Подшивка документов в бухгалтерии

Папки А4 цельнокроенная для договоров

  • Готовые коробки
    • Коробка крышка-дно 16х16
    • Подарочная коробочка «Домик»
    • Коробка для визитных карточек
    • Коробка с магнитным замком для хранения визиток
  • Готовые конверты
    • Евро конверт без печати
    • Конверт С6 без печати
    • Квадратный конверт 15х15
    • Квадратный конверт 17х17
    • Конверт для визитки или дисконтной карты
    • Конверт для визитки или пластиковой карты
    • Конверт для приглашения без печати
    • Конверт С6 с треугольным клапаном
    • Конверт С5 с треугольным клапаном 210х150
  • Эксклюзивные коллекционные открытки
    • Открытка «Две кошечки»
    • Открытка «Я люблю тебя»
    • Открытка «Радости»
    • Открытка «Енот»
    • Открытка с Новым Годом «Шар желаний»
    • Открытка с Новым Годом «Красное солнце»
    • Открытка с Новым Годом «Домик в лесу»
    • Открытка-этикетка с Новым Годом «Елочный шар» вид 1
    • Открытка-этикетка с Новым Годом «Елочный шар» вид 2
    • Открытка-этикетка с Новым Годом «Елочный шар» вид 3
  • Почтовые карточки и открытки
    • Почтовая карточка «Каменный водоворот»
    • Почтовая карточка «Сон в летнюю ночь»
    • Почтовая карточка «У головы Желтого Дракона»
    • Почтовая карточка «Ледяной хоровод»»
    • Открытка «Рассвет на Меса Арч»
    • Открытка «Свято-Никольский собор»
    • Открытка «Сиднейская гавань»
    • Открытка «Синие очи Карелии»
  • Готовые настольные календари
    • Настольный деловой календарь
    • Настольный календарь Бухгалтера
  • Готовые настенные перекидные календари на 2019 год2019
    • Календарь-органайзер «Год хрюши» 2019
    • Календарь-органайзер «Наивная живопись» 2019
    • Календарь-органайзер «Белый» 2019
    • Календарь-органайзер «Гурман» 2019
    • Календарь А3 «Современная архитектура»
    • Календарь А3 «Таинственный мир»
    • Календарь А3 «Города Европы»
    • Календарь А2 «Цветочный дизайн»
    • Календарь А2 «Очарование Москвы»
    • Календарь А2 «Шедевры русской живописи»
    • Календарь А2 «Москва»
    • Календарь А2 «Моне»
    • Календарь А2 «Заповедная Россия»
    • Календарь А2 «Времена года в русской живописи»
    • Календарь А1 «Все о городах»
    • Календарь А1 «Все о природе»
  • Продукция для отелей
    • Буклет 150х300 в одно, два или три сложения
    • Конверт под подарочную карту, кейхолдер для отелей
    • Кейхолдер с карманом под электронный ключ или карту
    • Почтовые карточки
    • Папка счет для ресторанов, отелей и салонов красоты
    • Дорхенгер стандартный 100х210
    • Тейблтенты
    • Дорхенгер полукруглый
    • Тейблтент пирамидка
  • Свадебная полиграфия
    • Свадебные приглашения с конвертом
    • Конверт евро без клапана с вкладышем
    • Квадратные конверты без клапана с вложением 12х12
    • Квадратные конверты без клапана для приглашения 16х16
    • Квадратные конверты без клапана 23х23
    • Коробка крышка-дно 70х70х40 мм
    • Упаковка пирожок для ювелирных изделий
    • Коробка крышка-дно 70х70х50 мм
    • Коробочка для мини-подарка, комплимента
    • Упаковка для пробников духов
  • Набор для проведения мероприятий формат А5
    • Буклет А5 вертикальный
    • Изготовление бейджей
    • Блокноты А5 с ручкой
    • Пакет А5
  • Набор для проведения мероприятий в пакете А4
    • Изготовление бейджей
    • Евро конверты
    • Приглашения евро
    • Рекламная папка А4 с высоким клапаном
    • Папка-портфель
    • Пакет А4
  • Квартальные календари2019
    • Квартальник с одним рекламным полем
    • Квартальник с тремя рекламными полями
    • Квартальник с боковыми полями
    • Квартальный календарь с индивидуальными блоками
    • Квартальник с перекидными топами на ригеле
    • Квартальный календарь МИНИ или МИДИ 3-в-1
  • Карманные календари и закладки2019
    • Карманные календари
    • Линейка и закладка
    • Календарь-книжка
  • Календарик домик, пирамидка
    • Календарь пирамидка
    • Календарь домик вертикальный
    • Календарь домик квадрат
    • Календарь домик евро формат
  • Настольные деловые календари с бегунком
    • Календарь деловой 100х110 мм
    • Настольный деловой календарь с бегунком
    • Настольный квартальный календарь с бегунком
    • Календарь деловой 70х150 мм с бегунком
    • Сдвоенный календарь «Вокруг света» с бегунком
    • Сдвоенный календарь «Горы», Россия
  • Настольные перекидные календари
    • Настольный перекидной календарь евро
    • Настольный календарь квадрат
    • Настольный календарь А5 вертикальный
    • Настольный календарь А5 горизонтальный
  • Настенные календари
    • Однолистовой календарь-плакат А32019
    • Настенный перекидной календарь А3 складной
    • Настенный календарь А3 на ригеле вертикальный
    • Настенный календарь А3 на ригеле горизонтальный
  • Конверты с прямым клапаном (стандартные)
    • Евро конверты
    • Конверты С6
    • Конверты С5
    • Квадратные конверты 15х15
    • Конверты С4 с клапаном
    • Квадратные конверты 21х21
    • Квадратные конверты 25х25
  • Конверты с треугольным клапаном
    • Конверт для подарочного сертификата или визитки
    • Конверты для приглашений 70х100
    • Конверты С6 с треугольным клапаном
    • Конверт С5 с треугольным клапаном
    • Конверты С4 с треугольным клапаном
  • Картхолдеры, кейхолдеры
    • Конверт под подарочную карту, кейхолдер для отелей
    • Картхолдер под подарочную или клубную карту
    • Конверт для подарочного сертификата или визитки
    • Кейхолдер с карманом под электронный ключ или карту
    • Конверты для приглашений 70х100
  • Конверты без клапана
    • Конверт под подарочную карту, кейхолдер для отелей
    • Конверт для приглашения 110х80 мм
    • Конверт евро без клапана с вкладышем
    • Квадратные конверты без клапана с вложением 12х12
    • Квадратные конверты без клапана для приглашения 16х16
    • Квадратные конверты без клапана 23х23
  • Квадратные конверты
    • Квадратные конверты 15х15
    • Квадратные конверты 17х17
    • Квадратные конверты 21х21
    • Квадратные конверты 25х25
    • Квадратные конверты без клапана с вложением 12х12
    • Квадратные конверты без клапана для приглашения 16х16
    • Квадратные конверты без клапана 23х23
  • Нестандартные и оригинальные конверты
    • Конверт для билета или лифлета
    • Открытка или приглашение «Волна»
    • Евро конверт с замочком
  • Картонные конверты
    • Евро конверты с защитной лентой
    • Картонные конверты с защитной лентой С5
    • Картонные конверты С4 с защитной лентой
  • Визитки, бейджи, бланки, адресные папки
    • Визитные карточкиШАБЛОНЫ
    • Изготовление бейджей
    • Адресная папка
    • Круглые наклейки
    • Коробка с магнитным замком для хранения визиток
  • Блокноты с логотипом, кубарики
    • Блокнот A6 с ручкой
    • Блокноты А5 с ручкой
    • Блокнот А5 с ручкой, со сменным блоком и кармашком
    • Блокноты А6
    • Блокноты евро
    • Изготовление блокнотов А5
    • Блокнот на пружине по длинной стороне (тетрадь)
    • Подставка под кубарик 9 см
    • Подставка под кубарик 5 см
  • Удостоверения, грамоты, дипломы, сертификаты, купоны
    • Удостоверения к медалям и значкам
    • Сертификат А4
    • Адресная папка
    • Подарочные сертификаты и купоны на скидку
  • Флаеры, листовки, плакаты и постеры
    • Раздаточные листовки А6
    • Листовки А5
    • Квадратные листовки
    • Листовки А4
    • Постер и плакаты
    • Линейка и закладка
  • Буклеты
    • Рекламный буклет 100х210 мм, лифлет
    • Буклеты А6 в одно, два или три сложения
    • Буклет А5 вертикальный
    • Буклет А5 горизонтальный
    • Квадратные буклеты в одно или два сложения
    • Буклет 150х300 в одно, два или три сложения
    • Буклет А4 с одним или двумя сгибами
    • Горизонтальный буклет А4 в одно сложение
  • Брошюры, каталоги, журналы
    • Брошюра евро формат
    • Брошюра А6 вертикальная или горизонтальная
    • Брошюра А5 вертикальная
    • Брошюра А5 горизонтальная на скрепке
    • Квадратные брошюры 15х15
    • Квадратные брошюры 20х20 или 21х21
    • Квадратные брошюры макси
    • Многополосные брошюры А4 на скрепке
    • Брошюра А4 горизонтальная на скрепке
    • Журналы, периодические издания
  • Открытки на заказ
    • Квадратные открытки, карточки и приглашения 12х12
    • Квадратная открытка 12х12 с замочком
    • Квадратные открытки 15х15
    • Открытки-валентинки
    • Почтовые карточки
    • Открытки А6
    • Открытки А5
    • Открытки евро
    • Открытка с бабочкой
  • Приглашения
    • Приглашения евро
    • Приглашение «Рояль»
    • Конверт для билета или лифлета
    • Открытка или приглашение «Волна»
    • Евро конверт с замочком
    • Конверт евро без клапана с вкладышем
    • Квадратные конверты без клапана с вложением 12х12
    • Квадратные конверты без клапана для приглашения 16х16
    • Квадратные конверты без клапана 23х23
  • Папки бумажные
    • Картонные папки А5
    • Папка самосборная А4
    • Папки А4 цельнокроенная для договоров
    • Папки А4 с широким клапаном 140 мм
    • Имиджевая папка А4 с полукруглым клапаном
    • Папка А4 для документов
    • Рекламная папка А4 с высоким клапаном
    • Экспресс папка А4
    • Папка-портфель
    • Папка счет для ресторанов, отелей и салонов красоты
  • Пакеты бумажные
    • Пакет А6
    • Пакет 135х185х55
    • Пакет 150x185x85
    • Пакет А5
    • Пакет 210х330х90
    • Пакет А4
    • Пакет А4+
    • Пакеты A3 300х400 мм
    • Пакет большой квадрат
    • Квадратный пакет 14х14
    • Пакет А5 горизонтальный
    • Пакет горизонтальный 300х220х120
    • Пакет А4 горизонтальный
    • Пакет A3 горизонтальный 400х300х120
    • Пакет под бутылку вина
    • Пакет под бутылку шампанского
    • Пакет трапеция
    • Сумка-пакет для дорогих подарков
  • Подарочная упаковка
    • Cамосборная коробка 120х90х25 мм
    • Cамосборная коробка 140х140х40 мм
    • Коробка самосборная с ушками
    • Коробка квадратная с ушками 20х20×6 с тиснением фольгой
    • Коробочка для карандашей и небольших подарков
    • Коробка 50х50х50 — бонбоньерка
    • Коробочка для мини-подарка, комплимента
    • Упаковка для пробников духов
    • Коробка подарочная с ручкой
    • Подарочная упаковка «Домик»
    • Коробка для корпоративных подарков
    • Коробка 60х60х100 мм
    • Коробки для подарков с квадратным дном 100х100 мм
    • Упаковка под новогодний шар 80 мм
  • Упаковка «сундучок»
    • Упаковка сундучок цельнокроенная
    • Упаковка сундучок со скругленными краями
    • Упаковка сундучок средняя
    • Упаковка сундучок высокая
  • Упаковка для текстильных изделий
    • Cамосборная коробка 140х140х40 мм
    • Упаковка для платков и других текстильных изделий
    • Упаковка для галстуков
    • Упаковка для платков с тиснением фольгой
    • Коробка самосборная с ушками
    • Коробка квадратная с ушками 20х20×6 с тиснением фольгой
    • Коробка крышка-дно А5+
  • Упаковка пирожок
    • Упаковка пирожок для ювелирных изделий
    • Коробки пирожок вытянутая 187х80
    • Коробка пирожок узкая 200х70
    • Упаковка пирожок средняя 160х110
    • Коробка пирожок средняя 140х110
    • Коробка пирожок средняя 190х118
    • Коробка пирожок 200х110
    • Упаковка пирожок 300х150х45
    • Упаковка пирожок для текстильных изделий
  • Коробки крышка-дно
    • Коробка крышка-дно 70х70х40 мм
    • Коробка крышка-дно 70х70х50 мм
    • Коробка крышка-дно для ложки
    • Коробка крышка-дно 160х160х75
    • Коробка крышка-дно А5+
    • Коробка крышка-дно 240х170х70
    • Коробка крышка-дно 240х170х100 с тиснением фольгой
  • POS и PROMO материалы
    • Круглые наклейки
    • Изготовление воблеров
    • Короны
    • Колпачки
    • Тейблтенты
    • Подставки под кружки, чашки, стаканы
    • Еврослот
    • Тейблтент пирамидка
  • Хенгеры — дорхенгеры, некхенгеры и еврослоты
    • Дорхенгер узкий
    • Дорхенгер стандартный 100х210
    • Дорхенгер, крючок
    • Дорхенгер длинный
    • Дорхенгер полукруглый
    • Некхенгер на горлышко бутылки
    • Некхенгер на горлышко бутылки диаметр 35 мм
    • Еврослот
  • Каталог бумагМАТЕРИАЛЫ
    • Keaykolour
    • Тинторетто / Tintoretto
    • Эфалин / Efalin
    • Колорплан / Colorplan
    • Бурано / BURANO
    • Мурилло / MURILLO
    • Коктейль / COCKTAIL
    • Маджестик / MAJESTIC

Обложка дела – образец оформления

Помещено в тему: Образцы документов

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).

Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы, они все являются обязательными.

Обложка дела – образец оформления переписки

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БУГОРОК»

(ООО «Бугорок»)

ДЕЛО № 05-24 ТОМ № 1

Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий

18 января 2012 г.
26 июня 2012 г.

На 242 листах
Хранить 5 лет
ст. 906

Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИЛИВ»

(ОАО «Прилив»)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 05-28

Карапузов Максим Андреевич

06 апреля 2007 г.
17 августа 2012 г.

На 44 листах
Хранить 75 лет ЭПК
ст. 656 б

При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки.

Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты – обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой.

Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.

Поэтому в зависимости от обстоятельств (размера самого корешка, достаточного вам для работы объема информации о деле и т.д.) в текущем делопроизводстве корешок папки можно оформить по следующей примерной форме:

05-08

Том 1

Приказы о командировках

2012 год

Думаю, что теперь вполне достаточно информации для правильного оформления обложки дела.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 120 комментариев

Надежда | 18 08 2016

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно вносятся изменения на титульном листе в личном деле работника?

admin | 21 08 2016

Здравствуйте! Если изменений немного, то можно просто исправить данные путем зачеркивания. При большом количестве исправлений лучше оформить новый титульный лист.

Ольга | 20 10 2016

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста.

«Крайние даты» — вы имеете ввиду Дату первого документа который в папку вложили?

У меня вопрос в связи с тем, по номенклатуре папку завели в 2014 году, а документы вложили туда 2015 года. Вот и вопрос: НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ПИСАТЬ ДАТУ ТОГО ДОКУМЕНТА, КОТОРЫЙ В ПАПКУ ВЛОЖЕН ИЛИ ДАТУ ЗАВЕДЕНИЯ ПО НОМЕНКЛАТУРЕ? СПАСИБО!

admin | 24 10 2016

Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов дела: дата первого и последнего документа по времени создания. Может быть такая ситуация, что в дело, заведенное в 2014 году, вложен документ 2015 года, это должно быть отражено на обложке дела.

Светлана | 10 01 2017

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, какая разница между «архивный шифр» и «архивный шифр дела». Какие данные куда вносятся. На разных сайтах, разная информация и ничего не понятно.

admin | 12 01 2017

Здравствуйте! Архивный шифр состоит из номера фонда, который присваивается организации архивным учреждением, номера описи и номера дела. При упорядочении дел в организации на каждом деле проставляется архивный номер или номер дела. Полностью архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела) проставляется на делах при передаче дел в государственный или муниципальный архив. По сути, архивный шифр и архивный шифр дела – это одно и то же.

Давид | 21 02 2017

А не могли бы Вы подсказать, что за номер дела 02-54 стоит у Вас в образце. Откуда он взялся?

Спасибо.

admin | 21 02 2017

Это просто цифры для примера. Могут быть любыми. Здесь такие …

Вера | 10 05 2017

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, обложка дела постоянного хранения должна быть подписана «от руки» или можно использовать редактор Word, распечатать ее и приклеить? На предыдущей работе, когда я сдавала дела в муниципальный архив, обязательное требование было — подписывать обложки «от руки». Но наша организация не является источником комплектования муниципального архива.

admin | 15 05 2017

Здравствуйте! При оформлении дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения не допускаются наклейки на обложку дела, т.к. при длительном хранении наклейки не сохраняются. Поэтому обложка оформляется «от руки». Если есть возможность распечатать саму обложку (без наклейки) – используйте редактор Word.

Светлана | 23 05 2017

Здравствуйте! При оформлении обложки журнала по охране труда, где ставить литеры в соответствии с номенклатурой дел?

admin | 26 05 2017

Здравствуйте! Индекс дела по номенклатуре указывается на обложке дела после наименования структурного подразделения, слева.

Алена | 23 10 2018

Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты. В делах с актами о несчастных случаях связанных с производством какую дату правильно указать где «Начато» дату утверждения или дату когда несчастный случай фактически произошел?

admin | 26 10 2018

Здравствуйте! Указывается дата самого раннего и дата самого позднего документа.

Наталья | 08 11 2018

Здравствуйте! Подскажите, если номенклатурное дело переходящее (3 года) и оно было переименовано во 2-й год, то на обложке должно быть новое название или сначала старое, а потом новое? В этом случае сдача дела в архив производится по его названию при открытии или по названию переименованному?

admin | 12 11 2018

Здравствуйте! Новое название дела пишется после (ниже) старого, старое название заключается в скобки.

Обязательно ли сшивать документацию в конце года? или можно хранить в скоросшивателе?

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством.
В соответствии со ст. 2 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ под упорядочением архивных документов понимается проведение комплекса работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Порядок упорядочения документов организации изложен в Основных правилах работы архивов организаций (далее — Правила работы архивов организаций), одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Единицы хранения (дела) должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив). В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.
У многих складывается представление, что обработка документов представляет собой проведение работ по их переплету, нумерации листов, оформлению обложек дел и составлению на них описи. Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава. Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей. При этом следует помнить, что на длительное архивное хранение отбираются документы только в виде их подлинников. В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями.
При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения(далее — Типовой перечень) (М., 2000), а также ведомственными перечнями.
На длительное архивное хранение отбираются документы, имеющие 10-летний (и свыше) срок хранения. Как правило, в опись дел по личному составу включаются следующие виды документов и располагаемые в приведенной последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу, списки работников, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих, невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.), акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей. Помимо указанных документов на хранение отбираются трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, табели или наряды работников вредных профессий.
Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело.
Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:
· помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
· включать в дело по одному экземпляру документа;
· группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
· помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
· дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.
Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказов.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, пересистематизируются в порядке возрастания их номеров, в хронологической последовательности и с относящимися к ним приложениями. В начале дела должны располагаться приказы, распоряжения с первого номера.
Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате и личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий следует формировать в дела по алфавиту фамилий.
Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. Целесообразнее на невостребованные личные документы составлять отдельную опись, в которую каждый документ вносится под самостоятельным номером.
В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме.
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.
После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.
Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.
При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старые номера зачеркиваются, а рядом проставляются новые. Запрещается исправлять старый номер на новый.
Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.
Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) оговариваются в листе-заверителе дела.
Например, последний номер листа дела — 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер — 26. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов — 25а, 25б; пропущенный номер листа — 26 …».
После того как проведена нумерация листов, приступаем к оформлению обложки дела.
В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:
· наименование организации;
· наименование структурного подразделения;
· индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
· заголовок дела;
· дата дела;
· количество листов в деле;
· срок хранения дела;
· архивный шифр дела.
На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках — принятое сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду следующее: на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела. То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.
Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов.
Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Необходимо воздерживаться от неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:
· название вида дела (журнал, книга, личное дело и т.п.) или разновидности документов (приказы, лицевые счета, акты и т.п.);
· название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);
· краткое содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В необходимых случаях он может также дополняться такими элементами, как:
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· ссылка на копийность документов дела.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
К распорядительным документам проставляются их номера. Например: «Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения Сбербанка России по алфавиту фамилий с буквы “А” по “В” за 2000 год» или «Приказы №№ 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии».
В заголовках личных дел фамилия, имя, отчество пишутся полностью. Например: «Личное дело уволенного Исаева Виктора Григорьевича в 2000 году».
Хотелось бы обратить внимание работников кадровых служб на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Не допускается применение различных аббревиатур в виде: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.д., так как это в дальнейшем затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах. Например, нельзя писать: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО». Следует писать: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела».
Если на предприятии имеются вредные условия труда, то на длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников вредных профессий. При этом в заголовке дела необходимо указать цех, подразделение, в котором они работали.
Обязательным реквизитом обложки дела является дата документов дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.
К распорядительным документам, в том числе по личному составу, относятся приказы и распоряжения. К информационно-справочным — лицевые счета по зарплате, акты, книги (журналы) и др.
Крайними датами документов дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является книга (журнал) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в книге (журнале).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 5 июня 2003 г.
Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.
Следующий реквизит оформления обложки дела — количество листов в деле, который переносится из листа-заверителя дела.
Срок хранения дела проставляется в соответствии со статьей Типового перечня или номенклатурой дел организации после сверки его по Типовому перечню.
Архивный шифр дела включает в себя: № фонда, № описи, № дела, № связки (коробки).
Номер фондаприсваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов.
Если архив организации хранит только один архивный фонд, то необходимость в присвоении ему номера отпадает.
Номер описиприсваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).
Номер деласоответствует номеру дела по описи.
Номер коробкиприсваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.
Архивные шифрына обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации, согласованных с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (в случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда РФ) и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.
Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Если допущена ошибка — запись пересоставляется заново. Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, так как она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.
(«Кадровые решения» №4 2005) #1230

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *