выставления Коммерческого предложения, механизм подготовки предложений и прайс-листов. Сколько времени менеджер тратит на повторные звонки и качество взаимодействия со всеми подразделениями, от которых зависит заключение сделки.

IV. Стадия Сlient fulfillment

Карта рабочего дня покажет: сколько уходит времени и сил на подготовку и согласование договора, сколько менеджер тратит времени на улаживание проблем для первой отгрузки клиенту, и все неровности взаимодействия с клиентским сервисом.

V. Стадия Account Managment

Карта рабочего дня ответит вам на вопрос — почему клиентский менеджер не занимается продажами, а тратит все свое время только на сопровождение клиента? Что мешает клиентскому сервису делать новые предложения, выставлять КП и закрывать сделки?

Карта рабочего времени выявит все «узкие» места бизнес-процесса продажи и поможет принять решение по тому, сколько менеджеров нужно нанять на тот или иной функционал для определенной стадии процесса продажи.

Читайте «Бизнес-процесс продажи: как управлять»

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Карта рабочего дня фиксирует следующие данные:

  1. Активность менеджера;***
  2. Время начала и время завершения активности***
  3. Длительность активности;***
  4. Привязку той или иной активности к стадии процесса продажи;***
  5. Долю времени, которую тратит менеджер на профильную деятельность;***
  6. Долю времени, которую тратит менеджер на непрофильную деятельность;***
  7. Долю времени, которую менеджер тратит на личные активности.

Каждую активности в карте рабочего следует обязательно присудить категорию — то есть отметить к какой стадии процесса продажи эта активность принадлежит.

Так, например, если ваш клоузер принимает входящий звонок — это непрофильная активность. Если клоузера соединяют с уже существующим клиентом, которого должен обслуживать клиентщик — это также непрофильная активность. Каждая непрофильная активность в карте рабочего дня отнимает у вас новых клиентов.

Также нужно анализировать все действия хантера и эккаунт менеджера (фермера).

Карта рабочего времени: шаблон

Виды активностей продавца в карте рабочего дня:

  • Профильная активность: задачи согласно профилю должности и функционалу;***
  • Непрофильная активность: задачи не по профилю должности и функционалу;
  • Личные дела: перекуры, разговоры по телефону, чаты, общение с коллегами.

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КОНТРОЛЬ КЛИЕНТСКОГО СЕРВИСА

Карта рабочего времени разрабатывалась как инструмент контроля менеджеров по активным продажам. Сегодня хронометраж рабочего времени необходимо внедрять и в отделы по работе с действующей клиентской базой.

Конкурентный В2В рынок требует увеличения среднего чека и удержания клиентов. В 80% клиентских отделов заточены только на сопровождение, но не на развитие клиента. Эккаунт менеджеры делают много ненужных действий, их режим работы часто не оптимизирован также жестко как у продавцов.

В отдел клиентского сопровождения требуется внедрения управления продажами по Pipeline: четкое определение типов активностей, KPI и нормы по ним. Для формализации этапов процесса сопровождения и автоматизации процессов используйте карту рабочего времени.

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КАК ВНЕДРИТЬ — АЛГОРИТМ

Шаг 1: Как заполнять

Карта рабочего времени заполняется самими менеджерами. Поставьте задачу 2-м или 3-м менеджерам, за корректное заполнение обещайте приз или вознаграждение.

Заполнение карты рабочего дня самими сотрудниками повышает лояльность к ужесточению дисциплины, формирует команду реформаторов и облегчает последующее внедрение изменений.

Шаг 2: Контроль

В течение дня проверяйте заполнение карты рабочего дня. Объявляйте о результатах заполнения каждые 2 часа.

Шаг 3: Подведение итогов

Сопоставьте затраты на активности на разных стадиях процесса продажи. Выявите стадии, на которых тратит более 20% времени на непрофильные активности. Выявите стадии, в которых менеджер тратит менее 20% на профильные активности.

Эти стадии будут «узким» местом вашего процесса продажи.

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ КОНТРОЛЯ

По итогам внедрения карты рабочего дня внедрите следующие изменения:

I. Скорректируйте функционал продавца

Если карта рабочего дня показала, что менеджеры тратят необоснованные ресурсы на административные задачи, попросите их обозначить те задачи, которые они могут с себя снять. Решите, что может быть автоматизировано, а что передано на аутсорсинг.

Экономия составить несколько минут, но в сумме получится до 15-ти часов на отдел.

II. Внедрите Режим дня

Выявите в карте рабочего дня продавца активности, которые он совершает не «пакетно», т.е. не планово.

Менеджер хаотично проверяет электронную почту и бросается отвечать на письмо сразу же, как только его получил. После повторного звонка клиенту и получения вопроса от клиента, менеджер кидается выяснять ответ на вопрос вместо того, чтобы продолжать пакетный обзвон клиентов, которые находятся на стадии Leads conversion и требуют повторного касания.

Внедрите Режим рабочего дня отдела продаж с пакетными активностями, жесткими перерывами и четко выделенным временем на планерки, совещания и разборы полетов.

III. Откорректируйте структуру отдела продаж

На основании данных карты рабочего дня определите, подходит ли для выполнения планов продаж ваша структура отдела. Если нет, перестройте ее.

Читать «Структура отдела продаж — полное руководство»

IV. Автоматизируйте бизнес-процесс продажи

Опишите бизнес-процесс продажи каким он должен быть с учетом выявленных с помощью карты рабочего дня ошибок. Выявите количество и состав этапов для каждой стадии процесса, все входы и выходы для каждого этапа, ответственных и KPI, который будет соответствовать выполнению стратегической цели.

Составьте ТЗ для оптимизации вашей CRM и планово внедрите систему все необходимые улучшения.

V. Учите мыслить нешаблонно

Если карта рабочего дня выявила, что в результате непредвиденного действия клиента весь ваш отдел тратит 2 часа на улаживание проблемы и ее обсуждение — это значит, что ваши менеджеры не приучены мыслить быстро, и не умеют разрешать нестандартные ситуации.

Чем быстрее менеджер адаптируется и примет верное решение, тем быстрее он вернется к выполнению профильных активностей.

Учите продавцов действиям в нестандартных ситуациях.

VI. Исключите многозадачность

Если карта рабочего дня выявит, что продавец решает несколько задач одновременно (формирует КП для клиента и разговаривает по телефону) научите его это не делать.

Многозадачность снижает качество работы на 30-50%.

После внедрения Внедрите карту рабочего дня для того, чтобы получить все необходимые сведения для повышения продаж в вашем отделе.

Вы получили рекомендации как использовать карту рабочего дня в отделе продаж, какие ошибки бывают при ее внедрении, как читать результаты и как ее внедрять. Используйте фотографию рабочего дня менеджера по продажам для того, чтобы усилить процессы вашего отдела продаж.

Фотография рабочего времени или виды наблюдений рабочего времени (в соответствии с классификацией научно-практического института REFA, Германия) – это необходимое рабочее время для выполнения рабочего задания, которое определяется посредством замера, традиционно называемого фотографией рабочего времени, или в варианте методики REFA хронометражем распределенного времени.

При проведении фотографии рабочего времени исходят из следующего уравнения:

AZ = G + Er + Vsk + Vsv + Vp + N + F,

где:

  • AZ – время замера,
  • G – основное время,
  • Er – время отдыха,
  • Vsk – постоянное объективно распределенное время (независимое от заказа),
  • Vsv – переменное объективно распределенное время (зависимое от заказа),
  • Vp – личное распределенное время,
  • N – неиспользуемое время,
  • F – случайное, частично используемое время.

Целью хронометража распределенного времени является определение видов времени, составляющих общий период замера АZ. АZ – сумма всех значений, определенных во время фотографии рабочего времени, если они входят в установленное на предприятии рабочее время. G — основное время; представляет собой сумму всех значений времени выполнения планомерных этапов процесса в ходе замера: время прямого, вспомогательного выполнения, плановых процессных ожиданий. Ег — время отдыха; представляет собой сумму всех встретившихся в ходе фотографии периодов, необходимых для отдыха.

Vsk – постоянное объективно распределенное время; представляет собой сумму всех встречающихся в фотографии значений на выполнение не зависящих от задания, постоянных в смену или в неделю этапов таких этапов процесса как дополнительная деятельность и перерывы, обусловленные помехами. Примеры: подготовить рабочее место к началу смены, убрать и очистить его по окончании смены, разогреть средство производства в начале смены или в конце производственного перерыва; плановая смазка оборудования; плановые работы по техническому обслуживанию оборудования.

Vsv – переменное объективно распределенное время,зависящее от заказа; является суммой всех встречающихся в фотографии значений на выполнение зависимых от задания этапов процесса с такими видами процесса как дополнительная деятельность и перерыв, обусловленный помехами. Примеры: возможная смазка станков, краткие помехи в ходе процесса, краткие служебные беседы, возможная смена инструмента вследствие поломки, помехи со стороны других работников, небольшое время на техническое обслуживание.

Vp – личное распределенное время. Представляет собой сумму всех встречающихся в фотографии значений времени на перерывы, обусловленные личными потребностям работника. Примеры: выйти в туалет, отрегулировать обогрев, вентиляцию или освещение, получить заработную плату. При проявлении времени Vp возможны пересечения с видом Еr, из-за чего необходимы соответствующие представления об ограничениях.

N – неиспользуемое время; представляет собой сумму всех встречающихся в период замера значений на дополнительные виды деятельности, вызванные работником, и на произвольное прерывание деятельности. Примеры: несоблюдение работником режима рабочего дня, исправление брака по вине работника, личные разговоры. Эти значения времени могут быть устранены при соблюдении рабочих и служебных инструкций.

F – случайно возникающее время; представляет собой сумму всех встречающихся в процессе замера значений на дополнительную деятельность и перерывы вследствие продолжающихся длительный период чрезвычайных помех в отношении процесса. Примеры: длительное время ожидания вследствие технических или организационных недостатков, длительное отсутствие подачи энергии при использовании электричества, газа, сжатого воздуха, длительные ремонтные работы, отсутствие вспомогательных и транспортных средств, длительные переговоры с начальниками.

Применение фотографии рабочего времени

Схема 1. Стандартная программа REFA проведения фотографии рабочего времени.

На этапе 1 формулируется цель, которая должна быть достигнута благодаря фотографии (например, определение надбавок распределенного времени или рационализация существующих процессов), следует определить рабочие системы, где будет проводиться фотография рабочего времени, изучаются рабочие задания, подготавливаются формуляры для его замера. Для осуществления фотографии на индивидуальном рабочем месте применяется лист хронометража V2, а при одновременном наблюдении за несколькими аналогичными рабочими системами графическим методом используется формуляр V5. На этапе 2 рассчитываются фактические значения единичного времени на основании значений прогрессивного времени, установленных в ходе наблюдений.

На этапе 3 выполняется идентификация видов времени по этапам процесса: G, Er, Vsk, Vsv, Vp, F и N. В ходе этапа 4 производится сортировка и суммирование значений времени по видам на сортировочном формуляре V3. Сумма значений всех видов должна быть равна результату общего времени наблюдения. На этапе 5 выполняется обработка данных наблюдений, проведенных в другие дни фотографии. Первые четыре этапа повторяются для других наблюдений либо для других работников. На этапе 6 суммируются данные времени по каждому из видов по всем сортировочным формулярам и переносятся в сводный формуляр V4. Результатом этапа 7 является определение суммы значений по каждому виду и расчет значения в день или в неделю. Перенос значений необходимого времени в формуляр результатов V1 осуществляется на этапе 8. После этого на этапе 9 на обратной стороне формуляра результатов V1 могут быть определены отдельные процентные доли распределенного времени по уже указанным формулам. Пример расчета необходимого времени на фотографии для отдельных надбавок дан на схеме 2.

Пример расчета необходимого времени

Схема 2. Обратная сторона формуляра V1: образец фотографии рабочего времени.

Больше практических примеров смотрите в Альманахе «Управление производством».

Существуют три вида длительных наблюдений рабочего времени:

  • фотография; наблюдение включает в себя не менее 5 целых рабочих смен подряд, либо выборочно в первую рабочую неделю: вторник и пятница, во вторую рабочую неделю: понедельник и среда, в третью рабочую неделю: четверг.
  • фотография в разрезе; разделение фотографии на несколько частей и случайное распределение их по нескольким дням недели и рабочим системам.
  • мультимоментные наблюдения.

ФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ: ПОНЯТИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ И ВИДЫ

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1. Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2. Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3. Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4. Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5. Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

• индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

• групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы. Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

• комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

• самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

ЦЕЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФРД

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1. Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2. Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3. Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4. Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5. Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6. Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7. Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ФРД

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка, то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени, оптимизировать бизнес-процессы компании, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1–3). В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы. Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Настоящая фотография проведена 18.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 1.

Ф.И.О. работника: Петрова А. И.

Должность работника: экономист.

Стаж работы по специальности: 2 года.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 1. Фотография рабочего дня экономиста

Время начала действия (операции)

Время окончания действия (операции)

Длительность операции (действия), мин.

Выполняемая работа (действие)

Оборудование

Примечание

1

2

3

4

5

6

8.00

8.10

10

Включение компьютера

Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету

ПЗ

8.10

8.55

45

Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием.

Уточнение по телефону содержания требуемой информации. Рассылка согласно запросам по электронной почте плановых показателей работы подразделения

Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету

ОП

8.55

9.00

5

Беседа на личные темы по телефону

Телефонный аппарат

НТД

9.00

10.00

60

Сбор необходимой исходной информации для анализа выполнения плановых показателей производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест»

Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету

ОП

10.00

10.10

10

Выход по личным надобностям, перекур

ОЛН

10.10

11.20

70

Анализ выполнения плановых показателей по производству продукции производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» согласно отчетам начальников производственных участков

Компьютер

ОП

11.20

12.00

40

Уточнение натуральных и денежных показателей у исполнителей отчетов

Телефонный аппарат, подключение к Интернету

ОП

12.00

13.00

60

Обед

ОЛН

13.00

13.30

30

Внесение изменений в аналитический отчет по выполнению плановых показателей

Компьютер

ОП

13.30

14.45

75

Подготовка аналитических записок руководителю подразделения о целесообразности внедрения новых материалов при производстве продукции

Компьютер

ОП

14.45

14.55

10

Выход по личным надобностям, перекур

ОЛН

14.55

16.00

65

Анализ фонда оплаты труда Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» за месяц

Компьютер, телефонный аппарат

ОП

16.00

16.10

10

Беседа на личные темы по телефону

Телефонный аппарат

НТД

16.10

16.45

35

Планирование фонда оплаты труда на следующий месяц

Компьютер, принтер, телефонный аппарат

ОП

16.45

17.00

15

Завершение работы, отключение техники, порядок на рабочем месте

Компьютер, принтер, телефонный аппарат

ПЗ

Итого

540

С фотографией рабочего дня ознакомлена: экономист Петрова А. И.

__________/Петрова А. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Фотография рабочего дня бухгалтера

Настоящая фотография проведена 17.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 2.

Ф.И.О. работника: Макарова С. В.

Должность работника: бухгалтер.

Стаж работы по специальности: 13 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 2. Фотография рабочего дня бухгалтера

Время начала действия (операции)

Время окончания действия (операции)

Длительность операции (действия), мин.

Выполняемая работа (действие)

Оборудование

Примечание

1

2

3

4

5

6

8.00

8.10

10

Включение компьютера, включение сортировки электронных баз данных

Компьютер, подключение к Интернету

ПЗ

8.10

8.25

15

Прием и контроль первичной документации по участкам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке. Возврат документов, оформленных не в соответствующем порядке, составителям

ОП

8.25

8.45

20

Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием

Компьютер, подключение к Интернету

ОП

8.45

10.30

105

Подготовка и отправка необходимой информации по себестоимости произведенной продукции в отчетном квартале по запросу руководителя подразделения (выборка, ксерокопирование счетов сторонних организаций, калькуляции себестоимости по видам продукции и др.)

Копировальный аппарат, компьютер, принтер, подключение к Интернету

ОП

10.30

10.40

10

Выход по личным надобностям, перекур

ОЛН

10.40

12.00

80

Выполнение работы по бухгалтерскому учету основных средств

Компьютер, принтер

ОП

12.00

13.00

60

Обеденный перерыв

ОЛН

13.00

14.15

75

Выполнение работы по бухгалтерскому учету затрат на производство продукции

Компьютер, принтер

ОП

14.15

14.30

15

Сверка с поставщиками услуг в телефонном режиме

Компьютер, телефонный аппарат

ОП

14.30

14.45

15

Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием

Компьютер, подключение к Интернету

ОП

14.45

15.30

45

Сканирование документов по начислению заработной платы и отправка их по электронной почте в главный офис компании

Компьютер, сканер, подключение к Интернету

ОП

15.30

15.40

10

Выход по личным надобностям, перекур

ОЛН

15.40

16.30

50

Совещание с руководителем отдела по вопросам изменений в налоговом законодательстве

ОП

16.30

16.55

25

Подготовка документов для передачи в архив

ОП

16.55

17.00

5

Выключение компьютера и другой аппаратуры, порядок на рабочем месте

Компьютер, принтер, сканер, ксерокс

ПЗ

Итого

540

С фотографией рабочего дня ознакомлена: бухгалтер Макарова С. В.

__________/Макарова С. В./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Фотография рабочего времени менеджера по закупкам

Настоящая фотография проведена 19.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 3.

Ф.И.О. работника: Сергеев П. И.

Должность работника: менеджер по закупкам.

Стаж работы по специальности: 9 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 3. Фотография рабочего дня менеджера по закупкам

Время начала действия (операции)

Время окончания действия (операции)

Длительность операции (действия), мин.

Выполняемая работа (действие)

Оборудование

Примечание

1

2

3

4

5

6

8.00

8.10

10

Включение компьютера, принтера, ксерокса

Компьютер, принтер, ксерокс

ПЗ

8.10

8.15

5

Запрос у планово-экономического отдела бюджета закупок, согласованного с финансовым отделом, на текущий квартал

Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету

ОП

8.15

8.30

15

Запрос у главного склада информации о наличии материалов

Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету

ОП

8.30

11.00

150

Определение наличия и потребности в материалах на текущий квартал

Компьютер, телефонный аппарат

ОП

11.00

11.10

10

Выход по личным надобностям, перекур

ОЛН

11.10

12.00

50

Составление ежемесячного плана закупок

Компьютер, принтер, телефонный аппарат

ОП

12.00

13.00

60

Обеденный перерыв

ОЛН

13.00

13.30

30

Составление ежемесячного плана закупок

Компьютер, принтер, телефонный аппарат

ОП

13.30

13.40

10

Выход по личным надобностям, перекур

ОЛН

13.40

15.00

80

Проведение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, условий поставки согласно плану закупок

Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат

ОП

15.00

15.45

45

Прием и обработка документов, связанных с закупкой

Компьютер, принтер, подключение к Интернету, телефонный аппарат

ОП

15.45

15.55

10

Выход по личным надобностям, перекур

ОЛН

15.55

16.10

15

Окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад

Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат

ОП

16.10

16.25

15

Внесение справочной информации в базу данных о поставщиках

Компьютер, подключение к Интернету

ОП

16.25

17.00

35

Составление отчета о проделанной за день работе, выключение компьютера и другой аппаратуры

Компьютер

ПЗ

Итого

540

С фотографией рабочего дня ознакомлен: менеджер по закупкам Сергеев П. И.

__________/Сергеев П. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Этап 3. Обработка результатов.

Расчет длительности элементов (заполнение колонки 3) ведется при обработке результатов.

На данном этапе также заполняют колонку 6, классифицируют каждый элемент. Для непроизводственного персонала компании «Камелия-Инвест» применяли следующую классификацию затрат рабочего времени:

ОВ — общее время работы (продолжительность рабочей смены);

ПЗ — организация рабочего места и заключительные работы (подготовка к выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии в течение смены);

ОП — оперативное время (время непосредственного выполнения заданий);

ОЛН — затраты времени на отдых и личные надобности;

НТД — нарушения правил трудовой дисциплины (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).

На основе полученных данных (табл. 1–3) создают баланс трудовой деятельности. В таблице 4 представлен баланс рабочего времени экономиста.

Таблица 4. Баланс рабочего времени экономиста

Классификатор рабочего времени

Описание

Общая продолжительность, мин.

Процент от общего времени наблюдения (К1), %

Общее время наблюдения, мин.

ПЗ

Организация рабочего места и заключительные работы

25

4,6

540 мин. (9 ч)

ОП

Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)

420

77,8

ОЛН

Затраты времени на отдых и личные надобности

80

14,8

НТД

Нарушения правил трудовой дисциплины

15

2,8

Итого

540

100

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 4 заполнена исходя из данных табл. 1 следующим образом:

ПЗ = 10 + 15 = 25 (мин.);

ОП = 45 + 60 + 70 + 40 + 30 + 75 + 65 + 35 = 420 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.);

НТД = 5 + 10 = 15 (мин.).

Расчет коэффициента К1, который показывает долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 25 / 540 × 100 % = 4,6 %;

К1(ОП) = 420 / 540 × 100 % = 77,8 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %;

К1(НТД) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %.

Рассмотрим баланс рабочего времени бухгалтера (табл. 5).

Таблица 5. Баланс рабочего времени бухгалтера

Классификатор рабочего времени

Описание

Общая продолжительность, мин.

Процент от общего времени наблюдения (К1), %

Общее время наблюдения, мин.

ПЗ

Организация рабочего места и заключительные работы

15

2,8

540

ОП

Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)

445

82,4

ОЛН

Затраты времени на отдых и личные надобности

80

14,8

НТД

Нарушения правил трудовой дисциплины

Итого

540

100

Заполнение графы «Общая продолжительность, мин.» на основании данных табл. 2:

ПЗ = 10 + 5 = 15 (мин.);

ОП = 15 + 20 + 105 + 80 + 75 + 15 + 15 + 45 + 50 + 25 = 445 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.).

Нарушения правил трудовой дисциплины отсутствуют.

Расчет коэффициента К1, отражающего долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %;

К1(ОП) = 445 / 540 × 100 % = 82,4 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %.

Таблица 6 содержит данные по балансу рабочего времени менеджера по закупкам.

Таблица 6. Баланс рабочего времени менеджера по закупкам

Классификатор рабочего времени

Описание

Общая продолжительность, мин.

Процент от общего времени наблюдения (К1), %

Общее время наблюдения, мин.

ПЗ

Организация рабочего места и заключительные работы

45

8,3

540

ОП

Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)

405

75

ОЛН

Затраты времени на отдых и личные надобности

90

16,7

НТД

Нарушения правил трудовой дисциплины

Итого

540

100

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 6 заполнена исходя из данных табл. 3:

ПЗ = 10 + 35 = 45 (мин.);

ОП = 5 + 15 + 150 + 50 + 30 + 80 + 45 + 15 + 15 = 405 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 + 10 = 90 (мин.).

Нарушений правил трудовой дисциплины нет.

Расчет коэффициента К1:

К1(ПЗ) = 45 / 540 × 100 % = 8,3 %;

К1(ОП) = 405 / 540 × 100 % = 75 %;

К1(ОЛН) = 90 / 540 × 100 % = 16,7 %.

Этап 4. Анализ результатов и выработка решений (рекомендаций).

На основе данных, полученных в результате ФРД, делают выводы и разрабатывают рекомендации по устранению выявленных недостатков.

В нашем случае анализ фотографий рабочего дня экономиста, бухгалтера и менеджера Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой дисциплины, так как нарушения либо отсутствуют, либо НТД имеет низкое значение (2,8 % от общего времени наблюдения у экономиста).

Перед началом наблюдения нужно определиться, что именно считать нарушением трудовой дисциплины. Ведь так называемые перекуры, чаепития в рабочее время, беседы с коллегами на посторонние темы и другие поглотители времени часто просто необходимы для поддержания нормальной обстановки в коллективе с моральной точки зрения.

Важная деталь: во избежание недоразумений по этому поводу рекомендуется правила внутреннего трудового распорядка изложить в письменной форме, согласовать с коллективом и профсоюзной организацией. Принимая на работу новых сотрудников, необходимо ознакомить их с этими правилами.

В ходе ФРД было выявлено, что менеджер по закупкам тратит около 30 мин. каждый день на составление отчета о проделанной за день работе. Руководство компании «Камелия-Инвест» посчитало, что это значительные затраты времени, и приняло решение упростить формы внутрифирменной отчетности как менеджеров по закупкам, так и других сотрудников.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Формы отчетности, их содержание и периодичность следует пересматривать периодически в любом случае, так как в современной быстро меняющейся среде ведения бизнеса любая информация быстро теряют свою актуальность.

По результатам проведения ФРД было принято решение о внесении в штатное расписание Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» ставки оператора компьютерного набора для делегирования ему следующих функций: ксерокопирование и сканирование документов, отправка и приемка электронной почты, архивирование документов, составление простых отчетов и текстовых документов. Это позволило разгрузить квалифицированные кадры (бухгалтеров, экономистов и менеджеров).

В любом случае проще найти человека, владеющего навыками общения с компьютером и другой офисной техникой, чем грамотного экономиста, ответственного бухгалтера и опытного менеджера. Да и с точки зрения оплаты труда такой вариант наиболее оптимален.

Эффективность работы любого подразделения во многом зависит от его обеспеченности современным высокоскоростным оборудованием (высокоскоростными компьютерами, способными работать с большими массивами данных) и средствами связи. Возможно, по результатам проведения ФРД в некоторых случаях будет оправданной закупка такого оборудования, ведь от оперативности и достоверности получаемых данных зависит эффективность работы компании.

Также ФРД дает возможность рассмотреть использование одного и того же оборудования (сканирующие устройства, широкоформатные печатные устройства, цветные принтеры) несколькими сотрудниками/подразделениями без ущерба для результативности их работы. Такое оборудование используется, как правило, эпизодически, для выполнения разовых задач.

Результаты ФРД можно использовать для решения вопроса о продвижении по службе, для аттестации, награждения и т. д.

К СВЕДЕНИЮ

Фотографию рабочего дня можно проводить силами самой компании (более экономичный вариант) либо доверить специализирующейся на этом фирме (результат исследования получится более достоверный).

Персонал, организационная система, методы работы, стиль управления компании достаточно легко поддаются воздействию со стороны предприятия, управляемы и в то же время оказывают существенное влияние на совокупный показатель производительности. Именно поэтому повышению эффективности труда следует уделять большое внимание, и ФРД в данном вопросе является одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени.

ИЗМЕРЯЕМ ЗАТРАТЫ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Пока специалисты гадают, достигла ли экономика Украины дна кризиса, компании продолжают сокращать все виды затрат. Оптимизировать расходы, а значит, и улучшить положение предприятия, помогут прогрессивные методы организации труда.

В HR-практике нашей компании применяются такие методы изучения затрат рабочего времени, как хронометраж, фотография рабочего дня, нормирование. В конце 2008 года в группе компаний «МТС» было проведено масштабное исследование, которым были охвачены все подразделения, — около 30 тыс. человек в пяти странах. Исследование проводилось специалистами «МТС» совместно с известной консалтинговой компанией; его целью было определение оптимальной численности персонала подразделений и выявление того, насколько фактическое число работников отличается от плановых показателей. Результаты исследования показали, что только в «МТС-Украина» фактическая численность персонала соответствовала расчетной (оптимальной).

Социальная ответственность компании перед сотрудниками особенно ясно проявляется в условиях кризиса. В непростой 2009-й год «МТС-Украина» вошла очень достойно — без планов по сокращению персонала, и мы продолжаем придерживаться этой политики до сих пор.

Занимающиеся оптимизацией численности персонала в «МТС-Украина» HR-специалисты имеют большой опыт работы в сфере организации и нормирования труда. В настоящее время получить современные знания в этой сфере можно, например, в Международном институте бизнеса (МИБ) в рамках программы «Организация и управление производственными процессами» Федерального союза по организации рабочих процессов, производства и развития предприятий Германии (REFA). Наши коллеги приняли участие в этой программе, освоив современные практические методы нормирования и организации трудовых процессов (их знания подтверждены полученными международными сертификатами). Методики, которые преподаются на этом курсе, отвечают требованиям реального производства. Методические материалы (формы для замеров, исследований) применимы на практике и не требуют особых организационных изменений. Они особенно нужны для производств, где используются постоянные технологии и выполняются повторяющиеся рабочие операции.

В практике работы дирекции по управлению персоналом мы применяем все полученные в МИБ знания и методики, но в разной степени. Многие виды работ, которые выполняют сотрудники «МТС», носят аналитический и творческий характер. По общему убеждению, они не поддаются прямым методам нормирования и расчетам численности персонала, тем не менее, ошибочно полагать, что планировать и оценивать численность служащих и аналитиков невозможно: просто нужно использовать более сложные методики анализа и расчетов.

Приведем примеры оптимизации численности и организации труда из практики нашей компании:

Пример 1. Чтобы пронормировать деятельность и рассчитать требуемую численность персонала для простых и массовых работ (как правило, они имеют разовый характер, поэтому требуют привлечения временных работников), сотрудники дирекции по управлению персоналом проводили замеры времени прямо на рабочих местах. Если необходимо выполнить значительный объем простой работы, не требующей особой квалификации, то для расчета численности персонала нужно:

1) определить норму времени на выполнение единицы работы;
2) с учетом действующей часовой ставки оплаты труда для простых работ разработать сдельные расценки на выполнение единицы работы.

Тогда «лишние» люди сами исчезнут, поскольку в коллективе сразу появится здоровое стремление заработать больше, а значит — выполнить имеющийся объем работ меньшим количеством людей. Таким образом оплачивались различные временные/ разовые работы: по архивированию документов, упаковке счетов абонентам, подготовке к продаже акционной продукции и т. п.

Пример 2. В сфере продаж услуг мобильной связи мы рассчитали нормативное время на основные операции по обслуживанию клиента. При этом соблюдение норм для нас — не самоцель: наличие нормативов не означает, что каждого клиента нужно обслужить за строго отведенное количество минут. Нормы времени легли в основу разработанной нами модели оценки производительности труда, которая позволила сравнивать продуктивность сотрудников разных подразделений продаж.

Суть модели в следующем: автоматизированные системы в каждом офисе учитывают объем выполненных за месяц продаж и предоставленных услуг. Так как мы знаем, сколько сотрудников фактически привлекалось к работе в каждом из офисов за отчетный период, то можем определить, какой объем работ приходится в расчете на одного сотрудника. Эти данные позволяют получить объективную картину:

  • самые эффективные офисы продаж (те, где показатели производительности труда наивысшие);
  • офисы продаж, в которых персонал перегружен (показатели производительности труда превышают средние данные более чем на 20%);
  • офисы продаж, имеющие избыток человеческих ресурсов (те, где в расчете на одного сотрудника приходится наименьший объем продаж и услуг).

Таким образом, модель оценки и нормативы времени дают нам возможность обоснованно принимать кадровые решения: где следует увеличивать штат, а где нет необходимости брать на работу новых сотрудников, поскольку имеются резервы для роста производительности труда. Эта система применяется в компании «МТС-Украина» уже на протяжении нескольких лет, причем в последнее время ее актуальность только возрастает.

Пример 3. Для исследования объема/ состава работ и загрузки персонала на отдельных участках мы применяем метод фотографии рабочего дня. Обученные использовать этот метод HR-сотрудники производят замеры и анализируют выполняемые работы непосредственно на рабочих местах. Результаты замеров дают нам объективный материал, который помогает руководителям принимать обоснованные и объективные решения, что важно — исключая субъективную (эмоциональную) составляющую.

Например: несколько офисов продаж просят одновременно увеличить штат, опасаясь снижения качества обслуживания из-за возникновения очередей клиентов. Если имеющихся ресурсов для удовлетворения всех заявок явно недостаточно, то нужно распределить их максимально объективно и эффективно. Метод фотографии рабочего дня позволяет получить данные о затратах времени сотрудников и клиентов на обслуживание/ ожидание (параллельно фиксируется размер очереди и время ожидания в ней). Обработанные данные замеров (включая графические иллюстрации — диаграммы, графики и т. п.), а также описание организации труда в офисе предоставляются заказчикам — менеджерам продаж. Они сравнивают полученные данные со Стандартами обслуживания и определяют, на каких участках в первую очередь требуются дополнительные люди.

Пример 4. Самофотография рабочего дня применяется дистанционно; эта форма диагностики позволяет охватить большое количество сотрудников — даже работающих в других регионах (форму для проведения самофотографии см. в приложении).

Данный метод дает возможность получить ответы на различные вопросы:

  • Какие ежедневные задачи выполняет сотрудник?
  • Какого уровня квалификации требуют решаемые задачи?
  • Какое количество сотрудников регулярно работает сверх установленной продолжительности рабочего дня (не нужно путать понятия «ненормированный рабочий день» и «сверхурочная работа»)?

Не менее важно, что использование этого метода сбора данных помогает сотрудникам развивать навыки самоменеджмента — самостоятельно планировать и оценивать собственную деятельность, что очень дисциплинирует.

Самофотография рабочего дня также хорошо зарекомендовала себя в ситуации, когда нам за короткое время нужно было обновить должностные инструкции для большого количества позиций в подразделениях компании, расположенных в разных регионах.

Пример 5. В более сложных случаях мы применяем бенчмаркинг. Этот метод эффективен как для оценки отдельных бизнес-функций, так и организации работы предприятия в целом.

Как проводится исследование? Сначала группа экспертов определяет, от каких факторов зависит трудоемкость работ, а, следовательно, и необходимая численность персонала. Затем эксперты собирают нужное количество исходных данных и строят математические модели, описывающие зависимость численности персонала от выявленных факторов.

Здесь не обойтись без привлечения консалтинговых компаний, поскольку для бенчмаркингового исследования необходим большой статистический материал по отрасли, а также наработанные и проверенные годами методики. Опыт «МТС-Украина» подтверждает, что подобные исследования очень трудоемки (как для консультантов, так и для заказчика). Например, чтобы определить оптимальную численность персонала для функции контроля качества технической сети, аналитиками было отобрано девять факторов, которые влияют на трудоемкость работ:

  • количество измеряемых показателей;
  • количество сетевых элементов;
  • количество коммутационных центов;
  • уровень автоматизации оборудования;
  • количество полевых тестирований сетей связи;
  • объем передачи данных;
  • количество действующих лицензий;
  • количество абонентов;
  • количество претензий абонентов.

Несмотря на трудоемкость, метод бенчмаркинга позволяет выявить лучшие практики и применить их в масштабах всего предприятия. Данные последнего исследования легли в основу планирования численности персонала «МТС-Украина» на 2009 год.

Обобщая накопленный нами опыт в области нормирования труда и оптимизации численности персонала, дадим совет коллегам. Помните, что каждый лишний сотрудник будет стремиться оправдать свое пребывание в компании, создавая дополнительные участки работ: новую отчетность, дополнительные этапы согласования, избыточный контроль и т. п., отвлекая людей от продуктивной работы. Лишние (бесполезные) звенья бизнес-процессов зря расходуют ресурсы и ухудшают итоговые результаты. Создать их легко, но для того, чтобы впоследствии выявить и «обезвредить», придется затратить немало времени и средств.

Мы выходим из кризиса без ощутимых потерь, обогащенные новым опытом. Теперь следует позаботиться о том, чтобы и в благополучные времена поддерживалась оптимальная численность персонала.

Проверьте, не действует ли в вашей компании принцип Питера:

В любой иерархической системе каждый служащий стремится достичь своего уровня некомпетентности.

Следствия:

  • Вся полезная работа выполняется теми служащими, которые еще не достигли своего уровня некомпетентности.
  • С течением времени каждая должность будет занята служащим, некомпетентным в выполнении своих обязанностей.
  • Компетентность всегда содержит в себе зерна некомпетентности.
  • Сверхкомпетентность более нежелательна, чем некомпетентность.
  • Равные возможности означают, что каждому в одинаковой мере представляется шанс стать некомпетентным.
  • Едва работник достигает своего уровня некомпетентности, как вступает в действие сила инерции, не позволяющая уволить его и взять взамен компетентного.
  • В иерархии способность компетентного подчиненного управлять некомпетентным начальником превосходят возможности некомпетентного начальника управлять компетентным подчиненным.
  • Колледж не может обеспечить компетентность; он может обеспечить диплом.
  • Компетентные работники сами уходят гораздо чаще, чем увольняют некомпетентных.
  • Способности потенциально компетентного человека со временем разрушаются, тогда как потенциально некомпетентная личность поднимается до уровня, где потенциал некомпетентности реализуется полностью.
  • Чтобы избегать ошибок, надо набираться опыта; чтобы набираться опыта, надо делать ошибки.

Преобразование Питера:

В иерархии внутренняя согласованность ценится больше эффективной работы.

Дополнение Валери к законам Питера:

Компетентный человек — это человек, ошибающийся по правилам.

Законы Паркинсона:

  1. Работа заполняет все отведенное для нее время.
  2. Расходы стремятся сравняться с доходами.
  3. Численность персонала имеет тенденцию возрастать, независимо от того, становится работы больше, меньше или ее нет совсем.
  4. Предполагаемые важность и сложность задачи возрастают прямо пропорционально выделенному на ее выполнение времени.

Аксиомы Паркинсона:

  1. Всякий начальник стремится к увеличению числа подчиненных, а не соперников.
  2. Начальники создают работу друг для друга.

«Закон тысячи» Паркинсона:

Учреждение, в котором работает более тысячи сотрудников, становится «вечной» империей; оно порождает такое количество внутренней работы, что больше не нуждается в контактах с внешним миром.

Правило Вестгеймера:

Чтобы определить, сколько времени потребует работа, возьмите время, которое по-вашему на нее необходимо, умножьте на два и замените единицы измерения на единицы более высокого порядка. Так, мы выделяем два дня на одночасовую работу.

Фотография рабочего дня — это по сути документ. Он помогает отслеживать производственные мощности, время и интеллектуальные ресурсы. Все операции детализируются вплоть до минуты. Указываются задание, сроки начала и конца его выполнения, отвлеченность на соцсети, личные разговоры по телефону и чаепития.
По статистике интернет для удовлетворения собственных интересов в трудовые часы используют 90% сотрудников, и только 5% никогда не делают этого. Разница колоссальная, ситуация удручающая. На рабочем компьютере получают сведения, не связанные с обязанностями:

  • 86% листают ленту новостей;
  • более 50% общаются с друзьями;
  • 60% качают из электронной библиотеки книги;
  • 70% покупают товары в онлайн-магазинах.

Данные о потерях времени удручают в масштабах как целых холдингов, так и мелких организаций. Фотография рабочего дня предоставляет статистику по программам, сайтам, задачам и кадрам.

Виды контроля сотрудников

Руководитель предприятия — первое лицо, которое заинтересовано в высокой производительности и инициирует контроль рабочего времени. Увлечь наемного сотрудника общими идеями на благо, побудить стать ответственным за свой фронт работ — тоже реально. В большей мере этому способствует взаимосвязь заработной платы с выполнением плана и количеством отработанных часов.
В экономических условиях на первый план выходит оптимизация вовлеченности персонала. Чем он занимается, можно определить, как минимум, двумя способами: хронометраж времени и фотография рабочего дня.

Хронометраж рабочего времени

Составить хронокарту можно достаточно быстро. За неделю или за месяц. Об аттестации сослуживца предупреждают заранее, как и о том, что он имеет право самостоятельно отмечать минуты своего прихода и ухода, фиксировать занятость в журнале каждые 15-30 минут. Точнее, начало и конец определенного дела.Такой подход, конечно, снижает работоспособность. Приходится многократно переключаться с одной функции на другую.
Можно избрать другой принцип: привлечь в качестве наблюдателя компетентного и независимого эксперта. Он нарисует более объективную картину эффективности человека или отдела, продолжительность рабочего процесса, отдельных действий и циклически повторяющихся операций.

Самофотография рабочего дня

Методика самофотографии рабочего дня заключается в фиксации всех действий. Это удобный способ наблюдать за подчиненным и научить его самоконтролю.
Трудящийся составляет специальный отчет — карту фотографии рабочего времени. Работодатель обозначает, что нужно зафиксировать:

  • течение дня: каждое действие, включая телефонные звонки и перерывы;
  • только временные потери, которые влияют на оперативность выполнения задач;
  • затраты времени на конкретный вид работ.

Минус самофотографии – подчиненный заинтересован представить себя с выгодной стороны в ущерб объективности. Кроме того, сложно сконцентрироваться на одном виде занятости, приходится постоянно отвлекаться на создание карты учета.

Фотография рабочего времени

По сравнению с методом хронометража фотография рабочего дня считается более эффективным приемом. Это официальное мероприятие, которое проводят с подачи руководителя. Часто в коллектив назначают агента, о настоящих функциях которого в качестве наблюдателя никто не догадывается.
На нем лежит обязанность приходить раньше всех, чтобы зафиксировать периоды деятельности. В зависимости от назначения фотографии рабочего дня, анализируется занятость отдельного сотрудника, группы или коллектива:

  • в течение дня записывается все, что осуществляет субъект на конкретном месте. Полученные сведения сопоставляют с планом и делают соответствующие выводы;
  • при обследовании крупного отделения изучается четкость работы и количество времени, затраченного на нее, сравниваются специалисты с похожим профилем. По итогам рассматриваются график и полезность служащего в его должности;
  • разрабатываются точные нормативы времени для конкретной процедуры;
  • выбирают рациональные пути труда и определяют, почему работники не выполняют план.

Материалы, полученные в результате исследования, вписывают в бланк установленной формы. На основе сведений составляется рапорт. Далее действуют уже руководители. В их силах устранить различные проблемы «утечки» времени, провести мероприятия, чтобы увеличить эффективность труда.

Как успешно провести фотографию рабочего дня

От грамотно созданной ФРД зависит штатное расписание предприятия, перспективное планирование, бюджет и успешность организации на рынке. Руководству выгодно, чтобы метод выдал непредвзятый результат.
Потому наблюдение можно проводить негласно, от нескольких месяцев до года. Это даст верный ответ, куда уходит время. Началу аттестации предшествует приказ о целях и датах её проведения. Указывается ответственная группа из разных структур компании: специалист по охране труда, кадровик, инженер, бухгалтер.
Если цель исследования — проконтролировать соблюдение внутреннего распорядка, то стоит провести фотографию рабочего дня параллельно у группы работников. Они объединяются в структурные подразделения или по функционалу. Нарушения трудовой дисциплины будут заметны тут же.
Для оптимизации бизнес-процессов, выявления потерь времени стоит составить индивидуальную фотографию дня личности. В данном случае подробно записывается, какие операции выполняет, насколько много взаимодействует с коллегами.

Правила внесения данных в ФРД

Все результаты анализа ФРД заносят в специальный бланк в бумажном или в цифровом варианте. Форма карты устанавливается заранее в соответствии с целями. Согласно приказу в ней следует указать:

  • название предприятия и структурного подразделения;
  • фамилию, имя, отчество;
  • уровень образования и квалификацию;
  • должность;
  • название работы;
  • краткую характеристику операции;
  • показания по стадиям и временным затратам;
  • в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
  • под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и на перерыв любого типа.

В бланке не должно быть «белых пятен». Каждое следующее действие отмечается минута в минуту вслед за предыдущим. Даже если это перекур или отдых за столом.
Фотография дня остается актуальным способом проверять, чем занимаются работники, почему они не выдерживают сроков исполнения задач. Но подобная система учета имеет серьезные недостатки:

  • давление на человека от постоянной слежки, психологический дискомфорт;
  • армия проверяющих, деятельность которых требует крупных денежных затрат;
  • сложные математические расчеты с коэффициентами и «непреподъемные» доклады с итогами проверок.

Автоматическая фотография рабочего дня

Весь негатив от процедуры ФРД можно оставить в прошлом, если применять современные технологии. CrocoTime собирает информацию о работе сотрудников, не акцентирует внимания на процессе и не посягает на личное пространство.
Система экономит время и расходы бизнеса на привлечение дополнительных контролирующих ресурсов. Фотографирование рабочего дня с CrocoTime происходит автоматически, без формул, без лишних записей.
Менеджер анализирует трудовую активность подчиненного за любой период, оставаясь за своим компьютером. На экран выдаются часы прихода и ухода, отдыха, совещаний. Обозначаются программы, сайты, которыми пользуется сотрудник в тот или иной день, отображается статистика выполненных задач.
Таким образом, CrocoTime рисует объективную картину дня персонала: индивидуальную и по отделам.
Автоматическая ФРД с высокой скоростью формирования отчетов – преимущество, которое предоставляет программа учета рабочего времени CrocoTime.
Главное, у программы нет ограничений по количеству сотрудников. Можно оснастить агентами мониторинга до 5000 компьютеров. Еще один бонус – система избавит вас от многостраничных сообщений и сэкономит ценное время.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *