Не всегда даже опытному бухгалтеру удается сразу с первого раза заполнить 6-НДФЛ без единой ошибки. К сожалению, избежать их сложно, и порой известно о них становится уже после отправки документации в налоговую. В такой ситуации единственным выходом становится корректировка 6-НДФЛ.

В каких случаях корректировка не поможет

Существует целый ряд ошибок, из-за которых впоследствии необходимо срочно приступать к заполнению корректировочного документа. Но есть и такие ошибки, что исправить с помощью уточненки не получится. К ним относятся неверно внесенный ИНН, код ИНФС, ошибка в уточнении периода, за который происходит заполнение формы.

Все эти недочеты являются на самом деле серьезными ошибками, из-за которых ИНФС откажется принять переданный ей первичный отчет. В этом случае работодателю важно помнить о крайнем сроке предоставления отчетности. При малейшей задержке передачи документов в налоговую на него могут наложить штраф.

При каких ошибках подается уточненка по 6-НДФЛ

В других случаях исправить выявленные в форме ошибки сможет уточненка по 6-НДФЛ. Стоит заметить, что для отчитывающегося лица будет лучше, если все недочеты будут выявлены им самим, чем позднее налоговиками. Причиной тому является ст. 126 НК. В ней говорится о штрафе, который должен быть начислен отчитывающемуся лицу за предоставление искаженных сведений.

Заполнить и отправить в налоговую корректирующий отчет придется в случае, если в основной форме 6-НДФЛ были допущены такие ошибки:

• КПП. Такая ошибка не является критичной, поэтому ИФНС будет принят такой документ. Но следует позаботиться о своевременном предоставлении уточненной информации.
• ОКТМО. О его уточнении может прийти документ от ИФНС лишь в том случае, если этот код не входит в территорию под курированием ИФНС. Но в случае если указанный код окажется входящим в сферу охватывания ИНФС, то отчитывающееся лицо ожидает начисление, которое будет осуществлено ИНФС по неправильно ранее указанному ОКТМО.
• При наличии у компании обособленных подразделений, имеющих учеты в одной ИФНС. Заполнять отчетность следует по каждому подразделению в отдельной форме. В случае предоставления информации обо всех находящихся на территории одного ИФНС подразделений в едином документе, исправление ошибки возможно лишь через корректировочные документы.
• Неверно отраженные величины ставок и предоставление их в неразделенной форме. Информация по разным ставкам обязана предоставляться в разных листах отчета.
• Численность лиц, которым были осуществлены компанией определенные виды выплат. А также удержание с них налогов, которые должны были проводиться и перечисляться в налоговую в выделенный для этого срок. При выявлении подобных ошибок следует быть готовым к претензиям, которые обязательно будут предъявлены ИФНС по причине несоответствии внесенной в отчет информации.

Особые ситуации и штрафы

К ним относится несколько видов:

• При ошибочном введении ОКТМО, который отнесен к территории, находящейся под кураторством ИФНС, в которую и был передан документ, следует вначале позаботится об устранении вероятности начисления по нему суммы. Для этого по ошибочно введенному коду происходит заполнение уточненки с нулевыми значениями. Такая мера позволяет аннулировать ранее введенный ошибочный код. Затем желательно в ИФНС передать также письмо, в котором должно быть пояснение, содержащее причину аннулирования ранее предоставленного отчета. В это же время следует постараться также передать отчет уже с правильно внесенным кодом ОКТМО. Любая просрочка передачи этого документа станет причиной наложения штрафа.
• При ошибке, проявляющейся в объединении сведений, которые обязаны быть разделены по специальным подразделениям, оформление уточненки происходит лишь по отношению к ранее отправленному отчету. В другие подразделения осуществляется сдача отчетов в первичном варианте. Передача отчетов должна быть осуществлена вовремя, просрочка по сроку спровоцирует начисление штрафа.
• Ошибочное использование права несдачи отчетности. Такая ситуация возникает в случае, когда у работодателя в определенный период нет работников, по которым ранее происходила выплата дохода, и он решает воспользоваться правом не предоставлять 6-НДФЛ. Но по каким-то причинам он упустил из виду некоторые виды начислений, который были проведены за отчитываемый период. Поданная им впоследствии отчетность будет являться первичной.
  При подаче документа позже выделенного срока работодатель обязан будет уплатить штраф. Застраховаться от подобной неприятности можно подачей нулевой отчетности. В этом случае отчетность будет принята налоговой, а при выявлении ранее неучтенных доходов можно будет спокойно отправить уточненный документ.

Когда происходит заполнение корректировки

Отличий от заполнения первичного 6-НДФЛ уточненный документ не имеет. Вся суть документа заключается в том, что предоставляются заново ранее указанные данные, но в правильной форме.

Но когда должна сдаваться корректировка 6-НДФЛ, как сделать, чтобы за ошибку не было начисления штрафа? Нужно своевременно обнаружить ошибку самостоятельно — до обнаружения ее в ИНФС. Если до момента проверки документа с ошибкой в ИНФС будет передан уточняющий документ, то работодатель сможет избежать наказания.

Отличное видео про уточненную корректировочную декларацию:

Как уточнить 6-НДФЛ за квартал, за полугодие, год

Например, вы сдали в налоговую декларацию 6-НДФЛ, а позже обнаружили ошибку при заполнении или получили требование подать уточненку от налоговиков после камеральной проверки. Что делать в данном случае? Необходимо исправить данные и устранить ошибки, сделать отчет заново, выгрузить файл из учетной программы и отправить в свою ИФНС. Так избежите штрафов. Как правильно расчет 6-НДФЛ Вы узнаете в данной статье.

Например, в случае, если после сдачи 6-НДФЛ за полугодие вы обнаружили, что в расчете за I квартал была допущена ошибка, приведшая к занижению суммы дохода и, соответственно, к занижению базы по НДФЛ и удержанной суммы налога, придется сдать два уточненных расчета (и за I квартал, и за полугодие). Ведь раздел 1 заполняется нарастающим итогом с начала года, а значит, неправильными были все представленные в этом году расчеты.

Примечание: Письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@ к меню

Как составить и сдать уточненный расчет заполнение 6-НДФЛ за квартал

Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ обязательно сдавать, если после сдачи первичного расчета:

• изменились данные о суммах доходов и налога (например, налог был пересчитан);
• обнаружили ошибки в первичном расчете.

Например, если в первоначальной форме указали неправильный КПП или ОКТМО налогового агента, то придется сдавать уточненный расчет. Заявлением о корректировке реквизитов первичного отчета тут не обойтись (письмо ФНС России от 23 марта 2016 г. № БС-4-11/4900).

Расчет с ошибочным ОКТМО придется аннулировать. Для этого подайте уточненку с этим же ОКТМО, а во всех цифровых показателях проставьте нули. Это необходимо для того, чтобы убрать из лицевого счета ошибочные начисления. Если просто сдать уточненку с верным ОКТМО, ошибочные начисления так и останутся. К нулевой уточненке приложите сопроводительное письмо или пояснительную записку. Напишите, что сдаете расчет, чтобы закрыть ошибочные начисления. На это указывают представители ФНС России в частных разъяснениях.

На титульном листе в строке «Номер корректировки» проставьте «001» при сдаче первого уточненного расчета, «002» – второго и так далее. Об этом сказано в пункте 2.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

к меню

Указали в 6-НДФЛ неверные даты выплаты дохода, удержания и уплаты НДФЛ. Что будет если не сдать уточненку?

Штраф за каждый расчет 6-НДФЛ с недостоверными сведениями – 500 руб. Но его можно избежать, если вы успели обнаружить ошибку и подать уточненный расчет до того, как ошибку нашли инспекторы. Помимо организации, инспекторы выпишут штраф руководителям.

Примечание: Ниже приведены некоторые ситуации, когда необходимо сдать уточненную форму 6-НДФЛ за квартал, полугодие или год.
к меню

Неверно указан КПП или ОКТМО

Получится ли уточнить КПП письмом, не сдавая уточненки?

Нет, обойтись письмом не получится – сдайте уточненку. Инспекторы настаивают именно на таком подходе в письме ФНС России от 23 марта 2016 г. № БС-4-11/4900@.

В уточненном расчете записывается правильный КПП и номер корректировки. Далее формируется новый файл с формой 6-НДФЛ и заново отправляется в ИФНС. Исправлять КПП в самом файле не нужно, такой отчет просто не примут. Потому что у каждого файла есть свой идентификатор. И если налоговики получат отчет 6-НДФЛ с тем же номером, вам пришлют уведомление об отказе в приеме. Составить и сдать уточненный расчет поможет схема действий.

Что делать при обнаружении ошибок в 6-НДФЛ в КПП или ОКТОМО

Если налоговый агент обнаружил, что в расчете 6-НДФЛ указан неверный КПП или ОКТМО, ему следует исправить ошибку. Для этого он должен подать в инспекцию два расчета: «уточненку» с пустыми строчками (с соответствующими КПП или ОКТМО), и первичный расчет. Подробности — в письме ФНС России от 12.08.16 № ГД-4-11/14772@.

к меню

Неверно заполнили строки 110-120 раздела 2 формы 6-НДФЛ за квартал

Выдали зарплату 3 марта 2016, а налог перечислен 10-го марта. В строке 110 раздела 2 прописали 3 марта, а в строке 120 – 10-е. Как быть?

Это ошибка, поэтому сдайте уточненку и укажите по строке 120 4 марта 2016 года. Строку 110 заполнили верно – указали дату, когда удержали налог при выплате. А вот по строке 120 отражают день, не позднее которого налог нужно перечислить в бюджет. В рассмотренном случае это 4 марта – следующий день после даты, указанной по строке 110.

Потому что по закону в строке 120 указываются даты, не позднее которых должен быть перечислен налог в бюджет. Эти даты указывайте в соответствии с пунктом 6 статьи 226 и пунктом 9 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20 января 2016 г. № БС-4-11/546). Как правило, это день, следующий за днем выплаты дохода. Но, к примеру, для больничных и отпускных срок перечисления налога в бюджет другой: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты. Если установленный срок перечисления налога приходится на выходной день, в строке 120 укажите ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ, письмо ФНС России от 16 мая 2016 г. № БС-4-11/8568).

к меню

Заполнение 6-НДФЛ с завышенными доходами сотрудников

В данном случае сдайте уточненку и скорректируйте завышенную базу для расчета НДФЛ. Хотя сдать уточненку налоговый агент обязан только тогда, когда занизил налоговую базу. В рассмотренном случае база для расчета НДФЛ завышена. При этом искажаются данные по лицевым счетам налогоплательщика – сотрудника или исполнителя по ГПД, которому приписали лишний доход. Кроме того, возможно, вы удержали лишние суммы налога при выплате человеку, а значит, нарушили его права. Это нарушение трудового и гражданско-правового законодательства. Поэтому безопаснее подать уточненный расчет по 6-НДФЛ и вернуть суммы, которые неверно удержали у физлица, или зачесть их при следующей выплате.

Примечание: В бухучете же излишне начисленный доход и НДФЛ сторнируйте в месяце, в котором исправили ошибку.

Сдавать ли уточненку по 6-НДФЛ при перерасчете отпускных

Если работодатель произвел перерасчет отпускных, выплаченных работнику в предыдущем отчетном периоде, это еще не означает, что за прошлый период придется сдать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ. Все зависит от того, в какую сторону изменилась сумма отпускного дохода.

Примечание: Письмо УФНС по г.Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940

Если в результате перерасчета отпускных производится доплата, то уточненку сдавать не потребуется. В таком случае сумма доплаты попадет в 6-НДФЛ за тот период, в котором она была произведена. А поскольку раздел 1 расчета заполняется нарастающим итогом, то в нем будет отражена полная сумма отпускных с учетом перерасчета.

А вот если после перерасчета сумма отпускных уменьшилась, то работодателю придется сдать уточненный расчет за период, в котором были начислены первоначальные отпускные. В разделе 1 уточненного 6-НДФЛ нужно будет указать уже новую, уменьшенную сумму.

к меню

Не указали граждан-арендодателей

Подайте уточненку и скорректируйте количество физлиц по строке 060 раздела 1 формы. Проверьте также суммы доходов и НДФЛ и в первом, и во втором разделах расчета. Если и тут есть искажения, поправьте их тоже. Потому что, в расчет при заполнении 6-НДФЛ за 2020 год включают выплаты не только за сотрудников, но и за всех тех, для кого организация – налоговый агент по НДФЛ.

к меню

Указали в 6-НДФЛ неверные даты выплаты дохода и срока уплаты НДФЛ. Что будет, если не сдать уточненку?

Штраф за каждый расчет с недостоверными сведениями – 500 руб. Но его можно избежать, если вы успели обнаружить ошибку и подать уточненный расчет до того, как ошибку нашли инспекторы. Помимо организации, инспекторы выпишут штраф руководителям. Как исправить расчет, смотрите в таблице:

Где ошиблись	Что делать
Ошиблись в дате дохода (строка 100) Например, в строку 100 вписали день фактической выдачи зарплаты	Подайте уточненный расчет. По строке 100 укажите дату фактического получения дохода. Например, для доходов в виде оплаты труда – это последний день месяца, за который начислили зарплату, а для вознаграждений по гражданско-правовым договорам – день выплаты вознаграждений
Ошиблись в сроке уплаты НДФЛ (строка 120) Например, по строке 120 указали дату платежки по налогу, а не срок по Налоговому кодексу РФ	Подайте уточненный расчет. В строки 120 вписывайте даты, не позднее которых должен быть перечислен налог в бюджет. Эти даты указывайте в соответствии с пунктом 6 статьи 226 и пунктом 9 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20 января 2016 № БС-4-11/546). Как правило, это день, следующий за днем выплаты дохода. Но, к примеру, для больничных и отпускных срок перечисления налога в бюджет другой: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты. Если установленный срок перечисления налога приходится на выходной день, по строке 120 укажите ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ, письмо ФНС России от 16 мая 2016 № БС-4-11/8568)

Июньскую зарплату выдали в июле

При этом в 6-НДФЛ раздел 1 заполнили строку 080 (сумма налога, не удержанная налоговым агентом).

В рассмотренном случае строку 080 не заполняют. В этой строке речь идет о суммах, которые организация должна была удержать, но по каким-либо причинам не смогла этого сделать. К примеру, при выплате дохода в натуральной форме.

Подайте уточненку, в которой в строке 080 поставьте нули, если не было выплат, с которых не получилось удержать налог.

к меню

Выплатили декабрьскую зарплату 13 января. Но в строке 130 раздела 2 не указали доходы 2015 года.

Подайте уточненку. В разделе 2 укажите доходы, по которым удержали налог в период с 1 января по 31 марта (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

Строки 100–140 в уточненном расчете заполните так:

• в строке 100 запишите дату дохода 31.12.2015,
• в строке 110 – дату выдачи денег 13.01.2016,
• в строке 120 – следующий рабочий день 14.01.2016,
• в строке 130 – сумму дохода, которую перечислили на дату по каждой строке 100,
• в строке 140 – сумму налога, которую удержали на дату по каждой строке 110.

к меню

Подали по ошибке заполненный 6-НДФЛ

В отчетном периоде выплат не было, а отчет был отправлен, заполненным с предыдущими данными.

Порядок заполнения 6-НДФЛ не предусматривает аннулирование Декларации. Поэтому подается уточненный расчет. На титульном листе в строке «Номер корректировки» ставится «001» при сдаче первого уточненного расчета, «002» – второго и так далее. В остальном декларация заполняется, как нулевая, с пустыми значениями.

Пени по НДФЛ возможны из-за ошибок в 6-НДФЛ

Примечание: Расчет пеней по налогам
к меню

Уточненку подавать не нужно, в расчете 6-НДФЛ не привело к занижению или завышению суммы налога

Если зарплату, выданную 30 сентября, налоговый агент по ошибке включил в расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев, то представлять уточненный расчет за этот период не нужно.

Примечание: Письмо ФНС России от 15.12.16 № БС-4-11/24065@

Согласно письму налоговой службы от 24.10.16 № БС-4-11/20126@, если сентябрьская зарплата выдана работникам 30 сентября, то в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев эту операцию нужно указать только в разделе 1. А в разделе 2 данная выплата должна отражаться при заполнении годового расчета. Объясняется это тем, что срок перечисления налога, удержанного с сентябрьской зарплаты, наступает 3 октября 2016 года.

Примечание: Хотя, можно перечислить и 30 сентября — это не нарушение.

Положения пункта 6 статьи 81 Налогового кодекса. Согласно этой норме, «уточненка» подается в том случае, если налоговый агент обнаружит, что в первоначальном расчете не отразил какие-либо сведения или допустил ошибку, которая привела к занижению или завышению суммы налога.

Поскольку отражение операций по выплате зарплаты за сентябрь в расчете за девять месяцев не привело к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, то представлять уточненный расчет за данный период не нужно. Кроме того, поскольку сведения о сентябрьской зарплате уже отражены в расчете 6-НДФЛ, то повторно указывать их в расчете 6-НДФЛ за год не требуется.

к меню

Уплата недоимки после представления уточненной декларации не спасет от налоговой ответственности

Минфин России в письме от 13.09.16 № 03-02-07/1/53498 напомнил условия, при соблюдении которых уточненная декларация поможет избежать ответственности за неуплату или неполную уплату налога.

Меры ответственности за неуплату или неполную уплату сумм налога (сбора) в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий, установлены статьей 122 НК РФ. В общем случае за такое правонарушение налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от неуплаченной суммы налога (сбора).

Примечание: Штраф по налогам когда дают?

Однако налогоплательщик может избежать ответственности по статье 122 НК РФ. Для этого необходимо представить налоговикам уточненную налоговую декларацию до момента, когда налогоплательщик узнал о том, что контролеры выявили занижение облагаемой базы, или о том, что они назначили выездную проверку. Но перед этим необходимо заплатить недостающую сумму налога и пени (п. 4 ст. 81 НК РФ).

В Минфине отмечают, что если налогоплательщик заплатит недоимку и пени после представления «уточненки», то это не спасет его от штрафа, поскольку такая последовательность действий не освобождает от ответственности по статье 122 НК РФ.

к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. Заполнение 6-НДФЛ за квартал, полугодие, год 2020
   Статья поможет правильно заполнить ежеквартальную отчетность 6-НДФЛ. Дан пример, образец заполнения декларации, сроки сдачи
2. СРОКИ ПЕРЕЧИСЛЕНИЯ, Дата возникновения дохода для УПЛАТЫ НДФЛ
   Приведены сроки перечисления НДФЛ в бюджет с отпускных и других выплат. А также дата фактического получения дохода для уплаты НДФЛ
3. ВОПРОСЫ и ОТВЕТЫ по 2-НДФЛ, Куда сдавать справку, уточненная форма
   Вопросы и ответы по справке 2-НДФЛ. Какие доходы включать. Куда сдавать справку: по месту головного офиса или в обособленном подразделении. Как сдать уточненную 2-НДФЛ

Все работодатели, которые выплачивают работникам зарплату, должны ежеквартально заполнять и сдавать расчет 6-НДФЛ. Таких работодателей называют налоговыми агентами.

Сдавать форму 6-НДФЛ нужно в налоговую по месту своего учета в следующие сроки:

• за первый квартал – не позднее 30 апреля;
• за полугодие – не позднее 31 июля;
• за девять месяцев – не позднее 31 октября;
• за год – не позднее 1 апреля следующего года.

Порядок заполнения расчета довольно запутанный, поэтому часто налоговые агенты делают ошибки. За ошибки налоговики могут оштрафовать на 500 рублей. Но если опередить проверяющих и подать уточненный расчет, то штраф компании не грозит.

Если налоговый агент быстрее налоговиков найдет ошибку и успеет сдать уточненку, то он освобождается от штрафа.

Какие ошибки нужно исправлять?

Согласно ст. 81 НК подать уточненный расчет нужно в следующих случаях:

1. неотражение сведений;
2. неполнота их отражения;
3. ошибки, приводящие к занижению суммы налога;
4. ошибки, приводящие к завышению суммы налога.

По нашему мнению, причин для представления уточненки больше. Например, если указать неправильную дату фактического удержания налога, то это не приведет к занижению или завышению НДФЛ. Но от нее зависит срок перечисления налога в бюджет. Данный показатель расчета и дату фактического перечисления налога в бюджет налоговики сверяют с банком. В результате камеральная проверка может закончиться штрафом в размере 500 руб. за недостоверные сведения.

Все ошибки: серьезные и несущественные — лучше исправить. И чем быстрее, тем лучше.

Самые популярные ошибки в расчете 6-НДФЛ:

• Не правильно указаны даты получения доходов и сроки перечисления НДФЛ;
• Ошибки в суммах доходов, вычетах, суммах налога;
• Неверные КПП или ОКТМО при наличии обособленных подразделений.

Как заполнить корректировочный расчет?

Уточненный расчет заполняется по форме, действовавшей в период, за который вносятся изменения.

По общему правилу, уточненка заполняется следующим образом.

1. Номер корректировки – «001», «002» и т.д. Например, «001» указывает на то, что расчет исправляется впервые.
2. В строках, где допущены ошибки, указываются верные значения. Остальные показатели заполняются теми же данными, что и в первичном расчете.

Пример. Исправление сумм налогового вычета, исчисленного и удержанного налога

При заполнении расчета 6-НДФЛ за 3 квартал 2017 года ИП не правомерно отразил налоговые вычеты по работнику, что привело к занижению налога. В этом случае налоговый агент должен пересчитать, удержать и перечислить НДФЛ, а также подать уточненный расчет.

В 6-НДФЛ неверно указаны КПП или ОКТМО

Организации, в структуре которых есть обособленные подразделения, должны заполнять форму 6-НДФЛ по каждому обособленцу. При этом на титульном листе расчета указывается КПП и ОКТМО каждой обособки, даже если они стоят на учете в одной инспекции.

На практике нередко встречается следующая ошибка – вместо КПП и/или ОКТМО обособки в расчете указаны данные головной организации.

Для исправления данной ошибки придется сдать два расчета:

1. Уточненный расчет к ранее ошибочному расчету. В нем указывается:

• КПП и ОКТМО из первичного — ошибочного расчета;
• соответствующий номер корректировки – 001, 002, 003 и т.д.;
• нулевые показатели всех разделов.

Первичный расчет с отражением:

• правильных КПП и ОКТМО;
• номера корректировки – 000;
• верных данных всех разделов.

Пример. ООО Ромашка в форме 6-НДФЛ неправильно указало ОКТМО.

Вместо кода 03720000 был указан код 03701000. Для исправления данной ошибки сначала обнуляем старый расчет с неправильным ОКТМО, потом подаем верную первичную форму с правильным ОКТМО и всеми требуемыми показателями.