Письмо #1:
Уважаемый Иван Иванович,
Спасибо за Ваше предложение по ремонту нашего офисного здания. Ваше предложение было хорошо подготовлено и отвечало всем нашим требованиям. Тем не менее, итоговая цена была значительно выше, чем заявленная в конкурсе. Мы решили заключить договор с другой компанией.
С уважением,
Петр Петров
Письмо #2:
Уважаемый Иван Иванович,
Спасибо, что нашли время для знакомства с нами и обсуждения наших потребностей на предстоящий год. После анализа всех предложений, мы решили заключить договор с другой компанией.
Приглашаем Вас принять участие в тендере на будущий год.
С уважением,
Петр Петров
Письмо #3:
Уважаемый Иван Иванович,
Мы признательны за Ваше участие в тендере на . Ваше предложение было очень конкурентоспособным и отвечало всем нашим требованиям. После ознакомления со всеми предложениями, мы решили заключить контракт с другой компанией.
Благодарим Вас за потраченное время и надеемся поработать с Вами в будущем.
С уважением,
Петр Петров
Письмо #4:
Уважаемый Иван Иванович,
Спасибо за Ваше предложение по . Мы ценим Ваше время, потраченное на подготовку информации. Мы решили присудить победу и заключить контракт с другой организацией.
Надеемся поработать с Вами в будущем.
С уважением,
Петр Петров

Работник отказывается подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий трудового договора по результатам проведенной специальной оценки условий труда. Какие должны быть действия кадровой службы в данной ситуации?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Отказ работника от подписания дополнительного соглашения, по сути, является отказом от продолжения работы в новых условиях.
Работодатель может уволить работника по п. 7 части первой ст. 77 ТК РФ с соблюдением установленного порядка увольнения и при условии, что прежние условия трудового договора не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. При отсутствии таких причин работодатель должен обеспечить соблюдение ранее принятых на себя договорных обязательств.
Обоснование вывода:
Согласно ст. 212 ТК РФ на всех без исключения работодателей возложена обязанность по проведению специальной оценки условий труда в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее — Закон N 426-ФЗ). По результатам проведения специальной оценки условий труда (далее также — СОУТ) устанавливаются классы (подклассы) условий труда на рабочих местах (ч. 2 ст. 3 Закона N 426-ФЗ).
В силу ст. 7 Закона N 426-ФЗ и части второй ст. 219 ТК РФ результаты специальной оценки условий труда используются в целях установления работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, сокращенной продолжительности рабочего времени (ст. 92 ТК РФ), ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (ст. 117 ТК РФ), повышенной оплаты труда (ст. 147 ТК РФ).
При этом условия труда на рабочем месте, а также гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте, являются условиями, обязательными для включения в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Соответственно, если после проведения СОУТ условия труда на рабочих местах работников изменились, то это влечет за собой изменение соответствующих условий трудового договора.
Изменение определенных сторонами условий трудового договора возможно либо по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ), либо по инициативе работодателя с соблюдением условий и требований ст. 74 ТК РФ.
Статьей 72 ТК РФ предусмотрено, что изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Если работник и работодатель достигнут соглашения об изменении условий трудового договора об условиях труда на рабочем месте и о компенсациях за работу с вредными условиями труда, то соответствующие изменения могут быть внесены в трудовой договор на основании ст. 72 ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Статья 74 ТК РФ предоставляет работодателю право по своей инициативе изменять любые условия трудового договора, кроме трудовой функции работника. Но работодатель вправе сделать это лишь в случае, когда ранее определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины).
Перечень связанных с изменением организационных или технологических условий труда причин, указанный в ст. 74 ТК РФ, является открытым и носит оценочный характер. Анализ судебной практики позволяет сделать вывод, что в части первой ст. 74 ТК РФ речь идет об обстоятельствах, которые приводят к столь существенным изменениям в организации труда работников или технологии самого производственного процесса, что прежние определенные сторонами условия трудового договора объективно уже не могут быть сохранены (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Забайкальского краевого суда от 10.07.2012, апелляционное определение СК по гражданским делам Кировского областного суда от 21.08.2012 по делу N 33-2511).
В п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 (далее — Постановление Пленума ВС РФ) указывается, что одним из таких изменений является совершенствование рабочих мест на основе их аттестации (специальной оценки). Для применения ст. 74 ТК РФ в этом случае работодателем должны быть совершены какие-то действия, направленные на снижение уровней факторов вредного воздействия производственной среды на здоровье работников или устранение таких вредных факторов, и эффективность этих действий должна быть подтверждена результатами специальной оценки условий труда. Сам по себе факт проведения специальной оценки не может являться причиной для одностороннего изменения условий трудовых договоров с работниками, поскольку данная процедура только оценивает условия труда, но не меняет их*(1).
Соответственно, если в рассматриваемом случае по результатам проведенной специальной оценки условий труда установлено, что на рабочих местах класс (подкласс) условий труда уменьшился, что произошло вследствие произведенных работодателем действий по совершенствованию условий труда работников, то работодатель вправе в одностороннем порядке изменить условия трудовых договоров с работниками в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Это подтверждается судебной практикой (смотрите, например, определение Тульского областного суда от 14.07.2011 N 33-2408).
О предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (часть вторая ст. 74 ТК РФ).
Если работник в новых условиях работать отказывается, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (часть третья ст. 74 ТК РФ). При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Согласно п. 16 Постановления Пленума ВС РФ под другой местностью понимается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.
При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовые договоры прекращаются в соответствии с п. 7 части первой ст. 77 ТК РФ. Работникам, которые будут уволены по этому основанию, выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного заработка (часть третья ст. 178 ТК РФ).
Таким образом, если работник отказывается от изменения условий трудового договора по соглашению сторон в порядке ст. 72 ТК РФ, то при наличии причин, указанных в ст. 74 ТК РФ, соответствующие условия могут быть изменены работодателем в одностороннем порядке, с обязательным соблюдением требования о письменном предупреждении работников не менее чем за 2 месяца.
После истечения срока предупреждения при согласии работника новые условия трудового договора вступают в силу. При этом законодательно не установлена необходимость заключать дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора. Соответственно, если соблюдены все требования ст. 74 ТК РФ, то, по нашему мнению, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий трудового договора не требуется*(2). Если работник в новых условиях работать отказывается, ему предлагается другая имеющаяся работа, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья; при отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 части первой ст. 77 ТК РФ.
Если же обстоятельства, позволяющие применить положения ст. 74 ТК РФ, отсутствуют, изменение условий трудового договора происходит только путем подписания с работником дополнительного соглашения к трудовому договору и только с согласия работника. В этом случае если работник не согласен на изменение условий трудового договора, то такое изменение невозможно и каждая из сторон должна будет обеспечить соблюдение ранее принятых на себя договорных обязательств.
К сведению:
Частью 3 ст. 15 Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О специальной оценке условий труда» (далее — Закон N 421-ФЗ) установлено, что при реализации компенсационных мер в соответствии с новой редакцией Трудового кодекса РФ в отношении работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, порядок и условия осуществления таких мер не могут быть ухудшены, а размеры снижены по сравнению с порядком, условиями и размерами фактически реализуемых в отношении указанных работников компенсационных мер по состоянию на день вступления в силу Закона N 421-ФЗ (01.01.2014) при условии сохранения соответствующих условий труда на рабочем месте, явившихся основанием для их назначения.
Это означает, что все достигнутые к 01.01.2014 размеры предоставляемых работникам гарантий и компенсаций за «вредность» должны сохраняться до улучшения условий труда на рабочих местах, подтвержденного результатами специальной оценки условий труда. Улучшением условий труда считается уменьшение итогового класса (подкласса) условий труда на рабочем месте. Если по результатам СОУТ итоговый класс (подкласс) условий труда на рабочем месте не уменьшился, занятому на таком рабочем месте работнику должны быть сохранены все ранее предоставленные гарантии и компенсации за «вредность», а при необходимости установлены дополнительные гарантии и компенсации в связи с ухудшением условий труда (письмо Минтруда России от 21.10.2015 N 15-1/В-4549).
Таким образом, если до 01.01.2014 работникам были установлены гарантии и компенсации за работу во вредных условиях труда, то работодатель вправе изменить уровень предоставляемых работникам таких гарантий и компенсаций в рамках установленных действующим трудовым законодательством пределов или отменить их, только если по результатам специальной оценки зафиксировано улучшение условий труда, то есть уменьшение итогового класса (подкласса) условий труда на рабочем месте.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панова Наталья
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена
22 декабря 2015 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Вместе с тем следует отметить, что в некоторых случаях суды при разрешении споров исходят лишь только из того, нашел подтверждение факт работы во вредных и (или) опасных условиях труда или нет (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 07.08.2014 по делу N 33-10634/2014, апелляционное определение СК по гражданским делам Курского областного суда от 19.11.2013 по делу N 33-2744-2013).
*(2) Обращаем Ваше внимание, что в судебной практике вопрос о необходимости подписания сторонами дополнительного соглашения при изменении условий трудового договора по инициативе работодателя однозначно не решен.
Так, некоторые суды считают, что в случае изменения условий трудового договора в порядке ст. 74 ТК РФ при согласии работника работать в новых условиях сторонам подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16 августа 2012 г. по делу N 33-4570, апелляционное определение СК по гражданским делам Забайкальского краевого суда от 10 июля 2012 г. по делу N 33-2165-2012). Другие придерживаются противоположного мнения (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 21.01.2014 по делу N 11-508/2014, кассационное определение СК по гражданским делам Забайкальского краевого суда).

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

• мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
• нам неприятно отвечать отказом;
• нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Рекомендации при написании писем-отказов

1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:

1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:

«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

ТОО «Технология»

Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,

директор по развитию тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:

Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка