Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о «светлом будущем». Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет. В данной статье сделан краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, и введены базовые понятия, позволяющие приблизиться к решению по выбору системы документооборота, наилучшим образом подходящей именно для вашей организации. Сразу оговоримся: статья не претендует на полноту изложения возможностей программных продуктов (при необходимости с ними можно ознакомиться, обратившись за материалами к поставщикам) — внимание сфокусировано на их концептуальных особенностях, позволяющих осуществить правильный выбор продукта (системы).

В обзор включены 12 различных систем, представленных на российском рынке. Для того, чтобы их описание не казалось разрозненным набором фактов, в начале статьи приведены примененные принципы классификации систем — без такой «шкалы» изучение предмета этой статьи, сложного и многогранного, было бы невозможно. Для описания контекста, в котором используются эти системы, обозначена причина появления электронного документооборота, приведены некоторые базовые понятия, указаны основные задачи, решаемые системами. В качестве «ключа» к осуществлению выбора приведены основные факторы, влияющие на решение о выборе системы, упомянуты основные проблемы внедрения.

Почему данная статья появилась в разделе статей «Все о сканерах»? Как вы сможете убедиться в ходе прочтения данной статьи, любая система документооборота лишена смысла без блока ввода данных. Т.к. именно данные — это та сущность, которая вводится в систему, обрабатывается, преобразуется на каждом этапе системы и, в конечном счете, приводит к образованию новых формализованных данных, которые, в свою очередь, определяют дальнейшее поведение системы.

Способов ввода данных в Систему электронного документооборота может быть несколько: это могу быть данные из других систем, прикладных приложений, электронной почты и т.п., но прежде всего — это данные с бумажных носителей, которые вводятся в СЭД посредством сканирования оригинала документа и последующей его обработки. По-этому документные сканеры и специализированное программное обеспечение для сканирования — в комплексе являются неотъемлемой, а зачастую — первичной частью систем электронного документооборота.

Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота

См. представленную выше схему. В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах.

• Зачем нужны системы электронного документооборота
• Какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?
• Эффективность = Результат/Затраты
• Базовые понятия и терминология
• Основные задачи, решаемые системами документооборота
• Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы
• Проблемы внедрения системы документооборота
• Общая классификация систем документооборота
• Обзор некоторых систем документооборота, представленных в России
• Внешний электронный документооборот

Зачем нужны системы электронного документооборота

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал — сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.
Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.
Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути — вопрос только в том, какую систему выбрать.

Итак, какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?

В первую очередь руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: «А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?»; «Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?»; «Сотни лет люди работают с бумагой. Почему бы и нам не работать также?»; «Внедрение информационных систем вообще и электронного документооборота в частности требует серьNзных капиталовложений. Лучше мы потратим эти деньги на модернизацию основных производственных фондов»… Иногда похожие рассуждения преподносятся в несколько провокационной форме: «Мол, я догадываюсь, что внедрение системы электронного документоотборота — это модно, перспективно, современно и даже выгодно. Но вы убедите меня в этом!».
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Эффективность = Результат/Затраты

Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:
Фактор 1 — Сокращение затрат на бумажные документы
Фактор 2 — Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
Фактор 3 — Ускорение информационных потоков
Фактор 4 — Изменение корпоративной культуры
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Базовые понятия и терминология

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу: «Это не система документооборота, а система делопроизводства» или наоборот. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила — задача нетривиальная.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

• Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM — Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости — потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
• Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Проблемы внедрения системы документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора «советского типа» — нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы, их детальный анализ может стать предметом отдельной статьи.

Общая классификация систем документооборота

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы — ЭА). Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие — за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.
• Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM — Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Внешний электронный документооборот

Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности. Особенно серьезно эта проблема встает при реализации федеральной целевой программы «Электронная Россия», одной из задач которой является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

В середине марта 2002 года компания АйТи первой среди компаний-производителей систем электронного документооборота объявила о завершении разработки решения, которое позволит объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота, построенные на различных платформах и использующие различные форматы данных.

К созданию этого решения специалистов компании подтолкнуло стремление организовать взаимодействие своего продукта — широко используемой системы «БОСС-Референт», построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими системами электронного документооборота. С этой целью в системе «БОСС-Референт» реализован XML-шлюз, разработанный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инструкций в области документационного обеспечения управления.

Резюме

Выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет вам выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут вам подойти.

TerraLink xDE – собственная разработка компании TerraLink для электронного обмена документами с клиентами и партнерами. С помощью продукта вы сможете работать с первичными финансовыми документами прямо в учетной системе: формировать документы, обмениваться с контрагентами через операторов ЭДО, подписывать с помощью электронной подписи. С TerraLink xDE вы сможете организовать удобный электронный документооборот между организациями, а также:

• Снизить трудозатраты сотрудников бухгалтерии на обработку документов до 80%.
• Сократить расходы на печать, сканирование и пересылку оригиналов документов в 10 раз.
• Повысить надежность обмена документами и избавиться от риска потери документов. Подписать первичный документ в электронном виде с контрагентом можно в 1 клик мыши.
• Обеспечить синхронизацию данных в документах с контрагентом. При обнаружении ошибки, ее исправление занимает несколько секунд.

Получить демоверсию

Преимущества электронного документооборота между организациями с TerraLink xDE

TerraLink xDE реализует прямое подключение к 9 операторам для электронного документооборота между организациями, тем самым решает проблемы роуминга и позволяет компании подключить разных операторов своих контрагентов.

TerraLink xDE встраивается в любую корпоративную архитектуру и обладает широкими возможностями интеграции с ERP и ECM системами, в том числе отдельный коннектор для SAP ERP. Особенности архитектуры продукта обеспечивают полноценную работу при инсталляции ERP за пределами РФ.

TerraLink xDE поддерживает все необходимые типы и форматы документов. Мы всегда в курсе изменений функционала операторов ЭДО или форматов документов со стороны законодательства и включаем эти изменения в карту развития продукта, чтобы электронный обмен документами у наших клиентов не останавливался.

Выгоды юридически значимого электронного документооборота

Владелец бизнеса

• Уменьшение стоимости бизнес-процессов в компании
• Подтверждение прозрачности бизнеса, его соответствия действующему законодательству
• Прогнозируемые сроки окупаемости инвестиций

Финансовый директор

• Сокращение времени оборота документов между компанией и контрагентами
• Повышение оперативности и эффективности налогового учета
• Сокращение дебиторской задолженности

Главный бухгалтер

• Минимизация ошибок при обработке документов
• Гарантированный прием документов и возврат НДС
• Своевременный ответ на запросы налоговых органов

Руководитель клиентской службы

• Повышение лояльности контрагентов
• Моментальный обмен документами с контрагентами
• Сокращение времени проведения платежей

IT директор

• Короткие сроки реализации
• Повышение лояльности бизнеса
• Гарантированная поддержка TerraLink всего цикла перехода на ЭДО

Основной функционал TerraLink xDE

Как перейти на электронный документооборот с TerraLink xDE?

Мы предлагаем несколько вариантов, как вы можете приобрести TerraLink xDE и приступить к удобному электронному обмену документами.

Мы можем реализовать проект перехода на юридически значимый электронный документооборот под ключ и предварительно оптимизировать бизнес-процессы, провести методологические работы для подготовки регламентов, положений, других внутренних нормативных документов, а после подготовительной работы внедрить и настроить TerraLink xDE.

Если вы знаете в деталях, как должен работать электронный документооборот между организациями в вашем случае, то вам может подойти покупка лицензии TerraLink xDE и последующий выбор по настройке: самостоятельно или с привлечением нашей команды для установки, настройки продукта и обучения сотрудников работе с новым продуктом.

Узнайте подробнее о продукте TerraLink xDE

Организация электронного документооборота – один из тех вопросов, которые компании часто откладывают на потом в надежде, что он решится сам собой. Однако на деле количество бумаг растет, хаоса в документации становится все больше, а решение задачи с места не движется. В реальности же все гораздо проще, и многие компании уже ощутили это, передав управление документооборотом CRM.

Что дает внедрение CRM при работе с бумагами компании?

Современная компания работает с большим количеством документации: организационно – правовыми бумагами, договорами и актами, трудовыми, отчетными, финансовыми и распорядительными документами. Поэтому так важно упростить и систематизировать управление документооборотом. Кроме того, требуется обеспечить быстрый поиск бумаг и оперативный доступ к ним сотрудникам независимо от их местонахождения. Здесь на помощь приходить автоматизация документооборота с помощью CRM.

CRM выступает удобным инструментом для поиска файлов, обмена бумагами и совместной работы над документами. Повышается скорость работы, становится проще работать с документами вне офиса.

Хорошая система автоматизации документооборота позволяет:

• разместить в программе файлы различных видов;
• настроить доступ к документам, что особенно важно при работе с новичками;
• отправлять клиентам и партнерам ссылки на документы по e-mail, SMS или факсу;
• создавать базу знаний документов, благодаря которой новички смогут быстро вникнуть в работу компании;
• вести совместную работу над документами;
• следить за историей изменений файла;
• систематизировать документы.

Электронное управление документооборотом с помощью CRM дает также возможность сканировать документы и использовать многостраничное сканирование.

В некоторых CRM есть инструмент для создания шаблонов документов, который поможет быстрее составлять бухгалтерские и юридические бумаги. Еще одна удобная опция хорошей CRM – автоподстановка данных в документы из клиентской базы, базы продуктов и других таблиц.

Внедрение электронного документооборота позволяет ускорить и упростить поиск нужных файлов за счет наличия расширенного поискового инструмента по разным параметрам. Более того, сотрудник может просто зайти во вкладку с конкретным проектом и посмотреть все файлы, относящиеся к данному вопросу. Это гораздо быстрее и проще, чем собирать файлы с документами в e-mail. Система автоматизации документооборота бережет время сотрудника, которое он может потратить на другие полезные дела.

• Еще одно преимущество использования CRM – возможность в той же программе работать с бухгалтерскими и финансовыми документами. С помощью CRM легко создавать пакет финансовых документов, задействуя шаблоны. Программа также позволяет фиксировать оплату счетов, следить за движением денег компании по месяцам, счетам и контрагентам.
• Автоматизация документооборота с помощью CRM полезна еще и тем, что в программе можно формировать операции по расходу и приходу средств.
• Вы всегда будете в курсе дебиторской и кредиторской задолженности как в целом, так и по конкретным контрагентам.
• Внедрение электронного документооборота позволит также готовить основную налоговую и бухгалтерскую отчетность. Удобно и то, что в современных CRM есть календарь с напоминаниями, поэтому вы не пропустите сроки отправления отчетов в Пенсионный Фонд, Росстат и др.

Если вы хотите организовать электронный документооборот, программы необходимо подбирать с особым вниманием. Так, например, стоит обязательно узнать, насколько защищены ваши данные и документы. Уточните также, есть ли в программе возможность ограничить доступ к определенным документам.

Грамотно организованный документооборот на предприятии не только упрощает работу и экономит время, но также помогает компании повысить эффективность труда сотрудников за счет перенаправления их усилий на более полезные, чем оформление бумаг, дела.

Продуманная программа документооборот автоматизирует в комплексе: и договоры, и акты, и бухгалтерские документы, и бумаги для работы с клиентами, и бланки, и рекламные документы и т.д. Популярная CRM «Простой бизнес» дает возможность автоматизировать работу с документами по этим и другим направлениям, а также позволяет управлять персоналом, контактами, проектами, финансами, маркетинговой политикой, бухгалтерией, сайтом, рассылками и т.д. Скачайте бесплатную версию CRM-системы «Простой бизнес» и оцените все возможности автоматизации документооборота в организации, или узнайте больше о внедрении электронного документооборота в компании.

Наряду с увеличением объемов обязательной электронной отчетности в контролирующие органы, с каждым днем все большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, все большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков. Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, современной компании необходимо своевременно отвечать подобным запросам окружающей среды.

Поэтому неудивительно, что одним из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами.

Рис.1 Преимущества ЭДО

Понятие электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная (построенная на основе программы или сервиса) многопользовательская система, поддерживающая процесс управления организацией. При этом предполагается, что процесс управления сопровождается человеко-читаемыми документами, являющиеся, по сути, инструкциями для сотрудников организации, необходимыми к исполнению.

Рис.2 Электронный документооборот

Электронный документ – это данные, представленные в электронном виде, при этом пригодные для восприятия человеком с помощью ПК или мобильного устройства, для обмена по телекоммуникационным каналам связи и обработки на электронных устройствах.

Электронная подпись (ЭП) – реквизит электронного документа для его защиты от подделок и визирования. В ЭДО можно пользоваться всеми видами подписей:

1. Простой – для писем и спецификаций (разрабатывается посредством кодов и паролей);
2. Усиленной неквалифицированной – для документов с идентификацией подписанта (разрабатывается посредством криптографического преобразования данных с применением ключа электронной подписи);
3. Усиленная квалифицированная – выдается удостоверяющими центрами, имеющими специальную аккредитацию в части средств криптозащиты, сертифицированных ФСБ, для визирования счетов-фактур и отчетности в контролирующие органы и фонды. То есть этот вид не является обязательным для внутреннего ЭДО, например, для обмена документами с дочерними предприятиями, с филиалами и структурными подразделениями.

Электронный документ, подписанный ЭП, приравнивается к аналоговому документу на бумаге с подписью от руки.

Плюсы и минусы внутрикорпоративного электронного документооборота

Чтобы организовать внешний электронный документооборот, для начала следует создать и запустить внутренний с использованием современных систем электронного документооборота.

При подготовке к внедрению подобной системы необходимо тщательно оценить все возможные риски, плюсы и минусы такого проекта.

Основным минусом при внедрении системы остается человеческий фактор – сотрудников необходимо убедить в преимуществах новой системы, чтобы избежать внутреннего саботажа. Далее их ждет квалифицированное обучение работе в системе, что тоже может вызвать негативные реакции.

Работа в такой системе потребует создания компетентной службы поддержки и сопровождения, способной оперативно отвечать на все вопросы пользователей и быстро устранять возникающие проблемы в работе с системой, а также содержания в актуальном состоянии эксплуатационной документации – регламентов, инструкций, памяток. Это значит, что в компании придется провести процесс перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид.

Внедрение электронного документооборота внутри организации на базе 1С

Для нивелирования этих недостатков необходимо правильно спланировать внедрение системы, подготовить и обучить команду проекта, привлечь профессиональных аналитиков и методологов систем электронного документооборота, а также обеспечить работоспособные и отказоустойчивые IT-ландшафт и каналы связи.

Только грамотно спланированный проект может стать успешным. В противном случае будут возникать неоправданно большие расходы на исправление допущенных ошибок, система не будет работать и станет источником постоянных проблем и внутренних конфликтов.

Успешный проект перехода на внутренний ЭДО даст компании неоспоримые преимущества: до 30% времени (данные по проекту 2019 года), используя ЭДО, экономит сотрудник на согласование и поиск информации и документов, в 3 раза снижаются затраты на расходные материалы, до 25% повышается производительность труда и до 80% – сокращается стоимость хранения документов. Бесплатная
консультация
экспертаНаталья Севорина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Достоинства кадрового ЭДО

Кадровый документооборот – неотъемлемая, очень объемная и законодательно регламентированная часть внутреннего документооборота любой организации. Ошибки в этих документах или процессах их обработки могут стать причиной больших штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.

Кадровый документооборот в электронной форме позволит минимизировать основные риски в этой сфере, обеспечить требуемый уровень конфиденциальности и, наряду с этим, доступности необходимой информации.

При помощи кадрового документооборота можно:

• Вести личные карточки сотрудников;
• Оформлять все без исключения перемещения персонала;
• Вести архив записей об уволенных сотрудниках;
• Организовать кадровый резерв;
• Вести формы штатного расписания и справочника должностей;
• Легко выводить на печать любые отчетные формы.

Внедрим кадровый ЭДО в соответствии с законодательством РФ

Этапы создания системы внешнего ЭДО

Процесс построения системы электронного документооборота в рамках любой, отдельно взятой организации начинается с изменений в учетной политике и выпуске соответствующего приказа.

Далее следует заключить соглашения с каждым контрагентом, с которым планируется наладить обмен. Соглашение должно содержать правила создания, передачи и хранения документов, полный список документов на обмен, а также какой из трех вариантов подписи, установленных ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», будет использоваться.

После заключения договоров с контрагентами и оператором ЭДО система готова к работе: вы формируете, подписываете и отправляете документ по защищенным каналам связи, оператор ЭДО передает документ (возможно, через роуминг), контрагент получает его, проверяет и проводит документ.

Рис.3 Этапы внедрения ЭДО

Преимущества ЭДО между организациями

Электронный документооборот между организациями представляет собой совокупность процессов по совместной передаче, получению, хранению и использованию документов. Важным этапом этого процесса является гарантийная проверка целостности документа и подтверждение факта его получения квалифицированными операторами ЭДО.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы:

• Сокращение времени на обработку документа в десятки раз, сокращение затрат на канцелярию и отправку/доставку документов, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивариусов;
• Исключены потери документов;
• Возможность быстро подготовить пул необходимых документов к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;
• Своевременная доставка и получение документов. Длительный обмен документами исключен, документ «не опоздает» к оговоренному сроку;
• Снижение налоговых рисков: моментальная, подтвержденная отправка документов по налоговым обязательствам исключает штрафы и пени;
• Ускорение расчетов и платежей;
• «Прозрачная» работа с документами – в системе зафиксированы все действия с документом. Легкий доступ к любому документу;
• Повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки, согласование и т. д.

Быстро внедрим ЭДО любой сложности: любая отрасль, любой размер бизнеса

Удобен ли обмен документами в электронном виде с ПФР, ФСС, налоговой

Электронный документооборот с контролирующими органами является прогрессивной и перспективной возможностью передачи данных, закрепленной законодательно. Удобно ли обмениваться электронными документами с контролирующими органами? Ответ однозначный – да, удобно, быстро, с возможностью контроля процесса.

На законодательном уровне принимаются решения о том, что все новые и новые отчеты теперь можно сдавать только в электронном виде. Очевидным преимуществом здесь можно указать то, что бухгалтерам больше не надо ехать в территориальные контролирующие органы, стоять в очередях, рискуя не податься в срок и тратя деньги на дорогу. Через оператора ЭДО по защищенным каналам связи любой бухгалтер непосредственно со своего рабочего места может передать необходимый документ инспектору ФСС, ПФР, ФСН и т.д. «одним нажатием клавиши». При этом можно оперативно исправлять ошибки, если таковые будут обнаружены проверяющим инспектором в предоставленных документах. Все это гарантирует точность учета, четкий контроль документооборота и конфиденциальность.

На сегодняшний день существует множество сервисов, обеспечивающих такой обмен электронной отчетностью, и один из самых удобных и востребованных из них является сервис 1С-Отчетность.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Плюсы электронного документооборота мы обсудили, теперь о недостатках, обусловленных, в первую очередь, тем, что данные системы все еще переживают стадию бурного развития, и правила работы в таких системах только формируются.

• Вероятность повреждения базы данных или файловых хранилищ. Предотвратить это можно правильно настроенным планом резервного копирования данных.

Рис.4 Система электронного документооборота

• Сложность адаптации и обучения возрастных сотрудников работе в системе преодолевается четкими указаниями руководства и наличием постоянной поддержки специалистов.
• Стоимость. Цена СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 500-10000 долларов, поэтому, прежде чем решаться на внедрение, следует взвесить все за и против.
• Эффективность ЭДО снижается в случае отсутствия такового у контрагентов организации. Этот вопрос решиться со временем.
• Преимущества от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений не так заметны, но они остаются.
• Необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами. Но скорость поиска и сохранность документа в системе сильно облегчает этот процесс.
• Отсутствие прямого роуминга между всеми операторами ЭДО. Например, если вы используете оператора, входящего в Хаб 1С (Калуга Астрал, Линк-сервис, Тензор, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), а ваш контрагент подключен к Контур.Диадок, то роуминг придется настраивать «руками». Такая настройка роуминга может в среднем занимать 5-6 дней, а проверять статус настройки надо будет самостоятельно, автоматически он не отображается. Если у вас много контрагентов и они часто меняются, то отсутствие автоматического роуминга между рядом часто используемых операторов может оказаться серьезной проблемой.

Перечисленные недостатки во многом обусловлены частичным отсутствием необходимых правовых норм и пока слабой степенью проникновения ЭДО в бизнес-среду. Но тенденции рынка свидетельствуют о том, что уже совсем скоро без полноценно функционирующего ЭДО невозможно будет себе представить современную развивающуюся компанию.

К тому же уже сейчас появились технологии, которые позволяют нивелировать ряд недостатков использования ЭДО. Специалисты компанииWiseAdvice разработали технологию WA:ЭДО, которая позволяет настраивать автоматический роуминг с различными операторами ЭДО благодаря прямой интеграции с 1С-ЭДО и Контур.Диадок. При этом технология предоставляет ряд дополнительных возможностей, включая работу с документами в едином интерфейсе и отправку исходящих наиболее дешевым маршрутом. Технология доступна в качестве сервиса, к которому можно просто и быстро подключиться, и в качестве корпоративного внедрения на территории заказчика.

Внедрим простой, удобный и дешевый ЭДО без роуминга в кратчайшие сроки

Самым значимым критерием оценки преимуществ от внедрения электронных систем документооборота является экономический эффект. Есть различные способы оценки этого критерия, но все они однозначно указывают на несомненную экономическую эффективность таких внедрений. Например, по данным фирмы 1С документооборот из 110 тысяч документов в бумажном виде потребует затрат, составляющих в сумме более 6 миллионов рублей, а электронный оборот того же количества документов потребует чуть более 300 000. Такая значительная разница только подтверждает тот факт, что цифровые технологии давно заняли место в ряду основных конкурентных преимуществ бизнеса, поддерживая глобальные векторы развития бизнес-среды компаний разного масштаба и направлений деятельности.

О системе электронного документооборота администрации города Владимира

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВЛАДИМИРА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 января 2012 года N 79-р
О системе электронного документооборота администрации города Владимира

(с изменениями на 2 апреля 2018 года)

(в ред. распоряжения администрации города Владимира от 02.04.2018 N 205-р)

Для реализации требований стандарта СМК администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011», в целях повышения результативности и эффективности организации делопроизводства, создания условий для перехода на безбумажный документооборот в администрации города Владимира:

1. Определить Систему электронного документооборота «Сириус» (СЭД «Сириус») базовой информационной системой для организации и ведения делопроизводства в администрации города Владимира.

2. Утвердить «Порядок работы с системой электронного документооборота «Сириус» в администрации города Владимира» (приложение).

3. Определить управление информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства администратором СЭД «Сириус».

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Владимира, руководителя аппарата Гарева В.А.

Глава администрации города
А.С.ШОХИН

Приложение. Порядок работы с системой электронного документооборота «Сириус» в администрации города Владимира

Приложение

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
администрации
города Владимира
от 30.01.2012 N 79-р

(в ред. распоряжения администрации города Владимира от 02.04.2018 N 205-р)

Общие положения

1.1. Настоящий документ определяет порядок работы с системой электронного документооборота «Сириус» (далее — СЭД) в администрации города Владимира (далее — Порядок).

1.2. Порядок разработан в соответствии со стандартом СМК администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011» в целях повышения результативности и эффективности организации делопроизводства, создания условий для перехода на безбумажный документооборот в администрации города Владимира.

1.3. СЭД обязательна к использованию в администрации города Владимира, ее структурных подразделениях, муниципальных бюджетных и казенных учреждениях (при наличии технической возможности).

1.4. Рабочие площадки, на которых СЭД устанавливается в обязательном порядке:

— управление информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства (протокольный отдел и отдел электронного делопроизводства);

— управление секретариата главы администрации города;

— службы документационного обеспечения структурных подразделений администрации города;

— службы документационного обеспечения муниципальных бюджетных и казенных учреждений (при наличии технической возможности).

Решение о необходимости создания дополнительных рабочих мест СЭД в структурных подразделениях администрации города, муниципальных бюджетных и казенных учреждениях принимает руководитель соответствующего подразделения (учреждения).

Термины и определения, обозначения и сокращения

Администратор СЭД — структурное подразделение администрации города, наделенное функциями по организации и ведению делопроизводства администрации города, внедрению и использованию СЭД, — управление информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Корпоративный портал органов местного самоуправления города Владимира — Портал — внутренний информационный ресурс органов местного самоуправления города Владимира, обеспечивающий управление корпоративными данными и приложениями, возможность групповой работы, в том числе и над документами, организацию эффективных внутренних коммуникаций.

Оператор СЭД — сотрудник Администратора СЭД или Службы документационного обеспечения структурного подразделения (учреждения), ответственный за ведение делопроизводства руководителя или структурного подразделения (учреждения), обеспечивающий использование СЭД и отвечающий за актуализацию информации в ней.

Пользователь СЭД — сотрудник структурного подразделения (учреждения), использующий СЭД для получения необходимой информации и (или) производящий ее информационное наполнение.

Система электронного документооборота «Сириус» — СЭД — базовая информационная система электронного документооборота в администрации города Владимира, разработанная управлением информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Служба документационного обеспечения — Служба ДО — отдел (сектор, группа или сотрудник) структурного подразделения (учреждения), на который руководителем подразделения (учреждения) возлагаются обязанности по организации делопроизводства в структурном подразделении (учреждении).

Технический администратор СЭД — структурное подразделение администрации города, обеспечивающее функционирование и техническое сопровождение СЭД, — управление информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы.

Электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Доступ к СЭД

3.1. Для получения доступа к СЭД служащий структурного подразделения (учреждения), который должен являться зарегистрированным пользователем единой информационно-телекоммуникационной сети органов местного самоуправления города Владимира, направляет Администратору СЭД заявку.

3.3. Заявка подлежит утверждению руководителем структурного подразделения (учреждения), в котором работает служащий.

3.4. Администратор СЭД в течение одного рабочего дня после получения заявки рассматривает целесообразность регистрации служащего структурного подразделения (учреждения) в качестве Пользователя СЭД или Оператора СЭД и направляет ее для исполнения представителю Технического администратора СЭД.

3.5. Технический администратор СЭД в течение одного рабочего дня после получения заявки производит регистрацию нового пользователя, наделяет его необходимыми правами и направляет ему идентификационные данные (имя, пароль).

3.6. В случае отказа в регистрации служащему средствами Портала направляется сообщение с указанием причин отказа.

3.7. Установка клиентской части СЭД на рабочих местах пользователей производится:

— в аппарате администрации города — представителем Технического администратора СЭД;

— в структурных подразделениях с правом юридического лица, муниципальных бюджетных или казенных учреждениях — сотрудником, ответственным за информатизацию в структурном подразделении (учреждении).

3.8. В случае необходимости прекращения доступа пользователя к СЭД Оператор СЭД или руководитель структурного подразделения (учреждения) должен направить средствами Портала соответствующий запрос Администратору СЭД с указанием причин. После согласования запроса Администратором СЭД Технический администратор СЭД в течение одного рабочего дня после получения запроса прекращает доступ пользователю к СЭД.

Организация работы с СЭД

4.1. Основные функции СЭД

4.1.1. Регистрация документа — внесение реквизитов документа, в том числе прикрепление файла документа, в СЭД.

4.1.2. Печать регистрационного штампа — нанесение на документ его регистрационных данных из СЭД.

4.1.3. Формирование движения — передача документа средствами СЭД от автора/регистратора к конечным пользователям документа для информации или исполнения.

4.1.4. Учет документов — ведение базы документов администрации города Владимира.

4.1.5. Оповещение — автоматическое информирование средствами СЭД пользователя о поступлении ему для работы новых документов.

4.1.6. Контроль исполнения — отслеживание средствами СЭД соблюдения сроков и правильности работы с документами для содействия своевременному и качественному их исполнению.

4.1.7. Формирование отчетов — подготовка средствами СЭД необходимых аналитических отчетов и сводок, в том числе по исполнительской дисциплине.

4.1.8. Поиск документов — поиск средствами СЭД по произвольному набору реквизитов необходимого документа и получение доступа к нему (в пределах полномочий пользователя).

4.1.9. Ведение справочников — редактирование справочной информации, необходимой для функционирования СЭД.

4.2. Регистрация документа

4.2.1. Все документы администрации города, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, подлежат регистрации в СЭД. Регистрация документов в СЭД осуществляется Операторами СЭД.

4.2.2. При регистрации документа в СЭД создается электронная регистрационная карточка документа, в которую вносятся все его реквизиты.

4.2.3. Перечень сведений (реквизитов), содержащихся в электронной регистрационной карточке документа СЭД, приведен в приложении к Порядку. Состав сведений может отличаться для исходящих и входящих документов, внутренних документов.

4.2.4. Не допускается внесение в реквизит «Наименование (заголовок к тексту) документа»:

— персональных данных, за исключением общедоступных;

— сведений ограниченного доступа.

4.2.5. Для обеспечения удобства работы с документами в СЭД для них должны быть внесены реквизиты связности.

Реквизиты связности позволяют установить связь между документом-инициатором и документом-реакцией или семантические связи между документами.

4.3. Прикрепление файла документа

4.3.1. К электронной регистрационной карточке документа Оператор СЭД прикрепляет файл этого документа (электронный документ, в том числе подписанный электронной подписью, или электронная копия документа).

К электронной регистрационной карточке документа возможно прикрепление до десяти файлов приложений.

4.3.2. В обязательном порядке подлежат сканированию и прикреплению к электронной регистрационной карточке документа файлы в формате *PDF: входящих документов, поступающих в администрацию города Владимира и ее структурные подразделения (учреждения); исходящих документов, подготовленных в администрации города Владимира и ее структурных подразделениях (учреждениях).

(п. 4.3.2 в ред. распоряжения администрации города Владимира от 02.04.2018 N 205-р)

4.3.3. Рекомендуемые форматы прикрепляемых файлов и параметры сканирования устанавливаются Техническим администратором СЭД.

4.3.4. Ответственность за соответствие прикрепленных файлов документов их бумажным оригиналам несут руководители структурных подразделений (учреждений) и исполнители документов.

4.3.5. Не допускается прикрепление к электронной регистрационной карточке документа файлов:

— документов, содержащих персональные данные, за исключением общедоступных;

— служебных документов, имеющих гриф «Для служебного пользования»;

— документов, имеющих иной гриф ограниченного доступа.

4.4. Формирование движения документа

4.4.1. Движение копий документов в администрации города Владимира осуществляется в электронном виде (электронные копии документов) с использованием СЭД.

4.4.2. После регистрации документа он направляется средствами СЭД исполнителям по компетенции через Операторов и (или) Пользователей СЭД.

4.4.3. Все стадии обработки документа: наложение очередной резолюции, движение документа к исполнителям, результаты исполнения должны быть отражены в СЭД.

4.4.4. Операторы и Пользователи СЭД информируются о поступлении им новых документов средствами оповещения СЭД.

4.4.5. Операторы и Пользователи СЭД должны своевременно доводить до исполнителей (если сами Операторы или Пользователи СЭД не являются исполнителями) информацию по документам, движение которых отражается в СЭД.

4.4.6. Поручения по документам подлежат безусловному исполнению исполнителями в указанный срок.

4.5. Контроль

4.5.1. Средства контроля СЭД в пределах компетенции Оператора или Пользователя СЭД позволяют осуществлять следующие операции:

— установка признака «На контроле» как документа в целом, так и отдельных поручений по нему;

— проверка и регулирование хода исполнения документа;

— снятие признака «На контроле» документа и поручений по нему;

— учет и обобщение результатов исполнения (подготовка аналитических сводок и отчетов по состоянию исполнительской дисциплины).

4.5.2. Для обеспечения проведения процедур контроля все сведения о ходе исполнения должны быть отражены в СЭД. Ответственность за своевременное внесение сведений в СЭД несет Оператор и (или) Пользователь СЭД.

Приложение. Перечень сведений (реквизитов), содержащихся в электронной регистрационной карточке документа СЭД «Сириус»

Приложение
к Порядку

п/п	Сведения (реквизит)	Примечание
	Регистрационный номер документа	Обязательный, формируется системой автоматически
	Дата документа (дата регистрации документа)	Обязательный
	Дата поступления документа	Обязательный
	Исходящий номер и дата документа	Обязательный, заполняется для входящих документов
	Вид документа	Обязательный
	Отметка о конфиденциальности (гриф документа)	Обязательный
	Дело (индекс дела)	Обязательный
	Доставка (вид доставки)
	Количество листов основного документа	Обязательный
	Количество экземпляров
	Количество приложений	Обязательный
	Общее количество листов приложений	Обязательный
	Адресант (реквизиты отправителя)	Обязательный, заполняется для входящих документов
	Адресат (движение документа: направления и поручения)	Обязательный
	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	Обязательный
	Должность, фамилия и инициалы других участников подготовки документа (согласовал, завизировал, подготовил, внес проект и т.д.)
	Наименование (заголовок к тексту) документа	Обязательный
	Сведения о переадресации документа (движение документа)	Обязательный при наличии дальнейшего движения
	Указания по исполнению документа (движение, резолюция к поручению, направлению)	Обязательный
	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Обязательный при наличии
	Отметка о прикрепленном файле основного документа (файл документа)	Обязательный (при наличии технической возможности)
	Отметки о прикрепленных файлах приложений (файлы приложений)
	Отметка о контроле документа (контроль за исполнением документа, снятие с контроля)
	Контрольная дата
	Отметка об исполнении документа (ответ, дата исполнения)	Обязательный для документов, по которым даны поручения
	Сведения о регистраторе (место регистрации, Ф.И.О. регистратора)	Обязательный, формируется автоматически
	Дата публикации документа
	Тема документа	Обязательный
	Связность

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.