Общие правила заполнения 6-НДФЛ

Удержание с зарплаты и отпускных руководитель отражает в унифицированной форме документа 6-НДФЛ, который отличается от 2-НДФЛ исчислением налога со всех доходов работника.

Правила оформления

В 2018 году появился обновленный образец 6-НДФЛ. Изменения внесены, чтобы правопреемник мог вовремя внести показатели и сдать 6-НДФЛ, если компания не успевает это сделать до реорганизации. Также изменился и сам бланк.

Оформление отпуска в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года:

1. Расчет формировать по утвержденному Порядку, заверенному ФНС РФ.
2. Сведения брать из утвержденного списка по НДФЛ.
3. Внести все числовые показатели. Если сумма равно нулю, то писать “0”.
4. Декларацию заверяет руководитель организации.
5. Если отчет отправляют по э/п, то его заверяют усиленной электронной подписью.

Титульный лист

При составлении отчета по новому формату документа нужно:

1. В верхних строках указать ИНН, КПП, ФИО сотрудника.
2. В «Номер корректировки» — отметить «000» при первой сдаче отчетности, а если это очередной отчет, то — «001», «002» (в зависимости от количества корректировок).
3. «Период предоставления (код)» — «21».
4. Налоговый год — 2018 (указывать текущий год).
5. Указать код подразделения ФНС, в который направится отчетность:
6. 212 — код регистрационного участка организации;
7. 213 — код территориальной регистрации компании, как крупнейшего налогоплательщика;
8. 220 — код участка нахождения филиала;
9. 120 — для ИП;
10. 320 — компаниям с патентным бухучетом.
11. В «Достоверность и полнота сведений» указать:
12. 1 — при подписании расчета уполномоченным налоговиком или руководителем предприятия;
13. 2 — при подписании расчета доверенным представителем.

1 раздел

В «Обобщенные показатели» писать результат сложения всех доходов, которые были зачислены работнику, а также налоговых и удержанных вычетов. Для отражения нормативов за 1 кв 2018 года прописывают все приходы/расходы в период с 1 числа первого месяца 2018 года до 30 марта 2018. Сведения брать из утвержденного регистра. Пояснение граф 1 раздела:

2 раздел

Здесь прописывают:

• даты начисления и списания НДФЛ;
• сроки предъявления отчетности и перенесения средств в бюджет;
• итоги фактически полученных выплат сотрудникам и удержанного налога.

Пояснение граф 2 раздела:

Как отражать отпуск в 6-НДФЛ

Отправляя сотрудников в очередной ежегодный отпуск, эту информацию отражают в налоговом отчете 6-НДФЛ. Это регулирует ст. 122 ТК РФ. Но у каждого вида отдыха есть нюансы в заполнении. Так, отпуск бывает:

• переходящим;
• больничным;
• декретным;
• при увольнении;
• учебным;
• дополнительным.

Иногда сотрудника вызывают с отдыха, эта процедура называется отзыв из отпуска, которую также отражают в 6-НДФЛ. В таком случае работодатель производит корректировку отпуска и делает перерасчет отпускных выплат. Если сотрудник устроен официально, то любой из видов оплачивается руководителем. Соответственно, с этих выплат он уплачивает налог, за который отчитывается перед налоговой службой.

ВАЖНО! Уменьшение отпускных в 2018 году связано с тем, что теперь в расчет не включают: больничные, выплаты материальной помощи, командировочные, другие компенсации транспортных расходов.

Переходящий

Этот отпуск подразумевает под собой деление отдыха на части. Стандартное количество дней составляет 28 дней. Чаще сотрудники делят отпуск на два — по 14 дней. Но законодательство предполагает и следующий вариант: разбить его на 3 или части. По закону одна из них составляет не менее 14 дней. Например, 4 части = 14 дней (первый) — 8 дней (второй) — 6 дней (третий). За каждый из них работодатель делает расчет выплат, отражение которого обязательно в 6-НДФЛ.

Правила отражения переходящих отпускных:

• денежный размер отпускных отражают в указанный срок в первом разделе декларации с результатом сложения всех сумм, вне зависимости от периода, на который вышел отпуск;
• во второй раздел вносят «чистые» отпускные с указанием числа, месяца начисления и срока уплаты НДФЛ.

То есть в первом разделе указывают зачисленную сумму, а во втором — дату ее выплаты.

4 примера отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ

Переходящий отпуск в 2017 году отражается в 6-НДФЛ по единым правилам, которые действуют и в текущем 2018 году.

Больничный

Уход с работы по болезни также отражают в 6 НДФЛ, главное, чтобы он облагался подоходным налогом. Так, больничный, связанный с беременностью и родами, налогом не облагается и указывать его в документе не нужно.

Правила указания больничных в 6-НДФЛ:

• 1 раздел — сумму пособия включают вместе с остальными выплатами;
• 2 раздел — дату оплаты больничного, выплаты отражают отдельно от других доходов.

Если сотрудник заболел во время очередного отпуска, то при предъявлении больничного листа, отдых будет продлен. Руководитель переносит оставшиеся дни отдыха на другую дату. Дни и выплаты по больничным и отпускным отражаются в 6-НДФЛ после предъявления больничного листа. Показать эти данные в 6-НДФЛ можно с помощью перерасчета. Корректировка данных указывается в строке документа 001 «Корректировка отпуска».

Декретный

Эти пособия не попадают под обложение налогом. Поэтому декретный отпуск не регистрируется в декларации. Также декретные и единовременное пособие не подлежат налогообложению по этой же причине. Такие выплаты в 6-НДФЛ не указывают.

Учебный

Работник, который совмещает учебную и трудовую деятельность, имеет право на предоставление учебного отпуска. Руководитель компании обязан оплатить этот период сотруднику. И доход с отпускных подлежит налогообложению. Поэтому это отражается в 6-НДФЛ.

Дополнительный

Предоставление дополнительных отпусков и порядок их выплат регламентируется ст.116 ТК РФ. Их указывают стандартным способом, с указанием кода дохода 2012. Именно он соответствует дополнительному отпуску.

Отпуск без сохранения заработной платы

Отдых без содержания предоставляется по письменному требованию работника, но после согласования с работодателем. Но бывают ситуации, когда руководитель обязан дать несколько календарных дней для подобного отдыха. Это регламентирует ст. 128 ТК РФ. Так как это отгул «за свой счет», то руководитель не делает никаких выплат работнику. Соответственно, этот отдых не подлежит налогообложению и не отражается в 6-НДФЛ.

Сначала заполняют Титульный лист.

В первом разделе указывают выплаты физическим лицам, которые засчитаны за отчетный период, а также вычеты и налоги.

А во втором даты и сумму фактического начисления и поступления дохода.

6-НДФЛ — это важный документ в налоговой и бухгалтерской отчетности. Его заполнение не требует серьезных знаний, главное — сосредоточенность, внимание и следование законодательству.

>6-НДФЛ. Отпускные

1. Компания начислила отпускные в одном месяце, а выдала в следующем

Сотрудник в апреле ушел в отпуск. Компания рассчитала и начислила отпускные 31 марта, а выдала в апреле.

Дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Когда компания начислила отпускные, значения не имеет. Поэтому в разделы 1 и 2 расчета эти выплаты включите во втором квартале.

В строках 100 и 110 запишите дату выдачи. Крайний срок перечисления налога с отпускных — последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). 30 апреля приходится на выходной день. Поэтому в строке 120 запишите ближайший рабочий день — 4 мая (письмо ФНС России от 11.05.16 № БС-4-11/8312@).

Если компания начислит отпускные в июне, а выдаст в июле, эта выплата попадет в расчет за девять месяцев.

На примере

Компания в марте начислила работнику отпускные — 12 000 руб. Деньги работнику компания выдала 4 апреля. В этот день удержала НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%). Отпускные компания включила в разделы 1 и 2 расчета за полугодие. В июне компания начислила отпускные другому работнику — 19 000 руб. Деньги компания выдала только в июле, поэтому эти отпускные отразила в разделах 1 и 2 расчета за девять месяцев. Отпускные в разделе 2 расчета за полугодие компания заполнила, как в образце 33.

Образец 33. Как заполнить отпускные, которые компания начислила раньше, чем выдала:

Наверх

2. Компания выдает отпускные сопозданием

Компания перечислила сотруднику отпускные уже после того, как он ушел в отпуск.

Компания обязана перечислить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если компания выдала деньги с опозданием, то дата получения дохода не меняется. Это будет день фактической выдачи отпускных. Поэтому не имеет значения, заплатила компания отпускные с опозданием или нет.

В строках 100 и 110 в любом случае отражайте день выдачи. В строке 120 запишите крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
За задержку отпускных работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию — не менее 1/300 ставки ЦБ РФ. Компенсация за задержку зарплаты или отпускных не облагается НДФЛ (п. 2 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 04.06.13 № ЕД-4-3/10209). Поэтому такую выплату в расчете не отражайте.

На примере

Сотрудник ушел в отпуск с 4 апреля. Крайний срок перечисления отпускных — 1 апреля (письмо Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1). Но отпускные компания перечислила только 7 апреля — 28 000 руб. В этот день она удержала НДФЛ — 3 640 руб. (18 000 руб. × 13%). В строках 100 и 110 раздела 2 компания записала 07.04.2016. Крайний срок перечисления НДФЛ приходится на 30 апреля. Это выходной, поэтому в строке 120 компания записала ближайший рабочий день — 04.05.2016.

Вместе с отпускными компания перечислила компенсацию за просрочку — 71,87 руб. (28 000 руб. × 1/300 × 11% × 7 дн.). Эта сумма не облагается НДФЛ. Компенсацию за просрочку компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 34.

Образец 34. Как заполнить отпускные, выданные с опозданием:

Наверх

3. Компания вызвала работника изотпуска

Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.

В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.

В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.

Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.

На примере

Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней.

Компания 6 мая выдала отпускные — 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха — 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.. 14 дн. × 7 дн.). НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ — 13 920 руб. (16 000 — 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату — 2 080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.

Образец 35. Как заполнить отпускные, если сотрудник использовал только половину дней отдыха:

Наверх

4. Компания выдала отпускные двумя частями

Сотрудник уходил вотпуск с 1-го числа следующего месяца. Компания рассчитала отпускные из известных выплат и перечислила за три дня до начала отдыха. После этого пересчитала и доплатила отпускные.

Компания не может точно определить средний заработок, если работник идет отдыхать с 1-го числа месяца. Ведь в расчет отпускных компания берет выплаты за 12 месяцев, предшествующих отдыху. А отпускные обязана выдать за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Поэтому отпускные потребуется рассчитать дважды и доплатить уже в следующем месяце.

Доплата — это тоже отпускные. В такой ситуации срок для перечисления НДФЛ — последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Также сроки оплаты налога будут отличаться, если компания задерживает отпускные. Например, часть выдает до отдыха, а остаток доплачивает в следующем месяце. НДФЛ потребуется удержать с каждой выплаты, а перечислить в последний день месяца, в котором работник получил деньги.

Средний заработок за один и тот же отдых компания покажет два раза в строках 100–140 раздела 2. А если отпускные она доплатила в следующем квартале, они попадут в расчет за девять месяцев.

На примере

Сотрудник ушел отдыхать с 1 июня. Компания выдала отпускные 27 мая — 10 000 руб. НДФЛ — 1 300 руб. (10 000 руб. × 13%). 1 июня компания пересчитала отпускные и доплатила сотруднику 2000 руб. НДФЛ — 260 руб. (2000 руб. × 13%). Компания заполнила 6-НДФЛ, как в образце 36.

Образец 36. Как отразить отпускные, выданные двумя частями в течение квартала:

Сотрудник ушел отдыхать с 1 июля. Компания выдала отпускные 28 июня — 10 000 руб. Эту выплату компания отразила в разделе 2 расчета за полугодие, как в образце 37. 1 июля компания доплатила сотруднику 2 000 руб. Эту выплату компания отразит в расчете за девять месяцев.

Образец 37. Как отразить отпускные, которые компания доплатила в следующем квартале:

Наверх

5. Компания выдает отпускные несколько раз за месяц

Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.

НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.

На примере

Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз:
— 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%);
— 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%);
— 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%);
— 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%);
— 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).

Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.

Образец 38. Как заполнить раздел 2, если компания несколько раз в месяц выдавала отпускные:

Наверх

6. Компания выплачивает компенсацию задополнительный отпуск

У директора и главбуха есть по четыре дополнительных дня отпуска. Иногда сотрудники берут вместо дополнительных дней компенсацию.

Сотрудники вправе получить денежную компенсацию взамен дополнительных дней отпуска (ст. 126 ТК РФ). Дата получения дохода по такой выплате — день, когда компания выдала деньги. В этот же день удержите НДФЛ. То есть в строках 100 и 110 компания запишет дату выплаты.

Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором они выданы. Но компенсация дополнительных дней отпуска — это не отпускные. Крайний срок, когда можно перечислить налог с такой выплаты, — следующий рабочий день.

На примере

Директор имеет право на 4 дополнительных дня отпуска. Сотрудник написал заявление на замену дней отдыха денежной компенсацией. Компания выдала деньги 12 мая — 17 000 руб., в этот же день удержала НДФЛ — 2 210 руб. (17 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления налога — 13 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 39.

Образец 39. Как заполнить в разделе 2 компенсацию дополнительных дней отпуска:

Наверх

8. Компания выдает отпускные впоследний день месяца

Сотрудник в июне идет в отпуск. Компания перечислила отпускные 31 мая.

Компания выдает отпускные за три календарных дня до начала отдыха. Для отпускных кодекс не устанавливает особую дату получения дохода. Такой датой считается день, когда компания выдала деньги сотруднику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

По общему правилу перечислить НДФЛ со всех выплат можно на следующий день. Но для отпускных в НК РФ предусмотрена специальная дата перечисления НДФЛ. Заплатить налог надо не позднее последнего числа месяца, в котором компания выдала деньги сотруднику (п. 6 ст. 116 НК РФ). Поскольку компания выдала отпускные в последний день мая, в этот же день перечислите и НДФЛ.

Во всех трех строках 100, 110 и 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие компания запишет одну и ту же дату — 31.05.2016.

На примере

Компания 31 мая выдала сотруднику отпускные — 16 000 руб. В этот же день удержала и перечислила НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Расчет компания заполнила, как в образце 41.

Образец 41. Как заполнить отпускные, выданные в последний день месяца:

Наверх

Процедура перерасчета отпускных выплат (ОВ) является несложным алгоритмом и не требует от счетовода сверхъестественных способностей.

Однако существуют определенные нюансы в выполнении данной операции, которые необходимо знать каждому бухгалтеру, и полезно сотрудникам, собирающимся на отдых.

Основанием для перерасчета ОВ, как правило, служит приказ руководства компании. Причин для вычислений такого рода довольно много:

• повышение окладов;
• увольнение сотрудника;
• больничный лист, открытый во время отпуска;
• отзыв работника из отпуска до его окончания;
• осуществление выплаты годовой премии после расчета ОВ.

Когда ОВ пересчитываются, размер подоходного налога и социальных взносов тоже меняется в той или иной степени. Этот момент упускать из вида нельзя, ни при каких обстоятельствах.

Начисление выплаты

Если бы сотрудники не болели, отправлялись бы в отпуска и возвращались из них в строго положенное время, а зарплаты оставались бы неизменными – труд бухгалтера был бы намного проще.

В таком случае ОВ рассчитываются по общепринятой формуле ОВ= СДЗС*КД, где:

• СДЗС – средний дневной заработок сотрудника;
• КД – продолжительность отпуска в днях по календарю.

Следует учитывать, что праздничные дни продлевают отпуск, но оплате не подлежат. Работник, ушедший в отпуск с первого марта на четырнадцать КД, вернется к работе шестнадцатого числа.

Восьмого марта он будет отдыхать «бесплатно», на равных с другими сотрудниками.

Но жизненные ситуации редко соответствуют шаблонам, и все вышеописанные причины будут вносить определенные коррективы в методы расчета ОВ.

Что учитывается?

Учитываются любые изменения хотя бы одного из множителей формулы:

1. Сокращение отпуска (отзыв сотрудника раньше положенного срока).
2. Увольнение работника, не отработавшего год, но использовавшего отпуск авансом.
3. Изменения СДЗС: повышения окладной части, выплата годовой премии и т.д.
4. Коэффициент индексации (при повышении тарифов и окладов).

Согласно трудовому законодательству нашей страны все заслуженные денежные вознаграждения должны быть выплачены работнику, а полученные, но не отработанные – вернуться в кассу предприятия.

Но существуют ситуации, когда сотрудник не обязан возвращать предприятию полученные выплаты за не отработанное время:

• при ликвидации организации и прекращении деятельности работодателем;
• в случае сокращения штата;
• при отсутствии возможности отработать необходимое время (призыв в армию, потеря трудоспособности и т д.);
• в силу чрезвычайных происшествий (стихийных бедствий, военных действий и т.д.);
• восстановившись в должности через суд или трудовую инспекцию;
• при летальном исходе работодателя, если он является физическим лицом, и, разумеется, самого сотрудника.

Во всех остальных случаях работодатель вправе пересчитать ОВ и взыскать «переплату» из расчетных выплат увольняющегося, либо в судебном порядке.

Перерасчет отпускных

Необходимость в перерасчете ОВ возникает намного чаще, чем хотелось бы сотрудникам бухгалтерии.

Методика вычислений будет различной в каждом конкретном случае, поэтому рассмотрим наиболее распространенные ситуации.

Повышение оклада и индексация ОВ

Здесь важная роль отведена нескольким ключевым моментам:

• отпускные индексируются лишь в том случае, когда повышение зарплаты носит массовый характер;
• увеличение окладной части нескольких сотрудников не является поводом для перерасчета ОВ;
• средний заработок не может быть скорректирован в сторону уменьшения;
• надбавки и доплаты, установленные в виде фиксируемых сумм, не подлежат индексации;
• когда и насколько увеличилась окладная часть.

Промежуток времени, за который начисляются ОВ, именуется расчетным периодом (РП). Обычно он равен двенадцати месяцам, предшествующим отдыху за минусом пропусков по болезни, причине простоев и административных неоплачиваемых отпусков.

Этот промежуток времени условно делится на две части: количество месяцев, оплаченных по старой тарифной сетке + период в месяцах, оплачиваемый по-новому.

Коэффициент индексации вычисляется согласно следующей формуле:
КИ = НО/СО, где:

• НО – новая окладная часть;
• СО – старая, установленная до повышения.

Пример №1: Сотрудник Борисов А.В. уходит в отпуск в сентябре 2019г. на 14 КД, до мая получал зарплату в 18000р., в мае оклад был увеличен на 15%. Весь РП отработан полностью, премии трудовым соглашением не предусмотрены.

Рассчитываем РП и оклады на его протяжении: с 01/09/2015 по 30/04/ 2019г. (8 месяцев с окладом в 18000р.) и 5 месяцев с окладом в 20700р. КИ = 20700/18000= 1,15. Теперь следует определить СДЗС: (18000*1,15*8+5*20700)/12/29,3= (165600 + 103500)/12/29,3= 765,36р. ОВ= 765,36*14= 10 715,04р.

Пример №2: Если этот же сотрудник на тех же условиях отдыхает с 1/09/2016 по 14/09/2016, а повышение оклада происходит 10/09/2016, Борисову нужно будет доплатить следующую сумму: 765,36*1,15*4 – 765,36*4= 3520,66 – 3061,44= 459,22р.

Увольнение

Здесь необходимость в перерасчете возникает с том случае, когда сотрудником не отработан положенный год, а отпуск был предоставлен и оплачен в полном размере. В первую очередь, необходимо посчитать, сколько дней работник отдыхал заслужено.

В большинстве случаев длительность ежегодного отпуска 28 КД (ст. 115 ТК РФ). Для начала выясним, сколько дней отдыха положено за каждый отработанный месяц: 28/12= 2,33. Таким образом, сотруднику, отработавшему полгода, положено 6*2,33= 13,98 КД отдыха.

За 10 месяцев работы – 23,3 КД соответственно.

Денежное вознаграждение за неотработанные дни отпуска требуется вернуть в кассу предприятия, посчитать его размер довольно просто.

Пример: Р.А. Федотова проработала 3 месяца, прежде чем уйти в отпуск на 28КД. После отдыха еще 4 месяца 8 дней до даты увольнения. Оклад работницы оставался неизменным в течение всего рабочего периода и составлял 14000р., премий и бюллетеней не было.

Так как Федотова отработала всего семь из положенных двенадцати месяцев, ей положено было отдыхать всего 7*2,33= 16,31 КД, но никак не 28.

Следует знать, что число рабочих дней не полностью отработанного месяца округляется в большую сторону, если их более пятнадцати.

Если менее, то наоборот, именно поэтому 8 дней, отработанных Федотовой, в расчет приняты не будут.

Считаем СДЗС: 14000*7/7/29,3= 477,86р., теперь нужно посчитать количество дней незаслуженного отдыха: 28-16,31= 11,69 КД. Сумму, которую Федотова должна вернуть работодателю, вычислить проще простого: 477,86*11,69= 5586р.

Узнайте, за сколько дней переводят отпускные.

Как происходит расчет отпускных по Трудовому кодексу? Смотрите .

Больничный лист

При больничном листе, открытом во время отпуска, работнику необходимо рассчитать пособие по нетрудоспособности, а сам отдых должен быть продлен. На время болезни отпуск прерывается, но оставшиеся дни сотрудник имеет право догулять.

Если человек должен был выйти из отпуска десятого числа, но во время отдыха проболел пять дней, то вернуться к исполнению трудовых обязанностей он может пятнадцатого числа.

Иногда эти дни остаются неиспользованными, человек выходит на работу сразу после болезни по причине производственной необходимости либо изъявив собственное желание.

В этом случае пересчитать ОВ необходимо, а дни, неиспользованные работником должны быть предоставлены и оплачены ему позднее. В данный момент оплата дней несостоявшегося отдыха возвращается в кассу компании.

Расчет будет производиться точно так же, как в случае преждевременного отзыва сотрудника из отпуска.

Отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска возможен лишь с согласия работника. Работодатель не вправе отзывать из отпуска несовершеннолетних, занятых на опасных и тяжелых производствах сотрудников, а так же беременных женщин. Причем отказ от выхода на работу раньше времени не может служить поводом для увольнения или какого-либо другого наказания.

Отозванному отпускнику при выходе на работу начисляется зарплата, но сумму, выплаченную за не предоставленные дни отдыха, необходимо будет вернуть работодателю.

Сотрудник сможет воспользоваться этими днями отдыха позже, в более подходящий момент, вот тогда ему снова их оплатят.

Сумму переплаты за прерванный отпуск посчитать довольно просто, для этого СДЗС нужно умножить на остаток неиспользованного отпуска в КД.

Увеличение МРОТ

Увеличение МРОТ (минимального размера оплаты труда) происходит довольно часто.

При этом на предприятии могут быть повышены все оклады, либо только те, которые по размеру не дотягивают до минимальной планки:

• в первом случае зарплаты индексируются, СДЗС увеличивается и возникает необходимость в перерасчете ОВ;
• второй случай никак не отразится на оплате отпусков, так как единичные повышения не подлежат индексации.

Важно соблюдать одну закономерность: если повышение произошло в течение РП, то индексируются все суммы, начисленные по старому окладу.

При повышении после окончания РП, но перед наступлением отпуска пересчитывается СДЗС за все двенадцать месяцев. Увеличение оклада во время отпуска указывает на необходимость пересчитать только сумму за несколько дней отпуска, после даты повышения зарплаты.

Как оформить?

Повышение окладов, как и отзыв работника из отпуска осуществляется на основании приказа руководителя. В этом же документе начальник дает распоряжение о перерасчете ОВ.

Затем сотрудник предоставляет письменное согласие приступить к служебным обязанностям раньше времени, в случае болезни – заявление на имя руководителя с просьбой прервать отдых и перенести неиспользованные дни на более удобное время.

Производится перерасчет ОВ, в личной карточке сотрудника делаются соответствующие записи:

• о количестве использованных КД отпуска;
• номера приказов об отзыве из отпуска и о его предоставлении.

Страховые взносы с отпускных являются обязательными к уплате.

Как рассчитать отпускные, если отработан неполный месяц? Читайте .

Какой применяется коэффициент для отпускных в 2019 году? Подробности в этой статье.

Правильное и своевременное оформление перерасчета ОВ позволит избежать ошибок в бухучете, трений с руководством, спорных (а порой и конфликтных) ситуаций с работниками, а самое главное – неприятностей во время проверок налоговой и трудовой инспекций.

Поэтому сотрудникам бухгалтерии в период отпусков приходится трудиться более напряженно, таковы издержки данной профессии. Ведь деньги, как известно, любят счет.

Как отразить пересчет отпускных и начисление премии

В случае перерасчета оплаты труда, изменяется среднемесячный заработок в большую или меньшую сторону. Соответственно, изменяются и суммы перечисления дохода и удержанные при выплате НДФЛ.

Порядок уточнения сведений для случаев уменьшения выплат и налогов регламентирован приказом ММВ 7-11/450@ от 14 октября 2015 г. Последовательность действий должны быть следующей:

• следует представить уточнение за тот период, когда, например, бухгалтер обнаружил, что зарплата работницы начислена с ошибкой. Необходимо сторнировать ошибочные записи и выполнить перерасчет. Соответственно, показатели в 1 разделе также изменятся в строках начисленного (стр. 020) и перечисленного дохода (стр. 130) и НДФЛ (стр. 040);
• выполнить перерасчет НДФЛ за квартал, в котором проводятся корректировки. Это следует отразить только по стр. 070 и стр. 140. Например, для выплаченных в июле отпускных указывается уточненный подоходный указывается только отчете за 9 месяцев и за год;
• когда суммы излишне удержанных налогов не представляется возможным перезачесть в будущем (например, сотрудник уволился), подоходный, который вернули работнику, необходимо отразить по стр. 090;
• даты по стр. 100, 110, 120 корректировке не подлежат.

Когда происходит перерасчет 020 строки отчета нужно не забыть сопоставить сведения с начислениями и размером страховых взносов.

Это важно! Такие удержания из заработной платы регламентированы в статье 137 НК. Для иных удержаний необходимо согласие сотрудника в письменном виде.

Пример отражение возврата налога работнику.

Пересчет НДФЛ в случае увольнения сотрудника

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил аванс 24.07 в размере 7,00 тыс. руб. и не отработал его. С 25.07 он не появлялся на работе и был уволен 4.10 по статье «за прогулы». Датой фактического получения дохода признается последний день – 31.07. При увольнении ему начислили компенсацию – 54 руб. Бухгалтер удержал ее в счет неотработанного аванса.

Фактически, работник остался должен, а компенсация частично покрыла выданный ранее аванс.

Как показать корректировку? При заполнении формы следует придерживаться следующей последовательности:

• субъекты хозяйствования при выплате аванса не удерживают НДФЛ (ст. 223 п. 2 НК). Получением дохода признается последняя дата этого месяца;
• для данной ситуации датой полученного аванса признается 31.07. Этой же датой субъект хозяйствования должен произвести начисление подоходного;
• удержание НДФЛ необходимо произвести при последующих выплатах (ст. 226 п. 4 НК);
• перечисление НДФЛ в казну следует выполнить не позднее следующего рабочего дня (ст. 226 п. 6 и ст. 6.1 п. 7 НК).

Согласно ст. 210 п. 1 абзац 2 НК и ст. 137 ТК, если принято решение об удержании сумм из заработка физлица, это не должно уменьшить налогооблагаемую базу по подоходному налогу. Это означает, что на начисленную компенсацию за неиспользуемый отпуск необходимо начислить подоходный. Однако, поскольку выплаты не было, то удержать его компания не смогла.

Форма 6 НДФЛ заполняется следующим образом:

• за 1-3 квартал следует включить аванс (в 020) и удержанный с него НДФЛ (в 040);
• датой фактического получения дохода признается 31.07, но перечисления сотруднику не было. Соответственно, налог с дохода не удерживался. Строки 070 и 080 в отношении налога с аванса не заполняются (согласно письмам БС-4-11/11886@ от 01 июля 2016 и БС-4-11/12975@ от 19 июля 2016);
• в октябре следует включить компенсацию в 020, начисленный налог с нее в 040 в отчете за год;
• в годовом отчете налог с компенсации в строку 070 и 080 не включается, поскольку выплаты сотруднику не производились. Соответственно, во 2 разделе данные суммы также не отражаются.

Изменение статуса сотрудника

Эта ситуация достаточно сложная для внесения изменений в отчет. Физическое лицо может поменять статус «резидента» на «нерезидента» и наоборот. Нюансы, которые могут возникнуть в данной ситуации, разъяснены в ст. 207 п. 2 НК.

Важно учитывать следующие сведения, которые применимы для окончательного изменения статуса. Это убережет от ошибок, которые не повлекут завышение или занижение налога:

• сотрудник получил статус «резидент». Важно, чтобы он был на территории России не менее 183 дней. Только тогда в расчете его можно отражать в новом статусе. НДФЛ должен рассчитываться под 13%, а не под 30%. Например, с января по февраль статус сотрудника – «нерезидент». С марта человек становится резидентом. Расчет за весь год выполняем по ставке 13%. Аналогичным образом следует выполнять расчеты и при изменении статуса на «нерезидент».
• если работник стал резидентом позже, и за год не пробыл в данном статусе 183 дня, его НДФЛ за год необходимо рассчитать по двум ставкам, за каждый период отдельно (30% и 13%).

Данная ситуация разъяснена в письме МФ 03-04-05/41061 от 3 октября 2013 г.

Это следует знать! Если сотрудник меняет статус временно, пересчитывать НДФЛ следует по другой схеме.

Для периода, когда сотрудник был нерезидентом, налог рассчитывается по ставке 30%, после изменение – по 13%. То есть рассчитывается конкретный доход в конкретном периоде. При заполнении первого раздела отчета доход будет указан в двух строчках, отдельно для каждой налоговой ставки.

Перед тем, как в 6 НДФЛ выполнить перерасчет НДФЛ, необходимо провести четкий анализ причин. Возможно, потребуется внесение корректировки только в 1 и 2 раздел формы текущего отчета. Но может возникнуть ситуация, когда уточнение необходимо представить и за прошлые периоды.

Кроме того, это может повлиять и на учет страховых взносов. Поэтому, когда происходит корректировка доходов, необходимо сопоставить всю смежную отчетность.