Законодательное регулирование заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки в части образования работодателю необходимо учитывать следующие положения законодательства:

• ст. 65, 66 Трудового кодекса;
• ч. 4, 5 ст. 10, ч. 1, 6, 7, 9 ст. 60 273-ФЗ;
• пп. «6» п. 9 Правил, утвержденных Постановлением Правительства №225;
• п. 2.1 Инструкции Минтруда №69 по заполнению трудовых книжек.

Мнение юриста Дмитрий Иванов Центр правовой поддержки Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 350-8059.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 309-9401.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Сведения об образовании сотрудника находятся на титульном листе трудовой книжке после его фамилии, имени, отчества.

Сведения об образовании вносятся в трудовую книжку специалистом кадровой службы на основании предоставленного сотрудником документа. Ошибки, допущенные на титульном листе трудовой книжки, где содержится запись об образовании, могут сделать ее недействительной.

Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой книжки, то работодателю стоит аннулировать бланк и составить акт об этом и оформить работнику новую трудовую с правильной записью об уровне образования.

Если работодатель не внес запись об образовании в трудовую книжку на основании предоставленных документов, то он нарушает законодательство. В этом случае возможно привлечение его к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Вместе с тем считается, что невнесение записи при условии, что работа не требует от сотрудника специальных знаний и умений, не является нарушением законодательства, так как не ущемляет его права. Но инспектор по труду в ходе проверки может потребовать от работодателя прописать указанные сведения в трудовой книжке.

Виды образования для заполнения трудовой книжки по документам, выдаваемым до и после 1 сентября 2013 года

Для того чтобы правильно внести в трудовую книжку запись об образовании, необходимо учитывать действующую градацию уровней образования.

До введения в России многоуровневого высшего образования такие градации, как специалитет, бакалавриат и магистратура считались ступенями высшего образования. Выпускники получали диплом о высшем образовании, где стояла степень «бакалавр» или «специалист». В трудовых книжках в данном случае достаточно было написать лишь уровень образования «высшее». После 2013 года ФЗ-125 утратил силу.

ФЗ-125 утратил силу со вступлением ФЗ «Об образовании в РФ» от 2012 года №273-ФЗ. По этому документу были упразднены понятия начального и высшего профессионального образования.

Согласно реформе образования 2013 года, начальное профессиональное образование было приравнено к среднему профессиональному. Простого высшего образования уже нет: по новым правилам оно стало многоуровневым.

Рассмотрим образовательную реформу несколько более подробно. Так, до 1 сентября 2013 года различали следующие уровни образования:

1. После окончания 9 классов школьник получал основное образование.
2. После окончания 11 классов – среднее.
3. После окончания лицея, ПТУ, вечерней школы – начальное профессиональное.
4. После окончания колледжа или техникума – среднее специальное.
5. После окончания вуза (института, университета, академии) – высшее.
6. Послевузовским образованием являлась аспирантура и пр.

Когда был принят закон «Об образовании», градация уровней выглядела следующим образом:

1. 9 классов школы обеспечивают аттестат об основном общем образовании.
2. 11 классов школы гарантируют аттестат о среднем общем образовании.
3. Профучилище, лицей, колледж или техникум – диплом о среднем профессиональном образовании.
4. Вуз со степенью бакалавра – диплом о высшем образовании–бакалавриате.
5. Обучение 2 года после бакалавриата в магистратуре – диплом о высшем образовании-магистратуре.
6. Вузовское обучение в течение 5-6 лет дает диплом специалиста.
7. Аспирантура, ординатура, ассистентура предоставляют диплом о высшем образовании – подготовке кадров высшей квалификации.

Основание для внесения отметки об образовании

Согласно Инструкции №69 от 2003 года ст. 2.1, отметка об образовании вносится на основании:

1. Оригинала диплома.
2. Его заверенной копии.

Запись о законченном образовательном этапе допускается сделать на основе зачетной книжки, студенческого билета или их копий. Но категорически не допускается вносить отметку об образовании на основании устных свидетельств сотрудника.

Как отмечалось, запись об образовании вносится на основании одного из надлежащим образом заверенных документов, полученных в образовательном учреждении. В качестве такого документа могут выступать:

1. Аттестат об основном общем образовании – основное общее образование.
2. Аттестат о среднем общем образовании – среднее общее.
3. Диплом о среднем профессиональном образовании – профессиональное (среднее).
4. Диплом бакалавра – высшее со степенью бакалавра.
5. Диплом специалиста – высшее со степенью специалиста.
6. Диплом магистра – высшее со степенью магистра.
7. Диплом об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры, ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук.

Стоит учитывать, что современное образование стоит указывать вместе с его уровнем (специалист или бакалавр). Последние изменения в законодательстве не являются основанием для исправления записи о высшем образовании в трудовой книжке (имеется в виду выделение новых ступеней об образовании), в частности, для того, чтобы вносить новые или дополнительные записи в данный документ.

Проверять предоставленный сотрудником диплом на подлинность работодателю не нужно. Это не входит в его обязанности. Но работодателю стоит снять копию с предоставленного документа об образовании сотрудника, чтобы не возникло проблем с контролирующими инстанциями.

Когда соискатель на должность еще продолжает обучение, то в графу с образованием допускается ничего не включать и это не будет являться нарушением.

Но также допускается вписать в эту графу запись о незаконченном образовании. Например, «незаконченное среднее профессиональное», «незаконченное высшее-бакалавриат». Подобная запись вносится в трудовую книжку по желанию работника при предъявлении студенческого билета, зачетной книжки или справки из образовательной организации об обучении.

До 2007 года студентам выдавали дипломы о неполном высшем образовании при условии, что они успели проучиться не менее 2 лет (согласно п. 3 ст.6 ФЗ-125, который утратил силу). Если работник принес такой диплом, то несмотря на то, что сейчас понятия «неоконченное высшее» не существует, то в трудовой книжке все равно можно внести запись «неполное высшее» в графе «образование».

Ведь запись делается в соответствии с документом, который подтверждает обучение, таким образом работодатель будет следовать требованиям закона.

Как внести отметку

Пустующая строка в бланке трудовой книжки заполняется на основании оформленного должным образом документа в следующих случаях:

1. Она не была заполнена предыдущим работодателем.
2. Работник устраивается на работу первый раз в жизни.

При заполнении трудовой книжки есть определенные правила, которые предъявляются к методу внесения в нее информации. Строго запрещаются различные исправления, зачеркивания и замазывания.

Записи в трудовую книжку вносятся от руки, печатный набор не используется. Для внесения заметок работодателю следует использовать чернила черного или синего цвета и желательно – шариковую ручку. Сокращения на титульном листе не допускаются.

Сведения об образовании вносятся в трудовую строго по документу, который предоставил работник. Если сотрудник принес диплом, который был получен до реформирования системы образования, то в трудовой книжке прописывается уровень образования по диплому. Например, «высшее профессиональное». Это правило действует даже в том случае, когда такой уровень образования был упразднен и более не действует.

С 2013 года записи о высшем образовании пишутся через тире как «высшее образование-бакалавриат», «высшее образование–магистратура», «высшее образование–специалитет». Реквизиты документа об образовании вносить в трудовую не нужно.

В отдельных случаях сведения об обучении вносятся в раздел «Сведения о работе». Это необходимо, если работник за рассматриваемый период трудоустройства у работодателя закончил обучение в образовательном учреждении. Например, получил второе высшее образование, закончил обучение на курсах или в школе по повышению квалификации, в школе по переподготовке кадров.

В результате такого обучения сотрудник мог получить вторую и последующую профессии, специальность, класс, категорию или разряд. Основаниями для внесения таких записей могут стать те же документы, что и на титульном листе трудовой книжки. Это например, свидетельство о профессии рабочего или служащего (по результатам повышения квалификации при профессиональном обучении), удостоверение о повышении квалификации и пр.

Порядок заполнения образовательной записи в разделе о работе установлен в п. 3.1 Инструкции №69, пп. «б» п. 21 Правил №225:

• В графе 1 – порядковый номер записи.
• В графе 2 дата выдачи документа о присвоении новой профессии, специальности или квалификации, дата внесения записи (т. е. тот день, когда сотрудник принес документы) – при прохождении сотрудником переподготовки или курсов повышения квалификации.
• В графе 3 прописывается наименование специальности (например, установлена профессия «электрика с присвоением 3 разряда») или место прохождения переподготовки и период переобучения.
• В графе 4 прописывается наименование, дата и номер документа об образовании, об обучении и квалификации.

Сведения о профессии и специальности также вносятся на основании диплома сотрудника. В этой строчке работодатели нередко допускают ошибки. Например, в дипломе указывается квалификация «экономист» по специальности «финансы и кредит». В строку с профессией нужно прописать именно «финансы и кредит».

Хотя в Роструде считают, что указание квалификации вместо специальности не будет считаться грубым нарушением и не подлежит исправлению.

Раздел с образованием в трудовой книжке не нужно заполнять в следующих случаях:

1. Если работник получил только начальное обучение 3 класса.
2. Если сотрудником не был предоставлен документ, который бы подтвердил уровень его квалификации.
3. Если сотрудник является студентом и не настаивает о внесении записи о незаконченном образовании.

Образец записи об образовании в трудовой книжке можно посмотретьздесь.

Как дополнить или откорректировать сведения

Необходимость внесения изменений и дополнений в графу с образованием в трудовой книжке может возникнуть в двух основных случаях:

1. Если запись в трудовую книжку была внесена по ошибке (например, вместо среднего было указано высшее образование).
2. Если сотрудник с момента получения трудовой книжки получил новый уровень образования.

При заполнении титульного листа есть некоторые отличия: в отличие от сведений об образовании и награждениях на первой странице в трудовой книжке допускается внесение исправлений. Они разрешаются при смене фамилии, имени, отчества сотрудника и при изменении им образования.

Для того чтобы исправить старую неправильную запись, нужно аккуратно перечеркнуть ее прямой линией и рядом внести новую запись со ссылкой на документ, на основании которого были сделаны исправления.

Ссылка на подтверждающий документ вносится на форзац трудовой книжки. Запись имеет примерно такую форму: «Запись об образовании была изменена с начального профессионального на высшее на основании диплома № … от…».

Под данной записью нужно поставить работодателя, у которого была сделана такая запись. Здесь также следует расписаться сотруднику, который ответственен за ведение трудовых книжек.

Если же сотрудник получил новую ступень образования, то зачеркивать ничего не нужно. Просто через запятую вносится новая запись об образовании.

Если сотрудник продолжает обучение, то вписывать его квалификацию бакалавра нет необходимости. Когда он получил степень бакалавра и прекратил учиться, то соответствующую отметку можно внести на титульный лист. Такие правила связаны с ограниченностью места на титульном листе: если поэтапно вносить сюда все градации, то места может не хватить.

Если работодателю необходимо дополнить запись об образовании, а места на титульном листе ему не хватает, то запись допускается произвести в разделе «Сведения о работе» (по п. 3.1 Инструкции и пп. «б» п. 21 Правил). Тогда как вкладыш в трудовую книжку для этих целей не оформляется.

Таким образом, работнику отделов кадров стоит быть внимательным при заполнении записи об образовании в трудовой книжке работника. Данная отметка делается на титульном листе после персональных данных сотрудника строго в соответствии с документом об образовании. Для дипломов, выданных до сентября 2013 года и после используются разные градации в документе об образовании. При необходимости на титульном листе трудовой книжки допускается делать исправления. Ошибочная запись перечеркивается и рядом вносится верная. Также работодатель может дополнить сведения об образовании через запятую, если это необходимо.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 350-8059.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 309-9401.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно! Рейтинг автора 88Автор статьи Наталья Чернова Юрист Написано статей 414

Как отразить образование в трудовой книжке (образец)

Запись в трудовую книжку об образовании относится к тем сведениям о владельце этого документа, которые вносятся на титульный лист. Эти сведения указываются работодателем при первичном оформлении трудовой книжки и впоследствии корректируются, если образовательный уровень работника меняется.

Сведения об образовании в трудовую книжку могут быть внесены только на основании представленных работником документов. Это может быть аттестат, диплом и прочее. Но сотруднику кадровой службы, ответственному за внесение записей в трудовые книжки работников, следует учитывать, что содержание записи об образовании в трудовой книжке зависит не только от того, каким именно учебным заведением выдан документ, но и в какой период сотрудник его окончил. В этом вопросе руководствоваться нужно положениями статьи 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ, далее — Закон № 273-ФЗ).

Скачайте документы по теме:

Образовательные уровни и пояснения к ним приведены в таблице ниже.

Скачать таблицу можно .

До 1 сентября 2013 года запись в трудовой книжке об образовании, если работник не завершил курс обучения, вносилась с указанием соответствующего уровня, например: «неоконченное высшее». Чтобы в соответствующую строку титульного листа трудовой книжки работник кадровой службы мог внести такую запись, сотрудник должен был представить подтверждающий документ. Это могли быть:

• зачетная книжка студента;
• студенческий билет с печатями, заверяющими окончание того или иного курса;
• академическая справка.

После 1 сентября 2013 года такое понятие, как неоконченное высшее образование, было аннулировано и подобная запись, внесенная сегодня, будет расценена как ошибочная.

Вопрос из практики

Как внести записи об уровне образования и профессии или специальности в трудовую книжку?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Запись об уровне образования и профессии или специальности вносите на основании подтверждающего документа: диплома, аттестата и т. д. В зависимости от того, какое учебное заведение и в какое время окончил сотрудник, запись об образовании может иметь разный вид (ст. 10 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ). Уровни образование смотрите в этой таблице.

В графе «Образование» укажите уровень образования и отразите присвоенную квалификацию. Например, если бакалавр, то «высшее – бакалавриат». В графе «Профессия, специальность» укажите направление подготовки сотрудника. Например, «Направление подготовки «Психология»»…

Нужно ли в записи об образовании в трудовой книжке указывать реквизиты документов

Ни в Правилах, ни в Инструкции не содержатся требования о том, что при заполнении граф «Образование» и «Профессия, специальность» на титульном листе трудовой книжки должны быть указаны реквизиты документа, на основании которого вносятся сведения. Нет никакой необходимости в том, чтобы указывать эти реквизиты, эта информация является излишней, поскольку запись в трудовую книжку об образовании вносится и тут же заверяется печатью организации, которая проставляется на титульном листе трудовой книжки.

Читайте советы о том, как заполнять трудовую книжку, от экспертов «Системы Кадры»

• Как изменить в трудовой книжке сведения об образовании, профессии или специальности сотрудника;
• Нужно ли указывать в трудовой книжке реквизиты документа, который подтверждает уровень образования сотрудника;
• Как внести информацию об образовании в трудовую книжку, если это забыли сделать, а сотрудник получил образование следующего уровня.

Нет необходимости указывать реквизиты документов об образовании еще и потому, что они указываются в личной карточке работника, что подтверждает достоверность информации, внесенной в трудовую книжку.

Этими же соображениями следует руководствоваться, когда речь идет о дополнении этой графы в случае получения второго и последующих образования. В этой ситуации нужно просто дополнить уже внесенную информацию новыми сведениями. Они проставляются также на титульном листе трудовой книжки через запятую, продолжая ранее сделанную запись.

Обратите внимание! В случае, когда реквизиты документов, на основании которых была внесена запись в трудовую книжку об образовании все же были указаны, нет необходимости признавать эту запись недействительной или вносить в нее корректировки. Такая информация является избыточной, но ошибочной не считается.

Как заполнить сведения об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке по новым дипломам

С 1 января 2014 года гражданам, завершившим полный курс в учреждениях высшего профессионального образования подтверждающие это документы выдаются новой формы.

Новые формы документов, подтверждающие уровень образования и квалификации, а также приложений к ним, утверждены приказом Минобрнауки России от 1 октября 2013 г. № 1100.

В соответствии с Законом № 273-ФЗ, утверждены следующие уровни высшего профессионального образования:

1. бакалавриат;
2. специалитет;
3. магистратура;
4. подготовка кадров высшей квалификации.

Те дипломы, которые выдаются начиная с 2014 года, уже не содержат сведений о специальности. Теперь сведения об образовании в дипломе могут выглядеть так: «Петрову Ивану Ивановичу присвоена квалификация (степень) «бакалавр» по направлению подготовки «Менеджмент».

Как отразить сведения об образовании в трудовой книжке: образец по новому диплому

Бланки трудовых книжек в последнее время не менялись и форма этого документа осталась прежней. Чтобы правильно внести запись в трудовой об образовании бакалавр следует поступить следующим образом.

Важно! Образовательный уровень отразите с учетом присвоенной по диплому квалификации. Если присвоена квалификация «бакалавр», в графе «Образование» пишется: «высшее – бакалавриат», если магистр – «высшее – магистратура», если специалист – «высшее – специалитет».

Не будет считаться ошибкой, если вместо тире в записи в трудовой книжке об образовании будет проставлена запятая, например: «высшее, степень магистра», «высшее, степень бакалавра».

Как отразить сведения о профессии, специальности в трудовой книжке по новому диплому

В графе «Профессия, специальность» теперь указывается направление подготовки специалиста, получившего документ об окончании образовательного учреждения. Поэтому в эту графе вносится такая запись, например: «Направление подготовки «Менеджмент»», как это показано на образце, представленном выше.

Впоследствии, если работник продолжит обучение и повысит свой уровень образования, например, предъявит диплом магистра, запись об образовании в трудовой книжке может быть дополнена. В графе «Образование» в этом случае может быть указано: «высшее – бакалавриат», «высшее – магистратура» или «высшее, степень бакалавра, магистра».

При этом, если направление подготовки не изменилось, графу «Профессия, специальность» также корректировать не нужно. В том случае, когда изменилось и направление подготовки, новое направление указывается через запятую в графе «Профессия, специальность».

Как исправить ошибочно внесенную запись об образовании в трудовой книжке (образец)

Если у сотрудник не имеет того образовательного уровня, который был указан на титульном листе его трудовой книжки, необходимо внести исправления. Как это сделать, зависит от конкретных обстоятельств.

Важно! Если ошибка обнаружилась на этапе первичного оформления трудовой книжки вновь принятому на работу сотруднику, бланк необходимо признать испорченным и заменить его на новый. Испорченный бланк утилизируется в установленном порядке.

На законодательном уровне порядок внесения исправлений в запись в трудовую книжку об образовании, образец не установлен. В практике кадровой работы используют несколько вариантов решения проблемы.

Практическая ситуация

Как заполнить трудовую книжку выпускнику вуза и не запутаться

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело

Вы правильно заполните трудовую книжку вчерашнему студенту, если понимаете уровень его образования. На титульном листе трудовой книжки нужно указать специальность сотрудника. А в дипломе последнего образца ее не найти. Чтобы вы не запутались, мы на реальных образцах разобрали, что вписывать в строки «образование», «профессия, специальность» трудовой книжки.

Сведения о высшем образовании вносите в трудовую книжку с учетом его уровня. С 1 января 2014 года студентам, которые получили высшее профессиональное образование, выдают дипломы нового образца (приказ Минобрнауки от 01.10.2013 № 1100) (образцы ниже). Документы изменили в связи с тем, что высшее профессиональное образование теперь подразделяется на четыре уровня: бакалавриат, специалитет, магистратуру и подготовку кадров высшей квалификации (ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»)…

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Первый вариант — поверх ошибочной записи вносятся корректные сведения и заверяются поясняющей записью, сделанной на внутренней стороне обложки. Поясняющая запись должна быть заверена сотрудником, которые ее внес, а также печатью предприятия (при наличии).

Исправление ошибочной записи об образовании в трудовой книжке (образец).

Вторым вариантом решения предлагается признать оригинал трудовой книжки испорченным и оформить его дубликат, в который внести корректные сведения. Оригинал при этом передается на постоянное хранение сотруднику и он сможет при его наличии впоследствии подтвердить страховой стаж при оформлении пенсии.

Третий вариант предполагает, что неверная запись об образовании в трудовой книжке (образец) будет оставлена без исправлений. Такое решение объясняется тем, что эти сведения не имеют никакого значения при начислении пенсии. При ее оформлении сотрудник ПФР обратит внимание только на стаж сотрудника и записи о работе.

Работодатель вправе самостоятельно выбрать тот вариант, который его больше устроит. При желании консультацию по этому вопросу можно получить в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ или Роструда, поскольку на местах позиция ведомств по решению данного вопроса может отличаться.

Как отразить образование в трудовой книжке, если сведения не были внесены своевременно и уровень образования уже изменился

В таком случае информация должна быть внесена последовательно. Запись в трудовой книжке об образовании вносится на основании соответствующего документа. Все последующие изменения вносятся в виде дополнений, путем внесения новых сведений в продолжение первичной записи, через запятую.

Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Кадровое дело»

• Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции
• Как заполнять трудовые книжки
• Как заполнить трудовую книжку без единой ошибки

И в том случае, когда свой образовательный уровень сотрудник повысил, но при этом выяснилось, что сведения о получении предыдущего образования на момент оформления по какой-то причине в трудовую книжку внесены не были, внести информацию следует в хронологической последовательности.

Как поступить, если на момент оформления трудовой книжки сотрудник имел степень бакалавра, а впоследствии окончил магистратуру. В такой ситуации нет необходимости вносить запись в трудовой об образовании бакалавр, следует указать только последнее полученное им образование — «высшее — магистратура». Это легко объясняется тем, что степень магистра присваивается только после того, как человек получит степень бакалавра. Но, если в трудовую книжку будут внесены оба образовательных уровня, ошибкой это не будет.

>Запись об образовании в трудовую книжку

Как записывать данные об образовании

Согласно ст. 10 ФЗ «Об образовании в РФ», №273-ФЗ, выделяют следующие уровни образования:

1. Среднее полное;

2. Среднее профессиональное;

3. Высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура)

Внесение первичной записи об образовании в трудовую книжку делается, если ее не заполнили на прежнем месте работы или работник трудоустраивается впервые, на основании принесенного аттестата или диплома. При этом реквизиты самого документа об образовании в трудовой книжке не указываются.

ВАЖНО! В соответствии с п.3 ст.86 ТК РФ, все персональные сведения о себе по месту работы предоставляет сам работник или претендент на должность. Работодатель обязан проверить действительность диплома, если соискатель претендует на вакансии в министерстве внутренних дел, в структурах государственной безопасности, в космической и военной промышленности. В остальных случаях руководитель вправе самостоятельно решить, нуждается ли диплом сотрудника в проверке — законодательно на него эта обязанность не возложена. Проверять подлинность возможно только с согласия работника, предоставленного в письменном виде.

Вид документа об образовании	Запись в трудовой книжке
Аттестат об окончании 9(8) классов	Основное общее
Аттестат об окончании 11(10) классов	Среднее общее
Дипломы:
колледжа (ПТУ, техникум)	Среднее профессиональное
ВУЗа	Высшее — бакалавриат
	Высшее — специалитет
	Высшее — магистратура
об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры или ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук	Высшее — подготовка кадров высшей квалификации

Современное высшее необходимо указывать вместе с его уровнем. Если диплом был выдан до реформирования системы образования, то в трудовой книжке писать нужно тот уровень, который в нем указан.