Командировка в выходной день: оплата по трудовому кодексу

Однако это формула актуальна лишь для тех сотрудников, которые полностью отработали расчетный период. Если были месяца, когда человек отработал не все дни, то и расчет будет выполняться по-другому.

Когда возможна доплата к командировочным? Средний заработок может быть меньше оклада, а потому работникам невыгодно ездить в таких случаях в командировки. Поэтому по внутренним правилам некоторых организаций предусматривается доплата. Расчет доплаты определяется очень просто – исходя из размера самого оклада. Таким образом, в формулу расчета подставляется не среднемесячный заработок работника, а его текущий оклад.

Другие доплаты связаны с расходами, которые относятся к командировке. Все эти расходы должны быть подтверждены документально работниками.

Некоторые работодатели устанавливают доплату за питание и даже за культурные развлечения сотрудника во время поездки.

Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя.

В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ. Направление работника в командировку по ТК РФ Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий.

Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:

1. Работодатель утверждает график.
2. В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
3. В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения.

>СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА ПО ПРАВИЛАМ КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЫ

СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА ПО ПРАВИЛАМ КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЫ

О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова, г. Ярославль

Направление работодателем сотрудников в служебные командировки — одно из необходимых условий осуществления финансово-хозяйственной деятельности любого учреждения. Порядок командирования несложен и, как правило, относится к компетенции отдела кадров. Однако, поскольку нередко учреждение самостоятельно организует оплату проезда, проживания и ряда других услуг для своих работников, становится актуальным соблюдение требований контрактной системы закупок, особенно в части приобретения билетов и их возврата.

Варианты приобретения

В настоящее время порядок направления и оплаты расходов, связанных с направлением работника в командировку, необходимо рассматривать с точки зрения двух законодательств: трудового и закупочного. Как правило, порядок командирования в каждом учреждении определяется локальным актом, в котором конкретизируются действия всех заинтересованных лиц. При этом учреждение, прежде всего, должно определиться с вариантом обеспечения работника проездными документами. Таких вариантов три.
Первый вариант — традиционный, с точки зрения действия трудового законодательства это выдача работникам денежных средств под отчет для самостоятельного приобретения ими билетов. В данной ситуации такие расходы относятся к категории компенсационных, то есть работодатель обязан конкретному работнику возместить понесенные им расходы, связанные с исполнением служебных обязанностей во время нахождения в служебной командировке. И в данной ситуации указанные расходы не подпадают под действие ни Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе (далее — Закон № 44-ФЗ), ни Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ о закупках (далее — Закон № 223-ФЗ). Возмещение работникам в денежной форме командировочных расходов не является закупкой и, соответственно, не подлежит включению в план закупок и план-график закупок, в реестр контрактов. Данная позиция неоднократно подтверждалась и разъяснительными письмами Минэкономразвития России <*>.

<*> Письма Минэкономразвития России от 23.11.2016 № Д28и-3103, от 07.09.2016 № Д28и-2435, от 15.06.2016 № Д28и-1506, от 01.07.2016 № ОГ-Д28-8113 и т. п.

Второй вариант — приобретение проездных билетов через транспортные агентства с последующей выдачей бланков билетов на руки работнику.
Третий вариант — приобретение проездных билетов непосредственно у перевозчика (-ов).
В последних двух вариантах учреждение вынуждено соблюдать требования закупочного законодательства, так как речь идет о закупке либо товара, либо услуг.>Оплата командировки: оклад или средний заработок?

(Чиновники разрешают оплачивать командировку исходя из оклада сотрудника)

Опрос, проведенный на сайте «УНП», показал, что 70 процентов бухгалтеров на время командировки сохраняют за работником средний заработок. Однако оплатить командировку можно и из расчета оклада. Рассмотрим, в каких случаях выгодно установить тот или иной порядок оплаты.

Почему большинство бухгалтеров оплачивает время нахождения работников в командировке, исходя из среднего заработка? Причиной тому является ст. 167 Трудового кодекса, которая, по мнению бухгалтеров, требует производить расчет именно из среднего заработка.

Но Кодекс лишь гарантирует сохранение за работником среднего заработка и не устанавливает порядок оплаты командировки. Поэтому время нахождения сотрудников в командировке можно оплатить и из расчета оклада. Главное, чтобы он был не ниже среднего заработка. Выбранный порядок необходимо закрепить в положении об оплате труда. Так же считает и Нина Ковязина, начальник отдела трудовых отношений и оплаты труда Минздравсоцразвития России <*>.

<*> См. «Горячую линию», опубликованную в «УНП» N 20, 2006.

Сравниваем выплаты

Проанализируем на числовом примере, для каких случаев подходит расчет оплаты за время командировки исходя из оклада.

Пример 1. Работник организации находился в командировке с 3 по 21 апреля 2006 г. (15 рабочих дней). Ежемесячный оклад сотрудника — 15 000 руб. Зарплату работники получают 5-го числа каждого месяца. С 1 июня 2005 г. работник был в отпуске 28 календарных дней. Сумма отпускных составила 14 189,19 руб. Бухгалтер оплачивает время нахождения сотрудника в командировке по среднему заработку.

Расчетным периодом в нашем случае будет период с 1 мая 2005 г. по 1 мая 2006 г. Из него исключаются время отдыха и начисленные за этот период суммы (ст. 139 ТК РФ, п. п. 3, 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы <**>).

<**> Утверждено Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213.

Фактические начисления составят 166 428,57 руб. (15 000 руб. x 11 мес. + (15 000 руб. : 21 дн. x 2 дн.)). Средний дневной заработок будет равен 726,76 руб. (166 428,57 руб. : 229 дн.). За дни нахождения в командировке работник получит 10 901,4 руб. (726,76 руб. x 15 дн.). Заработок сотрудника за апрель составит 14 651,4 руб. (10 901,4 руб. + (15 000 руб. : 20 дн. x 5 дн.)).

Если же бухгалтер будет оплачивать время командировки из обычной зарплаты, в апреле работник получит 15 000 руб.

Итак, по нашим расчетам выходит, что при системе оплаты труда, когда ежемесячно выплачивается оклад, работникам выгоднее за время командировки получать обычную зарплату вместо среднего заработка. А если в компании предусмотрено постоянное увеличение заработной платы, то выгода для работников очевидна. Да и бухгалтеру значительно проще рассчитывать оплату командировки, исходя из обычной зарплаты.

Внимание на нюансы

Но не во всех случаях выплаты за время командировки, рассчитанные из обычной зарплаты, будут больше оплаты, рассчитанной исходя из среднего заработка.

Пример 2. Возьмем условия примера 1. Добавим, что в январе 2006 г. работнику была начислена и выплачена премия по итогам работы за 2005 г. в сумме 30 000 руб.

Премия по итогам работы за 2005 г. учитывается при расчете среднего заработка в размере 10 000 руб. (30 000 руб. : 12 мес. x 4 мес.). С учетом премии средний заработок составит 770,43 руб. ((166 428,57 руб. + 10 000 руб.) : 229 дн.). За время командировки работнику будет начислено 11 556,45 руб. (770,43 руб. x 15 дн.). За апрель 2006 г. заработок сотрудника составит 15 306,45 руб. (11 556,45 руб. + (15 000 руб. / 20 дн. x 5 дн.)).

Как видим, если системой оплаты труда организации предусмотрены выплаты годовых или квартальных премий, то в этом случае средний заработок будет выше ежемесячного оклада. И если бухгалтер в положении об оплате труда не учтет этот момент, тем самым он нарушит нормы Трудового кодекса.

Поэтому оплату за время командировки исходя из обычной зарплаты можно рекомендовать тем компаниям, в которых не предусмотрено дополнительных вознаграждений. Например, по итогам года или квартала. Заметим, что ежемесячные премии не приведут к увеличению среднего заработка.

Недоимки по прибыли не будет

Есть и еще одна причина, по которой бухгалтеры предпочитают оплачивать командировки по среднему заработку. Это опасения претензий со стороны налоговых органов за занижение налоговой базы по налогу на прибыль. Поясним суть дела. Предположим, организация решила оплачивать командировки исходя из обычной зарплаты. Поскольку выплаты за время командировки относятся по п. 1 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда, не посчитает ли налоговая инспекция такой порядок оплаты занижением базы по налогу на прибыль?

Мы считаем, что претензий к организации быть не может. В расходах на оплату труда учитываются выплаты работникам, предусмотренные законодательством РФ, трудовыми и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ). Начисления сотрудникам определяются исходя из принятой в организации формы и системы оплаты труда (п. 1 ст. 255 НК РФ). Поэтому, если в компании предусмотрена оплата командировок исходя из обычной зарплаты работников, это можно считать установленным элементом оплаты труда. Следовательно, требования ст. 255 НК РФ соблюдены.

«УНП» выяснила мнение по этому вопросу у специалистов управления администрирования налога на прибыль ФНС России и отдела налогообложения прибыли (доходов) Минфина России. Чиновники также считают, что в этих случаях база по налогу на прибыль занижена не будет.

* * *

Подведем итог. Для применения того или иного способа расчета выплат за время командировки нужно проанализировать состав оплаты труда в организации. Вопрос о том, какой порядок будет применяться в организации, нужно согласовать с работниками организации. Если выплата обычной зарплаты за время командировки не ущемляет права работников, этот порядок фиксируется в положении об оплате труда по организации. При этом претензий не возникнет ни со стороны трудовой, ни со стороны налоговой инспекции.

А.Илюшечкин

К. э. н.,

эксперт «УНП»

	Кому предъявить недостачу
Когда не нужно восстанавливать НДС

Все работники, знакомые с выполнением поручений руководства за пределами места нахождения предприятия, осведомлены и об особом порядке оплаты такой работы. Правильно оформленная командировка гарантирует не только сохранение заработной платы, но и покрытие всех необходимых расходов, связанных с работой в другом населённом пункте. Далее опишем основные правила документального оформления командирования и принципы того, как оплачивается командировка. А индивидуальные спорные моменты, связанные с командированием, поможет разрешить наш юрист посредством предоставления бесплатной онлайн-консультации.

Прежде, чем приступить непосредственно к описанию расчетов, обозначим основные правила и порядок командирования, перечислим документы, которые обязательно должны быть составлены нанимателем и работником в процессе оформления командировки.

Порядок командирования и виды выплат, положенных работнику

При появлении у нанимателя необходимости отправить работника в командировку соблюдается следующий порядок действий:

1. Первым делом издаётся соответствующий приказ;
2. На основании этого распорядительного документа выписывается командировочное удостоверение, на документе проставляется отметка о выбытии работника из места расположения предприятия;
3. Непосредственный начальник командированного сотрудника составляет служебное задание;
4. Бухгалтерия перечисляет на карт-счёт сотрудника или выдаёт наличными через кассу аванс в размере положенных суточных и предполагаемых растрат;
5. В трёхдневный срок после прибытия из служебного выезда сотрудник возвращает в бухгалтерию подписанное руководством командировочное удостоверение с пометками о приезде/отъезде и авансовым отчётом;
6. На основании авансового отчёта бухгалтерия доплачивает недостающую сумму расходов или принимает через кассу излишне выданный аванс;
7. Оплата труда во время командировки производится вместе с перечислением зарплаты за календарный месяц, в котором был осуществлён служебный выезд, на основании табеля учёта отработанного времени.

Командированному сотруднику полагаются следующие типы выплат за труд вне территориальной единицы, где располагается предприятие-наниматель и находится его основное рабочее место:

1. Оплата по среднему заработку – командировка предполагает сохранение заработной платы в таком размере;
2. Компенсация понесённых расходов на дорогу к месту командирования, проживание и иные нужды, связанные с рабочим процессом;
3. Суточные за каждый день служебного выезда (если выезд предполагает возвращение домой в тот же день – такая выплата не производится).

Основаниями для произведения командировочных выплат являются следующие документы:

• Приказ о направлении в командировку;
• Командировочное удостоверение с пометкой о приезде и отъезде из каждого места назначения (в том числе и из направившей сотрудника организации) с подписями уполномоченных лиц и печатями соответствующих организаций;
• Авансовый отчёт, в котором подробно описан приход и расход выданных денежных сумм;
• Документы, подтверждающие произведённые сотрудником затраты (билеты, счета, чеки и т.д.) – они наклеиваются на отдельный лист бумаги и прилагаются к авансовому отчёту;
• Табель учёта рабочего времени за период работы, в котором был произведён командировочный выезд, — для расчёта зарплаты за дни выезда.

Далее рассмотрим детально каждую из причитающихся командированному сотруднику выплат с обозначением всех важных нюансов и возможных спорных моментов.

Оплата работы в командировке

Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника. Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:

• По общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
• Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
• Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.

После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал. Среди них:

• Дни нахождения на больничном и в декрете;
• Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
• Дни простоя по вине нанимателя;
• Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
• Период забастовки без участия данного работника;
• Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.

Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.

Для получения искомой суммы потребуется произвести следующие действия:

1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.

При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат иногда возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:

1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.

На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:

1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.

На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:

• Оплата в двойном размере;
• Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.

Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.

Как оплачиваются командировочные — расчёт суточных

Выплата суточных по большей части регулируется коллективными договорами или другими локальными актами юридических лиц. И основным ограничением для нанимателя в вопросе установления размера таких выплат является обложение превышающих лимит сумм налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В соответствии с этим критерием размеры ежедневного суточного вознаграждения командированным работникам в большинстве компаний не превышают:

• 700 руб. — размер суточных в командировке в 2019 году по России;
• 2 500 руб. – в загранкомандировке.

Как отмечалось ранее, специфика однодневной командировки предполагает в большинстве случаев прибытие домой в день выезда. Суточные же выплаты призваны возместить затраты работника, вызванные круглосуточным пребыванием вне своего жилища, в чужом населённом пункте. В связи с этим суточные выплаты за однодневную командировку облагаются НДФЛ. Исключение из данного правила составляют лишь однодневные загранкомандировки, за которые работнику начисляется половина установленного в организации размера суточного возмещения.

Важными особенностями рассматриваемого вида командировочных выплат являются:

• отсутствие законодательного требования о документальном подтверждении их расходования командированным лицом;
• начисление суточных за каждый день служебного выезда, включая праздники и выходные дни.

Некоторая специфика расчёта суточных выплат существует для оплаты заграничных командировок:

1. Выдаются суточные в иностранной валюте по курсу, существующему на момент выдачи денежных средств;
2. Суточные за последний день загранкомандировки целесообразно выплачивать в размере, установленном для внутригосударственных выездов (700 руб.), что связано с пересечение в тот день границы РФ (налоговые органы, давая такие рекомендации, ссылаются на п. 18 Положения о командировках).

Некоторые компании практикуют полную оплату питания командированного лица вместо выплаты суточных.

Оплата командировок — возмещение затрат

Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:

• За проезд (в том числе за провоз багажа);
• За найм жилья;
• За услуги связи;
• За загранпаспорт и визы;
• За обмен валюты.

При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:

• 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
• 2 500 руб. – для загранкомандировок.

Важным правилом освобождения перечисленных расходов от НДФЛ является их документальное подтверждение. Подтверждающими документами считаются:

1. Проездной билет, бумажная распечатка электронного проездного документа, посадочного талона, кассовый чек из такси, документация, подтверждающая использование личного транспорта – для подтверждения транспортных расходов;
2. Счёт или кассовый чек из гостиницы, договор найма жилья, договоры, счета, чеки об оплате риэлтерских услуг – для подтверждения расходов на проживание;
3. Счета для оплаты услуг связи, списки телефонных звонков, багажный чек – для подтверждения других затрат.

В локальных НПА организации-нанимателя могут быть предусмотрены, как любые другие виды командировочных затрат и их ограничений, так и даже оплата расходов без предъявления подтверждающих документов.

В заключение отметим, что любое нарушение прав и интересов работника, в том числе и неправильное начисление командировочных выплат, может быть обжаловано им в суде. Ответы на другие вопросы по теме, к примеру, о том, как отказаться от командировки, вы также можете найти на нашем сайте.