Марина Белоусова, эксперт BTL
Преподаватель-эксперт прикладных социально-экономических программ Учебного цнтра «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана

Перед организаторами зачастую стоит вопрос о том, как найти спонсоров на мероприятие и провести его на хорошем уровне. Технология поиска спонсоров мало чем отличается от представленных ранее. Тем не менее есть в ней свои особенности. Рассмотрим их в этой статье.

8 полезных советов: как найти спонсоров на мероприятие

Согласно закону о рекламе, спонсор предоставляет средства сам или обеспечивает их предоставление на культурные, спортивные и иные мероприятия. Под «иными» могут подразумеваться: лечебные, профилактические, демонстрационные, противопожарные и т.п. мероприятия. То есть практически любой комплекс деятельности можно подвести под термин «мероприятия», а значит смело оформить стороннюю финансовую поддержку в соответствии с договором о спонсорстве.

Прежде, чем решать задачу: как найти спонсоров на мероприятие необходимо провести подготовительные работы. Вот пошаговая инструкция.

Создавайте

1. Описать мероприятие: цели, задачи, место и сроки проведения, программа, организаторы, участники, ресурсы.

Рекламируйте

2. Отдельно оформить рекламную кампанию по раскрутке мероприятия. Этот пункт требует тщательного анализа ресурсов: СМИ, полиграфическая продукция, наружная реклама, сувенирные изделия, рекламные акции и пресс-конференции.

Предлагайте

3. Разработать спонсорские пакеты. В рамках рекламной кампании выделить ресурсы, где может быть размещена спонсорская реклама. Одним из таких ресурсов обязательно должен стать сайт мероприятия. Издайте спонсорские пакеты в PDF- формате и в виде полиграфической продукции. Разместите спонсорские пакеты на сайте, откройте Интернет-магазин по продаже билетов, сувенирной продукции с рекламой спонсоров. Тем самым вы сделает спонсорскую рекламу более эффективной, а мероприятие популярным. Для примера посмотрите сайт Олимпиады 2014 и вы увидите как сувенирная продукция с символикой Олимпиады и рекламой спонсоров пользовалась большим спросом.

Пишите

4. Напишите универсальное письмо спонсорам. Разместите его в виде обращения на сайте. Составьте список потенциальных спонсоров и адаптируйте письмо для каждого из них. В серии статей Директ-мейл вы найдете подробные рекомендации того, как написать письмо спонсору. Используйте различные способы рассылки: теплую, холодную и совместную со спонсорами по его базе. Вот еще один отличный способ того, как найти спонсоров на мероприятие — как в социальных сетях «друзья друзей», так и в деле: партнеры спонсоров и есть ваши потенциальные спонсоры.

В решении задачи: как найти спонсоров на мероприятие нет мелочей. Нельзя выполнить один пункт из представленных выше. Только в совокупности они будут иметь должный эффект. Что я имею ввиду? А то, что только комплексная работа со спонсорами убедит его в эффективности рекламной кампании в рамках вашего мероприятия. В этом случае, вы можете быть уверенны, что в следующий раз вам не придется решать проблему, как найти спонсоров на мероприятие — это задача будет решена автоматически. Удовлетворенный сотрудничеством спонсор будет с вами работать и на следующем мероприятии.

Понравилась статья?! Расскажи друзьям — им полезно, нам приятно 🙂

Поделиться

Впервые слово «спонсор» публично прозвучало с экранов телевизоров в 1988 году. Зрители тогда не понимали, с какой именно целью Александр Масляков, ведущий программы «КВН», долго и монотонно перечисляет в эфире названия незнакомых организаций.

Так все и началось, и уже совсем скоро каждый знал, что спонсор — это прежде всего уважаемый и богатый человек (или компания), чья деятельность направлена на важные и полезные обществу дела. Такие компании и люди помогают создавать и реализовывать новые проекты, свершать то, что без инвестиций сделать было бы невозможно.

Спонсорство — это определенно один из видов поддержки различных сфер общественной жизни, одна из форм социальных инвестиций. Но в то же время это нельзя назвать ни альтруизмом, ни меценатством, ни благотворительностью, хотя есть много общего. Главное отличие между ними заключается в том, что спонсорская поддержка в обязательном порядке предусматривает встречную услугу. Средства вкладываются в обмен на ожидаемую пользу.

Известный английский специалист по PR Сэм Блэк считал, что «правильнее всего определить спонсорство как один из видов предпринимательской деятельности». И как правило, эта деятельность основана на четком соглашении между организаторами события с одной стороны и коммерческой компанией с другой.

Спонсорство приносит компании экономию собственных ресурсов на рекламу и организацию мероприятий подобного уровня, а организаторам дает помощь и поддержку целевой аудитории.

Спонсорство в рекламе — это эффективный маркетинговый инструмент. В наши дни рынок рекламы перенасыщен настолько, что даже большим компаниям трудно выделиться на фоне общей массы. Именно поэтому они обращаются к спонсорству как к более современному виду рекламы. Тем более что последние исследования, проведенные компанией — экспертом в данной области Havas Sports & Entertainment (HS&E), показали, что спонсорство крупных спортивных мероприятий существенно улучшает имидж рекламодателя и повышает узнаваемость бренда, тем самым способствуя росту вероятности приобретения продукции компании. Потребители воспринимают такие бренды более позитивно по сравнению с «обычными» — в среднем на 25–50%.

Event.Советы:

На что стоит обратить внимание компанием при выборе спонсируемого мероприятия:

• На целевую аудиторию. Стоит спонсировать только те мероприятия, где ваша аудитория будет присутствовать в большем соотношении. Чем заметнее это «пересечение», тем выше вероятность обрести новых клиентов и повысить лояльность имеющихся.
• Необходимо четко представлять цели и задачи, которые компания собирается решить с помощью конкретной спонсорской акции.
• Каково общее число спонсоров, поддерживающих данное мероприятие? Есть ли шанс, что участие вашей компании будет замечено на фоне других спонсоров?
• Не пострадает ли репутация вашей компании от организационных накладок? Нужно изучить историю данного мероприятия, список спонсоров прошлых лет, отчеты об успехе предыдущих подобных мероприятий организаторов.
• Какие СМИ будут освещать мероприятие и насколько целевая аудитория этих СМИ совпадает с целевой аудиторией вашей компании?

Как правило, самые активные спонсоры массовых городских мероприятий:

• крупные банки;
• операторы сотовой связи;
• строительные компании;
• торговые центры;
• производители энергетиков, снэков;
• ну и, конечно же, спортивные бренды.

Один из наиболее активных спонсоров массовых спортивных мероприятий в нашей стране — компания BOSCO.

Михаил Куснирович, глава группы компаний BOSCO, любит говорить, что тема спорта близка ему с юношества, так как его отец участвовал в строительстве олимпийских объектов в Москве и часто водил мальчика с собой на стройку, поэтому еще в далеких 1990-х Михаил стал наполняться энтузиазмом по поводу принадлежности к олимпийскому миру.

Как стало известно недавно, компания BOSCO является официальным спонсором Олимпийских игр в Сочи в 2014 году. Эксперты оценивают приблизительную стоимость такого контракта в сто миллионов долларов, а также хором заявляют, что это очень выгодное сотрудничество для обеих сторон. И отличный пример идеального спонсорства, основанного на взаимовыгодном партнерстве.

Покупая лицензионную продукцию «Сочи-2014», все жители России смогут не только внести свой вклад в подготовку и проведение первых в России зимних Олимпийских игр, но и поддержать экологические и образовательные программы, проекты по созданию безбарьерной среды, спортивной инфраструктуры, приобщению молодежи к спорту и десятки других инициатив, которые реализуются в рамках подготовки к Играм.

Запуск новой линии лицензионных товаров сделает еще более успешной маркетинговую программу «Сочи-2014», которая уже принесла оргкомитету «Сочи-2014» более 1,2 млрд долларов и стала самой успешной за всю историю зимних Игр.

Дмитрий Чернышенко, президент оргкомитета «Сочи-2014» комментирует: «Уверен, что в 2014 году в Сочи российские болельщики будут притягивать взгляды всего мира своей яркой, современной и неповторимой одеждой! Мы будем образом едины, и в этом наша сила! Благодаря олимпийской коллекции одежды каждый россиянин сможет проникнуться олимпийским духом, ощутить свою причастность к Играм и внести личный вклад в будущие победы России!»

Михаил Куснирович, глава группы компаний BOSCO: «Четыре года жизни спортсменов и болельщиков сконцентрированы в две недели Олимпиады. Для одних это пик спортивной карьеры, для других — вершина человеческих эмоций. Мгновение — и все это станет уже историей, прошлым, которое так хочется сохранить. Эти яркие, важные, запоминающиеся на всю жизнь эмоции теперь можно не просто описать словами или выразить музыкой — их можно пощупать. А еще передать детям. Футболки и кепки, поло и рюкзаки, костюмы и ветровки из новой официальной лицензионной коллекции будут нести в себе олимпийское настроение еще очень долго. Воспоминания сложатся в узоры, подобно тому, как наши национальные традиции сложились в лоскутное одеяло сочинской Олимпиады. И это важно, потому что общие воспоминания стираются из нашей памяти, а детали остаются. Надеюсь, на долгую жизнь!»

А вот и «комментарий города». На несколько ключевых вопросов редакции ответила Дарья Никольская, руководитель Московской Дирекции Массовых Мероприятий:

Как стать спонсором городского мероприятия?

— На самом деле это проще простого. Вы просто пишете открытое письмо на имя руководителя Департамента культуры Москвы Сергея Александровича Капкова или заместителя мэра Москвы по вопросам социального развития Леонида Михайловича Печатникова. В письме надо сообщить о своих намерениях и пожеланиях, оставить контакты для обратной связи. Это письмо попадает в Дирекцию, мы выясняем серьезность намерений и назначаем встречу уже для обсуждения всех деталей. Единственное ограничение — это закон о рекламе, по большому счету никаких принципиальных преград для удовлетворения интереса спонсора, если он не противоречит законодательству, нет.

Какие компании являются наиболее активными спонсорами городских мероприятий?

— Банки, инвестиционные и строительные компании.

Им, наверное, важнее установление тесных связей с городом, нежели построение имиджа и передача сообщения участниками мероприятия?

— Возможно. Но, например, в этом году Сбербанк проявил себя очень активно во время проведения Дня города, генеральным партнером которого он выступил. Мне кажется, здесь имеют место быть обе мотивации.

Как вообще обстоит ситуация со спонсорами городских мероприятий? Вы удовлетворяете запросы всех компаний, которые к вам обращаются?

— Мы не только удовлетворяем текущие запросы, мы находимся в постоянном поиске спонсоров сами. Это сейчас очень острая проблема. Статус города, возможность установления тесных связей и возможности по рекламе — огромны, но факт остается фактом: на сегодняшний день у нас нет постоянных спонсоров и активного интереса.

А с чем, на ваш взгляд, связана проблема привлечения спонсоров?

— Я думаю, что проблемы здесь две. Первая проблема кроется в нехватке людей, которые могли бы заняться вплотную этим вопросом. Фактически в департаменте нет отдельного подразделения, которое занимается поиском и подбором спонсоров. Все делается довольно кустарно, «на коленке», через другие департаменты. Раньше была система «обязаловки», когда компании обязывали жертвовать крупные суммы денег на проведение городских мероприятий. Сейчас, конечно, такая система не действует; а профессионалов, которые занимались бы фандрайзингом, нет, потому что нет возможности достойно оплачивать их услуги. Вторая проблема, мне кажется, кроется в несколько предвзятом отношении коммерческих структур, корпораций к городу. Им кажется, что у нас тут все очень отсталое. Бренды почему-то думают, что реализовать их спонсорские задачи городские структуры просто не смогут. Одно дело — отработанная на коммерческом предприятии схема, а тут другая задача, с которой, по их мнению, город может не справиться. Сейчас основная задача Дирекции — побороть это предвзятое отношение и решить хотя бы одну из проблем. Может, тогда и вопрос со спонсорами решится.

Понравилась статья?! Расскажи друзьям — им полезно, нам приятно 🙂

Казалось бы, о продажах не говорит и не пишет только ленивый. Чтобы продать продукт, нужно обратить внимание потенциального покупателя, заинтересовать, дать попробовать и, когда он поймет всю радость от его приобретения, он наконец купит его!

А как заставить купить спонсорский пакет на мероприятие? Это сложный продукт, можно сказать, «виртуальный», его нельзя потрогать, потестировать. Будет ли результат от таких вложений тоже непонятно. Тем не менее спонсорские пакеты тоже можно продавать.

В этом году мы во второй раз организовываем международный форум, который в прошлом году собрал 15 тысяч участников из 27 стран мира. Всего мы привлекли более 40 партнеров, среди которых были крупные игроки отрасли, такие как «Сколково», Siemens и другие. Они демонстрировали свои инновационные разработки, выступали с докладами в деловой программе, встречали на своих стендах официальных лиц. В этом году они тоже участвуют в форуме, а это значит — мы все сделали правильно.

Выявляем интерес

Работа над привлечением партнеров мероприятия начинается задолго до его самого, в нашем случае — более чем за год! Почему так рано? Бюджеты компаний на следующий год формируются в конце текущего. Хотите продать спонсорский проект — начинайте заранее.

Составьте список потенциальных компаний из всех регионов России, которые могут быть заинтересованы в вашем предложении, и обзвоните их. Это долгая и кропотливая работа.

На этом этапе важно выявить интерес потенциальных партнеров. Какими они видят свои целевые аудитории и сколько готовы заплатить за продвижение своих продуктов.

В нашем списке было более 250 компаний из Сибири, Урала, Татарстана, Крыма — из самых разных уголков нашей страны. Мы обращали внимание даже на небольшие компании с амбициями и перспективами роста. При первом обзвоне стало понятно, что интерес к мероприятию есть, но только одна пятая часть из первоначального списка в результате приняла участие в форуме.

В продажах такая конверсия считается высокой, а мы для себя решили, что в следующий раз сделаем еще больше. Каждый контакт здесь важен: в разговоре мы поднимаем проблемы и задачи спонсора, перспективы. Для спонсора важна реклама продукта и диалог с участниками.

Составляем пакеты

Когда у вас есть «карта местности» — понимание, что и как хотят потенциальные партнеры — займитесь составлением спонсорских пакетов. Предлагайте максимум разных возможностей на любой вкус и кошелек.

Не стремитесь продать три пакета задорого, иногда проще их разбить и привлечь 20-30 компаний-спонсоров.

Каждое мероприятие проводится под свою уникальную аудиторию, и стоимость партнерского пакета любого мероприятия определяется исходя из дополнительных расходов на его организацию. Вы можете предварительно прогнозировать эти расходы, но по ходу подготовки, как правило, появляются новые идеи и встают вопросы их реализации. К примеру, очень часто у международного фестиваля или форума есть культурная программа для иностранных участников, включая посещение музеев или выставок Москвы, что требует дополнительных расходов на логистику.

Будьте готовы формировать пакеты под запрос. Например, предлагайте спонсорство тематической зоны или вечернего приема.

Обязательно обеспечьте PR-продвижение ваших партнеров, даже если они на нем не настаивают. В случае необходимости пригласите на мероприятие дополнительного райтера, который возьмет интервью у руководителей компаний-партнеров и будет оперативно писать об их выступлениях на форуме.

В режиме онлайн рассылайте новости в СМИ, лоббируйте их публикации. Используйте возможности платного PR — дайте слово директору генерального партнера. Ваши спонсоры должны чувствовать внимание к себе и своему продукту.

Рассылаем официальные приглашения

Обратите внимание на такой инструмент продаж партнерских пакетов, как рассылка официальных приглашений первым лицам компании. Это могут быть приглашения от имени оргкомитета или организатора форума. Важно, чтобы приглашение было официальным, красиво оформленным на одном-двух листах, и включало основную информацию о мероприятии.

Этот этап очень важен в цепочке продаж, потому что, во-первых, приглашение негласно станет юридическим основанием для выделения бюджета на спонсорство мероприятия, во-вторых, оно повышает имидж вашего предложения.

Далее нужно уточнить решение по отправленному приглашению: связаться с канцелярией и уточнить, на чье имя было расписано письмо. После того как указание о спонсорстве поступило ответственному человеку, вам остается только обсуждать детали и ждать решения компании.

Завязываем отношения

Знакомясь с компаниями, выстраивайте отношения: долгосрочное партнерство всегда выгоднее. Если вы что-то пообещали партнеру — приложите все усилия, но выполните, сделайте чуть больше, чем прописано в пакетах. Так вы приобретете не просто клиентов, а друзей, с которыми вам будет приятно общаться долгие годы.

После проведения прошлогоднего мероприятия мы поняли, что наши партнеры хотели бы встретиться еще раз, обсудить то, что не успели, высказаться, донести важные для них вещи. И поэтому мы организовали дополнительный ивент для партнеров. Для нас это был некоммерческий проект, но нам было важно, чтобы каждый партнер получил максимум внимания.

Смотрите в будущее, планируйте следующее мероприятие, и время будет работать на вас.

Как получить максимум

Предлагаю пошаговый план поиска и привлечения партнеров на мероприятие.

1. Составьте список компаний вашей сферы и включите туда всех, кого только смогли найти, даже самых маленьких игроков. Звоните всем и выявляйте интерес.
2. Сформируйте партнерские пакеты, учитывая все пожелания потенциальных спонсоров. Старайтесь включить в них как можно больше опций и бонусов и не бойтесь предлагать индивидуальные пакеты отдельным компаниям.
3. Займитесь официальными приглашениями: напишите красивые тексты, согласуйте их и подпишите лидерами мнений в вашей сфере. Это придаст статуса вашему предложению.
4. Завязывайте отношения. Напоминайте о себе, продолжайте общение, мониторьте рынок и чувствуйте тренды. И, если компания не стала партнером мероприятия в этом году, пригласите ее в следующем.
5. Выполняйте свои обещания, чего бы вам это ни стоило! Репутация прежде всего.

Фото в материале и на обложке: Unsplash

Материал был обновлен 25.11.2019 в 08:43