Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

• после текста на сопроводительном документе;
• в тексте основного документа;
• на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений

1. Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:

Приложение: на 2л. в 1 экз.

2. Если не названо, то указываем полностью:

   Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
   2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.

3. Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:

   Приложение: файл «Проект соглашения.doc» на usb-флеш-накопителе.

4. Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:

   Приложение: письмо ООО «Раза ветров» от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.

5. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

   Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.

Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.

На что обратить внимание

• Слово «Приложение» пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.

• В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что «реквизиты документа отделяют друг от друга двумя — четырьмя межстрочными интервалами».

Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)

В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).

Также допускается ставить знак N перед приложением.

приложение N 1

То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.

Как оформляются приложения к распорядительным документам

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N
к приказу ООО «Звезда»
от 21.08.2018 N 156

Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Мечта»
от 18.06.2018 N 118

>

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ГОСТ 6.10.1—88

Издание официальное

Цена 5 коп. БЗ 9—88/657

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

Москва

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОСТ

6.10.1—88

Основные положения

Unified systems of documentation. Main principles

ОКСТУ 0006

Дата введения 01.07.89

Настоящий стандарт является основополагающим документам в комплексе государственных стандартов «Унифицированные системы документации» и руководящих документов, устанавливающих порядок проведения работ по унификации форм документов на различных уровнях управления народным хозяйством СССР.

• 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  • 1.1. Унифицированные системы документации (УСД) включают:

• 1) государственные стандарты и руководящие документы Госстандарта СССР, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов различного функционального назначения, применяемых на всех уровнях управления народным хозяйством и обеспечивающие единый порядок планирования и проведения этих работ в стране;

• 2) нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения в соответствии с приложением 1 и являющиеся обязательными для всех министерств (ведомств), объединений, предприятий и организаций;

• 3) унифицированные формы документов (УФД).

• 1.2. Работы по созданию УСД являются одним из основных направлений работ по стандартизации в стране, а также составной частью работ по совершенствованию хозяйственного механизма и процессов управления.

  Издание официальное

Перепечатка воспрещена

© Издательство стандартов, 1988

Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

• 1.3. Основными задачами создания УСД являются:

• 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;

• 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;

• 3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

• 1.4. Общее руководство и координацию работ по созданию и ведению УСД в стране осуществляет Госстандарт СССР.

• 1.5. Головной организацией, осуществляющей общее научно-методическое руководство работами по созданию и ведению УСД в стране, является Главный научно-исследовательский центр ведения общесоюзных классификаторов (ГНИЦВОК) Госстандарта СССР.

• 1.6. Руководство работами по внедрению и ведению УСД, определению состава показателей, включаемых в формы документов соответствующего функционального назначения, на различных уровнях управления народным хозяйствам осуществляют разработчики УСД в соответствии с функциями, возложенными законодательными и другими нормативными актами.

• 1.7. Министерства (ведомства) СССР и советы министров союзных республик несут ответственность за организацию и состояние работ по внедрению и применению УСД.

Ответственность за применение УСД в министерствах (ведомствах) СССР и союзных республик, в том числе за недопущение применения форм документов, не прошедших регистрацию в установленном порядке, несут руководители данных министерств (ведомств), а также руководители подведомственных объединений, предприятий и организаций.

• 1.8. Внедрение и применение УСД осуществляется в полном соответствии с Законом СССР «О государственном предприятии (объединении)».

• 1.9. В целях координации работ по применению УСД министерства (ведомства) СССР и советы министров союзных республик назначают головные организации (службы) по УСД. Как правило, их следует назначать из числа головных организаций по общесоюзным классификаторам технико-экономической информации (ОК ТЭИ).

• 1.10. Научно-методическое руководство работами по унификации форм документов и контроль за их применением в своей отрасли или союзной республике осуществляет головная организация по УСД министерства (ведомства), союзной республики.

• 1.11. Научно-методическое руководство работами по унификации форм документов в объединениях, на предприятиях и в организациях осуществляют соответствующие службы, назначаемые руководством объединения, предприятия и организации.

• 1.12. Порядок проведения работ по международному научно-техническому сотрудничеству в области унификации и стандартизации форм документов устанавливает Госстандарт СССР с учетом организационно-методических документов, принятых СЭВ и другими международными организациями, занимающимися вопросами унификации форм документов.

• 2. КАТЕГОРИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК ИХ РАЗРАБОТКИ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ

  • 2.1. В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

• 2.2. При разработке УСД устанавливаются следующие основные стадии:

• 1) составление и утверждение технического задания;

• 2) разработка проектов УФД и их согласование;

• 3) утверждение и регистрация УФД;

• 4) тиражирование бланков форм документов;

• 5) организация ведения УФД;

• 6) внедрение УФД.

• 2.3. Общесоюзные (межотраслевые, межведомственные) УФД утверждают разработчики УСД. После государственной регистрации эти формы документов обязательны для применения в министерствах (ведомствах), а также в объединениях, на предприятиях и в организациях, независимо от их отраслевой (ведомственной) или республиканской подчиненности.

Состав наименований показателей общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) форм документов определяют разработчики УСД.

• 1.4. Отраслевые (ведомственные) УФД утверждают союзные и союзно-республиканские ‘.министерства (ведомства) после согласования с разработчиками соответствующих УСД.

После регистрации отраслевые («ведомственные) УФД обязательны для применения в объединениях, на предприятиях и в организациях данного министерства (ведомства).

Унифицированные формы документов этой категории должны содержать наименования показателей, отсутствующие в общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) УФД.

• 2.5. Республиканские УФД утверждают министерства (ведомства) союзных республик в порядке, устанавливаемом советами министров союзных республик с учетом требований разработчиков УСД.

После регистрации они обязательны для применения в республиканских министерствах (ведомствах), а также в объединениях, на предприятиях и в организациях, расположенных на территории союзных республик.

УФД этой категории должны содержать наименования показателей, отсутствующие в общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) формах документов и специфические для данной союзной республики.

• 2.6. УФД предприятий утверждает руководство данного предприятия. После регистрации их применяют при организации информационного взаимодействия внутри предприятия.

Формы документов этой категории должны содержать наименования показателей, отсутствующие в общесоюзных (межотраслевых, межведомственных), отраслевых (ведомственных) или республиканских формах документов.

• 2.7. Наименования показателей УФД должны быть включены в классификаторы технико-экономической информации в установленном порядке.

• 2.8. Требования к разработке УФД и изготовлению бланков — по ГОСТ 6.10.5—87.

• 2.9. Требования к формам документов, используемым при оформлении внешнеторговых операций, — по ГОСТ 6.10.6—87.

■ 2.10. Требования к формам документов, используемым при оформлении организационно-распорядительной и исполнительской деятельности — по ГОСТ 6.38—72 и ГОСТ 6.39—72.

• 2.11. Порядок разработки государственных стандартов на УСД —по ГОСТ 1.2—85.

• 2.12. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате и требования, обеспечивающие придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, — по ГОСТ 6.10.3—83 и ГОСТ 6.10.4—84 соответственно.

• 3. РЕГИСТРАЦИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

  • 3.1. Утвержденные в установленном порядке УФД подлежат обязательной регистрации.

гост «лол—as а в

УФД, не прошедшие регистрации, являются недействительными.

• 3.2. В зависимости от категории УФД предусмотрены:

• 1) государственная регистрация — для общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) УФД;

• 2) отраслевая (ведомственная) регистрация — для отраслевых (ведомственных) УФД;

• 3) республиканская регистрация — для республиканских УФД)

• 4) регистрация УФД предприятий.

• 3.3. Порядок регистрации УФД различных категорий определяет Госстандарт СССР.

Формы документов подлежат тиражированию после завершения их регистрации.

• 3.4. Государственную регистрацию общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) УФД обеспечивает Госстандарт СССР ■в ОКУД после утверждения и представления их разработчиками УСД.

Регистрацию общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) форм документов Унифицированной системы плановой документации осуществляет Госплан СССР в устанавливаемом им порядке.

Отраслевую (ведомственную) и республиканскую регистрации обеспечивают головные организации по УСД министерств (ведомств) и союзных республик.

Регистрацию УФД предприятий осуществляют соответствующие службы, назначаемые руководством предприятия.

• 3.5. Министерства (ведомства), объединения, предприятия и организации должны использовать табель применяемых форм документов.

• 4. ВНЕДРЕНИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

  • 4.1. Внедрение УСД — осуществление комплекса мероприятий, обеспечивающих применение УФД в пределах установленной сферы управления и области распространения.

  • 4.2. Порядок внедрения УСД определяют их разработчики.

  • 4.3. Внедрение и применение УСД обеспечивают министерства (ведомства) СССР и союзных республик.

  • 4.4. Издание и распространение общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) УФД обеспечивают разработчики УСД в устанавливаемом ими порядке.

  • 4.5. Государственный надзор за соблюдением государственных стандартов на УСД осуществляют органы Госстандарта СССР.

  • 4.6. Внедрение и применение УСД на различных уровнях управления народным хозяйством страны контролируют их разра-

ботчики в соответствии с функциями, возложенными законодательными и другими нормативными актами.

• 4.7. Отраслевой (ведомственный) и республиканский контроль за внедрением и применением УСД проводят министерства (ведомства) СССР и союзных республик.

• 5. ВЕДЕНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

  • 5.1. Ведение УСД включает внесение изменений и дополнений в государственные стандарты, руководящие документы Госстандарта СССР и другие нормативные документы на УСД, в унифицированные формы документов и их состав, а также разработку новых форм документов и исключение действующих в целях обеспечения достоверности и полноты информации. Ведение УСД предусматривает их совершенствование применительно к новым задачам управления.

Информация по ведению УСД должна доводиться до всех министерств (ведомств), союзных республик, объединений, предприятий и организаций с учетом их заинтересованности.

• 5.2. Ответственность за ведение УСД на всех уровнях управления несут их разработчики в соответствии с функциями, возложенными законодательными и другими нормативными актами.

• 5.3. Порядок пересмотра и изменения государственных стандартов на УСД — по ГОСТ 1.15—85.

• 5.4. Ведение УСД предусматривает поддержание в достоверном состоянии:

• 1) эталона Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД);

• 2) эталонов классов ОКУД соответствующих УСД;

• 3) контрольных экземпляров ОКУД;

• 4) табелей применяемых форм документов;

• 5) альбомов ‘применяемых форм документов.

  • 5.5. Порядок ведения ОКУД определяет Госстандарт СССР. Эталон ОКУД ведет ГНИЦВОК Госстандарта СССР.

Эталоны классов ОКУД соответствующих УСД ведут разра ботчики данных УСД.

Контрольные экземпляры ОКУД ведут головные организации по ОК ТЭИ и УСД министерств (ведомств), союзных республик.

• 5.6. Табели и альбомы применяемых форм документов ведут министерства (ведомства), объединения, предприятия и организации в установленном ими порядке.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Обязательное

РАЗРАБОТЧИКИ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

Разработчик

УСД

Госплан СССР

Главархив СССР

Госкомстат СССР

Госбанк СССР

Минфин СССР

Госкомцен СССР

Госснаб СССР

Минторг СССР

МВЭС СССР

Госкомизобретений СССР

Госкомтруд СССР

Минморфлот СССР

Минбыт РСФСР

Унифицированная система плановой документации

Унифицированная система организационнораспорядительной документации

Унифицированная

документации

Унифицированная ской документации

Унифицированная

документации

Унифицированная

менгации

Унифицированная ценообразованию

Унифицированная материально-техническому снабжению и сбыту

Унифицированная

торговле

Унифицированная внешней торговле

Унифицированная изобретениям и откр

Унифицированная труду и социальным

Унифицированная оперативного планирования и управления работой транспортного узла

Унифицированная система документации по бытовому обслуживанию населения

система первичной учетной
система	отчетно-статистиче-
система	расчетно-денежной
система	финансовой доку-
система	документации по
система	документации по

система	документации	по
система	документации	по
система лтия м	документации	по
система	документации	по
вопросам система	документации	для

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Обязательное

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЙ, ПРИМЕНЯЕМЫХ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ РАБОТ ПО РАЗРАБОТКЕ, ВНЕДРЕНИЮ И ВЕДЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

Термины, установленные в настоящем стандарте, обязательны для применения в документации всех видов, научно-технической, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов — синонимов стандартизованного термина запрещается.

Для отдельных стандартизованных терминов приведены их краткие формы» которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования.

Термин

Определение

ОСНОВНЫЕ понятия

• 1. Документ

• 2. Система документации

3* Унифицированная система документации

УСД

• 4. Унифицированная форма документа.

УФД

• 5. Официальный документ

• 6. Первичный документ

• 7. Подлинник официального документа.

Подлинник

• 8. Дубликат документа.

Дубликат

• 9. Копия документа.

Копия

По ГОСТ 16487—83

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности

Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

По ГОСТ 16487—83

Документ, содержащий исходную информацию По ГОСТ 16487—83

По ГОСТ 16487—83

По ГОСТ 16487—83

СТРУКТУРА УНИФИЦИРОВАННОГО ДОКУМЕНТА

• 10. Заголовочная часть

документа

• 11. Содержательная часть

документа

• 12. Оформляющая часть

документа

Термин

Определение

• 13. Реквизит документа

• 14. Длина реквизита документа

• 15. Служебное поле унифицированной формы документа.

Служебное поле УФД

• 16. Зона унифицированной формы документа.

Зона УФД

• 17. Шаг письма

• 18. Шаг строки

• 19. Конструкционная сетка

По ГОСТ 16487—83

Число знаков, необходимое для записи рекви-зита документа

Площадь унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений

Часть площади унифицированной формы документа установленною размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

Расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатков знаков

Расстояние между основаниями смежным строк документа

20. Ячейка конструкционной сетки

Сетка, образуемая на носителе информации пересечением горизонтальных и вертикальных прямых линий, расстояние между которыми кратно соответственно шагу строки и шагу письма печатающих устройств, применяемых для изготовления бланков унифицированных форм документов

Площадь носителя информации, заключенная внутри пересечения двух смежных вертикальных линий с двумя смежными горизонтальными линиями конструкционной сетки

ДОКУМЕНТЫ, ОБРАБАТЫВАЕМЫЕ И СОЗДАВАЕМЫЕ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ техники

• 21. Машинно-ориентиро-ванный документ

• 22. Документ на машинном носителе

• 23. Документ на машинном магнитном носителе

• 24. Документ на магнитной ленте

• 25. Документ на магнитном диске

• 26. Машинограмма

Документ, предназначенный для обработки средствами вычислительной техники

Документ на носителе информации, пригодном для использования в средствах вычислительной техники

Документ, созданный средствами вычислительной техники на машинном носителе и оформленный в установленном порядке

Документ, созданный средствами вычислительной техники на магнитной ленте и оформленный в установленном порядке

Документ, созданный средствами вычислительной техники на магнитном диске и оформленный в установленном порядке

Документ, созданный средствами вычислительной техники на бумажном носителе в человекочитаемой форме и оформленный в установленном порядке

ВНЕДРЕНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

27. Внедрение унифицированной системы документации

Проведение комплекса мероприятий, обеспечивающих применение унифицированной системы документации в предназначенной сфере деятельности

Термин

Определение

• 28. Ведение унифицированной системы документации

• 29. Система ведения унифицированной системы документации

• 30. Табель унифицированных форм документов

• 31. Подлинник унифицированной формы документа

• 32. Эталон унифицированной формы документа.

Эталон УФД

• 33. Эталонный массив унифицированных форм документов

• 34. Копия эталона унифицированной формы документа

• 35. Контрольный массив унифицированных форм документов.

Контрольный массив УФД

Поддержание унифицированной системы документации в достоверном состоянии

Совокупность служб, методов и средств, обеспечивающих ведение унифицированной системы документации и информационное обслуживание абонентов

Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

Первый или единственный экземпляр утвержденной унифицированной формы документа

Подлинник унифицированной формы документа, ведущийся организацией-разработчиком

Комплект эталонов унифицированных форм документов, ведущийся организацией-разработчиком

Воспроизведенный подлинник эталона унифицированной формы документа

Комплект копий эталонов унифицированных форм документов, ведущийся ответственной за его ведение организацией

КАТЕГОРИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

• 36. Общесоюзная (межотраслевая, межведомственная) унифицированная форма документа.

Общесоюзная (межотраслевая, межведомственная) УФД

• 37. Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа.

Отраслевая (ведомственная) УФД

• 38. Республиканская унифицированная форма документа.

Республиканская УФД

• 39. Унифицированная форма документа предприятия.

УФД предприятия

Унифицированная форма документа, обязательная для применения министерствами (ведомствами) СССР и союзных республик, а также объединениями, предприятиями и организациями, независимо от их отраслевой (ведомственной) или республиканской подчиненности

Унифицированная форма документа, обязательная для применения министерством (ведомством) и всеми подведомственными объединениями, предприятиями и организациями

Унифицированная форма документа, обязательная для применения республиканскими министерствами (ведомствами), а также объединениями, предприятиями и организациями, расположенными на территории республики

Унифицированная форма документа, обязательная для применения на конкретном предприятии

РЕГИСТРАЦИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

40. Регистрация унифицированной формы документа

Присвоение утвержденной унифицированной форме документа регистрационного номера и включение ее в табель унифицированных форм документов

Термин

• 41. Государственная регистрация унифицированной формы документа

• 42. Отраслевая (ведомственная) регистрация унифицированном формы документа

• 43. Республиканская регистрация унифицированной формы документа

• 44. Регистрация унифицированной формы документа предприятия

Определение

Присвоение общесоюзной (межотраслевой, межведомственной) унифицированной форме документа регистрационного номера и включение ее в Общесоюзный классификатор управленческой документации

Присвоение отраслевой (ведомственной) унифицированной форме документа регистрационного номера и включение ее в отраслевой (ведомственный) табель унифицированных форм документов

Присвоение республиканской унифицированной форме документа регистрационного номера и включение ее в республиканский табель унифицированных форм документов

Присвоение унифицированной форме документа предприятия регистрационного номера и включение ее в табель унифицированных форм документов предприятия

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

• 45. Унифицированная система плановой документации.

УСПД

• 46. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

УСОРД

• 47. Унифицированная система первичной учетной документации.

УСПУД

• 48. Унифицированная система расчетно-денежной документации.

УСРДД

• 49. Унифицированная система финансовой документации.

УСФД

• 50. Унифицированная система отчетно-статистической документации.

УСОСД

• 51. Унифицированная система документации по ценообразованию.

УСДЦ

• 52. Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту,

УСДМТС

Система документации, используемая для решения задач планирования

Система документации, используемая для решения организационно-распорядительных задач управления

Система документации, используемая для управления производственно-хозяйственной деятельностью объединений, предприятий и организаций

Система документации, используемая для совершения расчетно-денежных операций через банки

Система документации, используемая для организации финансовых взаимоотношений в народном хозяйстве

Система документации, используемая получения статистической информации

для

Система документации, используемая для решения задач ценообразования

Система документации, используемая для организации оптовой торговли средствами производства и централизованного распределения материальных ресурсов

Термин

• 53. Унифицированная система документации по торговле.

УСДТ

• 54. Унифицированная система документации по внешней торговле.

УСДВТ

• 55. Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям.

УСДИО

• 56. S’ln^nuHpOBaHHan система документации по труду и социальным вопроса м.

УСДТСВ

• 57. Унифицированная система документации для оперативного планирования и управления работой транспортного узла.

УСДОУТУ

• 58. Унифицированная система документации ио бытовому обслуживанию населения.

УСДБОН

Определение

Система документации, решения вопросов управления

используемая торговлей

для*

Система документации, используемая для-решения задач внешнеторговой деятельности

Система документации, используемая для-решения задач внедрения изобретений и открытий

Система документации, используемая для решения задач управления трудовыми ресурсами и социальным обеспечением

Система документации, используемая при передаче грузов и обработке транспортных средств* в транспортных узлах

Система документации, используемая при организации бытового обслуживания населения

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

• 1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по стандартам

ИСПОЛНИТЕЛИ

• 2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 27.09.88 № 3286

• 3. Срок первой проверки 1991 г. Периодичность проверки 5 лет.

• 4. ВЗАМЕН ГОСТ 6.10.1—80, ГОСТ 6.10.2—83

• 5. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕН

  ТЫ

  Обозначение НТД, на который дана ссылка

  Номер пункта, приложения

  ГОСТ 1.2—85

  ГОСТ 1.15—85

  ГОСТ 6.10.3—83

  ГОСТ 6.10.4—84

  ГОСТ 6.10.5—87

  ГОСТ 6.10.6—87

  ГОСТ 6.38—72

  ГОСТ 6.39-72 ГОСТ 16487—83

  Приложение 2

Редактор Р. С. Федорова Технический редактор О. Н. Никитина Корректор Е. И. Евтеева

Сдано б наб. 19.10.88 Подп. в печ. 22.1! 88 1.0 усл. п. л. 1,0 уел. кр.-отт. 0.87 уч.-изд. л. Тир. 40 000 Цена 5 ков.

Распорядительные документы | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Узнайте, что представляют собой распорядительные документы, какие их виды может содержать система распорядительных документов организации в 2016 году, где искать общие стандарты оформления и требования к распорядительным документам в 2016 году, почему приказ — основной распорядительный документ, а также какие элементы включаются в состав распорядительных документов.

Из этой статьи вы узнаете:

• какую функцию выполняют распорядительные документы;
• какие существуют виды распорядительных документов;
• как происходит оформление распорядительных документов;
• какие требования к распорядительным документам предъявляются действующим законодательством.

Распорядительные документы закрепляют задачи, функции и цели всей организации или ее отдельных сотрудников (как руководящих, так и рядовых). Если в ходе операционной деятельности учреждения возникает потребность в выполнении конкретных действий, именно распорядительными документами утверждается порядок их реализации, а также права и обязанности работников, которые привлекаются к процессу.

Виды распорядительных документов

Согласно ГОСТ («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003), в 2016 году система распорядительных документов любой организации может быть представлена:

• постановлениями;
• распоряжениями;
• решениями;
• приказами;
• указаниями.

Все виды распорядительных документов должны использоваться по назначению. В каждом конкретном случае выбор типа документа осуществляется исходя из полномочий, статуса и компетенции должностного лица, которое его издает. Учитывается и порядок принятия управленческого решения (коллегиальный или единоличный). Как правило, приказы и распоряжения издает генеральный директор или его заместитель. Если документ издается в результате рассмотрения вопроса коллегиальным органом управления, оформляется постановление или решение.

Важно: особенности формирования в дела отдельных категорий документов

Основной распорядительный документ

Приказ — основной распорядительный документ. Это самый распространенный вид управленческого документа в практике делопроизводства, обычно издаваемый по основным вопросам.

Приказами утверждаются локальные акты, инструкции, перечни и номенклатуры, отчеты и планы развития производства, штатные расписания и типовые формы документов, решения о реорганизации предприятия или смене режима его работы.

Изданием приказов сопровождаются прием, перемещение и увольнение работников, а также другие процедуры, касающиеся внутренней жизни организации.

Внесение изменений в распорядительные документы организации

В приказах отражаются решения конкретных задач, стоящих перед организацией, причем любой приказ позже можно отменить другим распорядительным документом. Издавая приказ об отмене предыдущего решения руководства, необходимо указывать дату, с которой действие распорядительного документа прекращается, а также его номер и точное наименование.

Все приказы обязательно проходят регистрацию, причем отсчет порядковых номеров ведется в пределах календарного года. Иногда в порядке, установленном номенклатурой дел организации, порядковый номер приказа дополняется буквенными или цифровыми обозначениями. Например, для группы приказов по личному составу может применяться обозначение «л/с», а для приказов по основной деятельности — «о/д».

Издание приказов: важные нюансы, о которых следует знать делопроизводителю

Оформление распорядительных документов

Оформление распорядительных документов в 2016 году обычно начинается с подготовки проекта, которая может поручаться как одному исполнителю, так и рабочим группам, комиссиям и целым структурным подразделениям.

Сначала производится сбор данных по рассматриваемому управленческому вопросу, затем составляется черновой вариант документа. После согласования документ подписывается уполномоченным лицом.

Количество согласующих инстанций в каждом конкретном случае определяется обстоятельствами, по мере согласования документ может неоднократно редактироваться и дополняться.

Каждой организации рекомендуется разработать унифицированные стандарты и единый порядок оформления распорядительных документов, закрепив их локальным актом и отразив в инструкции по делопроизводству. Применяемые стандарты не должны противоречить общим требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). После согласования и утверждения распорядительный документ необходимо донести до исполнителя.

Как эффективно осуществлять контроль исполнения документов, рассказывает эксперт

Состав распорядительных документов

Состав распорядительных документов стандартен, все включаемые в него элементы перечислены в ГОСТ Р 6.30-2003. Среди них — государственный герб РФ, контактные данные и наименование организации, регистрационные индексы, название вида документа, заголовок к тексту и сам текст, данные об исполнителе или адресате, а также всевозможные отметки — визы или пометки о контроле, наличии приложений, заверении копий, исполнении, ограничении доступа, расписке в получении и т. д.

Внесение изменений в распорядительные документы организации

Текст обычно состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной: в первой части освещается суть рассматриваемого вопроса или цитируются предыдущие решения, во второй формулируется поручение. И если констатирующая часть не считается обязательной (во многих распорядительных документах она попросту отсутствует), то распорядительная как раз несет основную смысловую нагрузку.

Требования к распорядительным документам

Подробные требования к распорядительным документам изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Проставляя реквизиты, необходимо указывать код организации (по ОКПО) и код формы документа (по ОКУД), а также следить, чтобы используемое при оформлении название организации совпадало с данными учредительных документов. В качестве автора указывается должностное лицо, представляющее организацию.

Внедрение корпоративной электронной системы управления в Группе компаний «Цифрал-Сервис»

Не забывайте вносить справочные данные: почтовый адрес, номера телефонов и другие данные об организации, а также наименование документа и дату. Если речь идет о приказе или распоряжении, обязательно ставится дата его утверждения или подписания, а в постановлении или решении указывается дата заседания, на котором оно было принято.

Регистрационный номер документу присваивается в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел, в случае необходимости на первом листе проставляется гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Строго секретно» и т. д.). Распорядительные документы организации в 2016 году подписываются исключительно должностными лицами, за которыми уставом закреплено соответствующее право.

Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности :

Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.

Организационно-распорядительные документы: классификация

Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:

1. Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
2. Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
3. Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.

Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа.

Общая характеристика

Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы.

Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству.

Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.

Система распорядительных документов

С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления.

Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее.

Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.

Типы актов

Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:

1. Указания, приказы, инструкции. Их могут издавать административные работники предприятий.
2. Решения. Эти акты принимаются в кооперативных компаниях.
3. Распоряжения и постановления. Эти документы издаются в общественных организациях.

Специфика

Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами.

В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники.

Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.

Основания

Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:

1. Исполнить изданные нормативные, законодательные или иные акты вышестоящих структур либо решения самого предприятия, утвержденные ранее.
2. Осуществить собственную управленческую функцию, обусловленную задачами и целями компании.

Подготовка актов

Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:

1. Изучение вопроса и разработка проекта.
2. Согласование.
3. Подписание.

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа.

К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта.

Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Особенности составления

В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: «Постановляет». В распоряжении – «Предлагаю», а в приказе, соответственно, — «Приказываю». Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. распорядительной части начинается с новой строчки.

В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей.

В некоторых случаях срок указывается в самом документе.

Дополнительно

Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления.

Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное.

Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.

Важный момент

Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются.

Унификация

Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов.

В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.

Заключение

Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры.

К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями.

При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний. Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации.

Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.

Распорядительные документы: понятие, оформление, формы | Правоведус

Распорядительный документ является важной составляющей частью делопроизводства в любой коммерческой или государственной организации. О том, какие виды распорядительных документов существуют, какой они имеют порядок оформления и хранения, мы расскажем в нашей статье.

Здесь же представлены некоторые примеры распорядительных документов.

В любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, производственной структуры и характера деятельности, может осуществляться исполнительно-распорядительное производство с изданием соответствующих документов.

Распорядительным документом орган управления предприятия обеспечивает реализацию поставленных задач, в частности, он может касаться корректировки средств, усовершенствования организационной структуры, способов выполнения основной деятельности организации и многих других вопросов внутри предприятия, возникающих в процессе производства.

Решения, содержащиеся в распорядительных документах, представляют собой вертикальную систему управления, идущую от руководителя предприятия к структурным подразделениям и непосредственно, к исполнителям (работникам).

Распорядительный документ наделен юридической силой и относится к правовым актам, с помощью которых разрешаются вопросы в сфере управления.

Адресаты распорядительных документов: структурные подразделения, какие-либо конкретные учреждения, работники и должностные лица, с которыми возникают определенные административно-правовые отношения. В зависимости от действия распорядительные документы делятся на следующие виды:

1. Правовые акты органов федеральной исполнительной власти (акты, носящие межведомственный характер; акты, которыми регулируются отношения между органами исполнительной власти и предприятиями; акты, содержание которых затрагивает права и свободу граждан РФ ).
2. Правовые акты субъектов федерации и их территориальных образований.
3. Правовые акты государственных и коммерческих структур (предприятий).

Порядок оформления распорядительных документов

Одними из наиболее распространенных видов распорядительных документов считаются:

• постановления и решения (издаются коллегиальными органами управления);
• приказы, распоряжения, указы (издаются органами управления на основе единоначалия).

Каждый документ должен соответствовать требованиям законодательных актов и не должен содержать положений, противоречащих закону.

Подготовка любых распорядительных документов осуществляется в аналогичном порядке и представляет собой процесс с различной конечной стадией оформления. Порядок составления и оформления распорядительных документов рекомендуется отмечать в инструкции по делопроизводству в каждой организации. Как правило, она содержит последовательность действий при работе над проектом документа и требования, которыми обеспечивается юридическая сторона документа.

Скачать бланк приказа о приеме на работу работника (свободная форма)

В целом, подготовку распорядительного документа можно разделить на несколько этапов:

1. Изучение вопроса, являющегося причиной для создания документа. На данном этапе определяется круг вопросов, которые будут отражены в документе; изучаются законодательные акты и правительственные решения, ранее действующие распорядительные документы по аналогичным вопросам, которые обеспечат правовую основу для распорядительного документа, его направленность и возможность реализации.
2. Подготовка проекта распорядительного документа. Подготовка проекта документа, как правило, поручается одному или нескольким должностным лицам (либо структурным подразделениям). Работа над сложным проектом может осуществляться рабочими группами с привлечением ученых и практикующих квалифицированных специалистов.
3. Обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (осуществляется при подготовке постановлений и решений).
4. Согласование и подписание документа.

Вид распорядительного документа определяет характер его содержания, и при этом, он состоит из двух основных частей:

• Констатирующая — введение в суть рассматриваемого вопроса с перечислением фактов и событий, имеющих к нему прямое отношение.
• Распорядительная – основная часть документа, которая излагается в повелительной форме и ее формулировки должны быть четкими в соответствии с требованиями законодательных актов; содержание этой части не должно противоречить смыслу распорядительных документов, изданных ранее, формулировки не должны отражать неконкретные выражения («улучшить», «повысить», «обратить внимание» и т.д.). Проверка исполнения распорядительного документа с вышеназванными формулировками может быть затруднена.

Распорядительные документы, адресованные руководству предприятий, чья деятельность основывается на принципах единоначалия, составляются от первого лица единственного числа (например, «приказываю», «предлагаю» и т.д.). Распорядительные документы, составленные коллегиальными органами, должны быть изложены от третьего лица единственного числа (например, «постановляет», «решил» и т.д.). Данные слова отделяют констатирующую часть от распорядительной, печатаются крупным шрифтом на отдельной строке.

В случаях, когда распорядительная часть предполагает исполнение различных действий с привлечением нескольких исполнителей, ее необходимо разделить на отдельные пункты нумерацией арабскими цифрами. За выполнение каждого отдельного пункта должен отвечать конкретный исполнитель, что также отмечается в распорядительной части с отметкой предписываемого действия и срока исполнения документа. Срок исполнения документа должен соответствовать объему предполагаемых работ.

При этом, обязательно учитывается время, необходимое для доведения информации до конкретных исполнителей. Как правило, срок исполнения устанавливается для каждого отдельного задания, но также может иметь общий срок исполнения для всех пунктов, отмеченных в распорядительном документе. В конце текста распорядительной части указывается перечень документов, которые утратили силу либо подлежат изменению в связи с изданием нового акта.

В таких распорядительных документах, как решения, приказы и распоряжения, последним пунктом указывается лицо, ответственное за исполнение данного документа.

Оформление и формы распорядительных документов

Оформление распорядительного документа зависит от характера содержания.

Так, для стандартных управленческих ситуаций, когда требуется издание приказа о создании, реорганизации или ликвидации организации, о распределении или изменении круга обязанностей, внесении изменений в устав организации и другое, существует унифицированная форма, которая предусматривает необходимое содержание и порядок расположения информации.

Приказы, которые касаются личного состава, оформляются в соответствии с требованиями и унифицированными формами, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а. С 2013 года использование данных унифицированных форм не является обязательным. Оформление распорядительных документов осуществляется на бланке общей формы размером А4. Состав реквизитов включает в себя:

• герб (эмблему);
• наименование организации – автора распорядительного документа;
• название документа;
• номер, индекс и место составления;
• основной текст;
• подписи;
• отметки о согласовании.

В завершении оформления распорядительного документа его необходимо согласовать со всеми заинтересованными лицами (либо организациями) и подписать.

До момента подписания проект согласовывается путем визирования на первом экземпляре непосредственно его автором и руководителем структурного подразделения, который внес данный проект на согласование, также документ согласовывается всеми исполнителями, отмеченными в документе, ответственными должностными лицами и юристом.

Проекты распорядительных документов, при исполнении которых требуется финансовое обеспечение, обязательно согласовываются с финансовыми службами. При несогласованном проекте любого распорядительного документа на нем должно стоять мотивированное заключение.

Перед подписанием в документе тщательно проверяется его содержание, в частности, особое внимание уделяется цифровым данным и ФИО всех заинтересованных лиц. Проекты распорядительных документов, которые принимаются коллегиальными органами (решения и постановления), согласовываются на заседаниях, в ходе которых содержание может быть изменено или дополнено. Доработанный проект документа утверждается на последующем заседании.

• приказы и распоряжения – руководителем организации или его заместителем;
• решения и постановления — председателем и секретарем коллегиального органа.

Распорядительный документ вступает в силу с момента информирования исполнителя или с момента подписания. Доведение до сведения исполнителя (исполнителей) осуществляется посредством тиражирования и рассылки в соответствии с подготовленным авторами проекта списком заинтересованных лиц. Срок вступления в силу и срок действия документа указываются в каждом экземпляре акта.

Скачать образец решения учредителя организации

Р р°сѓрїрѕсђсџрґрёс‚рµр»сњрѕр°сџ рґрѕрєсѓрјрµрѕс‚р°с†рёсџ

Постановление

Решение

Приказ

Различают следующие виды приказов:

● РїРѕ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ деятельности;

● РїРѕ административно-хозяйственной деятельности (РђРҐР”);

● РїРѕ личному составу.

● эксплуатации зданий Рё помещений;

● транспортного обслуживания, внутренней СЃРІСЏР·Рё;

● обеспечения безопасности организации.

Распоряжение

Указание

Коллегиальные органы