НДФЛ с командировочных

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 25.12.2018)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 25.01.2019)При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Удерживается ли НДФЛ с командировочной зарплаты и когда платить налог?

В период нахождения работника в командировке работодатель продолжает начислять ему зарплату — исходя из величины среднего заработка.

Узнать больше о порядке расчета среднего заработка вы можете в статье «Как рассчитывается среднемесячная заработная плата?».

Облагается ли НДФЛ командировочная зарплата? Безусловно, поскольку она является частным случаем оплаты труда (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749). Выплата командировочной зарплаты осуществляется в те же сроки, что и выплата обычной зарплаты.

Если командируемый и работодатель имеют договоренность о выплате зарплаты на карту и у первого возникли сложности с ее обналичиванием или даже расходованием — например, в силу того, что на местности нет банкоматов его кредитного учреждения (или интернета вообще), то работодатель может отправить деньги почтовым переводом (п. 11 Положения).

Но когда платить НДФЛ с командировочных? Так как с точки зрения налогового учета командировочная зарплата — полный аналог обычной, НДФЛ с нее платится в те же сроки — на следующий день после удержания. А удержание происходит со следующей первейшей выплаты после наступления дня признания дохода полученным, то есть последнего дня месяца начисления дохода.

Пример

Иванов И. И. съездил в командировку в июне 2018 года на 10 дней. Он получил зарплату за июнь (в которую включена командировочная часть) 1 июля. Налогооблагаемый доход признается по состоянию на 30 июня. НДФЛ по всем частям зарплаты подлежит удержанию 1 июля, уплате — 2 июля.

Удерживаются ли с суточных налоги и в какие сроки происходит их уплата?

Теперь поговорим о порядке уплаты и сроках уплаты НДФЛ с командировочных в виде суточных. Они выдаются работнику на личные расходы (питание, оплата транспорта внутри города, в который он уехал, и иные цели, которые он вправе не конкретизировать).

Удерживается ли НДФЛ с суточных? Нет, если они не превышают:

• 700 рублей в день на одного сотрудника — при командировках по России;
• 2500 рублей в день на одного сотрудника — при командировках за рубежом.

Суточные сверх указанного лимита уже подлежат обложению НДФЛ.

Суточные признаются налогооблагаемым доходом по состоянию на последний день месяца, в котором бухгалтерия организации-работодателя утвердила авансовый отчет, составленный вернувшимся из командировки работником (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это необязательно тот месяц, за который начисляется командировочная зарплата, поскольку сроки утверждения отчета работодатель определяет самостоятельно и может сдвигать их довольно значительно относительно дня получения отчета от работника (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

То, в каком месяце работник получил суточные на руки, не имеет значения с точки зрения налогового учета.

Срок уплаты НДФЛ с командировочных в виде суточных — следующая ближайшая выплата, начиная от дня признания суточных доходом.

Пример

Знакомый нам Иванов И. И. сдал авансовый отчет по своей командировке 20 июня. Суточные по этому отчету подлежат признанию доходом по состоянию на 30.06.2018. НДФЛ по суточным будет удержан с зарплаты Иванова, выплачиваемой, как мы уже знаем, 1 июля, и уплачен в бюджет 2 июля.

Налогообложение командировочных: нюансы

Работодателю, осуществляющему налоговый учет командировочных в части зарплаты и суточных, следует иметь в виду, что:

1. В случае увольнения сотрудника НДФЛ на командировочные расходы, представленные суточными, удерживается в день увольнения (притом что данный доход признается полученным в этот день, а не в конце месяца).

Это следует из рекомендаций ФНС, отраженных в письме от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@. Там сказано, что при определении даты признания трудового дохода полученным нужно ориентироваться на положения п. 2 ст. 223 НК РФ. В нем есть норма, по которой в случае увольнения доход признается полученным в последний день работы.

Сверхлимитные суточные, действительно, правомерно считать трудовым доходом, в то время как нормативные суточные трудовым доходом не являются. Это следует, в частности, из положений п. 2 ст. 422 НК РФ о том, что страховые взносы не начисляются только на нормативные суточные — по п. 3 ст. 217 НК РФ. На большие суммы начисляются, как на зарплату.

2. В случае отправки сотрудника в однодневную командировку НДФЛ на суточные в пределах лимита также не начисляется.

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 11.09.2012 № 4357/12. Содержащуюся в п. 11 Положения норму о том, что работодатель в случае однодневной командировки не платит суточные, можно не брать в расчет.

Суд посчитал, что даже при однодневной командировке суточные носят компенсирующий характер и не образуют дохода работника. Как следствие, не возникает основания для начисления на них НДФЛ.

***

Есть два вида командировочных выплат — зарплата за период командировки и суточные. При этом суточные подразделяются на нормативные (на них не начисляется НДФЛ) и сверхнормативные (на них налог начисляется). Командировочная зарплата, как и обычная, признается подлежащим обложению НДФЛ доходом по состоянию на конец месяца, за который произведено начисление. Суточные — по состоянию на конец месяца, в котором утвержден сданный работником авансовый отчет.

Какие расходы возмещаются командированному работнику

Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.

Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.

До начала командировки работодатель должен:

• установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
• подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.

Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:

• на проезд;
• аренду жилого помещения;
• дополнительные расходы на проживание (суточные);
• иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).

Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.

С примером такого внутреннего документа вы можете ознакомиться в статье «Положение о служебных командировках — образец 2019».

Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Что из командировочных облагается НДФЛ?

Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

См. также: «: Нюансы уплаты при загранкомандировках».

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

• при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
• нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

О том, какие ограничения с 2017 года действуют для освобождения суточных от страховых взносов, читайте в материале «На какую дату пересчитывать валютные суточные для взносов?».

Нужно ли уплачивать НДФЛ при однодневных командировках, читайте в публикации «Минфин — о взносах при однодневных командировках».

Пример

В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.

Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 марта на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.

Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).

Также пример налогообложения командировочных расходов приведен в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):

• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

См. также «Даты в билетах не совпадают с датами командировки — Минфин напоминает про НДФЛ».

• комиссия за услуги аэропортов;
• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 НК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2018-2019 годах».

Как платить страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34. В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

• не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России;
• не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

Для решения актуальных бизнес-задач компании и индивидуальные предприниматели вправе направлять сотрудников в служебные поездки. Специалист, прибывающий в другой город, несет дополнительные траты, связанные с нахождением вне места постоянного проживания: на аренду жилья, покупку билетов на транспорт, питание, сотовую связь и т.д. Фирма-наниматель обязана компенсировать их в полном объеме с учетом актуальных правил, как рассчитывается НДФЛ с командировочных расходов в 2018 году.

Ст. 168 ТК РФ гласит, что работодатель, направивший специалиста в служебную поездку, обязан компенсировать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома, – выплатить суточные. Их размер устанавливается фирмой самостоятельно исходя из финансовых возможностей и представлений о справедливости. Он фиксируется во внутренних актах организации, например, в коллективном договоре.

Ст. 217 НК РФ, указывает, что суточные не облагаются НДФЛ при условии, что они не превышают следующие лимиты:

• 700 руб. – для поездок по стране;
• 2,5 тыс. руб. – для командировок за рубеж.

Ст. 217 НК РФ обязывает компанию удержать НДФЛ с командировочных сверх нормы. Для этого бухгалтер действует по следующему алгоритму:

• Рассчитывает размер превышения выплаченных суточных над лимитами, указанными в НК РФ.
• Определяет сумму НДФЛ, используя соответствующую ставку: 13% для резидентов РФ, 30% для нерезидентов.

Согласно положениям НК РФ, бухгалтер обязан рассчитать подоходный налог в течение месяца, когда был утвержден авансовый отчет, подготовленный командированным. НДФЛ удерживается со специалиста в момент ближайшей выплаты зарплаты и перечисляются в государственную казну не позднее дня, следующего за этой датой.

Облагается ли НДФЛ стоимость проезда

Ст. 168 предписывает, что фирма-наниматель обязана компенсировать работнику стоимость проезда до места назначения. В ст. 217 НК РФ указывается, что обложение походным налогом не предусмотрено для следующих типов расходов:

• стоимость билетов туда и обратно;
• плата за провоз багажа;
• проезд до аэропорта (вокзала), до места назначения в городе, куда командировали специалиста;
• комиссионные сборы;
• оплата услуг аэропорта.

Важно ! Единственное условие для освобождения выплаченных сотруднику компенсаций от НДФЛ – документальное подтверждение понесенных расходов.

Например, если специалист передвигался на поезде, он представляет фирме-нанимателю билет. Если командировка предполагала перелет на самолете, можно приложить к авансовому отчету квитанцию электронного билета, скан паспорта с отметками о пересечении границы. Чтобы подтвердить расходы на такси, услуги аэропорта, нужно сохранить чеки, квитанции.

Обязанность работодателя начислить налог на командировочные расходы возникает в ситуации, если специалист не смог подтвердить их документально, но компенсацию выплатили. Бухгалтер исчисляет налог в месяце, когда утвердили авансовый отчет, и удерживает из ближайшей заработной платы специалиста.

Отдельного внимания заслуживает вопрос, облагается ли НДФЛ компенсация услуг ВИП-зала. Действующее законодательство не содержит каких-либо ограничений, запрещающих относить данный вид трат к транспортным расходам. На практике вопросы и претензии контролирующих структур не исключены, поэтому фирме лучше иметь объяснение, почему работнику потребовалось VIP-обслуживание в аэропорту. Например, руководитель проводил там переговоры, готовил срочную презентацию. Можно прописать правила относительно подобных издержек в коллективном договоре предприятия.

Код дохода «Командировочные» в справке 2-НДФЛ

Обязательные выплаты сотрудникам, направляемым в служебные поездки, предусмотрены ст. 167-168 ТК РФ. Эти перечисления в адрес специалистов отражаются в справке 2-НДФЛ. Для них предусмотрены специальные коды дохода:

• 2000 – для размера среднего заработка, который, согласно ст. 167 ТК РФ, обязательно сохраняется за командированным работником.
• 4800 – для размера суточных, выплаченных сверх норм, установленных ст. 217 НК РФ, и облагаемых подоходным налогом.
• 4800 – для компенсаций проживания, проезда и иных расходов, не подтвержденных работником документально.

Специальный код дохода «Командировка» в справке 2-НДФЛ отсутствует. Выплаты специалисту, облагаемые подоходным налогом, разбиваются по кодам 2000 и 4800. Суммы в рамках лимитов, освобожденные от налогообложения, не показываются в документе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) (ст. 167, 168 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.

Страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34 «Страховые взносы». В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 «Иные доходы» в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256, ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/).

Пример

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

• строка 100 «Дата фактического получения дохода» — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, — 31.03.2017;
• строка 110 «Дата удержания налога» — дата выплаты очередной зарплаты — 05.04.2017;
• строка 120 «Срок перечисления налога» — 06.04.2017;
• строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — сумма сверхлимитных суточных;
• строка 140 «Сумма удержанного налога» — удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Суточные в 6-НДФЛ

Учет суточных

Суточные, как часть командировочных, относят к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

Пример

В коллективном договоре компания установила размер суточных — 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, — 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. — подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. — признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) — удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) — начислены с суммы сверхнормативных суточных.

Указывается ли код дохода командировочных в справке 2 НДФЛ ? Вопрос достаточно серьезный, и в действительности по нему нередко возникают оплошности даже у профессиональных бухгалтеров. Все дело в том, что справка 2 НДФЛ в принципе является своеобразной налоговой отчетностью. То есть, это декларация, которую налоговый агент – руководитель, оформляет на каждого своего сотрудника. В данной декларации должны быть отображены все виды доходов, которые облагаются налогом. В тоже время, может быть создана справка с признаком 2, в том случае, если доходы есть, но они не подлежат налогообложению. Например, пособие по уходу за ребенком или же пособие по больничному листу.

Указывается ли код дохода командировочных в справке 2 НДФЛ?

Нужно сразу же обратить ваше внимание на то, что сегодня практически все расчеты по справке 2 НДФЛ производятся исключительно на основании применения специальных программ. В программе нужно просто указать код дохода, после чего, определенную сумму дохода, а вот расчет налогообложения будет произведен автоматически.

Обратим ваше внимание на существование определенных особенностей при оформлении командировочных выплат в справке 2 НДФЛ:

1. В справке отображается сумма среднего заработка, который начисляется командировочному работнику, исключительно с кодом 2000. Данный код в принципе отображает сумму заработной платы, начисленной сотруднику по трудовому договору;
2. При выплате суточных, которые являются сверх указанного размера, необходимо данные параметры отобразить в справке с кодом 4800. Данный код отображает все виды доходов, которые попадают под понятие – иные доходы;
3. Помните о том, что суточные в общей сумме, не облагаются ставкой НДФЛ, а посему, и в справке они не отображаются;
4. Установлены четкие границы суточных, которые не облагаются налогом и не указываются в справке. Это сумма в 700 рублей, если командировка протекает на территории России и сумма в 2500 рублей, если командировка является зарубежной;
5. Также данные суммы облагаются страховыми взносам, которые устанавливаются исключительно локальными нормативными актами организации.

Оформление справки

Вы должны понимать, что очень важно правильно оформить документ с учетом всех доходов и в тоже время, нужно исключить возможность указания тех доходов, которые в принципе, не могут облагаться налогом.

То есть, сумму в 700 рублей, которая выделяется сотруднику на командировку в сутки, в принципе, выдается полностью без удержания налогов. Но, если вы, к примеру, выдаете сотруднику не 700, а 1000 рублей, то сумма в 300 рублей должна пройти по справке 2 НДФЛ по коду 4800. Таким образом, из суммы 300 рублей, должен быть исчислен налог в размере 13%. Командированный сотрудник получает стандартную заработную плату, которая также облагается налогом в размере 13%.

Код дохода 2 НДФЛ с продажи земельного участка – 1510. В Справке 2 НДФЛ обязательно указываются все виды доходов, которые облагаются налогами. Если вы решили продать земельный…

В день увольнения организация проводит с бывшим сотрудником окончательный финансовый расчет. При этом работодатель должен выплатить работнику кроме его зарплаты компенсацию за…

Код дохода для 2 НДФЛ по зарплате — 2000. Как вы знаете, справка 2 НДФЛ основывается на указании всех доходов физического лица, которые отображаются в кодовом формате. Справка…

.Код дохода адвоката в 2 НДФЛ — 2010. Следует отметить, что департамент налоговой политики принял решение установить индивидуальный, профессиональный код доходов для адвокатов,…

Доходы в 2-НДФЛ обозначают четырехзначным кодом. За последнее время ФНС меняла коды уже дважды. Какие коды записать в справке 2-НДФЛ при выплате тех или иных доходов работникам, читайте в статье.

Код дохода 3020 в справке 2-НДФЛ

Если физлицо получило доход в виде процентов по вкладам в банках, то такой доход в справке 2-НДФЛ надо показать с кодом 3020.

Напомним, для доходов в виде процентов, получаемых по вкладам в банках, ставке НДФЛ для налоговых резидентов России — 35%, для нерезидентов — 30%.

Когда выдается справка 2-НДФЛ

Справка по форме 2-НДФЛ (утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/) необходима для отражения доходов, получаемых сотрудником за год. Работодатель обязан оформить ее:

• по требованию работника, поставив печать (при наличии) и подпись руководителя (п. 3 ст. 230 НК РФ);
• в ФНС по итогам года на каждого сотрудника.

Справка состоит из пяти разделов, содержащих информацию о налоговом агенте — работодателе, физическом лице — получателе, разбивку доходов по виду и периоду получения, применяемые налоговые вычеты и суммы, облагаемые налогом. Каждый вид дохода имеет 4-значный код, например, кодом 2000 обозначается заработная плата, 2012 — отпускные и т. д. Однако код командировочных в справке 2-НДФЛ не утвержден отдельно, т. к. командировочные в пределах лимитов, установленных налоговым законодательством, не облагаются НДФЛ.

Код командировочных в справке 2-НДФЛ

Работодатель не ограничен в размере командировочных и может устанавливать любые суммы для своих работников, что должно быть закреплено нормативными документами компании. Но следует учитывать, что на территории России Налоговым кодексом установлены минимальные суммы, не облагаемые налогом, а их превышение необходимо указать в справке 2-НДФЛ.

Так, за пребывание в командировке на территории России размер суточных, не облагаемых налогом, не должен превышать 700 руб., а за пределами страны сумма возрастает до 2500 руб. Данные лимиты указаны в п. 3 ст. 217 НК РФ. Командировочные сверх вышеуказанных норм признаются доходом налогоплательщика, и их нужно зафиксировать в справке под кодом 4800 (прочие доходы).

Перечень действующих кодов доходов можно найти в приложении № 1 к приказу Федеральной налоговой службы от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820, вступившему в силу с 1 января 2018 года.

Код 4800 применяется также для отражения иных доходов, не утвержденных вышеприведенным приказом, например доплаты к пособию до среднего заработка за счет средств работодателя (п. 1 ст. 217 НК РФ). То есть код 4800 является универсальным и применяется для всех доходов, которым не присвоена собственная кодировка.

Рассмотрим пример, когда возникает необходимость внесения кода дохода командировки в справку 2-НДФЛ.

В компании «Альянс» установлен лимит суточных в размере 1000 руб. Сотрудник Федоров Т. Ю. направляется в командировку на личном автотранспорте на территории страны сроком на 3 рабочих дня. В подотчет Федоров Т. Ю. получил 3000 руб.

Сумма превышения налогооблагаемого минимума в данном примере будет равна 900 руб.: (1000 — 700) × 3 суток. Эта сумма признается доходом, полученным сотрудником.

Таким образом, сумма, которую необходимо указать в справке 2-НДФЛ под кодом 4800 (прочие доходы), составит 900 руб.

Необходимость внесения командировочных в справку 2-НДФЛ возникает только в случае превышения лимитов, установленных НК РФ. При этом такие доходы отражаются в справке под кодом 4800 «Прочие доходы», так как собственного кода не имеют.

Командировочные расходы

Подотчетные Лица Страховые Взносы Бухгалтерский Учёт — Изменения Расчет Отпусков

Сроки хранения документов Сроки хранения документов по Кадрам Документы по Кадрам

Командировочные Расходы

Бухгалтерский и Налоговый Учёт

Представительские Расходы

Командировочные и Вычет по НДС

По командировочным расходам компания заявляет вычет НДС только в периоде, когда на него возникло на это право.

Если вычет НДС по командировочным расходам осуществляется в периодах, следующих за тем периодом, в котором на него возникло право, то уточненную декларацию нужно подать как раз за этот период.

Ведомство подчеркнуло: подать уточненку можно в течение трех лет после окончания налогового периода, в котором появилось право на рассматриваемый вычет.

Вычет НДС по командировочным расходам установлен другой нормой — п. 7 ст. 171 НК РФ. ФНС отмечает, что в НК РФ не закреплено право заявлять этот вычет в течение трех лет.

Письмо ФНС России N СД-4-3/2@

НДС Налоговые Вычеты

Выплата Суточных

Выплачивать суточные по командировкам свыше 700 руб. не выгодно.

На суточные свыше 700 руб. за день поездки по РФ и свыше 2500 руб. за день загранкомандировки

нужно начислять страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ).

До 2017 года суточные страховыми взносами не облагались.

Для целей налогообложения документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, посадочный талон или контрольный купон электронного проездного документа на железнодорожном транспорте, который нужно распечатать, деловые расходы на такси, проживание в гостинице.

Постановление Правительства № 1595

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Организации на УСН (Доходы) и ИП должны оформлять документы, подтверждающие командировочные расходы и произведенные расходы, а также оформлять авансовые отчеты.

При УСН (Доходы) при определении налоговой базы расходы не учитываются.

Однако на данном спецрежиме обязан соблюдаться порядок ведения кассовых операций согласно положению ЦБ от 12.10.11 г. №373-П.

Письмо Минфина № 03-11-11/46198

Расходы по оформлению виз при направлении сотрудников в командировки, для целей налогообложения прибыли организаций учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на дату утверждения авансового отчета.

Налог на Прибыль

Командировочные на Зарплатные Карты

Командировочные можно перечислять на зарплатные карты

Организация через уполномоченных им сотрудников может осуществлять по

зарплатным банковским картам сотрудников операции, связанные с деятельностью самой организации, в том числе:

• на оплату расходов по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг,
• на оплату командировочных расходов,
• на компенсацию сотрудникам иных документально подтвержденных расходов.

Это необходимо закрепить в учетной политике организации.

Письмо Минфина N 09-01-07/46781

Командировочные у Дистанционного Работника

Суммы возмещения работодателем командировочных расходов дистанционного работника не облагаются НДФЛ.

При служебной командировке работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах и поэтому расходы на оплату суточных осуществляются именно в интересах работодателя, а не работника.

Проезд работника к месту нахождения работодателя является командировкой и на работника распространяются гарантии при направлении работника в служебные командировки, установленные статьей 167 ТК РФ.

Расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе

прочих расходов, при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Письмо Минфина N 03-03-06/1/30978

Направление сотрудника в Командировку

Сотрудники организации направляются в командировки по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы, которым считается место расположения организации.

С данным сотрудником должен быть заключен трудовой договор.

Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер согласно Трудовому договору, служебными командировками не признаются.

При направлении сотрудника в служебную командировку организация возмещает работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (абз. 4, 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. (абз. 4 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Положением о служебных командировках предусмотрена выплата суточных в определенных размерах при однодневных командировках.

При направлении сотрудника в командировку выдается денежный аванс, в том числе и на оплату суточных.

При возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех дней предоставить авансовый отчет об израсходованных суммах с прилагаемыми подтверждающими документами и написать отчет о выполненной работе.

ВЫХОДНЫЕ ДНИ В КОМАНДИРОВКЕ

Дни командировки, включая выходные, отмечаются в Табеле учета рабочего времени организации.

Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» – служебная командировка) и при этом количество отработанных часов не проставляется.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03».

Указывать количество часов, отработанных в такой день нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Производственный Календарь

Бухгалтерский учёт

Для обобщения информации о расчетах с сотрудниками организации по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По Дебету счета 71 отражается выдача работникам сумм под отчет.

По Кредиту счета 71 отражается списание утвержденных руководителем израсходованных сумм на счета учета затрат, материальных ценностей и других счетов в зависимости от характера произведенных расходов.

Связанные с командировкой расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации.

Суммы страховых взносов включаются в состав расходов организации по обычным видам деятельности на дату их начисления (п. п. 5, 8, 16, 18 ПБУ 10/99).

НДФЛ

Компенсационные выплаты, связанные с выполнением сотрудником своих обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, не облагаются НДФЛ (абз. 11 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

К необлагаемым командировочным расходам относятся суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Ограничений для расходов, произведенных работником в командировке с разрешения или ведома работодателя в его интересах, в целях их освобождения от налогообложения НДФЛ также не установлено.

Вопрос об освобождении указанных расходов от налогообложения НДФЛ является спорным.

Порядок выплаты суточных при однодневных командировках определяется внутренними документами или локальным актом организации о служебных командировках.

От НДФЛ освобождены суточные в размере 700 руб. за каждый день командировки в России и 2 500 руб. в день — для заграничных.

Непредставление Документов по Командировке

В случае непредоставления командированным работником подтверждающих расходы документов размер суточных и компенсации расходов по найму жилого помещения устанавливается в размерах, превышающих суммы, освобождаемые от обложения НДФЛ в соответствии со ст. 217 НК РФ.

В отношении компенсационных выплат, связанных с возмещением командировочных расходов, следует иметь в виду, что согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 Кодекса указанные выплаты, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на:

• проезд до места назначения и обратно,
• сборы за услуги аэропортов,
• комиссионные сборы,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• оплату услуг связи,
• получение и регистрацию служебного заграничного паспорта,
• получение виз,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса только суточные не требуют документального подтверждения их использования.

В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов.
Подробнее о НДФЛ с Суточных —

Если работник головной организации направляется в служебную командировку в обособленное подразделение организации, то НДФЛ, удержанный с суммы выплачиваемого ему среднего заработка, перечисляется в бюджет по месту нахождения организации, а не ее обособленного подразделения.

Обособленные Подразделения

Страховые взносы

Возмещение расходов на командировку в виде суточных не облагается страховыми взносами и взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 2 ст. 9 ФЗ от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Суточные не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте.

Командировочные расходы, не включенные в перечень не подлежащих обложению страховыми взносами командировочных расходов, установленный ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ, облагаются страховыми взносами на ОПС, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний на общих основаниях.

Суточные при однодневных командировках

ВС РФ подтвердил, что «суточные» при однодневных командировках не облагаются взносами

Суммы, которые организация выплачивает работникам при командировках на один день, носят компенсационный характер.

Минтруд в 2015 году уже разъяснял, что не надо начислять взносы на выплаты при однодневных командировках, если есть документы, которые подтверждают траты в рабочих целях.

Чтобы не было претензий со стороны налоговой, компании необходимы от сотрудника оригиналы чеков, квитанций, которые подтверждают расход «суточных».

Документ: Определение ВС РФ от 11.08.2017 N 310-КГ17-10343

Подотчетные Лица

Дополнительные услуги в поезде

Стоимость дополнительных сервисных услуг, оказываемых в вагонах повышенной комфортности, включена в стоимость проезда железнодорожным транспортом.

Она формирует единую стоимость проезда в поезде. В связи с этим их стоимость не включают в базу по взносам.

Расходы без авансового отчета

Авансовый отчет об израсходованных суммах работник должен представить в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки.

При отсутствии авансового отчета произведенные работнику выплаты нельзя рассматривать как возмещающие расходы в связи с командировкой. Соответственно, их облагают взносами.

Если суммы на командировочные расходы выплачены работнику в инвалюте и работник не представил авансовый отчет, пересчет в рубли необходимо производить по официальному курсу Центробанка, установленному на дату начисления данных сумм в пользу работника.

Налог на прибыль

Расходы на командировки включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

К расходам на командировки относятся расходы на выплату суточных.

НК РФ не связывает возможность учета суточных в целях налогообложения прибыли с продолжительностью командировки.

Выплата суточных связана с проживанием работника вне места постоянного места жительства более 24 часов.

В целях налогообложения могут быть учтены расходы на командировки, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя в интересах работодателя, которые соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход ограничен суммой 700 руб.

При расчете налога на прибыль суммы суточных сверх норм можно списывать в полном объеме. В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК командировочные затраты, в том числе и суточные, относят к прочим расходам. Порядок и размер таких выплат должен быть закреплен в коллективном договоре или в другом внутреннем акте компании.

Подробнее — в Письме Минфина № 03-04-06/6-368

Страховые взносы, начисленные на сумму компенсации работнику иных командировочных расходов, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату их начисления (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При направлении работника в командировку определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 Кодекса производится организацией — налоговым агентом после утверждения авансового отчета работника, а исчисление и удержание сумм налога производятся в соответствии с п. 4 ст. 226 Кодекса на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме.

Подробнее об этом — в Письме Минфина № 03−04−06/4−5

Проездные Документы

Для признания в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение ж/д и авиабилета документами, достаточными для подтверждения факта поездки, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета; посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту или контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде.

В случае подтверждения расходов на приобретение ж/д или авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли организации дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

Письмо Минфина N 03-03-10/438

Расходы на такси

Оплату такси для рабочих поездок можно учесть в расходах по налогу на прибыль

Затраты на поездки можно включить в расходы, если они связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, экономически обоснованы и документально подтверждены.

Необходимы документы, подтверждающие оплату поездок:

— квитанция об оплате такси;

— маршрут проезда, указанныйв квитанции (например, из гостиницы в офис назначения или обратно, от аэропорта до гостиницы и обратно и др.)

Квитанция такси является бланком строгой отчетности и на ней желательно иметь читаемый оттиск печати владельца такси ( это может быть личная печать ИП или компании – перевозчика).

Обезопасить от претензий поможет приказ с перечнем работников, которым разрешены поездки на такси.

Письмо Минфина N 03-03-06/1/68839

Подотчетные Лица Страховые Взносы Письма Минфина

Сроки хранения документов Сроки хранения документов по Кадрам