Ответственность членов инвентаризационных комиссий

Ответственность членов инвентаризационных комиссий

Проверка достоверности данных бухгалтерского учета, выявление излишков и недостач активов напрямую зависит от качества работы членов инвентаризационных комиссий (далее — члены комиссий). В ряде случаев нарушение порядка проведения инвентаризации связано с неправильной организацией работы комиссий.

Рассмотрим, какие виды ответственности могут применяться к членам комиссий, а также как лучше организовать их работу.

Создание условий для работы комиссий

Как правило, участие в инвентаризации не предусмотрено квалификационной характеристикой профессии (должности), за некоторым исключением (например, заведующий складом (Выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 №159)). Кроме того, должностные (рабочие) инструкции также могут не содержать обязанностей работника, связанных с проведением инвентаризации. В таком случае единственным локальным нормативным правовым актом (далее — ЛНПА), устанавливающим соответствующую обязанность, является приказ руководителя организации (приложение 1 к Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 №180) об инвентаризации и назначении инвентаризационных комиссий, который обычно не отражает права и обязанности членов комиссий, особенности проведения инвентаризации в конкретной организации.

Следовательно, при отсутствии иного нормативного регулирования перечень обязанностей членов комиссии закреплен только в Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 №180 (далее — Инструкция). Однако и в ней отсутствуют некоторые важные с практической точки зрения положения. Например, перечень требований, предъявляемых к членам комиссий, порядок осуществления контроля за их работой и др.

В связи с этим, если инвентаризации проводятся часто или они масштабны, а также при наличии особенностей инвентаризации в организации, рекомендуем закрепить в ЛНПА, например в Положении об инвентаризации, требования к членам комиссии. В частности, в него необходимо включить подробный перечень их обязанностей (при подготовке и проведении инвентаризации, оформлении ее результатов), а также предусмотреть норму, в соответствии с которой все назначенные приказом члены комиссии должны обязательно ознакомиться с таким ЛНПА. На работника возлагается обязанность подчиняться ЛНПА нанимателя (п. 2 ст. 53 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК)), поэтому несоблюдение требований Положения об инвентаризации будет противоправным невыполнением должностных обязанностей и одним из условий привлечения к дисциплинарной ответственности. В указанный ЛНПА также можно включить порядок применения к членам комиссий иных мер воздействия (например, лишение премии за месяц, в котором была проведена инвентаризация, в случае если выявлены нарушения порядка ее проведения).

Если в организации отсутствует необходимость в разработке отдельного ЛНПА, регулирующего проведение инвентаризации, полагаем целесообразным создать памятку члену комиссии (далее — Памятка), утвердив ее форму и содержание приказом руководителя. В этот документ следует включить права и обязанности членов (председателя) комиссии, методики подсчета и другие положения, позволяющие снизить вероятность нарушения норм Инструкции по неосторожности добросовестными работниками. Памятка отличается от ЛНПА тем, что не создает никаких новых, уточняющих законодательство норм. Основная ее цель — довести до сведения членов комиссий необходимую информацию. Таким образом, в случае совершения членом комиссии дисциплинарного проступка в подтверждение его противоправности нужно ссылаться на нарушение норм Инструкции и других нормативных актов, а не Памятки.

Законодательством не предусмотрены какие-либо определенные требования к квалификации членов комиссий, однако при создании комиссий следует исходить из уровня квалификации и опыта работника. В противном случае это может сказаться на качестве (достоверности) результатов инвентаризации, а в связи с отсутствием вины членов комиссий привлечь их к ответственности будет невозможно.

Вина — психическое отношение физического лица к совершенному им противоправному деянию, выраженное в форме умысла или неосторожности (ст. 3.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП)).

Вина в форме неосторожности предполагает, что работник не осознавал противоправности своих действий, однако мог и должен был их осознавать.

Вина в форме умысла предполагает осознанную направленность действий работника на нарушение определенных требований.

Дисциплинарная ответственность и иные меры воздействия

На практике нередко встречаются ситуации, когда из-за нежелания членов комиссий выполнять свои обязанности или халатного отношения к порученной работе инвентаризация проводится некачественно. В указанных случаях применение мер административной или уголовной ответственности не предусмотрено.

Инструкция устанавливает ответственность членов комиссий:

— за несоблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации, определенных в приказе руководителя организации (абз. 2 п. 16 Инструкции);

Полагаем, что определенный в Инструкции перечень не является исчерпывающим. Так, члены комиссий могут быть привлечены к ответственности, если нарушен порядок проведения инвентаризации, установленный в ЛНПА, а также если по неосторожности в описи указано неправильное количество актива, а не только его отличительные признаки.

В подобных ситуациях можно применить меры дисциплинарного взыскания к членам комиссии (замечание, выговор, увольнение) (ч. 1 ст. 198 ТК). Наниматель оценивает совершенный проступок и выбирает меру взыскания. При этом должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве (ч. 3 ст. 198 ТК). Таким образом, увольнение за подобные нарушения применяется крайне редко с учетом наличия фактов дисциплинарных взысканий в течение года, отрицательной оценки предшествующей работы и поведения работника.

За ущерб, причиненный недостачей активов, материальную ответственность несут лица, с которыми заключены договоры о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности. Членов комиссий, по вине которых такая недостача не была выявлена (например, из-за их халатного отношения к выполнению обязанностей), нельзя привлечь к материальной ответственности, поскольку отсутствует причинная связь между ущербом, причиненным недостачей, и действиями членов комиссии, т.е. нарушения, допущенные комиссией, не повлияли на размер ущерба, возникшего до проведения инвентаризации.

Однако к ним могут быть применены иные меры воздействия (ч. 4 ст. 198 ТК). В частности, за подобное нарушение может быть предусмотрено лишение (уменьшение) стимулирующих или социальных выплат. Порядок лишения (уменьшения) должен быть предусмотрен в ЛНПА нанимателя (в Положении о премировании, социальной политике компании и др.).

Административная и уголовная ответственность

В соответствии с Инструкцией члены комиссий, в частности, несут ответственность, предусмотренную законодательством, в случае внесения в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках активов с целью сокрытия недостач или излишков активов (п. 17 Инструкции).

Такое деяние в зависимости от конкретных обстоятельств может быть квалифицировано как соучастие в форме пособничества (п. 5 ст. 2.4 КоАП; ч. 6 ст. 16 Уголовного кодекса Республики Беларусь (далее — УК)) в совершении правонарушений либо преступлений. Наиболее распространенным видом данных нарушений являются хищения.

В зависимости от размера причиненного хищением ущерба за подобные деяния может налагаться либо административная, либо уголовная ответственность.

Так, за мелкое хищение имущества юридического лица (в размере, не превышающем 10 базовых величин (в настоящее время 350000 руб.)) путем кражи, мошенничества, злоупотребления служебными полномочиями, присвоения или растраты предусмотрена административная ответственность (ст. 10.5 КоАП).

Пособником, в частности, признается лицо, заранее обещавшее скрыть следы административного правонарушения (п. 5 ст. 2.4 КоАП). Следовательно, к члену комиссии, впервые в течение года умышленно скрывшему недостачу в указанном размере, могут быть применены административное взыскание в виде штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин или административный арест (п. 1 ст. 10.5 КоАП).

Если ущерб, причиненный юридическому лицу хищением, превышает 10 базовых величин (а индивидуальному предпринимателю — независимо от размера ущерба), такое хищение (и соучастие в нем) может преследоваться в уголовном порядке. Составы преступлений в зависимости от конкретных обстоятельств дела могут быть различными: например, если это тайное похищение имущества-то в соответствии со ст. 205 УК; если присвоение либо растрата имущества лицом, которому оно вверено, — со ст. 211 УК и др.

УК в качестве самостоятельного состава содержит укрывательство преступлений (ст. 405 УК). Следовательно, если член комиссии заранее не давал обещания скрыть следы тяжкого преступления (ч. 4 ст. 12 УК) (например, завладения имуществом в особо крупном размере, совершенного должностным лицом с использованием своих служебных полномочий (ч. 4 ст. 210 УК)), но впоследствии путем фальсификации фактических результатов инвентаризации скрыл их, его можно привлечь к уголовной ответственности в виде штрафа, или исправительных работ на срок до двух лет, или ареста на срок до трех месяцев (ч. 1 ст. 405 УК).

За укрывательство преступлений, представляющих меньшую общественную опасность (ч. 2, 3 ст. 12 УК), административных правонарушений, уголовная или административная ответственность не установлена.

Действия нанимателя для привлечения к ответственности

Порядок привлечения к каждому из вышеуказанных видов ответственности регулируется соответствующими кодексами Республики Беларусь:

— при дисциплинарной ответственности (а также в случае применения иных мер воздействия) используется ТК;

— при административной — Процессуально-исполнительный кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — ПИКоАП), КоАП;

— при уголовной ответственности — Уголовно-процессуальный кодекс Республики Беларусь (далее — УПК), УК.

Привлечение к дисциплинарной ответственности находится в компетенции нанимателя. В связи с этим, чтобы привлечь члена комиссии к такой ответственности, должностным лицам нанимателя необходимо установить, что действие (бездействие) члена комиссии является дисциплинарным проступком (противоправным и виновным) и характеризуется как неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (ст. 197 ТК).

Привлечение к административной и уголовной ответственности не входит в компетенцию нанимателя, следовательно, для возбуждения производства по делу в отношении членов комиссий ему нужно обратиться в уполномоченные государственные органы.

Составлять протоколы о мелких хищениях (ст. 10.5 КоАП) уполномочены должностные лица органов внутренних дел (п. 1 ч. 1 ст. 3.30 ПИКоАП). Одним из поводов для начала административного процесса является сообщение должностного лица государственного органа, общественного объединения, иной организации (п. 2 ч. 1 ст. 9.1 ПИКоАП). Поводом для возбуждения уголовного дела также служит сообщение должностных лиц государственных органов, иных организаций (п. 3 ст. 166 УПК).

Таким образом, для начала административного (уголовного) процесса руководителю организации (иному должностному лицу, уполномоченному представлять интересы организации в государственных органах) или индивидуальному предпринимателю необходимо направить сообщение о совершенном правонарушении (преступлении) с приложением подтверждающих документов (акт инвентаризации, объяснительные записки материально ответственных лиц и т.д.) в органы внутренних дел.

Порядок подготовки сообщения и сопроводительной документации (ответственные лица, состав документации и др.) также можно закрепить в ЛНПА по инвентаризации.

Однако такое сообщение может быть направлено не только нанимателем, но и иными государственными органами, которым стало известно о правонарушении (преступлении), например, в ходе проверки (Комитетом государственного контроля Республики Беларусь и комитетами государственного контроля областей (ст. 14 Закона Республики Беларусь от 01.07.2010 №142-З «О Комитете государственного контроля Республики Беларусь и его территориальных органах») и т.д.).

Таким образом, для оптимизации процесса инвентаризации, а также упрощения привлечения к ответственности нанимателю целесообразно составить и принять ЛНПА, содержащий уточняющие по отношению к нормам законодательства положения (например, порядок проведения инвентаризации, права и обязанности членов комиссий, методики подсчетов в отношении отдельных материалов).

При отсутствии в организации частых и (или) масштабных инвентаризаций ЛНПА можно заменить памяткой члену инвентаризационной комиссии, где в доходчивой форме изложить работнику, принимающему участие в инвентаризации, положения нормативных правовых актов, которыми он должен руководствоваться.

инвентаризационный ответственность комиссия ущерб

Кто должен входить в состав инвентаризационной комиссии

Законодательство не содержит четкого перечня должностей лиц, которые проводят инвентаризацию имущества в организации. Поэтому решение о включении в комиссию конкретных сотрудников принимается руководителем. В пункте 2.3 Приказа № 49 указано, что в состав комиссии должны включаться:

• работники администрации;
• бухгалтеры;
• другие специалисты (инженеры, экономисты и т.д.).

Из этого положения можно сделать вывод, что бухгалтер и представитель администрации обязательно включаются в состав инвентаризационной комиссии. В отношении участия остальных специалистов принимается решение в зависимости от целей, сроков инвентаризации и иных факторов. При этом из п. 2.3 следует, что членами инвентаризационной комиссии могут быть не только работники организации, но и привлеченные специалисты. Это актуально, если запланирован большой объем инвентаризируемого имущества в короткий срок или необходимо провести инвентаризацию в другом регионе и выгоднее привлечь специализированную организацию, чем оплачивать командировочные расходы своих работников.

Руководитель предприятия принимает решение, кто может быть председателем инвентаризационной комиссии. Этот вопрос также не регламентирован и оставлен на усмотрение руководителя. На практике председателем комиссии назначается один из заместителей руководителя, руководителей подразделения и т.п.

Материально ответственное лицо не может быть назначено председателем комиссии и входить в ее состав, так как выполняет другие функции во время инвентаризации – не проверяющего лица, а лица, чью деятельность проверяют, к примеру, сохранность и ведение учета ТМЦ. Таким образом, если резюмировать, кто может входить в состав инвентаризационной комиссии, то можно сделать вывод, что любой работник организации и даже привлечённые специалисты, не являющиеся работниками организации, могут быть включены в состав комиссии, которая проводит проверку фактического соответствия данных бухгалтерского учета. Обязательно только участие работников бухгалтерии, которые ведут учет, и администрации. В остальном состав комиссии зависит исключительно от объема, сроков инвентаризации и других факторов.

5.7. Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49) и предполагает создание в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия предприятия должна выполнять функции, приведенные на рис. 5.9.

Рис. 5.9. Основные функции, выполняемые инвентаризационной комиссией

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.

В нее можно также включать представителей службы внутреннего аудита предприятия, независимых аудиторских организаций.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются инвентаризационные рабочие комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Персональный состав действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

Обязанности рабочих инвентаризационных комиссий приведены на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Обязанности рабочих инвентаризационных комиссий

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям — контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации.

Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием “до инвентаризации на

“_” (дата)”, что должно служить бухгалтерии

основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в инвентаризационных описях о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по их местонахождению и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель предприятия должен обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, кладовых, секций торговых предприятий и т. п.).

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами заключается во взаимной выверке расчетов с соответствующими предприятиями, организациями и отдельными лицами. Записи сумм долга за тем или иным дебитором, которые числятся по данным бухгалтерского учета предприятия, сверяются с записями сумм долгов по данным бухгалтерского учета предприятий дебиторов и кредиторов, а также отдельных лиц.

Особое место в инвентаризации дебиторской задолженности занимают просроченные платежи за продукцию, работы и услуги для предприятий, работающих по учету реализации с момента отгрузки и сдачи работ. В данном случае резерв по сомнительным долгам создается в полной сумме платежных документов, по которым истек срок платежа, установленный в договоре. Проверка расчетов осуществляется либо путем посылки письма, либо путем командирования работников бухгалтерии на предприятие, числящееся дебитором. В том случае, когда счетный работник выезжает лично для проверки расчетов, он по окончании проверки составляет акт. При сверке может оказаться, что задолженность стала нереальной: предприятия ликвидированы и правопреемников установить не удалось, пропущена исковая давность, дебитор не признает долга и т. д. В таких случаях в бухгалтерии предприятия составляются списки на безнадежную дебиторскую задолженность. В списках против каждого дебитора и кредитора указывают причины, по которым долг следует считать нереальным.

Указанные списки представляются на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии. После заключения комиссии долги, по которым истекла исковая давность, а также присужденные судом, но не взысканные в связи с несостоятельностью должника, списываются по распоряжению руководителя предприятия за счет резерва по сомнительным долгам (прочие долги).