Вопрос: При оформлении акта выполненных работ была допущена опечатка (сумма цифрами была записана верно, а прописью — нет). При подписании акта опечатку не заметил ни исполнитель, ни заказчик.

Какие последствия могут быть для сторон при обнаружении данной опечатки?

Ответ: Опечатка в акте выполненных работ не будет иметь правовых последствий, связанных с доначислением налогов, при условии, что хозяйственная операция подтверждается иными доказательствами. Тем не менее рекомендуем исправить опечатку в порядке, установленном законодательством.

Обоснование: Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом <*>.

При этом согласно Закону N 57-З:

первичный учетный документ — это документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета;

хозяйственная операция — действие или событие, подлежащие отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящие к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов <*>.

Для целей налогообложения факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу. При этом первичный учетный документ обладает юридической силой только в случае действительности совершения отраженной в нем хозяйственной операции. Первичный учетный документ может быть признан контролирующим органом по результатам проверки, проведенной в пределах его компетенции, не имеющим юридической силы в случае наличия у контролирующего органа и (или) представления правоохранительными органами доказательств, опровергающих факт совершения отраженной в нем хозяйственной операции <*>.

Иными словами, первичный учетный документ может быть признан не обладающим юридической силой, в случае если он не подтверждает факт совершения хозяйственной операции.

Для признания первичного учетного документа не имеющим юридической силы учитывается не только сам документ, но и иные доказательства, в том числе данные бухгалтерского учета <*>.

Вместе с тем в первичных учетных документах (за исключением первичных учетных документов, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и первичных учетных документов, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления. Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы (за исключением первичных учетных документов, формы которых утверждаются Нацбанком) определяется Минфином <*>.

При внесении изменений в первичные учетные документы, которые разрабатываются и утверждаются организациями самостоятельно, рекомендуем руководствоваться порядком, установленным Инструкцией N 196, а именно: исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего <*>.

Таким образом, неправильная запись суммы прописью в акте, при условии, что хозяйственная операция подтверждается иными доказательствами, не является основанием для признания акта не имеющим юридической силы.

Кроме того, следует учитывать, что действующим законодательством приоритета между записью цифрами или прописью не установлено.

Вместе с тем настоятельно рекомендуем организации внести в акт исправительную запись в порядке, определенном законодательством <*>.

Вопрос: Организация оптовой торговли допустила неточности в указании наименований товарных позиций в накладной. Можно ли оформить исправления корректировочным актом?

Ответ: Исправления в наименовании товарных позиций не могут быть оформлены корректировочным актом.

Обоснование: В первичных учетных документах (ПУД) (за исключением ПУД, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и ПУД, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.

Порядок внесения исправлений в ПУД (кроме ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком) определяется Минфином <*>.

С 01.01.2019 Инструкцией N 58 предусмотрено, что после отпуска товара грузоотправителем и принятия его к бухгалтерскому учету грузополучателем исправление стоимостных показателей в разделе I «Товарный раздел» первого и второго экземпляров ТТН или ТН может быть оформлено корректировочным актом, содержащим сведения, установленные законодательством Республики Беларусь для ПУД, не менее чем в двух экземплярах, который прилагается грузоотправителем и грузополучателем к корректируемой ТТН или ТН с указанием в ней слов «Исправления стоимостных показателей оформлены корректировочным актом (прилагается)» <*>.

Таким образом, только исправление стоимостных показателей накладной может быть оформлено корректировочным актом. Исправления в наименовании товарных позиций не могут быть оформлены корректировочным актом, а должны быть оформлены в общеустановленном порядке.

Справочно
Бланки ТТН и ТН относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты <*>.

Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста, а затем надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего <*>.

В ПУД (за исключением ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком, а также которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств), составленном на бумажном носителе, исправление вносится во все его экземпляры путем зачеркивания тонкой чертой неправильной записи и надписи над зачеркнутым правильной записи таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, с указанием слова «Исправлено», даты исправления, должности (должностей), фамилии (фамилий), инициалов и подписи (подписей) лица (лиц), внесшего (внесших) исправление, если иное не установлено законодательством <*>.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Рекомендуем посетить:
семинар «Заполняем накладные ТН-2, ТТН-1 в 2020 году».

ИА ГАРАНТ

Водитель сдал в бухгалтерию путевые листы. Возможно ли вносить исправления в путевые листы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Исправления в путевых листах действующим законодательством допускаются в том числе в части корректировки маршрутов.

Обоснование вывода:

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — УАТ).

Для целей налогообложения путевой лист является основным первичным документом для учета использования ГСМ, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). Кроме того, он в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Для путевого листа подобные ограничения не установлены.

При этом в письмах ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264, Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснено, что законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Конкретный порядок исправления ошибок в первичных документах содержится в действующем в настоящее время Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (смотрите информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015), из п.п. 4.2, 4.3 которого следует, что ошибки в первичных документах, составленных на бумажных носителях, исправляются следующим образом (смотрите также письмо Минфина России от 31.03.2009 N 03-07-14/38):

• зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы;

• зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;

• исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Однако такой способ внесения исправлений в первичные учетные документы является не единственно возможным. Так, Минфин России и ФНС России отмечают, что Закон N 402-ФЗ не предусматривает возможности исправления первичных учетных документов посредством их замены новыми документами, однако при этом организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом N 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота. Так, внесение исправлений в первичный учетный документ может осуществляться путем составления нового экземпляра документа, в котором указывается номер и дата документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления (по аналогии с исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, письма ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 N СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264).

В постановлении АС Поволжского округа от 24.05.2017 N Ф06-20469/17 по делу N А72-5811/2016 указано, что налоговое законодательство не содержит запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и исправление первичных документов путем их полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства.

Таким образом, внесение исправлений в путевой лист, в том числе в части корректировки маршрута, допускается в соответствии с вышеуказанными правилами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Путевой лист;

— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);

— Энциклопедия решений. Исправление первичных документов;

— Оформление исправлений в первичных учетных документах (И. Молчанов, журнал «Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)», N 1, январь 2018 г.);

— Вопрос: Филиал частного образовательного учреждения оказывает платные услуги по подготовке водителей категории «В». При применении каких систем налогообложения необходимы путевые листы? На кого следует оформлять путевой лист: на инструктора или обучающегося? Существуют ли нормы расхода топлива на учебные автомобили и на курсанта? Считаются ли действительными путевые листы при наличии в них исправлений или фальсифицированной подписи обучающегося? (журнал «ЭЖ Вопрос-Ответ», N 2, февраль 2017 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

Для выставления исправленного электронного первичного документа (Товарной накладной) продавец должен выполнить следующие действия:

1. Получить уведомление покупателя об уточнении Товарной накладной.
2. .
3. Получить подписанную исправленную Товарную накладную (информацию покупателя).

Получение уведомления покупателя об уточнении Товарной накладной

С 1 июля 2017 оформить Товарную накладную в xml-формате, утвержденном ФНС России, можно с помощью:

• документа о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, действует с 10.01.2016);
• документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только первичного учетного документа.

В данном примере в качестве первичного документа используется документ о передаче товаров при торговых операциях, утв. приказом ФНС России от от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Выставленный первичный документ Товарная накладная в электронном виде может содержать ошибки.

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом порядок внесения исправлений в первичные документы в электронном виде законодательно не определен.

В отсутствии нормативного регулирования для внесения исправлений в первичные электронные документы в программе предусмотрена возможность формирования нового экземпляра первичного электронного документы с указанием информации о порядковом номере исправления и дате формирования нового исправленного экземпляра.

Также законодательно не установлен порядок обмена исправленными первичными документами в электронном виде, поэтому в программе реализована возможность выставления таких документов по аналогии с исправленными электронными счетами-фактурами:

• на основании уведомления покупателя о внесении исправлений (если ошибки в первичном документе обнаружил покупатель);
• в отсутствии каких-либо документов (если ошибки обнаружил сам продавец).

При получении от покупателя уведомления об уточнении в списке документов «Текущие дела ЭДО» отправленная покупателю Товарная накладная (информация продавца) будет перемещена из папки «На контроле» в папку «Исправить» (рис. 1)

Рис. 1

Просмотреть содержимое поступившего уведомления об уточнении (рис. 2) можно из формы просмотра отправленной Товарной накладной, дважды щелкнув по соответствующей активной строке в списке исходящих документов «Текущие дела» (рис. 1)

Рис. 2

Из режима просмотра (рис. 2) можно с помощью гиперссылки строки «Документ учета» перейти к тому документу «Реализация (акт, накладная)», который нуждается в исправлении.

При этом в документе учетной системы «Реализация (акт, накладная)» в информационной строке состояния электронного обмена после поступления уведомления об уточнении будет выведено сообщение «Требуется уточнение» (рис. 3).

Рис. 3

Если ошибка выявлена самим продавцом, то он вносит исправление в отсутствии соответствующего уведомления со стороны покупателя.

<<-вернуться в начало

Формирование, подписание и отправка исправленной Товарной накладной (информации продавца)

Для формирования исправленной Товарной накладной в электронном виде необходимо на основании документа «Реализация (акт, накладная)» создать и провести документ учетной системы «Корректировка реализации» с видом операции «Исправление в первичных документах» (раздел Продажи – подраздел Продажи) (рис. 4).

До формирования исправленной Товарной накладной в электронном виде в проведенном документе «Корректировка реализации» в информационной строке состояния электронного обмена будет отражено значение «ЭДО не начат» (рис. 4).

Рис. 4

Процесс обмена исправленной электронной Товарной накладной полностью аналогичен обмену первоначальной электронной Товарной накладной.

Для автоматического формирования, подписания и отправки исправленной электронной Товарной накладной необходимо из документа «Корректировка реализации» выполнить команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 5).

Рис. 5

Формирование исправленной электронной Товарной накладной также можно выполнить из списка документов «Текущие дела ЭДО» (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав документ «Корректировка реализации» в списке исходящих документов в папке «Создать» и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 6).

Рис. 6

После формирования, подписания и отправки исправленной Товарной накладной (информации продавца) в информационной строке состояния электронного обмена документа «Корректировка реализации» появится сообщение «Ожидается подтверждение отправки».

Рис. 7

Перейти в форму просмотра исправленной электронной Товарной накладной (рис. 8) можно из документа «Корректировка реализации» (раздел Продажи — подраздел Продажи) с помощью команды Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 5).

При просмотре исправленного первичного документа Товарная накладная (информация продавца) следует обратить внимание на следующие моменты:

• исправленный новый экземпляр Товарной накладной имеет тот же номер и ту же дату, что и первоначально составленный документ;
• в новом исправленном экземпляре под реквизитами первоначального документа присутствует строка «Исправление», в которой указывается порядковый номер и дата внесения исправления в первичный документ, т.е. дата формирования нового исправленного экземпляра (по аналогии с исправленными счетами-фактурами);
• в новом экземпляре документа отражаются все сведения, в которые не вносились исправления, и уточненные данные.

На соответствующих закладках формы просмотра электронной Товарной накладной можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить исправленный электронный документ вместе с электронной подписью.

Рис. 8

Отправленная покупателю исправленная электронная Товарная накладная, в отношении которой ожидается получение информации покупателя, перекладывается в папку документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 9).

Рис. 9

<<-вернуться в начало

Получение подписанной исправленной Товарной накладной (информации покупателя)

После отправки исправленной электронной Товарной накладной продавец ожидает:

• от оператора ЭДО — подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла исправленной Товарной накладной (информации продавца);
• от покупателя — извещение о получении им исправленной Товарной накладной (информации продавца), если такой документ предусмотрен сторонами сделки;
• от покупателя — информацию покупателя об оформляемой сделке, т.е. Товарную накладную (информацию покупателя).

Получение подтверждения, как и всех электронных документов, происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

• Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование — подраздела Сервис);
• Отправить и получить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 9).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами).

После получения всех необходимых документов обмен исправленной Товарной накладной будет завершен.

В информационной строке состояния электронного обмена документа «Корректировка реализации» с видом операции «Исправление в первичных документах» появится запись «ЭДО завершен» (рис. 10).

Рис. 10

В документе «Реализация (акт, накладная)» после завершения обмена исправленным первичным документом Товарная накладная в информационной строке состояния электронного обмена будет указано, что «ЭДО завершен с исправлением» (рис. 11). Такое сообщение выводится в целях дополнительного информирования продавца о том, что в отношении первоначально сформированного электронного документа предпринимались дополнительные действия.

Рис. 11

<<-вернуться в начало

Корректировка — это процесс обработки массива информации (файла, набора данных, базы) путем внесения в него изменений с целью обеспечения достоверности и актуальности данных. Корректировка — достаточно сложная процедура.

При корректировке выполняются следующие действия:

— поиск корректируемой записи по ключам и/или места в массиве;

— изменение полей записи;

— удаление записи;

— включение записи.

В процессе корректировки участвуют четыре информационных объекта — исходный (основной) массив, в который вносятся изменения, массив корректур (изменений), результирующий (откорректированный исходный) массив и протокол корректировки. Протокол корректировки — это документ, в котором содержится информация о результатах корректировки, обнаруженных ошибках и нестыковках, используемый для анализа и принятия решения по завершению операции корректировки.

В массиве корректур обычно различают 3 типа записей:

1-й тип — «включение”, содержит целиком новую запись, признак «включения”, например, «1»;

2-й тип — «удаление”, содержит «ключ” и признак удаления, например, «2»;

3-й тип — «замена”, содержит значения заменяемых полей и признак замены, например, «3».

Приведем простой пример корректировки массива информации. Пусть есть массив, состоящий из записей с двумя полями — табельным номером и фамилией, и.о. В него вносится корректура.

Исходный массив Результат Массив корректур

	А
	Б
	В
	Г
	Д
	Е
	Ж
	З
	И
	К

		А1
		А2
		Г1
		А3
		А4

Таб.N Фио Шифр кор-ки Таб.N Фио

ошибка

Таб.N Фио

	А1
	А
	Б
	Г1
	Д
	Е
	Ж
	А3
	З
	И
	А4

ошибка

ошибка

Протокол

корректировки

Корректировка последовательного файла.

Недостатки последовательного файла:

— большие затраты на корректировку, связанные с перезаписыванием основного файла (большое время обработки);

— последовательные файлы не используются в он-лайновых системах.

Основной файл и файл корректур отсортированы по ключу (см. схему).

Схема корректировки последовательного файла (массива).

Основной (исходный) файл Файл корректур (изменений)

Процедура корректировки

файла

Протокол корректировки, сообщения об ошибках и «нестыковках”.

Откорректированный

файл

Корректировка в индексно-последовательных и прямых файлах.

Корректировка в индексно-последовательных файлах, файлах прямого доступа, базах данных несколько сложнее.

Для осуществления вставок, включения новых записей или данных используются так называемые «области переполнения”. Области переполнения создаются как в основной области, так и в индексных областях.

При вставке данных они могут попасть в область переполнения, при этом делаются ссылки на добавленную информацию, появляются цепочки данных. При удалении данных, как правило, делаются отметки об удалении в специальном символе (логическое удаление), а физически сама информация не удаляется. При замене данных происходит перезапись физического блока на машинном носителе.

При применении методов прямого доступа, областей переполнения в ряде случаев механизм работы с памятью повторно использует освобожденную память. Для облегчения использования свободных областей они связываются в цепочки. Например, блок памяти будет содержать участки данных вперемешку со свободной памятью:

данные

свободная память

данные

своб.память

данные

. . .

данные

св.память

данные

При этом участок свободной памяти содержит, как правило, в начале длину участка свободной памяти и ссылку (адрес) на следующий участок свободной памяти:

L длина участка	А ссылка на следующий участок	свободная память
Участок свободной памяти

Типичная структура индексно-последовательного файла:

индекс основная память

В результате корректировки происходит изменение физического расположения файла, меняется соответствие между физическим расположением записей и их логической последовательностью (упорядоченностью). Кроме того, могут оказаться заполненными области переполнения файла, что делает невозможным дальнейшее добавление данных даже при наличии свободных участков в основной области файла на машинном носителе.

Для приведения физической и логической организации файла к некоторому исходному состоянию применяются специальные процедуры, которые позволяют перенести данные из области переполнения в основную и подготовить ее для дальнейшего использования, физически удалить логически удаленные записи и т.д. Такие процедуры называют реорганизацией. Для индексно-последовательных файлов реорганизацию подразделяют на процедуру разгрузки (выгрузки) и процедуру загрузки индексно-последовательного файла.

Схема реорганизации

Исходное состояние файла (базы)

Корректуры

(многократные)

Измененный файл (база)

Р

е

о

Выгрузка

р

г

а

н

и

з

а

ц Последовательный файл,

и подготовленный для загрузки

я

Загрузка

Новое исходное состояние

файла, базы

Как часто нужно проводить реорганизацию — это зависит от активности внесения информации (корректировки) и активности использования информации.

В онлайновых системах реорганизация баз данных, файлов проводится в то время, когда абоненты онлайновой системы не работают с ней. Это обычно ночное время или выходные дни. Особая проблема, очень трудная и острая, если базы данных используются круглосуточно. В этом случае необходимо найти такие средства и способы реорганизации баз данных, при которых бы процесс работы с базой данных не прерывался.

При всех видах корректировки необходимо иметь протоколы выполнения корректировки, а в режиме он-лайн сохранять сведения о корректировке в отдельном файле (базе) или включать сведения о корректировке в саму базу данных (файл).