Как упростить ведение кассы при помощи кассовой дисциплины

Для некоторых категорий предпринимателей законом предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовой отчетности.
Согласно постановлению ЦБ РФ, вышедшего в марте 2014 года, бизнесмены, которые владеют предприятиями, относящимися к категории малого или микробизнеса, а также владельцы ИП могут не устанавливать лимит кассы.

Индивидуальные предприниматели ко всему прочему могут не оформлять ПКО и РКО (приходный и расходный кассовый ордер), а также имеют возможность отказаться от кассовой книги.
Однако данные привилегии не отменяют обязанности создания платежных ведомостей при выплате заработной платы и денежных вознаграждений сотрудникам.

К категории малого бизнеса можно отнести организации, попадающие под условия закона №209-ФЗ (п.1 Указания №3210-У). Кратко их можно изложить следующим образом:

1. Организация отнесена к разряду потребительских кооперативов или организаций, приравненных к коммерческим (кроме муниципальных и федеральных государственных унитарных предприятий);
2. Численность подобного предприятия должна варьироваться в пределах от 16 до 100 сотрудников;
3. Доход за год не должен превышать суммы в 400 млн. рублей.
4. Если на предприятии работает до 15 человек включительно, а выручка за предыдущий год, согласно отчетности, не превысила 60 млн. рублей, данное предприятие будет отнесено к разряду микробизнеса.

Важно! Доля государственной собственности в подобных предприятиях не должна превышать 25%. Несмотря на очевидные удобства, бизнесмен должен понимать, что, если приход денежных средств не подтверждается приходным кассовым ордером, наличные деньги могут попросту не дойти до кассы предприятия, оставшись у недобросовестного сотрудника.
В связи с чем можно сделать вывод, что упрощенное ведение кассовой дисциплины в первую очередь будет удобно предпринимателям, в штате которых отсутствуют наёмные сотрудники.

На что нельзя тратить наличную выручку

Довольно часто у владельцев магазинов или же бухгалтеров возникает вопрос, на какие статьи расходов можно тратить наличную выручку из кассы.
Для начала рассмотрим, на что предприниматель имеет право тратить наличную выручку:

1. Выплата заработной платы сотрудникам;
2. Расходы на выплаты стипендий;
3. Выдача командировочных расходов подотчетным лицам;
4. Любые другие выплаты лицам, являющимся подотчетными;
5. Расходы на товары или же услуги (за исключением оплаты ценных бумаг);
6. Страховые выплаты;
7. Оплата возвращенного товара;
8. Выдача денежных средств за неоказанные услуги/работы;
9. Выдача денежных средств на потребительские нужды владельца организации, в случае, если данные нужды относятся к категории личных;
10. Выплаты платежному агенту при осуществлении банковских операций.

Список статей расходов, на которые предприниматель не может тратить наличные денежные средства из кассы предприятия, включает в себя гораздо меньше пунктов, однако их соблюдение является строго обязательным:

1. Арендная плата;
2. Проценты по займам, а также выдача или же возврат самих займов;
3. Любые манипуляции с ценными бумагами;
4. Затраты на организацию игр из категории азартных.

Если предпринимателю необходимо осуществить одну из вышеуказанных выплат, денежные средства необходимо будет снять с расчетного счета организации.

Порядок ведения кассовой дисциплины

Что касается мероприятий, направленных на соблюдение порядка ведения кассовой дисциплины при онлайн-кассах, их предприятие разрабатывает самостоятельно.

Лимит денежных средств в кассе

Его организация определяет для себя самостоятельно. При расчете во внимание принимается сфера деятельности фирмы, примерная сумма ежедневной выручки и т.д. Вся наличность сверх установленного лимита должна быть инкассирована в банк.

Подробнее о расчете лимита денежных средств в кассе

Лимит расчетов наличными

Максимально допустимый лимит расчетов наличными между организациями или же индивидуальными предпринимателями не может превышать 100 000 рублей в рамках одного договора. Причем данный лимит будет действовать и после истечения срока действия договора.
Например, между ИП «Волга» и ИП «Беркут» был заключен договор аренды. У ИП «Беркут» после истечения срока договора осталась задолженность перед ИП «Волга» в размере 300 тыс. руб. Из общей суммы долга ИП «Беркут» только 100 тыс. руб. сможет выплатить наличными.

Прием наличных

В случае, если организация не относится к категории малого или микробизнеса, прием наличных средств производится посредством приходного кассового ордера (ПКО). Работник, принимающий документ, должен проверить наличие в нем:

• подписи бухгалтера или же руководителя;
• указания суммы в соответствии с фактически переданной суммой наличности;
• наличие подтверждающих документов, в случае указания таковых в ПКО.

Пересчет наличных денежных средств производится поштучно в присутствии передающего их лица. В случае, если сумма, заявленная в ПКО, совпадает с фактической суммой наличных денег, кассовый работник ставит печать и подпись на квитанции к приходному кассовому ордеру, после чего передаёт её лицу, от которого денежные средства были получены.

Выдача наличных денег

При выдаче наличности из кассы кассир должен проверить расходный кассовый ордер (РКО) на наличие:

• подписи бухгалтера или же руководителя;
• соответствия суммы, указанной прописью, с суммой, указанной в документе цифрами.

Для того, чтобы осуществить выдачу кассир должен идентифицировать личность получателя по удостоверяющему документу (паспорту). Получатель в свою очередь должен расписаться в РКО, подтвердив тем самым факт получения денежных средств.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Ответственность за соблюдение установленных норм лежит на всех сотрудниках, которых в обязательном порядке необходимо ознакомить со всеми нормативными документами, приказами и инструкциями при приеме на работу.
Случается, что данный этап игнорируется владельцами бизнеса, и подпись нового сотрудника ставится скорее для галочки. Подобное отношение в будущем может сыграть злую шутку с самим предпринимателем, ведь за ошибки своих подчиненных он будет нести ответственность.
Административное наказание предусмотрено в случае следующих нарушений ведения кассовой дисциплины:

1. Превышение лимита в 100 тыс. руб. по одному контракту;
2. Не оприходованная наличность;
3. Наличные деньги хранятся не в установленном виде (вне сейфа или денежного ящика);
4. Наличность в кассе превышает допустимый лимит;
5. Трата выручки на неразрешенные цели.

В случае, если нарушения были зафиксированы в момент проверки ИП, штраф составит от 4 до 5 тыс. руб., если же нарушение допустила организация, штраф возрастет в 10 раз и составит уже от 40 до 50 тыс. руб.

Самая важная информация, которую надо включить в положение

В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.

Где и какая в компании касса (2). Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).

Кто в компании кассир (3). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное установить ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.

Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор. Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты. Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.

Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.

Какие в компании документы — электронные или бумажные (4). Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет. Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.

Кто оформляет кассовые документы (5). Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает.

На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: главный бухгалтер распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).

Где и сколько времени надо хранить документы (6). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения. Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании. В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).

Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.

Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.

Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.

В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.

Ссылка на правила расчетов с подотчетниками (8). В положении лучше всего сделать ссылку на отдельный документ, в котором можно подробно расписать правила расчетов с подотчетниками. Например, на соответствующее положение или приказ руководителя. Ведь помимо кассовой дисциплины необходимо урегулировать множество моментов, связанных именно с подотчетниками. Скажем, определить конкретных сотрудников, которые будут тратить деньги компании, перечень тех документов, что подотчетники должны прикладывать к авансовому отчету по тем или иным покупкам, в каком случае компания не возмещает им расходы и т. д.

А вот что стоит указать в положении о ведении кассовых операций, так это срок для утверждения авансового отчета и окончательного расчета по нему. Он может быть любым, на усмотрение директора (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Порядок хранения, перевозки, проверки сохранности денег (9). В положении надо сказать, в каком порядке и в какие сроки компания проверяет, все ли деньги у кассира в сохранности. А также расписать, как их нужно хранить и перевозить (в частности, из банка в офис).

Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.

Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним заключают договор о полной материальной ответственности чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.

Что добавить в положение об обособленных подразделениях

Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.

Куда подразделение сдает наличку (10). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для филиалов и представительств (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.

Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.

Как передать допофису приказ о его лимите (11). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите. Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У). В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.

Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.

Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).

По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.

Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления бухгалтерской отчетности А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.

Систематизация бухгалтерии

12.06.2018 | Комментариев нет

Наличные денежные средства

Предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков — расчеты по обязательствам с другими предприятиями производятся, как правило, в безналичном порядке.

Под «предприятиями» понимаются и организации, и индивидуальные предприниматели, — см. Лица, для которых применяется Порядок ведения кассовых операций

Однако практически каждое предприятие применяет и наличные расчеты — для осуществления расчетов наличными деньгами предприятие должно иметь кассу, вести кассовую книгу по установленной форме и соблюдать порядок ведения кассовых операций.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин (п.1-3 Порядка ведения кассовых операций).

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

См. также Предельный размер расчетов наличными деньгами

Получение наличных денежных средств в банках

Предприятия могут получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории РФ, и нормативными актами Банка России (п.2.8 Положения о наличном денежном обращении).

Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке (п.4 Порядка ведения кассовых операций).

Выдачи денежной наличности предприятиям на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии производятся в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков.

При согласовании конкретных сроков выдачи наличных денег на эти цели учреждения банков учитывают необходимость равномерного распределения их по дням месяца и беспрепятственного удовлетворения обоснованных требований предприятия в наличных деньгах.

В целях равномерного использования кассовых ресурсов и упорядочения выдач наличных денежных средств учреждения банков ежегодно составляют календарь выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии (по дням) на основании сведений предприятий о размерах и сроках выплаты заработной платы (подробнее см. п.2.9-2.10 Положения о наличном денежном обращении).

Наличные деньги разрешается иметь в пределах лимитов

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий.

При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Порядок согласования с банком лимита наличных денег в кассе см. в п.2.5 Положения о наличном денежном обращении.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные расчеты: обновленные правила

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями, исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков (п.2.4 Положения о наличном денежном обращении).

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда (п.1-7 Порядка ведения кассовых операций).

Решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы принимаются банком ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по установленной форме (подробнее см. п.2.7 Положения о наличном денежном обращении).

Случаи, когда можно хранить наличные деньги сверх лимитов

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов, только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке (п.9 Порядка ведения кассовых операций).

Выдача наличных денег под отчет

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет

• на хозяйственно-операционные расходы,
• а также на расходы

• экспедиций,
• геолого-разведочных партий,
• уполномоченных предприятий и организаций,
• отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций

в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п.10-11 Порядка ведения кассовых операций).

Лимит остатка кассы

Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» организация наличного денежного обращения на территории РФ возложена на Банк России. Причем эта функция была предусмотрена и ранее (см. Федеральный закон от 02.12.1990 N 394-1). Для этого Банком России было утверждено Положение от 05.01.1998 N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (далее — Положение).

Это Положение касается любой организации. Ведь, несмотря на развитие безналичных расчетов, совсем обойтись без наличных денег и сегодня организация не может. Небольшие суммы наличных денег всегда есть в кассе организации. А что говорить о магазинах, которые подавляющее количество товаров продают за наличные.

Вот тут и возникает вопрос: на какие цели можно расходовать наличную выручку?

Но обо всем по порядку.

Согласно п. 2.2 Положения наличные деньги, принятые в кассу организации, должны сдаваться в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается на каждый календарный год.

Для утверждения этого лимита организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, в двух экземплярах Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу (форма N 0408020, которая приведена в Приложении 1 к Положению). Бланки Расчета для заполнения обычно выдает обслуживающий организацию банк.

Устанавливая лимит, банк на обоих экземплярах Расчета делает запись о величине лимита и заверяет Расчет подписью руководителя и своей печатью. Второй экземпляр Расчета возвращается организации и служит подтверждением установленного лимита остатка кассы и его расходования.

Примечание. Каждой организации необходимо оформить Расчет на установление лимита остатка кассы и разрешение на расходование наличных денег из выручки.

Но это не означает, что лимит остатка кассы на год — вещь незыблемая. Его можно пересмотреть. По обоснованной просьбе организации, например при увеличении объемов наличной выручки или изменении условий ее сдачи, банк может утвердить новый лимит остатка кассы.

Поскольку организации имеют право открывать несколько счетов в различных банках, то для установления лимита кассы им необходимо обратиться в один из обслуживающих банков по их выбору.

После установления лимита кассы в выбранном организацией банке она должна уведомить об этом другие банки, в которых ей еще открыты счета. В таком случае при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины банки будут руководствоваться этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

Если организация не представит Расчет на установление лимита кассы ни в один из обслуживающих ее банков, лимит остатка кассы будет считаться равным нулю, а вся не сданная в банк денежная наличность — сверхлимитной.

Сверх установленного лимита организация может хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий работникам.

Однако и в этом случае срок нахождения в кассе таких сумм не может превышать трех рабочих дней (включая день получения денег в банке), а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, — пяти дней. По истечении этих сроков не выданные работникам наличные деньги организация обязана сдать в банк для зачисления на счет.

Цели расходования остатка кассы

Одним из элементов лимита остатка кассы является установление целей расходования наличных денег, находящихся в кассе.

Надо отметить, что до принятия соответствующих норм Положения схожие по содержанию правила существовали и в ранее действовавшем законодательстве (см., например, п. 23 Инструкции Госбанка СССР от 03.12.1986 N 6 «Об организации работы по денежному обращению учреждениями Государственного банка СССР», п. 4 Порядка ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденного Госбанком СССР от 08.08.1991 N 2).

Также в соответствии с разъяснениями ЦБ РФ, действовавшими до 1997 г., разрешалось, например, использовать наличность из кассы для хозяйственных нужд, приобретения ГСМ, но в пределах установленных лимитов расчетов между юридическими лицами в наличной форме (см. п. 2 Письма ЦБ РФ от 17.02.1994 N 14-4/35 и п. 14 Письма ЦБ РФ от 16.03.1995 N 14-4/95 в первоначальной редакции).

В настоящий момент, как следует из п. 2.7 Положения, предприятия по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков могут расходовать поступающую в их кассу денежную выручку на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории России, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России.

При этом, как указано в этом же пункте, банк ежегодно принимает решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы. Как и лимит остатка кассы, цели расходования остатка кассы подлежат ежегодному пересмотру (переутверждению) банком, обслуживающим организацию. Утверждение и последующий пересмотр этого лимита банк также отражает на обоих экземплярах Расчета, в котором он указывает цели, на которые организация может расходовать наличную выручку.

Следует отметить, что в самом Положении не содержится указаний относительно того, на какие цели могут использоваться средства, находящиеся в кассе. Также нет и законов, которые, например, прямо запрещали бы расходовать наличную выручку на определенные цели. Фактически это означает, что определяющим в установлении возможных направлений расходования наличных денег из кассы является банк, поскольку именно он в конечном итоге утверждает допустимые способы расходования «налички» в Расчете.

Примечание. Условие о том, что наличные деньги можно расходовать на определенные цели, установлено только в Положении об организации наличного денежного обращения. Но само это Положение не содержит перечня таких целей.

В этой связи необходимо отметить, что последнее время наблюдается тенденция, когда банки запрещают компаниям расходовать средства в кассе на цели иные, чем выплата зарплаты. В отношении всех остальных расходов банки требуют от организации сначала сдать всю наличную выручку в банк, даже если размер этой наличности соответствует установленным для организации лимитам. Затем при необходимости осуществить какие-либо расходы (например, хозяйственные) организации предлагается получить наличные по чеку.

Конечно, банки понять можно. Ведь прием в банк наличных денег и выдача их организациям — процедура платная. За это банк взимает комиссию. Причем минимальная комиссия взимается за выдачу денег на выплату зарплаты, а вот за выдачу наличных на другие цели комиссия повышается существенно. Вот вам и дополнительный источник дохода для банка.

Отказ же от следования указаниям банка и расходование средств из кассы на цели, отличные от установленных им, предполагают риск того, что организацию привлекут к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью с уплатой штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб.

В этой связи обратим внимание на следующие обстоятельства.

Во-первых, в Положении не содержится норм, обязывающих организацию сдавать всю наличную выручку в банк в тех случаях, когда она планирует использовать ее не для установленных в Расчете целей.

Как следует из п. 2.5 Положения, организации вправе хранить в своих кассах наличные при условии, что находящаяся в кассе сумма не превышает установленный для этой организации лимит. Сдавать наличность в банк организации должны только в части, превышающей лимит (п. 2.6 Положения).

Соответственно можно сделать вывод, что банки не могут заставлять организации сдавать наличность в части, не превышающей лимиты.

Во-вторых, к сожалению, следует констатировать, что формально банку действительно предоставлена возможность установить выплату заработной платы в качестве единственно возможной цели расходования наличности из кассы. Поскольку, как указано выше, законодательно банк не ограничен, то подобные решения он принимает только по собственному усмотрению либо, как вариант, при наличии соответствующих предписаний от Центрального банка РФ.

В частности, по имеющейся у нас информации, при введении описанных выше «драконовских мер» некоторые банки ссылаются именно на указания ЦБ РФ.

Следовательно, если банк настаивает на установлении только такой цели расходования остатка кассы, то в данном случае, по всей видимости, следует поискать другой банк.

В-третьих, необходимо учитывать, что банкам не предоставлено возможности пересматривать цели расходования остатка кассы чаще чем раз в год. В отличие от правил, установленных для лимита остатка кассы, банк производит такой пересмотр ежегодно.

Более того, если читать п. 2.7 Положения более формально, то можно обратить внимание на то, что решение о расходовании денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков на основании письменного заявления организации и представленного Расчета. Иными словами, если банк уже установил для организации возможные цели расходования наличности из кассы, то пересмотреть их он может только в том случае, если сама организация подаст такое заявление.

В-четвертых, на практике неоднозначным является вопрос о том, подпадает ли под действие ст. 15.1 КоАП РФ использование наличности, находящейся в кассе в пределах лимита, но на цели, не установленные банком. Надо отметить, что, несмотря на важность этого вопроса, в судебной практике он подробно не рассматривался.

Нам известен только один пример из судебной практики, когда организации вменялось в вину использование наличности на нужды, не оговоренные в Расчете. Данное дело рассматривал ФАС Уральского округа (см. Постановление от 12.05.2005 N Ф09-1310/03-АК).

Несмотря на то что судом вынесено решение в пользу организации, оно не показательно, потому что расплывчатые формулировки этого Постановления не дают четкого представления относительно существа рассмотренной судом ситуации.

Вместе с тем в конце прошлого года бухгалтерское сообщество узнало о появлении Постановления Петербуржского 13-го арбитражного апелляционного суда от 25.12.2006 N А56-25450/2006. Несмотря на то что в правовых базах его до сих пор нет, данное Постановление уже активно обсуждается в СМИ. Судя по этим обсуждениям, в Постановлении петербуржских судей рассмотрена ситуация, когда компания использовала кассовую выручку на закупку товара. Поскольку банк не выдавал организации разрешения на использование наличных в этих целях, она была привлечена к ответственности по ст.

Как можно расходовать наличную выручку в 2018 году

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему…

Анализ экономических показателей работы сельского хозяйства на примере ООО «Зерноком-Денисово»

4.2.2 ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА РАСЧЕТНОМ СЧЕТЕ

Применяемые в настоящее время формы безналичных расчетов установлены статьей 862 Гражданского кодекса РФ и Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах в РФ…

Бухгалтерский учет денежных средств

1.2 Документальное оформление поступления и выдачи наличных денег

Кассовые документы, по которым производится прием и выдача наличных денег, представляют собой типовые межведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций. Они должны быть надлежащим образом оформлены…

Бухгалтерский учет денежных средств на примере компании ООО «Имос-сервис»

2.2 Документальное оформление движения денежных средств в кассе и денежных документов

К основным документам, регулирующим порядок оформления кассовых операций, относятся: § Приказ Министерства Финансов Республики Беларусь от 29.10…

Бухгалтерский учет, анализ и контроль кассовых операций

2.1 Документальное оформление и бухгалтерский учет денежных средств в кассе

Согласно п.

12 Порядка кассовые операции должны оформляться типовыми формами первичной учетной документации. Бюджетные учреждения при ведении бухгалтерского учета также руководствуются Инструкцией по бюджетному учету N 25н…

Денежные средств и их роль в организации расчетов между субъектами хозяйствования

3.2. Оформление результатов ревизии наличных денежных средств

По результатам ревизии кассы, в ходе которой были выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт проверки соблюдения предприятием Правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь, а также актом ревизии…

Организация бухгалтерского учета на ОАО «Завода им. Гаджиева»

6.1 Документальное оформление и учет поступления и выдачи денежных средств

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме. Наличные деньги, полученные кассой…

Управление, организация учета и контроль наличных денежных средств и их эквивалентов

Документальное оформление денежных средств

Все операции связанные с движением денежных средств на фирме «System line» подтверждаются первичными документами такими, как выписки квитанции банка в котором ведется обслуживание, расходные и приходные кассовые ордера платежные ведомости…

Учет денежных средств в ЗАО «Ферреро Руссия»

1.3 Документальное оформление и инвентаризация денежных средств

Учет кассовых операций и денежных документов…

Учет денежных средств в кассе

3.1 Документальное оформление наличия и движения денежных средств

С движением денежных средств начинается и заканчивается производственный цикл учреждения. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях являются первичные документы…

Учет денежных средств и расчетов

2. Документальное оформление и бухгалтерский учет денежных средств и расчетов

Учет и анализ операций с денежными средствами в кассах и на счетах в банках

1.3 Организация учета денежных средств. Документальное оформление

Учет кассовых операций в бухгалтерии предприятия

2.1 Документальное оформление движения денежных средств в кассе

В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетно-го счета в банке через кассира, который получает их по денеж-ным чекам. Чеки бывают предъявительские (на предъявителя) и именные (с указанием фамилии, имени и отчества получателя денег)…

Учёт денежных средств (по материалам ООО «Unisim-Soft»)

1. Состав и классификация денежных средств. Документальное оформление и учёт денежных средств в кассе

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия возникают различные взаимоотношения с другими предприятиями, а также с физическими лицами, включая членов трудового коллектива. Так…

Финансовый учет денежных средств на счетах в банке

2.1 Документальное оформление движения денежных средств на счетах в банках

Банк контролирует операции, совершаемые по расчетному счету. В частности проверяет, не проводит ли предприятие — владелец счета операции, не соответствующие характеру его деятельности, предусмотренной уставом…

Раздел 1. Организация наличного и безналичного обращения Российской Федерации.

Стр 1 из 11

Краткий курс лекций

МДКВедение кассовых операций

Раздел 1. Организация наличного и безналичного обращения Российской Федерации.

Тема 2: Прогнозирование наличного денежного оборота.

1. Объем, источники поступлений и направлений выдач наличных денег.

2. Прогноз кассовых оборотов по источникам поступлений и направлений выдач денежной наличности.

Объем, источники поступлений и направлений выдач наличных денег.

Для определения объема, источников поступлений наличных денег в кассы учреждений банков и направлений их выдач, а также выпуска или изъятия их из обращения в областях, краях, республиках и в целом по Российской Федерации составляется прогноз кассовых оборотов на квартал.

Прогноз кассовых оборотов составляется по следующим источникам поступлений и направлениям выдач наличных денег:

Таблица 1.

Прогноз кассовых оборотов Банка

ПРИХОД

Поступления торговой выручки от продажи потребительских товаров независимо от каналов их реализации
Поступления выручки пассажирского транспорта
Поступления квартирной платы и коммунальных платежей
Поступления выручки зрелищных предприятий
Поступления выручки от предприятий, оказывающих прочие услуги
Поступления налогов и сборов
Поступления от реализации недвижимости
Поступления на счета по вкладам граждан (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)
Поступления от предприятий Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации
Поступления от учреждений Сберегательного банка Российской Федерации
Поступления на счета граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица
Поступления наличных денег от реализации государственных и других ценных бумаг (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)
Возврат заработной платы и других приравненных к ней выплат
Поступления наличных денег в кассы кредитных организаций от валютно — обменных операций с физическими лицами
Прочие поступления
Итого по приходу — символы 02 – 32

РАСХОД

Выдачи на заработную плату

Выдачи на стипендии

Выдачи на расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера

Выдачи на выплаты социального характера

Выдачи на закупку сельскохозяйственных продуктов

Выдачи на выплату пенсий, пособий и страховых возмещений

Выдачи на другие цели

Выдачи ссуд индивидуальным заемщикам и денег на операции ломбардов (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)

Выдачи со счетов по вкладам граждан (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)

Выдачи кредитными организациями наличных денег физическим лицам при совершении валютно — обменных операций

Выдачи со счетов граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица

Выдачи подкреплений предприятиям Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации

Выдачи наличных денег на выплату дохода, погашение и покупку государственных и других ценных бумаг (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)

Выдачи подкреплений учреждениям Сберегательного банка Российской Федерации

Итого по расходу – символы 40 — 61

Содержание прогноза кассовых оборотов по символам прихода и расхода соответствует номенклатуре символов «Отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций» (форма N 202).

Кредитные организации для определения потребности в наличных деньгах составляют прогнозные расчеты ожидаемых поступлений в их кассы наличных денег и выдач наличных денег на основании динамических рядов «Отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций» (форма N 202) или на основе получаемых кассовых заявок от обслуживаемых предприятий по форме 0408027.

Тема 3: Правила составления и представления «Отчета о наличном денежном обороте». Организация анализа состояния наличного денежного оборота.

1. Сущность и понятие анализа состояния наличного и безналичного денежного оборота.Объект анализа.

2. Документация, используемая при анализе состояния наличного и безналичного денежного оборота.

3. Обеспечение сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Документация, используемая при анализе состояния наличного и безналичного денежного оборота.

При анализе состояния наличного денежного оборота используются:

· отчет о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций (формы N 201, 202);

· информационно — аналитические материалы территориальных органов Государственного комитета Российской Федерации по статистике о социально — экономическом положении региона;

· государственная статистическая отчетность «Отчет об обороте кассы» (форма 11-торг);

· федеральное государственное статистическое наблюдение «Сведения о производстве и отгрузке товаров, услуг» (форма П-1 (месячная));

· баланс денежных доходов и расходов населения, разрабатываемый территориальными органами Государственного комитета Российской Федерации по статистике;

· формы федерального государственного статистического наблюдения по труду «Сведения о численности и заработной плате работников» (форма 1-т (квартальная, годовая), «Сведения о просроченной задолженности по выдаче средств на заработную плату» (форма 3-ф (месячная)).

Требование к ведению кассовой книги и хранение денег и денежных документов.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.

Вопросы для самоконтроля

1.Что такое ревизия кассы?

2. Назовите ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций.

Список литературы:

Основная

1. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет : Учбник. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2014.

2. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет Текст]:Учбник. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2013.

3. Бухгалтерский учет (финансовый и управленческий) : Учебник/Кондраков Н. П., 5-е изд., перераб. и доп. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 584 с.: Режим доступа: http://znanium.com/bookread2.php?book=511230# — ЭБС ZNANIUM.COM, по паролю.

Дополнительная

1. Сотникова, Л.В. Аудиторская проверка кассовых операций : практическое пособие / Л.В. Сотникова ; под ред. В.И. Подольский. — М. :Юнити-Дана, 2012. — 207 с. — Режим доступа: http://ezproxy.vzfei.ru:3158/index.php?page=book&id=118252 — ЭБС biblioclub.ru, по паролю.

2. 26 положений по бухгалтерскому учёту . – М. : Проспект, 2013.

3. 25 положений по бухгалтерскому учёту . – М.: Эксмо, 2013.

4. Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».

Приложение 1

к Положению о правилах организации

наличного денежного обращения на

территории Российской Федерации

от 05.01.98 № 14-П

ОКУД	БИК

Расчет

на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на год

(наименование (штамп) предприятия)

(номер счета)

(наименование учреждения банка)

Налично-денежная выручка за последние 3 месяца*

(фактическая)*** тыс. руб.

Среднедневная выручка** тыс. руб.

Среднечасовая выручка** тыс. руб.

Выплачено наличными деньгами за последние

три месяца (кроме расходов на заработную плату и

выплаты социального характера) (фактически)*** тыс. руб.

Среднедневной расход** тыс. руб.

Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день, 1 раз вдней, при образовании сверхлимитного остатка (нужное подчеркнуть)

Часы работы предприятия счас.мин. дочас.мин.

Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии, инкассаторам, в кассу банка, на почту (нужное подчеркнуть)час.мин.

Испрашиваемая сумма лимитатыс. руб.

(сумма прописью)

Просим разрешить расходование выручки на

(указать цели расхода)

* В случае резких изменений в объеме выручки или расхода приводятся данные за последний месяц.

** Сумма выручки (расхода), деленная на число рабочих дней (часов) предприятия.

*** Вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую сумму выручки (расхода).

Порядок приема и выдачи денежных средств

Наличные деньги могут поступать в кассу организации при получении их в банке по чеку, от своих работников, от покупателей и заказчиков.

Организации, осуществляющие расчеты наличными деньгами с населением, обязаны применять контрольно-кассовые машины. В этом случае покупателям и заказчикам в обязательном порядке выдается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, в этот день по нему выдается товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно с этим чек должен быть погашен проставлением штампа или надрыва в определенных местах. В остальных случаях прием денег от физических и юридических лиц производится по приходным кассовым ордерам.

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого ЦБ РФ. В настоящее время он составляет 100 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам.

Кассовые документы, по которым производится прием и выдача наличных денег, представляют собой типовые межведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций. Они должны быть надлежащим образом оформлены.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.

При выписке приходного кассового ордера нужно указать в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д. Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название (например, ЗАО «Рассвет»), если от физического лица — фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления (например, при получении от работника остатка неиспользованного аванса первичным документом является авансовый отчет № … от …). На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Оформленный приходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале. Порядковые номера присваиваются в хронологической последовательности, с начала и до конца года.

Запрещается выдавать приходный кассовый ордер на руки лицу, которое вносит деньги; он передается в кассу. Кассир проверяет правильность заполнения, наличие и подлинность подписи, наличие перечисленных в приложении документов и принимает ордер к исполнению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению. Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью (штампом) кассира и выдает ее лицу, сдавшему деньги. Приходный кассовый ордер остается в кассе.

Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке «Принято от» указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке «Основание» — цели, на которые эти деньги получены (например, заработная плата за апрель 2000 г. или на командировочные расходы).

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу Денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера (например, на командировочные расходы согласно приказу № … от …). Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру , (счетах, заявлениях и др.).

Расходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале в хронологической последовательности и передается кассиру. Выдача ордера на руки лицу, получающему деньги, запрещена.

При получении денег предъявляется паспорт или заменяющий его документ. Кассир проставляет в расходном кассовом ордере наименование и номер предъявленного документа, кем и когда он выдан.

Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму, ставит дату получения и свою подпись. Деньги могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, то по строке «Выдать» работником бухгалтерии сначала указывается фамилия, имя, отчество получателя, затем фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность должна быть оформлена в установленном порядке, она остается у кассира как приложение к расходному кассовому ордеру.

Чтобы исключить возможность повторного получения денег по первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру кассир должен проставить на них штамп «получено» или «оплачено» с указанием числа, месяца, года (это называется гашением документов).

Расходный кассовый ордер оформляется при разовой выдаче денег одному лицу. если те же разовые выплаты производятся нескольким лицам (например, нескольким работникам выдается депонированная заработная плата или нескольким лицам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная ведомость.

Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендии выдаются только по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

При выдаче денег по ведомости кассир должен убедиться, что на ее титульном листе есть разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это. В ведомости указываются и сроки выдачи денежных средств, они должны быть выданы в течение трех рабочих дней , включая день получения денег в банке.

Получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, но данные этих документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в соответствующей графе, но сумма прописью не указывается. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира как приложение к ведомости.

В ведомости на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, кассир должен поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано». В конце ведомости делается запись о фактически выплаченных суммах и суммах денежных средств, подлежащих депонированию, она скрепляется подписью кассира.

На ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № «, и на все выданные по ведомости суммы оформляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия обязана проверить наличие всех указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы также составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему должна быть приложена квитанция банка. При любой сдаче денег в банк (выручка, сверхлимитные остатки) выписывается один расходный кассовый ордер на всю сдаваемую сумму с расшифровкой, за счет каких источников и какие суммы получены.

При работе с кассовыми документами необходимо строго соблюдать следующие требования:

• · приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой.
• · в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления;
• · прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления;
• · в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Все поступления и выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу. Записи ведутся в двух экземплярах через копирку чернилами или шариковой ручкой. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу делается отдельная запись. В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.

Каждая организация ведет одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При нумерации листов книги первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковый номер. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отчета кассира под расписку в кассовой книге. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера.

Допускается ведение кассовой книги автоматизированным способом, но при условии, что «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При этом должна быть обеспечена полная сохранность кассовых документов. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периодически должна проводиться ревизия кассы в сроки, установленные руководителем организации. Кроме того, ревизия проводится и при смене кассира. Ревизия кассы должна быть внезапной, денежная наличность проверяется путем полного полистного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. По результатам ревизии составляется акт.

Порядок и правила приема наличных денежных средств в кассу организации

Денежные средства поступают в кассу организации:

− с расчетного счета для выдачи заработной платы, премий, вознаграждений, пособий и других выплат, на командировочные и представительские расходы;

– от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, товары (работы, услуги) до 100 000 руб. по каждой (одной) сделке;

− от учредителей в оплату взносов в уставный капитал;

− от подотчетных лиц в погашение неизрасходованных сумм;

− от работников в возмещение материального ущерба.

Приходный кассовый ордер предназначен для приема наличных денег организацией.

При получении наличных денег с расчетного счета кассир выписывает денежный чек, представляющий собой распоряжение организации обслуживающему банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с его расчетного счета.

Чек заполняют от руки шариковой ручкой, где указывают сумму, дату выдачи, наименование получателя, а также сведения о назначении полученных сумм (на оплату труда, командировочные расходы и т.д.).

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет правильность его составления:

− наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии ‒ наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

− соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

− наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Далее кассир принимает наличные денежные средства путем их полистного, поштучного пересчета. При этом вноситель наличных денег должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Затем кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир:

− подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему;

− проставляет оттиск штампа на квитанции к приходному кассовому ордеру;

− выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру вносителю наличных денег.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне внесенную сумму. Если вноситель наличных денег отказывается довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму. Составленный ранее приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления нового приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, также по приходному кассовому ордеру.

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) в 2019 году

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер ПКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата поступления денег в кассу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2017). ПКО должен быть оформлен в день поступления денег в кассу, поэтому дата поступления денег и день формирования ордера совпадают.

В графе «Дебет» указывается номер бухгалтерского счета по дебету, которого приходуются наличные денежные средства (как правило, это счет 50 – «касса»).

Далее указывается код структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета источника поступления денег в соответствии планом счетов бухучета:

• 51 – поступление денег с расчетного счета;
• 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
• 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
• 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
• 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
• 90-1 – поступление розничной выручки.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших в кассу денежных средств.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, как правило, некоммерческими организациями в случае поступления денежных средств в порядке целевого финансирования.

В строке «Принято от» указывается ФИО физического лица или наименование организации, от которого(ой) принимаются денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например: «Внесены деньги в качестве вклада в уставной капитал» или «Оплата по договору от 05.02.2017 № 10» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, поступившая в кассу. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «В том числе» пишется ставка и сумма (цифрами) НДС. Если налог на добавленную стоимость не предусмотрен, ставится прочерк или делается запись «Без НДС».

В строке «Приложение» указываются реквизиты прилагаемых первичных документов (если они имеются).

В квитанции дублируются данные из приходного кассового ордера.

Обратите внимание, в приходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Прием денежной наличности по приходным кассовым ордерам

Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации.

Наличные деньги поступают в кассу организации:

• * с банковских счетов организации
• * от покупателей (выручка от продаж)
• * от продажи имущества
• * от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм)
• * в оплату за денежные документы
• * от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба)
• * от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в приходном кассовом ордере не допускаются. Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.

При получении ПКО кассир обязан проверить:

• а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера;
• б) правильность оформления документов;
• в) наличие перечисленных в документах приложений.

Если какое-либо из вышеперечисленных требований несоблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления. В противном случае кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.

На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный орде. Приложенные к ПКО документы погашают штампом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года).

После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.