Оформление и заполнение трудовой книжки при приеме на работу

Обязанность по хранению, заполнению трудовых книжек несет работодатель по месту заключения основного договора.

Заполнение производится:

• Темными чернилами.
• На государственном языке.
• В полном соответствии с приказами.

Даты месяца заполняются арабскими цифрами в двузначном формате, год – в четырехзначном.

Порядок и правила

Трудовая книжка включена в перечень документов, представляемых при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).

После приема на работу запись о трудоустройстве вносится в документ по истечении 5 дней.

В случае исполнения обязанностей в особых условиях, дающих право на досрочную пенсию, особое значение имеет наименование должности вне зависимости от точности данных персонифицированного учета.

Например, запись в трудовой с текстом: «Принята на должность лаборантки» может стать препятствием для получения льготного стажа. Правильный текст согласно квалификационному справочнику: «Принята на должность лаборанта».

Трудовые книжки неустановленного образца, открытые на территории иностранного государства, не используются.

Принятому работнику открывают новый документ без переноса данных о предыдущем стаже.

Образец записей и формулировок

Текст о приеме на работу вносится под порядковым номером (столбец 1) хронологического порядка с указанием даты записи (столбец 2).

Образец заполнения трудовой книжки приема на работу представляется в следующем содержании: «Принят на должность наладчика в пищевой цех». Столбец 4 содержит основание записи: «Приказ №15 от 20.12.2015г.».

Оформление в организацию

Внесение записи о трудоустройстве начинается с наименования организации.

Название предприятия должно соответствовать учредительным документам. Если компания зарегистрировала полное и краткое название, в текст вносятся оба наименования.

Запись производится по центру, со строчным отступом от предыдущей записи. В ряде предприятий наименование заносится штампом.

Пример:

Оформление в филиал

Филиал предприятия не является юридическим лицом.

Вне зависимости от места оформления трудовых книжек запись ведется от имени предприятия.

При приеме работника составляется текст примерного содержания: «Принят в Ярцевский филиал №1 на должность кондитера».

Указание на филиал может иметься в названии, например, «ООО «Мечта», Вяземский филиал, г.Вязьма».

Пример:

Прием в структурное подразделение

Структурное подразделение часто не имеет обособленного от головного офиса нахождения.

Если предприятие имеет несколько торговых точек и в трудовых договорах не указывается прием работника с указанием конкретного подразделения, запись в трудовой не имеет особой ссылки и не отличается от стандартного варианта текста.

Куда клеится голограмма в трудовой книжке?

Подробнее о том, как аннулировать запись в трудовой книжке, читайте .

Прием переводом

Перевод лица от одного работодателем к другому оформляется дополнительными документами.

Ссылка на перевод должна быть отражена в записях обоих сторон – передающей и принимающей организации.

При приеме производится запись: «Принят на должность электрика в порядке перевода из ООО «Ромашка».

Пример:

Прием к ИП

Оформление трудоустройства к ИП не имеет отличия от найма к юридическому лицу.

Работодатель имеет право заключать трудовые договоры без дополнительной регистрации в муниципалитете, заполнять трудовые книжки.

Порядок ведения записи выполняется в стандартной форме.

Название ИП необходимо также указывать в полном и кратком варианте (при наличии в учредительных документах). Например, «Индивидуальный предприниматель Новиков Сергей Иванович (ИП Новиков С.И.)».

Пример:

Избрание или назначение директором

Назначение на должность директора юридического лица осуществляется собранием учредителей.

ИП также может иметь директора, принятого предпринимателем на основании приказа и договора. Данные об единоличном управляющем органе вносятся в учредительные документы.

В тексте трудовой книжки делается запись: «Принят (или назначен) на должность директора».

Пример:

Срочный трудовой договор

Условие заключения трудового договора с ограниченным сроком не отражается в трудовой книжке.

О срочности соглашения свидетельствуют договор и приказ.

Запись в трудовую о временном приеме производится по общим правилам.

Совместительство

При изъявлении желания работника, принятого по совместительству, может быть внесена запись о дополнительном трудоустройстве.

При оформлении договора по основному месту и совместительству на одном предприятии дополнительная запись вносится по заявлению работника.

Для записи о совместительстве на другом предприятии основанием служит выписка из приказа, трудового договора с дополнительного места трудоустройства.

Подписи

Ведение записей трудовых книжек производится кадровым работником.

Подпись в блоке, касающихся одного места трудоустройства, ставится после внесения последней записи.

Заверение записи производятся:

• Руководителем предприятия.
• Кадровым работником.
• Иным должностным лицом, временно исполняющим обязанности.

В поле строки производится расшифровка подписи с указанием данных оформителя записи.

Подпись на титульном листе документа проставляет лицо, ответственное за заполнение книжек на первом месте трудоустройства.

Как ставится печать?

Обязанность заверения записей печатью установлена Правилами и Инструкцией.

Допускается использование печати, зарегистрированной в качестве основной. Печать для документов в трудовых книжках не применяются.

Оттиск круглой печати организации или ИП вносится:

• На титульный лист при внесении первой записи. Отсутствие печати не изменяет юридической силы документа.
• На внутреннюю обложку книжку при исправлении записи титульного листа, например, при смене фамилии.
• На заключительную запись при увольнении.

При удостоверении последней у работодателя записи оттиск должен заходить на текст, при этом запись должна быть различима и доступна для чтения.

Нужно ли знакомить работника?

Записи, внесенные в документ, производятся на основании приказов, изданных на предприятии, о трудоустройстве или переводе от другого работодателя.

Ознакомление с текстом производятся при внесении каждой новой записи с росписью в личной карточке (текст соответствует записям в трудовой).

Подпись в книжке работник ставит только при увольнении.

Нюансы

При всей простоте оформления трудовых книжек часто возникают нюансы, незнакомые ряду лиц, на которых возложена ответственность за заполнение трудовых книжек.

Так, частой ошибкой служит наличие отступа при заполнении текстовой части документа.

Оформление трудовой впервые

Открытие трудовой книжки производится при первом поступлении на работу.

Оформление нового документа осуществляется лицу по заявлению и за плату, равную сумме приобретения книжки в местах реализации бланков.

При оформлении работодатель первого места трудоустройства заполняет титульный лист.

Если требуется дубликат

Копия трудовой книжки необходима при порче, утрате, потере внешнего вида.

Дубликат выдается работодателем последнего места трудоустройства. Для получения копии документа работник должен обратиться с письменным заявлением к руководителю.

Выдача осуществляется через 14 дней после обращения.

Работодатель заполняет:

• Данные, полученные работником на предприятии.
• Сведения, касающиеся лица и полученные на предыдущих местах трудоустройства. Обязанность по сбору справок, договоров, приказов от других работодателей лежит на работнике.

При отсутствии данных от предыдущих работодателей и справок из архивов указывается совокупный стаж, имеющийся до трудоустройства.

Как оформляется расписка в получении трудовой книжки? Образец вы найдете в нашей статье.

Можно ли направлять уведомление о получении трудовой книжки по почте? Узнайте .

Что грозит за подделку трудовой книжки? Ответ — .

Внесение исправлений

Исправление записей в установленном порядке позволяет придать юридическую силу тексту.

Неграмотно составленное исправление может привести к несоответствию данных в документах.

В каких случаях требуется изменение записи?

Изменение текста необходимо в случаях:

• Внесения записи неточного содержания или оформления с помарками.
• Допущения ошибок различного характера – в наименовании организации, должности, даты.
• Отмены записи по решению руководителя или судебного органа.

Например, если работник был принят на вакантную должность водителя, а в текст внесена должность водителя-экспедитора.

При выявлении расхождения со штатом неверная запись отменяется с последующим внесением верного текста.

Как исправить правильно?

При внесении исправительной записи необходимо ориентироваться на номер.

На свободную строку вносится текст: «Запись за №11 считать недействительной». Далее вносится правильный тест с уникальным порядковым номером.

Пример:

Когда следует внести исправление?

Идеальным вариантом правильного исправления записей является изменение данных сразу после выявления ошибки.

На практике возникают ситуации, когда работник уже трудоустроен на новое предприятие, после чего выявлена ошибка. Отмена правильных записей не производится.

Исправительные записи составляются новым работодателем внутри блока собственного текста на основании справки, представленной с предыдущего места трудоустройства.

Трудовая книжка – документ особой важности.

Данные позволяют определить стаж, качество знаний и опыта сотрудника, подтвердить факт трудоустройства и должность. Заполнение документа производится по правилам, равным для всех организационно-правовых форм предприятий.

>Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу: вносим по правилам

Нормативно-правовые документы определяющие порядок заполнения

Во избежание разногласий по поводу того, как производится запись о поощрениях в трудовой книжке, разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Правила ведения, заполнение титульного трудовой книжки, а также хранения ТК приняты постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225. Правила обозначены пунктами, в которых излагаются аспекты заполнения трудовых книжек на прием на работу и общие положения работы с ними. Инструкции по их заполнению разработаны Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Важную роль в отдельно взятой ситуации для каждого конкретного сотрудника, играет:

• номенклатурное делопроизводство;
• локальные акты;
• приказы;
• учётные документы, на которые опирается ведение ТК.

Они контекстуально обусловлены положениями, принятыми Госкомстатом РФ 05.01.04 г. за № 1. Безусловно, что важна опора на документальные подтверждения, представленные соискателем на должность (ст.65 ТК РФ), что заключаются в сведениях:

• об образовании;
• полученной квалификации;
• о трудовом стаже и пр.

Общие правила внесения записей о приёме на работу

Каждая внесённая в трудовую работника запись, включает в себя конкретные сведения, отражающие характер происходящих миграций. Они опираются на совершенно уникальные данные о событии. Кроме этого записи имеют унифицированную форму, определяющую их принадлежность к правообразующим тенденциям. Им свойственны характеристики:

1. Формализм и лаконичность.
2. Отсылка к другим сведениям: приказу и ст. ТК РФ, на базисе и со ссылкой на которые сделана запись.
3. Соблюдение порядковой нумерации вносимых сведений.
4. Указание даты приёма на работу.
5. Чёткое обозначение предприятия, которое трудоустраивает специалиста.
6. Обязательное указание места работы, куда трудоустраивается работник.
7. Чёткость и разборчивость почерка, отсутствие помарок и ошибок.

Такой подход поможет избежать неверной записи в трудовой книжке и последующих проблем при подсчёте стажа!

Если вы – кадровый работник или менеджер по персоналу, то понимаете, что каждая новая запись не снимает ответственности за подготовку к внесению сведений в трудовую. Наличие опыта не может обезопасить от допущенных ошибок.

Следите за новыми тенденциями, чтобы не упустить принятие к производству ТК немаловажного нюанса.

Если вы вносите запись в трудовую впервые, нужно быть крайне внимательным. Следуя установленному алгоритму, на основании представляемых для внесения записей инструкций, не сложно внести сведения о приёме на работу даже тогда, когда работник устраивается на предприятие или в иную организацию без трудовой. Главное – опираться на их концептуальные положения.

Имейте в виду, что отсутствие книжки у работника не даёт повода отказать ему в трудоустройстве. В этом случае, вы должны завести её сами, впоследствии он будет пользоваться ей на протяжении всей своей профессиональной деятельности.

Для этого в вашем отделе должны быть в наличии бланки ТК. Этот момент вменяется в ответственность работодателя, он не имеет права затребовать бланк трудовой с работника.

Порядок действий

Если работник устраивается впервые, то руководитель или уполномоченное на ведение ТК лицо, обязано оформить его книжку на чистом бланке. По правилам (№ 225) такие бланки должны храниться в отделе кадров под контролем его сотрудников.

Все записи, вносимые в книжку, опираются на основания, подтверждённые документально. Для заполнения титульного листа ТК вам понадобится:

1. Гражданский паспорт.
2. Документ об образовании или справка с места учёбы.
3. При необходимости, если из-за смены фамилии данные в документах различаются – свидетельство о браке.

Фамилия, имя, отчество должны полностью соответствовать данным паспорта, а сведения об образовании – соответствующему документу.

Если книжка заполнена впервые для лица, демобилизовавшегося из рядов Вооружённых сил – эти сведения вписываются при наличии военного билета. Они вносятся строчкой выше, чем запись о приёме на работу. Более подробно о том, как внести запись в трудовую книжку о службе в армии, читайте по .

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

1. Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
2. На основе подписанного заявления составляется приказ.
3. На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

Впишите название организации. Далее:

1. В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
2. Во второй – впишите дату.
3. Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
4. В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Вписывание дат

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу, то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.
Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

• в приказе,
• в трудовом договоре.

Допустили ошибку?

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

1. Поставьте следующий порядковый номер.
2. Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Например:

• «Запись за номером 45 недействительна
• Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
• Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

1. Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
2. В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
3. Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
4. При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
5. В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
6. При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

• акт об отсутствии на рабочем месте;
• докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

1. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
2. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
3. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
4. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.
Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода. При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

1. Название вашей компании.
2. Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
3. Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
4. Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
5. Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.