Содержание
Что такое журнал учета путевых листов?
Владельцы транспортных компаний, которые не первый год работают на рынке, прекрасно знают, что это за журнал такой и зачем нужно его вести. Новичкам в этом деле придется еще разобраться с рабочей документацией, чтобы не нарваться на штрафы.
28 ноября 1997 года Госкомстат издал постановление, согласно которому вводилась унифицированная форма № 8, обязательная к заполнению всеми транспортными компаниями.
Единая форма, разработанная специалистами Госкомстата, была обязательна к использованию в неизменном виде вплоть до 2013 года.
Начиная с этого периода, владельцы компаний получили возможность разрабатывать свои бланки, но с обязательным указанием всех реквизитов.
То есть владельцам просто разрешили добавить несколько граф, если есть такая необходимость, оформив соответствующий приказ и назначив ответственных за исполнение этого приказа лиц.
Новые правила с увеличением количества реквизитов начали действовать с 1 марта 2017 года. С ними стоит ознакомиться, чтобы получить компенсацию за расходные материалы и снизить налоговую нагрузку.
Водитель, независимо от того, что он водит (автобус, грузовик, тягач, трактор и т.д.), не имеет права выходить на рейс, если у него нет с собой путевого листа.
Есть два способа оформления движения путевых листов:
-
Ежедневная.
Если транспортные средства, что есть на балансе вашей организации, осуществляют ежедневные рейсы, то и журнал они обязаны заполнять ежедневно.
Правда, бывают командировки на несколько суток, когда путевой лист выдается именно на период командировки.
-
Ежемесячная.
Если любые типы перевозок – дополнительный вид деятельности вашей компании, то можно заполнять журнал раз в месяц.
Если в вашей компании нельзя найти лицо, которое было бы ответственным за ведение журнала, можно заключить договор с фирмой, которая, к примеру, занимается техосмотром и ремонтом вашей техники.
Как продать битую машину: 2 случая сбыта + рекомендации
Тщательно составляйте договор, чтобы другая сторона точно знала свои обязанности и не совершала ошибок при заполнении формы. Это поможет вам избежать спорных ситуаций и проблем с Налоговой.
Как вести журнал учета движения путевых листов: подробно
Предпринимателей волнует, как правильно оформлять журнал учета путевых листов, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами и чтобы не запутаться самому.
1) Ключевые требования к ведению записей журнала учета движения путевых листов.
Бланк, о котором идет речь, еще называют унифицированной формой № 8 как раз из-за того, что сам образец и порядок его ведения утвержден Госкомстатом.
Есть две основные части, из которых состоит эта форма:
-
Обложка (титульный лист).
Эту часть нужно заполнить первой, написав или напечатав на ней хотя бы наименование организации и дату, которая знаменует начало внесения первой записи. Можно при необходимости пропечатать на обложке адрес организации, реквизиты и прочее.
-
Таблица с графами.
Именно эти графы вам предстоит заполнять в дальнейшем.
Видим, что в табличной части 9 колонок:
1. | Порядковый номер путевого листа |
2. | Дата выдачи |
3. | Личные данные о водителе |
4. | Табельный номер |
5. | Гаражный номер водителя и марка автомобиля |
6. | Подпись о получении листа водителем |
7. | Подпись диспетчера и дата приема путевого листа |
8. | Подпись бухгалтера и дата приема листа |
9. | Примечания |
Все колонки, которые есть в наличии, нужно заполнить в обязательном порядке. Заполненный бланк учета будет иметь вот такой вид:
Вот несколько советов по поводу того, как грамотно заполнить журнал учета движения путевых листов:
- Во избежание фальсификаций все листы лучше сшить и пронумеровать.
- Руководитель компании, а также главбух на обратной стороне тетради обязательно ставят свои подписи, скрепляя их печатью компании.
- Нумерация должна быть сквозной для всего журнала.
- Вести правильно эту тетрадь в ваших интересах, потому что ее наличие позволяет существенно снизить расходы на налоги в конце каждого периода.
- Если люди, ответственные за заполнение журнала, будут относиться к своим обязанностям халатно и налоговая проверка обнаружит ряд ошибок, то не видать вам компенсации за бензин и другие расходные материалы.
Не принципиально вносить данные вручную и систематизировать информацию в виде бумажной книги.
Сегодня многие компании, желая использовать в своей работе новые технологии, хранят всю информацию на компьютере и ведут записи в электронном виде.
Подобная форма учета допускается, но не лишним будет делать резервные копии, чтобы в случае форс-мажора с компьютером, вся информация сохранилась.
Это крайне важно, потому что согласно требованиям Госкомстата все заполненные журналы следует хранить в архиве не менее 5 лет, независимо от того, заполнялись они вручную или в электронном виде.
2) Новые правила заполнения журнала учета путевых листов.
18 января 2017 года Минтранс России издал указ о том, что унифицированная форма изменит свой внешний вид, в первую очередь из-за увеличения количества реквизитов, которые предстоит заполнить.
Если раньше их было 9, то теперь количество реквизитов увеличилось до 14:
1. | Название «Путевой лист» |
2. | Порядковый номер путевого листа |
3. | Сроки действия |
4. | Сведенья о собственнике автомобиля |
5. | Тип и модель автомобиля |
6. | Регистрационный знак авто |
7. | Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж |
8. | Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж |
9. | Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра |
10. | Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра |
11. | Дата и время передрейсового и послерейсового медосмотра водителя |
12. | Штамп, подпись и ФИО работника, что проводит медосмотр |
13. | Отметка о передрейсовом осмотре технического состояния авто |
14. | Подпись и ФИО контролера технического состояния авто |
Естественно, из-за увеличения количества реквизитов изменился и сам внешний вид путевых листов:
Если говорить о других изменениях, то это необязательность штампа или печати в журнале. Хотя никто вас не накажет, если вы по-прежнему будете штамповать свои листы.
Еще во избежание недоразумений о том, кому нужно вести такой учет движения, а кто может обойтись без него, в новом Приказе прописан список компаний, для которых данный журнал необходим. Это:
- владельцы маршрутных такси (и городских, и пригородных, и междугородних);
- компании, имеющие на балансе автомобили, что перевозят грузы разных габаритов;
- организации, что занимаются перевозками с помощью других видов транспорта, например, троллейбусов.
3) Где взять журнал учета путевых листов?
Есть 3 способа обзавестись путевыми листами, чтобы работать по правилам Минтранса:
-
Купить уже готовый журнал.
Они могут продаваться в книжных магазинах вашего города. Если же вы не можете найти подходящую тетрадь в обычном маркете, то вас точно выручит интернет-шопинг.
Готовые журналы по приемлемым ценам продаются на:
- https://www.komus.ru/katalog/bumaga-i-bumazhnye-izdeliya/bukhgalterskie-knigi-blanki-formy/knigi-spetsializirovannye/zhurnal-ucheta-putevykh-listov-a4-50-listov/p/507644/,
- http://cityblank.ru/catalog/journals_of_record_and_registration_of_traffic_and_transport
_traffic/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevykh_listov/, - http://www.labirint.ru/office/150845/,
- http://www.rublank.ru/shop/transport/zhurnaly/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevyh_listov/,
- http://my-shop.ru/shop/products/1717106.html и других сайтах.
-
Скачать бланк в интернете.
Если вы собираетесь заполнять путевые листы в электронном виде и хотите сэкономить на покупке журнала, можно скачать готовый образец на одном из многочисленных ресурсов. Например:
- http://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/zhur-uchet-putevyh-listov-forma-8.html,
- http://mospostavka.ru/page/zhurnal-ucheta-dvizhenija-putevyh-listov-forma-8,
- http://znaydelo.ru/document/journal/ucheta-putevyh-listov.html,
- https://buhnk.ru/buhgalterskij-uchet/kak-zapolnit-zhurnal-ucheta-putevyh-listov-osobennosti/,
- http://spmag.ru/articles/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-forma-8 и т.д.
-
Разработать собственный образец.
Если готовая унифицированная форма нового образца вас не устраивает, допустим, вам не хватает нескольких граф для указания важных данных, вы можете разработать собственную форму.
Но и в этом случае стоит воспользоваться уже готовыми образцами, подготовленными Минтрансом, чтобы не упустить важных реквизитов.
Оформление путевого листа. Пример заполнения.
В нашем видеосюжете представлены обязательные
к заполнению реквизиты путевого листа.
Можно ли создать свой образец журнала путевых листов и как именно это лучше сделать?
Согласно новому Приказу Минтранса, вы можете как скачать унифицированную форму образца, так и разработать собственный бланк, который отвечает интересам вашей компании.
Просто так (сели, поиграли на компьютере и образец готов) ввести свою форму нельзя. Нужно создать соответствующий приказ.
Приказ обязательно издается на фирменном бланке вашей фирмы.
Он должен включать в себя следующие составляющие:
1. | Наименование вашей организации |
2. | Номер и дату составления приказа |
3. | Название документа |
4. | Краткое изложение сути приказа |
5. | Дату ввода приказа в действие |
6. | Круг лиц, которых непосредственно касается приказ |
7. | Перечень лиц, которые и будут непосредственно исполнять приказ |
8. | Подписи руководителя |
9. | Печать компании |
10. | Подписи тех лиц, что ознакомились с приказом |
Не важно, используете вы готовую форму или разработали собственный вид журнала учета путевых листов. Главное, чтобы ваша транспортная компания имела такой документ, и он отвечал всем требованиям Минтранса.