Как хранить счета фактуры

Изменения с 1 октября 2017 года

С 1 октября 2017 года вступает в силу Постановление Правительства от 19.08.2017 № 981.

Этот документ вводит в действие:

  • новую форму счета-фактуры;
  • новую форму книги продаж;
  • новую форму книги покупок;
  • новую форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке

Положения комментируемого постановления предусматривают более подробные правила хранения счетов-фактур. Предусматривается, что хранить счета-фактуры нужно будет в хронологическом порядке по мере того, как они выставляют (составляются, исправляются) или получаются. Такой же подход нужно применять и к хранению подтверждений оператора электронного документооборота (ЭДО) и извещения покупателей о получении счета-фактуры. Также см. «Реестр операторов электронного документооборота (ЭДО)».

Сроки хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:

  • комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
  • заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
  • заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.
  • Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).

    Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур

    Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.

    Операция Что хранить
    Импорт из стран ЕАЭС Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС.
    Импорт из других стран Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне.
    Командировочные расходы на аренду жилья и проезд бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
    по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий.
    по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ .
    – по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ).

    Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.

    Если при проверке выяснится, что бухгалтерских документов нет, то это это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. За это компании грозит штраф 10 000 руб. по статье 120 НК РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

    К должностному лицу могут применить такие меры наказания (ст.15.11 КоАП РФ):

    • штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
    • от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Новые правила хранения счетов-фактур

Документ: письмо ФНС России от 19.07.17 № СД-4-3/14079

Последствия: реже будут штрафовать за документы

В подшивке счетов-фактур могут быть хронологические пропуски, если вы выставляете и бумажные, и электронные счета-фактуры.

Это ФНС России подтвердила в письме от 19.07.17 № СД-4-3/14079. Компания вправе выставлять счета-фактуры на бумаге и в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Но у электронных и бумажных документов разные правила хранения.

Бумажные счета-фактуры компания хранит в хронологическом порядке по мере того, как их выставляют или исправляют (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). На практике компании сшивают счета-фактуры в хронологическом порядке вместе с накладными.

Электронные счета-фактуры компания хранит без распечатки. Это следует из пункта 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10.11.15 № 174н. Аналогично хранятся электронные подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры.

Минфин считает, что нарушать эти правила нельзя (письмо от 30.05.17 № 03-07-09/33048). Например, хранить бумажные счета-фактуры в электронном виде. Но когда компания выставляет часть счетов-фактур на бумаге, а часть электронно, в подшивках бумажных счетов-фактур будут хронологические пропуски. Это естественно, ведь электронные счета-фактуры для хранения вы не печатаете. ФНС уточнила, что такие пропуски не являются нарушениями.

Специально фиксировать их в сшиве бумажных счетов-фактур не надо.

Почему нужно хранить счета-фактуры

Когда компания обнаружит, что из-за работника возник материальный ущерб, сразу задокументируйте факты, которые имеют к этому отношение. Составляйте все в письменной форме. Это могут быть служебные, докладные записки, свидетельские показания, счета-фактуры, накладные, чеки. Подробно описывайте обстоятельства, указывайте время, дату, кто при этом присутствовал, что сделал работник и какие последствия его действий. Также выясните, выполнял ли он при этом свои должностные обязанности и др.

Запросите письменные объяснения у работника, который причинил компании материальный ущерб (образец ниже). Это обязательное требование (ч. вторая ст. 247 ТК РФ). Трудовой кодекс не определяет, устно или письменно запрашивать объяснения. Но чтобы подтвердить, что работодатель исполнил свою обязанность, делайте это письменно, отдельным запросом. В ответ сотрудник может все изложить в свободной форме, например в виде объяснительной записки. Если работник отказывался письменно комментировать инцидент, составьте акт. Без объяснений сотрудника работодатель все равно может привлечь виновного к материальной ответственности.

>>>

ПРИМЕР

Старший перегонщик 16 октября 2017 г. в 10.00 отгружал с территории терминала товарный автомобиль «Форд Фокус» и обнаружил на нем повреждения. Об этом он написал в служебной записке руководителю. По камерам видеонаблюдения установили, что 10 октября 2017 г. в 11.30 перегонщик Самойлов Иван Петрович на складе хранения товарных автомобилей перемещал автомобиль из одной зоны хранения в другую. Когда заезжал в ряд хранения и сдавал задним ходом, не заметил рядом другой автомобиль и повредил оба транспортных средства.

Руководитель изложил в докладной записке все, что ему стало известно, запросил объяснения от перегонщика Самойлова. В объяснительной записке тот написал, что о поврежденных товарных автомобилях не знает.

Как используются счета-фактуры в случае причинения материального ущерба

Чтобы сотрудник возместил компании ущерб, работодатель обязан провести проверку и установить размер и причину ущерба. Для проведения проверки работодатель может создать комиссию из специалистов разных отделов. Такая комиссия может действовать как на постоянной основе, так и собираться работодателем для каждого конкретного случая.

Издайте приказ по основной деятельности, которым определите состав комиссии, ее цель и обязанности (образец ниже). Установите сроки и в какой форме оформлять материалы проверки. Если будете создавать отдельную комиссию для проверки каждого случая, то в приказе прописывайте проступок, который совершил работник, обстоятельства, время и момент, когда обнаружили случившееся, счета-фактуры и другие документы и основания, которые это подтверждают.

Работодатель вправе не собирать комиссию, если размер материального ущерба можно установить на основании счетов-фактур и других документов. Например, если по вине сотрудника случилось ДТП, то работодатель определит ущерб по документам от страховой компании, которая ремонтировала транспортное средство.

  • Как вести номенклатуру дел, если в организации внедрили электронный документооборот?
  • Правила регистрации документов
  • Создаем документы и работаем с ними в CRM-системах

Акт о результатах проведенного расследования по факту причиненного ущерба

Во время расследования комиссия определит и даст оценку произошедшему инциденту. Сначала она должна установить, есть ли основания исключить материальную ответственность работника (ст. 239 ТК РФ). Так, например, нормальный хозяйственный риск Верховный суд РФ раскрывает в . К нему, помимо иных обстоятельств, относят ситуацию, когда работник добросовестно выполнил должностные обязанности, проявил осмотрительность и принял меры, чтобы предотвратить ущерб. Также комиссия решит, было ли поведение работника противоправным, есть ли вина сотрудника в ущербе и причинно-следственная связь между поведением работника и наступившим ущербом. Комиссия должна выяснить, повлекло ли расследуемое обстоятельство прямой действительный ущерб работодателю (ст. 238 ТК РФ, п. 15 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52).

В конце проверки комиссия подписывает акт, в котором отразит все установленные факты (образец ниже). Если комиссия придет к выводу, что сотрудник причинил материальный ущерб работодателю, то в акте члены комиссии должны описать причинно-следственную связь между действиями работника и наступившим ущербом, вину сотрудника и противоправность его поступка. Акт подписывают все участники комиссии. Секретарь комиссии знакомит виновного сотрудника под подпись с результатами проверки.

Подписанный работником акт председатель комиссии передает руководителю компании. Он решит, будет ли требовать от виновного сотрудника возместить ущерб (ст. 240 ТК РФ). Решение о взыскании компания должна оформить распоряжением не позднее одного месяца со дня, когда работодатель установил размер ущерба (ч. первая ст. 248 ТК РФ). Если размер определяла комиссия в акте, то срок надо отсчитывать с даты, когда его составили.

Соглашение о добровольном возмещении ущерба

Предложите работнику добровольно возместить ущерб, полностью или частично (ч. первая, пятая ст. 248 ТК РФ). По решению работодателя, когда ущерб слишком велик, стороны могут договориться о рассрочке. Такую договоренность оформите письменным соглашением о добровольном возмещении ущерба (образец ниже). В случае отказа возмещать что-либо работодатель может взыскать ущерб через суд (ст. 392 ТК РФ).

По общему правилу, работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего заработка (ст. 241 ТК РФ). Добровольно сотрудник может возместить ущерб и в большем размере. Но закон закрепляет случаи, когда сотрудник несет и полную материальную ответственность (ст. 242 ТК РФ). Есть закрытый перечень оснований, когда работник обязан возместить ущерб работодателю полностью без договора о материальной ответственности (ст. 243 ТК РФ). А заключает этот договор компания только с работниками по определенным должностям и видам работ, чтобы взыскивать с виновных ущерб в полном размере (ч. вторая ст. 244 ТК РФ).

Минтруд России в постановлении от 31 декабря 2002 г. № 85 утвердил должности и работы, по которым работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности. Должности «перегонщик» нет в перечне. Но в должностной инструкции перегонщика есть обязанности: «обеспечивать сохранность автомобилей и товарно-материальных ценностей; выполнять комплекс работ по приемке и выдаче автомобиля», то есть функционал позволяет оформить договор о полной материальной ответственности в соответствии с абзацем 4 раздела II постановления Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Ответ:

Счет-фактура (СФ) может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. СФ составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих СФ в соответствии с установленными форматами и порядком (п. 1 ст. 169 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Первый экземпляр счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца.

Поскольку положения п. 6 ст. 169 НК РФ не содержат запрета на формирование счета-фактуры на разных носителях (как в электронной форме, так и на бумажном носителе), в целях сокращения документооборота контролирующие органы считают возможным подписывать второй экземпляр счета-фактуры, выставленного на бумажном носителе, усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя и главного бухгалтера организации либо иных уполномоченных лиц.

Электронный счет-фактура (ЭСФ) — это файл, формат XML которого утвержден ФНС РФ приказами от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Необходимо отметить, что скан-копии оформленных в бумажном виде СФ, даже заверенные УКЭП и переданные через специализированного оператора электронного документооборота (ЭДО), в данное понятие не входят.

Порядок выставления и получения СФ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением УКЭП установлен Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н.

При необходимости распечатывания вторых экземпляров СФ, выставленных на бумажном носителе и подписанных УКЭП, достоверность УКЭП руководителя и главбуха организации либо иных уполномоченных лиц заверяется в установленном порядке руководителем организации (письмо ФНС РФ от 06.09.2017 № СД-4-3/17731@).

То есть даже если СФ покупателю был выставлен на бумаге, продавец может хранить второй экземпляр счета-фактуры в электронном виде. Главное, чтобы СФ был подписан УКЭП руководителя и главбуха.

Из пункта 1 ст. 169 НК РФ следует, что технически для использования электронных СФ (ЭСФ) необходимо:

1. Приобрести сертификат ключа УКЭП для руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать СФ (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904). Электронная подпись главного бухгалтера для выставления ЭСФ не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ) (перечень удостоверяющих центров, где приобретается КЭП – см. http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/).

2. Заключить договор с одним из доверенных операторов ЭДО. Реестр операторов есть на сайте ФНС РФ www.nalog.ru (Налогообложение в РФ — Представление налоговой и бухгалтерской отчетности — Электронные счета-фактуры — Перечень операторов ЭДО).

На практике возможны ситуации, когда организация и ее контрагенты обслуживаются как у одного, так и у разных операторов ЭДО. Такие операторы должны иметь совместимые технические средства для передачи СФ (п. 1.3 Порядка).

Документы, подписанные УКЭП, должны храниться совместно с квалифицированным сертификатом ключа проверки ЭП (п. 1.13 Порядка).

3. Договориться об использовании ЭСФ со своими контрагентами. Согласие на использование ЭСФ выражается сторонами в любой форме (письмом либо включением организации в список контрагентов в самой системе ЭДО (письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

ЭСФ, составленный по утвержденному ФНС РФ формату и подписанный УКЭП, является оригиналом документа. Его не нужно распечатывать ни для представления по требованию ИФНС (в этом случае документы передаются по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика согласно п. 2 ст. 93 НК РФ), ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письма Минфина РФ от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259, ФНС РФ от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@).

Также необходимо отметить, что по сделке можно оформить либо электронный, либо бумажный СФ (если нет возможности передать счет-фактуру по ТКС), дублировать СФ нельзя.

Обязанность продавцов и покупателей хранить счета-фактуры (включая корректировочные и исправленные) в хронологическом порядке по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период установлена в п. 14 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Причем норма действует одинаково в отношении бумажных и электронных СФ.

ЭСФ должны храниться:

— вместе с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка);

— вместе с подтверждениями оператора ЭДО и извещениями покупателей о получении СФ (п. 14 Правил ведения журнала учета). Извещение о получении СФ формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки (п. 2.9 Порядка).

Ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137 конкретный срок хранения счетов-фактур (бумажных и электронных) не установлен. Журнал учета полученных и выставленных СФ, книги покупок и продаж вместе с доплистами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи.

Также общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Следовательно, и бумажные, и электронные СФ необходимо хранить как минимум в течение 4 лет.

Для хранения электронных СФ у организации должна быть соответствующая техническая база (например, наличие серверов с достаточным количеством памяти на дисках (исходя из величины документооборота ЭСФ в организации) для хранения информации в электронном виде, наличие контроля доступа к серверам. Система на сервере должна позволять хранить электронные документы таким образом, чтобы они не были уничтожены или на них не исказилась информация и др.).

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *