Для подтверждения расходов на суточные компания не собрала подтверждающих документов: счетов, товарных и кассовых чеков, а ограничилась только командировочным удостоверением. Могут ли инспекторы затребовать подтверждающие документы и как в этом случае отстоять свои расходы? С этим вопросом мы обратились к специалисту Минфина России, главному бухгалтеру и налоговому юристу, которые обсудили его в нашей редакции.
Александра БАХВАЛОВА, главный специалист отдела прибыли департамента налоговой и таможенно — тарифной политики Минфина России
Светлана СОЛОВЬЕВА, партнер юридической фирмы «Дювернуа Лигал»
Мария АНДРЕЕВА, главный бухгалтер центра маркетинга и рекламы Nice-Advice
Мария АНДРЕЕВА:
– При проверках в нашей компании налоговые инспекторы не требовали представить чеки, квитанции, накладные для подтверждения расходов на суточные. Они смотрели локальные нормативные акты, чаще всего Положение о служебных командировках, приказ о направлении в командировку и командировочные удостоверения. Практически никогда не требовался и отчет о самой командировке. Но мои столичные коллеги столкнулись с тем, что от них потребовали первичку именно на суточные. При этом инспекторы сослались на письмо УФНС России по г. Москве от 24 марта 2009 г. № 16 — 15/026454. Что это за письмо?
Светлана СОЛОВЬЕВА
– В этом письме сказано, что все затраты на выплату суточных, размер которых зафиксирован в локальном нормативном акте, нужно подтверждать первичными документами, приложенными к авансовому отчету. При этом налоговики ссылаются на пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, который требует, чтобы расходы подкреплялись первичкой. Отсюда стремление инспекторов запросить у компании максимальное количество документов, подтверждающих, что сотрудник действительно потратил выданные ему деньги. Но это требование инспекции кажется излишним.
Александра БАХВАЛОВА
– Согласна с вами. С 1 января прошлого года по Федеральному закону от 22 июля 2008 г. № 158 — ФЗ компании вправе принимать для налога на прибыль расходы на выплату суточных в размере фактических затрат. И речь идет именно о затратах компании на суточные, а не о расходах работника в командировке. К тому же недавно Минфин России выпустил письмо от 1 апреля 2010 г. № 03 — 03 — 06/1/206. В нем сказано, что для учета суточных, выплаченных работнику в командировке, не требуются подтверждающие документы в виде счетов или кассовых чеков.
Мария АНДРЕЕВА:
– С прошлого года суточные больше не нормируются, поэтому компания может установить любой их размер. Понятно, что проще выплатить сразу суточные по максимуму и ничем не обосновывать эти затраты, чем собирать подтверждающие документы на расходы работника в командировке. Тем более что на практике случаются самые разные ситуации, в которых бывает сложно собрать первичку. Например, непросто подтвердить расходы на транспорт и проживание в нежилой либо сельской местности, куда иногда сотрудников направляют для обслуживания энергосистем. А из — за того, что суточные могут выплачиваться в любом размере и эти выплаты уменьшают налогооблагаемую прибыль и не включаются в базу по страховым взносам, теперь инспекторов может заинтересовать обоснованность размера суточных. Что делать в таком случае?
Светлана СОЛОВЬЕВА
– В ответе на требование инспекции можно пояснить, что размер суточных зафиксирован локальным нормативным актом компании, например Положением о командировках, подтвержден командировочным удостоверением. В связи с этим первичные документы на расходы компания не собирает. При этом можно сослаться на законодательные нормы, которые обязывают работодателя компенсировать сотруднику расходы, связанные со служебной командировкой. Это и статья 168 Трудового кодекса РФ, и пункт 11 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Затем можно упомянуть письмо Минфина России, о котором уже говорилось, и решения арбитражных судов по данному вопросу в пользу компаний.
Александра БАХВАЛОВА
– Еще добавлю, что поскольку суммы суточных фиксируются в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании, то для подтверждения правомерности и обоснованности этой выплаты вполне достаточно командировочного удостоверения.
Мария АНДРЕЕВА:
– К тому же в соответствии с пунктом 11 постановления № 749 суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни в пути. Поэтому для расчета суточных необходимо установить длительность командировки и сумму суточных на каждый день. Она устанавливается по командировочному удостоверению с отметками о днях приезда в место командировки и отъезда.
Светлана СОЛОВЬЕВА
– Я согласна с коллегой. При верном оформлении командировочного удостоверения и сопутствующих документов проблем с отнесением к расходам сумм суточных возникнуть не должно. Под сопутствующими документами я понимаю, во — первых, локальный документ. В нем фиксируется размер суточных. Во — вторых, приказ о направлении в командировку. В — третьих, служебное задание и отчет о командировке.
ИТОГИ
Чтобы подтвердить расходы на суточные, компании достаточно представить локальный нормативный акт, в котором зафиксирован их размер, приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, отчет о командировке и самое главное – командировочное удостоверение. Чеки, квитанции, накладные, подтверждающие расходование суточных, представлять не обязательно.
Статья напечатана в журнале «Семинар для бухгалтера» № 6, 2010