Передаточный акт при реорганизации – документ юридически подтверждающий проведение реорганизации компании. Периодически у той или иной компании возникает потребность в реорганизации. На текущим момент не существует единой принятой формы передаточного акта при реорганизации. Рассмотрим основные аспекты формирования документа.

Составление передаточного акта необходимо если осуществляется одна из форм реорганизации: слияние, преобразование и поглощение. При поглощение акт оформляется только присоединенной компанией.

Передаточный акт при реорганизации. Особенности оформления

В Гражданском Кодексе и других законодательных актах указаны основные моменты по оформлению. Сейчас мы попытаемся внести для вас некоторую ясность. Самым актуальным остается вопрос о том, для чего нужен передаточный акт во время реорганизации компании?

Именно в передаточном акте будут отражены все обязательства организации перед кредиторами и поставщиками, потому что при проведении реорганизации они сохраняются.

Особенно актуальным этот вопрос становится для компаний, у которых имеются обязательства перед покупателями. Например, договор купли-продажи определенных товаров. Следует заметить, что все обязательства необходимо включить в передаточный акт, вне зависимости от того, был ли судебный спор или нет.

В передаточный акт при реорганизации также включаются те права и обязанности, которые были установлены после составления акта, если он еще не был подтвержден в государственной регистрации. Налоговая инспекция может отказать в реорганизации компании в том случае, если отсутствует факт передачи прав и обязанностей в передаточном акте. Также же на реорганизацию компании вправе отказать, если информация не будет предоставлена для осуществления государственной регистрации.

В передаточном акте необходимо указать следующие разделы:

• Название документа, дата составления.
• Активы, пассивы и другое имущество компании, которая подлежит реорганизации (один из самых важных разделов).
• Сумма активов и пассивов.
• Приложения, где указана расшифровка активов и пассивов, включая задолженность перед кредиторами и дебиторами.
• Подписи руководителей организации.

Участники компании или уполномоченный орган должен утвердить составленный бланк, где указано решение о реорганизации компании. Утверждение акта происходит собственником имущества или при коллективном решении акционеров. Подписывает данный документ руководитель организации.

Передаточный акт при реорганизации в форме присоединения необходим для полного отражения обязательств присоединяющейся организации с контрагентами. Именно на его основании все они переходят к новой компании. Но это не самостоятельная бумага. Он является приложением к договору двух (или более) участников о присоединении.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк передаточного акта при реорганизации в форме присоединения .docСкачать образец передаточного акта при реорганизации в форме присоединения .doc

В акт должны быть включены абсолютно все обязательства без исключений, даже если руководство компании не согласно с некоторыми из них и по этому поводу ведется судебное разбирательство.

Составные части документа

Передаточный акт является одним из приложений к договору нескольких сторон. Он устроен по тем же принципам, по которым оформляется большинство подобного рода бумаг. В представленном образце содержится вся необходимая и достаточная информация. Акт читается сверху вниз:

• В правом верхнем углу бумаги находится пометка об утверждении документа решением единственного участника либо постановлением общего собрания. В любом случае в ссылках на эти документы необходимо прописывать их дату и номер.
• Наименование акта. Здесь должен упоминаться основной договор, перечисляться названия организации-правопреемника и присоединяющегося юридического лица.

• Прописывается решение о принятии пассивов и активов одной организации другой.
• Отдельной цифрой в начале передаточного акта преподносится общая балансовая стоимость. Ее обычно рассчитывает бухгалтер организации, вычитая из общей дебиторской кредиторскую сумму. Она может быть как положительной, так и отрицательной.
• Перечисление структурного состава активов и пассивов. В него входят: основные средства, материально-производственные запасы, денежные средства на расчетном счету в банке и в кассе, краткосрочные финансовые вложения, расчеты с дебиторами и кредиторами.

Помимо этого, обычно к передаточному акту оформляют несколько приложений. Они соответствуют статьям структурного состава активов и пассивов компании. В них перечисляется все, что есть на счетах компании, в ее собственности (отдельно то, что относится к основным средствам, и отдельно – к финансовым вложениям).

Также через отдельно прикрепленное приложение прописываются цифры финансовых отношения с контрагентами: сколько организации должны, сколько должна организация.

Законное основание

О реорганизации в форме присоединения говорится в 208 Федеральном законе, 10 статье и в 14 Федеральном законе, 53 статье.

При такой форме несколько юридических лиц при присоединении передают свои обязанности перед контрагентами, а также права и привилегии основной компании. И последняя становится обладателем всех этих прав, обязанностей и привилегий.

Заметим при этом, что ИП юридическим лицом не являются. И присоединение является элегантным способом для юридической организации прекратить свое существование. Самая частая причина для этого вида реорганизации – коммерческая выгода владельца. Передаточный акт оформляется на покупателей компании.

Причем согласно 57 статье Гражданского кодекса все описанное вступит в силу только после того, как в государственном реестре компаний появится соответствующая запись о ликвидации присоединяющейся организации.

Изменения

В 2014 году в процедуру реорганизации были внесены некоторые изменения. Они касаются:

• Одновременности. Теперь можно «провернуть» сразу несколько видов реорганизации.
• Количества участников. Фигурировать в документах может только две компании. При этом они обе обязательно должны быть ООО или ОАО, то есть иметь одну и ту же организационно-правовую форму. Об этом четко сказано в Постановлении Пленума ВАС №19, пункт 20 от 18 ноября 2003 года. Затем этот постулат был еще раз закреплен в новом документе.
• Общества не могут преобразовываться в унитарные компании любых видов.

Устав

Организация-правопреемник в обязательном порядке должна вносить в свой устав изменения, которые соответствовали бы присоединяющейся организации. Без них невозможно заимствование прав и обязанностей в полном объеме. Обычно этим занимаются квалифицированные юристы. Любая неточность может значительно сказаться на решении государственного реестра о законности процедуры реорганизации.

Если вся документация оформлена верно, то на всю операцию может уйти три-четыре месяца.

Алгоритм

Реорганизация в форме присоединения – многоступенчатый процесс. В общем виде его можно разделить на следующие этапы:

1. Принятие однозначного решения владельцами (учредителями). Если их несколько, то для документального подтверждения готовится протокол общего собрания. Если один – то оформляется в виде заявления.
2. Оформление договора с организацией-правопреемником.
3. Издание соответствующего приказа.
4. Уведомление сотрудников организации, заблаговременное, в письменном виде. Это необходимо для продуктивного взаимодействия со службами занятости населения.
5. В течение трехдневного периода после издания приказа рассылаются извещения (с подтверждением получения) регистрирующим органам. При необходимости уведомляются внебюджетные фонды присоединяющейся компании.
6. Уведомляются контрагенты.
7. О реорганизации должна быть опубликована заметка в СМИ. Чаще всего это специализированное издание, например, «Вестник государственной регистрации» Причем однократного помещения свежей заметки недостаточно. Она должна быть опубликована дважды. Только так организация может доказать отсутствие желания скрыть какие-либо факты от контрагентов либо третьих лиц.
8. Проводится инвентаризация движимого и недвижимого имущества компании. Оформляются акты проведения инвентаризации.
9. Составляется передаточный акт, он прикрепляется к договору.
10. Внесение изменений в Устав.
11. Закрепить изменения в государственном реестре, налоговой и других контролирующих деятельность компании организациях.

Если с оформлением документов все в порядке, то работники государственного реестра обязаны внести соответствующую информацию в общую базу за три рабочих дня.
Без передаточного акта при реорганизации в форме присоединения весь этот механизм попросту невозможен.

В соответствии с п. 4 Методических указаний передаточный акт по решению (договору) учредителей может включать приложения.

1. Бухгалтерская отчетность.

Состав бухгалтерской (финансовой) отчетности установлен ст. 14 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». По этой отчетности определяется состав имущества и обязательств реорганизуемого общества, а также их оценка на последнюю отчетную дату перед датой оформления передачи имущества и обязательств в установленном законодательством порядке.

2. Акты (описи) инвентаризации имущества и обязательств реорганизуемого общества.

В соответствии с законодательством РФ инвентаризация должна быть проведена перед составлением передаточного акта. Ее результаты будут подтверждать достоверность этих документов (наличие, состояние и оценку имущества и обязательств).

📌 Реклама

3. Первичные учетные документы по материальным ценностям (акты (накладные) приемки-передачи основных средств, материально-производственных запасов и др.), перечни (описи) иного имущества, подлежащего приемке-передаче при реорганизации общества.

4. Расшифровки (описи) кредиторской и дебиторской задолженностей.

Если акт не содержит положений о правопреемстве по всем обязательствам реорганизованного юрлица или он не представлен на госрегистрацию, то в регистрации юрлиц, создаваемых в результате такой реорганизации, откажут.

Кроме того, передаточный акт необходим при госрегистрации прав на недвижимое имущество и регистрации перехода исключительного права.

При других формах реорганизации — присоединении, слиянии, преобразовании передаточный акт составлять не нужно.

📌 Реклама Скачатьобразец передаточного акта.

Передача имущества, прав или обязанностей законна, если подтверждена документально. Заключенного договора не всегда достаточно. Подтверждаться должен сам факт перехода права собственности. Что же такое передаточный документ?

Зачастую заключение договора о продаже имущества или переходе прав или обязанностей воспринимается как юридическое подтверждение передачи права собственности.

Но на самом деле договором лишь определяются условия соглашения. Переход права собственности должен оформляться специальным актом. Что такое передаточный документ?

Общие аспекты

При передаче различных ценностей используются разные формы передаточных документов. Например, товарная накладная, универсальный передаточный документ и т.д.

Но, как правило, необходимость передаточного документа при заключении договора не воспринимается как насущная необходимость.

Происходит так по причине того, что часто договор о заключенной сделке включает в себя условие о незамедлительной передаче предмета сделки после подписания договора.

То есть, по сути, договор одновременно выступает и соглашением о сделке и передаточным документом. Но не всегда объект соглашения передается новому владельцу сразу.

Бывает, что до момента передачи проходит немало времени. В этой ситуации для подтверждения смены владельца требуется оформление специального передаточного документа. Таковой заключается в виде акта, выступающего приложением к договору.

Основные понятия

Передаточный документ, или иначе передаточный акт, является документом, предусмотренным Гражданским Кодексом в качестве свидетельства о полном выполнении сторонами условий договора и фактического исполнения цели соглашения.

Содержание передаточного документа отображает состояние предмета договора на момент перехода права собственности, фиксирует осуществление полной оплаты и иные моменты, предусмотренные договором.

Составляется передаточный документ тогда, когда все оговоренные сторонами условия уже исполнены. После подписания акта о передаче могут произойти различные непредвиденные ситуации.

Предупредить их негативные последствия и должен заключительный передаточный документ, который можно . Во многих случаях заключение передаточного акта считается непременным условием заключения сделки.

Так для государственной регистрации приобретенной недвижимости обязательно потребуется передаточный документ, свидетельствующей о фактической передаче имущества.

Примерная структура передаточного документа выглядит следующим образом:

Полное наименование документа	—
Дата подписания, место оформления	—
Данные об участниках сделки	С указанием реквизитов и/или паспортных данных и юридического/фактического адреса местонахождения/проживания
Основное содержание документа	Здесь может присутствовать несколько пунктов. Указывается предмет договора, основные его характеристики, условия передачи права собственности и факт передачи объекта новому владельцу
Текст об отсутствии у покупателя претензий к предмету договора	И к исполнению условий соглашения другой стороной. Отображается отсутствие у продавца неисполненных обязательств по предмету договора. Отмечается, что документ составлен в двух экземплярах и подписан обеими сторонами
Подписи сторон с обязательной расшифровкой	—

Назначение документа

Нужно понимать, что подписание договора не означает, что право собственности на предмет соглашения перешло к новому хозяину. Данное право возникает лишь после окончания процесса регистрации и получения специального свидетельства.

Во многих случаях от момента подписания договора до дня получения регистрационного свидетельства проходит от нескольких дней до нескольких недель.

Фактический переход объекта соглашения происходит лишь после подписания акта о передаче.

Большинство собственников считают, что после подписания договора их обязанности относительно проданного объекта прекращаются.

При этом они прекращают заботиться о предмете договора. В то же время новый собственник еще не вступил в свои права. Весь этот промежуточный период предмет договора остается бесхозным, никто не заботится о его состоянии и сохранности.

После подписания передаточного акта продавец всецело передает свои обязанности относительно предмета договора покупателю.

При этом если объект соглашения пострадает по вине продавца после подписания передаточного документа покупатель вправе обратиться в судебные органы с требованием о возмещении или аннулировании сделки.

Точно также ущерб нанесенный покупателем предмету договора после подписания передаточного документа никак не отображается на положении продавца.

Действующие нормативы

В законодательстве передаточный документ рассматривается с точки зрения применения его при правопреемстве и при передаче недвижимости.

Так в ст.59 гл.4 ГК РФ говорится о необходимости передаточного акта при правопреемстве реорганизованного юрлица в отношении всех его должников и кредиторов, включая порядок правопреемства в связи с изменениями, какие могут произойти после подписания передаточного акта.

Здесь же сказано о том, что вновь созданному юрлицу будет отказано в госрегистрации в случае непредставления передаточного акта вместе с учредительной документацией.

Ст.556 ГК РФ определяет необходимость составления и подписания передаточного документа при заключении сделки о покупке или продаже недвижимости.

Именно момент подписания передаточного акта, а не госрегистрация прав, признается моментом фактического перехода права собственности от продавца к покупателю.

При этом приемопередаточный акт необходим как при сделках с первичной недвижимостью, так и с вторичной.

Заполнение бланка передаточного акта

Юридическую силу передаточный акт имеет только при условии правильного заполнения. Что нужно обязательно отображать в этом документе?

Законодательством не предусмотрено унифицированной формы передаточного акта. Сказано только, что один экземпляр акта должен иметься у каждого из участников сделки, и оговорено обязательное наличие подписей сторон.

Основной текст передаточного акта составляется в свободной форме, но в обязательном порядке указываются:

Идентифицирующие реквизиты акта	Название, дата и место составления
Сведения об участниках соглашения	—
Информация о предмете договора	Качественные, количественные и иные значимые характеристики
Данные об отсутствии претензий	—
Подписи	Участвующих в сделке сторон

Также возможно включение в передаточный акт дополнительных пунктов. Например:

Передача определенных документов	Ключей от недвижимости, погашенных счетов по коммунальным платежам и прочее
Условие об исполнении финансовых обязательств	И отсутствии материальных притязаний
Любые условия	Которые стороны сочтут важными

По предмету соглашений

Заключение соглашения необходимо при купле-продаже недвижимости, аренде недвижимых объектов, дарение или безвозмездной передаче и т.д.

Как правило, стороны оформляют договор, в котором подробно описываются:

• предмет соглашения;
• участвующие стороны;
• условия сделки;
• права и обязанности сторон, возникающие после подписания договора.

Договор подписывается сторонами соглашения. Однако подписание документа означает, что стороны согласны с оговоренными условиями.

Наличие подписей не подтверждает выполнения договорных условий. Факт исполнения должен подтверждаться отдельным документом, каковым и становится передаточный акт.

С юридической точки зрения переход права собственности удостоверяется госрегистрацией сделки, после чего новый владелец получает право собственности на предмет соглашения.

Но до регистрации с объектом договора может произойти все что угодно. В итоге новоиспеченный собственник получает вместе с правом собственности объект, не отвечающий изначальным условиям договора.

Риски существуют и для продавца. Покупатель может сам повредить имущество и заявить, что получил его именно в таком состоянии, требуя от продавца возмещения.

Все подобные негативные моменты и предусмотрены законодателем, что выражено в необходимости фактического подтверждения перехода имущества.

К договору дарения

Регистрация договора дарения не требует обязательного наличия передаточного акта. В гл.32 ГК не сказано о необходимости его оформления. При регистрации УФРС не требует предоставления акта.

В ст.556 ГК сказано о передаче недвижимости покупателю продавцом по передаточному акту либо иному передаточному документу.

Как создать акт приемки законченного строительством объекта в эксплуатацию смотрите в статье: акт сдачи-приемки строительных работ.

Про акт приема-передачи квартиры при продаже, .

Но при этом никак не упоминается сделка дарения, поскольку таковая относится к безвозмездным сделкам и уже содержит передачу объекта.

О договоре дарения сказано в ст.572. Здесь определено, что по договору дарения даритель передает безвозмездно или обязуется передать одаряемому в собственность вещь либо имущественное право.

Договором дарения одаряемый освобождается от имущественной обязанности по отношению к дарителю или третьему лицу.

Если в договоре сказано о необходимости встречной передачи вещи, права или обязательства, то подобный документ не может признаваться договором дарения.

Но в то же время стороны договора могут по собственному желанию составить передаточный акт.

Документ становится подтверждением того, что условия договора дарения исполнены в полном объеме. Также передаточный акт определяет точную дату, когда одаряемый стал законным владельцем предмета дарения.

При купле-продаже гаража

В случае осуществления сделок с недвижимостью оформление передаточного акта обязательно. Им фиксируется передача объекта, отчуждаемого по договору, и отсутствие взаимных претензий у частников сделки.

Передаточный акт является частью необходимого пакета документов, который подается в Регпалату для регистрации сделки. Подшивать акт к договору не требуется.

Купля-продажа гаража относится к разряду сделок с недвижимостью. Если новый владелец желает стать официальным собственником гаража, то ему надлежит зарегистрировать право собственности.

При этом наличие передаточного акта непременно. Важность акта в том, что он фиксирует состояние гаража на момент его передачи новому владельцу.

Прежний собственник может не сразу освободить гаражное помещение и в случае нанесения ущерба имуществу покупатель вправе требовать возмещения в судебном порядке.

Составляется акт передачи гаража в простой письменной форме. Условия передачи определяются по согласованию сторон. При этом акт может составляться как приложение к договору.

Также можно включить акт в текст договора, обозначив условие о том, что договор одновременно считается и передаточным актом. В этом случае договор имеет силу передаточного акта. При желании стороны могут заверить акт передачи у нотариуса.

К контракту аренды

Наличие передаточного акта при заключении соглашения об аренде можно рассмотреть на примере аренды земельного участка. Правоотношения относительно аренды земли регламентирует ст.22 ЗК РФ и гл.34 ГК РФ.

В соответствии со ст.609 ч.1 ГК контракт об аренде земельного участка заключается в письменной форме. В договоре содержаться условия передачи имущества арендатору (ст.607 ч.3 ГК). Иначе договор считается не заключенным.

Арендодатель обязан предоставить земельный участок арендатору в состоянии, которое соответствует условиям арендного контракта и целевому предназначению имущества (ст.611 ч.1 ГК).

То есть закон предусматривает передачу арендуемого имущества. Однако ни ГК, ни ЗК не обязует стороны составлять передаточный акт для подтверждения факта передачи объекта договора.

Что касается иных объектов недвижимости, то здесь закон однозначен. Передаточный акт должен быть при любой передаче сооружения или здания (ст.655 ГК).

Но независимо от необходимости составления передаточного акта по контракту аренды, составлять его крайне рекомендуется в любых случаях.

Во-первых, так предупреждаются споры относительно времени фактической передачи объекта аренды. Во-вторых, акт может подтвердить передачу документов, необходимых для использования арендованного имущества.

При реорганизации предприятия

Порядок правопреемственности при реорганизации юрлиц определяет ст.59 ч.1 ГК РФ.

Здесь говорится о том, что в содержании передаточного акта должно наличествовать положениям о правопреемстве по всем имеющимся обязательствам реорганизуемого юрлица касательно дебита/кредита.

Здесь же отображается порядок определения правопреемства, связанный с видоизменениями, какие могут произойти после подписания передаточного акта.

Утверждается акт учредителями юрлица либо органом, вынесшим решение о необходимости реорганизации.

Вместе с учредительной документацией передаточный документ подается для госрегистрации образованного юрлица. При непредставлении акта о передаче прав и обязанностей в госрегистрации будет отказано.

По ГК РФ реорганизация юрлица может проходить в пяти разных формах. Каждая из них имеет свои особенности и цели. Что должен заключать в себе передаточный акт при реорганизации?

Особых норм законом не предусмотрено. Ст.59 определяет лишь общую структурность документа. Основополагающие моменты, какие следует учесть при составлении:

В акте должны присутствовать положения о правопреемстве	По всем абсолютно обязательствам реорганизованного юрлица, в том числе и оспариваемым. То есть в акт включаются все наличествующие обязательства по кредиторским и дебиторским задолженностям
Обязательства отображаются в оценке	Соответствующей бухгалтерской отчетности
В качестве приложения к акту	Может выступать детальная информация обо всех активах и обязательствах юрлица
Передаваемое при реорганизации	Имущество может оцениваться по рыночной, остаточной или иной стоимости
При оценке активов по остаточной стоимости	Их суммовые значения должны соответствовать показателям бухгалтерской отчетности

При преобразовании

С 1.09.2014 отдельные положения законодательных нормативов РФ признаны утратившими силу и подверглась изменения ч.1 гл.2 ГК РФ. В частности ст.58-59 ГК действуют в редакции ФЗ №99 от 5.05.2014.

Прежде всего, ФЗ №99 исключил из ч.1 ГК упоминание о разделительном балансе. Единственным документом, определяющим права и обязанности юрлиц при реорганизации, стал передаточный акт.

При этом необходимость составления передаточного акта определена не для всех форм реорганизации. В настоящее время передаточный акт необходим лишь при реорганизации в виде выделения или разделения.

Видео: подрядные работы. Акт приема передачи

В ситуации с реорганизацией в форме преобразования составлять передаточный акт не обязательно. Закон не считает отсутствие данного документа нарушением.

При слиянии

Исходя из редакции п.1-2, п.5 ст.58 ГК, действовавшей до 1.09.2014 при реорганизации в форме слияния составление передаточного акта считалось обязательным.

Документ определял права и обязанности юрлица, возникшего после слияния организаций. Но изменения законодательства отменили обязанность составления передаточного акта.

По умолчанию принимается, что образовавшееся при слиянии юридических лиц новое юрлицо получает все права и обязанности прежних юрлиц. Таким образом, при слиянии составлять передаточный акт нет необходимости.

В то же время специалисты рекомендуют не игнорировать составление этого документа. В случае возникновения спорных ситуаций наличие акта предотвратит необходимость судебных разбирательств.

При присоединении

Исходя из того же отредактированного законодательства, ФЗ №99 в частности, определяется не обязательность оформления передаточного акта в случае реорганизации в форме присоединения.

Но нужно упомянуть и Постановление Пленума Верховного Суда РФ №25 от 23.06.2015. Здесь рассматривается правоприменение раздела 1 ч.1 ГК РФ.

В документе разъясняется, что при присоединении все имеющиеся права и обязанности участвующих в процессе юрлиц передаются образованному юридическому лицу в порядке универсального правопреемства.

Наличие или отсутствие передаточного акта на ситуацию не влияет. Факт правопреемства официально подтверждают выписка из ЕГРЮЛ и документы прекратившего деятельность юрлица.

Постановление подтвердило, что составлять передаточный акт при присоединении не требуется. Хотя стороны по своему усмотрению могут оформить данный документ.

Можно использовать и без юридических услуг образец передаточного акта при присоединении, составив его в простой письменной форме и заверив подписями и печатями.

Составление выписки из документа

При необходимости предоставления выписки из передаточного акта руководствоваться следует общими правилами оформления выписок из документов.

Как выглядит образец акта приема-передачи денежных средств в кассе узнайте из статьи: акт приема-передачи денежных средств.

Все об акте приема-передачи гаража по договору купли-продажи, .

Образец акта приема-передачи автомобиля к договору аренды, .

Так составляется выписка на общем бланке организации, в котором указаны название организации и определены места для указания даты, номера и места составления.

В качестве наименование указывается «Выписка из __ (название документа)». Далее приводится часть документа, непосредственно имеющая отношение к запросившему лицу.

Готовый документ заверяется подписью должностного лица, ставится отметка о подлинности документа. В случае выдачи выписки сторонним субъектам документ заверяется печатью организации.

В целом какую бы форму не имел передаточный документ, он признается частью официальной документации. Наличие передаточного акта удостоверяет бесспорность оформленной сделки и исключает двоякость ее толкования.

Поэтому составлять передаточный документ желательно даже в тех случаях, когда законодательство прямо не обязует к оформлению данного документа.

Предыдущая статья: Акт сдачи-приемки строительных работ Следующая статья: Акт приема передачи-имущества

В ходе текущей деятельности организации иногда возникают ситуации, при которых нужно провести передачу документов. Для этих целей создается акт приема-передачи документов (пример приведен ниже).

Благодаря такому акту снимается ответственность с человека, который принимает дела. Он также позволяет дать достоверную информацию по положению дел на данный момент. Акт приема-передачи необходимо составить в случае увольнения сотрудника, который является ответственным за определенное направление, или же в том случае, если он переходит на иную должность. Еще одной причиной может служить ликвидация организации либо ее реорганизация. Одним словом, при необходимости сменить одно ответственное лицо на другое создается акт приема-передачи.

Для начала необходимо уточнить, закреплен ли порядок передачи документов какими-либо нормативными актами, и является ли форма акта унитарной. В случае отрицательного ответа (а это большинство случаев), оформление акта происходит в свободной форме. Примером такого оформления может послужить образец, представленный в данной статье. Для того чтобы получить дополнительные знания по данному вопросу, можно ознакомиться со статьей Как составить акт.

Образец составления акта приема-передачи документов, составлен в свободной форме

Открытое акционерное общество	УТВЕРЖДАЮ
«Краска»	Генеральный директор
ОАО «Краска»	Н.А.Войкович

АКТ	19.03.2013

19.03.2013 № 5

г. Норильск

приема-передачи организационно-распорядительных документов

Основание: приказ ОАО «Краска» от 18.03.2013 № 301 «О проведении приема-передачи организационно-распорядительных документов».

Составлено комиссией:

Председатель:	Генеральный директор Н.А. Войкович
Члены комиссии:	зам. генерального директора А.П. Сопейко
	главный бухгалтер С.В.Петрова
Присутствовали:	начальник канцелярии В.П. Веренец
	секретарь отдела Н.П. Карпенко

Начальник канцелярии Веренец В.П. передал, а секретарь Карпенко Н.П. приняла организационно-распорядительные документы:

п/п	Наименование документа (дела)	Крайние даты	Кол-во документов (листов)	Примечание
	Протоколы общего собрания акционеров ОАО «Краска»	01.03.2010- 18.03.2013
…
…	Положения об общих собраниях акционеров	2010—2013		Отсутствует положение об общих собраниях акционеров № 1/36 за 2013 год
…	Приказы ОАО «Краски»			Приложение №1

Одновременно передается печать канцелярии.

В процессе приемки-передачи документов установлено:

… (следует перечислить все факты, которые должны быть зафиксированы в акте, в т.ч. все недостатки, которые были обнаружены при изучении документов).

Приложение:

1. Нормативные приказы на 502 листов в 1 экземпляре.
2. Индивидуальные приказы на 513 листов в 1 экземпляре.

Передал	В.П. Веренец
Принял	Н.П. Карпенко
Председатель комиссии	Н.А. Войкович
Члены комиссии	А.П. Сопейко
	С.В. Петрова

Нередко нормативно-правовыми актами не отображается порядок составления актов приемки-передачи документов. В таком случае можно следовать общему порядку составления документа.

Составление акта приема-передачи документов

Началом процесса передачи документов может послужить приказ о назначении состава комиссии. Он составляется в случаях:

• Увольнения работника,
• Назначения работника на ту или иную должность,
• Перевода сотрудника на другую должность,
• Перевода сотрудника в другое подразделение,
• Иной приказ по личному составу.

В состав комиссии должны входить как минимум три человека.

Для перечней дел, которые подлежат передаче, удобнее всего использовать таблицу (как в представленном образце). Ее заполняют в свободной форме, главное условие – состав документа должен быть ясен. В случае если к передаче подлежит небольшое количество документов, таблица может быть изменена по следующему образцу:

п/п	Дата	Номер документа	Наименование документа	Примечания
		04-19/2731-р	Письмо председателя ООО о приеме …

На основании действующих нормативно-правовых актов при проверке документов, входящих в акт приема-передачи, подлежит проверке следующее: формирование дел, факт наличия (отсутствия) необходимых документов, а в случае необходимости составляют оценку общего положения дел. Перечисленные данные заносятся в акт связным текстом, в том объеме, который необходим для объективного отражения ситуации. Одновременно с этим разрешено составить только таблицу со списком документов, подлежащих передаче, а какие-либо дополнительные пояснения могут отсутствовать.

В случаях, когда передаваемые документы содержат большие массивы данных, их оформляют в виде приложений. Таким образом, они не будут мешать положительному восприятию главного содержания. Приложение – неотъемлемая часть акта, поэтому все указанные в нем документы, автоматически считаются включенными в акт приема-передачи.

Приведенной выше информации будет вполне достаточно для создания акта приема-передачи документов в том случае, если на предприятии не установлена иная форма порядка передачи. Также ознакомление с образцом акта будет полезно в случае необходимости смены лица, ответственного за архив.