Какие возможны виды

Условно письмо-ответ на запрос можно подразделить на 2 основные разновидности:

Вид
Положительный ответ на запрос	В таком письме организация, куда поступил запрос, выражает свое согласие на предоставление истребуемой информации
Отрицательный ответ	Наоборот, в письме будет содержаться мотивированный отказ от предоставления запрашиваемых сведений

Основное отличие этих разновидностей писем – в их содержании.

Так, если письмо содержит положительный ответ, в его тексте будет содержаться максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный в запросе вопрос (с указанием ссылок на правовые акты, при необходимости).

В конечном счете, у обратившегося контрагента не должно оставаться каких-либо вопросов, если ответ действительно был дан по существу и в полной мере.

Отрицательный же ответ более краткий, но и он должен содержать мотивированную формулировку, включающую не только причины отказа, но и перечень оснований. Также в отрицательном письме должны содержаться условия, при соблюдении которых организация, сделавшая запрос, сможет все-таки получить нужные сведения.

Как правильно составить и его образец

Перед составлением ответа следует проинформировать заявителя любым удобным способом о получении запроса по указанным в нем (запросе) контактам – телефону, электронной почте или иным образом.

Далее следует приступить непосредственно к оформлению документа.

Бланк письма можноскачать тут.

Оформление производится:

• либо на фирменном бланке организации, предусмотренном для ответов на запросы;
• либо в свободной форме.

Фирменный бланк, как правило, уже содержит в “шапке” наименование организации, дающей ответ, ее юридический адрес, телефон руководителя и поля для простановки исходящего номера документа и даты его составления.

При свободной форме все поля придется формировать самостоятельно, а именно:

1. “Шапка”.

Слева вверху необходимо написать полное название предприятия, дающего ответ, с указанием организационно-правовой формы, адрес нахождения, контактный телефон, дату и номер исходящего документа, а также его наименование – “Ответ на письмо-запрос (номер письма) от (дата регистрации запроса)”.

В правом же верхнем углу ставится должность и ФИО должностного лица, кому направляется ответ, и наименование организации, куда он направляется.

1. Обращение к должностному лицу.

По центру пишется обращение к лицу, которому направляется ответ. Например, “Уважаемая Марина Сергеевна”.

1. “Тело” письма.

Далее нужно написать сам ответ на запрос – положительный или отрицательный (подробности написания формулировки см. далее).

1. Перечень приложений.

Если в ответе на запрос требуется предоставить заявителю копии каких-либо документов, следует указать их перечень.

1. Подпись, расшифровка подписи директора организации, давшей ответ.

Положительно

Положительная формулировка ответа должна содержать:

• реквизиты самого запроса (дата и номер его регистрации);
• пару слов о запросе (основная суть);
• непосредственно сам ответ.

К примеру, при запросе покупателем расценок на товары можно ответить следующим образом:

“В ответ на Ваш запрос от 18 ноября 2017 года № 05-03/273 о предоставлении прайс-листа на новую коллекцию обуви “MaxStyle”, направляем в Ваш адрес актуальный прайс-лист (см. приложение на 5 листах)”.

Отрицательно

При отрицательном ответе текст формулировки должен содержать:

• как и при положительном ответе – реквизиты и краткую суть сделанного запроса;
• причину, на основании которой отклоняется просьба;
• обоснование причины (со ссылкой на федеральные или локальные нормативные акты).

Особенности

Существуют особенности заполнения и отправки официальных ответов на запросы в специфических ситуациях.

На английском

Если организация взаимодействует с иностранными партнерами, возможно, что потребуется вести деловую переписку на английском языке.

В этом случае потребуются стандартные фразы-клише:

Фраза-клише на английском	Перевод на русский
Dear Mr. Walker	Уважаемый мистер Уолкер
In reply to your letter asking for information about…	В ответ на Ваш запрос о предоставлении информации о…
I feel delighted to inform you…	С радостью сообщаю Вам…
I regret to inform you…	С сожалением сообщаю Вам…
Please, inform me if I can be of any further assistance	Пожалуйста, сообщите, если я смогу еще чем-то Вам помочь

О предоставлении документов

Запрос о предоставлении документов должен содержать:

• перечень испрашиваемой документации с указанием количества нужных экземпляров;
• сведения об оплате за предоставление копий (если оплата требуется);
• адрес заявителя, куда будет направлена документация;
• ссылку на нормативный акт, содержащий право (или обязанность) лица, которому направляется запрос, выдавать какие-либо документы.

Формулировка ответа стандартная – если заявитель имеет право получить бумаги, организация направит положительный ответ, в противном случае – отрицательный.

В банк

Банк обязан предоставлять определенную информацию по требованию государственных органов, судебных приставов, СК РФ, ФНС, судов и др.

Ответы на запросы те же – положительные или отрицательные. При отрицательном ответе банк укажет ссылки на законы, регламентирующие отказ в предоставлении сведений о каком-либо клиенте (см. ниже).

Итак, если контрагент или не связанное деловыми отношениями лицо прислало компании запрос о предоставлении информации или документов, организация должна ответить в письменной форме. Ответ может быть как положительным, так и отрицательным.

Свежий номер

В октябре 2016 года «Хабаровский Экспресс» провел журналистское расследование ряда банкротств с признаками мошенничества и опубликовал статьи «Операция «Ликвидация» и «ССМ: следите за руками!» Статьи мы направили в различные органы власти, в том числе — и председателю Арбитражного суда Хабаровского края З.Ф.Софриной, выразив тревогу по поводу, возможно, противоправных действий группы лиц и организаций, описанных в публикациях, безнаказанность которых умаляет авторитет судебной власти и наносит ущерб экономике России. «Надеюсь, предоставленная Вам информация поможет в совершенствовании действующего законодательства», — указывал я цель рассылки в сопроводительных письмах.

Месяц спустя я официально попросил о нашей рабочей встрече председателя суда. И получил, образно говоря, от ворот поворот. Вот как мотивировала свой отказ Зоя Федоровна:

«На Ваше обращение от 21.11.2016 года о совместной рабочей встрече сообщаю, что цели и формы взаимодействия судов с редакциями средств массовой информации установлены статьей 21 Федерального закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» от 22.12.2008 г. № 262-ФЗ, которой не предусмотрено проведение «рабочих встреч», очевидно, как создающее правовую неопределенность относительно порядка и формы их проведения, а также содержания. В связи с этим, удовлетворить Вашу просьбу о рабочей встрече не представляется возможным…»

Вот тебе, бабушка, и Юрьев день! Пришлось открыть статью 21 ФЗ №262, про «цели и формы взаимодействия судов с редакциями СМИ».

Во-первых, оказалось, цели наши совпадают — объективно, достоверно и оперативно информировать о деятельности судов (ч.1 ст.21). Во-вторых, такое взаимодействие со СМИ нацелено на совершенствование законодательства (п.4 ч.2 ст.21). Но среди форм, в самом деле, «рабочие встречи» — не значатся. Однако п.7 ч.2 ст.21 предусматривает «иные формы» взаимодействия, обеспечивающие информирование о деятельности судов.

Следовательно, перечень форм общения с журналистами отнюдь не закрытый, не исчерпывающий. А «в случае, если форма предоставления информации о деятельности судов не предусмотрена, она может определяться запросом пользователя информацией» (ч.2 ст.7 ФЗ №262). Своим запросом я определил такую форму, назвав её рабочей встречей.

К тому же информация о деятельности судов может, по ч.3 ст.7, предоставляться и «во время приема». Словари русского языка «встречу» толкуют как «прием», это синонимы. И еще: ч.1 ст.22 прямо указывает, что «официальным представителем, осуществляющим взаимодействие с редакциями средств массовой информации, является председатель суда…»

Как главный редактор газеты, я предложил председателю суда встретиться, и отнюдь не для создания «правовой неопределенности относительно порядка и формы проведения, а также содержания встречи», как выразила опасение З.Ф.Софрина.

В письме на её имя от 21.11.2016 г. я сообщил, что по должности «встречаюсь с руководителями различных органов власти, в том числе и судебной; что за 48 лет своей журналистской работы не допускал вмешательства в отправление правосудия. Встречи с первыми лицами помогают СМИ полнее информировать общественность, способствуют взаимному пониманию, выясняют, чем пресса, в рамках общественного предназначения, может быть полезна для совершенствования работы органа власти».

И, наконец, процитирую ч.2 ст.2 ФЗ №262: «Если законодательством РФ … предусматриваются иные требования к предоставлению информации о деятельности судов, чем те, которые определены настоящим Федеральным законом, то положения настоящего Федерального закона применяются с учетом требований законодательства РФ…»

Здесь главный момент для понимания нашей ситуации: ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в РФ», разумеется, не может предусмотреть всего и вся, и тогда применяется иное действующее законодательство.

В частности, ФЗ «О средствах массовой информации», который в ст.38 указывает, что граждане имеют право на получение через СМИ сведений о деятельности государственных органов и организаций, их должностных лиц. И эти лица предоставляют сведения СМИ в различных формах. Ст.39 дает право редакции запрашивать информацию, которую обязаны предоставлять руководители госорганов. Ст.47 дает журналисту право «быть принятым должностными лицами в связи с запросом информации».

Статья 58 ФЗ «О СМИ» рассматривает «установление ограничений на контакты с журналистом» как ущемление свободы массовой информации, т.е. воспрепятствование в какой бы то ни было форме со стороны должностных лиц государственных органов законной деятельности редакций и журналистов, что влечет различные виды ответственности.

Уголовный кодекс РФ, например, содержит ст.144 «Воспрепятствование законной профессиональной деятельности журналистов». В составе преступления и непредоставление ответов на запросы информации, и установление ограничений на контакты журналистов с их источниками информации.

Почему председатель Арбитражного суда Хабаровского края З.Ф.Софрина отказала мне в рабочей встрече? Не знаю! Факт, что она воспрепятствовала свободе информации, моей законной профессиональной деятельности — её решение принудило меня к отказу от получения и распространения информации. А мотивы для ст.144 УК РФ не имеют значения.

Станислав Глухов,
главный редактор

P.S. Прошу, согласно статьи 39 ФЗ «О средствах массовой информации», данную публикацию считать запросом информации председателю Арбитражного суда Хабаровского края: была ли правомерной наша просьба о рабочей встрече и представляется ли теперь возможным удовлетворить данную просьбу.