Как отразить в бухгалтерском учете государственного бюджетного учреждения возмещение расходов, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях? Какие документы при этом следует оформить для внутреннего учета?

14 марта 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на выплату компенсации (возмещения) за использование личного транспорта для служебных целей отражаются с применением кода видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, осуществляется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам».
Основными документами, регламентирующими порядок, правила и размеры выплат компенсации (возмещения) расходов за использование личного автомобиля в служебных целях, будут являться: самостоятельно разработанный локальный документ бюджетного учреждения, заявление, составленное на имя руководителя, и дополнительное соглашение к трудовому договору. Основанием для выплаты компенсации (возмещения) расходов работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, может являться приказ руководителя учреждения.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В свою очередь, компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
Обратим внимание, что статьей 188 ТК РФ установлена возможность, а не обязанность работодателя выплаты компенсации за использование личного автомобиля при исполнении трудовых обязанностей.
Отнесение расходов на тот или иной код бюджетной классификации осуществляется в соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н). Согласно прямым нормам Указаний N 65н расходы бюджетного учреждения на выплату компенсации за использование личного транспорта для служебных целей осуществляются с применением кода видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, п. 127 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, далее — Инструкция N 174н). Применение данного счета обусловлено тем, что к прочим выплатам, как правило, относятся различные виды компенсаций и выплат, обозначенные в трудовом договоре (контракте).
Таким образом, в соответствии с положениями Инструкции N 174н в бухгалтерском учете бюджетного учреждения рассматриваемую в вопросе хозяйственную ситуацию можно отразить следующими корреспонденциями счетов:
1. Дебет 0 401 20 212 (0 109 ХХ 212)*(1) Кредит 0 302 12 730 — отражено начисление задолженности по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях перед работником;
2. Дебет 0 302 12 830 Кредит 0 201 34 610 (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) — выдана работнику сумма компенсации из кассы учреждения;
или
3. Дебет 0 302 12 830 Кредит 0 201 11 610 (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) — отражено перечисление компенсации на банковскую карту работника.
Относительно документального оформления отметим следующее.
В силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения (компенсации) расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяется дополнительным соглашением сторон к трудовому договору, выраженным в письменной форме.
Отметим, что для некоторых категорий работников (сотрудников) учреждений государственного сектора размер компенсации расходов за использование личного транспорта определен на законодательном уровне. Например, при выплате государственным гражданским служащим компенсации за использование личного транспорта в служебных целях необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 (далее — Постановление N 563).
Для работников государственных (муниципальных) бюджетных учреждений порядок (правила) и размеры выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, устанавливаются на уровне самого учреждения и закрепляются в рамках формирования учетной политики или ином локальном акте учреждения. Во избежание претензий со стороны контролирующих органов важным моментом для рассматриваемой ситуации будет являться обоснование необходимости использования личного транспорта исключительно в интересах работодателя, а не в интересах работника (смотрите, например, постановление АС СЗО от 16.03.2015 N Ф07-1834/2011). При этом установленный размер компенсации (возмещения) расходов работника целесообразно подкрепить предварительным расчетом, где будет прослеживаться, из каких конкретно расходов сложилась сумма компенсации.
В целях обоснования использования автомобиля в интересах работодателя локальным актом может быть предусмотрено, например, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается с учетом:
— необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
— времени использования личного транспорта в служебных целях;
— объема средств, предусмотренных на обеспечение деятельности учреждения.
Подводя итоги, можно сделать вывод, что обязательными документами, оформленными в письменном виде для возмещения (компенсации) расходов работника за использование личного транспорта в служебных целях, будут являться самостоятельно разработанный локальный документ бюджетного учреждения, заявление на имя руководителя и дополнительное соглашение к трудовому договору. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, может являться приказ руководителя учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации (возмещения). Кроме этого, возможность выплаты соответствующих компенсаций и возмещения расходов работникам, бюджетному учреждению рекомендуется закрепить в рамках формирования учетной политики.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

20 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Если в 22, 23 разрядах номера счета бухгалтерского учета указано «ХХ», то при формировании бухгалтерских записей должен применяться код группы синтетического счета объекта учета, соответствующий экономическому содержанию конкретной операции.

Талалаева Ю.Н.
Опубликовано в номере: Консультант бухгалтера №3 / 2004

Многие организации в ходе осуществления своей деятельности используют личный автотранспорт своих работников . Отношения между организацией и работником — владельцем автомобиля могут строиться по одному из трех возможных вариантов:

1) работник для выполнения своих служебных обязанностей использует личный автомобиль , а организация компенсирует ему соответствующие расходы (на бензин, запчасти и т.д.);

2) организация заключает с работником договор аренды транспортного средства (с экипажем или без);

3) организация заключает с работником договор безвозмездного пользования транспортным средством.

Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Выплата компенсации за использование личного автотранспорта

В соответствии о статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Выплачиваемая работнику компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях включается в состав расходов по обычным видам деятельности, что отражается проводкой:

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — на сумму начисленной компенсации.

Для целей налогообложения прибыли расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в порядке, установленном статьей 264 НК РФ. Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК указанные расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов , в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92.

Указанным постановлением установлены следующие нормы возмещения расходов:

• легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1 200 руб. в месяц ;
• легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1 500 руб. в месяц ;
• мотоциклы — 600 руб. в месяц .

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм таких расходов, установленных Правительством Российской Федерации, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (пункт 38 статьи 270 НК РФ).

В аналогичном порядке суммы компенсации учитываются при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации).

Как разъяснил в письме от 28 апреля 2003 г. № 04-04-06/71 Минфин РФ, в организациях, не состоящих на бюджетном финансировании, налогом на доходы физических лиц не облагаются компенсационные выплаты за использование личного транспорта для служебных поездок в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92, а в бюджетных организациях — в соответствии с приказом Минфина РФ от 4 февраля 2000 г. № 16н (см. также письмо Минфина РФ от 20 октября 2003 г. № 14-04-12/5).

Что касается единого социального налога , то он не начисляется на сумму компенсации вне зависимости от ее размера. Сумма компенсации в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации, не облагается единым социальным налогом на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ, согласно которому не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации). Сверхнормативная компенсация не подлежит налогообложению единым социальным налогом на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ. Согласно указанной норме выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, не признаются объектом налогообложения, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций, а, как мы уже выяснили ранее, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей сверх установленных норм налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Пример 1. Работник организации использует для служебных целей личный легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя менее 2000 куб. см. По распоряжению руководителя организации в отчетном периоде работнику была выплачена компенсация в размере 3000 руб. Согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92 норма расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб. в месяц.

Поскольку фактически выплаченная работнику сумма превышает установленную норму, в расходы, принимаемые при определении объекта налогообложения по налогу на прибыль, включается сумма 1200 руб.

Сверхнормативные расходы — 1800 руб. (3000 руб. — 1200 руб.) увеличивают налоговую базу по налогу на прибыль и подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.

В учете организации будут оформлены проводки:

дебет счета 26 (44) кредит счета 73 — на сумму начисленной компенсации — 3 000 руб.;

дебет счета 73 кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму удержанного налога на доходы физических лиц — 234 руб. (1800 Ѕ 13%);

дебет счета 73 кредит счета 50 — на сумму компенсации, выплаченной работнику из касса организации — 2766 руб. (3000 руб. — 234 руб.).

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, учитывают расходы на компенсацию за использование для служебных целей личных автомашин работников в том же порядке. На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения и выбравший в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, уменьшает полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также на расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92 при применении упрощенной системы налогообложения установленные этим постановлением нормы используются с 1 января 2003 г. для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Заключение договора аренды

Договор аренды транспортного средства должен заключаться организацией с физическим лицом в строгом соответствии с нормами и правилами гражданского законодательства. Правовые основы арендных отношений установлены главой 34 ГК РФ, в которой аренде транспортных средств посвящен отдельный параграф.

Параграфом 3 «Аренда транспортных средств» главы 34 «Аренда» ГК РФ предусмотрены два вида аренды транспортных средств: с экипажем и без экипажа.

В соответствии со статьей 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Если иное не предусмотрено договором аренды, при аренде транспортного средства с экипажем юридическое лицо — арендатор несет лишь расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (статья 636 ГК РФ). Поддержание надлежащего состояния арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (статья 634 ГК РФ), а также его страхование (статья 637 ГК РФ) являются обязанностью арендодателя.

Согласно статье 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

При аренде транспортного средства без экипажа арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства (включая осуществление текущего и капитального ремонта), его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (статьи 644 и 646 ГК РФ).

Еще раз отметим, что распределяя обязанности по оплате расходов по содержанию и эксплуатации транспортного средства таким образом, ГК РФ допускает установление иного порядка их оплаты по соглашению сторон.

В общем случае при аренде транспортного средства у работника организация несет расходы, связанные с выплатой работнику арендной платы и эксплуатацией транспортного средства (приобретение горюче-смазочных материалов и запчастей, техническое обслуживание).

В том случае, когда арендованный транспорт используется для осуществления деятельности организации — арендатора, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров или же с выполнением работ, оказанием услуг, расходы по оплате аренды учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99.

Для целей налогообложения арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией арендованного автотранспорта, включаются организацией в состав расходов по обычным видам деятельности (при условии, конечно, что арендованный автотранспорт используется для нужд производства и управления) и учитываются при определении налогооблагаемой прибыли на основании пункта 1 статьи 253 НК РФ в составе расходов, связанных с производством и реализацией.

Пример 2. Организация арендовала у физического лица сроком на десять месяцев транспортное средство для осуществления производственной деятельности (договор аренды без экипажа).

Стоимость транспортного средства согласно договору составляет 34 000 руб. Договором определено, что арендная плата вносится организацией в виде ежемесячных платежей в размере 3400 руб. В течение отчетного периода в отношении арендованного транспортного средства были осуществлены следующие расходы:

• начислена арендная плата в сумме 3400 руб.;
• израсходованы горюче-смазочные материалы на сумму 1650 руб.;
• осуществлен текущий ремонт транспортного средства (заменены запчасти) на сумму 400 руб.

В учете организации будут оформлены проводки (налоги опущены):

дебет счета 001 «Арендованные основные средства» — на сумму стоимости арендованного транспортного средства согласно договору с арендодателем — физическим лицом — 34 000 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованных горюче — смазочных материалов 1650 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 10, субсчет 5 «Запасные части» — на сумму стоимости использованных запасных частей — 400 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 76 — на сумму начисленной арендной платы —3400 руб.

Арендная плата, выплачиваемая организацией арендодателю — физическому лицу, признается его налогооблагаемым доходом в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Согласно пункту 1 статьи 224 НК РФ в отношении этого вида дохода применяется налоговая ставка в размере 13 процентов.

Пример 3. Для условий примера 2 удержание налога на доходы физических лиц и выплата арендной платы работнику отразится в учете организации проводками:

дебет счета 76 кредит счета 68 — на сумму начисленного налога на доходы физических лиц — 442 руб. (3400 руб. Ѕ 13%);

дебет счета 76 кредит счета 50 — на сумму выплаченной через кассу организации арендной платы — 2958 руб. (3400 руб. — 442 руб.).

Поскольку арендная плата, выплачиваемая организацией — арендатором физическому лицу, признается доходом последнего, возникает вопрос и о начислении с выплачиваемой суммы единого социального налога.

Согласно пункту 1 статьи 236 НК РФ объектом налогообложения по единому социальному налогу (взносу) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

В соответствии с пунктом 2.1 Методических рекомендаций по порядку исчисления и уплаты единого социального налога, утвержденных приказом МНС РФ от 5 июля 2002 г. № БГ-3-05/344, не являются объектом налогообложения выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).

К таким договорам, в частности, относятся договоры аренды (за исключением договора аренды транспортного средства с экипажем).

В отношении договора аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем необходимо иметь в виду следующее.

По указанному договору арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (статья 632 ГК РФ).

Таким образом, по договору аренды транспортного средства с экипажем начисление и уплата налога производится с выплат в пользу членов экипажа (в нашем случае — с работника-арендодателя).

Заключение договора безвозмездного пользования

Работник может передать личный автотранспорт в безвозмездное пользование организации.

В этом случае отношения между работодателем и работником регулируются главой 36 ГК РФ «Безвозмездное пользование».

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

При этом следует иметь в виду , что согласно пункту 1 статьи 690 ГК РФ передать вещь в безвозмездное пользование может только ее собственник или лицо, управомоченное на это собственником или законом. То есть работник вправе передать в безвозмездное пользование автомобиль только в том случае, если он является его собственником, либо имеет право распоряжаться им на основании доверенности, выданной собственником.

На основании статьи 695 ГК РФ ссудополучатель (в нашем случае — организация) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования.

При использовании автомобиля для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров или же с выполнением работ, оказанием услуг, расходы на содержание автомобиля учитываются для целей налогообложения на основании пункта 1 статьи 253 НК РФ.

Следует иметь в виду, что при заключении такого договора налоговые органы могут потребовать доначисления налога на прибыль исходя из рыночной стоимости оказанной физическим лицом услуги на основании подпункта 8 статьи 250 НК РФ, согласно которому внереализационными доходами, подлежащими налогообложению налогом на прибыль, признаются, в частности, доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг).

Как подписаться >>>

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

КонсультантПлюс:Форумы

Какие нужны документы для обоснования выплаты сотруднику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях
16.03.2006
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации. В нем устанавливаются размеры такой компенсации. Кроме того, в бухгалтерии должна быть копия технического паспорта автомобиля. Об этом «УНП» заявила Надежда Киреева, главный государственный инспектор отдела налогообложения прибыли (доходов) УФНС России по г. Москве.
Также, как утверждает эксперт, нужно вести учет служебных поездок. Для этого используются путевые листы.
Если же работник пользуется машиной по доверенности, то компенсация выплачивается в таком же порядке, что и за машину, принадлежащую сотруднику на праве собственности, заявила Н. Киреева.
Я читала письмо Минфина, что компенсация устанавливается. Но если сотрудник не каждый день использует машину, то компенсация выплачивается пропорционально этим дням. Все поездки должны быть подтверждены путевыми. Ну а на расход бензина всегда существовали нормы…
Есть и вот такое мнение:
Хозоперации и налоги: тенденции спорных вопросов
Выпуск от 02.07.2009
Нужны ли путевые листы для учета расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей
(Постановление ФАС Центрального округа от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008)
Работники организации использовали в служебных целях личный транспорт. Компания выплачивала им компенсации, которые относила на расходы. Инспекция сочла это неправомерным в связи с непредставлением налогоплательщиком путевых листов и доначислила ему налог на прибыль.
Суд, поддержав организацию, указал, что выписывать путевые листы сотруднику, использующему личный автомобиль в служебных целях, налогоплательщик не обязан. Согласно положениям Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и п. 3 Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57 путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта организации, а не поездок работников на личном транспорте, даже если они осуществляются в служебных целях. Поэтому доначисление налога на прибыль было неправомерным.
Тенденция вопроса
Аналогичные выводы — Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу N А48-6436/05-8
Противоположная позиция — Письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006
Смотрите сами. Сумма компенсации достаточно высокая.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

• Возмещение за пользование и естественный износ машины;
• Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.
Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года). Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг. Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

• Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
• Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
• Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

• Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
• Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации стоимости ГСМ и ремонта, выплачиваемые работникам помимо компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Суммы компенсации расходов работника на приобретение ГСМ и на ремонт автомобиля не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при условии соответствующего документального оформления.

Обоснование вывода:

Статья 188 ТК РФ устанавливает, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Иными словами, при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:

— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества.

Размер выплат за использование личного имущества определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Главой 23 НК РФ не установлены нормы компенсаций за использование личного транспорта работников в служебных целях. При этом нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, в целях исчисления НДФЛ не применяются (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).

С учетом изложенного представители финансового ведомства высказывают мнение, что компенсационные выплаты (включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя), производимые в соответствии со ст. 188 ТК РФ организацией работнику за использование его личного автомобиля в служебных целях, освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора (смотрите, например, письма Минфина России от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, от 26.09.2017 N 03-04-06/62152).

Учитывая изложенное, полагаем, что суммы компенсации стоимости ГСМ и ремонта, выплачиваемые вашей организацией работникам, не облагаются НДФЛ.

В то же время следует учитывать, что в приведенных выше письмах Минфина России обращается внимание на то, что в организации должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

К таким документам, по мнению чиновников, относятся, в частности, и путевые листы (смотрите, например, письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192).

Страховые взносы

В силу п. 1 ст. 420 НК РФ для организаций объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в том числе в рамках трудовых отношений.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, определен в ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.

Подпункт 2 п. 1 ст. 422 НК РФ содержит перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами. Это все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).

В этой связи предусмотренные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личных автомобилей при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование. Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

По аналогии с НДФЛ оплата организацией расходов работника по использованию личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами только при соответствующем документальном оформлении таких расходов (смотрите, например, письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097).

К сведению:

По мнению налоговых органов, за время отсутствия работника на рабочем месте (например, отпуск, командировка, больничный лист и т.п.) компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

>Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать

Налогообложение компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта

ИА ГАРАНТ

Трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере — 50 000 руб. в месяц. Данная компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как учитывается выплата данной фиксированной компенсации для целей налога на прибыль?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли (в пределах норм, установленных Постановлением N 92) и не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора, только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. Расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

При этом необходимо учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Налог на прибыль

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

• путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. (смотрите также письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690);

• журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер) и т.п.;

• отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости (цели) этой поездки;

• расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);

• должностная инструкция (или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника, занимающего определенную должность и др. (смотрите также письма Минфина от 26.05.2009 N 03-03-07/13, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы (раздел «Налог на прибыль»), подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).
Отметим, что, в отличие от писем, касающихся налога на прибыль, прямо о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора). Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ. Доводы проверяющих могут быть, например, таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует. В Вашем случае значительность определенной к выплате суммы, возможно, обусловлена маркой и объемом двигателя автомобиля. Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. То есть нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества. Иными словами, для целей исчисления НДФЛ сумма выплаты должна быть обоснована, в противном случае возникает вопрос о наличии экономической выгоды директора (ст. 41 НК РФ). Заметим, все сказанное нами в этой части является нашим экспертным мнением и не гарантирует отсутствие спора с проверяющими.

Страховые взносы

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 30.11.2016 N 401-ФЗ и от 19.12.2016 N 448-ФЗ) Налоговый кодекс РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 «Страховые взносы», вступившим в силу с 01.01.2017.

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ. Так, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Следует отметить, что поскольку приведенные нормы главы 34 НК РФ в целом аналогичны положениям п. 2 части 1 ст. 9 утратившего силу Закона N 212, то, по мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов следует руководствоваться разъяснениями Минтруда России, данными по соответствующему вопросу ранее (письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082). В этой связи обращаем внимание, что и ранее контролирующие органы указывали, что сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

В то же время в письмах Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92, от 26.02.2014 N 17-3/В-82, от 25.07.2014 N 17-3/В-347 и ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 пояснено, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть для возможности применения положений пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ организация также должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях. Кроме того, в письме от 12.03.2010 N 550-19, п. 3 письма от 06.08.2010 N 2538-19 Минздравсоцразвития России разъясняло, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели). Получается, если размер возмещения указанных расходов должен быть обоснован, то дни фактического использования имущества должны быть учтены и при расчете компенсации для целей обложения страховыми взносами.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;

— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

Из статьи Вы узнаете:

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.

Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327.

В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», компенсация за использование личного транспорта в служебных целях и суммы возмещения расходов не облагаются страховыми взносами. При этом не облагаются взносами компенсации и возмещения в полной сумме, установленной соглашением между работодателем и работником (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Работник не является собственником автомобиля

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является спорным. Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов), Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@ (в отношении НДФЛ). Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.

Однако российское законодательство не содержит четкого определения термина «личное имущества», то есть им может считаться имущество, принадлежащее на любом законном праве, в том числе на праве владения и пользования по доверенности. Такое мнение высказал Высший арбитражный суд в Определении от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу № А76-24083/2012. Так что, уважаемые коллеги, наш суд оказался если не самым гуманным, то, по крайней мере, вполне справедливым. Начало судебной практике на высшем уровне положено, и, несмотря на то, что пока такое решение вынесено в отношении страховых взносов с компенсации за использование работниками транспорта, управляемого по доверенности, есть основания надеяться на аналогичную точку зрения и в отношении НДФЛ.

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Налоговый учет компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях учитывается в расходах при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» также могут уменьшить налогооблагаемую базу на суммы компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом суммы компенсации учитываются в налоговых расходах в пределах норм, как и для расчета налога на прибыль.

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля	Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц)
до 2000 куб. см включительно	1 200,00
свыше 2000 куб. см	1 500,00

! Обратите внимание:

• Нормы расходов на компенсацию за использование личного транспорта уже включают в себя все затраты, связанные с его использованием в служебной деятельности (ГСМ, ремонт, техобслуживание, мойку и т.д.). Таким образом, никакие сверхнормативные суммы компенсации за использование личного транспорта и возмещения расходов не уменьшают налогооблагаемую базу ни по налогу на прибыль, ни по «упрощенному» налогу (Письмо Минфина России от 26.02.2013 № 03-11-11/82; Письма УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@, от 20.09.2005 № 20-12/66690).

Работник не является собственником автомобиля

Так же, как и в случае с НДФЛ, Минфин считает, что при управлении автомобилем по доверенности, суммы компенсации не учитываются в налоговых расходах (Письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49). Однако я уже упоминала Решение ВАС, согласно которому к «личному» имуществу сотрудника относится и автомобиль, принадлежащий на праве владения или пользования по доверенности, поэтому есть шанс отстоять в суде право включать в расходы такую компенсацию. Решать, какой вариант выбрать, конечно, только Вам.

! Обратите внимание:

• В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87). То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни (см. пример расчета в конце статьи).
• Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.

Начисление компенсации за использование личного автомобиля и отражение в бухгалтерском учете

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетами затрат (20, 23, 25, 26, 44). В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, в расходах учитывается вся сумма компенсации и возмещения затрат, согласованная между работником и работодателем и подтвержденная документально.

Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля

Возьмем за основу Образец соглашения об использовании личного транспорта из предыдущей статьи.

По соглашению менеджеру по продажам за использование личного автомобиля MITSUBISHI LANCER 1,6 выплачивается:

• Ежемесячная компенсация 5 000,00 руб. в месяц;
• Возмещение расходов на бензин по нормам расхода, установленным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (7,7 л / 100 км).

3 сентября работник сдал в бухгалтерию утвержденный руководителем отчет об использовании личного транспорта за август с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в августе составил 1 500 км. Кроме того, сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске 14 дней (18.08.14-31.08.14). Рассчитаем сумму компенсации за использование личного автомобиля и сумму возмещения расходов за август:

• Сумма компенсации за август составит 5 000 / 31 * 17 = 2 741,94 руб.
• Сумма возмещения расходов на бензин 1 500 * 7,7 / 100 * 32,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-92 согласно чекам АЗС) = 3 753,75 руб.
• Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в августе составит 6 495,69 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.
44	73	6495,69	Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотруднику
73	51	6495,69	Перечислена компенсация на карту сотруднику

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 5 295,69 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Итак, целых две статьи я посвятила вопросу компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях: от документального оформления до начисления и отражения в учете. Выводы можно сделать следующие:

1. Начислять компенсацию за использование личного транспорта сотруднику выгоднее, чем добавлять эту сумму, например, в премию, как часто делают работодатели. Это связано с тем, что на сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ (в общем случае), а вот премии облагаются и взносами и НДФЛ.

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля. Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. НК РФ (часть 2)

2. Федеральный Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Кодексы, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

4. Определение ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу N А76-24083/2012

С Решениями ВАС РФ можно ознакомиться на информационном портале Электронное правосудие http://kad.arbitr.ru/