Форма регистра

Чтобы начать использовать регистр учета 1-ндфл нужно открыть шаблон этого документа в бухгалтерской программе и применить его к своему предприятию. В случае, когда вы самостоятельно хотите разработать его, можно взять за основу раннее применявшуюся форму 1-НДФЛ.

В регистре должны быть следующие сведения:

1. Фамилия, имя, отчество работника;
2. Число, месяц и год рождения;
3. ИНН сотрудника;
4. Резидент или нерезидент. Этот пункт необходим, так как позволяет рассчитать правильно ставку налога;
5. Общее количество доходов, выплаченных сотруднику. Обязательно нужно указывать коды доходов и дату выдачи зарплаты;
6. Общее количество налоговых вычетов. Здесь тоже стоит отметить коды, согласно которым были сделаны вычеты. Указываем далее сумму дохода за минусом положенного вычета;
7. Итоговая сумма налогов, которая была посчитана и вычтена из зарплаты. День, когда данная сумма была вычтена из зарплаты и день, когда был перечислен налог. Также указываются основания перечисления, т.е. число и номер платежки.

Регистр заполняется на каждого сотрудника отдельно. Некоторые предприятия имеющие небольшой штат работающих практикуют ведение общего регистра 1-НДФЛ. Это возможно, но, чтобы избежать лишних проблем при сдаче деклараций или при проверке контролирующими органами целесообразнее найти время и все-таки оформить регистры на каждого работника.

Порядок заполнения

При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.

В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.

Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.

Применяемые коды

При заполнении налоговой карточки 1-НДФЛ применяются специальные коды доходов и вычетов. Наиболее часто используются следующие коды доходов:

• 2000 – начисленная и выплаченная заработная плата, а также премия и другие выплаты;
• 2012 – оплата отпускных налогоплательщику;
• 2300 – оплата больничных листов;
• 2400 – полученные доходы от аренды, автомобилей, связанных с перевозками грузов, а также от сдачи в аренду различных трубопроводов, ЛЭП, компьютерных сетей и т.д.;
• 1400 – передача на праве аренды некоего имущества, кроме транспорта и средств связи;
• 2760 – выплаченная материальная помощь работающим или вышедшим на пенсию сотрудникам;
• 4800 – другие выплаты, в том числе за неиспользованные дни положенного по закону отпуска.

Подробнее можно посмотреть перечень кодов наиболее часто используемых при заполнении документов в приложении №1, пр. ФНС от 10 сентября 2015 года.

Коды вычетов, которые следует использовать для заполнения регистра 1-НДФЛ:

• Так называемые «детские» стандартные вычеты с номера 114 по 125 включительно;
• Имущественные: номера 311, 312;
• Социальные: №№ 320, 321,324;
• Профессиональные: №№ 403-405 включительно;
• Особые вычеты, в определенных пределах: №№ 501, 503, 505,508.

Подробнее прочитать о кодах вычетов можно в Приложении №2, Приказ ФНС от 10 сентября 2015 г.

Пример заполнения

Заполняется для налоговой инспекции бланк 1-НДФЛ в 9 разделах. В них указывают сведения о доходах и вычетах физического лица, являющегося сотрудником организации.

В разделе 1 следует указать данные о работодателе, такие как:

• Код налоговой инспекции к которой относится работодатель;
• ИНН компании и его КПП и ОГРН;
• Юридический адрес и телефон компании;
• Полное название организации.

Во втором разделе должны быть озвучены данные физического лица, за которого компания или предприниматель уплачивает налоги. В случае, когда работник является жителем другой страны необходимо указывать его точный адрес в родной стране с кодом государства.

Третий раздел отчета содержит информацию о налоговой базе, на которую будет начисляться подоходный налог. Эта информация должна быть внесена в таблицу, где указаны:

• Сумма дохода;
• Величина начисленных налогов;
• Общая сумма положенных и подтвержденных документами, вычетов;
• Сумма начисленных и выплаченных налогов.

Далее:

• Следующий раздел – дивиденды. Здесь можно увидеть сумму полученных дивидендов и величину начисленного налога по ставке 9%.
• В пятом разделе отражаются виды доходов, облагаемые по повышенной ставке 35% и относящиеся к выигрышам в лотереях и конкурсах.
• Очередные разделы 6 и 7 являются итоговыми по видам налогов и доходов. Здесь же нужно указать сумму вычетов.
• Заключительный раздел посвящен корректировке и перерасчетам предыдущих помарок. После произведенных доработок нужно произвести доплату в бюджет или сделать запрос на возврат излишне уплаченных сумм в налоговую инспекцию.

Документ подписывается руководителем и визируется печатью предприятия.

Бланк вы можете скачать здесь.

Образец заполнения 1-НДФЛ