Первичными кассовыми документами являются приходные и расходные кассовые ордера.

Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию.

КАССОВЫЙ ОРДЕР — денежный документ, которым оформляется кассовая операция по приему или выдаче предприятием наличных денег.

Приходный кассовый ордер (KSO) является документом, которым оформляется поступление наличных денег в кассу предприятия.

В кассовом приходном ордера должны быть заполнены следующие реквизиты:

KSO состоит из двух частей: собственно приходного ордера отрывной квитанции к нему (kviitung)

Сумма полученных денежных средств указывается прописью и цифрами в соответствующих строках приходного кассового ордера и квитанции к нему

В строке «LISA» в зависимости от вида операции могут быть перечислены следующие документы:

• договор;
• накладная, счет;
• авансовый отчет и т.д.

Расходный кассовый ордер (KVO) является документом, которым оформляется выдача наличных денег из кассы.

Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтер, указывая в нем дату, сумму, кому выплачиваются деньги, за что и на основании какого документа. Своей подписью на расходном кассовом ордере бухгалтер подтверждает правильность его оформления, а также то, что первичные документы, на основании которых осуществляется выплата, соответствуют требованиям действующего законодательства и внутренних предписаний по ведению бухгалтерского учета.

Затем расходный кассовый ордер подписывает руководитель предприятия , и тем самым дает разрешение на выплату.

После этого кассир или лицо, выполняющее функции кассира выплачивает деньги, одновременно получив на расходном ордере подпись получателя денег и, поставив свою подпись, свидетельствующую о том, что деньги выплачены.

Получатель денег должен на KVO указать дату получения денег, сумму полученных денег прописью и поставить свою подпись.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

При выдаче денежных средств частному лицу или юридическому за товар или оказанную услугу (по счету, закупочному акту) требуется документ, удостоверяющий личность – доверенность. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в строке » Kellele» после фамилии, имени получателя денег или наименования предприятия бухгалтерией указывается фамилия, имя лица, которому доверено получение денег.

В «LISA» указывают (по необходимости)

• ID-карта
• Паспорт
• Водительское удостоверение

Что это такое

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или выбранной системы налогообложения.

Даже если вы не имеете кассового аппарата (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей. Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2020 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

   Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Лимит остатка по кассе в 2020 году

Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).

Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Согласно нему в 2020 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

В этом случае применяется формула:

L = V / P x Nc

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

Nc – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днем сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2020 год, взяв за расчетный период – декабрь 2019 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдачи наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x Nn

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдачи наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдачи наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы выдачи наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3.

Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2020 год, взяв за расчетный период – декабрь 2019 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2020 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2020 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

• Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
• номер документа;
• сумма к выдаче;
• срок;
• назначение (опционально);
• дата, подпись.

Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.

Ограничение наличных расчетов

Еще одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчетных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).

Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.

Деньги из кассы на личные нужды

Все что зарабатывает организация является ее собственностью. Поэтому, даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно, брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.

Индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

Примечание: если ИП не издал приказ, отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами

До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:

• учет наличных денежных средств в кассе;
• распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
• выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).

Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины

За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:

• для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

Виды кассовых операций – понятие, неотъемлемое от расчетов, осуществляемых наличными деньгами. От вида кассовой операции зависят особенности ее документального оформления. Рассмотрим их.

Расчетно-кассовые операции: что это?

Понятие расчетно-кассовых операций включает в себя всю совокупность расчетов наличными деньгами:

• между банком и фирмой, ИП или физлицом;
• между фирмами или ИП;
• между физлицом (в т. ч. сотрудником) и фирмой или ИП.

Отношения с банком регулируются договором расчетно-кассового обслуживания. Прием и выдача банком наличных денежных средств своим клиентам является одной из составных частей этого обслуживания и в последние годы все больше сокращается в объеме. Так, например, зарплата, в основном, выплачивается через банковские карты, а прием-выдача наличных ИП и физлицам осуществляется преимущественно через банкоматы. Даже выдачу денег подотчетным лицам на хозрасходы фирмы предпочитают осуществлять переводом их на корпоративную банковскую карту.

При этом совершенно избавиться от наличных расчетов невозможно. Всегда есть лица, не имеющие банковской карты, есть срочные расчеты, есть выплаты в валюте для зарубежных командировок, есть наличная выручка. Поэтому сохраняет актуальность соблюдение порядка ведения кассовых операций (КО), установленного в РФ. Мы рассмотрим ту его часть, которая регулирует отношения между фирмами, ИП и их сотрудниками и которую обычно связывают с понятием кассовых операций.

Нормативно-правовая база КО

Установление правил ведения кассовых операций является прерогативой Банка России (ст. 34 закона РФ от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О ЦБ РФ»). На сегодняшний день существует 2 действующих документа, разработанных Банком РФ и регулирующих эти правила:

1. Предназначенное для банков Положение о порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденное документом Банка РФ от 24.04.2008 № 318-П.
2. Созданное для юрлиц и ИП указание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юрлицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций ИП и СМП».

В отношении юрлиц и ИП Банк РФ устанавливает следующие правила КО:

• Порядок организации ведения КО и оформления кассовых документов.
• Порядок приема, выдачи и хранения денег.
• Порядок отчета подотчетных лиц.

Для юридических лиц, не относящихся к субъектам малого предпринимательства, также предусмотрен порядок расчета лимита остатка наличных денег в кассе, установление обязанности сдачи в банк сверхлимитной наличности и условий, при которых этот лимит может быть превышен.

Кроме того, Банком РФ разработаны условия расчетов наличными деньгами (указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У), которые регулируют:

• назначение расходования поступившей в кассу выручки;
• пределы расчетов между их участниками.

Нормативное регулирование бухучета КО

Бухучет КО регулируется правилами по ведению бухучета (приказ МФ РФ от 29.07.1998 № 34н) и ПБУ 3/2006 (приказ МФ РФ от 27.11.2006 № 154н), посвященным учету валютных обязательств.

При этом надо иметь в виду, что расчеты в инвалюте между резидентами на территории РФ запрещены (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ), за некоторыми исключениями, связанными с расчетами, в которых участвуют банки или нерезиденты. Для наличных расчетов через кассу фирмы имеет значение выдача и прием подотчетных сумм по зарубежным командировкам.

Подробнее о валютных операциях читайте в материале «Валютные операции: понятие, виды, классификации»

Бланки первичных документов, применяемых при оформлении КО, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то что действующий закон о бухучете отменил обязательность применения унифицированных форм при оформлении учетных операций (п. 4 ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402), в отношении КО эти документы по-прежнему должны оформляться на бланках, установленных Госкомстатом (информация МФ РФ № ПЗ-10/2012 к закону РФ № 402).

О требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»

Этим же документом Госкомстата установлена форма актов инвентаризации наличных денежных средств и документов строгой отчетности, хранящихся в кассе. Порядок проведения инвентаризации подчиняется правилам, установленным приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49.

Напомним, что инвентаризация обязательна:

• при смене материально-ответственных лиц;
• перед составлением годовой бухотчетности;
• при выявлении недостачи.

Виды КО и документы по их оформлению

По видам кассовые операции делятся на приходные и расходные.

Основными операциями прихода являются:

• поступление наличной выручки, в том числе авансов;
• приход из банка;
• возврат неизрасходованных подотчетных сумм;
• возврат излишне выданной зарплаты;
• возврат выданных работникам займов и процентов по ним;
• возмещение сумм причиненного ущерба;
• поступления от учредителей;
• возврат денег от поставщиков;
• поступления от обособленных подразделений.

Наиболее частые операции расхода:

• сдача денег в банк;
• выплата зарплаты;
• выдача денег под отчет;
• выдача займов;
• расчеты с поставщиком.

Расчеты наличными между юрлицами, к которым для этих целей приравнены ИП, ограничены суммой 100 000 руб. по одному договору (п. 6 указания ЦБ РФ № 3073-У). Предел для расчетов с физлицами не установлен (п. 5 указания ЦБ РФ № 3073-У). Суммы расчетов с банками не лимитируются (п. 1 указания ЦБ РФ № 3073-У).

Приходные операции оформляются приходным кассовым ордером (ПКО) формы КО-1, состоящим из двух частей, одна из которых (квитанция) является отрывной и при приеме денег передается их вносителю. При этом на поступившую непосредственно в кассу выручку и авансы от покупателей дополнительно должен быть пробит кассовый чек на ККМ, установленной в помещении кассы. Выручка, полученная от регулярной розничной торговли, ежедневно по окончании рабочего дня приходуется в кассу в соответствии с показаниями контрольных чеков ККТ.

При проведении расходных операций выписывается расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2, в котором получатель денег прописью указывает полученную сумму, приводит реквизиты документа, подтверждающего его личность, и расписывается в получении. К РКО, как правило, прилагаются документы, обосновывающие величину выдаваемой суммы:

• расчетно-платежная или платежная ведомость;
• квитанция банка;
• служебная записка подотчетного лица с визой руководителя;
• распорядительный документ на выплату.

Правила оформления ПКО и РКО приведены в постановлении Госкомстата РФ № 88. Все документы по КО, оформленные в течение дня, отражаются в кассовой книге формы КО-4. При необходимости могут оформляться журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств (форма КО-5).

Кассовые документы могут оформляться в электронном виде и подписываться электронными подписями. Допускается внесение исправлений в них. Исключение составят ПКО и РКО (п. 4.7 указания Банка РФ № 3210-У).

Проверку правильности ведения КО осуществляет ИФНС.

Подробнее о проверках кассы ИФНС читайте в материале «А ваша кассовая дисциплина в порядке?»

КО в организациях, не относящихся к субъектам малого предпринимательства (СМП)

Фирмы, не являющиеся субъектами малого предпринимательства (СМП), обязаны установить предельную сумму допустимого остатка наличных денежных средств в кассе на конец рабочего дня (п. 2 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Этот предел определяется юрлицом самостоятельно по одной из двух предложенных в приложении к указанию Банка РФ № 3210-У формул: от объема поступлений или от объема выплат.

Суммы, превышающие установленный лимит, должны быть сданы в банк. Превышения допускаются только в дни, отведенные для выплаты зарплаты (не более 5 рабочих дней), а также в выходные, нерабочие праздничные дни, если организация осуществляет в эти дни кассовые операции.

Особенности КО при наличии обособленных подразделений

Для фирм, имеющих обособленные подразделения, возможны два варианта (п. 2 указания Банка РФ № 3210-У):

• Обособленное подразделение имеет отдельный счет в банке. Тогда оно самостоятельно устанавливает для себя лимит по кассе и сдает в банк сверхлимитную наличность.
• У обособленного подразделения нет своего банковского счета, и его деньги сдаются в кассу фирмы. Тогда фирма устанавливает для него лимит и с учетом этого лимита определяет допустимый остаток по фирме в целом.

Ведение кассовой книги для обособленного подразделения в любом случае обязательно. Копии листов ее передаются в головной офис в порядке, который установит фирма.

Особенности КО для малых предприятий

В сравнении с фирмами, обязанными применять прядок ведения КО в полном объеме, для СМП этот порядок несколько упрощен: у них нет обязанности устанавливать лимит остатка (п. 2 указаний Банка РФ № 3210-У), а следовательно, и сдавать в банк сверхлимитные средства.

Особенности КО для ИП

Еще больше возможностей для упрощения КО есть у ИП:

• Как и у СМП, у ИП нет обязанности установления лимита кассы.
• ИП, осуществляющие учет хозопераций в специальной книге учета, имеют возможность не оформлять кассовые документы (п. 4.6 указаний Банка РФ № 3210-У)

Кроме того, у ИП нет ограничений на выплату им денежных средств из кассы на личные нужды (п. 2 и п. 6 указания ЦБ РФ № 3073-У).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

1. Правила работы с ККТ

• памятка кассиру по работе с ККТ;

Проверка кассовой дисциплины

• частота проверок кассовой дисциплины

• критерии для назначения проверок

• какие документы запрашивают при проведении проверок

Порядок проведения проверок кассовой дисциплины

• этапы проведения проверки

• проверка полноты учета выручки денежных средств

• порядок определения полноты учета денежной выручки

• Оформление результатов проверки. Требования к акту проверки

Чтобы понять — что могут проверить налоговые инспекторы при проведении проверки кассовой дисциплины, давайте разебермся — какими правилами работы надо руководствоваться при работе с ККТ.

Правила работы с ККТ

К работе с кассовой техникой можно допускать только работников, с которыми ваша организация заключила договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Это важно, иначе в случае недостачи налички в кассе взыскать ее с работника будет невозможно.

В начале каждой смены кассиру-операционисту нужно выдать ключи от кассовой кабины и ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика. Не забудьте снабдить кассира необходимыми расходными материалами: чековой и контрольной лентами, лентой для печатающего устройства, чистящими средствами, а также разменными монетами и купюрами. А руководитель организации (заместитель руководителя, заведующий секцией) в начале контрольной ленты должен написать и заверить подписью:

• тип и заводской номер ККТ, в которую устанавливается лента;

• дату и время начала работы ККТ;

• показания секционных и контрольных счетчиков.

Те же данные, только уже с датой и временем окончания работы, тот же руководитель должен написать на контрольной ленте в конце дня, когда он извлечет эту использованную ленту из ККТ и снимет показания счетчиков. Плюс ко всему там же надо написать сумму дневной выручки.

Показания счетчиков на конец дня заносятся в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. По показаниям счетчиков на начало и конец дня определяется сумма выручки за день. Эта сумма должна соответствовать сумме денег, сданных кассиром-операционистом.

Вообще, правил, которых должен придерживаться кассир-операционист, много. Чтобы ему было проще запомнить, что можно, а что нельзя делать, выдайте памятку:

Частота проверок кассовой дисциплины

Инспекторы вправе проверять кассовую дисциплину хоть каждый день, т.к. периодичность проверок кассовой дисциплины ничем не ограничена (см. разъяснения ФНС России в Письме от 12.09.2012 № АС-4-2/15195) т.к. проверка кассовой дисциплины не относится к выездным проверкам, а это значит, что положения налогового законодательства в данном случае не применяются.

Большинство инспекций в качестве средней периодичности проверок называют один раз в год. План проверок (секретный) составляет УФНС, и если компания не попала в этот список, то проверять ее будут только в случае жалоб.

Критерии для назначения проверок

Признаки, при которых проверки кассовой дисциплины могут приходить чаще чем один раз в год:

• если у компании ранее были выявлены нарушения;

• жалобы (в т.ч. о невыдаче чека ККМ);

• жалобы на зарплаты в «конвертах» и на занижение налогов;

• убыточность организации.

Какие документы запрашивают при проведении проверок кассовой дисциплины

При проведении проверок кассовой дисциплины, как правило, запрашиваются «все кассовые документы», уклоняясь назвать конкретный перечень документов. К таковым можно отнести:

• паспорт ККТ с отметкой инспекции;

• карточку регистрации, выданная в ИФНС;

• акт по форме № КМ-1;

• журнал по форме № КМ-8;

• авансовые отчеты;

• кассовую книгу (форма № КО-4);

• приходные и расходные ордера (форма №№ КО-1, КО-2);

• журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);

• обороты по счетам 50 «Касса», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

• книги учета доходов и расходов;

• распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;

• иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Данный перечень не является исчерпывающим. В Регламенте сказано, что проверяющие не вправе требовать документы и сведения, не относящиеся к предмету проверки, но проводить грань между тем, что относится к предмету проверки, а что нет, тоже будут сами проверяющие.

Законодательством не определен период, который может быть охвачен проверкой кассовой дисциплины. Для налоговых проверок такой период не может превышать трех лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 Налогового кодекса РФ), но, как разъяснила ФНС России в Письме от 12.09.2012 № АС-4-2/15195, это требование на проверки полноты учета выручки не распространяется. А значит, инспекторы могут проверить любой период. Однако привлечь к ответственности за нарушения, выявленные при такой проверке, не всегда получится, но это другая история.

При этом надо знать, что пунктами 28, 29 Административного регламента (утвержден Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н) установлено, что в ходе проверки проверяющие вправе запрашивать следующие документы (регламента):

1. При осуществлении расчетов с применением ККТ:

• документы, связанные с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники;

• журнал кассира-операциониста;

• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;

• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;

• распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;

• контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;

• приходные и расходные кассовые ордера;

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

• авансовые отчеты;

• кассовая книга;

• справка-отчет кассира-операциониста;

• сведения о показаниях счетчиков контрольно- кассовых машин и выручке организации.

При применении бланков строгой отчетности (вместо чеков ККТ):

• документы, связанные с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности;

• бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;

• информация из автоматизированной системы о выпущенных документах:

• о сформированных автоматизированными системами бланках строгой отчетности;

• заполнении бланков;

• выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам;

• акт приемки бланков строгой отчетности;

• книга учета бланков строгой отчетности;

• акт о списании бланков строгой отчетности.

При отсутствии ККТ у налогоплательщика ЕНВД: документы, связанные с выдачей товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Иные документы:

• книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя;

• книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения;

• книга учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную патентную систему налогообложения;

• книга учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог);

• распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;

• иные необходимые для проверки первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Порядок проведения проверок кассовой дисциплины

Порядок осуществления налоговыми органами контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей установлен Административным регламентом (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н).

К проверяемым объектам по этому регламенту относятся организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт или их уполномоченные представители.

Предметом государственного контроля является установление факта полноты учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей.

Схема проверки полноты учета выручки денежных средств выглядит следующим образом:

• предъявление проверяемому объекту поручения на исполнение государственной функции;

• рассмотрение проверяющими необходимых документов;

• проверка полноты учета выручки денежных средств;

• оформление результатов проверки.

Результатом исполнения данной государственной функции является составление акта проверки полноты учета выручки денежных средств, а в случае выявления правонарушения – возбуждение производства по делу об административном правонарушении в соответствии с КоАП РФ.

Процедура проверки состоит из следующих этапов (п. 20 Регламента):

1. Руководитель (заместитель руководителя) налоговой инспекции принимает решение о проведении проверки.

2. В течение 2-х рабочих дней:

• налоговые инспекторы предъявляют поручение на проведение проверки и служебные удостоверения;

• проверяемый объект ставит подпись, должность и дату на предъявленном поручении;

• если проверяемого объекта нет на месте или он отказывается расписаться в поручении, то налоговые инспекторы делают запись об этом в поручении;

В течение не более 28 календарных дней с момента предъявления налогоплательщику поручения:

• проверяемый объект по запросу предъявляет оригиналы или заверенные в установленном порядке копии документов, необходимых для осуществления контроля (перечень документов – в п.п. 28, 29 Регламента). При этом требование нотариально заверенных копий является неправомерным (п. 30 Регламента);

• налоговыми инспекторами рассматриваются предоставленные документы;

• в акте проверки фиксируется факт рассмотрения документов.

В течение не более 30 календарных дней с момента предъявления налогоплательщику поручения:

• определяются объем и состав контрольных действий, а также методы, формы и способы проведения таких контрольных действий (перечень контрольных действий – п. 35 Регламента);

• проверяется полнота учета выручки денежных средств (способы проверки – п.п. 36 – 41 Регламента);

• устанавливаются (выявляются, фиксируются) факты неполного (полного) учета выручки денежных средств;

• в акте проверки фиксируется результат проверки полноты учета выручки;

• оформляются результаты проверки (п.11 Регламента):

  • составляется акт проверки в 2-х экземплярах (требования к оформлению акта и его реквизитам – п.п. 46-48 Регламента);

  • по фактам нарушений принимаются от налогоплательщика письменные объяснения (замечания, возражения), делается об этом запись в акте;

  • подписывается акт проверки; если налогоплательщик уклоняется от подписания, то этот факт отражается в акте и акт направляется по почте заказным письмом по месту нахождения (месту жительства) проверяемого объекта;

  • один экземпляр акта передается налогоплательщику;

  • при выявлении правонарушения возбуждается и осуществляется производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ.

Справка: нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций является административным правонарушением, за которые, согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. для юрлиц и от 4 000 до 5 000 руб. для предпринимателей (в силу ст. 2.4 КоАП РФ они приравниваются к должностным лицам).

Проверка полноты учета выручки денежных средств

После окончания рассмотрения необходимых документов начинается непосредственно административная процедура по проверке полноты учета выручки денежных средств. В ходе проверки изучаются финансовые и хозяйственные операции, совершенные проверяемым объектом в проверяемый период. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы. Они могут проводится как сплошным, так и выборочным способом.

На данном этапе проверяющие получают от проверяемого объекта необходимые письменные объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе проверки, документы и их заверенные копии, необходимые для проведения контрольных действий. При необходимости в случаях, требующих применения научных, технических или иных специальных знаний, для участия в проверке привлекаются эксперты (экспертные организации).

При этом в обязательном порядке проводится проверка наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, путем снятия остатка (пересчета) денежной наличности с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты, о чем составляется акт о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, в двух экземплярах.

Перед началом этого этапа кассир дает расписку об отсутствии или наличии в денежном ящике ККТ личных денег, представлении всех квитанций, приходных кассовых ордеров о сданной выручке, справок-отчетов кассира-операциониста, сведений о показаниях счетчиков ККТ и выручке, актов о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным (возвращенным) кассовым чекам за день проверки. Расписка оформляется в акте о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ.

Перед снятием фискальных отчетов, сменных отчетов ККТ сверяются заводские номера этих машин, а также их регистрационные номера и ИНН с данными, внесенными в карточку регистрации ККТ. На контрольной ленте проверяется наличие всех порядковых номеров кассовых чеков, сверяются номера и суммы кассовых чеков, распечатанных на контрольной ленте, с номерами и суммами имеющихся кассовых чеков (при их наличии).

По фискальному отчету ККТ и журналу кассира-операциониста, актам о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, расходным кассовым ордерам проверяются количество фактов возврата, а также сумма денежных средств, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

В случае расхождений фактических и учетных данных выясняются причины, берутся подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств проверяемого объекта, а также о применении (неприменении) ККТ, БСО и иных возможных причинах сложившейся недостачи (наличии излишков).

При осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи БСО проводится проверка фактического наличия БСО, по итогам которой составляется соответствующий акт в двух экземплярах. Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по их видам с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков документов.

При проверке у проверяемых объектов, применяющих БСО, определяется количество использованных бланков за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки БСО и актов инвентаризации БСО для сопоставления с фактическим количеством копий использованных БСО (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта. Сумма выручки денежных средств, отраженная в учете проверяемого объекта, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных БСО (корешках документов), хранящихся у проверяемого объекта.

Состав и способы контрольных действий (п. 35 регламента):

1. Документальное изучение финансовых и хозяйственных операций за проверяемый период анализ и оценка информации, полученной из запрошенных документов;

2. фактическое изучение финансовых и хозяйственных операций за проверяемый период:

• осмотр;

• инвентаризация, в том числе:

  • обязательная проверка наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, путем снятия остатка (пересчета) денежной наличности с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты. По результатам инвентаризации составляется акт о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, в двух экземплярах. До начала инвентаризации в акте оформляется расписка кассира о том, что в денежном ящике ККТ нет (или есть) личных денег кассира, а все кассовые документы, не переданные в бухгалтерию (администратору, старшему кассиру), предоставлены проверяющим (п. 36 Регламента);

  • проверка фактического наличия бланков строгой отчетности (по видам бланков с учетом начальных и конечных бланков документов), по итогам которой составляется акт проверки фактического наличия бланков строгой отчетности в двух экземплярах;

  • проверка наличия у плательщиков ЕНВД, не применяющих ККТ, товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);

• наблюдение, пересчет;

• экспертиза: в случаях, требующих применения научных, технических или иных специальных знаний, для участия в проверке привлекаются эксперты (экспертные организации);

• проверка соблюдения:

  • требований к контрольно-кассовой технике, порядка и условий ее применения;

  • порядка и условий применения бланков строгой отчетности;

  • требований к автоматизированным системам для формирования бланков строгой отчетности и заполнения соответствующих документов, порядка и условий их применения;

  • порядка и условий выдачи товарных чеков, квитанций и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу);

Получение от проверяемого объекта необходимых письменных объяснений, справок и сведений по вопросам, возникающим в ходе проверки, документов и заверенных копий документов;

Способы изучения:

• сплошным способом – в отношении всей совокупности финансовых и хозяйственных операций;

• (или) выборочным способом – в отношении части финансовых и хозяйственных операций.

Как определить полноту учета денежной выручки (п.п. 37-41 Регламента)

1. При применении ККТ:

• сравнивают суммы наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники на момент проведения инвентаризации, с данными, отраженными:
  — в фискальном отчете,
  — контрольной ленте контрольно-кассовой техники,
  — записями в журнале кассира-операциониста;

• записи в журнале кассира-операциониста сверяют с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов;

• на контрольной ленте проверяется наличие всех порядковых номеров кассовых чеков, сверяются номера и суммы кассовых чеков, распечатанных на контрольной ленте, с номерами и суммами имеющихся кассовых чеков (при их наличии);

• проверяются количество фактов возврата, а также сумма денежных средств, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

При применении бланков строго отчетности:

• определяют количество использованных бланков строгой отчетности за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки бланков строгой отчетности и актов инвентаризации бланков строгой отчетности;

• сопоставляют с фактическим количеством копий использованных бланков строгой отчетности (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта;

• сумму выручки денежных средств, отраженную в учете проверяемого объекта, сопоставляют с суммами, отраженными в копиях использованных бланков строгой отчетности (корешках документов), хранящихся у проверяемого объекта.

Оформление результатов проверки

Оформление результатов исполнения государственной функции. По результатам проверки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается налоговиками и проверяемым объектом.

Требования к акту проверки (п.п. 47, 48 регламента):

1. Акт проверки должен быть составлен на бумажном носителе, на русском языке и иметь сквозную нумерацию страниц;

2. Не допускаются помарки, подчистки и иные исправления, за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями специалиста налоговой инспекции и проверяемого объекта;

3. В акте проверки указываются:

• дата составления акта налоговым инспектором;

• полное наименование либо (при наличии) проверяемого объекта, его ИНН и КПП;

• фамилии, имена, отчества (при наличии) налоговых инспекторов, проводивших проверку, их должности с указанием наименования инспекции;

• дата и номер поручения на проведение проверки;

• перечень документов, полученных налоговой инспекцией в ходе проверки;

• период, за который проведена проверка;

• даты начала и окончания проверки;

• адрес места нахождения или места жительства проверяемого объекта;

• документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или запись об отсутствии таковых.

В описании нарушений должны быть указаны положения нормативных правовых актов, которые были нарушены.

Статья написана и размещена 04.01.2013. Дополнена —

ВНИМАНИЕ!

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 — 2020

Полезные ссылки по теме «Проверка кассовой дисциплины»

1. Порядок регистрации ККТ

2. Порядок ведения кассовых операций

3. Когда можно работать без ККТ (в том числе — при УСН, ЕНВД)

4. Возражения на акт налоговой проверки

5. Какую систему налогообложения выбрать?

6. Общая система налогообложения

7. Упрощенная система налогообложения

8. Патентная система налогообложения

9. Система налогообложения в виде ЕНВД

10. Налоговая отчетность для общей системы налогообложения

11. Налоговая отчетность для УСН

12. Налоговая отчетность для ЕНВД

13. Налоговый календарь на 2018 год

14. Как уменьшить налоговые риски бизнеса?

• Налоговая оптимизация и практические вопросы ее применения

• Проверка контрагентов на добросовестность

• Правильная организация договорной работы

Налоговая ответственность за не сданную налоговую декларацию

Налоговая ответственность за не уплаченные налоги

Налоговая ответственность за неявку по вызову в налоговиков

Справочник новых штрафов Налогового кодекса РФ

Тэги: проверка кассовой, дисциплины, проверка кассовой дисциплины