ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изменился статус ГОСТ р 6.30-2003 на 2020 год — он отменен и в 2020 году не действует. К базовому документу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.

Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт-2020 отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Правила оформления документов

Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере. Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ).

Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.

Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 ГОСТ).

Например, приказ по новым правилам выглядит так:

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• Ф.И.О. его владельца;
• срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: это может быть типовая инструкция по делопроизводству 2020, правила хранения документации и ведения архива, номенклатура дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Среди юридических услуг, которые мы готовы вам предоставить, есть помощь в оформлении документов. Во-первых, мы поможем вам сделать это юридически грамотно, во-вторых, мы поможем не только оформить документы, но и получить.

Трудно представить современную жизнь без бюрократии. Каждый день мы сталкиваемся с различными ситуациями, где нельзя обойтись без юридической грамотности. Не каждый человек имеет познания в юриспруденции и действующем законодательстве, поэтому важно вовремя обратиться к профессионалам, чтобы избавить себя от бумажных хлопот.

Оформление, изменение, а также восстановление документов – очень ответственное дело, ведь даже самая незначительная ошибка может вылиться в серьезные неприятности, финансовые расходы и выполнению всей проделанной работы с самого начала. Наши юристы не допустят такой ситуации, сделают все максимально быстро и грамотно, тем самым оградив вас от траты большого количества времени и финансов.

Если Вы не хотите стоять часами в очередях, тратить время на дорогу в различные организации по предоставлению услуг, заполнять многочисленные заявления, бланки и анкеты, то вы легко можете обойтись без этого, доверив оформление ваших документов нашим специалистам.

Мы оказываем профессиональную помощь в оформлении документов по следующим направлениям:

• Заказ нужных документов и их получение;
• Осуществление розыска архивов;
• Восстановление ранее утраченных документов;
• Получение дубликатов, если ранее выданный документ был утрачен или испорчен;
• Розыск документации, подтверждающей те или иные права клиента, и др.

В кратчайшие сроки наши юристы помогут вам в оформлении различных видов документов:

• Договоров гражданско-правового характера (договоры купли-продажи, коммерческого найма, ссуды, дарения, займа, подряда, оказания услуг), актов, соглашений;
• Приказов, распоряжений, положений, инструкций;
• Претензий, жалоб и ходатайств;
• Исковых заявлений, а также иных заявлений для обращения в различные органы государственной власти и власти субъектов.

Оформление, сбор и восстановление документов – актуальная услуга на все случаи жизни, ведь в этих ситуациях необходимо четко и грамотно оформить свои требования, изложить ситуацию, а также собрать необходимый пакет документов для подачи в какой-либо орган, и подойти к этому нужно внимательно и грамотно, потому что в государственных учреждениях принимаются только юридически грамотно составленные документы. В случае отсутствия какой-либо детали, документ считается недействительным и не несет никакого юридического значения.

Наши опытные и профессиональные юристы помогут вам собрать полный пакет документов, составить и подать необходимые заявления, а также специалисты, изучающие историю документооборота, с легкостью и минимальной затратой времени помогут вам восстановить практически любые утраченные или испорченные документы.

Федеральное архивное агентство
(Росархив)

Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. 91 с.

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

Требования к оформлению статей

Редакция принимает к рассмотрению статьи объемом до 40000 знаков (без пробелов).

Для каждой статьи обязательно наличие на русском и английском языках: сведений об авторе (прилагаются в отдельном файле); названия статьи; аннотации; ключевых слов; списка литературы.

Аннотация к статье должна быть информативной, в ней должны отражаться цель работы и ее основные результаты исследования, область их применения, выводы. Недопустимо несоответствие между русскоязычной и англоязычной аннотациями. Англоязычная аннотация должна быть написана грамотно (100—150 слов).

Сведения об авторе (в текстовом оформлении) должны включать: полные фамилию, имя и отчество; ученую степень, звание; занимаемую должность; основное место работы (учебы); адрес электронной почты, контактный телефон.

Каждая статья должна сопровождаться индексом УДК,
ББК (после аннотаций и ключевых слов).

Требования к электронной версии: текст статьи в формате MS Word (.doc или .docx) стандартным шрифтом Times New Roman (14 пт.) с межстрочным интервалом — 1,5, отступ «первой строки» — 1см.

Не допускаются в тексте статьи выделения, кроме курсива.

Автор и название статьи пишутся обычным шрифтом строчными буквами, не допускается использование других стилей, располагаются по центру, сначала на русском, затем на английском языках.

Список цитируемой литературы указывается в конце статьи. Оформляется в соответствии с ГОСТ 7.0.5–2008. Ссылки на литературу — внутритекстовые. В квадратных скобках после цитаты указывается номер источника в списке литературы и после запятой — номер страницы (например, ). Несколько источников указываются через точку с запятой .

В список литературы включаются только публикации, которые упоминаются в тексте статьи. В списке литературы помещаются сначала публикации на русском языке (в алфавитном порядке), затем публикации на языках, основанных на латинском алфавите (также в алфавитном порядке).

Дополнительно под заголовком References должен прилагаться список русскоязычных источников в латинском алфавите: либо в переводе на английский язык, либо в виде транслитерации.

Таблицы выполняются табличными ячейками Word. Математические символы и формулы должны быть набраны в редакторе формул, прилагаемом к MSWord. Слева в скобках — нумерация формул. Графики строятся с использованием Excel (файл обязательно должен содержать исходные численные данные).

Рисунки и схемы, выполненные в Word, сгруппировываются внутри единого объекта, допуская возможность перемещений в тексте и изменений размеров. Название — под рисунком. Размер шрифта внутри рисунков — 10. Размер таблиц и рисунков по ширине не должен превышать 11 см. Цвет рисунков — черно-белый. Не использовать в статье сканированные, экспортированные или взятые из Интернета графические материалы и не вставлять их в документы Word.