Какие документы должны быть в организации

Для чего нужны кадровые документы?

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

  • документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
  • документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  • трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

  • трудовая книжка;
  • распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале .

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

  • личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

  • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале .

  • распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале .

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

  • штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

  • график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
  • табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

  • прочие нормативные документы:
  • по охране труда;
  • о защите персональных данных;
  • коллективный договор;
  • по внутреннему распорядку;
  • об оплате труда и премировании;
  • о коммерческой тайне;
  • журналы учета:
  • трудовых книжек;
  • контрактов;
  • больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
  • В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Пример:

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

  • для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
  • для компании — 10 000–50 000 руб.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

О предусмотренных законом наказаниях см. в материале «С 01.01.2015 установлены штрафы за неоформление трудового договора или ГПД».

Итоги

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Библиографическое описание:



За последние несколько десятков лет многие сферы общественной жизни в России претерпели существенные изменения, в частности социально-экономическая сфера. Распад СССР положил начало неоднократно откладывающейся экономической реформе. Принятая на всенародном голосовании Конституция установила институт частной собственности и закрепила ее многообразие форм, что в свою очередь запустило процесс развития предпринимательской деятельности, а следовательно, и возникновение многочисленных хозяйствующих субъектов. Такие значительные изменения в социально-экономической жизни российского общества логично привели к необходимости модернизации правового регулирования в соответствии со сложившимися условиями.

Наличие большого количества относительно автономных от государственной власти предприятий, организаций, учреждений по всей стране несомненно требует эффективного механизма правового регулирования. Но регулирования не только на государственном уровне, регламентирующего общие для всех организаций процессы создания, ведения хозяйственной деятельности, ликвидации, адаптации к современным экономическим условиям и пр., но и на внутреннем, местном, локальном уровне. Такое местное регулирование осуществляется именно локальными нормативно-правовыми актами.

Рассматривая вопрос локального нормативного регулирования, следует отметить относительную «молодость» научных изысканий в этой области.

Хныкин Г. В. в своем диссертационном исследовании периодизирует историю формирования и развития локального нормотворчества в пять этапов. При этом начало первого этапа он относит к первой половине XIX века и связывает его с появлением отечественного трудового права .

Вместе с тем, начало монографических исследований в области локального нормотворчества датируются второй половиной 1960-х годов, а законодатель хоть и определил в Трудовом Кодексе РФ от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ содержание локальных нормативных актов, но сделал это настолько обще и неконкретизированно, что данный вопрос по-прежнему требует внимания к его изучению и разработке. Обратимся к некоторым определениям локального нормативно-правового акта, предлагаемым современными исследователями.

По мнению Власова В. И. локальные правовые акты это акты, создаваемые, чтобы действовать в конкретных организациях, учреждениях и на предприятиях, либо предназначенные для определенного круга лиц на определенной территории .

Шукаева Е. С. полагает, что локальный правовой акт — это подзаконный нормативный акт, соответствующий трудовому законодательству и актам социального партнерства, принимаемый работодателем в порядке реализации нормотворческой функции работодательской власти, действующий в пределах организации, направленный на эффективную организацию внутренней хозяйственной жизни предприятия, разумное управление трудом и капиталом .

Пытикова Т. А. и Бошно С. В. определяют локальные нормативные акты как самостоятельный правовой феномен, имеющий особую природу, не сливающийся с нормативными актами и не образующий с ними единую систему .

Таким образом, на сегодняшний день дефиниция локального нормативно-правового акта до сих пор не имеет четкого закрепления в российском законодательстве, что порождает неоднозначность позиций по поводу того, какие документы следует к ним относить.

Для того, чтобы дать наиболее точное, емкое и содержательное определение локального нормативно-правового акта, предлагаю рассмотреть характеризующие его признаки.

1) Нормативность. К понятию нормативности и его содержанию есть несколько подходов, однако, основополагающими являются два таких универсальных ее признака как:

– возможность неоднократного применения;

– неперсонифицированность адресата.

Нормативность предполагает, что нормы права регулируют не отдельный случай, а повторяющиеся, типичные ситуации и группы отношений в организации, состоят из правил поведения общего характера . Неперсонифицированность (неопределенность) адресата указывает на то, что локальный нормативный акт распространяет свое действие не на индивидуально определенное поименованное лицо, а на круг лиц, объединенных каким-либо общим признаком. Например, на всех работников конкретной организации или на их часть, ограниченную определенным структурным подразделением.

2) Формальная определенность. Локальный нормативно-правовой акт всегда имеет письменную форму и требует при создании соблюдения требований юридической техники. Такие требования унифицированы и закреплены на законодательном уровне в виде государственных стандартов и методических указаний. Так, регламентации подлежит нумерация страниц, размер шрифта, размер отступов, межстрочный интервал текста документа, правила размещения эмблемы организации и товарного знака на бланке, грифа утверждения, формы изложения текста и другие многочисленные реквизиты организационно-распорядительных документов .

3) Общеобязательность. Данный признак локального нормативно-правового акта говорит об обязательности исполнения установленного таким актом правила поведения для всех, кто подпадает под сферу его действия. Следует отметить, что общеобязательность обусловлена наличием механизма юридической ответственности. Так, статья 192 Трудового Кодекса РФ не только устанавливает применение дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, но и определяет виды таких дисциплинарных взысканий, а именно: замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям . Таким образом, за нарушение локальных нормативно-правовых актов возможно наступление юридической ответственности, что говорит о правовом характере локальных норм права.

4) Принятие уполномоченным субъектом нормотворчества. Основным субъектом локального нормотворчества является работодатель. Локальные нормативно-правовые акты могут быть приняты руководителем организации только в пределах его компетенции. Так, Веселова Е. Р. выделяет четыре вида локального нормотворческого процесса: самостоятельное нормотворчество работодателя, нормотворчество работодателя с учетом мнения представительного органа работника, нормотворчество работодателя по согласованию с выборным представительным органом трудового коллектива, совместное нормотворчество работодателя и трудового коллектива .

5) Подзаконный характер. Принимаемые локальные нормативно-правовые акты должны соответствовать и не могут противоречить другим нормативным актам, находящимся на более высших ступенях иерархии нормативных правовых актов. В противном случае они не подлежат применению, а к возникшим правоотношениям применяется трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ст. 8 ТК РФ) .

6) Действие локального нормативно-правового акта в пространстве и по кругу лиц ограничено рамками отдельной организации. Принятие локального правового акта непосредственно в организации Пытикова Т. А. и Бошно С. В. называют главным его признаком, подчеркивая тем самым внутриорганизационный характер локальных норм права .

Таким образом, на первый взгляд, локальные нормативно-правовые акты обладают всеми основными признаками, присущими нормативно-правовым актам. А с другой — имеют свои индивидуальные свойства, обосабливающие их от общего массива нормативно-правовых актов в России и позволяющие в связи с этим говорить об их феномене. К таким особым свойствам следует отнести специальный субъект локального нормотворчества, наделенный государством соответствующей компетенцией; действие лишь на определенных участках общественных отношений и в пределах отдельной организации; уточняющий, конкретиризирующий характер, восполняющий пробелы, допущенные законодателем.

Определенно заслуживает внимания позиция Рубайло Э. А., выделившего гуманистическую составляющую локального нормотворчества: локальный правовой акт может улучшать положение участников правоотношений, устанавливать дополнительные гарантии реализации их прав .

Также стоит отметить, что в отличие от нормативно-правовых актов, локальные нормативные акты способны максимально оперативно реагировать на происходящие изменения. Такая мобильность и динамичность обеспечивается в том числе относительно не бюрократичной и несложной процедурой принятия локальных нормативно-правовых актов.

Исходя из вышеизложенного, можно определить локальные нормативно-правовые акты как подзаконные нормативные акты, не исходящие напрямую от государства, но принимаемые уполномоченными им компетентными субъектами локального нормотворчества, принимаемые согласно установленной законодателем процедуре и требованиям юридической техники, направленные на регулирование общественных отношений в пределах отдельной организации, несоблюдение которых может повлечь наступление юридической ответственности.

Литература:

Основные термины (генерируются автоматически): акт, локальное нормотворчество, локальный нормативно-правовой акт, круг лиц, локальный правовой акт, отдельная организация, юридическая ответственность, правовое регулирование, трудовое законодательство, трудовой коллектив.

М.М. Легчилина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

Для внесения изменений в ПВТР должностные инструкции и прочие ЛНА достаточно издать приказ о переименовании? Должен ли он быть единым по компании или отдельным для внесения изменений в ЛНА?

ОТВЕТ

Для внесения изменений, связанных со сменой наименования организации, в Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и прочие локальные нормативные акты можно издать единый приказ о внесении изменений, если самими локальными актами не установлен иной порядок внесения изменений.

ОБОСНОВАНИЕ

Внесение изменений в ЛНА требуется в случае вступления в силу либо изменения закона (иного акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения). Кроме того, по своему усмотрению работодатель сам вправе внести изменения в любое время.

В общем случае изменения вносятся либо путем принятия нового ЛНА, либо путем внесения изменений в уже действующий документ. Такое «обновление» оформляется отдельным документом и утверждается в том же порядке, что и сам ЛНА.

Так как изменение наименования организации не является изменением существенных условий труда, письменного согласия работников в этом случае не требуется.

В связи с вышеизложенным для внесения изменений, связанных со сменой наименования организации, в Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и прочие локальные нормативные акты, можно издать единый приказ о внесении изменений, если самими локальными актами не установлен иной порядок внесения изменений.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *