Кто формирует и выдает по запросу справку 2 НДФЛ

В каждой организации в начале года разрабатывается учетная политика, где необходимо уточнить все детали бухгалтерского и налогового учета. Один из важных приложений к ней является приказ о документообороте. Здесь следует четко отразить состав бланков, сроки подачи каждого и ответственных лиц за формирование и представление отчетности.

Как правило, ответственность за налоговую базу и общие сведения в справке 2 НДФЛ возложены на сотрудника, который начисляет заработок. Это объективно, так как именно он отвечает за полноту представляемых данных, и проходящую первичную информацию.

Юридические лица, где в штате есть сотрудники, обязаны:

• Вести учет заработка, полученного работниками;
• удерживать подоходный налог;
• отслеживать числа, когда НДФЛ нужно перечислять в казну;
• отчитываться о начисленных доходах по каждому работнику по форме 2 НДФЛ перед ИМНС и создавать по ним сводный реестр;
• по заявлению сотрудника в трехдневный срок работодатели обязаны сформировать оригинальную справку по месту требования и в нужном количестве.

Документальное основание и общие сведения

До последних изменений в законодательстве подписывать справку 2 НДФЛ для налоговой имел право непосредственный руководитель юр лица или сам ИП. Но жизнь вносит свои коррективы. В настоящее время визировать отчет может как директор, согласно уставным документам, так и его уполномоченный представитель.

Документ, на основании которого представитель имеет право подписи – заранее составленная и завизированная руководителем доверенность. В конце декларации указывают сведения о ней рядом с визой лица, подписывающего НДФЛ 2. Как правило, доверенность оформляется на один год, при необходимости временные рамки меняют или не отмечают вовсе.

Если в учетной политике не установлен перечень ответственных лиц за право подписи документов, его необходимо определить в приказе. Это потребуется для визирования 2 НДФЛ при смене руководителя, временной замене работников на время их отпуска, командировки или больничного листа. В справке, в таком случае указывается лицо, заменяющего отсутствующего сотрудника, и приказ о замене.

Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ

В нормативном документе четко определен перечень лиц, имеющих право подписи справок по форме 2 НДФЛ.

Это:

• Руководитель субъекта хозяйствования или заместитель руководителя, согласно уставным документам;
• доверенное лицо, официально представляющее интересы налогового агента.

Кроме визы, в справке указывают фамилию лица, подписавшего документ только в тех случаях, когда действует доверенность. Для этого отражают соответствующий шифр:

• Если справку подписывает руководитель, указывают цифру 1;
• если подписывает представитель налогового агента, указывают цифру 2. Это будет:
  • Сотрудник бухгалтерии, который начисляет заработную плату;
  • кадровый специалист, ведущий учет личных карточек;
  • главный бухгалтер или его заместитель, с обязанностями контроля над начислением заработка и заполнением отчетных форм в фискальные органы.

Это важно! Если в инспекцию сведения о подразделениях подает представитель, дополнительно указываются данные документа, на основании которого он действует (например, доверенность на право подписи).

По закону кто подписывает справку 2-НДФЛ?

Справка формы 2-НДФЛ требуется для предоставления работодателем сведений о суммах начисленного вознаграждения (дохода) по каждому сотруднику. Дополнительно приводятся данные об удержанных налогах и вычетах, если они положены по глав. 23 НК РФ. Отчетным периодом признается календарный год (полный или нет при увольнении в течение года). Правильно составленный бланк обеспечивает достоверность расчетов с бюджетом, предотвращает применение к предприятию штрафных санкций.

В помощь при заполнении документа ФНС разработаны исчерпывающие Рекомендации (утверждены Приказом под № ММВ-7-11/485@ от 30 окт. 2015 г.). Согласно правилам формирования бланка, начиная с периодов за 2015 г. и далее, утверждает достоверность сведений о начисленных доходах налоговый агент или же уполномоченный представитель. Первый вправе действовать без доверенности, второй обязан указать реквизиты документа (обычно доверенности), дающего право подписывать форму. В любом случае требуется привести расшифровку ФИО и должность.

Обратите внимание! Для документов, представленных за более ранние периоды (2010-2014 гг.) действовал иной порядок. Рекомендации по заполнению разъясняли, что форму могут подписывать любые ответственные лица налогового агента. Дополнительно приводились расшифровка подписи и актуальная должность сотрудника.

Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника

По письменно составленному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему бланк по форме 2-НДФЛ. Цель запроса может быть различной – от подтверждения доходов для оформления кредита в банке до предоставления в социальные органы при получении пособий. Кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников?

НДФЛ с больничного

Правила формирования документа в этой ситуации схожи с общими при сдаче отчетности в органы ИФНС. Подписать сведения должно уполномоченное лицо, назначенное Приказом руководителя предприятия. В качестве таких ответственных лиц могут выбираться следующие специалисты:

• Лица, занимающиеся начислением зарплаты и прочих видов вознаграждений персоналу предприятия.
• Кадровые работники, ведущие учет кадров организации, начисляющие и перечисляющие налоги, формирующие отчетность.
• Главный бухгалтер организации или же его заместитель, имеющий обязанность по расчетам с персоналом, учету заработной платы; контролирующий правильность заполнения отчетности по НДФЛ.
• Руководящие лица предприятия – генеральный директор, директор, его заместитель, учредительными документами уполномоченный на представление интересов налогового агента.

Навстречу реалиям

Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.

Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:

• занимаемую должность;
• фамилию и свои инициалы.

Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.

Право на визирование 2-НДФЛ может иметь и доверенное лицо. Однако в таком случае необходимо оформление доверенности. Согласно установленным правилам, подробные реквизиты этой доверенности следует обозначать в конце справки 2-НДФЛ вблизи с подписью соответствующего уполномоченного лица. Указывать их следует как реквизиты документа, подтверждающего право такой визы:

По закону доверенность от имени юридического лица легитимна при ее подписании:

1. Руководителем.
2. Иным лицом, которое уполномочено законом и/или учредительными документами (прежде всего, уставом фирмы).

Обычно по доверенности подписывать справки о доходах должностное лицо может по умолчанию в течение 1 года, если конкретные временные рамки в ней не обозначены.

А кто, согласно действующим нормативным правилам, может подписывать 2-НДФЛ в 2019 году?