Содержание
Как правильно заполнять авансовый отчет
Все сотрудники, которые получают денежные средства в подотчет, обязаны знать, как заполнить авансовый отчет правильно. Поэтому бухгалтер должен помочь при заполнении бланков, а не делать все сам за сотрудника.
Составляется авансовый отчет лично сотрудником в одном экземпляре. Заполняется бланк авансового отчета с двух сторон. На лицевой стороне надо написать название предприятия, отдел организации, дату заполнения, ФИО, должность и указать, на какие цели получены и были израсходованы средства, выданные ему в подотчет. Указывается количество первичных документов и приложенных листов к отчету.
В табличной части бланка указывают полученную сумму, отражают остаток или перерасход. На оборотной стороне перечисляют в хронологическом порядке все подтверждающие документы с указанием сумм затрат. Подводится итоговая денежная сумма и ставится личная подпись. К бланку прикрепляются оригиналы всех документов. Практичнее наклеить документы на лист А4 и пронумеровать их.
В случае, если прилагаемых документов оказалось больше, чем строк, к авансовому отчету прикладывают несколько бланков оборотных сторон отчета и на каждом сверху делают надпись «продолжение авансового отчета №____ от ____, ФИО».
Бухгалтер делает записи на бланке с указанием корреспондирующих счетов, сумм и реквизитов кассовых ордеров, по которым окончательно рассчитываются с сотрудником.
Далее в бухгалтерии делают отметку о проверке отчета, утверждают сумму, ставят дату. Расписывается бухгалтер и главный бухгалтер предприятия, затем подают на утверждение руководителю. После утверждения авансовый отчет проводят в бухгалтерии, остаток денег вносится в кассу по приходному кассовому ордеру, а сумма перерасхода выдается на руки сотруднику по расходному кассовому ордеру или перечисляется на его счет по зарплатному проекту.
Сотрудник может сам написать заявление с просьбой удержать из его заработной платы сумму остатка, либо по решению руководства это может быть сделано в случае не возврата денег в течение месяца после окончания сроков расчета.
Наличные деньги из кассы можно выдавать в подотчет только тем сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор и которые отчитались полностью за предыдущие суммы. Сначала работник собственноручно пишет заявление с просьбой выдать ему необходимую сумму денег, указывает цели траты и ставит личную подпись. Руководитель утверждает сумму, устанавливает сроки выдачи средств и предоставления отчета, ставит дату и подпись. После этого бухгалтер имеет право выдавать денежные средства в личный подотчет работнику.
Передавать денежные средства посторонним нельзя. Отчет о деньгах, которые израсходованы, надо предоставлять в течение трех рабочих дней после установленного руководителем срока. Поясню на примерах:
1.После возвращения из командировки надо заполнить авансовый отчет, принести в бухгалтерию проездные документы, командировочное удостоверение, страховку на поездку, багажные квитанции, чек на предварительную продажу билетов, квитанции об оплате за номер в гостинице или договор найма жилья у физического лица. Все это — не позже трех рабочих дней после окончания поездки.
2. В случае приобретения ТМЦ для предприятия или оплаты за услуги или аренду к авансовому отчету прикладываются товарные чеки, акты закупа на рынке, договоры купли-продажи, чеки ККА, счета – фактуры, товарные накладные не позднее трех суток со дня отгрузки товара или оплаты за услуги.
3.Почтовые расходы и переговоры подтверждаются квитанциями, счетами-фактурами, бумажными чеками.
Авансовый отчет предоставляется после расхода заранее выданных денег в качестве аванса. Цели назначения могут быть самые разные:
4. нотариальные действия
При возмещении расходов работников за поездку в командировку за личный счет, авансовый отчет не составляется. На основании приказа руководителя о командировке и отчетных документов, бухгалтерия перечисляет или выдает наличные в полном объеме затраченных средств. Никакого заявления от сотрудника при этом не требуется.
Как выглядеть моложе: лучшие стрижки для тех, кому за 30, 40, 50, 60 Девушки в 20 лет не волнуются о форме и длине прически. Кажется, молодость создана для экспериментов над внешностью и дерзких локонов. Однако уже посл.
Наши предки спали не так, как мы. Что мы делаем неправильно? В это трудно поверить, но ученые и многие историки склоняются к мнению, что современный человек спит совсем не так, как его древние предки. Изначально.
Что форма носа может сказать о вашей личности? Многие эксперты считают, что, посмотрев на нос, можно многое сказать о личности человека. Поэтому при первой встрече обратите внимание на нос незнаком.
13 признаков, что у вас самый лучший муж Мужья – это воистину великие люди. Как жаль, что хорошие супруги не растут на деревьях. Если ваша вторая половинка делает эти 13 вещей, то вы можете с.
Эти 10 мелочей мужчина всегда замечает в женщине Думаете, ваш мужчина ничего не смыслит в женской психологии? Это не так. От взгляда любящего вас партнера не укроется ни единая мелочь. И вот 10 вещей.
Чарли Гард умер за неделю до своего первого дня рождения Чарли Гард, неизлечимо больной младенец, о котором говорит весь мир, умер 28 июля, за неделю до своего первого дня рождения.
Авансовый отчет образец заполнения
Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.
Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены очередные изменения в необходимый пакет для подтверждения командировки .
Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом
Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).
Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в отчет.
В графе 1 указывается порядковый номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.
В графе 2 вносится дата, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.
В графе 4 необходимо указать вид произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские расходы).
В графе 5 вносится сумма расхода денежных средств, если он производился в рублях, а если он производился в иностранной валюте, то данные о сумме заносятся в графу 6.
В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в «Итого» Графы 5 (в рублях), либо Графы 6 (в валюте).
Заполнение бухгалтером организации
После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными документами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии документа, указывает его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные расходы документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.
После проверки правильного оформления документов и расходования денег, бухгалтер на оборотной стороне заполняет графы 7-8, где указывает суммы расходов, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.
Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа «Бухгалтерская запись» заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.
После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.
В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании приходного кассового ордера. а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по расходному кассовому ордеру .
Чем руководствоваться?
Форма авансового отчета (ф. 0504049) и указания по его заполнению приведены в Приказе № 173н*. Обратим внимание на два предписания (приложение № 5 к Приказу № 173н):
- суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета;
- в бухгалтерии заполняются графы 7–10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых к учету.
Так, в авансовом отчете указываются коды счетов аналитического учета счета 208 00 “Расчеты с подотчетными лицами” в зависимости от целей, на которые выданы деньги. Корреспонденция счетов по учету расходов отражается на оборотной стороне (графы 9, 10).
В действующем порядке заполнения авансового отчета не содержится ничего принципиально нового по сравнению с указаниями, существовавшими ранее. Сравнительный анализ положений Приказа № 173н и п. 17 Приложения № 3 к Инструкции № 148н, п. 17 Приложения № 3 к Инструкции № 25н, Приказа № 123н, Инструкции № 107н показывает:
1. С 2000 г. состав показателей лицевой стороны авансового отчета существенно не изменялся. Она содержит графы для указания кодов бюджетной классификации (до 2005 г. – кодов ЭКР, с 2005 г. – номеров счетов, включающих КБК).
2. Форма авансового отчета (ф. 0504049) не изменялась с 2005 г.
3. Официальные указания о порядке заполнения авансового отчета появились в 2005 г. С этого времени прямо предписано указывать не только даты и суммы, выданные под отчет, но и коды аналитических счетов и определено, что для данных о произведенных подотчетным лицом расходах предназначен оборот авансового отчета.
Исторический экскурс был проведен для того, чтобы понять, какие данные следует указывать в графах 1–3 лицевой стороны авансового отчета (ф. 0504049).
Многие бухгалтеры и ревизоры полагают, что в этих графах должны ставиться итоговые бухгалтерские записи по произведенным расходам. Возникает резонный вопрос: зачем два раза писать одно и то же на лицевой и оборотной сторонах? Можно услышать такой ответ: “На оборотной стороне указываются записи по каждому первичному документу, а на лицевой – итоговые по отчету в целом”. Его нельзя считать верным, поскольку Приказ № 173н, как ранее Приказ № 123н, предписывает, что данные о произведенных расходах отражаются на оборотной стороне в графах 7–10.
Где же тогда указывать коды аналитических счетов бухгалтерского учета по выданным авансам, как этого требует Приказ № 173н?
Логика самой формы авансового отчета говорит о том, что он состоит из трех блоков:
- информации о выдаче под отчет (с общим итогом расчетов до возврата денег / выдачи перерасхода);
- информации о возврате денег / выдаче перерасхода (с аналитикой по номерам счетов);
- информации о произведенных расходах (с аналитикой по номерам счетов и с общим итогом расчетов до возврата денег/выдачи перерасхода).
Таким образом, в первом блоке должны быть данные не о расходах, а о выдачах. И это не новшество. Так было как минимум с 2005 г. При этом любой бухгалтер согласится, что информация о том, по каким кодам аналитических счетов был выдан аванс, очень важна.
Если подотчетному лицу выдали 1000 руб. и он на 1000 руб. отчитался, это одна ситуация. А если выдали 1000 руб. по статье 340, а он отчитался на 1000 руб. по статье 310 КОСГУ, это совершенно другое дело. Без указания в авансовом отчете кодов, по которым была выдача, этого не будет видно.
Что же получается? Любому бухгалтеру, ревизору понятно: информация о кодах, по которым выдавался аванс, нужна. Но никто не обращает внимания, что ее в авансовом отчете нет.
Нередко бухгалтеры говорят: “Мы всегда так делали. У ревизоров замечаний не было”. Это свидетельствует лишь о распространенности ошибки. Еще один из типичных аргументов бухгалтеров: “Мы не виноваты, у нас программа так делает”. Подобное оправдание говорит о том, что не только бухгалтеры, но и разработчики компьютерных программ недостаточно внимательно читают нормативные документы, а также о слабой обратной связи бухгалтеров и разработчиков.
Лицевая сторона авансового отчета, заполненная так, как этого требует законодательство, будет выглядеть следующим образом.
Правильность именно такого способа заполнения лицевой стороны авансового отчета становится очевидной, если посмотреть на его оборотную сторону.
Откуда взялся перерасход, если потрачено меньше, чем выдано? Если не указать, по каким КБК была выдача, из авансового отчета этого не понять. Приведенный пример показывает, каким образом отражаются расходы, остаток и перерасход. Все видно и прозрачно. И нет вопросов к блоку данных о выдаче перерасхода и возврату остатка.
Другая распространенная ошибка при заполнении авансового отчета выглядит следующим образом. Допустим, водитель Воротников В.В. приобрел запчасти на 500 руб. и заплатил за ремонт 1700 руб. Нередко можно увидеть такой авансовый отчет.
Основная ошибка не в том, что не проставлены номера и даты первичных документов. В оправдание бухгалтеры нередко говорят: “Зачем их писать, если они все равно приложены?” Ответ один: раз это предусмотрено порядком заполнения авансового отчета, значит, так и нужно делать. Кстати, если бы было несколько документов на приобретение запчастей, недопустимо их объединять в одну строку авансового отчета.
Главная ошибка: вместо того чтобы указать, кому заплатил Воротников В.В. написано, кому выданы деньги. Зачем, если Воротников В.В. и так фигурирует в заголовке авансового отчета? Нужно также обратить внимание, что указывается не только кому, но и за что уплачено, т. е. краткое содержание приложенного документа.
Правильное заполнение в этом случае следующее.
Другая распространенная ошибка выглядит так.
Проблема в том, как указано назначение аванса. Как и в предыдущем случае, графа первичного документа заполнена формально. Сам собой напрашивается вывод, что и выдача аванса под отчет была оформлена так же. Ведь в понятие “хозрасходы” могут быть включены затраты по разным статьям (подстатьям) КОСГУ: 225, 226, 290, 310, 340. Или бухгалтер знал, на что на самом деле сотрудник просил аванс, но не заполнил правильно документы (расходный кассовый ордер, авансовый отчет), или же деньги выдаются под отчет бесконтрольно.
Текст назначения аванса должен однозначно показывать, на какие расходы в интересах учреждения сотрудник был уполномочен.