Кадровый аудитор

Одна из разновидностей изучения кадровой документации по штату в учреждении именуется кадровым аудитом. Законодательные положения РФ контролируют процедуру заполнения трудовых книжек, список документов для ведения бухгалтерии и многое другое. Проведение кадрового аудита лучше всего заказывать у специалистов этой отрасли.

Что такое кадровый аудит?

Мероприятие, которое позволяет оценить состояние кадровых дел компании в разрезе предписаний трудового законодательства. Задача – сверить документацию по специалистам с общепринятыми предписаниями, нормами ее оформления. Если предписания не исполняются, накладывают штрафные санкции. Речь идет о правилах оформления трудовых книжек, трудовых договоров, отчетности о зарплате и иных выплатах работникам. Наиболее эффективным считается кадровый аудит, проводимый учреждением со стороны, в виду отсутствия личной заинтересованности.

С какими целями и задачами проводят кадровый аудит организации?

Услуга кадрового аудита требуется, чтобы подготовить организацию к:

  • грядущей плановой или внеплановой проверке учреждения;
  • реализации работодателем мероприятий по самопроверке;
  • подготовке к судебным разбирательствам;
  • разработке и пересмотру локальных нормативных документов работодателя;
  • подготовке к реорганизации компании, сокращению численности или штата работников.

Каким бывает аудит кадровой службы?

Для классификации методов исследования деятельности сотрудников смотрят на самые разные параметры. Если брать в расчет способ осуществления проверки, анализ бывает внутренним, проводится своими силами и внешним, с привлечением экспертов со стороны. Если учитывать объем изучаемых сведений, анализ также бывает разным. Отличие в количестве документов либо работников, а также разделов трудового законодательства которые будут проверены. Временной отрезок осуществления подобной деятельности тоже подразделяется на конкретные разновидности, часть из которых будет рассмотрена нами дальше.

Виды кадрового аудита

  1. По объему изучаемых сведений По количеству сведений кадровый аудит подразделяется на такие группы:
    • Комплексный – аудит, который состоит из исследования по всем направлениям трудового законодательства (кадровая документация, локальные нормативные акты, охрана труда, бухгалтерские документы по расчету и оплате труда).
    • Тематический – относится к определенному направлению трудового законодательства (допустим, анализ бухгалтерских документов).
    • Целевой – это такая проверка, при которой работодателем определяется один или несколько исследуемых параметров (допустим, правильность оформления и введения в действие Положения о системе управления охраной труда в учреждении или соответствие порядка прекращения трудового соглашения со специалистом Ивановым Иван Ивановичем условиям трудового законодательства, проверка правильности сбора, хранения, использования и уничтожения персональных данных специалистов учреждения).
  2. По частоте осуществления По частоте осуществления исследования в учреждениях могут проводить следующие проверки:
    • Регулярный мониторинг – когда работы проводят периодически через в какой-то конкретный период промежуток времени (к примеру, ежеквартально либо ежемесячно).
    • Текущий мониторинг – если цель заказа анализа – единичная проверка, проводимая в текущий период времени.
    • Оперативный – речь идет об экспресс-аудите, основная задача которого – выявить проблемы в определенной отрасли по конкретным поставленным вопросам.
    • Панельный мониторинг – анализ проводится время от времени, в ходе исследований изучают одних и тех же работников или вопросов (разделов трудового законодательства), применяют одинаковые инструменты.

Способы осуществления аудита

Базис кадрового аудита проистекает из порядка проведения контрольных и надзорных мероприятий. Потребности заказчика в объеме, частоте кадрового аудита позволит определить интервью с ним. Результаты интервью с заказчиком кадрового аудита закладываются в основу плана проводимых действий. Определяется объём и конкретный перечень исследуемых кадровых и бухгалтерских документов. Полученные от заказчика кадрового аудита документы анализируются и сопоставляются с предписаниями трудовых норм. Итог анализа отражается в заключении, в том числе с изложением советов по устранению вычисленных неточностей трудового законодательства.

Аудит кадровых документов

Как правило, проведение кадрового аудита документов состоит из определенных подразделов. Основными из них считаются:

  • местные нормативные акты предприятия;
  • назначение, перевод и сокращение специалистов;
  • режим труда и времени отдыха работников;
  • соблюдение норм и предписаний в отношении отдельных категорий сотрудников.

Этапы АУДИТА

  1. Подготовительный этап – вычисление задач аудита, потенциальной эффективности для учреждения, создание списка проверяемых документов, объектов, механизмов и агрегатов, круга лиц, подлежащих интервьюированию (при необходимости и по согласованию с заказчиком).
  2. Сбор информации – изучение документов и отчетности, исследование объектов, механизмов и агрегатов, анализ интервью, проведенных со специалистами (если таковые проводились), предварительная обработка статистических данных.
  3. Обработка и анализ информации – подготовка заключения по итогам аудита (информация оформляется в виде таблиц, схем, диаграмм, текстовых документов).
  4. Обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций – итоговый материал, включая отчет об аудите. Указываются пути улучшения проведения кадрового делопроизводства, управления охраной труда, ведения бухгалтерии в учреждении.

Сколько времени нужно для проведения аудита?

Точные сроки проведения кадрового аудита зависят от того, какой тип и объём проверки выберет заказчик.

Так целевой аудит может быть начат в день обращения за оказанием услуги по кадровому аудиту и завершен в срок 10 рабочих дней.

Проведение тематического аудита может занять 20 рабочих дней.

Если клиенту требуется провести комплексный кадровый аудит, то на оказание услуги может понадобиться от 20 рабочих дней до 40 рабочих дней.

Стоимость кадрового аудита

Выбирая исполнителя со стороны, всегда следует обращать внимание на то, во сколько обойдется та или иная услуга. Стоимость кадрового аудита включает в себя:

  • какого типа проверка планируется;
  • сколько человек из рабочего персонала будут проанализированы;
  • каковы рабочие условия.

Далее в таблице – средняя цена за подобные услуги по столице и области

Аудит (по объёму)

Тип аудита

Цена

Комплексный аудит

Кадровый аудит

от 15 000 руб.

Скидки и повышающие коэффициенты

  • Повышающий коэффициент для работодателей с численностью работников свыше 1000 человек = 0,2
  • Повышающий коэффициент для работодателей использующих транспортные средства = 0,4
  • Повышающий коэффициент за отраслевой компонент = 0,3
  • Скидка для микробизнеса = 20% и для малых предприятий = 10%
  • Скидка для работодателей – заказчиков услуг Центра составляет от 10 до 20 %

Дополнительные услуги по результатам кадрового аудита:

  1. для отдельных служб работодателя могут быть разработаны семинары и (или) лекции, направленные на отработку и устранение выявленных нарушений;
  2. компания может заключить договор на разработку проектов локальных нормативных актов, проектов трудовых договоров, должностных инструкций и так далее под ключ;
  3. также компании могут обратиться за оказанием юридической помощи при прохождении контрольных (надзорных) мероприятий, административных разбирательствах, судебных процессов.

Хотите заказать кадровый аудит, но не знаете, кому доверить столь ответственное дело? Звоните нам – и мы обязательно Вам поможем!

АКТ

о результатах проверки

кадрового делопроизводства смоленского областного государственного бюджетного учреждения «Центр информационно-коммуникационных технологий»

28 мая 2012 года

В соответствии с приказом Департамента Смоленской области по информационным технологиям, связи и обеспечению предоставления услуг в электронном виде от 02.04.2012 № 18 «О проведении проверки кадрового делопроизводства смоленского областного государственного бюджетного учреждения «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг населению», смоленского областного государственного бюджетного учреждения «Центр информационно-коммуникационных технологий», комиссией по проведению проверки кадрового делопроизводства вышеуказанных СОГБУ в период с 2 мая по 12 мая 2012 года была проведена проверка кадрового делопроизводства смоленского областного государственного бюджетного учреждения «Центр информационно-коммуникационных технологий»

В результате проверки УСТАНОВЛЕНО:

1. В связи с изменением структуры и штатной численности работников СОГБУ «ЦИКТ» (далее — учреждение), лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, были своевременно подготовлены соответствующие документы:

— уведомления об изменении структуры и штатной численности работникам учреждения, по изменению окладов сотрудников учреждений (существенные изменения трудовых договоров сотрудников);

— уведомления о сокращении должностей и т.д.

Со всеми уведомлениями сотрудники учреждения своевременно были ознакомлены и предупреждены в письменной форме не позднее срока, установленного в соответствии со ст. 306 ТК РФ.

Однако в трудовых договорах и дополнительных соглашениях к ним на момент проверки не были сделаны отметки о вручении второго экземпляра работнику (ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ).

2. График отпусков сотрудников утвержден в соответствии с требованиями ч. 1 ст. 123 ТК РФ, записи в график отпусков вносятся своевременно.

3. Приказом по основной деятельности своевременно утверждено штатное расписание учреждения.

4. В соответствии со штатным расписанием утверждена должность ведущего специалиста по кадрам и делопроизводству, подтверждающая полномочие лицВставитьа ответственного за ведение кадрового делопроизводства (ст. 20 ТК РФ).

5. В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, на момент проверки в трудовых книжках:

— некоторых работников нет нумерации записей;

— сотрудников руководящих должностей отсутствуют записи об изменении образования (хотя в личных делах и в личных карточках соответствующие записи есть);

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа. Записи сотрудников, принятых по срочным трудовым договорам, не совпадают с формулировками приказов о назначении (увольнении) и т.д.

В учреждении заполняется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которую своевременно вносятся записи.

6. Табели учета рабочего времени заполняются в соответствии с Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н с 1января 2011 года.

7. В учреждении на всех сотрудников заведены личные карточки работника по форме Т-2, утвержденные Постановлением государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2001 года № 1, на момент поверки некоторые записи в них отсутствуют (нет данных по назначениям, отпускам и т.д.).

8. Служебные задания о направление работника в командировку недооформлены (нет отчета о выполнении задания, подписей работника и директора).

9. Правила внутреннего трудового распорядка на момент проверки требуют внесения изменений.

10. В учреждении на каждого сотрудника заведено личное дело, документы личных дел сотрудников не обновляются.

11. Приказами по основной деятельности учреждения утверждены:

— Положение об оплате труда и премировании;

— Инструкция по охране труда.

12. Приказом учреждения назначено лицо, ответственное за защиту информации ограниченного доступа. В учреждении имеются все необходимые инструкции, разработанные для лиц, ответственных за защиту информации ограниченного доступа, утверждены должностные обязанности ответственного за защиту информации ограниченного доступа. На персональных компьютерах сотрудников учреждения установлено антивирусное программное обеспечение, сигнатуры угроз обновляются регулярно в ручном режиме Администратором информационной безопасности. Порядок использования сетей общего пользования и сети Интернет регламентирован утвержденными инструкциями.

В свою очередь, по данному направлению имеются и недочеты:

— не утвержден порядок доступа в контролируемую зону;

— отсутствует приказ о вводе в эксплуатацию информационных систем персональных данных;

— в требованиях положения о порядке обработки персональных данных не прописано обязательство о прекращении обработки персональных данных сотрудником в случае его увольнения;

— организационно-распорядительные документы по защите персональных данных требуют доработки;

— отсутствуют акты установки средств защиты;

— учет носителей информации неорганизован.

Кадровый аудит – это комплексная всесторонняя проверка кадровой документации, которая ведется на предприятиях с наемным персоналом, на предмет её соответствия требованиям трудового законодательства и кадрового делопроизводства.
Для процедуры кадрового аудита принято приглашать независимых аудиторов по договору лизинга или аутсорсинга, которые обладают соответствующими знаниями в области трудового права и могут сделать объективную, независимую, профессиональную оценку.
По итогам проведения кадрового аудита составляется экспертное заключение, в котором излагается подробная информация о выявленных нарушениях действующего трудового законодательства.

Данное экспертное заключение и кадровый аудит, как процедура, позволяют исправить все выявленные в ходе проверки ошибки и недочеты в системе внутреннего кадрового документооборота. Ведь в заключении обозначается список выявленных нарушений, риски, которые могут возникнуть в случае их неустранения, а также вид и размер ответственности работодателя за каждое нарушение трудового законодательства.
Соответственно, с помощью процедуры кадрового аудита можно избежать любых возможных санкций, которые может наложить на работодателя трудовая инспекция в ходе обязательной проверки.
По сути, кадровый аудит – это необязательная процедура для работодателя, а если для этих целей привлекать сторонних аудиторов, то еще и оплачиваемая.
Но в то же время, кадровый аудит позволяет подготовиться к обязательным проверкам со стороны государственных учреждений, выявить недочеты в документах раньше, чем это сделает трудовая инспекция, избежав, таким образом, штрафов.

Что проверяют в ходе кадрового аудита?

1) Алгоритмы кадрового документооборота, условия хранения, правильность архивирования документации.
2) Документальное оформление приема и увольнения сотрудников: заявления работников, трудовые книжки, трудовые договора, кадровые приказы (о приеме, об увольнении и др.)
3) Наличие и корректность составления документов по учету кадров: приказы (по личному составу, перевод, отпуска, командировки и проч.), штатное расписание, графики отпусков, табели учета рабочего времени, личные карточки работников, должностные инструкции, книги и журналы, и другие документы;
4) Наличие локальных нормативных актов работодателя, а также порядок ознакомления сотрудников с ними: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда и другие.

Польза проведения кадрового аудита

1) Получение руководителем полной информационной картины относительно системы управления персоналом в целом.
2) Возможность исправить все имеющиеся нарушения, подготовившись к будущим проверкам (со стороны профсоюзных организаций, налоговых органов, инспекции по труду и др.), без дополнительных временных затрат на поиск недочетов.
3) Объективная оценка реального положения дел в сфере ведения кадрового делопроизводства, а также общая оценка деятельности кадрового отдела компании и компетентности его работников.
4) Минимизация рисков в сфере трудовых отношений, существенное укрепление трудовой дисциплины.
4) Дать понять наемным сотрудникам, что работодатель беспокоится об их трудовых правах, получив, таким образом, повышенную лояльность.

Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти

Объектом и целью кадрового аудита является трудовая деятельность работников, система социально- трудовых отношений и организация управления человеческими ресурсами.

Аудит управления персоналом — это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала предприятия, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить следующее: соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно- правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными поздравлениями; причины возникающих социальных проблем и возможные пути разреше- ния или снижения их негативного воздействия.

Аудит персонала (кадровый аудит) — это периодически проводимая экспертиза состояния дел в части управления персоналом, включающая: 1) систему мероприятий по сбору информации и ее анализу; 2) оценку на этой основе эффективности деятельности организации и эффективное использование трудового потенциала и 3) анализ социально-трудовых отношений.

Объектом кадрового аудита является трудовая деятельность работников, система социально-трудовых отношений и организация управления человеческими ресурсами.

Цель кадрового аудита — выявление внутренних резервов роста конкурентоспособности организации за счет инновационно-креативной деятельности работников, совершенствования системы мотивации труда.

Сущность кадрового аудита заключается в контроле, оценке персонала и результатов его деятельности.

Также важной целью проверки является эффективность, призванная сформулировать миссию, применяемые методы и технологию организации в каждом случае аудиторской практики. Отсюда сделаем вывод: миссия аудита персонала есть системная оценка эффективности деятельности человеческих ресурсов и состояния социально-трудовых отношений на объективном и субъективном уровнях. Аудит управления персоналом осуществляется на основе общепризнанных для аудиторской проверки принципов: профессионализма, независимости, достоверности, честности и объективности, сопоставимости с международным правом трудового потенциала и 3) анализ социально-трудовых отношений.

Кадровый аудит включает в себя четыре этапа: этап целеполагания, подготовительный этап, этапы оценки и анализа системы управления персоналом за определенный период или в динамике, формирование комплекса рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом организации.

1. Этап целеполагания предполагает определение целей и задач аудита персонала организации, выбор его целевых показателей.

2. Подготовительный этап — это предварительный сбор и анализ информации об организации и действующей системе управления персоналом, определение аудиторского риска, составление общего плана и программы проверки.

3. Этап анализа системы управления персоналом за определенный период или в динамике включает анализ текущего со- стояния показателей управления персоналом, анализ отклонений от оптимальных значений показателей, выявление причин отклонений, сопоставление значений показателей управления персоналом текущего и предыдущего периода, анализ причин изменений, составление аудиторского заключения.

4. На четвертом этапе формируется комплекс рекомендаций по достижению краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной эффективности управления персоналом, их совершенствованию и внедрению изменений в организации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *