1 июля новый ГОСТ по делопроизводству 2018 года вступил в силу

Требования нового ГОСТ по делопроизводству 2018 должны были начать действовать еще год назад. Делопроизводители провели большую подготовительную работу и уже знакомы с новшествами. О различиях между старым и новым ГОСТ по делопроизводству читайте в статье.

Для кого ГОСТ по оформлению документов 2018 года является обязательным?

Новый ГОСТ с 1 июля 2018 года заменит действующий с 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003. По правилам, которые были установлены старым стандартом, оформляют организационно-распорядительные документы большинство предприятий. Это удобно организациям, взаимодействующим друг с другом по единым нормам и требованиям. Это также позволяет придерживаться единообразия при оформлении внутренних документов.

Поэтому локальными нормативными актами предприятий предусматривалось применение единого стандарта оформления документов.

Если в организации действовал старый государственный стандарт, проверьте, чтобы в нормативных актах ссылки на него были заменены на новый ГОСТ оформления документов с 1 июля.

Что изменилось в новом гост и как теперь организовать работу с нормативно-методическими документами, читайте в журнале «Справочник секретаря».

При введении требований нового ГОСТ по делопроизводству 2018 года, ответственность за их неисполнение может быть предусмотрена на уровне должностных инструкций.

Обратите внимание!

Инструкция по делопроизводству по новому ГОСТу должна быть приведена в соответствие с изменившимися требованиями.

Какие реквизиты включены в ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2018 году?

К организационно-распорядительным документам относятся не только те, что включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».

Любая справка, служебная записка или письмо будет считаться документом только при наличии реквизитов. Для каждого вида документов перечень реквизитов свой.

Как заполняются и как располагаются на бланке документа эти реквизиты, определяет ГОСТ делопроизводство 2018 года.

В правила оформления текстовых документов по ГОСТ-2018 внесены следующие изменения:

• для текстов рекомендовано использовать шрифты Arial (размер 12–13), Calibri (14), Times New Roman (размер 13–14), Verdana (размер 12–13); рекомендуемый интервал 1-1,5 с отступом 1,25 см;
• если в документе более одной страницы, их нумеруют; номер страницы проставляют в середине поля, расстояние от верхнего края листа — не менее 1 см;
• если документ напечатан на обеих сторонах листа, ширина левого поля на лицевой стороне должна быть равной ширине правого поля на оборотной.

Основные изменения, которые содержатся в новом ГОСТ по делопроизводству 2018, касаются реквизитов. Их общее количество осталось таким же, как и в старом ГОСТе — 30. Корректировки внесены, чтобы упростить работу делопроизводителям и кадровикам, надзорным и контролирующим органам. Сравнение списка обязательных реквизитов по старому и новому ГОСТ по делопроизводству представлены в таблице.

Таблица. Сравнение реквизитов старого и нового ГОСТ делопроизводство 2018 года

Номер реквизита	поГОСТ Р 6.30-2003	поГОСТ Р 7.0.97-2016
01	Государственный герб Российской Федерации	Герб, в том числе: РФ, субъекта РФ или муниципального образования
02	герб субъекта Российской Федерации	эмблема
03	эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	товарный знак (знак обслуживания)
04	код организации	код формы документа
05	основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	наименование организации — автора документа
06	идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	наименование структурного подразделения — автора документа
07	код формы документа	наименование должности лица — автора документа
08	наименование организации	справочные данные об организации
09	справочные данные об организации	наименование вида документа
10	наименование вида документа	дата документа
11	дата документа	регистрационный номер документа
12	регистрационный номер документа	ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
13	ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа	место составления (издания) документа
14	место составления или издания документа	гриф ограничения доступа к документу
15	адресат	адресат
16	гриф утверждения документа	гриф утверждения документа
17	резолюция	заголовок к тексту
18	заголовок к тексту	текст документа
19	отметка о контроле	отметка о приложении
20	текст документа	гриф согласования документа
21	отметка о наличии приложения	виза
22	подпись	подпись
23	гриф согласования документа	отметка об электронной подписи
24	визы согласования документа	печать
25	оттиск печати	отметка об исполнителе
26	отметка о заверении копии	отметка о заверении копии
27	отметка об исполнителе	отметка о поступлении документа
28	отметка об исполнении документа и направлении его в дело	резолюция
29	отметка о поступлении документа в организацию	отметка о контроле
30	идентификатор электронной копии документа	отметка о направлении документа в дело

Обратите внимание!

Наименование и номер некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ по делопроизводству совпадают. Это реквизиты с порядковым номером 15 «адресат»,16 «гриф утверждения документа»,22 «подпись» и 26 «отметка о заверении копии».

Как изменится состав и требования к оформлению реквизитов по ГОСТ с 01 июля 2018?

Если сравнить данные приведенные в таблице, видно, что теперь в ГОСТ требования к оформлению документов 2018 сведения об авторе содержат сразу три реквизита — наименование организации (05), ее подразделения (06) и должности лица, составившего документ (07). Появился новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (14). Он используется в случае, когда документ содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или служебную тайну.

Еще один новый реквизит, который нужно будет использовать в соответствии с новым ГОСТ с 1 июля — «Отметка об электронной подписи» (23). Место расположения этого реквизита — там, где ставится обычная подпись. Но новый реквизит содержит несколько элементов:

• текстовую надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа электронной подписи;
• фамилия, имя и отчество владельца сертификата;
• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Новые правила оформления текстовых документов по ГОСТ-2018 коснулись состава реквизита «Адресат» (15). С 1 июля инициалы ставим после фамилии и для юридических и для физических лиц. —Кроме того, при указании фамилии и инициалов должностного лица-адресата, можно будет указывать «г-ну» или «г-же».

Согласно новому ГОСТ по делопроизводству в 2018 году, изменился и состав реквизита «Отметка об исполнителе» (25). Фамилия, имя и отчество лица, исполнившего документ, пишутся полностью. Кроме номера телефона исполнителя, в реквизите можно указать электронный адрес, должность и наименование подразделения.

При указании даты документа в реквизите 10 день можно писать без «0», например, не «01 июля 2018», а «1 июля 2018».

Новый ГОСТ по делопроизводству 2018 скачать можно в правовой базе электронного журнала «Справочник секретаря».

Вывод

Соблюдая требования нового ГОСТ по делопроизводству 2018 можно сократить время на оформление и исполнение документов. Обязательное применение этого регламента закрепите локальным нормативным актом.

Правила оформления текстовых документов по гост 2018

— Предпринимательское право — Правила оформления текстовых документов по гост 2018

Документооборот Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы Работа с документами в организации делится на этапы.

Оформление таблиц по госту 2018 года

Второе – не рекомендуется оставлять ячейки без данных. Можно вставить прочерк (символ «тире»), но не бросать пустую.
Третье – отрывать тему таблицы от самих ячеек при переносе с предыдущей страницы на следующую нельзя. Рекомендуется указывать наименование, делать «шапку», под ней пару – тройку табличных строчек, и лишь после переносить основную часть таблицы на новую страницу.

Начальный кусочек горизонтальной чертой не подчеркиваем. Над второй частью таблицы набираем с левой стороны «Продолжение таблицы» с номером.

Название помещают только над первой частью таблицы. Например: Продолжение таблицы 3. При подготовке текстовых документов с использованием программных средств надпись «Продолжение таблицы» допускается не указывать.

Запрещается заголовки набирать лишь строчными буквами.

Документооборот. требования к оформлению документации

Важно Выполнение заголовка таблицы по ГОСТу 2018 Оформление таблиц по ГОСТу 2018 года предполагает, что заголовок таблицы содержит такие составляющие части:

1. само название графического элемента – «Таблица»;
2. номер таблицы по порядку арабскими цифрами;
3. необходимый знак тире и название с большой буквы.

Наименование должно быть кратким, точным и отражать ее содержимое. При расположении его над самой таблицей абзацный отступ не соблюдается.

Набирается предложение одной строкой, без точки в конце. Пример: Таблица 2.8 – Наименование Недопустимые оплошности Когда речь идет об оформлении таблиц по ГОСТу 2018 года, существуют нюансы, которые ни в коем случае нельзя нарушать.

Что непозволительно при создании таблиц по ГОСТу в 2018 году? Первое – запрещается ставить кавычки или схожие элементы вместо повторяющихся частей таблицы.

Гост по оформлению документов 2017: готовимся к переменам заранее

Между тем, оформление таблиц по ГОСТу 2018 года должно соответствовать общеустановленной схеме. Отметим, что в новом учебном году стандарт не поддавался изменениям, поэтому студентам, которые не в первый раз столкнулись с написанием научно-практического исследования на заданную тему, можно не волноваться.

Но напомнить правила еще раз не будет лишним. В 2018 году требования к оформлению табличек на столько же строги как и годами ранее. Безусловно, их выполнение должно быть наиболее точным и исключать всевозможные опечатки, ошибки и т.п. В нашем материале рассмотрим способы оформления таблиц в соответствии с требованиями и нормативами действующих ГОСТов.

Гост 2.105-95 ескд. общие требования к текстовым документам (с изменением n 1)

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству. Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Гост р 7.0.97-2016 о бланках документов

Внимание Правильно оформите сноски на научную литературу в тексте. Сноски могут быть указаны как внизу страницы, так и в конце всего текста.
Главное, чтобы в каждой ссылке была указана страница, откуда вы брали цитату. 5 Оформите оглавление.

В нем должны быть указаны все главы и подглавы, введение, заключение, список литературы, приложения (если есть).
Лучше всего его сделать автоматическим, чтобы при редактировании текста все оглавление не приходилось переделывать. 6 Оформите титульный лист.

На нем должно быть указано название вашего учебного заведения, ваша фамилия, имя и отчество, название работы, фамилия и имя научного руководителя, место и год защиты работы.

7 В соответствии с требованиями вашего учебного заведения, вложите ваш диплом в папку или переплетите его в центре типографских услуг.

Названия некоторых реквизитов изменены Реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации объединены в один. Это объясняется тем, что разрешается использовать лишь один из них.

Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак» действующего ГОСТа, напротив, разделен и представлен двумя отдельными реквизитами: 02 и 03 «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)».

Новые правила оформления бланков Требования ГОСТ к оформлению бланков текстовых документов в 2017 кардинальным образом не изменились.
Их видовой состав и правила проектирования остались теми же. Поменялись лишь схемы расположения. Это обусловлено тем, что изменения затронули состав реквизитов.

Соответственно, схемы, приложенные к Госстандарту, также несколько отличаются от предложенных в действующем стандарте.

• Темы:
• Оформление документов

Вступление в силу нового ГОСТа по оформлению документов перенесено с 2017 на 2018 год. Тем, кто не успел подготовиться к изменениям, расскажем о них более подробно. Из статьи вы узнаете:

• почему новый ГОСТ по оформлению текстовых документов в 2017 году так и не утвердили;
• появятся ли в ГОСТ по оформлению документов 2017 новые разделы;
• изменятся ли требования ГОСТ к оформлению текстовых документов после 2017 года.

С начала 2017 года многие работодатели ждали вступления в силу нового ГОСТа, регламентирующего правила оформления официальной документации. Однако его утверждение в силу многих причин отложено до лета 2018.
Таким образом, у тех, кто еще не успел привести документооборот в соответствие с новыми требованиями, в запасе осталось еще немного времени.

Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту

Новый стандарт по делопроизводству и документообороту с 1 июля 2018 года сменит ГОСТ Р 6.30-2003. Изменения в сфере оформления документов коснутся всех компаний, независимо от их рода деятельности.

Что именно изменится?

Реквизитов останется по-прежнему 30. Однако есть изменения: часть реквизитов объединили, часть – добавили, а часть – убрали.

Новые реквизиты

По новому ГОСТУ при оформлении документов с 1 июля 2018 года будут применять:

Наименование реквизита	Пример использования
«Наименование структурного подразделения – автора документа» (06)	Реквизит нужен для документов, оформляемых в конкретном подразделении. Наименование лучше писать заглавными буквами. Пример: если документ оформляет бухгалтер, указывают: «БУХГАЛТЕРИЯ».
«Наименование должности лица – автора документа» (07)	Реквизит ставят под названием организации. Например: «ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР».
«Гриф ограничения доступа к документу» (14)	Реквизит ставят, если данный документ могут использовать только некоторые лица. Например, если он относится к коммерческой тайне. Место реквизита: в верхнем правом углу на первом листе документа, на границе верхнего поля.
«Отметка об электронной подписи» (23)	Реквизит ставят в месте, где в бумажной версии поставили бы обычную подпись. Обязательные элементы: текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа подписи, ФИО владельца и срок действия сертификата.

Реквизиты, которые изменили, объединили или убрали

Изменилось соответствие некоторых номеров реквизитам.

• Теперь под номером 04 реквизит «Код формы документа». По прежним правилам применяли 04 – «Код организации».
• Реквизит «Код организации», а также ОГРН (05) и ИНН/КПП (06) объединили со «Справочными данными об организации», номер 08, а не 09, как раньше.
• Объединили прежние реквизиты 01 и 02: теперь существует единый реквизит «Герб» (01). Сюда отнесли герб РФ, гербы субъектов РФ, геральдические знаки и гербы муниципальных образований.
• У реквизита «Виза согласования документа» был номер 24. Теперь этот реквизит называется «Виза», номер присвоили 21.
• Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» (30) использовать больше не будут.
• Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (03) разделили на два разных: «Эмблема» (02) и «Товарный знак (знак обслуживания)» (03).

Реквизиты «адресат», «отметка об исполнителе» и «дата документа»

ГОСТ скорректировал требования к оформлению этих трёх реквизитов:

• Реквизит «Адресат» (15). Его состав расширили. Если компания отправляет обычное письмо, в реквизите все равно проставляют адрес электронной почты. А вот если письмо уйдет по факсу или е-mail, не нужно отмечать полный адрес получателя, достаточно номера факса или электронного адреса. В письма должностным лицам можно ставить «г-ну» или «г-же».
• Реквизит «Отметка об исполнителе» (25). Здесь нужно прописать полностью фамилию, имя, отчество исполнителя, а также указать номер его телефона. Также сведения об исполнителе можно дополнить названием его должности, указанием подразделения, где он работает, электронным адресом.
• Реквизит «Дата документа» (10). Если месяц в документе обозначают словом, а не цифрами, день можно написать без нуля. Например: «5 июня 2018 года», а не «05 июня 2018 года».

Оформлении документов

Шрифты

Для текста предпочтительно использовать: шрифты Times New Roman (размер 13–14), Arial (размер 12–13), Verdana (размер 12–13), Calibri (14); интервал 1-1,5; отступ 1,25 см.

Нумерация

Страницы документов должны быть пронумерованы, если их больше одной. Нумеруют в середине поля на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.

Печать документа

Допускают двустороннюю печать документа. При этом левое поле на лицевой стороне и правое на оборотной должны совпадать по ширине.

Копии

ГОСТ по делопроизводству вводит в 2018 году новые правила для удостоверения копий трудовых книжек: Отметку о заверении ставят в копии документа под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи.

На копиях для внутреннего пользования ставят «Верно», указывают должность заверяющего и дату заверения. Также заверяющий расписывается и делает расшифровку подписи.

На копиях для внешнего пользования нужно указать место хранения оригинала трудовой.

Отметку о заверении следует подкрепить печатью или штампом компании.

Штамп изготавливают специально для заверения таких копий: в его тексте указывается то же адрес хранения оригинала, что и в самой копии. Оттиск печати в копии не должен соприкасаться с подписью.

Нужно, чтобы печать «легла» на часть названия должности (не менее 80%). Оттиск нельзя ставить между должностью заверившего и его фамилией.