ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 октября 2002 года N 729
О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений*

(с изменениями на 7 марта 2016 года)

* Наименование в редакции, введенной в действие с 1 ноября 2014 года постановлением Правительства Российской Федерации от 22 октября 2014 года N 1088..

В целях упорядочения выплат, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, Правительство Российской Федерации
постановляет:

1. Установить, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений осуществляется в следующих размерах:
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 ноября 2014 года постановлением Правительства Российской Федерации от 22 октября 2014 года N 1088.

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
(Абзац в редакции, введенной в действие с 25 мая 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 14 мая 2013 года N 411.
железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушным транспортом — в салоне экономического класса. При использовании воздушного транспорта для проезда работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений к месту командирования и (или) обратно к постоянному месту работы проездные документы оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств — членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования работника либо если оформление (приобретение) проездных документов на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту командирования работника и (или) обратно;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 7 марта 2016 года N 171.
автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:
железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

2. Возмещение расходов в размерах, установленных пунктом 1 настоящего постановления, производится федеральными государственными органами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и федеральными государственными учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета, а также средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации на служебные командировки либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из соответствующего бюджета на их содержание.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 ноября 2014 года постановлением Правительства Российской Федерации от 22 октября 2014 года N 1088.

3. Расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 настоящего постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются федеральными государственными органами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 ноября 2014 года постановлением Правительства Российской Федерации от 22 октября 2014 года N 1088.

4. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 1992 года N 122 «О нормах возмещения командировочных расходов» (Российская газета, 1992, 4 марта);
постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 22 февраля 1993 года N 148 «О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории государств — республик бывшего СССР» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 9, ст.743).

5. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2003 года.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М.Касьянов

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО «Кодекс»

В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку?

В соответствии с п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.

Подтверждающие документы

Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.

Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр., что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Подтверждение от принимающей стороны

Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.

Кто и когда должен заполнять служебную записку?

Служебная записка на командировку образца 2019-2020 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.

К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).

Где найти образец служебной записки?

Скачать форму служебной записки

Какие сведения отражаются в служебной записке?Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.

В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В числе таких реквизитов:

• название документа;
• наименование компании-работодателя;
• Ф. И. О. и должность командированного работника;
• дата составления документа;
• место и длительность командировки;
• список приложений;
• подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.

Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.

Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты. Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.

Подпишитесь на рассылку

На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.

Нужна ли служебная записка ИП?

В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

Командировка ИП

Однако подтвердить свои расходы, связанные с поездкой в другой город по служебной необходимости, ИП всё же сможет. В случае отказа налоговой инспекции признать расходы ИП, связанные с его командировкой в другой город по хозяйственной необходимости, производственными затратами, предприниматель вправе обжаловать это решение в суде. Как показывает практика, суды нередко встают на сторону бизнесменов, признавая за ними право на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму командировочных расходов.

Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 судьи, приняв сторону ИП в споре с налоговиками, указали, что предприниматели не могут быть лишены возможности отправляться самостоятельно в служебные командировки. Иначе имеет место их дискриминация по отношению к другим хозяйствующим субъектам, которые осуществляют хоздеятельность в форме юрлица.

А это означает, что ИП при осуществлении поездки на своем личном (арендованном) авто может также заполнить служебную записку и приложить к ней все документы, подтверждающие расходы и, собственно, сам факт нахождения в служебной поездке.

При направлении в командировку наемного работника ИП все документы, включая служебную записку, оформляются в общем порядке.

Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?

В связи с тем, что директор компании является наемным сотрудником, он не освобожден от заполнения всех обязательных для командированного документов. При этом неважно, поехал ли директор лично за рулем машины в командировку либо его повез водитель.

Существует мнение, что директора можно освободить от обязанности составления служебной записки, поскольку он лично издает и утверждает приказ о своей командировке и ее продлении (в случае необходимости). Однако такое мнение ошибочно, поскольку приказы не подтверждают ни факт совершения поездки, ни ее длительность.

***

Таким образом, обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не зависит от должности командированного — представить записку по возвращении должен как рядовой сотрудник, так и руководитель организации.

Унифицированной формы для служебной записки не предусмотрено, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец этого документа. В связи с тем, что служебная записка необходима при учете расходов в командировке, а также для начисления суточных, к ней применимы требования по оформлению для первичных документов.

***

Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Вилючинский городской округ закрытое административно-территориальное образование город Вилючинск Камчатского края муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение ДЕТСКИЙ САД № 3 ПРИКАЗ от 06.10.2014 г. № 492

Об утверждении Положения о служебных командировках работникам МБДОУ «Детский сад № 3»
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации, Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749, Постановлением администрации Вилючинского городского округа закрытого административно-территориального образования города Вилючинска Камчатского края от 19.08.2014 № 1046
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Положение о служебных командировках на территории Российской Федерации работникам МБДОУ «Детский сад № 3» согласно Приложению №1 к приказу.
2. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания и распространяется на правоотношения, возникшие с 27.08.2014 года.
3. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Заведующая И.Л.Кузенкова

Приложение №1
к приказу от 06.10.2014г. № 492

Положение о служебных командировках

Настоящее положение устанавливает порядок направления в служебные командировки на территории Российской Федерации работников, состоящих в штате муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 3», именуемого в дальнейшем «Учреждение».
Положение разработано в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса, Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749, а также Постановлением администрации Вилючинского городского округа от 19.08.2014 № 1046 «Об утверждении Положения о предельных нормах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, руководителями и работниками учреждений, финансируемых за счет средств местного бюджета».
В целях применения настоящего положения служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя Учреждения на определенный срок в другую местность (вне места постоянной работы) для выполнения служебного поручения или участия в мероприятиях, соответствующих уставным целям и задачам Учреждения.
Не являются служебными командировками поездки работников:
— чья работа согласно должностным обязанностям протекает в пути или носит разъездной (подвижной) характер;
— в пределах населенного пункта, где расположено его постоянное место работы;
— в местность, откуда работник ежедневно может возвращаться к месту жительства. При этом в каждом случае целесообразность и необходимость возвращения работника домой определяет руководитель Учреждения;
— по личным вопросам (то есть без производственной необходимости).
На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и правила трудового распорядка, установленные в организации, в которую он командирован.
Работнику, направляемому в командировку, гарантируется:
— сохранение места работы (должности) и среднего заработка;
— возмещение командировочных расходов в порядке и размерах, установленных настоящим положением;
— выплата пособия по временной нетрудоспособности (подтвержденной лечебным учреждением), наступившей в период нахождения работника в командировке;
— предоставление дня отдыха в случае, когда работник отбывает в командировку или возвращается из нее в выходной день.
1. Установление срока командировки
1.1. Срок командировки определяется руководителем учреждения в каждом конкретном случае с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
1.2. Срок командировки работника не может превышать 30 календарных дней. Направление работника на срок свыше 30 календарных дней осуществляется в исключительных случаях с его письменного согласия.
1.3. Общая продолжительность нахождения работника в командировке в течение года не должна превышать 91 календарный день.
1.4. Срок фактического пребывания работника в командировке определяется по отметкам командировочного удостоверения о днях выбытия и прибытия.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем Учреждения.
1.5. Период временной нетрудоспособности, приходящийся на время нахождения работника в командировке, в срок командировки не включается.

2. Документальное оформление командировок
2.1. В целях направления работника в служебную командировку и представления отчета о командировке оформляются следующие документы:
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Применяются для оформления служебного задания при направлении в командировку, а также формирования отчета о его выполнении. Задание подписывается сначала руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, затем — руководителем (уполномоченным им на это лицом) Учреждения и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
По прибытии из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Руководитель структурного подразделения, в свою очередь, проставляет отметку о выполнении служебного задания работником, в которой дает заключение о результатах проведенной работы;
— приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку. Данный приказ подготавливается кадровой службой согласно оформленному служебному заданию и передается руководителю Учреждения для утверждения. Утвержденный приказ является основанием для направления работника в командировку;
— командировочное удостоверение. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них).
— авансовый отчет, который составляется командированным работником и представляется в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней со дня его возвращения из командировки. В авансовый отчет заносятся сведения о фактически израсходованных работником суммах на основании документов, подтверждающих произведенные расходы.
2.2. Оформленное служебное задание представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
3. Выдача аванса на командировочные расходы
3.1. При направлении работника в командировку не позднее чем за день до отъезда ему выдается денежный аванс. Не допускается выдача аванса в случае, когда у работника имеется задолженность по ранее полученным под отчет денежным средствам.
3.2. Выдача денежных средств осуществляется по приказу (распоряжению) руководителя учреждения.
3.3. Предоставление командируемому работнику аванса осуществляется путем перечисления денежных средств с лицевого счета Учреждения на банковскую карту командируемого работника.
Для перечисления аванса командируемым работникам учреждение вправе использовать банковские карты, выданные им:
— для осуществления расчетов с подотчетными лицами в соответствии с Приказом Минфина РФ от 31.12.2010 N 199н (Письмо Минфина РФ от 05.10.2012 N 14-03-03/728);
— в рамках зарплатных проектов (Письмо Минфина РФ N 02-03- 10/37209, Казначейства РФ N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).
3.4. Остаток неизрасходованного аванса вносится работником не позднее трех рабочих дней со дня прибытия из командировки:
— в кассу учреждения;
— на банковскую карту, через которую осуществляются расчеты с подотчетным лицом в соответствии с Приказом Минфина РФ N 199н.
4. Возмещение командировочных расходов
4.1. Работнику, направленному в командировку, возмещаются следующие расходы.
4.1.1. Суточные, выплачиваемые за каждый день нахождения работника в командировке на территории РФ, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, — в размере 350 рублей.
Фактическое время пребывания работника в командировке определяется в соответствии с отметками о выбытии и прибытии, проставленными в командировочном удостоверении.
За счет суточных покрываются расходы на питание. Отдельно расходы на питание в командировке не оплачиваются.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя Учреждения при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
4.1.2. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденными проездными документами, но не выше стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
— водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте Iкатегории судна паромной переправы;
— воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
— автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
Данные расходы возмещаются в размере стоимости подлинных проездных документов.
При отсутствии проездных документов, подтверждающих расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, данные расходы возмещаются в размере, не превышающем минимальной стоимости проезда в соответствии с транспортной доступностью:
— железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
— водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
— автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
Даты проездных документов должны совпадать с датами командирования, установленными в приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении.
При несовпадении таких дат расходы на проезд возмещаются работнику в том случае, если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных расходов.
4.1.3. Расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленным в служебную командировку руководителю и (или) работнику предоставляется бесплатное помещение) в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более стоимости одноместного (однокомнатного) стандартного номера.
При отсутствии документов, подтверждающих указанные расходы – в размере 30% расходов на выплату суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.
4.2. Командировочные расходы могут возмещаться за счет:
— субсидии, предоставляемой на выполнение государственного задания;
— субсидии на иные цели;
— средств, полученных от приносящей доход деятельности.
5. Заключительные положения
5.1. Контроль за соблюдением порядка направления работников в командировку осуществляется руководителем Учреждения.
5.2. Настоящее положение применяется в части, не противоречащей действующему законодательству РФ. По вопросам, не урегулированным настоящим положением, применяется действующее законодательство РФ.
6.3. Изменения настоящего положения осуществляются на основании приказа руководителя Учреждения.

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

• «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2020»;
• «Положение об охране труда работников — образец-2020».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Как разработать и утвердить положение о служебных командировках, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2020 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

• поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
• сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
• с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
• матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
• работники с детьми-инвалидами;
• сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2020 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2020 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2020 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. .

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2020 году можно скачать здесь:

Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина от 04.12.2019 № 03-03-07/94225 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция. А вот банковская выписка по карте, которой оплачен билет не требуется (см. письмо Минфина от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).

В письмах от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906 Минфин отмечает, что при отсутствии посадочного талона со штампом о досмотре расходы может подтвердить справка перевозчика, либо иные документы, в т. ч. косвенно подтверждающие факт использования приобретенных авиабилетов.

См. также: «Можно ли учесть штраф за возврат билета?».

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям законодательства о ККТ) или кассовый чек.

Облагается ли «несчастными» взносами компенсация за оплату гостинице услуг по стирке и глажке личных вещей сотрудника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный бесплатный доступ к системе.

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

• 700 руб. — для командировок по территории России;
• 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

Скачать образец Положения о командировках

Хотите увидеть альтернативный вариант Положения о служебных командировках? Эксперты КонсультантПлюс разработали его специально для Путеводителя «Служебные командировки». Получите бесплатный пробный доступ к К+ и скачайте образец Положения.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по .

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Вопрос: Заключая договоры подряда с физическими лицами, не состоящими в штате организации, организация направляет их в командировки и согласно представленному авансовому отчету возмещает командировочные расходы. Относятся ли данные суммы на себестоимость продукции (работ, услуг) и затраты, учитываемые для целей налогообложения прибыли?
Ответ: Согласно ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
В соответствии со ст. 95 ТК при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Согласно ст. 1 ТК работник — лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.
Статьей 4 ТК предусмотрено, что ТК регулирует трудовые отношения, основанные на трудовом договоре, а ст. 6 ТК предусмотрено, что не подпадают под действие ТК отношения по поводу осуществления обязательств, возникающих на основе договоров, предусмотренных гражданским законодательством.
Гражданско-правовые отношения по договору подряда регулируются положениями Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее — ГК).
Согласно ст. 656 ГК по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Работа выполняется за риск подрядчика, если иное не предусмотрено законодательством или соглашением сторон.
К отдельным видам договора подряда (бытовой подряд, строительный подряд, подряд на проектные и изыскательские работы, подрядные работы для государственных нужд) положения, предусмотренные параграфом 1 гл. 37 ГК, применяются, если иное не установлено ГК и иными актами законодательства об этих видах договоров.
В соответствии со ст. 663 ГК в договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения. При отсутствии в договоре таких указаний цена определяется в соответствии с п. 3 ст. 394 ГК исходя из обычно применяемых за аналогичные работы цен с учетом необходимых расходов, понесенных сторонами.
Цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение.
Цена работы может быть определена путем составления сметы.
В случае, когда работа выполняется в соответствии со сметой, составленной подрядчиком, смета приобретает силу и становится частью договора подряда с момента подтверждения ее заказчиком.
Цена работы (смета) может быть твердой или приблизительной. При отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой.
Согласно подп. 2.1 и 2.4.1 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных Министерством экономики Республики Беларусь 26.01.1998 N 19-12/397, Министерством статистики и анализа Республики Беларусь 30.01.1998 N 01-21/8, Министерством финансов Республики Беларусь 30.01.1998 N 3, Министерством труда Республики Беларусь 30.01.1998 N 03-02-07/300 (далее — Основные положения), себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию.
Подпунктом 2.7.1.20 Основных положений предусмотрено, что в состав расходов на оплату труда включается оплата труда работников, не состоящих в штате предприятия, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договор подряда), если расчеты с работниками за выполненную работу производятся непосредственно самим предприятием. При этом размер средств на оплату труда работников за выполнение работ (услуг) по договору подряда определяется исходя из сметы на выполнение этих работ (услуг) и платежных документов.
Статьей 3 Закона Республики Беларусь от 22.12.1991 N 1330-XII «О налогах на доходы и прибыль» (далее — Закон) предусмотрено, что затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации продукции, товаров (работ, услуг), природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.
Подпунктом 3.19 ст. 3 Закона предусмотрено, что к затратам на оплату труда относится выплата вознаграждения гражданам за выполнение ими работ (оказание услуг) по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договор подряда), если расчеты с гражданами за выполненную работу (оказанную услугу) производятся непосредственно самой организацией. При этом размер вознаграждения за выполнение работ (оказание услуг) по договору подряда определяется исходя из сметы на выполнение этих работ (оказание услуг) и платежных документов.
Таким образом, указанные в вопросе расходы не могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) и затраты, учитываемые для целей налогообложения прибыли, по статье «командировочные расходы».
На себестоимость продукции (работ, услуг) и затраты, учитываемые для целей налогообложения прибыли, относится выплата вознаграждения гражданам за выполнение ими работ (оказание услуг) по заключенным договорам подряда.
При этом следует учитывать, что согласно Основным положениям и Закону не подлежат включению в себестоимость продукции, товаров (работ, услуг) и не относятся к затратам по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемым при налогообложении, расходы, не связанные с производством и реализацией продукции, товаров (работ, услуг).
Заключая договоры подряда, организации следует учитывать требования Указа Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 N 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» (далее — Указ N 314).
Указом N 314 установлено, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, предоставляющие работу гражданам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг и создание объектов интеллектуальной собственности (далее — гражданско-правовые договоры), обязаны заключать с ними указанные договоры в письменной форме и определять в этих договорах кроме условий, установленных законодательством, следующие существенные условия:
порядок расчета сторон по гражданско-правовым договорам, включая суммы, подлежащие выплате;
обязательство заказчика — юридического лица или индивидуального предпринимателя, предоставляющего работу гражданам по гражданско-правовым договорам (далее — заказчик), по уплате за них в установленном порядке обязательных страховых взносов на государственное социальное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь;
обязательства сторон по обеспечению безопасных условий работы исходя из обязанностей сторон гражданско-

Беларусь