Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Рис. 1.
Пример оформления отметки для реквизита «Дата документа» на бланке письма

Рис. 2.
Пример оформления реквизита «Дата документа» в письме

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-97

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ПРЕДСТАВЛЕН Федеральной архивной службой России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.

2. ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273.

3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Требования к оформлению документов. Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents.

ГОСТ 6.30-97

Дата введения 1998-07-01

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

— федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

— предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.2. Исключен, Изм. № 1

2.3. Исключен, Изм. № 1

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помешают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного полразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

3.7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту стандарта и в приложении В примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

или

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И. Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А. Бунееву

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например;

Всероссийский научно-исследова­

тельский институт документоведения

и архивного дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д. 7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки,

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

И. П. Калинину

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.15. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И. В. Сергеев

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Болшевский текстиль»

Личная подпись И. В. Сергеев

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 01.02.2000 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.16. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

А. В. Зайцевой

П. С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

Личная подпись

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

3.18. Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного чиста настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»),

3.20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.2000 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

15.06.2000 № 19

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор АОЗТ «Партнер»

Личная подпись

Н. А. Федоров

или:

Исполнительный директор

Личная подпись

Н. А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор	Личная подпись	М. А. Медведев
Главный бухгалтер	Личная подпись	Н. И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра юстиции Российской Федерации		Заместитель министра финансов Российской Федерации
Личная подпись	В. М. Степанов	Личная подпись	А. П. Миронов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Н. В. Куликов
Члены комиссии	Личная подпись Личная подпись Личная подпись	К. М. Артемьева С. П. Матвеев В. А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица. с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 № 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании «Планета»

от 21.06.2000 № 10

3.23. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

3.25. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров	или	Петров Иван Васильевич
924 45 67		924 45 67

3.27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:

20 — левое;

10 — правое;

15 — верхнее;

20 — нижнее.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.

4.3. Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.

4.5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные, отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флатовым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

4.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01. 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02. 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

4.8. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

4.9. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

4.10. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

4.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее — организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5.4 Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

— наименование вида гербового бланка;

— дата поступления;

— номер сопроводительного документа;

— наименование организации — поставщика гербовых бланков;

— количество экземпляров;

— серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

— наименование вида гербового бланка;

— количество экземпляров;

— серия и номера гербовых бланков;

— наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

— расписка в получении;

— примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно- регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

Рисунок А.1. — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.

Рисунок А.2 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ.

Рисунок Б. 1 — Образец общего бланка организации.

Дата является одним из важных реквизитов любого организационно-распорядительного документа (будь то уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.п.). В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) дата считается реквизитом, обозначающим время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

Как правило, с ней связывается срок вступления документа в силу (если в самом тексте не имеется оговорки об ином моменте начала его действия), от нее же может зависеть и срок действия документа. Кроме того, правильность проставления даты имеет важное правовое значение, в том числе, для последующего разрешения возможных конфликтов с контрагентами (например, в целях исчисления сроков исковой давности и т.п.).

Несмотря на то, что общих норм, обязывающих проставлять в документах дату их составления, нет (за исключением отдельных законодательных положений, предусматривающих дату в качестве обязательного реквизита документа, – например, ст. 860.2 ГК РФ), для большей определенности целесообразно все же указывать ее.

Какие опасности таит в себе 2020 год?

На практике встречаются случаи, когда лица, составляющие документы, в целях сокращения длины написания даты применяют формат ее написания арабскими цифрами через точку при неполном указании года – например, вместо «23.08.2019» указывают «23.08.19». Если для прошлого года такое написание не представляло особой угрозы (хотя юридически и не являлось правильным), то год 2020 такую опасность таит. Так, не исключено, что при спорных ситуациях контрагент может приписать к дате числовую комбинацию, характеризующую прошлые годы, в результате чего, к примеру, вместо «21.01.20» получится дата «21.01.2016». Такая «поправка» может иметь неблагоприятные последствия – например, станет невозможным предъявление иска к недобросовестному контрагенту в силу истечения сроков исковой давности и т.п. (не говоря уже о том, что добросовестной стороне договора придется доказывать в суде правильность указания даты именно в его экземпляре договора).

Какие правила учитывать при оформлении даты в документе?

Чтобы избежать неприятностей и обезопасить себя от возможных ошибок при оформлении документов в части указания в них даты, органам власти, юрлицам и ИП следует руководствоваться положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст. В нем, в частности, содержатся положения, согласно которым дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем. При этом уточнено, что документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Что касается конкретных правил оформления даты, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает вариативность способов. Так, дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из способов:

• арабскими цифрами, разделенными точкой (05.02.2020);
• словесно-цифровым способом (5 февраля 2020 г.).

Напомним, эти правила применяются на добровольной основе для оформления любых организационно-распорядительных документов, в том числе включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Чем грозит указание в договоре даты его заключения, отличной от фактической (заключение договора «задним числом»)? Узнайте из материала «Дата и место заключения гражданско-правового договора» в «Энциклопедии решений. Договоры и иные сделки» системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Стоит отметить, что указанные правила актуальны и при утверждении документа распорядительным документом. Так, гриф утверждения, состоящий из слова «Утвержден» («Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, и наименования распорядительного документа, должен содержать дату, проставляемую по установленному формату, а также номер. Можно привести следующие примеры:

(Регламент) Утвержден
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 82
(Правила) Утверждены
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 83

Аналогичные рекомендации по оформлению даты документа содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44. Помимо общей нормы, идентичной положению из ГОСТ Р 7.0.97-2016, в ней дополнительно содержатся примеры оформления даты в письмах зарубежным адресатам. В последнем случае дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 5 февраля 2020 г.). А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, February 5).

Не следует забывать, что в инструкциях по делопроизводству при описании правил оформления даты документа может быть учтена специфика конкретных госорганов и организаций. Например, в Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. № 450, конкретизировано, что датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии – это день его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события. При этом изданные органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями документы должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Работникам прокуратуры предписывается оформлять даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц записываются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой в обязательном порядке ставится ноль (например: 05.02.2020). Это правило имеет принципиальное значение, поскольку предотвращает возможность подстановки дополнительной цифры к той, что указывает на день месяца (например, вместо 5.02.2020 может получиться 15.02.2020 или 25.02.2020).

Также в числе нюансов оформления даты – место ее указания. Дата может быть указана не только в «шапке» документа как признак его индивидуализации (это актуально для случаев одновременного подписания документа сторонами), но и в конце документа по итогам подписания его последней из сторон. Причем ограничений в части проставления даты нет даже для выходных или праздничных дней, о чем свидетельствует судебная практика – постановление Тринадцатого ААС от 23 января 2018 г. № 13АП-30840/17.

***

Таким образом, в 2020 году лицам, ответственным за составление организационно-распорядительных документов, рекомендуется уделить особое внимание правильности оформления даты в них. Обращать внимание на формат даты следует и ответственным за подписание документа лицам. Ведь соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление дат позволит обезопасить госорганы, организации и ИП от лишних неприятностей и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.

ПОРЯДОК УЧЕТА И ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ, ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБУЧЕНИИ И ИХ ДУБЛИКАТОВ

85. Документ об образовании, документ об обучении вручаются персонально обучающемуся под роспись в книге учета и выдачи документов об образовании, книге учета и выдачи документов об обучении.

Документ об образовании, документ об обучении могут выдаваться другому лицу под роспись в книге учета и выдачи документов об образовании, книге учета и выдачи документов об обучении по доверенности, оформленной в установленном порядке, или пересылаться по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Пересылка документа об образовании, документа об обучении почтой с доставкой по указанному обучающимся адресу осуществляется только по письменному заявлению обучающегося и за его счет. Подпись обучающегося на заявлении удостоверяется руководителем учреждения образования (организации) или уполномоченным им лицом. В случае направления почтой заявления о пересылке документа об образовании, документа об обучении подлинность подписи обучающегося на заявлении должна быть засвидетельствована нотариусом.

86. Выдаваемые документы об образовании, документы об обучении подлежат регистрации в книге учета и выдачи документов об образовании, книге учета и выдачи документов об обучении, которые брошюруются, пронумеровываются, скрепляются печатью и хранятся у руководителя учреждения образования (организации) или уполномоченного им лица.

87. В книге учета и выдачи документов об образовании указываются:

регистрационный номер документа об образовании;

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), идентификационный номер обучающегося;

серия (при наличии) и номер бланка документа об образовании;

год поступления в учреждение образования для получения образования;

год окончания обучения;

дата и номер протокола заседания государственной квалификационной комиссии – для документов о профессионально-техническом образовании, среднем специальном образовании, государственной экзаменационной комиссии – для документов о высшем образовании и документов о переподготовке, государственной аттестационной комиссии – для документов о послевузовском образовании, квалификационной комиссии – для свидетельства о присвоении квалификационного разряда (класса, категории) по профессии;

факультет – для документов о высшем образовании;

для документов о профессионально-техническом образовании вписываются специальность, квалификация(и) (профессия(и) рабочего, должность(и) служащего);

для документов о среднем специальном, высшем образовании вписываются специальность (направление специальности, специализация) и квалификация;

для документов о переподготовке вписывается специальность;

для документов о послевузовском образовании вписываются шифр и название специальности (специальностей), отрасль науки;

для свидетельства о дополнительном образовании детей и молодежи вписывается профиль (направление деятельности);

отметки итоговой аттестации по учебным предметам по завершении обучения и воспитания на II или III ступени общего среднего образования и отметки по учебным предметам, содержание которых направлено на развитие способностей учащихся в области отдельных видов искусства, названия усвоенных учебных программ в базовой школе – колледже искусств, средней школе – колледже искусств, гимназии – колледже искусств, факультативных занятий, участие в республиканской олимпиаде по учебным предметам, профессиональной подготовке – для документов об общем базовом образовании и общем среднем образовании;

сведения об аттестации в порядке экстерната – для экстернов;

дата выдачи документа об образовании;

данные документа, удостоверяющего личность (серия (при наличии), номер, дата выдачи, наименование государственного органа, его выдавшего (в случае получения диплома по доверенности);

сведения о высылке по почте (номер квитанции и дата отправления) или выдаче по доверенности (номер и дата совершения);

подпись лица, получившего документ об образовании;

сведения (должность, фамилия, инициалы) о лицах, подписавших документы об образовании.

При необходимости в книге учета и выдачи документов об образовании могут быть указаны иные сведения.

88. В книге учета и выдачи документов об обучении указываются:

серия и номер бланка документа об обучении;

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) обучающегося;

наименования учебных предметов, отметки за определенный период обучения по четвертям, отметки итоговой аттестации по учебным предметам по завершении обучения и воспитания на II или III ступени общего среднего образования, отметки по учебным предметам, содержание которых направлено на развитие способностей учащихся в области отдельных видов искусства, в базовой школе – колледже искусств, средней школе – колледже искусств, гимназии – колледже искусств, название усвоенных учебных программ факультативных занятий;

номер и дата приказа об отчислении;

подпись лица, получившего документ об обучении.

При необходимости в книге учета и выдачи документов об обучении могут быть указаны иные сведения.

89. Невыданные документы об образовании и приложения к ним, документы об обучении хранятся в личных делах обучавшихся, если их ведение в учреждении образования (организации) предусмотрено законодательством.

Хранение невыданных документов об образовании и приложений к ним, документов об обучении обеспечивает руководитель учреждения образования (организации) в определяемом ими порядке.

Копии выданных документов об образовании и приложений к ним, документов об обучении, заверенные руководителем учреждения образования (организации), хранятся в личных делах обучавшихся, если их ведение в учреждении образования (организации) предусмотрено законодательством.

Копии документов об общем базовом образовании и общем среднем образовании, а также свидетельств о повышении квалификации, свидетельств о специальном образовании, свидетельств о стажировке руководящих работников и специалистов, удостоверений о специальной подготовке, свидетельств о присвоении квалификационного разряда (класса, категории) по профессии, свидетельств об окончании факультета довузовской подготовки, подготовительного отделения, подготовительных курсов, свидетельств о дополнительном образовании детей и молодежи, справок об обучении в учреждении образования (иной организации, у индивидуального предпринимателя, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность) не оформляются.

90. При перемене имени обладателя документа об образовании (приложения к нему, документа об обучении) в связи с изменением половой принадлежности выдается документ об образовании (приложение к нему, документ об обучении) на новое имя в порядке, установленном подпунктом 6.2.1 пункта 6.2 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 119, 1/11590).

91. В случае утраты, приведения в негодность документа об образовании (приложения к нему, документа об обучении) выдается его дубликат в порядке, установленном подпунктом 6.1.1 пункта 6.1 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан.

92. Документ об образовании (приложение к нему, документ об обучении), выдаваемый в связи с изменением половой принадлежности, дубликат документа об образовании (приложения к нему, документа об обучении) оформляются уполномоченным руководителем учреждения образования (организации), местным исполнительным и распорядительным органом (в случае ликвидации учреждения образования (организации), прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) на оформление данной административной процедуры лицом (далее – уполномоченное лицо), индивидуальным предпринимателем на основании сведений, содержащихся в личном деле обучающегося и (или) книге учета и выдачи документов об образовании, книге учета и выдачи документов об обучении.

93. Для выдачи документа об образовании (приложения к нему, документа об обучении) в связи с изменением половой принадлежности, дубликата документа об образовании (приложения к нему, документа об обучении) используются бланки соответствующих документов об образовании, приложений к ним, документов об обучении.

94. Документ об образовании (приложение к нему, документ об обучении), выдаваемый в связи с изменением половой принадлежности, дубликат документа об образовании (приложения к нему, документа об обучении) заполняются в порядке, установленном для заполнения соответствующих документов об образовании и приложений к ним, документов об обучении.

95. При заполнении дубликата документа об образовании (документа об обучении) в правом верхнем углу внутренних сторон бланка документа об образовании (документа об обучении) от руки пишется слово «дубликат» на языке бланка документа об образовании (документа об обучении).

При заполнении дубликата приложения к документу об образовании в правом верхнем углу бланка приложения от руки пишется слово «дубликат» на языке бланка приложения.

96. Дубликат документа об образовании (приложения к нему, документа об обучении) подписывается руководителем учреждения образования (организации), местного исполнительного и распорядительного органа (в случае ликвидации учреждения образования (организации), прекращения деятельности индивидуального предпринимателя), индивидуальным предпринимателем.

Уполномоченное лицо подписывается в документах об общем базовом образовании и об общем среднем образовании, в свидетельстве о специальном образовании на месте, отведенном для подписи классного руководителя, в документах о профессионально-техническом образовании и приложениях к ним – на месте, отведенном для подписи заместителя руководителя учреждения образования, в документах о среднем специальном, высшем, дополнительном образовании и приложениях к ним – на месте, отведенном для подписи секретаря (секретаря учреждения образования (организации), декана (начальника) факультета довузовской подготовки (заведующего подготовительным отделением, руководителя подготовительных курсов), секретаря учебной части, секретаря факультета), в дипломе исследователя – на месте, отведенном для подписи секретаря государственной аттестационной комиссии.

В дубликате документа об образовании (приложения к нему, документа об обучении) на месте, отведенном для подписи заместителя руководителя учреждения образования (организации), кроме документов о профессионально-техническом образовании и приложений к ним, председателя квалификационной (государственной квалификационной, государственной экзаменационной, государственной аттестационной) комиссии, декана (начальника) факультета (руководителя учебного отдела), указываются фамилия и инициалы лиц, подписавших подлинники документов об образовании и приложений к ним, документов об обучении соответственно.

97. Документ об образовании (приложение к нему, документ об обучении), выдаваемый в связи с изменением половой принадлежности, подписывается:

руководителем учреждения образования (организации), местного исполнительного и распорядительного органа (в случае ликвидации учреждения образования (организации), прекращения деятельности индивидуального предпринимателя), индивидуальным предпринимателем;

уполномоченным лицом – в документах об общем базовом образовании и об общем среднем образовании, в свидетельстве о специальном образовании – на месте, отведенном для подписи классного руководителя, в документах о профессионально-техническом образовании и приложениях к ним – на месте, отведенном для подписи заместителя руководителя учреждения образования, в документах о среднем специальном, высшем и дополнительном образовании – на месте, отведенном для подписи секретаря (секретаря учреждения образования (организации), декана (начальника) факультета довузовской подготовки (заведующего подготовительным отделением, руководителя подготовительных курсов), секретаря учебной части, секретаря факультета), в дипломе исследователя – на месте, отведенном для подписи секретаря государственной аттестационной комиссии;

заместителем директора (начальника) по учебной (учебно-воспитательной) работе (руководителем структурного подразделения учреждения высшего образования, осуществляющего обучение и воспитание на III ступени общего среднего образования) – в документах об общем базовом образовании, документах об общем среднем образовании, свидетельстве о специальном образовании на месте, отведенном для подписи заместителя руководителя учреждения образования;

деканом (начальником) факультета (руководителем учебного отдела) – в документах о высшем образовании, выдаваемых иностранным гражданам, в приложениях к документам о высшем образовании, к диплому о переподготовке на уровне высшего образования, диплому о переподготовке на уровне среднего специального образования;

председателем квалификационной (государственной квалификационной, государственной экзаменационной) комиссии по специальности (направлению специальности, специализации), по которой получило образование лицо, обратившееся за выдачей документа об образовании, документа об обучении, наделенным соответствующими полномочиями в год выдачи документа об образовании (документа об обучении), – в документах о профессионально-техническом, среднем специальном, высшем и дополнительном образовании взрослых;

председателем государственной аттестационной комиссии по отрасли науки в соответствии со специальностью подготовки научных работников высшей квалификации, по которой получило образование лицо, обратившееся за выдачей диплома исследователя, наделенным соответствующими полномочиями в год выдачи диплома исследователя.

В случае, если в учреждении образования в год выдачи документа об образовании (документа об обучении) по данной специальности (направлению специальности, специализации), отрасли науки в соответствии со специальностью подготовки научных работников высшей квалификации создано несколько комиссий либо комиссия по данной специальности (направлению специальности, специализации), отрасли науки в соответствии со специальностью подготовки научных работников высшей квалификации не создана, председатель квалификационной комиссии (государственной квалификационной комиссии, государственной экзаменационной комиссии) по специальности (направлению специальности, специализации), государственной аттестационной комиссии по отрасли науки в соответствии со специальностью подготовки научных работников высшей квалификации, уполномоченный подписать документ об образовании (документ об обучении), определяется руководителем учреждения образования (организации).

98. Документ об образовании (документ об обучении), выдаваемый в связи с изменением половой принадлежности, дубликат документа об образовании (документа об обучении) подлежат регистрации в книге учета и выдачи документов об образовании, книге учета и выдачи документов об обучении под очередным номером с отметками «дубликат» (для дубликата документа об образовании (документа об обучении), «повторно выдан» (для документа об образовании (документа об обучении), выдаваемого в связи с изменением половой принадлежности), и указанием регистрационного номера по книге учета и выдачи документов об образовании (книге учета и выдачи документов об обучении) того документа об образовании (документа об обучении), взамен которого он выдается.

99. В документе об образовании (документе об обучении), выдаваемом в связи с изменением половой принадлежности, в дубликате документа об образовании (документа об обучении) на отведенном в бланке документа об образовании (документа об обучении) месте указываются число, месяц, год выдачи, регистрационный номер по книге учета и выдачи документов об образовании (книге учета и выдачи документов об обучении), в приложении к документу об образовании, выдаваемом в связи с изменением половой принадлежности, дубликате приложения к документу об образовании – число, месяц, год выдачи, регистрационный номер документа об образовании (его дубликата), приложением к которому он является, и ставится печать учреждения образования (организации).