Оформить сотрудника задним числом

при отпуске, вроде, не будет отчислений в ПФ
а руководитель хочет, чтобы именно отчисления были?

фактически и теоретически — отпуск без сохр.зпл как-то выглядит с большой натяжкой.

представим, работник пишет заявление о приеме на работу с 23.11.02 и в первый же день не выходит на работу — получается он не работал ни одного дня — следовательно и делать ему запись в тр.кн.о приеме на работу нельзя было,
т.е. он и не принят вовсе

далее рассмотрим Статья 234.
Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться

Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
— законного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
( в этом случае отстранение от работы — д.б. хотябы один раб.день, иначе — он вовсе не принят; при увольнении и переводе — то же самое)

— отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;
(не подходит)

— задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
(не подходит, т.к. д.б. дни работы)

— других случаев, предусмотренных федеральными законами и коллективным договором.
(какие?)

Прием сотрудника задним числом

Отвечает: Анастасия Тайшина, руководитель аналитической службы, юрист.

В соответствии с действующим законодательством работодатель обязан предоставлять Пенсионному фонду следующие виды отчетности: отчетность (расчет) по начисленным и уплаченным страховым взносам и отчетность, которая заключается в предоставлении индивидуальных сведений о работниках этого работодателя.
При предоставлении сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионному фонду сообщается, в том числе, страховой стаж работника и начисленные и уплаченные страховые взносы. В страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории России, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд (п.1 ст.10 Федерального закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»).
Учитывая, что Вашему работнику заработная плата не выплачивалась, страховые взносы на этого работника не начислялись, индивидуальные сведения о нем предоставлять не нужно, поскольку нет информации, подлежащей учету.
В любом случае Вас невозможно будет привлечь к ответственности за нарушение порядка предоставление Пенсионному фонду необходимых сведений и расчетов, поскольку размеры штрафов рассчитываются в процентном соотношении от сумм страховых взносов на конкретного работника, индивидуальные сведения о котором представлены не были (ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…», ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», п.16 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 №79 «Обзор практики разрешения споров, связанных с применением законодательства об обязательном пенсионном страховании»).

Правила приема на работу

Согласно принятым законодательным актам Трудового кодекса прием на работу сотрудника начинается с подачи заявление на имя руководителя организации и заключения трудового договора между ним и работодателем, которым может являться физическое (индивидуальный предприниматель) или юридическое (организация, производственное предприятие, компания) лицо. На основании статьи 61 ТК РФ трудовой договор начинает действовать со дня его подписания или со дня фактического допуска к работе по согласованию или поручению руководителя предприятия или уполномоченного им лица.

Отсюда следует сделать вывод, что трудовые отношения между работодателем и работником возникают после полного оформления трудового договора, на основании которого формируется приказ о зачислении нового сотрудника в штат. Трудовой договор может быть составлен в произвольной форме или формате, принятом на конкретном предприятии. При составлении договора нужно учесть важные аспекты, установленные ст. 57 Трудового кодекса:

Должность сотрудника;

Фактические условия работы;

Заработную плату;

Режим работы;

Гарантии работнику.

Сведения о надбавках, порядке и размере премирования в договоре можно не указывать, если эти данные прописаны в коллективном договоре или установлены локальными нормативными документами. Важным моментом при составлении договора является правильное указание должности, на которую принимается сотрудник, она обязательно должна присутствовать в штатном расписании организации.

Договор создается и заверяется в двух экземплярах, один из которых выдается на руки работнику, второй остается в кадровом отделе организации. Сотрудника нужно ознакомить с приказом о приеме на работу под личную подпись, по требованию работника отдел кадров обязан выдать ему копию документа. На основании приказа в трудовую книжку сотрудника вносится запись о приеме на работу, датированная не позднее чем 7 дней после утверждения приказа.

Возможен ли прием на работу задним числом?

Трудовые отношения между сотрудником и организацией могут возникнуть без формального заключения трудового договора и официального трудоустройства на основании допуска к работе с ведома работодателя или лица, уполномоченного давать подобные разрешения. То есть, получается ситуация, при которой работник фактически уже приступил к работе, но официально не трудоустроен.

При таком положении рано или поздно встает вопрос о том возможен ли прием на работу задним числом и какие действия необходимо предпринять, чтобы не попасть под санкции и административную ответственность. Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации и обстоятельств:

1. Сотрудник фактически работал в организации без оформления, получал зарплату, но при этом не производились отчисления в Пенсионный фонд и налоговую службу.
2. Работник работал по совместительству, и его трудовая книжка находилась на основном месте работы.
3. Изначально были неправильно оформлены документы при приеме на работу.
4. Работник работал неофициально или по совместительству, но при переходе на другую работу ему необходимо подтвердить свой стаж и опыт работы по определенной специальности.

Для решения каждой из вышеприведенных проблем необходимо искать свой путь. Итак, при приеме на работу должен быть составлен трудовой договор, оформлен приказ и сделана запись в трудовую книжку сотрудника. Фактически возможно оформить прием на работу задним числом, но это потребует определенных расходов и может повлечь привлечение к административной ответственности предприятие или должностное лицо.

Порядок приема на работу задним числом

Если работник работал без оформления, но при этом получал зарплату, чтобы легализировать его доходы и принять его на работу официально необходимо сделать доначисление налогов НДФЛ, в ПФР, ФСС, ФФОМС. Фактически все эти выплаты составят более трети от указанной заработной платы.

Чтобы не выплачивать налоги задним числом (с начислением пени) можно оформить сотрудника сразу после приема в отпуск без сохранения заработной платы. Несмотря на то, что такая ситуация явно спорная, аргументировать в ней можно ст. 106, 107 ТК РФ об определении и видах отпуска работника. При этом при нахождении в отпуске за свой счет трудовые отношения с сотрудником не прерываются (ст. 77 ТК РФ).

Для приема на работу задним числом можно создать договор с указанием даты фактического допуска к работе сотрудника. Приказ о приеме на работу с прошедшей датой в принципе создать возможно, но при этом следует понимать, что при проверке это будет учтено как нарушение порядка оформления.

Запись в трудовую книжку задним числом можно сделать, если сотрудник работал по совместительству, а потом сменил статус на основную работу. Если трудовая книжка датирована позднее, чем запись в ней, имеет смысл зарегистрировать новую.

В случае, когда работник, просит оформить его задним числом, чтобы доказать свой стаж и наличие опыта работы в определенной области, стоит предложить ему в качестве альтернативы написание рекомендательного письма, заверенного руководителем. В данном письме можно указать, что сотрудник по факту отработал на должности определенный период времени.

Есть вопрос к юристу?

Здравствуйте, Виталий Олегович.

Вам лучше оформить работника задним числом и перечислить страховые взносы на обязательное пенсионное и обязательное медицинское страхование.в пенсионный фонд. Так как если нет отчислений в ПФР, то нет и стажа. За неуплату начисляется пеня, при чем маленькая, а штраф только если занижена база для начисления страховых взносов, то есть если бы у вас была «черная» зарплата». В таком случае, бояться нечего.

В страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории Российской Федерации лицами, указанными в части первой статьи 3 настоящего Федерального закона, при условии,что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Можете оформить задним числом, но для того, чтобы шел стаж, необходимо оплатить взносы в ПФР.

Добрый день, Виталий Олегович!

Согласен с Натальей, можете оформить работника задним числом и за весь период его «трудоустройства» заплатить все взносы, якобы он работал, но просто Вы за него не платили. Что касается возможных последний — то в любом случае потенциальные штрафы будут невелики, так что опасаться нечего.

Здравствуйте, Виталий Олегович!

оформление задним числом сотрудника, теоретически возможно, но очень накладно.

Во первых Вам прядётся оплатить налог НДФЛ 13%, в ПФР 26%, ФСС 2,4%, ФФОМС 3,7%, фактически более 1/3 зарплаты, которую Вы ему укажите.

Во вторых вам начислят штрафы за несвоевременное предоставление сведений о работнике в фонды, а так же привлекут организацию к административной ответственности.

Статья 19.7. Непредставление сведений (информации)

Непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных статьей 6.16, частью 4 статьи 14.28, статьями 19.7.1, 19.7.2, 19.7.3, 19.7.5, 19.7.5-1, 19.7.5-2, 19.7.7, 19.7.8, 19.8 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц — от трех тысяч до пяти тысяч рублей.

Так что если вы готовы понести затраты, так что можете оформить данного работника.

Всего Вам хорошего!

Здравствуйте. Если хотите устроить работника задним числом, то придётся заплатить все взносы ему, а так же з/п за прошедший период. Иначе могут возникнуть вопросы у инспекции по труду, прокуратуры и налоговой. Можно просто сделать отчисления за работника и оформить документы, что он получал з/п без выдачи таковой.

Но штрафы за несвоевременное перечисление страховых взносов будут наверняка.

Из Вашего вопроса следует, что между Вашей компанией и физ. лицом сложились гражданско-правовые отношения на протяжении 1,5 лет. А вознаграждения за разовые поручения выплачивались?

Если вознаграждения выплачивались, то фирма по отношению к физ. лицу являлась агентом и должна была перечислять НДФЛ и платежи в ПФ РФ. Работы по договору подряда входит в страховой стаж, необходимый для назначения пенсии. Страховой стаж в данном случае будет подтверждаться не трудовой книжкой, а договором подряда и актом выполненных работ (Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения
страхового стажа для установления трудовых пенсий»).

Из опыта знаю, что стаж и доход по гражданско-правовым договорам принимается во внимание и при получении даже ипотеки.

На основании вышеизложенного делаю вывод: а стоит ли оформлять задним числом?

в дополнение (в качестве основания возникновения трудовых отношений):

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя (ст.61 Трудового кодекса РФ)

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее 3- х рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее 3-х рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями (ст.67 ТК РФ)…

Отвечая на Ваш вопрос: Может быть можно утроить его до текущей даты как ученический договора, на сколько я помню там не нужно платить ПФР? прошу обратить внимание на следующее:

Согласно ч.2 ст.198 ТК РФ этот вид договора является дополнительным к трудовому.

Если при гражданско-правовых отношениях отчисления НДФЛ и в ПФ не производились, то предлагаю:

Начислить страховые взносы в ПФР и НДФЛ за весь
период (1,5 года); перечислить налоги, страховые взносы; с дать декларации и
провести камеральную проверку у Вашего куратора для исчисления пени на не
вовремя оплаченные суммы взносов .

Ответы юристов (2)

Возможно ли оформить работника задним числом, чтоб дать справку?
Алёна

Пойдёте на встречу девушке, получите проблемы от налоговой инспекции и страховых фондов, так вы не платили налоги и взносы.

ст. 15 ФЗ от 24.07.2009 N 212-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

5. Ежемесячный обязательный платеж подлежит уплате в срок не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который начисляется ежемесячный обязательный платеж. Если указанный срок уплаты ежемесячного обязательного платежа приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Если не оформите девушку, будете иметь проблемы с прокуратурой и трудовой инспекцией, если девушка напишет жалобу.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом.

Теоретически это можно сделать. Но вы должны будете перечислить страховые взносы в пенсионный фонд, на обязательное медицинское страхование. По линии пенсионного фонда все перечисления на каждого работника отслеживаются, за неуплату может быть начислена пеня.

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Нумерация приказов в пределах дня

В электронном журнале в день можно регистрировать большое количество документов. И если в памяти программы сохранится информация об изменении какого-либо файла, то ничего страшного в этом не будет. Такие данные при проверке трудинспекцией выявлены не будут, а обнаружить это смогут только следственные органы.

Таким способом удобно пользоваться, если документы нумеруются в пределах одного дня.Приказу присваивают номер, состоящий из кода дня и порядкового номера документа. Например, если документ составлен 5 октября, то первые цифры номера могут быть 0510, а далее идет порядковый номер приказа, то есть 051001, 051002. На следующий день первые цифры будут уже иными – 0610, а порядковый номер начнется заново, то есть 061001, 061002 и т.д. При такой системе появится возможность зарегистрировать документ задним числом, несмотря на то, что он поступил позже и нумерация уже продолжилась. Это удобно делать в электронном журнале.

Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым. 5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1. Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед. Кодовые обозначения даты могут быть любыми. Допускается указание кода дня как перед порядковым номером, так и после него, например, через дефис или через дробь. Собственную систему нумерации можно закрепить путем издания специального приказа (Читайте также статью ⇒ Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве).

Приказ о нумерации документов

Преимущества	Недостатки
Такой способ позволяет присвоить номер таким приказом, которые нужно было зарегистрировать несколько дней назад Не потребуется бронировать номера заранее	Подходит такой способ только для журнала в электронном виде Система нумерации меняется, но только один раз

Оформление документов задним числом в бумажном журнале

Если журнал учета в организации ведется в бумажном виде, то при необходимости новые строки в нем просто появиться не могут. А если потребуется внести запись задним числом, то в строке дополнительно придется отчертить поля. Поэтому, чтобы такого не возникало, между строками, в которых регистрируются приказы, можно делать отступы. А при необходимости вносить в них нужную запись (Читайте также статью ⇒ Журнал регистрации приказов).

Преимущества	Недостатки
Система нумерации остается прежней Для нового номера можно добавить префикс (например, /1 или /А)	При последовательной нумерации приказов найти тот, что был создан задним числом очень просто, так как они отличаются (например №123/1) Инспектор при проверке может сделать замечание о некорректной нумерации документов

Бронирование номеров

Такой метод заключается в резерве номеров в книге регистрации на тот случай, если документ поступит позже. Бронирование оправдано в том случае, если есть уверенность в том, что директор подпишет приказ. Подходит данный способ и для ведения журналов в бумажном виде и для электронных журналов.

Преимущества	Недостатки
Отсутствует необходимость менять нумерацию Можно зарегистрировать документ задним числом	Номер может быть забронирован, а документ так и не поступить. В этом случае в книге появляются неиспользованные номера

Важно! Если номера забронированы, а приказ так и не издан, а по следующим номерам уже зафиксированы новые приказы, то номер придется аннулировать. Для этого необходимо в графе «Примечание» сделать отметку: «Номер оставлен ошибочно и аннулирован». В бумажном варианте журнала начальник отдела кадров данную запись заверяет своей подписью.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как свести к минимуму оформление документов задним числом

Постоянная регистрация документов задним числом не должна войти в практику компании. Если при проверке возникнет подозрение, что документ составлен задним числом, то могут выставить претензии. Согласно правил делопроизводства, документы должны быть зарегистрированы в тот же день, в какой их подписали и утвердили. Если постоянно возникает необходимость в регистрации задним числом, то необходимо выяснить причину этого и постараться ее устранить. К основным причинам можно отнести следующие:

1. Действия руководителя. Директор компании подписывает документы тогда, когда считает нужным. В этом случае с ним следует поговорить и объяснить, что такие документы, как приказы по личному составу требуют своевременного подписания.
2. Загруженность кадровой службы. Если сотрудник кадровой службы не успевает обработать документы вовремя, то об этом следует поговорить с руководством. Значит кадровику необходим помощник, чтобы успевать регистрировать приказы своевременно.
3. Нарушение закона. Иногда документы задним числом регистрируются специально, когда директору нужны подложные документы. Конечно, повлиять на такого руководителя сложно. Поэтому кадровику остается только подчиниться и заранее предвидеть ситуацию. Важно при этом помнить, что вся ответственность в этом случае ложиться на директора, а не кадровика.

Ответственность работодателя

Работодателю следует помнить, что за оформление документов задним числом, за подлог документов, предусматривается уголовная ответственность (292 УК РФ), включая лишение свободы до 2 лет. Причем уголовная ответственность грозит директору, а не кадровому работнику.Так как кадровик отвечает только за регистрацию документа. А ответственным за издание документов является директор.

Таким образом, на основании вышесказанного можно сделать следующие выводы:

1. Если в организации ведутся электронные журналы, то нумерацию лучше применять в пределах дня. Это позволит при необходимости зарегистрировать документ задним числом.
2. Если журнал ведется на бумаге, то между зарегистрированными номерами можно оставлять строки для внесения записи по необходимости.
3. Номер можно забронировать журнале, а не вносить его задним числом. А если он не пригодится, то в графе «Примечание» сделать соответствующую отметку.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик